GESTÃO DE PROCESSOS-RESUMO

Prévia do material em texto

GESTÃO DE PROCESSOS
DEFINIÇÕES
A Gestão de Processos, ou BPM (Business Process Management), é uma disciplina que visa alinhar processos de negócios às necessidades dos clientes, promovendo eficiência e inovação contínua. BPM é uma abordagem sistemática para melhorar o fluxo de trabalho dentro de uma organização, garantindo que os processos de negócios sejam mais eficazes, eficientes e capazes de se adaptar a mudanças. A gestão de processos envolve a análise, modelagem, implementação, monitoramento e otimização dos processos de negócios, promovendo uma melhor compreensão e controle sobre as atividades organizacionais.
COMPONENTES DA GESTÃO DE PROCESSOS
1. Modelagem de Processos:
· A modelagem de processos envolve a criação de representações gráficas dos processos de negócios. Utilizando ferramentas como fluxogramas, diagramas de fluxo de trabalho ou notações BPMN (Business Process Model and Notation), é possível mapear cada etapa dos processos, identificando os pontos de entrada e saída, bem como os responsáveis por cada atividade. A modelagem é crucial para visualizar como os processos funcionam atualmente e para identificar áreas de melhoria.
2. Análise de Processos:
· A análise de processos consiste em examinar detalhadamente os processos modelados para identificar ineficiências, gargalos, redundâncias e oportunidades de melhoria. Ferramentas analíticas e técnicas como a análise de valor agregado, análise de causa-raiz e benchmarking são utilizadas para entender como os processos podem ser otimizados. Esta etapa permite uma compreensão profunda dos problemas atuais e das possibilidades de inovação.
3. Desenho de Processos:
· O desenho de processos refere-se ao desenvolvimento de novos processos ou à modificação de processos existentes com o objetivo de torná-los mais eficientes e eficazes. Envolve a criação de um "to-be" (estado futuro) dos processos, alinhando-os com os objetivos estratégicos da organização. Nesta fase, são definidos os recursos necessários, as responsabilidades e os indicadores de desempenho que serão utilizados para monitorar os processos.
4. Implementação de Processos:
· A implementação é a fase onde os novos processos são introduzidos na organização. Isso pode envolver a introdução de novas tecnologias, treinamento de funcionários, mudanças na estrutura organizacional e a adaptação de sistemas de informação. A implementação bem-sucedida requer uma gestão cuidadosa da mudança, garantindo que todos os envolvidos compreendam e aceitem as novas formas de trabalhar.
5. Monitoramento e Controle:
· Monitorar e controlar os processos é essencial para garantir que eles estejam operando conforme planejado e atingindo os resultados esperados. Isso envolve o uso de indicadores-chave de desempenho (KPIs) para medir a eficiência, a eficácia e a conformidade dos processos. Ferramentas de monitoramento, como dashboards e relatórios periódicos, são utilizadas para acompanhar o desempenho e identificar rapidamente quaisquer desvios ou problemas.
6. Melhoria Contínua:
· A melhoria contínua é um princípio central da gestão de processos, focado na busca incessante por formas de aperfeiçoar os processos. Métodos como Kaizen, Lean, e Six Sigma são aplicados para promover melhorias incrementais e transformacionais. A cultura de melhoria contínua envolve todos os níveis da organização e incentiva a participação ativa de todos os colaboradores na identificação e implementação de melhorias.
ELEMENTOS
· Fornecedores
· Entradas (INPUTS)
· Processo
· Saídas (OUTPUTS)
· Clientes
CARACTERÍSTICAS DA GESTÃO DE PROCESSOS
· Orientação para o Cliente: A gestão de processos coloca o cliente no centro das atividades organizacionais. Todos os processos são desenhados e otimizados para atender às necessidades e expectativas dos clientes, garantindo a entrega de valor superior.
· Foco em Resultados: A gestão de processos é orientada por resultados, buscando alcançar metas organizacionais específicas como aumento da produtividade, redução de custos, melhoria da qualidade e satisfação do cliente.
