Prévia do material em texto
UNIVERSIDADE PAULISTA – UNIP INSTITUTO DE CIÊNCIAS SOCIAIS E COMUNICAÇÃO – ICSC CURSO DE ADMINISTRAÇÃO PROCESSOS ORGANIZACIONAIS: O FUNCIONAMENTO SINCRÔNICO DE UMA ORGANIZAÇÃO Ana Carolina Constâncio de Melo Bianca Ezequiel Frez Beatriz Christine Vigato Heloísa Varella Mendes da Silva Isabelli Mariano Diniz Julia Campos Macedo Damiani Thayná Mendes Ferreira SÃO JOSÉ DOS CAMPOS 2023 Ana Carolina Constâncio de Melo - RA: N03282-0 Beatriz Christine Vigato - RA: N002972 Bianca Ezequiel Frez - RA: N0011E-0 Heloisa Varella Mendes da Silva - RA: N00797-4 Isabelli Mariano Diniz - RA: N0226F-2 Julia Campos Macedo Damiani - RA: N02108-0 Thayná Mendes Ferreira - RA: N01403-2 PROCESSOS ORGANIZACIONAIS: O FUNCIONAMENTO SINCRÔNICO DE UMA ORGANIZAÇÃO Atividades Práticas Supervisionadas - APS IV - trabalho apresentado como exigência para a avaliação dos 4º/3º semestres, do curso de Administração da Universidade Paulista, sob orientação do professor da disciplina âncora. SÃO JOSÉ DOS CAMPOS 2023 FORMULÁRIO DE COMPOSIÇÃO DA EQUIPE APS IV - CURSO: Administração DATA: 09/10/2023 Nome da Empresa Rodonaves Caminhões Comércio e Serviços LTDA Área de atuação: Transporte Endereço: Rua Vereador Geraldo Nogueira da Silva, 2525 - Bairro do Grama CEP: 12286-000 Telefone: (12) 3652-5888 Cidade: Caçapava - SP Nome do contato na empresa: Beatriz Vigato Cargo: Auxiliar administrativa Turma: 3º semestre – Noturno Classe: AD3P48 Representante do grupo: Heloisa Varella Mendes da Silva Telefone: (35) 99903-7322 E-mail: helo_vms@hotmail.com Identificação dos Integrantes da Equipe Foto Nome: Ana Carolina Constancio de Melo RA: N03282-0 Endereço: Av. José Benedicto Marinho de Souza, 86 - São José dos Campos Telefone: (12) 99705-3723 E-mail: ana.constanciomelo2@gmail. com Nome: Beatriz Christine Vigato RA: N002972 Endereço: Avenida das Palmeiras, 100, Bairro do Grama - Caçapava Telefone: (12) 98237-6981 E-mail: be.vigato@outlook.com Nome: Bianca Ezequiel Frez RA: N0011E-0 Endereço: Rua José Polli, 191, Vila Industrial - São José dos Campos Telefone: (12) 98178-7361 E-mail: bianca.ezeq@gmail.com Nome: Heloisa Varella Mendes da Silva RA: N00797-4 Endereço: Rua Patativa, 200, Vila Tatetuba - São José dos Campos Telefone: (35) 99903-7322 E-mail: helo_vms@hotmail.com Nome: Isabelli Mariano Diniz RA: N0226F-2 Endereço: Avenida Amâncio Dias, 218, Jardim das Oliveiras - Jacareí Telefone: (12) 99251-1114 E-mail: isadnz51@gmail.com Nome: Julia Campos Macedo Damiani RA: N02108-0 Endereço: Rua Doutor Nilton Silva, 31 - São José dos Campos Telefone: (12) 99665-7691 E-mail: juliadamiani01@gmail.com Nome: Thayná Mendes Ferreira RA: N01403-2 Endereço: Rua Santo Moratore, 168, São Judas - São José dos Campos Telefone: (12) 99156-3367 E-mail: thafeh98@gmail.com A equipe necessita de Carta de Apresentação? ( ) Sim (X) Não DEDICATÓRIA Dedicamos esse trabalho a todos que estiveram ao nosso lado nos momentos mais difíceis, em especial ao professor Carlos Lemes por ter nos guiados para que conseguíssemos concluir o trabalho. AGRADECIMENTOS Agradecemos a todos aqueles que acreditaram e forneceram dados para que o trabalho fosse concluído de forma precisa e clara, proporcionando o melhor ambiente para que o trabalho fosse realizado. “Ser competente é acertar um alvo que ninguém acertou, ser administrador é acertar um alvo que ninguém viu.” (Erlandson F. A. Andrade) RESUMO O presente trabalho apresenta um estudo de caso sobre os processos organizacionais, utilizado pelos administradores para demonstração dos processos existentes uma empresa. Esses processos auxiliam as empresas a terem um melhor desempenho como um todo e mostra-os onde suas funções se encaixam na companhia. A pesquisa tem como objetivo a análise de como a empresa Rodonaves Caminhões Comércio e Serviços executa esses processos a sua estrutura organizacional, de forma organizada e clara. Palavras-chave: Rodonaves Caminhões, administração, empresa, processo organizacional. ABSTRACT This present work presents a case study on organizational processes, used by administrators to demonstrate a company's existing processes. These processes help companies perform better as a whole and show them where their roles fit within the company. The research aims to analyze how the company Rodonaves Caminhões Comércio e Serviços executes these processes within its organizational structure, in an organized and clear way. Keywords: Rodonaves Caminhões, administration, company, organizational processes. LISTA DE FIGURAS/ILUSTRAÇÕES Figura 1 – Foto da empresa......................................................................................22 