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136 Unidade IV Unidade IV 7 APLICATIVOS PARA ESCRITÓRIOS (PARTE 1) Vamos agora, nestes últimos tópicos, apresentar os principais aplicativos utilizados na automação de escritórios. As aplicações a serem estudadas são as planilhas eletrônicas, os processadores de texto, os geradores de apresentação e os gerenciadores de correio eletrônico e compromissos. Para tratar das planilhas eletrônicas e dos processadores de texto, adotaremos respectivamente o Excel® e o Word® integrantes do Microsoft® 365. O Microsoft® 365 é o sucessor do Office® 365, que é o antigo Pacote Office® da Microsoft® e sofreu a mudança de nome em 2020. Ele reúne um conjunto robusto de aplicativos utilizados no cotidiano das empresas. Além do Excel® e do Word®, encontramos: PowerPoint® (gerador de apresentações), Outlook® (gerenciador de e-mail e compromissos), OneDrive® (serviço de armazenamento em nuvem), SharePoint® (criador de portais da web e gestão de conteúdos), Teams® (plataforma de colaboração e comunicação entre equipes), Access® (sistema de gerenciamento de banco de dados), além do Publisher® (diagramador eletrônico). Saiba mais A fim de conhecer mais sobre o Microsoft® 365, acesse: MICROSOFT. Microsoft 365. [s.d.]. Disponível em: https://bit.ly/3dvfVmc. Acesso em: 3 dez. 2021. 7.1 Planilhas eletrônicas 7.1.1 Utilização de planilhas eletrônicas Atualmente, em toda e qualquer organização, as planilhas eletrônicas são utilizadas para os mais diversos fins. Por meio delas, é possível criar relatórios em formato matricial, melhorar os controles, construir gráficos e empregar as mais variadas funções matemáticas, estatísticas, financeiras, entre outras. Tudo isso pode favorecer uma melhor gestão e até o processo simples de tomada de decisão. Percebemos ao longo dos anos que as áreas contábil e financeira sempre foram aquelas que mais utilizaram planilhas nos cálculos de custos, receitas, despesas e demais entidades próprias dessas áreas. Com a chegada e disseminação das ferramentas de TI, seu uso foi estendido para todo o ambiente de negócios e para a vida pessoal dos indivíduos. 137 PRINCÍPIOS DE SISTEMAS DE INFORMAÇÃO As planilhas eletrônicas inicialmente eram chamadas de folhas de cálculo e tiveram o seu uso iniciado em 1979, com a VisiCalc, sucedida pelo Lotus 1-2-3, em 1983, que começou a estabelecer a visão de que os microcomputadores poderiam ser muito bem utilizados no mundo corporativo. No entanto, foi por volta de 1985, que a empresa Microsoft cria a planilha eletrônica Excel®, que viria a se tornar uma das mais utilizadas no mundo. A sua primeira versão surgiu para computadores Macintosh, tendo se estendido para Windows® ao final da década de 1980. Sua versão mais moderna é destinada a computadores pessoais e integra o conjunto de aplicativos do Microsoft 365®, que é comercializado como um serviço de assinatura alojado na nuvem. O Excel® é uma das aplicações mais conhecidas da Microsoft, sendo utilizado na criação e no gerenciamento de planilhas eletrônicas em formato matricial composto de células organizadas em linhas e colunas. Nelas encontramos os dados que podem ser manipulados, utilizados para a criação de gráfico e tratamentos estatísticos, entre diversas outras tarefas. Trata-se de um conjunto de planilhas agrupadas em uma pasta, que são salvas com a extensão .xlsx e podem utilizar planilhas das versões anteriores, da 2007 a 2016. Aquelas que forem anteriores a 2007 não são mais compatíveis. Há várias formas de abrir o Excel® no Windows. Vamos apresentar na figura 73 uma das mais comuns, que consiste em encontrar o programa diretamente no botão iniciar da barra de ferramentas, escolhendo a opção todos os programas e procurando o Excel®. É possível também apenas digitar o nome “Excel” na opção de pesquisa próximo ao botão iniciar e o programa ficará disponível para ser aberto. Figura 73 – Abertura da aplicação Excel® 138 Unidade IV No momento em que a aplicação é aberta, o usuário encontra à sua disposição uma série de modelos internos de ferramentas e recursos pré-formatados utilizando o Excel®. A figura 74 apresenta algumas das opções disponíveis, tais como: calendário, tabelas, faturas simples, entre outras. Também é possível localizar sugestões de acordo com as pesquisas sugeridas. Por exemplo: negócios, pessoa, planejadores e rastreadores, listas etc. Figura 74 – Modelos disponíveis no Excel® Caso o usuário não deseje um modelo pré-formatado, poderá construir sua própria planilha do zero. Dessa forma, ele precisará escolher uma pasta de trabalho em branco. Assim, teremos uma pasta contendo apenas uma planilha inicialmente, mas que poderá ter outras, conforme pode ser visto na figura 75. Figura 75 – Pasta de trabalho do Excel® 139 PRINCÍPIOS DE SISTEMAS DE INFORMAÇÃO 7.1.2 Componentes da planilha eletrônica A figura 76 apresenta a faixa de opções e outros componentes das planilhas do Excel®. Barra de fórmulas Faixa de opções Cabeçalho de colunas Barra de ferramentas de acesso rápido Cabeçalho de linhas Barra de status Barra de rolagem Barra de zoom Figura 76 – Componentes da planilha eletrônica do Excel® Adaptada de: Perez e Andrade (2016, p. 25). A faixa de opções apresenta um conjunto de guias contendo os grupos específicos. Em cada grupo encontramos os comandos organizados de maneira lógica, por meio de botões, caixas, menus, proporcionando o acesso a várias tarefas envolvendo a planilha eletrônica. A figura 77 exibe mais detalhes da faixa de opções. Guias Comando Grupo Figura 77 – Faixa de opções Adaptada de: Perez e Andrade (2016, p. 25). 140 Unidade IV As principais guias do Excel® são: Página Inicial, Inserir, Layout da Página, Fórmulas, Dados, Revisão e Exibição. Existem outras guias disponíveis, que podem ser exibidas ou ocultadas conforme a necessidade do usuário. Para proceder com exibição ou ocultação das guias, acesse a guia Página Inicial, selecione opções e depois Personalizar Faixa de Opções exibindo ou ocultando o que desejar sobre guias, grupos e comandos. A figura 78 apresenta o procedimento. Figura 78 – Exibição de guias A guia Página Inicial é uma das principais da faixa de opções e tem a finalidade de promover a formatação e edição do conteúdo das planilhas. Ela possui grupos de comandos de alinhamento, de alinhamento dos conteúdos das células, além dos tradicionais botões de copiar, recortar e colar. A figura 79 apresenta a guia Página Inicial. Figura 79 – Guia Página Inicial Adaptada de: Perez e Andrade (2016, p. 26). 141 PRINCÍPIOS DE SISTEMAS DE INFORMAÇÃO A guia Inserir apresenta todos os componentes que podem ser inseridos na planilha, tais como: tabelas, suplementos, links, comentários, gráficos, figuras e ilustrações. A figura 80 exibe essa guia. Figura 80 – Guia Inserir Adaptada de: Perez e Andrade (2016, p. 26). A guia Layout da Página apresenta o ferramental utilizado para configurar propriedades de páginas, temas, cores, opções de impressão, entre outros. É possível, por exemplo, no grupo de comandos Configuração de Página alterar as margens das planilhas, modificar a área de impressão e inserir/remover quebras. A figura 81 exibe a guia mencionada. Figura 81 – Guia Layout da Página Adaptada de: Perez e Andrade (2016, p. 26). A guia Fórmulas é, sem dúvidas, outra das mais importantes, principalmente para aqueles que desejam fazer cálculos e utilizar fórmulas/funções. Um dos principais grupos de comandos é o Biblioteca de Funções, que oferece as mais variadas funções financeiras, estatísticas, matemáticas etc. A figura 82 apresenta a referida guia. 142 Unidade IV Figura 82 – Guia Fórmulas Adaptada de: Perez e Andrade (2016, p. 26). Na guia Dados encontramos o suporte a comandos que têm como o objetivo a manipulação de dados internos com fontes externas, filtros e conexões. Um grupo de comandos muito utilizado aqui é o Classificar e Filtrar. A figura 83 apresenta essa guia. Figura 83 – Guia Dados Adaptada de: Perez e Andrade (2016, p.26). A guia Revisão disponibiliza opções que visam à execução de tarefas relacionadas à revisão de texto, tradução de idiomas, e inserção de comentários. O grupo de comandos Comentários, por exemplo, é muito utilizado quando deseja-se informar algo específico sobre uma célula. A figura 84 apresenta a guia mencionada. 