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<p>Rotinas Administrativas e de Escritório............ 1</p><p>O papel fundamental da rotina administrativa:. 1</p><p>Habilidades essenciais para auxiliar a rotina</p><p>administrativa:......................................................1</p><p>As Principais Rotinas administrativas............... 2</p><p>Controle de materiais de escritório:..................2</p><p>Organização de arquivos:.................................2</p><p>Atendimento ao público:................................... 2</p><p>Agendamento de reuniões e eventos:..............3</p><p>Ferramentas para Auxiliar a Rotina</p><p>Administrativa:..................................................... 3</p><p>Importância da atualização e capacitação:........3</p><p>Rotinas Administrativas e de Escritório</p><p>As rotinas administrativas e de escritório são o</p><p>alicerce que sustenta o bom funcionamento de</p><p>qualquer organização. São compostas por</p><p>diversos processos interligados</p><p>sistematicamente que garantem a organização, o</p><p>fluxo de informações e a execução das tarefas</p><p>diárias.</p><p>O papel fundamental da rotina administrativa:</p><p>Responsável por diversas tarefas como:</p><p>● Controle de materiais de escritório:</p><p>entrada, saída e distribuição.</p><p>● Organização de arquivos físicos e</p><p>digitais: arquivamento, busca e</p><p>recuperação de documentos.</p><p>● Atendimento ao público: presencial,</p><p>telefônico e por e-mail.</p><p>● Agendamento de reuniões e eventos:</p><p>organização, logística e comunicação.</p><p>● Gestão de documentos: criação, edição,</p><p>formatação e envio.</p><p>● Auxílio na preparação de apresentações:</p><p>pesquisa, organização e formatação de</p><p>slides.</p><p>● Manutenção da agenda do setor:</p><p>organização e agendamento de</p><p>compromissos.</p><p>● Digitação de documentos: relatórios,</p><p>ofícios, memorandos, etc.</p><p>● Outras tarefas administrativas: suporte à</p><p>equipe e cumprimento de solicitações.</p><p>Habilidades essenciais para auxiliar a rotina</p><p>administrativa:</p><p>● Organização: capacidade de manter o</p><p>ambiente de trabalho organizado e priorizar</p><p>tarefas.</p><p>● Comunicação: clareza, objetividade e</p><p>cordialidade na comunicação com</p><p>diferentes públicos.</p><p>● Proatividade: iniciativa para resolver</p><p>problemas e identificar oportunidades de</p><p>melhoria.</p><p>● Atenção aos detalhes: cuidado e precisão</p><p>na execução das tarefas.</p><p>● Responsabilidade: compromisso com</p><p>prazos e metas.</p><p>● Conhecimento técnico: domínio de</p><p>ferramentas de escritório (Word, Excel,</p><p>PowerPoint) e softwares específicos da</p><p>área.</p><p>● Flexibilidade: adaptabilidade a diferentes</p><p>situações e demandas.</p><p>● Trabalho em equipe: capacidade de</p><p>colaborar com colegas e departamentos.</p><p>As Principais Rotinas administrativas</p><p>Controle de materiais de escritório:</p><p>● Entrada:</p><p>○ Recebimento de pedidos e notas</p><p>fiscais.</p><p>○ Conferência de quantidades e</p><p>qualidade dos materiais.</p><p>○ Lançamento no sistema de controle</p><p>de estoque.</p><p>○ Armazenamento adequado dos</p><p>materiais.</p><p>● Saída:</p><p>○ Controle de requisições de</p><p>materiais.</p><p>○ Autorização de saída dos materiais.</p><p>○ Atualização do sistema de controle</p><p>de estoque.</p><p>Jean Lucas de Oliveira Menezes</p><p>jeanlucas.concursos@gmail.com</p><p>058.277.385-73</p><p>○ Repasse dos materiais aos</p><p>solicitantes.</p><p>● Distribuição:</p><p>○ Definição de critérios para</p><p>distribuição dos materiais.