Gestão de Eventos: Trans-evento

Prévia do material em texto

- -1
GESTÃO E ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS
TRANS-EVENTO
- -2
Olá!
Ao final desta aula, você será capaz de:
1. Oferecer uma visão geral das atividades que transcorrem na fase trans-evento, observando a aplicação das
determinações previstas no pré-evento.
2. Analisar os aspectos administrativos, operacionais, receptivos e de produção relacionados ao trans-evento.
3. Prover as condições necessárias para a elaboração de um check-list de trans-evento que auxilie os
organizadores profissionais de eventos.
1 Introdução
Esta é uma fase decisiva, na qual está inserida tanto a coordenação de produção como o o pessoal técnico-
administrativo e social do evento, além do controle financeiro. Todas as operações previstas na fase pré-evento
relativas à produção e logística precisam ser executadas e acompanhadas detalhadamente. Então, nesta aula,
focaremos a realização do evento propriamente dito. A fase trans-evento se ocupa das atividades e tarefas de
administração, secretaria, produção, relações públicas e operações que dão suporte a realização do evento. Será
possível compreender a forma pela qual estas atividades precisam se ajustar e de que forma as equipes de
produção e operações devem trabalhar. Nesta fase, a ferramenta mais eficaz é o check-list, além do
monitoramento pelo cronograma de atividades, elaborado em cada gerencia. A principal vantagem do check-list,
segundo Vanessa Martin (2003:114), está em agrupar num único lugar, todos os minúsculos detalhes e materiais
necessários para a implantação do evento. A autora ressalta a importância da operacionalização, da coordenação
eficaz para garantir o entrosamento entre todos os fornecedores. Vamos conhecer estas operações?
2 Trans-evento
Se na fase anterior, você lidou com instrumentos de planejamento de natureza mais estratégica ou tática, nesta
fase será muito importante o controle operacional e técnico-administrativo de todas as ações desencadeadas a
partir do Pré-evento. Por isso, na fase Trans-evento destacam-se duas situações:
A adequação dos termos desejados pelo promotor e patrocinador aos termos esperados ou executados no evento
pelo organizador.
- -3
Reposicionamento estratégico da programação, em função de imprevistos ligados à equipe, aos convidados, aos
fornecedores e às operações.
Por isso, na semana de realização do evento, não se admitem mais improvisações, recontratações ou
cancelamento de serviços e fornecedores, por exemplo. O encontro assume um caráter tão definitivo que as
pessoas confirmadas para as posições de recepção, monitoria, camarim, bilheteria, informação e operações de
palco precisam estar preparadas para as situações imprevistas e saber driblá-las. Normalmente, 20% do que foi
teoricamente previsto na fase de pré-evento apresenta alguma deficiência ou nem mesmo pode ser executado, e
isso deve ser encarado com certa normalidade.
É possível, desse modo, dividir a ação executiva do trans-evento em quatro cenários:
Administração.
Produção.
Relações Públicas.
Operações.
3 Administração
Partimos do princípio que seja montada uma central administrativa para onde devem convergir todas as
comissões de trabalho e tomadas as decisões. As atividades da central administrativa podem ser resumidas
assim:
Check-List de Serviços, Materiais e Equipamentos
Deve ser elaborado com antecedência mínima de quatro dias da abertura do evento, e deve constar da lista todos
os materiais e equipamentos necessários, além dos procedimentos adotados durante o evento nos serviços de
recepção, balcão de informações, monitoria e bilheteria.
Controle financeiro
Como vimos, este controle permanece durante o trans-evento, e sua equipe não deve ser modificada. Sua função
é administrar os fluxos de entrada e saída de capital, liberar pagamentos a terceirizados e cuidar dos formulários
de contas a pagar/receber. Liberar pagamentos de cachê aos artistas e palestrantes. Fechar ou acompanhar o
fechamento da bilheteria.
Controle de Estoques
- -4
É instrumento de vital importância na organização de feiras e exposições por exemplo. Os impressos,
publicações e material de apoio aos expositores precisam sofrer rígida auditoria na sua distribuição. Em eventos
de grande porte, quando os materiais circulam entre várias pessoas para diversas finalidades, o controle do
material estocado ajuda a corrigir distorções.