143 PRINCÍPIOS DE SISTEMAS DE INFORMAÇÃO Figura 84 – Guia Revisão Adaptada de: Perez e Andrade (2016, p. 27). A guia Exibir apresenta ferramentas que ajudam o usuário a alterar o modo de exibição de pastas de trabalho, modificação de zoom, organização de janelas e criação de macros. A figura 85 apresenta a referida guia. Figura 85 – Guia Exibir Adaptada de: Perez e Andrade (2016, p. 27). Na guia Arquivo, encontrada em todas as aplicações do Microsoft® 365, desde as versões 2010, criamos novos trabalhos, abrimos planilhas recentemente utilizadas, além de imprimirmos, compartilharmos, entre outros. A figura 86 apresenta detalhes dessa guia. 144 Unidade IV Figura 86 – Guia Arquivo Fonte: Perez e Andrade (2016, p. 28). Na guia Página Inicial encontramos também o item Opções, que disponibiliza uma série de comandos de configurações. A figura 87 apresenta o item Opções da guia Arquivo. Figura 87 – Item Opções da guia Arquivo 145 PRINCÍPIOS DE SISTEMAS DE INFORMAÇÃO 7.1.3 Outros componentes do Excel® Entre os outros componentes encontramos a barra de ferramentas de acesso rápido, que opera de forma independente da guia selecionada pelo usuário. Constam nela: botão salvar, botão desfazer, botão refazer, entre outros. Ela pode e deve ser personalizada, com a inserção ou retirada de itens de acordo com a necessidade do usuário. Para modificar os seus componentes, é necessário que a pessoa clique no botão de personalizar, conforme indicado na figura 88, e escolha as opções desejadas para constar na referida barra. Botão Personalizar Figura 88 – Barra de ferramentas de acesso rápido Situada na parte superior da janela do programa, a barra de título apresenta os seguintes componentes: barra de ferramentas de acesso rápido, nome do arquivo, botão entrar, opções de exibição da faixa de opções, minimizar, maximizar e fechar. Os outros componentes do Excel® são: caixa de nome, barra de fórmulas, células, guias de planilha, barra de rolagem, barra de status e barra de zoom. A caixa de nome apresenta a descrição da célula selecionada. Nos casos em que o usuário seleciona mais de uma célula, a caixa de nome apresenta o intervalo de seleção. Já a barra de fórmulas fica praticamente ao lado da caixa de nome e abaixo da faixa de opções. A figura 89 apresenta a barra de fórmulas e a caixa de nome. 146 Unidade IV Barra de fórmulas Caixa de nome Figura 89 – Barra de fórmulas e caixa de nome Situadas na parte inferior do programa, as barras de rolagem, de status e de zoom, servem respectivamente para “rolar” entre os dados, exibir informações referentes às células selecionadas e alterar o tamanho de exibição da planilha. A figura 90 apresenta cada uma dessas barras mencionadas. Barra de rolagem Barra de zoom Barra de status Figura 90 – Barras de rolagem, de status e de zoom 147 PRINCÍPIOS DE SISTEMAS DE INFORMAÇÃO 7.1.4 Pastas, planilhas e células O Excel® tem uma capacidade consideravelmente grande de disponibilizar células, linhas e colunas. Ao todo, encontramos 17.179.189.184 células, 1.048.576 linhas e 16.384 colunas. No processo de construção de uma planilha, em muitas ocasiões, devemos inserir células, colunas ou linhas. A fim de executar esse processo, é necessário selecionar a célula, ou linha, ou coluna e depois utilizar o botão direito do mouse e fazer a inserção, conforme a necessidade. Outro caminho adequado para a configuração acontece pelo uso do comando Inserir, localizado no grupo de comandos Células, na guia Página Inicial, conforme descrito na figura 91. Para formatar as células, o usuário precisa acessar a guia Página Inicial, por meio de diversos comandos, tais como: fonte; tamanho de fonte; opções de alinhamento; formato de número; estilos de células e tabelas; negrito, itálico e sublinhado; bordas; cor de preenchimento; cor da fonte. Figura 91 – Inserção de células, colunas e linhas No que tange ao processo de inserção de dados em uma célula, podemos digitar o valor diretamente na célula ou na barra de fórmulas. Há também a possibilidade de um preenchimento sequencial de células em ordem crescente. Para executá-lo (em ordem crescente), selecionamos as células já preenchidas e “arrastamos” o mouse a partir de um sinal em forma de cruz exibido na alça de preenchimento. A figura 92 denota esse processo de preenchimento de uma sequência numérica. Não obstante, a mesma sequência poderia ser formada por dias da semana, datas de um calendário etc. 148 Unidade IV Figura 92 – Preenchimento de uma célula Na guia Página Inicial é possível encontramos os botões de copiar, recortar e colar. No entanto, para facilitar a edição da planilha, podemos utilizar as teclas de atalho Ctrl+C, Ctrl+X e Ctrl+V para respectivamente executar as tarefas de copiar, recortar e colar dados de uma célula para outra. Outra ação interessante é a exclusão de uma célula, que pode ocorrer pelo grupo de comandos células contido na guia Página Inicial ou simplesmente selecionando a célula e utilizando o botão direito do mouse, optando pela exclusão. Complementando a temática de modificação de células, linhas e colunas, o usuário poderá promover ajustes em seu tamanho, por meio do botão formatar no grupo células e na guia Página Inicial, ou utilizando o botão direito do mouse. A figura 93 apresenta o procedimento citado. Figura 93 – Formatação de células 149 PRINCÍPIOS DE SISTEMAS DE INFORMAÇÃO Há diversas operações que podem também ser executadas nas planilhas. Entre elas: inserir, renomear, mover, copiar, excluir e ocultar. A fim de inserir uma planilha em uma pasta do Excel®, o usuário poderá acessar a guia Página Inicial e no grupo de comandos Células, escolher a opção Inserir Planilha. Consta na sequência uma figura com o referido exemplo. Figura 94 – Inserção de planilhas Além da forma de inserção apresentada na figura 94, é possível utilizar a tecla de atalho Shift+F11. Sobre esse tipo de atalho, é interessante perceber que ao aproximar o cursor do mouse na opção Inserir Planilha, é apresentado ao usuário a tecla de atalho a ser utilizada para a inserção. Outra maneira de inserir planilhas ocorre simplesmente ao clicar no botão Nova planilha localizado na parte inferior à direita do nome da planilha, conforme pode ser visto na figura 95. Figura 95 – Outra forma de inserir planilhas Se desejar renomear a planilha, o usuário precisará proceder com um duplo clique (utilizando o mouse) na guia da planilha na parte inferior da pasta ou clicar com o botão direito do mouse sobre a guia inferior com o nome da planilha e efetuar a alteração. A figura 96 mostra a alteração. 