Normas e Procedimentos - Conferencia Mercadorias

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NORMAS E PROCEDIMENTO 
 
Data de vigência: 
22/11/2022 
N°/Versão: 
102-003.0 
Capítulo: Logística 
 
Relator: GPP 
 
Acesso: Livre 
Título: CONFERÊNCIA DE MERCADORIA 
 
 
1. OBJETIVO 
 
Estabelecer as etapas necessárias ao cumprimento das normas e procedimentos pertinentes a 
Conferência de Mercadoria dos Centros de Distribuição Profarma. Nivelando o conhecimento 
dos envolvidos no processo, com foco na redução de quebras operacionais através da prevenção 
de perdas. 
 
2. ABRANGÊNCIA 
 
Este procedimento aplica-se aos Centros de Distribuição da Profarma. 
 
3. DEFINIÇÕES 
 
• Normas: É um conjunto de padrões, regras e diretrizes colocadas de forma simples, que 
contém orientações comportamentais ou especificações técnicas ou outros critérios que 
devem ser seguidos ou respeitados. 
• Procedimentos: É o modo como algo é executado, técnica aplicada, ou seja, como é 
feito o processo de determinada coisa. 
• Checkout: Terminal de trabalho, onde os pedidos são conferidos e finalizados para 
expedição 
• Produtos Termolábeis: São produtos específicos e que não podem passar por 
oscilação de temperatura, devendo permanecer em lugar refrigerado. 
• Produtos Controlados: São produtos sujeitos a controles especiais, devendo ser 
armazenado e manuseado em local exclusivo e no controle de chaves e ou outro 
dispositivo de segurança. 
• Avarias: Produtos que perderam o valor de venda, por passar por condições que 
descaracterizaram a embalagem, lacres e ou sofreram contaminações cruzadas. 
• GPP: Gestão de Prevenção de Perdas. 
• Cubetas: É uma caixa plástica, utilizada para transportar a mercadoria da distribuição 
para cliente. 
• CGG: Cultura Gestão e Gente 
 
4. RESPONSABILIDADES 
 
Atividades Responsável 
Garantir o cumprimento das Normas e 
Procedimentos na Conferência de Mercadoria 
Gerente Filial/ Supervisor Logístico/ 
Regional 
Realizar reuniões de alinhamento de passagem 
e ou abertura entre os turnos 
Supervisor/ Encarregado de M&A 
Garantir a organização e higienização do setor 
de Conferência de Mercadoria 
Supervisor/ Encarregado de M&A 
Atualizar informações do quadro informativo de 
Gestão a Vista Lean 
Supervisor/ Encarregado M&A 
Atualizar informações do Painel de Perdas GPP 
Realizar a conferência de mercadoria Conferente 
Realizar a substituição dos produtos avariados Conferente 
Realizar o mata falta nos pedidos Encarregado de M&A/ Mata Falta 
Lacrar as cubetas/ caixas corretamente Conferente 
 
 
NORMAS E PROCEDIMENTO 
 
Data de vigência: 
22/11/2022 
N°/Versão: 
102-003.0 
Capítulo: Logística 
 
Relator: GPP 
 
Acesso: Livre 
Título: CONFERÊNCIA DE MERCADORIA 
 
 
Organizar os produtos nas cubetas/ caixas Conferente 
Costurar as sacolas Auxiliar de M&A 
Realizar a devolução das mercadorias de sobra Auxiliar de M&A 
Auditar o processo de conferência GPP 
Garantir a devolução de sobras nos canais Encarregado/ Lider M&A 
 
5. DETALHAMENTO 
 
5.1. Garantir o cumprimento das Normas e Procedimentos na Conferência de 
Mercadoria 
 
É responsabilidade de todos os funcionários, realizar as atividades pertinentes a Conferência 
de Mercadorias dentro das Normas e Procedimentos definidos pela CIA. Dever de o Gerente/ 
Supervisor Logístico de cada Filial garantir o cumprimento e bom andamento das atividades 
do setor, assim como parte da rotina dos Gerentes Divisionais, acompanhar e corrigir quando 
necessário. 
• É de responsabilidade de cada Filial, garantir que todo funcionário recém-contratado 
passe por integração em todos os departamentos antes de iniciar as atividades para qual 
foi contratado. 
• É de responsabilidade do CGG de cada Filial, garantir a integração dos novos 
funcionários, sejam realizadas e validadas através de uma ficha de acompanhamento 
individual, visando disseminar a cultura e engajamento com os processos da empresa. 
 