Figura 2 – Organograma da empresa.......................................................................23 Figura 3 – Empresas parceiras.................................................................................24 Figura 4 – Macroprocesso da empresa.....................................................................30 Figura 5 – Identificação dos processos primários ou do negócio..............................31 Figura 6 – Identificação dos processos de suporte/apoio.........................................31 Figura 7 – Identificação dos processos de gerenciais...............................................32 Figura 8 – KPI............................................................................................................32 Figura 9 – Exemplo da pesquisa de satisfação.........................................................33 SUMÁRIO 1. INTRODUÇÃO.......................................................................................................13 2. FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA.............................................................................13 2.1. Melhoria Contínua dos Processos....................................................................15 2.2. Técnicas de Estudo do Trabalho......................................................................15 2.3. Avaliação de Ritmo............................................................................................16 2.4. Indicadores de desempenho.............................................................................16 2.5. Novas visões de processos..............................................................................18 2.5.1. Mundo VUCA....................................................................................................18 2.5.2. Indústria 4.0......................................................................................................19 2.5.3. Indústria 4.0 no Brasil......................................................................................20 3. ORGANIZAÇÃO OBJETODE ESTUDO...............................................................21 3.1. Perfil da organização........................................................................................21 3.1.1. Missão...............................................................................................................22 3.1.2. Visão.................................................................................................................22 3.1.3. Valores..............................................................................................................22 3.1.4. Força de trabalho.............................................................................................23 3.2. Produtos e Clientes...........................................................................................23 3.2.1. Produtos principais........................................................................................23 3.2.2. Clientes-alvo.....................................................................................................24 3.2.3. Principais insumos.........................................................................................24 3.3. Principais concorrentes da organização........................................................25 4. PROCESSOS ORGANIZACIONAIS......................................................................25 4.1. Macroprocesso da empresa.............................................................................25 4.2. Identificação dos processos primários ou do negócio.................................27 4.3. Identificação dos processos de suporte/apoio..............................................28 4.4. Identificação dos processos de gerenciais....................................................29 5. REPRESENTAÇÃO GRÁFICA DOS PROCESSOS ORGANIZACIONAIS..........30 5.1. Macroprocesso da empresa.............................................................................30 5.2. Identificação dos processos primários ou do negócio.................................31 5.3. Identificação dos processos de suporte/apoio..............................................31 5.4. Identificação dos processos de gerenciais....................................................32 6. ANÁLISE CRÍTICA DOS PROCESSOS................................................................32 6.1. Como os processos são mensurados/controlados?.....................................32 6.2. Análise crítica dos processos: pontos de relevância....................................33 6.3. Análise crítica dos processos: pontos de melhoria......................................34 7. CONSIDERAÇÕES FINAIS...................................................................................34 8. REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS.......................................................................34 13 1. INTRODUÇÃO O trabalho a seguir irá apresentar os dados obtidos em entrevista com a empresa Rodonaves Caminhões Comércio e Serviços e relacioná-los com o conteúdo sobre os processos organizacional aprendidos em sala de aula durante o semestre. 2. FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA A Organização Informal surge naturalmente, existindo diversas dentro de uma empresa, com um pequeno número de componentes. Já a liderança não está diretamente ligada à posição hierárquica já a organização formal ou estrutura organizacional contém autoridade, responsabilidade e comunicação, um processo é constituído de pessoas, equipamentos, materiais ou insumos, métodos ou procedimentos informações do processo ou medidas, condições ambientais, combinados de modo a gerar um produto (bem ou serviço). Sistemas são conjunto de elementos, que possuem funções inter-relacionadas, que visam atingir um objetivo, maximizando a eficiência. Possui mais de um elemento, logica entre eles buscando um mesmo objetivo e uma visão sistêmica modifica o espaço aprimorando os processos, agiliza comunicação, envolvem os profissionais para que tenham maior empenho e cooperação. A teoria geral dos sistemas, criada na década de 40 pelo Ludwig Von Bertalanffy, tem as metas de eliminar desperdícios de esforço e tempo de mão de obra, otimizar o rendimento do trabalho, distribuir uniformemente o trabalho, ela descreve detalhadamente o trabalho a ser executado, visando a eficiência na rua realização. A escola clássica, desenvolvida pelo Frederick Winslow Taylor, ela elaborou e divulgou os quatro elementos essenciais da administração cientifica, que são o desenvolvimento, seleção e treinamento, adaptação e revisão equitativa do trabalho e responsabilidade, esses elementos são a base do que se convencionou a chamar taylorismo, já os quatorze princípios da administração foi desenvolvido por henry fayol, ficando organizado como Taylor (múltipla chefia) e fayol (unidade de comando). É desenvolvido o conceito OSM que é organização, sistemas e métodos, algumas de suas aplicações são na racionalização do trabalho, controle de sistemas, 14 sistemas de informações, seus profissionais podendo ser analista de negócios, com foco em produtos que possam agregar valor ao negócio, analista de processos, com o foco em atividades que possam agregar valor ao produto, e analista de sistemas, com o foco em redução de etapas do processo, para reduzir custos. O processo organizacional, são métodos lógicos e científicos para resolver problemas existentes em uma empresa, apresentando-se através de diversas fases, em uma sequência lógica e racional, de maneira a auxiliar decisivamente aquele que deles se utilizam. São divididos em fases, dentre elas, identificação do problema e determinação dos objetivos, levantamento de dados e informações, analise crítica dos elementos coletados, seleção e escolha da melhor alternativa, implantação da escolha, acompanhamento e revisão. Fatores críticos organizacionais, Globalização e Competitividade, rendimento humano, produtividade são alguns deles. A estrutura organizacional é a maneira como a organização agrupa e reúne pessoas e unidades nos escalões hierárquicos e áreas de atividade, que são as estruturas formais. Existem também as estruturas informais, existem diversos tipos, dentre eles estão, a linear, a funcional, com base em projetos, matricial e a de linha e staff. As estruturas formais é a relação entre superiores e subordinados, ela é planejada, mais estável, com o fluxo de autoridade descendente, já a estruturas informais, surgem da interação social entre as pessoas, se desenvolvem espontaneamente, elas não instáveis, tendem a ser pequenas e existente em todos os níveis. O organograma é a representação gráfica simplificada da estrutura organizacional de uma instituição, especificando os seus órgãos, seus níveis hierárquicos e as principais relações formais entre eles. Já o fluxograma é uma representação gráfica que descreve os passos e etapas sequenciais de um determinado processo, Por meio de figuras geométricas entre outros, um fluxograma quando bem elaborado consegue simplificar o fluxo de informações, o fluxo das atividades e outros. A departamentalização é agrupar atividades em frações organizacionais, melhor adequação da estrutura organizacional e sua dinâmica de ação, é necessário definir os critérios, decidir sobre a centralização e a descentralização das áreas de apoio e estabelecer a amplitude de supervisão, departamentalização pode ser funcional, por produto ou serviço, por cliente, por região geográfica. 