Métodos Arquivísticos na Gestão

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DESCRIÇÃO
Conceito e aplicações dos métodos arquivísticos na gestão física e eletrônica da documentação no âmbito
organizacional.
PROPÓSITO
Compreender a importância dos métodos arquivísticos − físicos e eletrônicos − para o profissional responsável por
lidar com grande quantidade de dados e informações, especialmente na área de Secretariado.
OBJETIVOS
MÓDULO 1
Discutir o conceito, a finalidade e a função dos arquivos
MÓDULO 2
Identificar a operacionalização do gerenciamento físico e eletrônico dos arquivos de documentos, materiais de
consumo e permanentes
MÓDULO 3
Reconhecer a importância da utilização correta dos métodos de arquivamento dos documentos
INTRODUÇÃO
Devido ao grande e crescente volume de informações com o qual as pessoas e empresas lidam, é necessário ter
mecanismos para facilitar a obtenção de informações e dados atualizados.
A “explosão de informação”, expressão que denota esse crescimento quantitativo e qualitativo de informações, fez
com que as técnicas de registro e análise de documentos evoluíssem e fossem aperfeiçoadas.
A informação é um bem compartilhado facilmente, porém organização e sistematização são necessárias para
realizar buscas eficientes e alcançar os objetivos propostos, que envolvem rapidez em todas as transações.
Neste conteúdo, vamos explorar os principais conceitos que permeiam a gestão da documentação. No módulo 1,
abordaremos o conceito de arquivos e suas classificações.
No módulo 2, veremos o gerenciamento físico e eletrônico de documentos, apresentando os materiais de consumo
e permanentes utilizados para manter a preservação e a guarda dos documentos.
Por fim, no módulo 3, apresentaremos os métodos de arquivamento e as regras de alfabetação, que são
essenciais para a identificação rápida de informações.
Então, ficou curioso? Está preparado para conhecer mais sobre gestão da documentação? Vamos começar!
MÓDULO 1
 Discutir o conceito, a finalidade e a função dos arquivos
GESTÃO DE ARQUIVOS: CONCEITO, FINALIDADE E
FUNÇÃO
O que é arquivo?
Foto: Shutterstock.com
Antigamente, os arquivos tinham um aspecto legal e sempre estavam relacionados com os direitos das instituições
ou dos indivíduos. Assim, a única utilidade dos documentos era o estabelecimento e a reivindicação de direitos.
A conceituação moderna, porém, ampliou essa visão. Atualmente, o termo arquivo pode ser usado de maneira até
mais abrangente, para designar:
 Conjunto de documentos (públicos ou privados).
 Móvel para guarda de documentos.
 Local destinado à guarda e à conservação dos documentos, devidamente classificados e ordenados.
 Órgão governamental ou institucional cujo objetivo seja o de guardar e conservar a documentação; em
alguns casos, os serviços envolvem o recebimento, a classificação e o empréstimo de documentos,
funcionando como a memória da instituição.
A principal finalidade dos arquivos é servir à administração, e têm como objetivo se tornarem base do
conhecimento da história.
Os arquivos são fontes importantes de pesquisas, otimizando o tempo durante a busca por informações e
possibilitando soluções para problemas que já foram estudados anteriormente.
A função dos arquivos é disponibilizar as informações contidas no acervo documental sob sua guarda. Essa
disponibilização ocorre de forma ordenada, permitindo a preservação ou a eliminação de documentos (o que deve
ser avaliado de forma criteriosa).
Os arquivos conservam e asseguram a integridade dos documentos. A Constituição Federal, em seus artigos 215 e
216, demonstra a importância dos arquivos, ao determinar:
ART. 215.
O Estado garantirá a todos o pleno exercício dos direitos culturais e acesso às fontes da cultura nacional, e apoiará
e incentivará a valorização e a difusão das manifestações culturais (...).
ART. 216.
Constituem patrimônio cultural brasileiro os bens de natureza material e imaterial, tomados individualmente ou em
conjunto, portadores de referência à identidade, à ação, à memória dos diferentes grupos formadores da sociedade
brasileira, nos quais se incluem:
I − as formas de expressão;
II − os modos de criar, fazer e viver;
III − as criações científicas, artísticas e tecnológicas;
IV – as obras, objetos, documentos, edificações e demais espaços destinados às manifestações artístico-culturais;
V − os conjuntos urbanos e sítios de valor histórico, paisagístico, artístico, arqueológico, paleontológico, ecológico
e científico. (BRASIL, 1988)
Note a importância de registrar a memória do país de forma organizada!
Imagem: Shutterstock.com
No Brasil, o Arquivo Nacional, criado em 1838, é o órgão central do
Sistema de Gestão de Documentos de Arquivos (SIGA) , integrante da estrutura do Ministério da Justiça. A
finalidade do órgão é implementar e acompanhar a política nacional de arquivos.
A preservação de documentos era, no passado, encarada por seu valor histórico. Após a Segunda Guerra Mundial,
o conceito de arquivo se ampliou de tal modo que sua importância ultrapassou os limites que existiam. Não é mais
possível restringir ou delimitar totalmente seu campo de atuação e sua utilidade, uma vez que seu potencial de
crescimento é ilimitado.
Considerando todo esse contexto histórico, é possível entender que os arquivos foram criados espontaneamente
para atender a objetivos pontuais, que foram se expandindo e se especificando cada vez mais, devido ao nível de
exigência dos usuários e pesquisadores.
 RESUMINDO
Como vimos, os arquivos são conjuntos de documentos produzidos, recebidos e preservados por instituições
públicas e privadas ou, até mesmo, por pessoas físicas, decorrentes de suas atividades. Ou seja, o significado
vai além de reivindicar direitos e enfoque histórico. É importante considerar o caráter orgânico dos arquivos,
pois um documento possui significado maior quando está inserido no seu conjunto. Também é imprescindível
ressaltar o papel comprobatório que os documentos possuem.
ORGANIZAÇÃO DO ARQUIVO
Por que a organização de um arquivo é muito importante?
Para que ele cumpra sua finalidade e desempenhe suas funções corretamente. A maneira de ordenar e tratar a
documentação está interligada às formas com que o arquivo pode ser classificado.
CLASSIFICAÇÃO DE ARQUIVOS
A classificação dos arquivos considera vários aspectos relativos aos documentos, tais como: a instituição que os
criou; as fases em que se encontram; as áreas de atuação; a forma e o formato; a natureza dos documentos; o
gênero; a espécie e a tipologia documentais; e a natureza do assunto.
Dependendo do aspecto sob o qual os arquivos são estudados, eles podem ser classificados segundo:
 Os estágios de sua evolução.
 As entidades mantenedoras.
 A extensão de sua atuação.
 A natureza dos documentos.
Imagem: Shutterstock.com
A seguir, estudaremos cada um desses tipos de classificação, resultantes do aspecto considerado, visando sempre
à melhor adequação à realidade da instituição. Ou seja, para que os arquivos possam desempenhar suas funções,
servindo ao usuário com precisão e rapidez, é preciso avaliar os documentos que circulam na organização. É
necessário ter em mente tanto o volume do fluxo de informações quanto os objetivos a serem alcançados a curto,
médio e longo prazo.
ESTÁGIOS DE EVOLUÇÃO
Os arquivos precisam disponibilizar os documentos de forma adequada para alcançar seus objetivos de forma
efetiva. Para isso, deve ser adotada uma metodologia que atenda às necessidades da instituição. Uma dessas
metodologias utilizadas para classificar os arquivos é separar os documentos por estágio de evolução, também
chamada de teoria das três idades do arquivo.