150 Unidade IV Figura 96 – Renomear planilha Observação O botão direito do mouse possui uma série de funcionalidades e tarefas quando “clicado” sobre o nome da planilha, entre elas: selecionar, mover, excluir, proteção de planilha, ocultar e reexibir. Entre as configurações importantes nas planilhas, não podemos deixar de mencionar a ação de congelar painéis, extremamente útil quando se tem muitos dados em uma planilha. Ela pode ocorrer de três maneiras: congelamento de linhas e colunas, congelamento de linha superior e congelamento de primeira coluna. O usuário deverá acessar a guia Exibir e o grupo de comandos Janela, para proceder com a ação de congelamento, escolhendo uma das três opções de congelamento, conforme pode ser visto na figura 97. Figura 97 – Congelamento de painéis 151 PRINCÍPIOS DE SISTEMAS DE INFORMAÇÃO 7.1.5 Dados e células Muitos dos dados contidos nas planilhas são numéricos nas suas mais variadas formas: moeda, data, hora, porcentagem, fração, científico, entre outros. As formatações desses tiposde dados são encontradas na guia Página Inicial e especificamente no grupo de comandos Número, que pode ser visto na figura 98. Figura 98 – Grupo de comandos Número Caso o usuário deseje fazer alguma modificação na configuração do dado numérico, deverá utilizar o botão direito do mouse e escolher a opção Número, conforme pode ser visto na figura 99. Figura 99 – Formatação de células 152 Unidade IV Objetivando uma organização mais adequada da planilha, o usuário poderá efetuar a classificação de linhas e colunas, utilizando a guia Dados e o grupo de comandos Classificar e Filtrar. A classificação pode ser feita de A a Z, Z a A, menor para maior, maior para menor, por cores etc. A figura 100 apresenta o grupo de comandos Classificar e Filtrar. Situando-se ainda no mesmo grupo de comandos, encontramos o comando Filtro, que presta grande auxílio na seleção de dados e ajuda também a ocultar dados que não desejam ser vistos. A configuração do filtro pode ser feita na guia Dados e no grupo de comandos Classificar e Filtrar, deixando o cursor do mouse na primeira linha da planilha e habilitando o comando Filtro. Figura 100 – Filtro Em se tratando das configurações mais estéticas da planilha, encontramos as opções de alinhamento de células. Nelas há os botões que nos ajudam a configurar recuo de conteúdo, alteração e orientação de conteúdo, quebra de texto, entre outros. Essas opções mencionadas podem ser encontradas na guia Página Inicial e no grupo de comandos Alinhamento, conforme pode ser visto na figura 101. Figura 101 – Comandos de Alinhamento 153 PRINCÍPIOS DE SISTEMAS DE INFORMAÇÃO Uma boa opção para as formatações de alinhamento é a mesclagem de células, que é um grande apoio na combinação de mais de uma célula. Para efetuar a mesclagem células, o usuário precisa selecionar as células e clicar no comando Mesclar Células, que está situado na guia Página Inicial. A figura 102 apresenta essa ideia, em que a frase “O Brasil é o País do futebol” está inserida de duas formas diferentes. A primeira apresenta apenas uma célula sendo utilizada, enquanto a segunda possui a frase em três células mescladas. Figura 102 – Mesclagem de célula Outra ação interessante é a proteção das células, para que não ocorram alterações indevidas por parte de usuários não autorizados. Com o objetivo de executar tal ação, devemos selecionar a célula a ser protegida e na guia Página Inicial, grupo de comandos Célula, proceder com o comando Formatar e logo depois utilizar a opção Proteger Planilha. Então, uma caixa de diálogo será aberta e poderemos preencher a senha e escolher as opções de proteção necessárias para o usuário. A figura 103 apresenta o processo mencionado. Figura 103 – Proteção de planilha 154 Unidade IV Mais uma importante ação no uso de planilhas é aquela que permite inserir comentários, que nada mais são que anotações anexadas às células e visíveis cada vez que o usuário aproxima o mouse. Para inserir um comentário, selecionamos a célula e depois na guia Revisão escolhemos o comando Novo Comentário. A figura 104 apresenta o referido processo. Figura 104 – Comentários em planilhas Saiba mais Para conhecer mais sobre dados e planilhas, leia os capítulos 4 e 5 do seguinte livro: PEREZ, C. C. S.; ANDRADE, D. F. Excel 2016: conceito e prática. Santa Cruz do Rio Pardo: Viena, 2016. 7.1.6 Fórmulas Chegamos agora a outra importante ferramenta no uso de planilhas, trata-se do uso de fórmulas, que proporcionam o aumento da qualidade na utilização de planilhas eletrônicas. Na guia Fórmulas encontramos uma série de equações que auxiliam o usuário a executar cálculos incluindo funções matemáticas das mais diversas áreas. As fórmulas possuem uma estrutura bem definida, que conta com quatro elementos distintos. São eles: funções, referências, operadores e constantes. Observe o exemplo a seguir: =SOMA (B2:F2) – 50 155 PRINCÍPIOS DE SISTEMAS DE INFORMAÇÃO No caso em particular, temos a função que é SOMA. Suas referências são as células B2 e F2. O operador é o sinal de (-) utilizado na subtração do exemplo. Os estilos de referências padrão ajudam muito no processo de construção de fórmulas. Eles não geram cálculos, apenas fazem referência às células, linhas e colunas. O quadro 17 apresenta exemplos desses estilos de referência padrão. Quadro 17 – Estilos de referências padrão Referência Utilização A célula na coluna L e linha 9 L9 O intervalo de célula na coluna A e linha 1 a 30 A1:A30 O intervalo de células na linha 5 e coluna B até M B5:M5 Todas as células na linha 8 8:8 Todas as células nas linhas 6 a 9 6:9 Todas as células da coluna H H:H Todas as células nas colunas C e J C:J O intervalo de células nas colunas C até G e linhas 5 a 7 C5:G7 Adaptado de: Perez e Andrade (2016, p. 133). Outro elemento fundamental no uso de fórmulas são os operadores. Por eles identificamos o tipo de cálculo que queremos executar, podendo ser do tipo: aritmético; comparação; concatenação de texto; referência. O quadro 18 apresenta os operadores aritméticos. Quadro 18 – Operadores aritméticos Operador Significado Exemplo + Adição 2+3 - Subtração 5-3 * Multiplicação 4*3 / Divisão 7/2 % Porcentagem 80% ^ Exponenciação 2^3 Adaptado de: Perez e Andrade (2016, p. 134). Mais um tipo de operador é o de comparação. Ele compara dois valores lógicos e permite retornar um valor verdadeiro ou falso. O quadro 19 apresenta os operadores de comparação. 156 Unidade IV Quadro 19 – Operadores de comparação Operador Significado Exemplo = Igual a X=Y > Maior que X>Y < Menor que X<Y >= Maior ou igual que X>=Y <= Menor ou igual que X<=Y <> Diferente de X<>Y Fonte: Perez e Andrade (2016, p. 134). Passando a mais um tipo de operador, encontramos os de concatenação, cujo objetivo é interligar uma ou mais sequências de caracteres, gerando um único texto. O caractere utilizado para executar tal operação é o “&”, conhecido como “e comercial”. A figura 105 apresenta um exemplo dele. Figura 105 – Exemplo de operador de concatenação O próximo operador é o de referência, que tem como objetivo combinar intervalos de células e cálculos. O quadro 20 apresenta os operadores de referência. Quadro 20 – Operadores de referência Operador Significado Exemplo : Operador de intervalo que produz uma referência a todas as células entre duas referências, incluindo-as. K1:K10 ; Operador de união capaz de combinar diversas referências em uma. SOMA(B1;B10;C1;C10) Espaço Operador de intersecção que produz uma referência nas células comuns a duas referências. A1:A5 A2:A6 Adaptado de: Perez e Andrade (2016, p. 135). 157 PRINCÍPIOS DE SISTEMAS DE INFORMAÇÃO A partir da compreensão dos elementos mencionados, criamos as fórmulas. A primeira ação é selecionar a célula em que desejamos criar a fórmula, depois digitar o sinal de igual (=) e a fórmula e teclar logo o <enter>. A figura 106 apresenta um exemplo de fórmula. Figura 106 – Exemplo de fórmula 7.1.7 Funções Segundo Perez e Andrade (2016, p. 151), “funções são fórmulas predefinidas utilizadas para cálculos por meio de valores específicos, chamados argumentos, obedecendo a uma determinada ordem ou estrutura”. Estruturas de fórmulas e funções são iguais, o único detalhe se dá na utilização dos argumentos da função. Por exemplo, a função MEDIA é utilizada para calcular as médias dos argumentos descritos nos parênteses. Para inserir uma função, devemos clicar na célula em que desejamos estabelecer a função e procuramos a fórmula na biblioteca de funções disponíveis que satisfaz a função que atende ao usuário na guia Fórmulas. A figura 107 descreve a biblioteca de funções. Figura 107 – Biblioteca de funções Podemos encontrar diversos tipos de funções no Excel® para atender às mais diferentes necessidades. Entre elas, destacamos: AutoSoma, Financeira, Lógica, Texto, Data e Hora, Pesquisa e Referência, além de Matemática e Trigonometria. Propositalmente, comecemos pelas funções financeiras, que são muito utilizadasnas empresas. A figura 108 apresenta algumas delas. 