15 2.1. Melhoria Contínua dos Processos O processo de melhoria contínua dos processos tem sua origem na Administração Científica, através dos estudos dos tempos e movimentos que foram realizados na época, com a finalidade de analisar o tempo que os operadores levavam para realizar determinadas atividades, buscando a maneira maiseficiente para que os trabalhadores fizessem suas operações, acelerando os processos, formando padrões, aperfeiçoando e racionalizando o processo produtivo da indústria. Esse estudo funciona até os dias de hoje como uma poderosa ferramenta de gestão e se relaciona com os métodos de avaliação de desempenho realizados no âmbito da Gestão de Pessoas, nos quais são utilizadas técnicas diversas, juntas ou separadas, de avaliar esse desempenho. Tudo isso em prol da busca pela melhoria contínua do trabalho. Pode-se classificar o trabalho de três formas: Trabalho mental: É o trabalho cognitivo realizado; Trabalho fisiológico: É o trabalho realizado internamente pelo corpo humano; Trabalho mecânico: É o trabalho físico propriamente dito. O conteúdo do trabalho consiste em suas partes fundamentais, mas também no tempos improdutivos. Esse tempo improdutivo pode ter 2 origens: Pode ser uma falha vinda da Direção ou dos Operadores. De qualquer maneira, essa perda de eficiência deve ser avaliada e superada. 2.2. Técnicas de Estudo do Trabalho Existem várias técnicas de estudo do trabalho, dentre elas: Análise de tempo e movimentos: É a técnica mais famosa. Foi iniciada por Taylor, mas também foi estudada por Frank e Lilian Gilbreth e por Henry Fayol. A técnica envolve a observação e a medição dos movimentos necessários para cada movimento, com o objetivo de identificar padrões, racionaliza-los e aprimora-los cada vez mais. Cronoanálise: É uma técnica que envolve o registro detalhado de todas as etapas de um processo, do início à conclusão com o objetivo de identificar oportunidades de melhoria e eliminar os desperdícios de tempo. 16 São duas técnicas intimamente relacionadas mas que possuem diferenças. Enquanto a análise de tempos e movimentos se preocupa com os detalhes dos movimentos e na sua determinação de tempo padrão, ou seja, na decomposição das tarefas em tempos individuais, a cronoanálise busca avaliar todos os tempos envolvidos em um processo ou tarefa. 2.3. Avaliação de Ritmo Com essa análise feita, pode-se chegar a avaliação de ritmo, que é feita avaliando-se o ritmo do operador para encontrar a velocidade normal de operação, afim de saber quando a velocidade estiver normal, acelerada ou lenta. O ritmo está ligado aos conceitos de habilidade e esforço. A habilidade consiste no potencial que o operador possui, que é inerente a ele, e que não varia. Já o esforço pode variar, por ser algo que o operador pode ou não fazer, a depender de sua vontade. Para calcular a eficiência do trabalhador, esses fatores também são relevantes, podendo, para cada um dos fatores, ser atribuída a classificação de “fraco” a “superior”. Um outro ponto ligado a esses quesitos, é a produtividade: A produtividade no trabalho consiste na relação direta entre a quantidade produzida dividida pelos insumos ou recursos necessários para a sua efetivação, tendo como ideal, produzir o máximo possível, utilizando a menor quantidade de insumos ou recursos possíveis, ou seja, com eficiência. 2.4. Indicadores de desempenho Juntamente com Técnicas de Estudo do Trabalho e as avaliações de ritmo ligadas a eficiência, eficácia e a produtividade, utiliza-se, para obter a melhoria contínua, os indicadores de desempenho, ou KPIs, que são métricas quantitativas e qualitativas usadas para medir a performance da empresa em diversos aspectos, áreas, departamentos, entre outros. Ou seja, os indicadores são indispensáveis quando se fala em melhoria de processos, já que eles mostram, assim como um exame de sangue, como a empresa está. Alguns exemplos de KPIs são: Satisfação do cliente, receita total, tempo de carregamento da página, taxa de absenteísmo. 