Essa teoria é baseada no ciclo vital dos documentos, que passam por três estágios distintos de arquivamento, de
acordo com a frequência e o tipo de utilização de cada um: corrente, intermediário e permanente.
ARQUIVO DE 1ª IDADE OU CORRENTE:
É constituído de documentos em curso, ou consultados e pesquisados frequentemente, conservados nos
escritórios ou nas repartiçõesque os receberam/produziram ou em dependências próximas, de fácil acesso.
Exemplos: pastas suspensas, conservadas em armários de aço na secretaria.
Foto: Shutterstock.com
ARQUIVO DE 2ª IDADE OU INTERMEDIÁRIO:
É constituído de documentos que deixaram de ser frequentemente consultados (saíram do arquivo corrente), mas
ainda podem ser solicitados para consulta para tratar de assuntos idênticos ou retomar um problema.
Não há necessidade de serem conservados próximos aos escritórios. A permanência dos documentos nesses
arquivos é transitória. Também são conhecidos como “limbo” ou “purgatório”, por remeterem a significados ligados
a lugares passageiros, aguardando as devidas transferências.
Exemplos: arquivos em caixas costumeiramente chamadas como “box”, feitas de papelão ou plástico. É possível
transferir as pastas anteriormente inseridas nas suspensas para elas, organizando em conjuntos documentais que
podem ser ordenados em prateleiras específicas. Esses arquivos podem ficar na secretaria ou em outras salas.
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ARQUIVO DE 3ª IDADE OU PERMANENTE:
É constituído de documentos que perderam todo o valor de natureza administrativa, mas que devem ser
conservados por seu valor documental, histórico, científico ou cultural, compondo os meios de conhecimento do
passado e da evolução. Esse tipo de documento traz informações que devem ser preservadas indefinidamente.
Exemplos: unidades administrativas que possuem salas ou, até mesmo, prédios destinados especificamente para
o arquivamento adequado desse tipo de documento. A forma de arquivamento e conservação dependerá do
suporte utilizado (papel comum, plantas de arquitetura, filmes etc.)
Foto: Shutterstock.com
Essas três fases são complementares e, em cada uma, devem ser adotados procedimentos técnicos diferentes
para conservar e tratar os documentos e, consequentemente, obter uma organização adequada.
 ATENÇÃO
O arquivo permanente não é o local para guardar documentos inúteis! É preciso fazer, de maneira contínua, uma
avaliação da necessidade de cada documento. Às vezes, podemos simplesmente descartar algo, desde que isso
seja feito de forma cuidadosa, para não comprometer a memória da instituição.
Os documentos classificados como permanentes não perderam sua importância, mas somente o valor
administrativo, mantendo outros aspectos que justificam sua conservação.
TIPOS DE ARQUIVOS
Os arquivos podem ser classificados de acordo com a frequência de uso ou consulta:
ATIVO
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Documentos e papéis em uso, consulta e referência constantes e atuais ou em fase de conclusão.
INATIVO
Documentos e papéis que oferecem menor frequência de uso, consulta ou referência.
MORTO
Documentos e papéis de frequência de uso, consulta ou referência quase nulas.
 IMPORTANTE
Independentemente das fases do estágio de evolução dos documentos, é preciso seguir a metodologia de
arquivamento utilizada pela instituição. Isso permite um padrão de organização, facilitando buscas necessárias, por
meio da imediata localização de qualquer documento.
CLASSIFICAÇÃO DOS ARQUIVOS
Quanto às características das organizações, os arquivos podem ser considerados:
 Públicos (federal, estadual, municipal).
 Institucionais (instituições educacionais, igrejas, corporações não lucrativas, sociedades, associações).
 Comerciais (firmas, corporações, companhias).
 Familiares ou pessoais.
ABRANGÊNCIA
Quanto à abrangência de sua atuação, os arquivos podem ser:
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Foto: Shutterstock.com
Setoriais (estabelecidos com os órgãos operacionais − funções de arquivo corrente).
Foto: Shutterstock.com
Gerais ou centrais (recebem os documentos correntes, dos diversos órgãos da instituição).
É importante relacionar esses conceitos com o cotidiano de cada unidade administrativa. Em algumas
organizações, os arquivos intermediários são setoriais e, em outras, ficam disponibilizados no central.
O essencial é compreendermos que o arquivo setorial fica sob responsabilidade de cada unidade administrativa
que o gerencia, enquanto o arquivo geral/central, normalmente, possui funcionários devidamente instruídos e
treinados para essa área (arquivistas e técnicos de arquivo).
NATUREZA DOS DOCUMENTOS
Com o objetivo de evitar confusões com a forma física dos documentos e a finalidade dos arquivos, foram
estabelecidos dois conceitos de arquivo, que refletem características peculiares à natureza dos documentos, a
saber:
ARQUIVO ESPECIAL:
ARQUIVO ESPECIALIZADO:
Documentos em formas físicas diversas, que precisam de tratamento especial em relação à sua conservação e ao
seu armazenamento, registro, acondicionamento, controle etc.
Exemplos: fotografias, CD e filmes.
Documentos resultantes da experiência humana em um campo específico, independentemente da forma física.
Também são conhecidos, inapropriadamente, como arquivos técnicos.
Exemplos: arquivos médicos, de engenharia ou de imprensa.
CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS
Considerando as características, a forma e o conteúdo dos documentos, podemos classificá-los como:
1
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ESCRITOS OU TEXTUAIS:
Manuscritos, impressos, datilografados.
CARTOGRÁFICOS:
Em formatos e dimensões variáveis (representações geográficas, arquitetônicas ou de engenharia – mapas,
plantas).
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2
3
Foto: Shutterstock.com
ICONOGRÁFICOS:
Em suportes sintéticos com imagens estáticas (fotografias, desenhos).
FILMOGRÁFICOS:
Películas cinematográficas e fitas magnéticas de imagem (tapes), dimensões variáveis, com imagens em
movimento.
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4
5
Foto: Shutterstock.com
SONOROS:
Com dimensões e rotações variáveis, contendo registros fonográficos (discos).
MICROGRÁFICOS:
Em suportes fílmicos resultantes da microrreprodução de imagens (rolos, microfichas).
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6
7
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INFORMÁTICOS:
Produzidos, tratados ou armazenados em computador (CD-ROM, disco rígido).
Natureza do assunto:
1. Ostensivos: a divulgação não prejudica a administração.
2. Sigilosos: devem ser de conhecimento restrito e precisam de medidas especiais de salvaguarda para sua
custódia e divulgação. Os documentos sigilosos podem ser divididos em categorias:
ULTRASSECRETOS:
Requerem excepcional grau de segurança e só devem ser do conhecimento de pessoas intimamente ligadas ao
seu estudo ou manuseio.
SECRETOS:
Requerem alto grau de segurança, e as pessoas que são intimamente ligadas ao seu estudo ou manuseio são
autorizadas a tomar conhecimento deles funcionalmente.
CONFIDENCIAIS:
Apesar de não precisarem de alto grau de segurança, seu conhecimento por pessoa não autorizada pode ser
prejudicial.
RESERVADOS:
Assuntos que não devem ser do conhecimento do público em geral.
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GESTÃO DE ARQUIVOS
Neste vídeo, apresentaremos o conceito e a finalidade de arquivos e abordaremos como é feita a classificação de
documentos para o arquivamento.
VERIFICANDO O APRENDIZADO
1. A GESTÃO DA DOCUMENTAÇÃO TEM COMO OBJETIVO FACILITAR A CONSULTA E A
GUARDA DE INFORMAÇÕES. ASSIM, É CORRETO AFIRMAR QUE ARQUIVOS SÃO:
A) Conjuntos organizados de documentos, sob a guarda de uma instituição ou um indivíduo, em função de suas
atividades e objetivos.
B) Documentos físicos relevantes para empresas e instituições do setor público, produzidos na instituição onde
serão armazenados.
C) Conjuntos de documentos recebidos por uma organização, para diversas finalidades.
D) Espaços para guarda e conservação de documentos físicos.
E) Documentos digitais organizados em pastas no computador.
2. SOBRE A CLASSIFICAÇÃO DA DOCUMENTAÇÃO EM RELAÇÃO AO GÊNERO,
CONSIDERA-SE CARTOGRÁFICO O DOCUMENTO QUE APRESENTA:
A) Suportes sintéticos com imagens estáticas (fotografias, desenhos).
B) Dimensões variáveis, com imagens em movimento.
C) Dimensões e rotações variáveis, contendo registros fonográficos (discos).
D) Suporte fílmico resultantes da microrreproduçãode imagens.
E) Dimensões variáveis (representações geográficas ou arquitetônicas ou mapas).
GABARITO
1. A gestão da documentação tem como objetivo facilitar a consulta e a guarda de informações. Assim, é
correto afirmar que arquivos são:
A alternativa "A " está correta.
Arquivos, de forma resumida, são conjuntos organizados de documentos, produzidos ou recebidos e preservados
por instituições públicas ou privadas, ou mesmo por pessoas físicas, na constância e em decorrência de seus
negócios, de suas atividades específicas e no cumprimento de seus objetivos.
2. Sobre a classificação da documentação em relação ao gênero, considera-se cartográfico o documento
que apresenta:
A alternativa "E " está correta.
Considerando as características do documento, pode-se classificá-lo quanto ao gênero e quanto à natureza do
assunto. Nesse caso, ‘cartográfico’ refere-se ao gênero do documento.
MÓDULO 2
 Identificar a operacionalização do gerenciamento físico e eletrônico dos arquivos de documentos,
materiais de consumo e permanentes
GESTÃO DE ARQUIVOS FÍSICOS
Atualmente, a informação é o principal instrumento das organizações. E considerando a importância de formalizar
as ações, o volume de documentos tem aumentado, tornando necessária a guarda dessas informações. A seguir,
serão apresentados alguns processos necessários à organização de documentos arquivados.
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ORGANIZAÇÃO
Toda empresa preocupada com sua sobrevivência deve dar valor à informação. Portanto, os gestores devem
priorizar a guarda desses documentos em locais apropriados, com condições de preservá-los. Caso contrário,
terão muitos transtornos na recuperação de informações.
O arquivo é a memória da organização, uma vez que por meio dele podemos recuperar a curto, médio ou longo
prazo as informações produzidas em um determinado período.
A importância da boa administração e organização dessa memória é facilmente percebida quando um executivo
solicita ao seu secretário executivo que localize um documento emitido há vários anos. Se houver uma ordenação
adequada, mesmo que em meio a milhares de pastas e outros tipos de suportes, o documento será localizado.
Diante disso, podemos afirmar que a procura de informações, registradas em documentos diversos, aumenta
gradativamente. E ressaltamos novamente que os arquivos não se limitam mais a depósitos de documentos, que
objetivam somente a guarda destes.
Foto: Shutterstock.com
De acordo com Medeiros e Hernandes (2010), o arquivo precisa ser organizado de forma que proporcione
condições de:
SEGURANÇA:
O arquivo deve apresentar condições mínimas de segurança, incluindo medidas de prevenção contra incêndio,
extravio, roubo e deterioração.
PRECISÃO:
O arquivo deve oferecer garantia de precisão na consulta a documentos, ou seja, exatidão e conveniência nas
buscas, a fim de assegurar a localização de qualquer documento arquivado ou de qualquer documento que tenha
sido dele retirado.
SIMPLICIDADE:
O arquivo precisa ser simples e de fácil compreensão. As possibilidades de erros são reduzidas em arquivos
simples e funcionais. O número e a variedade de documentos não exigem necessariamente um arquivo complexo
e de difícil entendimento.
FLEXIBILIDADE:
O arquivo deve acompanhar o desenvolvimento ou crescimento da empresa ou do órgão público, ajustando-se ao
aumento do volume e à complexidade dos documentos a serem arquivados.
ACESSO:
As normas de classificação não devem ser muito rígidas, pois apenas dificultam a atividade de arquivamento. É
preciso manter as informações de arquivo alinhadas às atividades atuais da organização
Paes (2004) lembra que a organização de arquivos, como de qualquer outro setor de uma instituição, pressupõe o
desenvolvimento de várias etapas de trabalho, que, nesse caso, constituem-se de: levantamento de dados, análise
dos dados coletados, planejamento, implantação e acompanhamento.
Um aspecto importante a ser definido quando um plano de arquivo é elaborado é o nível de centralização.
Podemos dizer que um sistema centralizado de arquivos correntes não é somente a reunião da documentação em
um único local físico, mas também a concentração das atividades de controle de documentos, tais como:
recebimento, registro, distribuição, movimentação e expedição.
QUAIS AS VANTAGENS E DESVANTAGENS DO SISTEMA
CENTRALIZADO?
Vantagens Desvantagens
VANTAGENS
 Eficiência: a existência de um especialista em arquivística agiliza as atividades em todas as etapas.
 Responsabilidade: maior cuidado e proteção dos documentos, uma vez que as atividades estão sob
a responsabilidade de um especialista.
 Economia: redução de custos operacionais, equipamento, pessoal, tempo, localização, espaço etc.
 Uniformidade: padronização no sistema e nos métodos de arquivamento, melhorando a uniformidade
nas normas e nos procedimentos adotados.
 Concentração: os documentos concentrados por assunto oferecem ao usuário uma visão mais
ampla, constituindo conjuntos arquivísticos mais completos.
DESVANTAGENS
 Consulta dificultada e espaço: necessidade de deslocamento para consultas e de maior espaço físico
(para os arquivos, mesas e cadeiras para os usuários).
 Acúmulo de pessoas e perda de tempo: poderão acontecer determinados “picos” de procura do
arquivo, tumultuando o trabalho e causando perda de tempo na espera (além do tempo gasto com
locomoção).
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 Dificuldade no sigilo: os arquivos ficam muito abertos à consulta generalizada. Assim, é preciso um
tratamento mais cauteloso com documentos que exigem sigilo.
 Dispersão: a pasta na qual está arquivado um documento, no momento de uma consulta, pode estar
sob análise de outro usuário.
A descentralização de arquivos baseia-se em reunir os documentos por áreas, de acordo com a estrutura
da empresa. Os arquivos são criados para atender às necessidades específicas de departamentos, seções e
divisões, com o objetivo de facilitar o fluxo de informações. As vantagens e desvantagens do sistema
descentralizado de arquivos são opostas àquelas da centralização.
Os objetivos da descentralização só são alcançados de maneira eficiente se houver uma coordenação central,
tecnicamente planejada, exercendo funções normativas, orientadoras e controladoras.
Podemos citar como atribuições dessa coordenação:
 Prestar assistência técnica aos arquivos setoriais.
 Estabelecer e cuidar para que sejam cumpridas as normas gerais de trabalho.
 Determinar normas específicas de operação, atendendo às peculiaridades dos arquivos setoriais
 Promover a organização ou reorganização dos arquivos setoriais, se necessário.
 Treinar e orientar, constantemente, os funcionários responsáveis pelos arquivos setoriais.
 Promover reuniões periódicas com os encarregados dos arquivos setoriais para exame, debate e instruções.