5.2. Realizar reuniões de alinhamento de passagem e ou abertura entre os turnos 
 
É obrigatório a realização de reuniões de passagem e ou abertura das atividades entre os 
turnos, para alinhamento e comunicação das atividades pendentes e o andamento nas 
rotinas do setor. 
• É responsabilidade do Encarregado do setor de Conferência de Mercadoria, definir quem 
será o responsável em sua ausência de realizar a reunião de passagem e ou abertura 
entre os turnos. 
• As reuniões de passagem e ou abertura entre os turnos, devem ser realizadas através 
do preenchimento de um checklist padrão, de forma haver comunicação e alinhamento 
das atividades entre os turnos. 
 
5.3. Garantir a organização e higienização do setor de Conferência de Mercadoria 
 
É responsabilidade de todos os funcionários (as) e ou terceirizados (as), prezar pela 
organização e higienização do setor de Conferência de Mercadoria. 
• É responsabilidade do Supervisor de M&A/ Encarregado (a) Conferência de Mercadoria 
cobrar e controlar a realização da rotina de limpeza e higienização do setor sempre que 
necessário, preenchendo diariamente o checklist de avaliação diária do 5s. 
• É de responsabilidade do Supervisor de M&A/ Encarregado (a) de Conferência de 
Mercadoria, solicitar sempre que necessária as manutenções corretivas (checkouts, 
bancadas, esteiras), garantindo o bom andamento na rotina e funcionalidade do setor. 
Assim como garantir o nível de abastecimento e insumos adequado com a demanda e 
necessidade do setor (sacolas Profarma/ fita gomada/ grampeador/ grampos/ caneta 
etc.) 
• É responsabilidade do Gerente/ Supervisor Logístico de cada Filial, analisar e aprovar 
as solicitações de manutenção corretivas do setor, visando melhorias e continuidade do 
processo sem interrupções. 
 
 
NORMAS E PROCEDIMENTO 
 
Data de vigência: 
22/11/2022 
N°/Versão: 
102-003.0 
Capítulo: Logística 
 
Relator: GPP 
 
Acesso: Livre 
Título: CONFERÊNCIA DE MERCADORIA 
 
 
 
 
5.4. Atualizar informações do quadro informativo de Gestão a Vista Lean 
 
É responsabilidade do Encarregado (a) do setor de Conferência de Mercadoria, garantir que todo 
material de Gestão a Vista do quadro Lean, seja atualizado diariamente e as informações sejam 
disseminadas entre os Colaboradores e ou terceirizados (as). 
 
5.4.1. Atualizar informações do Painel de Perdas 
 
É responsabilidade do GPP, atualizar diariamente as informações pertinentes as quebras 
de cada Filial, evidenciando as oportunidades e disseminando as boas práticas para 
redução nas quebras operacionais. 
• O Painel de Quebras, deve conter as principais informações de cada Filial, 
destacando: 
• Principais ofensores de quebras por avarias, realizado dia, acumulado mês e ano; 
• Principais oportunidades de melhorias encontradas e ou identificadas no setor, 
durante as rotinas de rondas e ou check list do GPP. 
• As boas práticas com foco na redução de quebras na Filial, devendo mostrar o certo 
versus errado durante as etapas de recebimento. 
 
 
5.5. Conferência de Linha 
 
É de responsabilidade do Encarregado (a) Lider do setor de Conferência de Mercadoria, garantir 
que as atividades de conferência ocorram dentro da normalidade, sem interferência e gargalos 
operacionais que impactam na produtividade e atrasos na entrega das demandas. 
• As cubetas chegam através das esteiras; 
• Conferente deve abrir o checkout para conferência; 
• Escanear a cubeta; 
• Identificar a mensagem no visor do checkout; 
• Sendo confere, conferente deve escanear item a item; 
• Por último, escanear o espelho; 
• Conferência finalizada e pedido ok. 
5.5.1. Pedido expedido em cubetas 
• Organizar os produtos nas cubetas; 
• Ao identificar produtos líquidos fora do saco plástico, o conferente deve colocar; 
• Lacrar a cubeta; 
• Deixar o espelho fixado e visível na parte externa da cubeta; 
• Liberar a cubeta na esteira para Expedição. 
5.5.2. Pedido expedido em caixas 
• Organizar os produtos nas caixas; 
• Ao identificar produtos líquidos fora do saco plástico, o conferente deve colocar; 
• Lacrar a caixa com fita gomada; 
• Deixar o espelhofixado e visível na parte externa da caixa; 
• Liberar a caixa na esteira para Expedição. 
 