Secretaria Geral
Arquiva os documentos, digita memorandos e convites, cataloga as fichas de inscrição, cuida de organizar uma
lista de contatos executivos. Além disso, seleciona material instrucional, encarrega-se da distribuição das salas,
liberação de equipamentos e rotinas similares.
4 Relações públicas
Relações Públicas é uma ação promocional que tem por objetivo comunicar uma imagem favorável do evento e
da empresa. Cada evento abre oportunidade de se lidar com diversos públicos, como promotores, governo,
representantes comerciais, empregados, fornecedores, clientes e os meios de comunicação.
Num sentido mais moderno, o profissional de relações públicas é cada vez mais um profissional de marketing, já
que com certeza uma imagem favorável do evento ajuda o organizador de eventos na tarefa de prover satisfação.
No dia do evento, trabalha em sintonia fina com o coordenador geral.
- -5
Seleciona e provê os meios de dotar o evento de uma estrutura receptiva. Coordena pessoalmente a recepção de
convidados, imprensa e autoridades, providenciando as condições logísticas e adequando os imprevistos.
• Redige ou interpõe ideias junto a Assessoria de Imprensa no press release final destinado aos veículos 
de comunicação, na semana do evento.
• Organiza, controla e supervisiona a circulação de pessoas em halls, interiores ou corredores, 
contrapondo-se na garantia de segurança de pessoas especialmente convidadas.
• Resolve os imprevistos mais urgentes, como acomodar idosos com conforto, administrar os atrasos de 
artistas e convidados, receber a imprensa nacional e internacional convidada.
• Comparece a entrevistas e coordena “coletiva” de imprensa, representando a empresa organizadora.
• Surge como viés de negociação nas questões mais delicadas, envolvendo prefeituras, polícia militar, 
secretarias municipais e a própria comunidade.
5 Produção
Durante o Trans-evento, a produção é o mecanismo posto a serviço da execução do evento no "front" principal.
Dos três elementos que compõem o trans-evento, torna-se a mais importante já que o gerente de produção
coordena a ação planejada e ajusta as decisões rápidas aos reposicionamentos de última hora. O gerente de
produção deve assumir a governança executiva do evento, estabelecendo a ponte entre produção, administração
e operações, salvaguardando o coordenador para as atividades de relações públicas.
•
•
•
•
•
- -6
Assim, podemos identificar as funções de produção na lista seguinte:
• Aciona o apoio técnico para fazer o acompanhamento do sound-check e light-check (passagem do som e 
teste da iluminação).
• Através do programador, dirige as sequências ou "sets" da programação, intervindo se necessário para 
mudanças repentinas.
• Através do gerente de logística, encarrega-se da distribuição física do local, que inclui: check de salas, 
banheiros e outros ambientes, coloca em ação a central elétrica, examina as fundações do palco, heliporto, 
sistemas de incêndio, portas de emergência, indica posições à Polícia Militar e determina procedimentos 
no estacionamento, bilheteria e serviço de segurança.
• Seleciona e delimita atividades da programação, o que significa gerenciar diretamente o presidente de 
mesa, mestre de cerimônia, locutor, apresentador, gerente de palco, recepcionistas internas e monitores 
de camarim.
• O produtor executivo ou gerente de produção é autoridade máxima no trans-evento. Tem a visão geral 
do evento, pois dele participou desde o início, e, portanto espera-se que seja hábil na condução 
inesperada dos procedimentos de emergência. É fundamental que coordene seu trabalho com 
comunicador tipo Nextel, controlandoos horários, a movimentação de pessoas e todos os detalhes da 
programação.
6 Operações
Refere-se a toda parte operacional do evento, em âmbito externo (logística e transporte) e interno (instalação
física, bilheteria, estacionamento etc.). Baseado no texto de Marlene Matias (2009: 174-183), foi possível
sintetizar uma lista de operações.