MATERIAL DE CONSUMO
O que são materiais de consumo?
Chamamos de material de consumo aquele que sofre desgaste a curto ou médio prazo. São também conhecidos
como acessórios, auxiliando equipamentos e criando condições favoráveis para a execução das atividades.
A escolha desses materiais é interligada ao método de arquivamento adotado na organização. É preciso conhecer
as opções disponíveis no mercado, a fim de verificar qual é o modelo que melhor se encaixa no sistema utilizado.
Alguns dos principais materiais de consumo são as pastas, as guias, as projeções, as tiras de inserção e as
notações.
PASTAS
Geralmente, as pastas para o arquivo são de materiais diversos, mas as mais utilizadas nas organizações são as
pastas suspensas, feitas de cartolina dobrada, com dois braços metálicos ou plásticos que se apoiam nos suportes
laterais do arquivo.
Foto: Shutterstock.com
Foto: Shutterstock.com
GUIAS
São pedaços de cartolina do tamanho das pastas ou menores, com uma saliência na parte superior, chamada de
projeção – que pode ser de papelão, aço ou plástico, fixas ou adaptáveis. Essas guias servem para dividir grupos
de documentos dentroda pasta. Nessas projeções, pode haver ou não encaixes para as tiras de inserção.
TIRAS DE INSERÇÃO:
São rótulos, em tiras de papel, que recebem as notações e são inseridas nas projeções das pastas ou das guias −
ou seja, indicam o objeto daquele grupo. As notações são as inscrições registradas nas tiras de inserção.
As anotações nas tiras de inserção podem ser alfabéticas, numéricas e alfanuméricas.
Exemplos: “A”, “100”, “100-A”, “Despachos”, “Ofícios-A”, “Ofícios-B”.
Também podemos utilizar notações abertas ou fechadas, simples ou compostas:
Imagem: Shutterstock. Adaptada por: Gian Corapi
ABERTAS:
Indicam apenas o limite inicial.
Exemplo: “A” (pasta que possui documentos referentes à letra A).
Imagem: Shutterstock. Adaptada por: Gian Corapi
FECHADAS:
Indicam os limites inicial e final.
Exemplo: “A-D” (pasta que possui documentos referentes às letras A, B, C, D).
Imagem: Shutterstock. Adaptada por: Gian Corapi
COMPOSTAS:
Indicam a primeira e a segunda letra.
Exemplo: “Aa”, “Ab”, “Ac”, “Ba”, “Br”.
MATERIAL PERMANENTE DE ARQUIVOS
São os equipamentos que abrigarão materiais de consumo, ou seja, os conjuntos de móveis destinados a abrigar
os documentos contidos, por exemplo, em pastas. É preciso considerar alguns requisitos para a escolha desses
equipamentos, tais como:
 Economia de espaço
 Disposição física (arrumação de forma que facilite as atividades)
 Capacidade para necessidades futuras
 Segurança
 Estética
 Conservação
Alguns materiais permanentes de arquivos muito conhecidos são: arquivos, armários de aço, estantes, fichários,
caixas e suportes.
Foto: Shutterstock.com
O arquivo é o móvel que dispõe de gavetas ou gabinetes onde são guardados os documentos.
Foto: Shutterstock.com
Os armários são móveis fechados, normalmente utilizados para a guarda de documentos sigilosos.
Foto: Shutterstock.com
As caixas são normalmente utilizadas para transferência, e costumam abrigar documentos no arquivo permanente.
Foto: Shutterstock.com
Os fichários são caixas, de diversos tamanhos, usados para a guarda de cartões ou fichas. Eles podem ser de
madeira, aço, acrílico ou material plástico.
É interessante citar, ainda, que existem três sistemas de equipamento (maneira como os documentos são
colocados no móvel arquivador):
HORIZONTAL
Os documentos ficam uns sobre os outros, em posição horizontal, dentro do móvel arquivador.
Exemplo: mapoteca (arquivo para mapas, plantas).
VERTICAL
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Os documentos permanecem em posição vertical no interior do móvel arquivador.
Exemplo: pastas suspensas em arquivos verticais.
ROTATIVO
Os documentos são colocados de maneira que possam girar em torno de um eixo. Exemplo: fichário rotativo,
usado em atividades que exigem muitas consultas e agilidade.
GESTÃO ELETRÔNICA DE DOCUMENTOS (GED)
O uso da automatização dos processos documentais também tem se tornado necessário nos últimos anos. E o
aperfeiçoamento desses procedimentos só é possível quando se tem um conjunto de tecnologias que permitem
que a gestão inteligente de arquivos em formatos eletrônicos ou convertidos em digitais aconteça.
No caso da gestão eletrônica de documentos, isso pode acontecer através da utilização de softwares e hardwares
específicos. Assim, é possível organizar documentos que precisam ser visualizados constantemente, ou que
possivelmente se perderiam pelo pouco acesso.
DOCUMENTOS DIGITAIS
O documento digital é a informação registrada e codificada em dígitos binários, acessível e interpretável por meio
de sistema computacional. Já o documento digitalizado é a representação digital de um documento produzido em
outro formato e que, por meio da digitalização, foi convertido para o formato digital.
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Foto: Shutterstock.com
Para efeito de veracidade dos documentos digitais, em 18 de março de 2020 foi publicado o Decreto nº 10.278,
que estabelece a técnica e os requisitos para a digitalização de documentos públicos ou privados, a fim de que os
documentos digitalizados produzam os mesmos efeitos legais dos documentos originais.
No artigo 4 desse decreto foi estabelecido que a digitalização dos documentos deve assegurar:
I
A integridade e a confiabilidade do documento digitalizado.
A rastreabilidade e a auditabilidade dos procedimentos empregados.
II
III
O emprego dos padrões técnicos de digitalização para garantir a qualidade da imagem, da legibilidade e do uso do
documento digitalizado.
A confidencialidade, quando aplicável.
IV
V
A interoperabilidade entre sistemas informatizados. (BRASIL, 2020)
CONARQ
Conselho Nacional de Arquivos, órgão vinculado ao Arquivo Nacional do Ministério da Justiça e Segurança
Pública.
Vale ressaltar que o artigo 9 desse mesmo decreto estipula que, após o processo de digitalização, o documento
físico poderá ser descartado, ressalvado aquele que apresente conteúdo de valor histórico.
Também é necessário observar a Resolução nº 31 do Conarq, de 28 de abril de 2010, que dispõe acerca da
adoção das recomendações para digitalização de documentos arquivísticos permanentes. Ela explicita as razões
para se digitalizar os documentos arquivísticos (item 6, p. 6), quais sejam:
 Contribuir para o amplo acesso e a disseminação dos documentos arquivísticos por meio da Tecnologia de
Informação e Comunicação (TIC).
 Permitir o intercâmbio de acervos documentais e de seus instrumentos de pesquisa por meio de redes
informatizadas.
 Promover a difusão e a reprodução dos acervos arquivísticos não digitais, em formatos e apresentações
diferenciados do formato original.
 Incrementar a preservação e a segurança dos documentos arquivísticos originais que estão em outros
suportes não digitais, por se restringir seu manuseio.
Quais são as vantagens e desvantagens da digitalização do documento?
PRESUNÇÃO DE AUTENTICIDADE
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Hipótese de que o documento em questão é legítimo e foi gerado de boa-fé. É comum haver exigências
legais ou contratuais de apresentação de documentação original, não a digitalizada, para evitar risco de
falsificação.
Vantagens
 Acessibilidade de qualquer lugar, contribuindo para otimização dos processos organizacionais.
 O documento original é preservado.
 O compartilhamento pode ocorrer simultaneamente para toda a equipe.
 Não ocupa espaço físico.
 Redução de custos e gastos com impressão e arquivo de documentos que não são mais exigidos pela
fiscalização ou por qualquer outra necessidade empresarial.