17 Alguns podem alegar não querer utilizar os indicadores, e dentre os motivos para isso, pode ser o medo de se expor, por cultura, já que sempre foi assim, ligada a uma visão antiga, ou até por não saber como medir. Quando não se utiliza os indicadores, corre-se o risco de estar indo bem nos negócios por pura “sorte”, bastando uma pequena variação no mercado ou mudança no ambiente externo ao organizacional para que a empresa seja derrubada. Assim como no exemplo do exame de sangue, se alguém se recusa a fazê-lo, pode estar com diversos problemas de saúde que nem sequer imaginava. Agora, quando se realiza regularmente os exames, é possível acompanhar e principalmente controlar a sua saúde. O mesmo acontece dentro de uma empresa. Os Indicadores de desempenho devem ser utilizados para medir processos, e devem ser mensuráveis, relevantes e acionáveis, para que possam ajudar a empresa a alcançar seus objetivos. Caso o processo seja mensurável, após a utilização do KPI, pode se utilizar o ciclo de melhoria contínua, o PDCA (sigla para: plan, do, check e act). Uma ferramenta utilizada para definir um bom indicador de desempenho é o método SMART, que é um acrônimo para: S – Specific (Específico): O objetivo deve ser claro e específico; M – Measurable (Mensurável): O objetivo deve ser mensurável para que se possa acompanhá-lo; A – Achievable (Alcançável): O objetivo deve ser realista e alcançável de acordo com as capacidades atuais da empresa; R – Relevant (Relevante): O objetivo deve ser relevante para a realidade da empresa, e alinhado com suas estratégias; T - Time Bond (Com Prazo Definido): O objetivo precisa de um prazo limite para ser concluído. Agora, para construir um bom indicador de desempenho, pode se utilizar o método GQI (goal, question, indicator method): Ele consiste em iniciar com a definição clara de metas (goal), depois, elaborar perguntas (question) a fim de avaliar o 18 progresso para realizar essas metas, e assim, identificar os identificadores que serão utilizados para responder essas perguntas. 2.5. Novas visões de processos 2.5.1. Mundo VUCA O termo Mundo VUCA é um acrônimo usado para se referir a um ambiente de negócios ou contexto global em constante mudança, caracterizado pela: V - Volatilidade(Volatility) U - Incerteza(Uncertainty) C - Complexidade(Complexity) A - Ambiguidade(Ambiguity) Atualmente, é possível reparar que a cada dia que passa, o mundo ao redor das pessoas muda, e essa mudança está acontecendo cada vez mais rapidamente, mostrando justamente essa característica altamente volátil e incerta em que se vive hoje. Como exemplo disso, pode se falar da pandemia da COVID-19, que mudou completamente a realidade mundial, causando mudanças permanentes na sociedade, e além disso, mudou por completo a realidade das empresas. Um dos reflexos dessas mudanças é o home office, que foi adotado em grande escala até mesmo nos órgãos e empresas públicas. Um outro resultado dessas mudanças para as empresas foi o encerramento das atividades de muitos pequeno negócios, micro empreendedores, que não conseguiram sobreviver no período da pandemia. Sobre a complexidade, é fácil de se imaginar que, por estar em um mundo globalizado, as ações estão sempre interligadas a diversos outros fatores, ou seja, nas tomadas de decisões, diversos cenários devem ser levados em consideração, exigindo cuidado. Pensando no aspecto da ambiguidade, pode se afirmar que, por conta das outras características (volatilidade, incerteza e complexidade), é muito difícil no momento presente seguir um único caminho de forma linear e absolutamente constante, ou seja, nada é absoluto, tendo que escolher a cada momento que caminho 19 seguir e tomar atitudes diferentes para lidar com a demanda do momento, e isso exige ambiguidade. Todos esses conceitos exigem que as empresas, para conseguirem lidar com os dias de hoje, devem ser ágeis e o mais importante, adaptáveis. 2.5.2. Indústria 4.0 A Grande Revolução Industrial, ou Indústria 1.0, que teve início em 1784, iniciou uma nova era na humanidadecom a mecanização do tear e com o uso da máquina à vapor. Desde então, já se passaram outras revoluções industriais que trouxeram a eletricidade, linhas de montagem, a produção em massa, a era da automação, a computação e a eletrônica, chegando nos dias atuais em que ocorre a Indústria 4.0. Com a chegada da Indústria 4.0, vieram as fábricas inteligentes, com a integração de tecnologias avançadas nos processos de produção. Ela é impulsionada pelos avanços tecnológicos como a Internet das Coisas (IoT), a Inteligência Artificial (IA), a computação em nuvem, a robótica avançada e a análise de dados. A Indústria 4.0 possui 9 pilares essenciais: • Robótica autônoma • Simulação • Integração de sistemas verticais e horizontais • IoT industrial • Cibersegurança • Computação em nuvem • Manufatura aditiva • Realidade aumentada • BigData e Analytics Um dos exemplos do que a transição para uma indústria adequada à