Organização de Documentos em RH

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Academia Saúde e Vida 
 
Elaborar, organizar e controlar os Documentos da Organização 
 
Nome do Estudante: Letícia Aparecida 
Data:19/04/2024 
Contexto: A academia Saúde e Vida está presente há 20 anos no mercado e conta com mais de dez 
filiais em todo o estado. Essa academia tem se destacado no mercado devido à sua administração. Há 
nela diversos setores, entre eles o de RH. Este é um dos que mais utilizam documentos nas suas 
operações. Sabendo que atualmente nas empresas não é mais suficiente apenas organizar, é 
necessário gerenciar e controlar os fluxos de documentos empresariais, a academia Saúde e vida 
solicitou seu auxílio para gerenciar e controlar o fluxo de tais documentos. 
 
Atividade: Escolha um método de arquivamento para organizar e controlar cada tipo de documento 
do setor de RH da empresa e determine os tipos de arquivos que serão utilizados. Além disso, 
justifique sua resposta quanto aos métodos de arquivamentos e os tipos de arquivos escolhidos para 
a organização dos documentos da academia. 
 
DOCUMENTOS: 
1. Planilhas de controle de entrada e de saída do expediente da empresa. 
 
● Método de Arquivamento: Alfabético numérico e um sistema é fácil e 
prático,os documentos separados por ano e mês e colocados em ordem 
alfabética conforme o nome de cada 
colaborador. 
 
● Tipo de Arquivo: Ativo/Temporário e Inativo/Intermediário,sera usado essas 
planilhas quase todos os dias, mas serão mantidas um padrão onde as mais 
recentes (menos de 3 meses) estarão no arquivo ativo, e os arquivos de 
menos uso se classificado como arquivo inativo 
 
● Justificativa: Facilitaria o acesso e não teria perca de nenhum documento. 
 
● Controle de distribuição de EPIs e uniformes da empresa. 
● Método de Arquivamento: Específico ou por assunto, usarei esse método 
separando por pasta, uma para EPIs e outra para Uniformes, facilitando na 
separação de ambos.. 
 
● Tipo de Arquivo: Inativo 
 
● Justificativa: Não será um documento de uso constante após sua utilização 
na distribuição dos EPI’s. 
 
2. Folhas de pagamento, décimo terceiro salário e férias. 
● Método de Arquivamento: Alfabético, é o sistema mais simples e fácil ajuda 
na organização dos documentos, não apresentará dificuldades no manuseio e 
terá agilidade na recuperação de informações. 
 
● Tipo de arquivamento: Ativo, porque contém documentos que usamos todos 
os meses e arquivo morto, porque contém os documentos de frequência 
praticamente nulo 
 
● Justificativa: Auxiliar os responsáveis de RH em suas pesquisas para 
levantamento de benefícios como férias, décimo terceiro e férias. 
 
3. Pastas dos colaboradores com fichas-registro e documentos pessoais 
 
● Método Utilizado: Alfabético numérico, estarão organizadas em pastas e em 
ordem alfabética desta forma fica mais eficaz e conseguimos manusear tudo 
com rapidez. 
 
● Tipo de arquivamento: Inativo, por ter alguns itens que tem menos 
frequência de uso e Arquivo Ativo, porque caso algum setor precise de algum 
dado dos colaboradores. 
 
● Justificativa: Organizaria de forma alfabética e em pastas estes arquivos 
como, atestados médicos, comprovantes e documentos pessoais requeridos 
pelo RH.