Desvantagens
 Alto custo dessa tecnologia, que envolve não só a implantação do projeto de digitalização, mas também a
garantia de aquisição, atualização e manutenção de software e hardware.
 Falta de presunção de autenticidade, o que não permite, por exemplo, a eliminação dos originais já
digitalizados.
Segundo Santos (2005), os documentos digitais podem ser gerados por meio de três formas específicas:
1. Sistemas informatizados de dados contidos em sistemas de gerenciadores de bancos de dados (SGDB) .
2. Digitalização.
3. Uso de software ou sistema específico.
EM TODAS ESSAS FORMAS, A VISUALIZAÇÃO DOS
DOCUMENTOS E DAS INFORMAÇÕES CONTIDAS NELES
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DEPENDE DIRETAMENTE DO USO DE SOFTWARE E
COMPUTADORES QUE NEM SEMPRE ESTÃO PRESENTES EM
TODOS OS LUGARES OU NEM SEMPRE APRESENTAM
TECNOLOGIA COMPATÍVEL.
SANTOS, 2005.
ARQUIVO DE DOCUMENTO DIGITAL
De acordo com o Decreto nº 10.278/2020, é necessário que o sistema utilizado para o arquivamento garanta a
proteção contra qualquer alteração e destruição, preservando a integridade e a autenticidade do documento digital.
ARQUIVOS EM PASTAS E SUBPASTAS DIGITAIS
Com o tempo, é natural que a quantidade de arquivos digitais aumente em sua empresa. Portanto, é necessário
que os documentos sejam arquivados em pastas e subpastas de acordo com o método necessário, que inclusive
pode ser semelhante ao arquivamento de documentos físicos.
Imagem: Shutterstock.com
Essas pastas podem ser compartilhadas com seu gestor e com membrosda equipe. Para uma identificação
rápida, use o método numérico ou alfabético, conforme exemplo a seguir.
 EXEMPLO
Pasta : Direção 2021
Subpasta : DA − Direção Administrativa
Subpasta : DF − Direção Financeira
Subpasta : DTI − Direção Tecnologia da Informação
BACKUP
Palavra de língua inglesa que significa “cópia de segurança”, e corresponde à criação e ao armazenamento
de cópias de arquivos digitais importantes, de modo que seja possível realizar sua restauração em caso de
perda dos arquivos originais.
Se algum documento for sigiloso, crie senha para acesso às pastas. Assim, só você e seu gestor poderão acessá-
lo. Mas lembre-se de fazer a gestão dessa nova informação que surge: as senhas de acesso!
PROTEÇÃO DOS ARQUIVOS DIGITAIS
Recebemos e enviamos documentos digitais o tempo todo, e precisamos nos lembrar de protegê-los de uma
eventual perda. Geralmente, as organizações − por meio do setor de tecnologia da informação − mantêm um
backup dos documentos digitais e, usando softwares específicos, garantem a segurança desses arquivos.
Imagem: Shutterstock.com
Caso você trabalhe em uma organização que não tenha um setor especializado para cuidar dos documentos
digitais, o indicado seria que fizesse um backup dos arquivos diariamente ou semanalmente.
É provável que boa parte dos arquivos estejam em seu certificado digital, mas é importante manter uma cópia
deles, principalmente aqueles que você salva direto no seu computador.
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COMO VOCÊ PODE FAZER UM BACKUP?
1° Opção 2° Opção
1° OPÇÃO
Você pode fazer esse backup salvando seus documentos digitais em um HD externo ou os arquivando em
nuvem. O armazenamento em nuvem, além de não ocupar espaço em seu computador, oferece mais
segurança, pois empresas como Google e Microsoft contam com criptografia avançada, o que mantém seu
documento digital protegido.
2° OPÇÃO
Outra possibilidade para realizar o backup é manter cópias de documentos mais importantes no seu e-mail.
Com o avanço da tecnologia, muitas outras possibilidades de segurança estão surgindo, portanto mantenha-se
atualizado, conhecendo as ferramentas das quais pode se beneficiar.
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O GERENCIAMENTO DE DOCUMENTOS
Neste vídeo, faremos um resumo do que foi visto neste módulo.
VERIFICANDO O APRENDIZADO
1. NA ORGANIZAÇÃO DOS DOCUMENTOS, EXISTEM VANTAGENS E DESVANTAGENS DA
CENTRALIZAÇÃO DOS ARQUIVOS. DENTRE AS ALTERNATIVAS A SEGUIR, ASSINALE A
VANTAGEM DEFINIDA DE FORMA CORRETA:
A) Responsabilidade: a existência de um especialista em administração agiliza as atividades em todas as etapas.
B) Concentração: cuidado mínimo na proteção dos documentos, uma vez que as atividades estão sob a
responsabilidade de um especialista.
C) Economia: redução de custos operacionais, equipamento, pessoal, tempo, localização, espaço etc.
D) Eficiência: padronização nos métodos de arquivamento, melhorando a uniformidade nas normas e nos
procedimentos adotados.
E) Responsabilidade: os documentos concentrados por número oferecem ao usuário uma visão mais ampla,
constituindo conjuntos arquivísticos mais completos.
2. NO QUE CONCERNE AOS DOCUMENTOS DIGITAIS, O DECRETO Nº 10.278/2020
ESTABELECE ALGUNS CRITÉRIOS PARA A DIGITALIZAÇÃO. MARQUE A ALTERNATIVA
QUE ESTÁ RELACIONADA DIRETAMENTE A ESSE DECRETO:
A) Disponibilização para todas as partes interessadas.
B) Impossibilidade de rastreamento do método de digitalização.
C) Critérios estéticos gerais, estabelecidos no texto do decreto.
D) A confidencialidade, quando aplicável.
E) Proteção de sistemas informatizados, evitando interoperabilidade com outros sistemas para evitar acesso
indevido.
GABARITO
1. Na organização dos documentos, existem vantagens e desvantagens da centralização dos arquivos.
Dentre as alternativas a seguir, assinale a vantagem definida de forma correta:
A alternativa "C " está correta.
A centralização permite uma grande economia de recursos, que não precisam ser divididos para criar estrutura de
gestão de informação em diferentes setores da instituição.
2. No que concerne aos documentos digitais, o Decreto nº 10.278/2020 estabelece alguns critérios para a
digitalização. Marque a alternativa que está relacionada diretamente a esse decreto:
A alternativa "D " está correta.
Além da confidencialidade, o artigo 4 do Decreto nº 10.278/2020 também cita: a integridade e a confiabilidade do
documento digitalizado; a rastreabilidade e a auditabilidade dos procedimentos empregados; o emprego dos
padrões técnicos de digitalização para garantir a qualidade da imagem, da legibilidade e do uso do documento
digitalizado; e a interoperabilidade entre sistemas informatizados.
MÓDULO 3
 Reconhecer a importância da utilização correta dos métodos de arquivamento dos documentos
MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO
De acordo com Paes (2004), o método de arquivamento é determinado pela natureza dos documentos a serem
arquivados e pela estrutura da entidade. De acordo com a autora, é possível dividir os métodos em duas classes:
básicos e padronizados. Nossa proposta é conhecer os métodos básicos mais explorados.
No Manual da secretária , Medeiros e Hernandes (2010) trazem os métodos divididos como:
 Alfabético – específico ou por assunto, geográfico, mnemônico, variadex.
 Numérico – simples, dúplex.
 Alfanumérico – decimal, automático, automático moderno.
Os métodos de arquivamento pertencem a dois grandes sistemas:
Direto
A busca do documento é feita diretamente no local da guarda.
e
Indireto
A busca é, primeiramente, feita em um índice ou código.
Paes (2004) considera que o método alfanumérico não pertence às classes de básicos ou padronizados e, sendo
uma combinação de letras e números, seria um sistema semi-indireto. Na visão da autora, o método decimal está
incluindo na classe básica; e o método automático, na classe padronizada.
MÉTODO ALFABÉTICO
Esse pode ser considerado o método mais simples e prático para o profissional de secretariado, sobretudo se o
elemento principal a ser considerado for o nome de pessoas, empresas etc.
VOCÊ ACHA QUE O MÉTODO ALFABÉTICO É UM MÉTODO
DIRETO OU INDIRETO?
Direto Indireto
DIRETO
Parabéns, você acertou!
Podemos afirmar que o método alfabético é um método do sistema direto, já que a pesquisa é feita
diretamente no local de arquivamento, não sendo necessário recorrer a índices auxiliares para localizar
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qualquer documento.
INDIRETO
Opa! Algo deu errado.
O método alfabético é um método do sistema direto, já que a pesquisa é feita diretamente no local de
arquivamento, não sendo necessário recorrer a índices auxiliares para localizar qualquer documento.
Nesse método, as pastas, fichas ou guias são dispostas na ordem rigorosamente alfabética, respeitadas as
normas gerais para a alfabetação (as guias divisórias trazem as letras, no caso de nomes).
Nesse caso, é muito importante a escolha das notações, como vimos no módulo anterior:
 Simples ou compostas (A, B, C ou Aa, Ba, Ca).
 Abertas ou fechadas (A, B, C ou A-C; Aa, Ab, Ac ou Aa-Ad, Ae-Al, Am-Az).
A separação das pastas deve ser por guias alfabéticas simples, que facilitem a organização e o funcionamento do
arquivo. Além das pastas individuais, distribuídas por pessoas ou empresas, é importante exigir a pasta
miscelânea.
O que é a pasta miscelânea?
Nesse tipo de pasta, podemos guardar documentos referentes a diversos correspondentes eventuais que, por
serem poucos (de uma a, no máximo, cinco unidades para cada correspondente), não justificam a abertura de uma
pasta individual. Os documentos podem ficar ali, acumulando, até que se torne necessária a abertura de uma
pasta individual.
As pastas miscelâneas devem possuir notações iguais às das guias, e podem ser arquivadas antes ou depois das
pastas individuais. Sua ordenação interna deve obedecer primeiramente à ordem alfabética e, dentro desta, à
cronológica.
 ATENÇÃO
Há grande equívoco em confundir a palavra miscelânea com mistura desordenada,ou seja, bagunça. Isso é um
erro, pois miscelânea é uma reunião de vários assuntos ou vários autores, porém é preciso organização e
disciplina para manter essa pasta de maneira que as informações nela contidas possam ser disponibilizadas de
maneira eficiente e eficaz.
Veja quais são as vantagens e desvantagens do método alfabético:
VANTAGENS:
DESVANTAGENS:
VANTAGENS:
É rápido, simples, direto, fácil, prático e barato.
DESVANTAGENS:
Quando o volume de documentos é muito grande, os erros de arquivamento podem acontecer (troca de letras,
inversões, saltos etc.), devido ao cansaço visual e à variedade de grafia dos nomes.
REGRAS DE ALFABETAÇÃO
O arquivamento de nomes obedece às chamadas regras de alfabetação. É importante ressaltar que, na regra para
nomes de pessoas físicas, considera-se o sobrenome:
1. Usamos o último sobrenome e, em seguida, o prenome.
Exemplo:
 José Barros
 Getúlio Vargas
Arquivam-se