 
NORMAS E PROCEDIMENTO 
 
Data de vigência: 
22/11/2022 
N°/Versão: 
102-003.0 
Capítulo: Logística 
 
Relator: GPP 
 
Acesso: Livre 
Título: CONFERÊNCIA DE MERCADORIA 
 
 
5.5.3. Pedido expedido em sacolas Profarma: 
• Organizar somente os produtos sólidos em sacolas; 
• Grampear o espelho visível na parte externa da sacola; 
• Colocar a sacola de forma organizada e cuidadosa nas gaiolas por rotas; 
• Após Auxiliar costurar as sacolas e liberar para expedição; 
Observação: Encarregado (a)/ Lider do setor, deve garantir que as cubetas não 
sejam empilhadas uma sobre a outra nas esteiras ou sobrepostas (ambos os casos, 
correm o risco de avarias dos produtos, seja por queda ou sobrepeso das cubetas 
nos produtos com embalagens sensíveis. 
5.6. Conferência Linha 3 (três) 
 
Após separação dos pedidos pertinentes a Linha 3 (três), que são os pedidos separados em 
caixas fechadas, considerados mercadorias em volumes. 
• Organizar os paletes por pedidos e rotas; 
• Imprimir as etiquetas com os pedidos; 
• Fixar as etiquetas nas caixas, conforme descrição do produto; 
• Escanear as etiquetas conciliando aos pedidos caixa por caixa; 
• Pedido conferido e finalizado; 
• Fazer a separação da mercadoria por rota e prioridade; 
• Solicitar a abertura do portão de acesso a Expedição; 
• Movimentar a mercadoria para Expedição; 
5.7. Conferência produtos Termolábeis 
 
Devido as restrições pela categoria de produto, os termolábeis são sensíveis a oscilação de 
temperatura, devendo ser mantido refrigerado e todo manuseio deve ser feito em local 
climatizada, devendo seguir cuidados específicos. 
• Após a separação do produto da categoria Termolábeis, o produto deve passar pela 
conferência, antes de ser embalado e colocado no isopor. 
• Abrir o Checkout para conferência; 
• Escanear o espelho de pedido; 
• Escanear item a item; 
• Finalizar a conferência; 
• Armazenar o produto no isopor dentro das qualificações; 
• A etiqueta de pedido sobre a tampa do isopor; 
• Direcionar as cubetas/ isopor para Expedição. 
Observação: Se o isopor for expedido em cubeta, está deve ser na cor vermelha (para 
ter sua rastreabilidade e identificação visual), e o espelho fixado na parte externa para 
identificação na Expedição. 
 
5.8. Conferência de produtos Controlados 
 
Por tratar de substâncias sujeitas a controles especiais, os produtos Controlados devem 
seguir as restrições aprovadas na Portaria 344/98 do Ministério da Saúde, sendo assim, 
devendo a guarda e manuseio, acontecer em área de acesso restrito fechadas com chaves 
e ou outro dispositivo de segurança. 
 
 
 