nova modernidade traz é a digitalização. Com esse excesso de tecnologia, a tendência é que tudo que está no meio físico passe para o digital, então obtém-se uma produção sem papel, o uso intensivo de recursos em TI, o uso intensivo do ambiente em nuvem, coleta e uso de dados para acompanhar os processos da fábrica, tomada de decisões, simulações e otimizações. Além disso, desde que essa revolução ocorreu, e mais intensivamente nos dias de hoje, é possível observar que a automatização substituiu 20 e continua a substituir o trabalho humano, e os cargos disponíveis estão se tornando cada vez mais exigentes para seus candidatos. Como resultado, pode se observar uma indústria mais informada, integrada e inteligente. Isso é uma resposta aos desafios impostos pelo mundo VUCA, e que tende a formas empresas cada vez mais ágeis e adaptáveis frente a uma realidade recheada de mudanças e inconstâncias. 2.5.3. Indústria 4.0 no Brasil Nos últimos anos, a Indústria 4.0 tem ganhado crescente atenção e adoção no Brasil. Lentamente, as empresas estão passando a se conscientizar sobre a importância das tecnologias digitais, porém, a implantação dessa nova filosofia encontra algumas barreiras no território brasileiro, como: falta de mão de obra qualificada, falta de infraestrutura de telecomunicações, dificuldade de identificar tecnologias e parceiros, ausência de linhas de financiamento apropriadas, falta de preparo do mercado para lidar com isso, dentre outras dificuldades. Com a finalidade de ultrapassar essas barreiras, as empresas terão de adotar o sistema lean, conhecido como gestão enxuta, muito utilizada na filosofia toyotista, que busca alcançar melhorias através da eliminação de desperdícios, além de requalificar seus trabalhadores, já que para lidar com essas novas tecnologias e automações, é necessário muito mais conhecimento do que se exigia antigamente. E por último, deverão adotar estratégias que os levem a ter mais produtividade. Para auxiliar as empresas, o governo brasileiro criou junto com associações e indústrias, o GTI 4.0, Grupo de Trabalho para a Indústria 4.0, integrando mais de 50 unidades representativas. Seu objetivo é criar uma agenda nacional para o tema, para oferecer condições para que as empresas alcancem a transformação digital, gerando um maior nível de competitividade da indústria nacional. Com o advento da tecnologia, os consumidores hoje em dia se mostram cada vez mais exigentes, já que com a internet conseguem ter acesso fácil a informações e comparar produtos e serviços na palma da mão. Esse novo cenário traz impactos positivos e negativos na sociedade brasileira. Algumas das vantagens são: redução de custos, maior número de funcionários em 21 funções estratégicas devido à requalificação, flexibilidade na produção, previsibilidade oferecida pelas inteligências artificiais e pelas análises de dados, redução de preços para os clientes, produtos cada vez mais personalizados e maior qualidade. Entre os impactos negativos observa-se: o desafio da segurança no ambiente cibernético, o impacto inicial no mercado de trabalho, a facilidade de espionagem industrial já que está mais integrada pela internet, o uso maléfico das tecnologias, e o desemprego gerado pela automação. 3. ORGANIZAÇÃO OBJETO DE ESTUDO 3.1. Perfil da organização A Empresa Rodonaves Caminhões Comércio e Serviços LTDA, de acordo com a BNDES é uma empresa privada de médio porte, localizada na cidade de Caçapava no Bairro do Grama, fundada em 04 janeiro de 2011, por João Naves, atualmente a 12 anos no mercado, sendo um dos principais grupos brasileiros ligados ao setor de transporte. Com uma história que reúne talentos e percorre longos caminhos, formam uma família de mais de 220 colaboradores em 6 empresas. Em janeiro de 2011, foi consolidada a parceria com a fabricante de caminhões, a italiana IVECO, e foram abertas com o nome de Rodonaves IVECO, duas concessionárias no estado de São Paulo, uma em Caçapava e outra em Campinas. Com o mercado de caminhões sempre em expansão, ainda no mesmo ano foi adquirida a concessionária IVECO em Ribeirão Preto e no fim de 2017, a de São José do Rio Preto. Em 2021, abriram uma concessionária em Bauru e em 2022 uma unidade em Regente Feijó. A parceria com a marca IVECO contribuiu para tornar a Rodonaves IVECO referência no setor de vendas de veículos, oferecendo uma gama completa de caminhões para atender todo tipo e tamanho de negócio, com veículos leves, médios, semipesados e pesados. Além disso, a Rodonaves IVECO dispõe de uma experiência completa com a venda de peças genuínas IVECO e oficina para manutenção e reparo de veículos. 