</p><p>○ Atendimento às requisições dos</p><p>departamentos.</p><p>○ Monitoramento do nível de estoque</p><p>e reposição quando necessário.</p><p>Organização de arquivos:</p><p>● Físicos:</p><p>○ Criação de um sistema de</p><p>arquivamento eficiente.</p><p>○ Arquivamento de documentos em</p><p>pastas e caixas organizadas.</p><p>○ Etiquetagem adequada dos</p><p>documentos.</p><p>○ Digitalização de documentos</p><p>importantes (opcional).</p><p>● Digitais:</p><p>○ Criação de pastas e subpastas no</p><p>computador.</p><p>○ Nomeação clara e concisa dos</p><p>arquivos.</p><p>○ Armazenamento seguro dos</p><p>arquivos em nuvem (opcional).</p><p>○ Backup regular dos arquivos.</p><p>Atendimento ao público:</p><p>● Presencial:</p><p>○ Recepção cordial e atenciosa aos</p><p>visitantes.</p><p>○ Fornecimento de informações e</p><p>resoluções de dúvidas.</p><p>○ Agendamento de compromissos e</p><p>encaminhamento para os</p><p>departamentos responsáveis.</p><p>● Telefônico:</p><p>○ Atendimento educado e eficiente às</p><p>chamadas telefônicas.</p><p>○ Transferência de chamadas para os</p><p>departamentos corretos.</p><p>○ Registro de recados e informações</p><p>relevantes.</p><p>● E-mail:</p><p>○ Resposta rápida e profissional aos</p><p>e-mails recebidos.</p><p>○ Redação clara e objetiva das</p><p>mensagens.</p><p>○ Anexação de arquivos relevantes.</p><p>Agendamento de reuniões e eventos:</p><p>● Definição de data, hora e local:</p><p>○ Verificação da disponibilidade dos</p><p>participantes.</p><p>○ Reserva de sala e equipamentos</p><p>necessários.</p><p>● Convite aos participantes:</p><p>○ Envio de convites por e-mail ou</p><p>outro meio de comunicação.</p><p>○ Inclusão de todas as informações</p><p>relevantes (data, hora, local, pauta</p><p>da reunião).</p><p>● Confirmação de presença:</p><p>○ Acompanhamento das confirmações</p><p>dos participantes.</p><p>○ Realização de ajustes caso</p><p>necessário.</p><p>Ferramentas para Auxiliar a Rotina</p><p>Administrativa:</p><p>O uso de ferramentas tecnológicas auxilia o</p><p>Auxiliar Administrativo na execução eficiente das</p><p>rotinas diárias. Algumas das principais ferramentas</p><p>utilizadas incluem:</p><p>● Suíte de escritório: Word, Excel,</p><p>PowerPoint (para criação, edição e</p><p>formatação de documentos, planilhas e</p><p>apresentações).</p><p>● Software de correio eletrônico: Outlook,</p><p>Gmail (para comunicação via e-mail).</p><p>● Sistemas de agenda: Google Agenda,</p><p>Calendly (para agendamento de</p><p>compromissos).</p><p>● Sistemas de armazenamento em nuvem:</p><p>Google Drive, Dropbox (para</p><p>armazenamento seguro de arquivos).</p><p>● Softwares de gestão de tarefas: Trello,</p><p>Asana (para organização e</p><p>acompanhamento de tarefas).</p><p>Jean Lucas de Oliveira Menezes</p><p>jeanlucas.concursos@gmail.com</p><p>058.277.385-73</p><p>● Softwares específicos da área: Sistemas</p><p>de ERP (gestão empresarial), CRM (gestão</p><p>de relacionamento com o cliente), entre</p><p>outros.</p><p>Importância da atualização e capacitação:</p><p>O mercado de trabalho exige profissionais cada</p><p>vez mais capacitados. O Auxiliar Administrativo</p><p>deve buscar continuamente a atualização de seus</p><p>conhecimentos por meio de:</p><p>● Cursos de curta duração: sobre temas</p><p>como informática, atendimento ao público,</p><p>organização e produtividade.</p><p>● Participação em eventos: palestras,</p><p>workshops, congressos.</p><p>● Aprendizado autodidata: leitura de livros,</p><p>artigos e blogs especializados.</p><p>Jean Lucas de Oliveira Menezes</p><p>jeanlucas.concursos@gmail.com</p><p>058.277.385-73</p>