 Barros, José
 Vargas, Getúlio
Observação:
Quando houver sobrenomes iguais, prevalece a ordem alfabética do prenome.
Exemplo:
 José Pereira
 Carla Pereira
Arquivam-se

 Pereira, Carla
 Pereira, José
2. Sobrenomes compostos por um substantivo e um adjetivo ou ligados por hífen não se separam.
Exemplo:
 Artur Villa-Lobos
 Camilo Castelo Branco
Arquivam-se

 Villa-Lobos, Artur
 Castelo Branco, Camilo
3. Os sobrenomes formados com as palavras “Santa”, “Santo” ou “São” seguem a regra dos sobrenomes
compostos por um adjetivo e um substantivo.
Exemplo:
 João São Paulo
 Ana Santo Cristo
 Waldemir Santa Rita
Arquivam-se

 São Paulo, João
 Santo Cristo, Ana
 Santa Rita, Waldemir
4. Artigos e preposições, tais como a, o, de, d’, da, do, e, um e uma não são considerados parte do sobrenome que
virá em primeiro lugar (ver, também, regra n.º 9).
Exemplo:
 Arnaldo do Couto
 Ricardo d’ Câmara Andrade
Arquivam-se

 Couto, Arnaldo do
 Andrade, Ricardo d’ Câmara
5. Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco, abreviados ou não, tais como Filho, Júnior, Jr., Neto e
Sobrinho são considerados partes integrantes do último sobrenome, mas não são considerados na ordenação
alfabética.
Exemplo:
 José Almeida Filho
 Júlio Miranda Júnior
Arquivam-se