· Transparência: A transparência é fundamental na gestão de processos, proporcionando clareza e visibilidade sobre como os processos funcionam. Isso facilita a identificação de problemas e a tomada de decisões informadas.
· Flexibilidade: A capacidade de adaptação é uma característica importante da gestão de processos. Os processos devem ser suficientemente flexíveis para responder rapidamente a mudanças no ambiente de negócios, nas demandas dos clientes ou nas condições do mercado.
· Padronização: A padronização envolve a definição e aplicação de práticas, procedimentos e normas consistentes para garantir a uniformidade e a qualidade nos processos de negócios. A padronização ajuda a minimizar variabilidades e a garantir que os processos sejam executados de maneira eficiente e conforme planejado.
BENEFÍCIOS DA GESTÃO DE PROCESSOS
· Melhoria da Eficiência Operacional: Através da análise e otimização dos processos, as organizações podem eliminar atividades que não agregam valor, reduzir o desperdício e melhorar a utilização de recursos, resultando em operações mais eficientes.
· Maior Qualidade: A gestão de processos permite a identificação e eliminação de falhas, resultando em produtos e serviços de maior qualidade. Processos bem gerenciados garantem que os padrões de qualidade sejam consistentemente mantidos.
· Redução de Custos: Através da eliminação de redundâncias e da melhoria da eficiência, a gestão de processos pode resultar em significativas economias de custos. A redução de desperdícios e a otimização do uso de recursos contribuem para uma operação mais econômica.
· Agilidade Organizacional: Com processos bem definidos e monitorados, as organizações podem responder rapidamente a mudanças no mercado e nas demandas dos clientes. A agilidade permite que a empresa se adapte rapidamente a novas oportunidades e desafios.
· Satisfação do Cliente: A melhoria contínua e a orientação para o cliente garantem que os processos de negócios estejam sempre focados em entregar valor superior ao cliente, resultando em maior satisfação e fidelidade.
· Tomada de Decisão Baseada em Dados: A gestão de processos fornece dados e informações valiosas sobre o desempenho dos processos, permitindo que os gestores tomem decisões informadas e baseadas em evidências. Isso resulta em uma gestão mais eficaz e estratégica.
MAPEAMENTO DE PROCESSOS
 Técnica para criar uma representação visual das atividades e fluxos de trabalho de um processo dentro de uma organização. Seu objetivo é entender, analisar e melhorar esses processos. As principais etapas incluem:
1. Identificação do Processo: Definir o processo a ser mapeado.
2. Coleta de Dados: Reunir informações sobre o processo atual.
3. Definição de Escopo e Limites: Estabelecer o que será incluído no mapeamento.
4. Criação do Fluxograma: Desenvolver uma representação visual do processo.
5. Validação do Mapeamento: Verificar se o mapeamento reflete com precisão o processo real.
6. Análise e Melhoria: Identificar e implementar melhorias no processo.
7. Documentação e Comunicação: Documentar e comunicar as mudanças.
Tipos de Representações: Fluxogramas, Diagramas BPMN, Diagramas SIPOC, Mapas de Valor.
Benefícios: Melhoria da clareza, eficiência, qualidade e treinamento.
FLUXOGRAMA
É uma representação gráfica que descreve o fluxo de trabalho ou os processos de uma organização. Ele usa símbolos específicos para ilustrar diferentes tipos de ações ou etapas em um processo, bem como as relações entre essas ações. Os fluxogramas são amplamente utilizados na modelagem de processos de negócios, pois permitem visualizar de forma clara e concisa como um processo funciona, identificar gargalos e oportunidades de melhoria, e comunicar de maneira eficaz a estrutura de um processo a todos os envolvidos.
Componentes de um Fluxograma
· Início/Fim (Oval): Representa o ponto de partida ou de término do processo.
· Processo (Retângulo): Indica uma etapa ou atividade no processo.
· Decisão (Losango): Representa um pontono processo onde uma decisão deve ser tomada, resultando em diferentes caminhos.
· Entrada/Saída (Paralelogramo): Indica materiais, informações ou produtos que entram ou saem do processo.