NORMAS E PROCEDIMENTO 
 
Data de vigência: 
22/11/2022 
N°/Versão: 
102-003.0 
Capítulo: Logística 
 
Relator: GPP 
 
Acesso: Livre 
Título: CONFERÊNCIA DE MERCADORIA 
 
 
• As cubetas chegam através das esteiras; 
• Conferente deve abrir o checkout para conferência; 
• Escanear a cubeta; 
• Identificar a mensagem no visor do checkout; 
• Sendo confere, conferente deve escanear item a item; 
• Ao identificar produtos líquidos fora do saco plástico, o conferente deve colocar; 
• Por último, escanear o espelho; 
• Conferência finalizada e pedido ok; 
5.8.1. Pedido expedido em cubetas 
• Organizar os produtos nas cubetas; 
• Ao identificar produtos líquidos fora do saco plástico, o conferente deve 
colocar; 
• Lacrar a cubeta; 
• Deixar o espelho fixado e visível na parte externa da cubeta; 
• Liberar a cubeta na esteira para Expedição devidamente lacrada. 
5.8.2. Pedido expedido em caixas 
• Organizar os produtos nas caixas; 
• Ao identificar produtos líquidos fora do saco plástico, o conferente deve 
colocar; 
• Lacrar a caixa com fita gomada; 
• Deixar o espelho fixado e visível na parte externa da caixa; 
• Liberar a caixa na esteira para Expedição. 
5.8.3. Pedido expedido em sacolas Profarma 
• Organizar somente os produtos sólidos em sacolas; 
• Grampear o espelho visível na parte externa da sacola; 
• Costurar as sacolas e liberar para Expedição; 
. 
5.9. Não confere 
 
O checkout está configurado para identificar pedidos que na fase de separação passaram 
pela conferência através do coletor, sendo assim, as etapas na opção “não confere” passam 
por algumas alterações. 
• As cubetas chegam através das esteiras; 
• Conferente deve abrir o checkout para conferência; 
• Escanear a cubeta; 
• Identificar a mensagem no visor do checkout; 
• Sendo “Não Confere”, Conferente organiza os produtos na cubeta/ caixa e ou 
sacola. 
• Escanear o espelho; 
• Deixar o espelho visível no volume; 
• Lacrar o volume; 
• Colocar o volume sobre a esteira, direcionando para Expedição; 
 
 
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N°/Versão: 
102-003.0 
Capítulo: Logística 
 
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Acesso: Livre 
Título: CONFERÊNCIA DE MERCADORIA 
 
 
Observação: O “não confere”, ocorre devido o sistema identificar que os produtos 
durante o processo de separação, foram bipados através de um coletor de dados, não 
havendo a necessidade de realizar a conferência item a item novamente. 
 
 
5.10. Divergências na conferência 
 
O processo de conferência, é fundamental para que o pedido seja finalizado atendendo a 
solicitação do pedido sem erro, garantindo a satisfação do cliente, nesta etapa do processo 
pode ser encontrado erros que devem ser corrigidos antes de expedir o pedido. 
5.10.1. Divergência de sobra 
 
Conferente ao identificar produtos de sobra no pedido, deve retirar e colocar o produto 
na cubeta identificada e destinada a produtos de sobras. 
 
5.10.2. Produtos avariados 
 
Conferente ao identificar produtos avariados, deve fazer a retirada deste produto e 
solicitar a substituição, informar ao Encarregado (a)/ Lider do setor a necessidade de 
substituir o item pelo motivo de avaria, separando este produto avariado em local 
específico e sinalizado. Finalizando a conferência somente após a substituição do 
produto por outro em condições de vendas. 
 
5.10.3. Faltas no pedido 
 
Conferente ao identificar produto em falta, verificar se não existe nenhuma informação 
no espelho correspondente ao pedido, deve informar ao Encarregado/ Lider do setor a 
falta do produto, que direciona o matador de falta para procurar e completar o pedido 
com o produto da falta, ao encontrar o produto deve entregar ao conferente que completa 
e finaliza o pedido. 
Observação: Quando o produto não é encontrado após todas as buscas realizadas, 
deve ser o Encarregado/ Lider do setor informado sobre a necessidade de excluir este 
item do pedido, devendo a exclusão ser feita e informar no espelho a letra “E”, indicando 
que o item passou por exclusão. 
 
5.11. Devolução de Mercadorias de sobras na Conferência 
Ao finalizar as atividades de conferência dos pedidos, o Encarregado (a)/ Lider do setor, deve 
direcionar os funcionários para realizar a devolução das sobras de mercadorias encontradas 
durante o processo, fazendo com que o setor esteja pronto para que o próximo turno assuma 
sem restrições nas atividades. 
 
 
 
6. DOCUMENTOS DE REFERÊNCIA 
 
Não aplicável 
 
 
 
 
 
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7. ANEXOS 
 
7.1. Fluxograma 
 
 
8. NOTAS EXPLICATIVAS 
 
Não aplicável 
 
 9. APROVAÇÃO 
 
Este documento foi aprovado pelo respectivo executivo indicado a seguir e entra em vigor na 
data da sua publicação. 
 
 
 
 
________________________________ 
Luiz Neves 
Diretor de Operações