 Almeida Filho, José
 Miranda Júnior, Júlio
6. Os títulos que antecedem ou seguem o nome, abreviados ou não, serão desconsiderados na alfabetação. São
colocados no final, entre parênteses.
Exemplo:
 Ministro Marcos Silva
 Professor Alan Marques
Arquivam-se

 Silva, Marcos (Ministro)
 Marques, Alan (Professor)
7. Os nomes estrangeiros são considerados pelo último sobrenome, salvo nos casos de nomes espanhóis e
orientais.
Exemplo:
 Rudiger Hoffmann
 Richard Smith
Arquivam-se

 Hoffmann, Rudiger
 Smith, Richard
8. As partículas dos nomes estrangeiros podem ou não ser consideradas. O mais comum é considerá-las como
parte integrante do nome quando escritas com letra maiúscula. Ou seja, em caso de sobrenome que venha
precedido de prefixo ou preposição, em letra maiúscula, fazendo parte integrante do sobrenome, arquiva-se pela
letra do prefixo ou preposição.
Exemplo:
 Guillermo di Fiori
 Luigi De Marsoni
Arquivam-se

 Fiori, Guilhermo di
 De Marsoni, Luigi
9. Os nomes espanhóis são registrados pelo penúltimo sobrenome, que corresponde ao sobrenome de família do
pai.
Exemplo:
 Angel del Arco y Molinero
 Antonio de los Rios
Arquivam-se

 Arco y Molinero, Angel del
 Rios, Antonio de los
10. Os nomes de empresas ou razões sociais devem ser transcritos como se apresentam, não se considerando,
porém, para fins de ordenação, os artigos e as preposições que os constituem. Admite-se, para facilitar as
ordenações, que os artigos iniciais sejam colocados entre parênteses após o nome. É bom ficar claro que a ordem
é normal e direta, mesmo quando a razão social se iniciar por nome de pessoa.
Exemplo:
 Álvaro Ramos & Cia.
 A Colegial
 Barbosa Santos Ltda.
Arquivam-se

 Álvaro Ramos & Cia.
 Colegial (A)
 Barbosa Santos Ltda.
Observação:
Instituições identificadas por siglas devem ser arquivadas como se fossem palavras.
Exemplo:
 GOL
 IBM
 PETROBRÁS
Arquivam-se

 GOL
 IBM
 PETROBRAS
Observação:
Nos casos de nomes de empresas iguais (por exemplo, agências bancárias), podem ser considerados outros
elementos por ordem alfabética, como os estados onde se localizam. Se forem os mesmos, consideramos a
cidade, o bairro ou, até mesmo, a rua.
No caso de bancos, a melhor solução parece ser a denominação da agência.
Exemplo:
 Santander – Ag. Petrópolis – RJ
 Bradesco – Ag. Sé – SP
Arquivam-se

 Santander – Ag. Petrópolis − RJ
 Bradesco – Bradesco – Ag. Sé – SP
Observação:
Nos títulos de congresso, conferências, reuniões, assembleias e semelhantes, os números arábicos, romanos ou
escritos por extenso deverão aparecer no fim, entre parênteses.
Exemplo:
 I Conferência de Arte Moderna
 Quarto Congresso de Letras
Arquivam-se

