Organização

Prévia do material em texto

Estrutura organizacional e elementos do processo de organização
Depois que a etapa de planejamento foi concluída, chega o momento de distribuir o trabalho e estabelecer as responsabilidades das áreas e das pessoas que nelas atuam. No passado, as empresas se preocupavam em estabelecer rígidas estruturas hierárquicas para garantir a produção em massa de forma eficiente.
As regras, os regulamentos e os manuais asseguravam o controle e centralizavam o poder, com poucos decidindo e muitos obedecendo.
Percebeu que esse modelo já não é mais adequado à realidade na qual vivemos hoje?
Nenhum dos processos de gestão sofreu tamanha transformação como a função organização nas últimas décadas. E por que isso aconteceu?
forum
Resposta
Os ambientes se tornaram competitivos, incertos e voláteis (estão em constante e rápida mudança), não oferecendo condições para a perpetuação de estruturas rígidas, lentas e pesadas.
Na verdade, as organizações que conseguem se manter no mercado parecem estar passando por reestruturações constantes. A partir de agora, discutiremos como decisões que envolvem a distribuição de poder, tarefas e responsabilidades são essenciais para melhorarmos os resultados.
A estrutura organizacional
Antes de iniciarmos, é necessário apresentar a diferença entre o conceito de organização como entidade social e como parte integrante do processo de gestão.
Observe essa diferença a seguir:
Detalharemos aqui a função organização como parte do processo de gestão, ou seja, de que forma o gestor pode dividir, integrar e coordenar as atividades e os recursos dos quais dispõe em uma estrutura organizacional capaz de alcançar as metas definidas.
Mas o que é uma estrutura organizacional?
Uma estrutura organizacional é o resultado do processo de organização.
A seguir apresentamos um exemplo de organograma, gráfico que representa a estrutura formal de uma organização, os elementos que a compõem e suas ligações de supervisão e subordinação.
Como exemplo, conheça os modelos de organograma de algumas empresas e observe que, em cada um deles, estão dispostos as áreas e os cargos em escala hierárquica.
chevron_left
Organograma de uma grande empresa do setor de siderurgia.
Organograma de uma empresa controladora de um conglomerado multinacional industrial.
Organograma de uma grande empresa do setor de petróleo e gás.
chevron_right
chevron_left1 de 3chevron_right
Como você deve ter observado, os organogramas são elementos úteis de comunicação da estrutura organizacional. Afinal, eles formalizam as relações entre as áreas. Se prestou bastante atenção, verificou que eles variam de acordo com a demanda dos negócios e evoluem com o tempo e as necessidades das pessoas e da empresa.
No entanto, cabe aqui uma observação. Como os organogramas revelam aspectos de natureza essencialmente formal, não representam a organização em sua totalidade. Se você está se perguntando o motivo, é muito simples de responder.
Uma organização é um espaço de manifestação de vários tipos de poder: os formais, expressos no organograma, e os informais, que se configuram nas relações internas, muitas vezes não descritas no organograma, mas presentes em seu dia a dia.
Nas imagens, você deve ter observado três níveis (estratégico, tático e operacional) decorrentes do conceito da divisão do trabalho. Afinal, uma pessoa não consegue desenvolver todas as atividades sozinhas, o trabalho precisa ser dividido, como vimos anteriormente.
Na função organização, ainda que os gestores de nível estratégico sejam responsáveis por desenhar a estrutura, os gestores e coordenadores de nível médio e operacional têm o dever de organizar as tarefas no âmbito de sua responsabilidade. Uma estrutura organizacional apresenta a forma como são divididas, agrupadas e coordenadas as diversas áreas organizacionais e os cargos que as compõem.
Mas como defini-la de forma correta?
Responder a algumas perguntas básicas pode ajudar a definir o formato da estrutura adequada que atenda aos objetivos de quem precisa projetá-la (ROBBINS, 2005, p. 171). Veja a seguir seis perguntas que os gerentes precisam responder ao projetarem a estrutura organizacional adequada:
	Perguntas
	As respostas são dadas por
	Em que medida as tarefas são subdivididas em cargos distintos?