· Conector (Círculo): Utilizado para conectar diferentes partes do fluxograma quando elas não podem ser conectadas diretamente.
· Setas: Indicam a direção do fluxo do processo.
	
NÍVEIS DE DETALHAMENTO DE UM FLUXOGRAMA
1. Macroprocesso:
· Descrição: Visão geral de alto nível do processo, incluindo as principais fases ou áreas.
· Objetivo: Fornecer uma visão panorâmica do fluxo geral e das principais atividades envolvidas.
2. Processo:
· Descrição: Detalhamento intermediário, mostrando os processos dentro de cada macroprocesso.
· Objetivo: Facilitar a análise e compreensão das principais atividades dentro de cada macroprocesso.
3. Subprocesso:
· Descrição: Detalha as atividades dentro de cada processo.
· Objetivo: Proporcionar uma análise mais aprofundada de cada atividade principal, identificando pontos de interação e dependências.
4. Atividade:
· Descrição: Nível mais específico, descrevendo cada ação ou conjunto de ações dentro de um subprocesso.
· Objetivo: Permitir uma análise minuciosa das ações executadas, identificando ineficiências e oportunidades de melhoria.
5. Tarefa:
· Descrição: Nível mais granular, descrevendo cada ação ou sequência de ações específicas dentro de uma atividade.
· Objetivo: Facilitar a execução e controle detalhado de cada parte do processo, permitindo uma otimização precisa e eficiente.
MATURIDADE DE PROCESSOS
Mede a capacidade que uma empresa tem de definir e controlar seus processos. Uma empresa com alto nível de maturidade de processos documenta seus processos de forma clara, padronizada e abrangente, permitindo que os colaboradores os entendam e sigam com precisão e consistência. Essa maturidade também promove uma cultura de melhoria contínua, cada vez mais importante para a sobrevivência de um negócio a longo prazo.
A maturidade dos processos é crucial para avaliar a “saúde” dos negócios, principalmente sua eficiência em administrar as atividades que geram valor para a empresa. Processos bem projetados também incentivam a proatividade e a colaboração, aumentando a satisfação do cliente, a eficiência no uso de recursos e a qualidade do produto final.
NÍVEIS DE MATURIDADE DE PROCESSOS
Especialistas em gestão avaliam a maturidade dos processos de acordo com uma escala hierárquica. Para alcançar cada nível, é preciso preencher os devidos requisitos. Segundo o BPM CBOK®, a maturidade de processos pode ser dividida em 5 níveis:
1. Inicial 
O nível inicial de maturidade de processos tem apenas um foco mínimo nos processos. Cada membro da equipe pode executar processos de maneira diferente, pois não há padronização, documentação ou pré-definições. Nesse nível, o sucesso de um processo geralmente depende da habilidade e experiência de colaboradores individuais.
2. Gerenciado
Uma organização com maturidade de processo no nível gerenciado (também chamado de estabelecido ou repetitivo) tem processos que produzem resultados previsíveis, consistentes e repetíveis. No entanto, apenas algumas pessoas têm conhecimento interno desses processos.
Uma vez que o conhecimento e documentação ainda são restritos nesse nível, há muito espaço para erros e inconsistências.
3. Definido
Uma maturidade de processo definida significa que os processos são padronizados e documentados em toda a organização. O conhecimento do processo não está mais restrito aos indivíduos, pois as equipes agora são multidisciplinares.
4. Previsível
O nível de maturidade previsível é caracterizado pela capacidade e facilidade que a empresa tem em medir e analisar seus processos. Nesse nível, as empresas podem comparar seus processos com concorrentes e líderes do setor.
5. Otimizado
O nível otimizado significa que a organização está continuamente melhorando seus processos. Isso quer dizer que erros são encontrados e eliminados com rapidez, a documentação é feita de forma eficaz e os problemas de comunicação são reduzidos. Ao alcançar esse nível de maturidade de processos, a eficiência operacional é amplificada.
 
image2.png
image3.png
image4.png
image1.jpeg