158 Unidade IV Figura 108 – Funções financeiras A primeira função financeira que merece destaque é a VP, que retorna o cálculo do valor presente de um investimento. Vale lembrar que o uso dessa função é de grande valia, porque o cálculo manual do VP não é algo tão simples de ser executado. A constituição da função é: =VP(taxa; Nper; [VF]; [Tipo]). Assim, encontramos os argumentos da função como: • Taxa: taxa de juros do período. • Nper: total de períodos de pagamento em uma anuidade. • Pgto: pagamento realizado em cada período. • VF: valor futuro, também conhecido como saldo, sendo o valor desejado após o último pagamento. • Tipo: argumento opcional que caso seja zero (0) ou estiver omitido (1), o pagamento será no início do período. 159 PRINCÍPIOS DE SISTEMAS DE INFORMAÇÃO A segunda função financeira também bastante utilizada é o VF, que auxilia nos cálculos do valor futuro de um investimento relacionado a pagamentos periódicos e constantes com taxa de juros contínua. A anatomia da função é: =VF(taxa; Nper; [VP]; [Tipo]). Os argumentos dessa função são: • Taxa: taxa de juros aplicada ao período. • Nper: número total de períodos em meses, quinzenas, trimestres etc. • Prazo: pagamento realizado em cada período. • VP: valor presente ou valor total que corresponde a uma série de pagamentos futuros. • Tipo: argumento opcional que caso seja zero (0) indica o pagamento no final do período e caso seja um (1) significa pagamento no início dele. Falando agora acerca de outro conjunto de funções, chegamos às chamadas funções lógicas, que nos ajudam a manipular dados e a criar uma lógica relacionando células da planilha eletrônica. A figura 109 apresenta essas funções. Figura 109 – Funções lógicas Tomemos como exemplo a função lógica SE. Ela apresenta como resposta um determinado valor se a condição especificada for validada como verdadeira e outra resposta caso a condição seja falsa. A figura 110 exibe a função SE. 160 Unidade IV Figura 110 – Função SE Os parâmetros utilizados na função SE são: • Teste_lógico: qualquer valor ou expressão que possa ser avaliado como verdadeiro e falso. • Valor_se_verdadeiro: valor desejado caso o teste_lógico seja verdadeiro. • Valor_se_falso: valor desejado caso o teste_lógico seja falso. Outro conjunto de funções interessantes é o referente a texto. Trata-se de um grande auxílio na viabilização do trabalho com textos nas planilhas, principalmente quando desejamos integrar muito o trabalho entre planilhas eletrônicas e processadores de texto. A figura 111 demonstra uma relação com as funções de texto. Figura 111 – Funções de texto 161 PRINCÍPIOS DE SISTEMAS DE INFORMAÇÃO Com o intuito de exemplificarmos as funções de texto, tomemos a função MAIÚSCULA encontrada na figura 112. Por meio dela, é possível a conversão do texto contido em uma célula para um formato em que teremos todas as letras em maiúsculo. Figura 112 – Função MAIÚSCULA De forma similar à função vista anteriormente, a função MINÚSCULA promove a conversão do texto contido em célula para um formato em que todas as letras estarão em minúsculo. A figura 113 apresenta essa função. Figura 113 – Função MINÚSCULA Outra função de texto essencial para o uso em relatórios é a AGORA. Ela insere em uma célula a data e hora atuais do sistema. A figura 114 exibe tal função. 162 Unidade IV Figura 114 – Função AGORA Ainda, na lista das funções de texto, encontramos a função HOJE. Ela, apresentada na figura 115, retorna o número da data atual. Figura 115 – Função HOJE Existem ainda diversas outras funções que podem ser utilizadas nas planilhas eletrônicas do Excel®, tais como: funções matemáticas, estatísticas e trigonométricas. Elas podem ser empregadas na execução de cálculos, independentemente de serem simples e intermediários, sempre a depender das necessidades do usuário. 163 PRINCÍPIOS DE SISTEMAS DE INFORMAÇÃO 7.2 Processadores de texto 7.2.1 Word® O Word® é um processador de texto criado pela Microsoft, considerado uma das aplicações mais utilizadas do mundo em se tratando de produção e edição de textos. Foi ele que entre a década de 1980 e 1990 substituiu rapidamente as antigas máquinas de datilografar. De forma similar ao Excel®, o Word® pode ser aberto, quando utilizamos o sistema operacional Windows diretamente pelo botão iniciar, digitando a palavra “word” e escolhendo o programa que aparecerá imediatamente nas opções. A figura 116 apresenta a forma de abertura do programa. Figura 116 – Abertura do Word® Inicialmente, temos a opção Novo com um documento em branco e outros templates sugeridos para negócios, panfletos, educação, entre outros. Existe uma forma distinta para encontrar novos modelos por meio da procura de itens online disponibilizados pela Microsoft®. A figura 117 apresenta a janela do Word® aberta. 164 Unidade IV Figura 117 – Tela inicial do Word® Quando selecionamos um documento em branco, é disponibilizado um espaço em um documento em branco com formatações padrões. A figura 118 exibe esse documento pré-formatado. Figura 118 – Documento em branco do Word® Os componentes do Word® são muito semelhantes aos do Excel®, principalmente na faixa de opções, que é, também, dividida em guias, grupos de comandos e comandos. 165 PRINCÍPIOS DE SISTEMAS DE INFORMAÇÃO Lembrete De forma semelhante ao Excel®, no Word® temos as guias que organizam os grupos de comandos e os comandos. As principais guias encontradas no Word® são: Arquivo, Página Inicial, Inserir, Design, Layout da Página, Referências, Correspondências, Revisão, Exibir e Ajuda. A figura 119 apresenta as guias do Word®. Figura 119 – Guias do Word® Fonte: Perez e Andrade (2016, p. 25). • Página Inicial: seu principal objetivo é suportar a formatação e edição do conteúdo do texto, envolvendo fontes, parágrafos, estilos, além de comandos básicos para a transferência, tais como copiar, recortar e colar, por exemplo. • Inserir: tem como função favorecer a inserção de diversos elementos úteis na criação de um texto. Entre eles, é possível citar: tabelas, imagens, conteúdos, suplementos, mídia, links, cabeçalhos, rodapés, comentários e símbolos. • Design: é de grande importância no refinamento do trabalho com processador de texto. Ela presta um grande auxílio na alteração dos temas do documento. É possível, com as funcionalidades dessa guia, trabalhar com marca d’água e bordas de páginas, atribuindo um tipo de padronização no documento. • Layout: provê a configuração das páginas no documento, envolvendo questões relativas às margens, à orientação, e às colunas, bem como também trabalha com quebras e faz alterações nos recuos e espaçamentos de parágrafos. • Referências: possibilita a inserção de um sumário automatizado e o trabalho com notas de rodapé. Um grande auxílio da guia ocorre na organização de referências bibliográficas no texto e na inserção/controle de legendas de figuras e quadros no texto. • Correspondências: pode ser utilizada na criação de malas diretas, além do uso de envelopes e etiquetas. 