	Especialização do trabalho
	Em que base os trabalhos serão agrupados?
	Departamentalização
	A quem se reportam os indivíduos e os grupos?
	Cadeia de comando
	Quantos indivíduos um gerente pode comandar com eficiência e eficácia?
	Margem de controle
	Em que reside a autoridade para a tomada de decisões?
	Centralização e descentralização
	Em que medida haverá regras e regulamentos para comandar funcionários e gerentes?
	Formalização
Quadro: Perguntas e respostas básicas para uma boa organização.
Adaptado de Robbins, 2005.
Vamos, agora, detalhar cada um dos elementos do processo de organização para que você possa compreendê-los melhor:
Especialização
Determina a divisão do trabalho e como as tarefas serão subdivididas em cargos distintos. Essa informação é relevante para a atribuição das responsabilidades individuais e é base para os programas de treinamento.
A especialização é o grau em que as tarefas são divididas e padronizadas para que possam ser aprendidas e realizadas de forma relativamente rápida por um único indivíduo (SOBRAL; PECI, 2008). Claro que isso nos leva a duas situações.
Se por um lado, a especialização garante maior produtividade, por outro, o excesso de especialização restringe a visão e a compreensão da organização como um todo, o que pode afetar o processo motivacional daqueles que atuam nos níveis mais baixos.
Departamentalização
Base pela qual os cargos são agrupados, dando origem às áreas, aos departamentos e às unidades na organização. A departamentalização funcional é a mais simples e pode ser utilizada em quase todas as organizações. Geralmente, ao iniciar as atividades, as empresas optam por esse modelo, que subdivide os departamentos em áreas funcionais (finanças, marketing, produção e operações, pessoas). Outros modelos de departamentalização — produto, território, processo e clientes — também têm espaço no mundo corporativo.
Veja alguns exemplos:
chevron_left
Departamentalização por produto
Departamentalização geográfica
chevron_right
chevron_left1 de 2chevron_right
Cadeia de comando
Esclarece quem se reporta a quem e define os níveis de autoridade. Este conceito tem relevância cada vez menor nas organizações. Afinal, com a participação dos colaboradores nos processos de tomada de decisão e a clara definição das responsabilidades dos indivíduos, o papel gerencial se tornou diferente e os sistemas de controle foram modificados. Vamos compreender melhor a diferença entre esses termos!
Autoridade
É o direito de decidir e de dirigir pessoas e recursos organizacionais na execução das tarefas, tendo em vista a persecução dos objetivos da organização, ou seja, o direito de organizar e dirigir.
Responsabilidade
A obrigação e o dever das pessoas quanto à realização das tarefas ou atividades.
Segundo Sobral e Peci (2008):
O elo entre a divisão do trabalho e os critérios racionais de organização das atividades reside nos conceitos de responsabilidade versus autoridade.
(SOBRAL; PECI, 2008, p. 171)
Veja a seguir como se dá um exemplo de uma cadeia de comando tradicional, baseada na unidade de comando.
Cadeia de comando.
Margem de controle (amplitude de controle)
Define o número de subordinados que cada gestor terá sob sua responsabilidade. Confira o exemplo de dois tipos de estruturas:
chevron_left
Estrutura aguda
Estrutura mais verticalizada, há menos subordinados por gestor.
Estrutura achatada
Nessa estrutura, o número de subordinados por gestor aumenta consideravelmente.
chevron_right
chevron_left1 de 2chevron_right
Cabe ao gestor considerar alguns fatores para composição de sua estrutura (SOBRAL, PECI; 2008):
· Complexidade do trabalho.
· Competência.
· Experiência.
· Motivação dos gestores e subordinados.
· Sofisticação dos sistemas de informação.
· Comunicação.
Os esforços das companhiaspara redução de custos e ganho de eficiência fizeram com que algumas delas tomassem decisões precipitadas e elevassem a margem de controle, o que prejudicou o bom andamento das atividades.