22 3.1.1. Missão Sermos reconhecidos como a equipe comercial de vendas e pós-vendas mais qualificada, de forma a assegurar a confiança de nossos clientes em nosso trabalho. Buscar sempre a melhoria contínua de nossos processos, oferecendo qualidade, pontualidade, assertividade e segurança em nossos trabalhos, agregando valor às operações de nossos clientes. 3.1.2. Visão Sermos referência dentro da rede de concessionária da marca IVECO em todo o Brasil. Através de uma gestão profissional, atender as necessidades e expectativas dos nossos clientes e colaboradores, agregar valor para os nossos produtos e serviços, preservar as relações humanas com os públicos que interagirmos, ser referência de qualidade total, respeitar todas as normas de preservação ambiental com melhoria contínua de todos os nossos processos. 3.1.3. Valores Família, Honestidade, Solidariedade, Transparência, Ética e Perseverança. Figura 1 - Foto da empresa Fonte: Rodonaves Caminhões Iveco 23 3.1.4. Força de trabalho A organização é composta pelo Diretor, Diretor de Negócios, Gerentes de Vendas, Pós-Venda e Administrativo, Recursos Humanos, Marketing, Financeiro e Contabilidade, Coordenadora e Analistas da Qualidade, Assistentes de Recursos Humanos, Assistentes Financeiro e Assistente Contábil, Assistente de Marketing e estagiários. Na parte de vendas temos, os vendedores de veículo novos, assistente de vendas, prospectora de vendas e entregador técnico. Na parte pós-venda temos, o vendedor de peças, consultor de serviços, mecânicos, auxiliares administrativos, estoquistas e garantista. Todos os colaboradores possuem desde o ensino médio completo até o nível superior, e são contratados em regime CLT. Figura 2 - Organograma da empresa Fonte: Rodonaves Caminhões Iveco 3.2. Produtos e Clientes 3.2.1. Produtos Principais Os principais produtos são voltados a venda de veículos novos, sendo de porte leve, médio, semipesado e pesado. Já para auxiliar o cliente com seu veículo, temos venda de peças genuínas IVECO e oficina para manutenção e reparo de veículos. Há também outros produtos paraagregar o cliente a longo prazo, como os planos de manutenção. Onde o cliente aderi esses planos para a saúde do seu 24 veículo, é um valor mensal e tem assistência sempre que precisar, com cinco tipos de plano para melhor se adequar ao veículo com programações conforme a necessidade do seu veículo e o que fará com ele. 3.2.2. Clientes-alvo Como a organização atua na venda e prestação de serviços, seus clientesalvos são necessariamente o consumidor final, comércio voltado para área de transportes e órgãos governamentais. Conforme a procura e demanda do cliente há o giro de estoque tanto dos veículos novos quanto as peças genuínas, e assim, gerando mais manutenções e reparo nos veículos. 3.2.3. Principais insumos Como é uma concessionária e lidamos com o produto final, é utilizado alguns acessórios para os veículos novos como no caso dos implementadores de baús e carrocerias, acessórios para os caminhões, rastreamento e outros. Para a parte de peças as autopeças parceiras, e na parte da oficina os serviços como, alinhamento, molas, ar-condicionado, radiadores, bicos injetores, e outros parceiros que ajudam para atender os clientes e suas reais necessidades. Figura 3 - Empresas parceiras Fonte: Rodonaves Caminhões Iveco 25 3.3. Principais concorrentes da organização Os principais concorrentes da organização, são as diversas concessionárias homologadas da rede que trabalham com a marca IVECO espalhadas por todo o Brasil, oficinas mecânicas na cidade e as outras marcas concorrentes que atuam no mesmo ramo espalhadas pelo estado de São Paulo. 4. PROCESSOS ORGANIZACIONAIS 4.1. Macroprocesso da empresa Os macroprocessos da empresa são divididos em 3 partes: Processos Gerenciais, Processos Finalísticos e Processos de Apoios. Gestão de Áreas: O gerente de vendas analisa o mercado, divide a área operacional em regiões, analisa o emplacamento de no mínimo 3 anos de cada região e calcula o potencial de vendas mensais de cada região. Gestão de Vendedores: O gerente de vendas dimensiona a equipe e direciona os vendedores que atuarão na região estabelecida, calculam a capacidade de atividades (visitas e telefonemas) por mês e ano; no desenvolvimento calculam o índice de eficiência de cada vendedor para que se necessário redimensionar as áreas e quantidades diárias de contatos. É feita análise de eficiência pelo menos 1 vez ao ano. Gestão de Metas: Após feito a análise de eficiência, o gerente de vendas dimensiona as metas. Estabelece e divulga as metas mensais de veículos e consórcios para cada