166 Unidade IV • Revisão: grande apoio na revisão de textos e eventuais controles de alterações no texto digitado. • Exibir: tem a finalidade de permitir alterações no modo de exibição do documento. Por meio dela é possível definir a forma como se movimentam páginas e eventuais alterações de zoom do documento. • Ajuda: usada como um suporte sobre a utilização do Word® por meio de orientações, treinamentos e apresentação de novidades. • Arquivo: é a primeira guia encontrada no Word® e nos ajuda a criar novos trabalhos, abrir documentos recentemente utilizados, imprimir, compartilhar, exportar e transformar, entre outros. O quadro 21 apresenta as teclas de atalho que permitem o acesso rápido às guias. Basta acionarmos a tecla <alt> e depois aquela que for correspondente à guia desejada. Quadro 21 – Teclas de atalho para guias do Word® Guia Tecla correspondenteArquivo A Página Inicial C Inserir T Design D Layout Q Referências S Correspondências N Revisão V Exibir K Ajuda Y3 7.2.2 Configuração de fontes, parágrafos e estilos A configuração de fontes é encontrada na guia Página Inicial através de um grupo de comandos chamado de Fonte, apresentado na figura 120. Figura 120 – Grupo de comandos Fonte 167 PRINCÍPIOS DE SISTEMAS DE INFORMAÇÃO Cada comando contido na figura 114 recebeu uma numeração que tem o seu objetivo mencionado no quadro 22. Quadro 22 – Descrição dos comandos de fonte Itens Função Descrição 1 Aumentar o tamanho da fonte Esta função é útil para ajustar o texto em determinado espaço sem a necessidade de testar cada um dos tamanhos de fonte, de forma rápida e visual. 2 Diminuir o tamanho da fonte Visa ajustar o texto sem a necessidade de testar os tamanhos de fonte existentes, de forma visual. 3 Ajustar letra maiúscula ou minúscula Tem o objetivo de ajustar o texto com letras maiúsculas/minúsculas, com algumas subfunções, como definir apenas a primeira letra da palavra maiúscula ou uma palavra toda maiúscula. 4 Limpar formatação Remove a última formatação, deixando a formatação padrão normal. 5 Negrito Aplica o efeito negrito na fonte escolhida. 6 Itálico Utiliza o efeito itálico na fonte escolhida. 7 Sublinhado Emprega o efeito sublinhado na fonte escolhida. Nela também é possível escolher o estilo de sublinhado. 8 Tachado Coloca um risco no meio da fonte escolhida, útil para destacar algo no texto. 9 Subscrito Tem a finalidade de adicionar letras ou números abaixo do texto – por exemplo: X2. 10 Sobrescrito Possui o objetivo de adicionar letras ou números acima do texto – por exemplo: X3. 11 Tipografia Efeitos de tipografia na fonte escolhida. 12 Realce no texto Realiza uma marcação no texto na cor escolhida, útil para destacar uma parte de um documento. 13 Cor do texto Define a cor do texto no documento. No que se refere à configuração de parágrafos, também encontramos na guia Página Inicial um grupo de comandos chamado de Parágrafo. Aqui está disponível a configuração de marcadores, alinhamento, aumentar/diminuir recuo, criar uma classificação em ordem alfabética, mostrar a formatação do documento por meio de simbologias, criar sombreamento e adicionar/retirar bordas. Os marcadores são úteis na definição da estrutura de tópicos em um texto através da escolha de estilos conforme a necessidade. Marcadores numéricos e letras são mais utilizados para definir uma sequência. Um bom exemplo seria o das etapas de um evento ou uma relação de itens por ordem de importância. A figura 121 apresenta o uso de marcadores em um texto. 168 Unidade IV Selecionar aqui Figura 121 – Utilização de marcadores Ainda temos no conjunto de comandos de parágrafos os botões de alinhamento e de recuo. Por meio dos botões de alinhamentos conseguimos alinhar um texto à esquerda, à direita, centralizado e justificado. Já através dos botões de recuo podemos mover o parágrafo para mais longe ou para mais perto da margem. É possível trabalhar no Word® com estilos e até mesmo criá-los e modificá-los, nele encontramos formatações predefinidas. As configurações de estilos, que também estão inseridas na guia Página Inicial, podem ser vistas na figura 122. Ao selecionar esta opção, serão apresentadas as formatações predefinidas, conforme figura ao lado Figura 122 – Configuração de Estilos 169 PRINCÍPIOS DE SISTEMAS DE INFORMAÇÃO 7.2.3 Grupos de comandos para configurar página Na guia Layout encontramos o grupo de comandos Configurar Página. Nele é possível configurar margens, orientação, tamanho e colunas. Consta exemplo do referido grupo na figura 123. Figura 123 – Grupo de comandos Configurar Página Por meio do comando Margens, encontramos algumas opções, como: Normal, Estreita, Moderada, Larga e Espelhada. Em cada uma delas, as margens do documento são definidas a partir da distância do texto para as bordas superior, inferior, direita e esquerda. Além dos modelos descritos, havendo a possibilidade de personalização, através da opção Margens personalizadas, que diferentemente da escolha das margens predefinidas, disponibiliza-se a alterar a orientação, o tamanho, o tipo de papel etc. O comando Orientação nos ajuda a definir como o documento será apresentado e impresso. Essas formas de orientação são o retrato ou a paisagem. A partir do comando Tamanho, pode-se definir as dimensões do documento (carta, A3, A2, ofício, entre outros). Configurando-se adequadamente o tamanho, garantimos uma impressão adequada e sem cortes com maior aproveitamento. O comando Colunas permite a divisão da página do documento em várias partes. Um bom exemplo seria a construção de um folheto de divulgação ou mesmo a divisão de um artigo de revista, no qual precisamos da divisão em colunas. Encontramos ainda o comando Números de Linha na guia Layout. Por meio dele, numeramos as linhas de um documento, facilitando a definição sobre qual parte do texto se dará seu início para assim controlar todas as linhas. Também é possível efetuar ajustes, por exemplo, verificando se determinado texto terá a separação por hífen ou não, por meio do comando Hifenização. O último comando do grupo é o Quebras. Nele é possível realizar a quebra de uma página ou seção. 7.2.4 Configurações da guia Revisão A guia Revisão proporciona uma série de ferramentas que favorecem ao processo de revisão de um texto criado pelo usuário. Nela encontramos os grupos de comando: Revisão de Texto, Fala, Acessibilidade, Idioma, Comentários, Controle, Alterações, Comparar Proteger e Tinta. 170 Unidade IV O grupo de comandos Revisão de Texto é um grande suporte para o usuário verificar a escrita, a gramática e a ortografia, fornecendo também um dicionário de sinônimos e um mecanismo de contagem de palavras. Partindo agora para o grupo de comando Controle, podemos controlar alterações e registrar qualquer alteração no texto, seja inserção/troca ou remoção de palavras/figuras. A figura 124 apresenta o mecanismo de comentários. Posicionar o ponteiro indicador do texto na palavra ou frase que deseja comentar e selecionar a opção Novo comentário. Aparecerá uma caixa de diálogo a ser preenchida com as informações desejadas Ao selecionar a opção Comentários, as seguintes subopções são mostradas: Novo comentário, Excluir, Anterior, Próxima e Mostrar comentários Figura 124 – Comentário no Word® O comentário inserido pode ser visualizado na caixa lateral junto à marcação da palavra. Portanto, quando outro usuário fizer uma próxima leitura do documento, esses pontos estarão grifados, demonstrando assim o que necessita de maior atenção. Podemos, a partir da caixa de leitura lateral, realizar a inserção de uma resposta, conforme descrito na figura 124. Ainda neste grupo de comandos, é possível verificar as marcações inseridas no documento por meio do comando Mostrar Marcações. Logo, podemos, após a verificação, aceitar ou não os ajustes. A figura 125 apresenta esse processo. Figura 125 – Comandos de Controle 171 PRINCÍPIOS DE SISTEMAS DE INFORMAÇÃO A figura 126 exibe as ações de aceitar ou rejeitar as marcações individualmente. É possível aceitar/ rejeitar e passar para a próxima marcação, assim como conseguimos