Centralização e descentralização
Considera onde as decisões são tomadas dentro da estrutura organizacional. A seguir, demonstramos a diferença entre esses conceitos.
Centralização
Quanto mais as empresas se concentram nos níveis gerenciais e estratégicos, maior é a centralização do poder.
close
Decentralização
Quanto mais diluída nos diversos níveis organizacionais, mais descentralizada a empresa é.
Processos descentralizados possibilitam a tomada de decisão mais ágil, já que ela é tomada pelo próprio executor da ação, aumentando, assim, os níveis de envolvimento e comprometimento das pessoas, que se sentem mais responsáveis pelos resultados obtidos
report_problem
Atenção!
A descentralização exige que os empregados sejam capacitados e comprometidos com os resultados desejados.
Veja, nos exemplos a seguir, organogramas de uma organização centralizada e outra, descentralizada (a coloração mais escura representa a autoridade para tomar decisões):
chevron_left
Organização centralizada
Observe como as empresas concentram o poder nos níveis gerenciais e estratégicos.
Organização descentralizada
Observe como as empresas diluem poder nos diversos níveis organizacionais.
chevron_right
chevron_left1 de 2chevron_right
Formalização
Define o grau de padronização existente e se refere ao que deve ser feito, como, onde, quando e o porquê. Como a formalização também está relacionada ao controle sobre o trabalho executado por alguém e os mecanismos de controle se alteraram com o tempo, percebemos mudanças significativas no nível de formalização em algumas empresas, apesar de ela não deixar de existir. Em linhas gerais, ocorre de maneira excessiva em funções muito burocráticas.
extension
Exemplo
Relembre o atendimento realizado pelo caixa em uma loja ou quando precisou resolver um problema com a sua operadora de celular. Quem o atendeu nos dois casos usou uma linguagem altamente padronizada. Essa linguagem é decorrente do processo de formalização.
No passado, com as definições de cargos minuciosamente detalhadas, fazia mais sentido que o grau de formalização fosse elevado para todos os cargos, diferentemente do que vemos hoje em empresas dinâmicas, em que, cada vez mais, as pessoas dispõem de liberdade para decidir sobre seu próprio trabalho e controlar os recursos, reduzindo, assim, o nível de formalização.
Olhe, agora, para as duas imagens a seguir e, com o conhecimento que você já tem sobre estrutura organizacional, avalie, em casa uma delas, o nível de especialização, a departamentalização, a cadeia, as margens de controle, o nível de centralização e a formalização.
Estrutura 1.
Estrutura 2.
Basta olhar para as imagens para que você perceba as claras diferenças entre as estruturas, não é?
Vamos explicá-las melhor:
Estrutura 1
expand_more
Vemos três níveis hierárquicos (especialização alta), departamentalização rígida (separação em departamentos), clara cadeia de controle (quem comanda quem), margens de controle estreitas (poucos subordinados por gerente) e é provável que exista alta formalização.
Estrutura 2
expand_more
Há integração funcional entre as equipes (especialização baixa). Pessoas de diversos níveis hierárquicos podem fazer parte da composição de cada uma delas (não há departamentalização e a cadeia de comando é fluida). O fluxo de informações ocorre de forma livre, há descentralização na tomada de decisões e baixa formalização, já que os times são responsáveis pelas decisões que envolvem responsabilidades individuais e alocação de recursos.
Na verdade, o que acabamos de ver são dois modelos de organizações:
Estrutura 1
Apresenta estruturas rígidas e padrões de controle claramente definidos, que dificultam a participação ativa dos colaboradores na tomada de decisão.
close
Estrutura 2
Apresenta formas adaptativas e flexíveis, é descentralizada e dividida em equipes multifuncionais.
Desenho da estrutura organizacional
Agora que você já conhece os elementos do processo de organização, precisa tomar uma decisão sobre qual formato terá a sua estrutura. Lembramos, aqui, que ela deve ser pensada para garantir alinhamento com a estratégia escolhida pela empresa. Se você pretende participar de uma organização ágil, flexível, que responda adequadamente às demandas do ambiente, ela não poderá ter uma estrutura rígida, concorda?