Instalações
físicas
Providenciar ou checar auditórios, aparelhos de ar condicionado, mesas, tribunas,
praticáveis, máquinas copiadoras, painéis, placas de mesa, quadros de aviso, aparelhos
telefônicos, central de informática.
Equipamentos
Os equipamentos audiovisuais que serão utilizados no evento são identificados conforme
as necessidades dos palestrantes e do evento em geral: projetor de slides, DVD,
aparelhos de som, amplificadores, microfones, flip chart, computadores, Datashow.
Infraestrutura
de apoio
externo
Dentro do apoio operacional, e em função da amplitude do evento, deverá funcionar o
apoio externo no aeroporto, no hotel, na programação social, cultural e artística
planejada e nos transfers dos convidados e da plateia. Em eventos ao ar-livre,
providencias quanto à supervisão na montagem dos banheiros químicos e instalações de
quiosques de alimentação.
•
•
•
•
•
- -7
Infraestrutura
de apoio
interno
Acrescentamos à lista da autora, outras ações de caráter interno: providências que
precisam ser tomadas em relação à visualização das placas na chegada ao local e outras
placas internas de sinalização de acesso às dependências internas, operações de
manobrista no estacionamento interno, distribuição de monitores nas áreas de acesso
que fazem ligação com os pavilhões ou auditórios, posicionamento de recepcionistas de
apoio para distribuição de material instrucional ou promocional, organização de
procedimento padrão na bilheteria, em parceria com o locador de espaço, visando ao
acompanhamento e auditoria das transações comerciais de venda de ingressos, e,
finalmente, determinar procedimentos junto a empresa de segurança quanto ao
posicionamento e funções dos seguranças contratados, se houver.
O que vem na próxima aula
Na próxima aula, você vai estudar:
• Pós-Evento.
CONCLUSÃO
Nesta aula, você:
• Identificou as atividades que transcorrem na fase trans-evento, observando a aplicação das 
determinações previstas no pré-evento.
• Analisou os aspectos administrativos, operacionais, receptivos e de produção relacionados ao trans-
Saiba mais
No SIA, você tem uma ferramenta importante, chamada Biblioteca Virtual Estácio. Repare que
não é a biblioteca da disciplina, pois essa é usada pelo seu tutor on line. Na Biblioteca Virtual
Estácio, você pode acessar ou imprimir vários livros, constantes ou não do material didático.
Explore nesta ferramenta o livro: Gestão de Eventos em Lazer e Turismo (2004), de David
Watt. Viaje pelas telas digitais até localizar, no cap. 2 – Gestão, a seção- “Avaliação e
treinamento de pessoal” (p. 45), e verifique a abordagem sobre a área de desenvolvimento de
pessoal em eventos, no qual são evidenciados dois tipos de treinamento defendidos pelo autor.
Aproveite e veja como o autor explana sobre a habilidade que os gestores de eventos precisam
obter para o gerenciamento de crises. (p. 46).
•
•
•
- -8
• Analisou os aspectos administrativos, operacionais, receptivos e de produção relacionados ao trans-
evento.
• Habilitou-se e elaborar uma lista de atividades que podem fazer parte de um check-list de trans-evento 
que auxilie os organizadores profissionais de eventos.
Referências
ABREU, Jonas. . Rio de Janeiro: Publit, 2008. Cap. 22. p.196-197.Como produzir eventos sem medo
MARTIN, Vanessa. São Paulo: Atlas, 2003. Capítulo 3. p.114-117.Manual Prático de Eventos.
MATIAS, Marlene. Procedimentos e técnicas. 5ª. Ed. Barueri, São Paulo: Manole, 2010.Organização de Eventos.
Capítulo 7. p.171-183.
WATT, David. São Paulo: Artmed Editora, 2004. Capítulo 2. p. 45-50.Gestão de eventos em lazer e turismo.
•
•
	Olá!
	1 Introdução
	2 Trans-evento
	3 Administração
	4 Relações públicas
	5 Produção
	6 Operações
	O que vem na próxima aula
	CONCLUSÃO
	Referências