aceitar/rejeitar todas as alterações de uma só vez. Seleção Aceitar Seleção Rejeitar Figura 126 – Aceitar e rejeitar alterações 7.2.5 Lista de comandos rápidos Assim como nas planilhas eletrônicas do Excel®, temos disponíveis um conjunto de comandos rápidos executados por meio de um conjunto de teclas acionadas ao mesmo tempo. Esses comandos rápidos são um grande auxílio para o usuário que deseja, utilizando o teclado, executar configurações ágeis. O quadro 23 apresenta a lista de comandos rápidos. Quadro 23 – Lista de comandos rápidos Função Comando Alterar fonte do texto Ctrl + Shift + F Aumentar o tamanho da fonte Ctrl + Shift + > Diminuir o tamanho da fonte Ctrl + Shift + < Negrito Ctrl + N ItálicoCtrl + I Sublinhado Ctrl + S Sublinhar o texto, mas não o espaço entre as palavras Ctrl + Shift + W Subscrito Ctrl + = Sobrescrito Ctrl + Shift + + Alinhar o texto à esquerda Ctrl + Q Alinhar o texto à direta Ctrl + G Centralizar o texto Ctrl + E Justificar o texto Ctrl + J 172 Unidade IV Função Comando Localizar uma palavra no texto Ctrl + L Substituir uma palavra no texto Ctrl + U Enviar um arquivo para impressão Ctrl + P Mostrar parágrafos e configurações do documento Ctrl + * Mover o ponteiro de digitação para o início do texto Ctrl + Home Mover o ponteiro de digitação para o término do texto Ctrl + End Modificar o texto para caixa-alta ou caixa-baixa Shift + F3 8 APLICATIVOS PARA ESCRITÓRIOS (PARTE 2) Dando continuidade aos estudos sobre os aplicativos utilizados no cotidiano dos escritórios, passemos para os geradores de apresentação e softwares de gerenciamento de e-mail e de compromissos. Utilizaremos, para fins didáticos, como ferramenta, o PowerPoint® e o Outlook®, que são ferramentas integrantes do Microsoft® 365. Primeiramente, abordaremos o uso do PowerPoint® como ferramenta para gerar e fazer apresentações para, então, na sequência, utilizar o Outlook® como aplicação de e-mail e de gestão de compromissos. 8.1 Gerador de apresentação 8.1.1 Guias, grupos e comandos do PowerPoint® De forma similar aos outros produtos integrantes do Microsoft 365®, o PowerPoint® é composto de guias, grupos de comandos e comandos. Assim, é possível encontrar as seguintes guias: Página Inicial, Inserir, Design, Transições, Animações, Apresentação de Slides, Revisão, Exibir, Ajuda e Arquivo. A guia Página Inicial guarda algumas semelhanças com aquelas de mesmo nome disponíveis no Excel® e no Word®, a grande diferença está no grupo de comandos de slides, de desenho e de designer, recorrentemente utilizados nas montagens das apresentações. • Inserir: traz uma série de grupos de comandos que permitem inserir slides, tabelas, imagens, ilustrações, suplementos, links, comentários, textos, símbolos e mídia. Muitas delas são extremamente intuitivas e guardam semelhanças com ações executadas no processador de texto Word®. • Design: auxilia na configuração de temas, variantes e personalização de slides, por meio de ideias de design. A utilização dos comandos contidos nos grupos desta guia contribui na estética dos slides utilizados. As outras guias encontradas no PowerPoint® são: • Transições: fornece um conjunto de comandos para configurar as transições de slides e os intervalos. 173 PRINCÍPIOS DE SISTEMAS DE INFORMAÇÃO • Animações: é composta dos comandos de configuração das animações de forma básica e avançada. • Apresentação de slides: exibe diversos comandos de configuração da apresentação dos slides propriamente dita. • Revisão: permite a inserção de comentário e demais ferramentas de revisão de forma semelhante às outras aplicações do Microsoft 365®. • Exibir: possui um conjunto de comandos que possibilita a configuração de modos de exibição, além de configuração de slide mestre, zoom e janelas. • Arquivo: disponibiliza tarefas voltadas à abertura de novos documentos, impressão, compartilhamento e exportação. 8.1.2 Inserção de slides e configuração do design A inserção de slides ocorre a partir da guia Página Inicial, na faixa de opções. Lá encontramos o comando Novo Slide, conforme a figura 127. Ao selecioná-la, será aberto um conjunto de opções de slides. Basta selecionar uma delas. No primeiro slide inserido, encontraremos a opção de digitar o título e o subtítulo da apresentação. Inserir um novo slide Figura 127 – Inserção de slides 174 Unidade IV A fim de melhorar a qualidade dos slides, chegamos à guia Design, em que encontramos uma série de opções de designs dos mais diferentes tipos possíveis a partir de temas predefinidos. A figura 128 apresenta esta guia. Ao selecionar a guia Design, na barra de ferramentas, serão exibidas as possibilidades de layout disponíveis Figura 128 – Design dos slides Podemos criar o nosso próprio layout, utilizando uma imagem de nossa propriedade. Devemos, então, selecionar a guia Design, na faixa de opções, e, na sequência, escolher o comando Personalizar e depois escolher a imagem, conforme a figura 129. Para inserir um fundo personalizado com uma imagem própria, selecionar Inserir. A tela Inserir Imagens será aberta. Basta procurar a localização da imagem Esta seleção possibilita a inserção de textura ou imagem de fundo no slide Figura 129 – Personalização de layout 175 PRINCÍPIOS DE SISTEMAS DE INFORMAÇÃO 8.1.3 Configuração de slide mestre O slide mestre é considerado o slide principal utilizado na elaboração de apresentações utilizando o PowerPoint®. Podemos encontrar a sua configuração na guia Exibir, por meio do seu grupo de comandos. Através do slide mestre padronizamos e controlamos as fontes, os estilos, o tamanho de títulos e marcadores, gerando uma homogeneidade na apresentação. Conseguimos também inserir no slide mestre a data, a numeração, o nome do autor da apresentação, garantindo a personalização do material. A figura 130 apresenta o local onde encontramos os comandos do slide mestre. Figura 130 – Configuração do slide mestre Ao selecionarmos o botão Slide Mestre, encontramos os temas disponíveis, que representam a forma como o conteúdo será apresentado, podendo ser – como no exemplo a seguir – Slide de título, no qual serão descritos o título da apresentação e o subtítulo, caso contenha. A figura 131 exibe essa ideia. Ao selecionar a opção Slide Mestre, será apresentado um slide com as configurações disponíveis para cada tema: Slide de título, Título e conteúdo etc. Este é um slide mestre Slide de título Figura 131 – Slide mestre Há ainda outros temas, tais como: Título e conteúdo, Imagem com legenda, Comparação, Duas partes de conteúdo, Cabeçalho da seção e Em branco. 176 Unidade IV Ao efetuar a configuração do Slide Mestre, encontramos na lateral da janela outros temas em pequenos ícones no formato de slides, conforme pode ser visto na figura 132. Outros temas Opção de inserção de data, nome do autor e número do slide Figura 132 – Outros Slides Mestre 8.1.4 Inserção de tabelas, gráficos, imagens e formas Existem duas maneiras de inserir tabelas, gráficos, imagens ou formas em uma apresentação com slides. Em uma delas, é possível selecionar o que se deseja no próprio slide. A figura 133 exibe essas opções destacadas. Pode-se inserir uma tabela, gráfico, imagem, vídeo por meio destes ícones Figura 133 – Inserção de tabelas e gráficos 177 PRINCÍPIOS DE SISTEMAS DE INFORMAÇÃO Especificamente para tabelas, a outra maneira é por meio do comando Inserir tabela, na guia Inserir, na faixa de opções, onde podemos indicar a quantidade de linhas e colunas, o modelo (cores), sendo possível integrar uma planilha eletrônica do Excel®. A figura 134 nos mostra a inserção de tabelas. Selecionar a quantidade desejada de linhas e colunas Figura 134 – Inserção de tabelas Falando agora a respeito de gráficos inseridos em uma apresentação, encontramos na figura 135 a possibilidade de analisar e escolher o