Alguns fatores são condicionantes quando estamos estruturando uma organização e determinam a forma mais adequada de desenhá-la.
Vamos conhecer alguns desses fatores?
Estrutura
expand_more
A estrutura segue a estratégia ou é o contrário?
Imagine que você definiu os meios para alcançar os objetivos da organização e ficou com esta dúvida: quem vem primeiro?
De acordo com Chandler (apud MINTZBERG et al., 2010), a estrutura deve se adaptar à estratégia, mas outros autores, como Wanderley e Faria (2012), afirmam que essa não é uma verdade absoluta para todos os tipos de organizações e que estrutura e estratégia podem se influenciar mutuamente.
Tamanho
expand_more
Ao avaliar organizações de grande porte, mais tradicionais, com muitos funcionários, é provável que você perceba que elas se aproximam mais dos modelos tradicionais, com especialização do trabalho e divisões departamentais.
Isso é um reflexo da necessidade de formalização que as organizações maiores precisam manter em relação à padronização em seus processos. Uma coisa é certa: à medida que a organização cresce, ela precisa adequar sua estrutura.
Tecnologia
expand_more
Como a organização transforma seus insumos em produtos e serviços?
Uma organização que opta por produzir em larga escala precisa se aproximar de uma estrutura mais padronizada, ao contrário de outra que faça produtos customizados para atender às necessidades específicas dos clientes, que deve ser flexível.
É importante considerar, ainda, a análise das pessoas que lá trabalham e suas principais características, assim como o conjunto de competências necessárias para a realização do trabalho. A natureza da atividade e o uso do conhecimento influenciam a estrutura.
Ambiente
expand_more
O grau de incerteza ambiental afeta o desenho da estrutura, pois faz com que seja necessário acompanhar a dinâmica do ambiente que a cerca.
Organizações que atuam em ambientes mais estáveis podem optar por estruturas mais tradicionais, já aquelas que atuam em ambientes dinâmicos, com elevada competitividade, necessitarão se aproximar de modelos dinâmicos para ganhar agilidade e flexibilidade.
Estrutura funcional
Exemplo de estrutura funcional.
Estrutura divisional
Exemplo de estrutura divisional.
Estrutura matricial
Tendências da organização
Para fazer frente às incertezas ambientais e sair na liderança a fim de atender demandas de clientes cada vez mais exigentes, surgem novos modelos de organização do trabalho.
Um dos modelos mais vanguardistas, na atualidade, é baseado na holocracia. Nesse sistema, a autoridade e o poder são distribuídos e o empoderamento torna-se o núcleo da organização. A cadeia comando-controle deixa de ter sentido sob essa perspectiva, já que as decisões são tomadas pelas equipes, e não por alguém no topo de uma estrutura piramidal, como nas estruturas tradicionais do passado.
Na holocracia, existem menos departamentos e mais círculos de equipes, menos ordens da chefia e mais autogestão para assumir responsabilidades e, por fim, menos demora e mais rapidez.
Grandes corporações já fazem adaptações nas suas estruturas para dividir suas operações, tornando as unidades autônomas nas suas decisões.
Outro modelo de organização que vem sendo objeto de discussão em várias empresas é o de organização ágil.
Independentemente da tendência, no entanto, o desafio de todas as corporações que atuam mais próximas a esses modelos é a criação de mecanismos que garantam a sinergia e reforcem a cultura organizacional, unindo os empregados em torno de uma mesma identidade e impulsionando-osao crescimento.
O que você achou do conteúdo?
Relatar problema
image6.jpeg
image7.jpeg
image8.jpeg
image9.jpeg
image10.jpeg
image11.jpeg
image12.jpeg
image13.jpeg
image14.jpeg
image15.jpeg
image16.jpeg
image17.jpeg
image18.jpeg
image19.jpeg
image20.jpeg
image21.jpeg
image22.jpeg
image23.jpeg
image24.jpeg
image25.jpeg
image26.jpeg
image1.jpeg
image2.jpeg
image3.jpeg
image4.jpeg
image5.jpeg