 Conferência de Arte Moderna (I)
 Congresso de Letras (Quarto)
MÉTODO GEOGRÁFICO
No método geográfico, a divisão no arquivo pode ser feita de acordo com a necessidade: por países, estados,
cidades, regiões, dentre outras opções. Isso depende da estrutura e das formas de arquivamento aplicadas na
empresa.
Esse método é bastante utilizado, por exemplo, por setores de vendas, que precisam agrupar documentos de
clientes, fornecedores, representantes, correspondentes e outros personagens, sempre de acordo com os locais
de atuação.
Vamos ver um exemplo, no quadro a seguir, mostramos a divisão por região, mas essa escolha depende de
critérios próprios de cada empresa, uma vez que todas as alternativas são eficazes.
Quadro: Divisão por região.
Elaborado por Luciana Marson
1° Posição 2° Posição 3° Posição 4° Posição
Região Sudeste Rio de Janeiro (estado) Niterói (cidade) Icaraí (bairro)
 Atenção! Para visualização completa da tabela utilize a rolagem horizontal
NOME DO ESTADO, CIDADE E CORRESPONDENTE:
Nesse caso, em que se considera o estado como principal informação, as capitais devem ser alfabetadas em
primeiro lugar, por estado, independentemente da ordem alfabética em relação às demais cidades, que deverão
estar dispostas após as capitais.
É preciso utilizar guias divisórias com notações indicativas dos nomes dos estados, por exemplo:
Quadro: Divisão por nome dos estados.
Elaborado por Luciana Marson
Estado cidade Correspondente
Minas Gerais Belo Horizonte (capital) Santos, Rosa
Minas Gerais Juiz de Fora Soares, Gilmar
Rio de Janeiro Rio de Janeiro (capital) Coelho, Ana
 Atenção! Para visualização completa da tabela utilize a rolagem horizontal
NOME DA CIDADE, ESTADO E CORRESPONDENTE:
Se o principal elemento de identificação é a cidade, e não o estado, é preciso observar a rigorosa ordem alfabética
por cidades, não havendo destaque para as capitais, por exemplo:
Quadro: Divisão por nome das cidades.
Elaborado por Luciana Marson
Cidade Estado Correspondente
Duque de Caxias Rio de Janeiro Sousa, Miguel
Rio de Janeiro Rio de Janeiro Soares, José Antônio
Santos São Paulo Coelho, Ana
 Atenção! Para visualização completa da tabela utilize a rolagem horizontal
MÉTODO NUMÉRICO
Os métodos numéricos proporcionam rapidez e são de fácil organização. Nesse caso, o principal elemento a ser
considerado em um documento é o número.
Normalmente, são realizados registros de entrada dos documentos e, nesse momento, o documento classificado
recebe um número, para ocupar o devido lugar no arquivo. Ou seja, para o arquivamento, basta colocar a pasta,
também numerada, no lugar adequado.
Vejamos alguns exemplos:
NUMÉRICO SIMPLES INDIRETO:
NUMÉRICO CRONOLÓGICO:
DÍGITO-TERMINAL:
NUMÉRICO SIMPLES INDIRETO:
Atribui-se um número a cada correspondente de acordo com o registro de entrada. Não obedece a uma ordem
alfabética.
Exemplo: 001 − João da Costa Silva; 002 – Arthur Maia; 003 – José Alves
NUMÉRICO CRONOLÓGICO:
Existe a combinação de ordem numéricae data.
Exemplo: 0001/2021 ou 0001/02-01-2000; 0002/20021; 0003/2021 0004/2
DÍGITO-TERMINAL:
Quando os documentos devem ser numerados sequencialmente. Os números são dispostos em três grupos de
pares numéricos, e sua leitura é feita da direita para a esquerda. No arquivamento, considera-se em primeiro lugar
o grupo primário, seguindo-se do secundário e do terciário.
Exemplo: 000001: 00-00-01; 01-00-00 000002: 00-00-02; 02-00-00 000003: 00-00-03; 03-00-00
NUMÉRICO CRONOLÓGICO
Por considerar a ordem cronológica, nesse método é preciso observar as datas dos documentos, além da ordem
numérica. Essa modalidade é adotada em muitas repartições públicas.
O documento, após receber uma capa onde são colocados o número de protocolo e outras informações, passa a
formar um processo. Esse será acompanhado, durante a tramitação, por uma ficha de protocolo (na qual será
indicada toda movimentação do documento dentro da repartição). Paralelamente, são confeccionados índices
alfabéticos para os nomes dos envolvidos, o assunto e a procedência dos documentos, a fim de agilizar as buscas.
 IMPORTANTE
Não há pastas miscelâneas para esse método, já que cada documento recebe seu próprio número de registro,
constituindo-se um processo único, organizado em ordem numérica.
MÉTODO ALFANUMÉRICO
O método alfanumérico utiliza as vantagens de dois outros métodos: alfabético e cronológico. Essa combinação faz
surgir um método mais simples que o alfabético e mais preciso que o numérico.
Para utilização desse método, é necessário um planejamento das divisões, que serão organizadas de acordo com
o alfabeto. Essa divisão ocorre de forma livre, e não obedece a critérios rigorosos.
Exemplo: as letras A, C e D podem ser divididas da seguinte maneira: Aa-Am, An-Az; Ca-Cm, Cn-Cz; Da-Dm, Dn-
Dz. Em seguida, são acrescidos os números.
Aa-Am 1
An-Az 2
Ca-Cm 3
Cn-Cz 4
Ha-Hm 15
Hn-Hz 16
Após a divisão escolhida, é organizado um jogo de guias alfabéticas que ocuparão as primeiras e as segundas
posições no arquivo. As guias ímpares ficam em primeira posição; as guias pares, em segunda posição.
Quadro: Guias alfabéticas.
Elaborado por Luciana Marson
1° Posição 2° Posição 3° Posição
Aa-Am 1 An-Az 2
1. Antares Comércio Ltda.
2. Anderson Lopes e Filhos Ltda.
Ca-Cm 3 Cn-Cz 4
3. Carlos Pereira Roque (Dr.)
4. Cravo Consultoria
Ha-Hm 5 Hn-Hz 6
5. Helio Pereira Martins
6. Horácio Peixoto
 Atenção! Para visualização completa da tabela utilize a rolagem horizontal
A partir desse método, surgiram outras variações, entre as quais estão o método decimal, o automático e o
automático moderno. O método alfanumérico possibilita uma visão geral do documento arquivado sem a
necessidade de um índice para consultar.
PRINCIPAIS MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO
Neste vídeo, apresentaremos a classificação dos diferentes métodos de arquivamento e abordaremos os métodos
alfabéticos, numéricos e geográficos, que são os mais utilizados pelo profissional de secretariado.
VERIFICANDO O APRENDIZADO
1. OS MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO SÃO VITAIS PARA A ORGANIZAÇÃO E O
CONTROLE DAS INFORMAÇÕES. O MÉTODO ALFABÉTICO, BASTANTE USADO NAS
ORGANIZAÇÕES, É DEFINIDO CORRETAMENTE NA ALTERNATIVA:
A) A identificação depende da interpretação dos documentos sob análise.
B) A identificação é baseada na data de emissão e recepção do documento.
C) A identificação é baseada somente nos sobrenomes das pessoas nas empresas.
D) A identificação é baseada no nome de pessoas, empresas etc.
E) A identificação tem como base a região ou localização do emissor da mensagem.
2. DE ACORDO COM OS MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO APRESENTADOS, VIMOS QUE
EXISTEM DOIS GRANDES SISTEMAS DE BUSCA: DIRETO E INDIRETO. A ALTERNATIVA
A SEGUIR DESCREVE O SISTEMA DIRETO DE FORMA CORRETA:
A) A busca do documento é feita diretamente no local da guarda.
B) A busca é, primeiramente, feita em um índice ou código.
C) A busca é feita por meio de uma plataforma digital.
D) A busca é feita diretamente nos índices remissivos indiretos.
E) A busca do documento é feita por meio de um índice numérico ordinal.
GABARITO
1. Os métodos de arquivamento são vitais para a organização e o controle das informações. O método
alfabético, bastante usado nas organizações, é definido corretamente na alternativa:
A alternativa "D " está correta.
No método alfabético simples, a identificação é baseada no nome de empresas e pessoas ou qualquer designação
necessária ao devido arquivamento do documento.
2. De acordo com os métodos de arquivamento apresentados, vimos que existem dois grandes sistemas
de busca: direto e indireto. A alternativa a seguir descreve o sistema direto de forma correta:
A alternativa "A " está correta.
O sistema de busca se divide em: direto, quando a busca do documento é feita diretamente no local da guarda; e
indireto, quando a busca é, primeiramente, feita por meio de um índice ou código.
CONCLUSÃO
CONSIDERAÇÕES FINAIS
Neste conteúdo, exploramos a gestão da documentação nas organizações como ferramenta importante no
trabalho do profissional de secretariado executivo. Apresentamos o conceito de documentação e arquivos,
compreendendo como os documentos podem ser classificados quanto à sua finalidade e à sua função. Também
aprendemos a tipologia dos documentos de acordo com os estágios de evolução, a frequência, as características,
a abrangência, a natureza e o gênero.
Apresentamos o gerenciamento físico e eletrônico dos arquivos por meio da centralização e da descentralização
dos sistemas utilizados, e vimos que arquivos não são simples depósitos de papéis. Quando não há critérios de
organização, a recuperação de informações por meio da localização de documentos se torna muito difícil.
Exploramos, ainda, os métodos de arquivamento mais utilizados pelo profissional de secretariado executivo, e
pudemos diferenciar as regras de alfabetação utilizadas no controle e manuseio dos arquivos.
As informações constantes nos arquivos servem para tomadas de decisões gerenciais, e essa é uma das razões
pelas quais devemos priorizar a agilidade nessa atividade. É preciso considerar o contexto do arquivo, para que, se
necessário, sejam feitas adaptações nas regras. Todos os métodos apresentam vantagens e desvantagens e, por
isso, devemos considerar as características da instituição para decidir o melhor método a ser empregado.
O conhecimento adquirido nos módulos anteriores é essencial para que se compreenda e valorize a gestão da
documentação feita pelos profissionais de secretariado executivo nas organizações – com trabalho árduo, pautado
no planejamento, na organização e no controle das informações.
AVALIAÇÃO DO TEMA:
REFERÊNCIAS
BRASIL. Casa Civil. Constituição da República Federativa do Brasil. Brasília: 1988
BRASIL. Secretaria Geral. Decreto nº 10.278, de 18 de março de 2020. Brasília: 2020.
CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS. CONARQ. Resolução nº 31, de 28 de abril de 2010. Rio de Janeiro:
2010.
MEDEIROS, J. B.; HERNANDES, S. Manual da secretária. 12. ed. São Paulo: Atlas, 2010.
PAES, M. L. Arquivo: teoria e prática. 3. ed. Rio de Janeiro: Fundação Getulio Vargas, 2004.
SANTOS, V. B. Gestão de documentos eletrônicos: uma visão arquivística. 2. ed. Brasília: ABARQ, 2005.
EXPLORE+
Para saber mais sobre os assuntos tratados neste tema, assista ao filme:
 No, de 2012, dirigido por Pablo Larraín.
CONTEUDISTA
Luciana Sousa Coelho Marson
 CURRÍCULO LATTES
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