que melhor representa a ideia pretendida na demonstração por meio de gráficos. Para ter acesso a esta janela, precisamos acessar a guia Inserir, logo depois o grupo de comandos Ilustrações e o comando Gráfico. Possibilidades de gráficos Figura 135 – Inserção de gráficos 178 Unidade IV A inserção de imagens pode ser feita a partir de opções localmente situadas no computador ou na web. Tal inserção consta na figura 136, por meio do grupo de comandos Imagens e também, para relembrar, diretamente no slide, selecionando o ícone de imagem. Figura 136 – Inserção de imagens Podemos selecionar imagens de diversas formas. Primeiramente, por meio do comando Instantâneo, onde são apresentadas as telas abertas possibilitando a captura imediata. As imagens podem ser inseridas na forma original ou recortadas, com o recurso Recortede Tela. A figura 137 exibe a ideia de uso das imagens. Com este recurso, pode-se apresentar apenas a parte relevante de uma imagem de captura de tela Esta ferramenta captura todas as telas abertas no momento Figura 137 – Comando Instantâneo 179 PRINCÍPIOS DE SISTEMAS DE INFORMAÇÃO 8.1.5 Transições de slides e animações Na faixa de opções encontramos também a guia Transições, que fornece um conjunto de possibilidades para converter uma simples apresentação em algo diferenciado. Podemos visualizar as opções de efeito de transição, tempo e som, disponíveis para inserção na apresentação. A figura 138 exibe o grupo de comandos de transições. Esta opção abrirá uma seleção de possíveis formatos de troca de slides Definição de tempo para cada slide Figura 138 – Transições A lista de opções para a transição de um slide apresenta um considerável conjunto de opções, sendo possível estabelecer a definição de tempo no qual o efeito será realizado (rápido ou demorado), além da direção da arte. Todas essas opções estão disponíveis na guia Transições. Na figura 139 é possível ver uma das opções de transição ou troca de slides. Quando escolhemos e definimos todos os itens, como direção e tempo, conseguimos visualizar o resultado por meio do comando Visualizar. Esta opção executa o que foi solicitado O ícone Estrela na frente do slide representa um efeito associado a ele Figura 139 – Exemplo de transição 180 Unidade IV Outra importante guia, que é um grande auxílio no emprego de maior dinamismo nas apresentações, é a Animações. Nela encontramos os meios que permitem a inserção de efeitos, tais como: máquina de escrever, movimentar desenhos e colocar sons, fazendo com que a apresentação ganhe um pouco mais de “vida”. A figura 140 exibe a guia Animações e algumas opções de efeito. Opção de escolha de sentido Definição de tempo e opção clicar ou automático Opção de escolha de efeito Figura 140 – Animações 8.2 Software de e-mails e gestão de compromissos 8.2.1 Outlook® Considerado um dos softwares mais conhecidos nas organizações, o Outlook® é um aplicativo desenvolvido pela Microsoft para ser utilizado no gerenciamento de e-mails, compromissos, tarefas, eventos e calendário. Ele pode ser usado em desktops ou diretamente no smartphone em plataforma mobile. Lembrete O Outlook®, assim como as outras soluções do Microsoft® 365, é classificado como software de aplicação. 181 PRINCÍPIOS DE SISTEMAS DE INFORMAÇÃO De forma muito parecida com os outros aplicativos integrantes do Microsoft 365®, o Outlook® tem a sua barra principal de ferramentas organizada em guias, grupos comandos e comandos, que variam de acordo com a opção de navegação escolhida pelo usuário. Suas principais guias são: Arquivo, Página Inicial, Enviar/Receber, Pasta, Exibir e Ajuda. As opções de navegação encontradas no Outlook® são: Email, Calendário, Pessoas, Tarefas, Anotações, Pastas e Atalhos. A figura 141 apresenta essas opções de navegação. Figura 141 – Opções de navegação A opção de navegação Email é a mais conhecida e utilizada pelos usuários. A figura 142 a apresenta. 182 Unidade IV Figura 142 – Opção de navegação Email Nela por meio das guias e comandos gerenciamos os e-mails, podendo criá-los, enviá-los, recebê-los, movê-los, arquivá-los, entre outras ações. Na guia Página Inicial encontramos os comandos para a redação de um e-mail, mas também é possível, sincronizando com os seus e-mails, criar novos compromissos, contatos e reuniões. Na figura 143 constam os grupos de comandos da referida guia. Figura 143 – Guia Página Inicial Vejamos agora o que cada um deles executa: • Etapas Rápidas: encontramos cadastradas as regras de arquivamento de e-mail, ações de conclusão de leitura e até encaminhamento de correio eletrônico para uma determinada pessoa pré-cadastrada, facilitando a rotina diária. 183 PRINCÍPIOS DE SISTEMAS DE INFORMAÇÃO • Mover: configuramos ações de armazenamento da mensagem recebida na pasta de sua escolha. • Marcas: categorizamos uma mensagem por grau de importância ou a separamos por grupos. • Grupos: executamos tarefas de criação e busca de grupos existentes na base de contatos. • Localizar: buscamos e-mails, contatos, ou determinada informação, partindo de parâmetros fornecidos, como Não lido, Com anexos etc. • Fala: disponibiliza o botão Ler em Voz Alta, que possibilita a leitura do e-mail que está na tela a partir da própria aplicação, beneficiando aqueles com dificuldade de leitura. 8.2.2 Escrevendo um e-mail e criando catálogo de endereços no Outlook® Quando desejamos criar um novo e-mail, devemos recorrer à guia Página Inicial e utilizar o comando Novo Email. Consequentemente, uma janela será aberta e precisaremos preencher as informações do endereço de e-mail do destinatário no campo Para. Caso haja necessidade de deixar mais alguém informado acerca da mensagem, deve-se preencher o campo Cc com os endereços de e-mail especificados. Caso seja necessário o envio de uma cópia do e-mail para um destinatário, sem que os outros copiados no e-mail tenham conhecimento, pode-se utilizar o campo CCo e efetuar o preenchimento com o endereço de e-mail de destino. Utilizar esse recurso é fundamental quando não queremos expor os endereços dos destinatários para todos os copiados. Observação Podemos selecionar os endereços de e-mail que estão cadastrados no catálogo de endereço do Outlook®. Procedendo com a elaboração do e-mail, devemos preencher o corpo do e-mail com a mensagem que desejamos transmitir. É possível fazer configurações semelhantes àquelas existentes no Word®, tais como: fonte, estilo, tamanho, cor, alinhamento, marcadores, entre outros. Caso seja necessário, podemos anexar arquivos e definir uma prioridade de envio, auxiliando no acompanhamento do e-mail. A figura 144 apresenta esses detalhes de construção do e-mail. Utilizar para anexar documentos ou demais arquivos Definir o nível de prioridade do e-mail conforme sua importância/urgência Após inserir os destinatários, clicar em Enviar Figura 144 – Novo e-mail 184 Unidade IV O catálogo de endereços apresenta o conjunto de contatos disponíveis para o usuário. Nele encontramos nomes, departamentos, cidade, cargo, além, é claro, do endereço de e-mail. A figura 145 exibe informações sobre o catálogo de endereços. Selecionar a opção Catálogo de Endereços Busca na base de contatos São apresentados os contatos Figura 145 – Catálogo de Endereços 8.2.3 Elaboração de assinatura e de respostas automáticas no Outlook® Outros dois bons recursos contidos no Outlook® são as assinaturas e as respostas automáticas. A primeira deve conter informações sobre o remetente do e-mail, como por exemplo, cargo, departamento, empresas, contato, entre outras. Nela podemos configurar a fonte, além de inserir o logotipo de empresa e dar a destinação correta da assinatura. A configuração pode ser feita por meio da guia Arquivo, escolher Opções e selecionar a opção Email e logo depois Assinatura. A figura 146 apresenta essa configuração. Também é possível criar uma assinatura diretamente em uma mensagem de e-mail. Isso pode ser feito na guia Mensagem, selecionando a opção Assinatura e seguindo o passo a passo solicitado pelo Outlook®. 185 PRINCÍPIOS DE SISTEMAS DE INFORMAÇÃO Figura 146 – Assinaturas A configuração das respostas automática representas outra ferramenta importante pelo fato de gerar proatividade nos processos do cotidiano em um escritório. Ela providencia respostas simples e objetivas para um determinado destinatário que aguarda a resposta. Para enviarmos uma resposta rápida, devemos na guia Novo email escolher o grupo de comandos Meus Modelos e o comando Ver Modelos. Assim, os modelos predefinidos serão exibidos e devemos escolher um deles ou clicar em +Modelo para criar um novo. Concluída a definição do modelo, teremos a exibição de todos. Basta que escolhamos um e de forma automática o texto será inserido nocorpo do e-mail e a mensagem estará pronta para o envio. Na figura 147 encontramos essa ação com respostas rápidas. Figura 147 – Respostas automáticas 186 Unidade IV 8.2.4 Criação de pastas no Outlook® O Outlook® fornece um mecanismo de organização e criação de pastas para armazenar e-mails e categorizá-los de acordo com as necessidades do usuário. A criação de uma pasta pode ser feita diretamente na guia “Pasta” no grupo de comandos Novo e no comando Nova Pasta. Logo após, abre-se uma janela, na qual preenchemos o nome da pasta e informamos a sua localização. Além de destinada a opção de navegação e-mail, é possível criar pastas para as outras opções de navegação do Outlook. Após a criação das pastas, conseguimos identificá-las nos itens no painel de leitura do Outlook®, conforme pode ser visto na figura 148. Criar pastas, bem como a definição de seus nomes, depende dos critérios estabelecidos pela organização e das necessidades pessoais do usuário. Pastas criadas para organização Figura 148 – Organização de pastas Assim, é possível mover os e-mails da Caixa de Entrada diretamente para as pastas que foram criadas ou por meio de preferências, estabelecendo uma organização própria das suas mensagens. A figura 149 apresenta a localização do comando e do grupo de comandos mencionados. 187 PRINCÍPIOS DE SISTEMAS DE INFORMAÇÃO Selecionar a opção para adicionar na pasta Figura 149 – Favoritos Conseguimos ainda executar o armazenamento automático de e-mails a partir de parâmetros previamente definidos. Podemos realizar inclusive a criação de um arquivo morto dos e-mails ou até mesmo limpar e armazenar e-mails por um determinado período, conforme apresentado na figura 150. Opção de configuração de arquivo morto Configuração de armazenamento com prazo determinado Figura 150 – Autoarquivar 8.2.5 Outras opções de navegação no Outlook® Além da opção de navegação e-mail, existem opções extremamente importantes na rotina diária de qualquer escritório e até mesmo na vida das pessoas. Essas funcionalidades transformam o Outlook® em uma ferramenta de grande valia para as empresas. Uma das principais opções de navegação é o Calendário. Por meio dela, organizamos as nossas rotinas e compromissos do cotidiano, utilizando uma agenda que pode ser visualizada com periodicidade diária, semanal ou mensal. A figura 151 apresenta a opção de navegação Calendário com uma agenda no formato mensal. Observamos o calendário à esquerda, com os dias do mês atual e, à direita, os outros meses do ano corrente. Caso seja necessário o cadastramento de um novo compromisso ou evento, deve-se acionar o comando Novo Compromisso ou, em caso de uma reunião, Nova Reunião. Há a possibilidade de adicionar o e-mail dos demais participantes para enviar um convite. 188 Unidade IV Figura 151 – Calendário A figura 152 apresenta um novo compromisso a ser agendado. Figura 152 – Compromisso no calendário 189 PRINCÍPIOS DE SISTEMAS DE INFORMAÇÃO Observação A opção de navegação Calendário pode ser integrada às salas e aos espaços de reunião da organização, facilitando as reservas de sala com base nos compromissos agendados. A próxima opção de navegação do Outlook® que queremos mencionar é a Contato, apresentada na figura 153. Nela encontramos uma opção com os contatos de e-mail, incluindo informações de cargo/função, telefone etc. É importante dizer que toda a base de contatos tanto do ambiente corporativo quanto do particular pode ser mantida no Outlook®, tendo a possibilidade de ser apresentados em grupos diferentes. Figura 153 – Opção de navegação Contatos Para administrar eventos, compromissos e demais tarefas, o Outlook® dispõe a opção de navegação Tarefas, encontrada ao selecionar na barra inferior a opção Tarefas. Ao inserir uma nova tarefa, uma tela se abrirá para ser preenchida com os dados. Caso possua data, ela será apresentada na lista, como na figura 154. Também é possível definir categorias e prioridades para cada atividade. 190 Unidade IV Figura 154 – Opção de navegação Tarefas 191 PRINCÍPIOS DE SISTEMAS DE INFORMAÇÃO Resumo Nesta unidade, apresentamos os principais aplicativos utilizados na automação de escritórios, que formam o ferramental adequado para as mais diversas atividades no ambiente corporativo. O tópico 7 teve como foco as planilhas eletrônicas e os processadores de texto. Para fins didáticos, primeiramente utilizamos o Excel®, devido ao fato de ele ser uma das planilhas eletrônicas mais utilizadas no mundo corporativo. Começamos com uma apresentação do seu uso básico, que envolve células, linhas e colunas, bem como as configurações de fonte e demais guias essenciais da faixa de opções. Ainda no Excel®, demonstramos o emprego de fórmulas e funções, apresentando quais são as principais e mais utilizadas. Demos ênfase nas funções financeiras, lógicas, de texto, entre outras, certamente a parte mais conhecida nas empresas. O processador de texto Word® também foi mostrado. Exibimos a utilização das guias e as principais funcionalidades, como formatação de fonte e de parágrafo, além das ferramentas utilizadas para controle e revisão de textos. Já no tópico 8, encontramos outros dois aplicativos importantes, que integram o Microsoft® 365. São eles: PowerPoint® e Outlook®. O PowerPoint® foi demonstrado como um gerador de apresentações, e retratamos certas funcionalidades, por exemplo, a configuração de slides mestre, transições e efeitos. Por fim, foi a vez do Outlook®, que é um gerenciador de e-mail e de compromissos. Citamos as suas opções de navegações, além das guias e funcionalidades encontradas em cada uma delas. 192 Unidade IV Exercícios Questão 1. Imagine que, nas células A1 e B1 da planilha de Excel® ilustrada na figura a seguir, tenham sido inseridos, respectivamente, os valores 7 e 3. Na célula C1 foi inserida a fórmula =5*(A1-B1)/(A1+B1). Figura 155 Se essa fórmula for executada, o resultado obtido será: A) -2. B) 2. C) 3,2. D) -3,2. E) -7,3. Resposta correta: alternativa B. Análise da questão Se simularmos a execução da fórmula mostrada na figura, com A1 igual a 7 e B1 igual a 3, chegamos a 2, conforme calculado a seguir. Valor em C1=5*(A1-B1)/(A1+B1)= 5*(7-3)/(7+3)= 5*4/10=20/10=2 193 PRINCÍPIOS DE SISTEMAS DE INFORMAÇÃO Questão 2. Suponha que Lucas, um profissional da área de gestão da tecnologia da informação, precise elaborar um documento em que a descrição de determinado produto seja apresentada como uma lista com marcadores. Assinale a ferramenta do menu de opções do Word apresentada a seguir que realiza a tarefa descrita. A) B) C) D) E) Resposta correta: alternativa E. Análise da questão A inserção de uma lista com marcadores em um documento do Word é feita conforme indicado na figura a seguir. 194 Unidade IV Figura 156 195 REFERÊNCIAS Textuais ALBERTIN, A. L.; ALBERTIN, R. M. M. 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