vendedor; a equipe de vendas se reuni 1 vez por mês, para apresentar os resultados, as metas e as estratégias utilizadas, a reunião é registrada em ata no SGV (gráfico vetoriais) a pauta é um resumo dos assuntos tratados, caso seja identificado ações de melhoria na reunião é gerado um plano de ação. Análise de Clientes: Os vendedores classificam o potencial de compras dos clientes cadastrados, levando como base o tamanho da frota e expectativa de compra, caso o cliente indique uma data de compra anterior a estabelecida é antecipada a visita no CRM (Customer Relationship Management). Na visita é feita a coleta de informações, o vendedor é responsável por atualizar o CRM do cliente a cada 26 mudança identificada; todas as informações coletas devem ser registradas, aniversários, responsável pela frota, mudança de gestão, renovação de frotas, entre outras. Gestão de Vendas: O gerente de vendas faz a gestão dos resultados, revisa a expectativas de compra dos clientes, analisa mensalmente a qualidade do trabalho em uma amostra de no mínimo 10% dos clientes, após a análise criam ações corretivas caso tenham inconsistências nas informações ou insatisfação dos clientes. Atendimento do Cliente: Os vendedores planejam os atendimentos agendados/reagendados, se o atendimento é realizado o vendedor deve ser cortes no contato com o cliente, sempre informar o motivo do contato/visita e deve identificar as necessidades do cliente. Registro de Informações: Após o contato/visita o vendedor registra as informações do atendimento no CRM. Caso o vendedor já tenha um relacionamento de venda com o cliente e o cliente queira novas informações de novas frotas, o vendedor pode descrever no CRM de modo mais simples, com menor burocracia diferente de como seria se fosse um cliente novo em potencial, sem o procedimento de descrever toda a base de cadastro com questões de como foi o primeiro contato (Efeito Biquini). Prospect: Os vendedores identificam os clientes em potencial, pesquisam no mínimo 10% dos atendimentos realizados pela equipe de venda, para que sejam feitos novos contatos para concluir mais vendas. Gestão de Resultados: O gerente de vendas atualiza o painel de metas mensal criteriosamente e analisa o resultado da pesquisa de atendimentos do Pós-vendas, ele apresenta os resultados para a equipe e corrige os desvios se necessário com reuniões e planos de ações. Marketing: As gerentes de vendas e de marketing organizam as ações e campanhas de em uma agenda anual, ficam responsáveis por manter a equipe atualizada, utilizam das redes sociais, WhatsApp e as reuniões para divulgações e geram conteúdo sempre que identificam alguma oportunidade para o marketing regional. Apoio de Atendimento: Os vendedores trabalham as oportunidades, prospectam novos clientes utilizando inclusive o emplacamento, conforme enviado pelo gestor; atuam em cliente com intenção de compra, gerados pela IVECO e pela 27 equipe de vendas internos em no máximo 24 horas, atuam no em clientes em momento de recompra, acionam o gestor para fomentar negociação. Os vendedores também participam das licitações públicas online e/ou presenciais. Registram e atualizam as informações dos atendimentos no CRM e fazem uma limpa na carteira sempre que necessário. 4.2. Identificação dos processos primários ou do negócio O processo primário escolhido foi o de vendas da empresa, que consiste em um de seus processos principais e ocorre através da gestão por processos. O processo de atendimento de vendas tem início com os vendedores na atribuição de atender o cliente, no processo de gestão de oportunidades, que funciona a partir de um trabalho de identificação, comunicação e análise de pessoas dispostas a conhecer os produtos e serviços que a empresa oferece. Após essa fase, ocorre o planejamento dos atendimentos agendados ou reagendados com os clientes. Se os atendimentos não acontecerem, retorna-se para a parte do planejamento dos atendimentos. A partir daqui, as próximas atividades são realizadas no CRM (plataforma da empresa). Se esses atendimentos acontecerem, o vendedor deve ser cortês e educado no contato com o cliente, informar o motivo do contato ou visita e identificar as necessidades de seu cliente na plataforma. Logo após essas atividades, o vendedor deve registrar as informações do atendimento no CRM. Nesse registro, caso o vendedor já tenha uma relacionamento com o cliente, ocorre o efeito biquíni, que é um relatório mais enxuto e resumido sobre o atendimento com esse cliente já conhecido. Caso seja um novo cliente, é necessário fazer um relatório completo sobre o atendimento. Aqui se encerra a parte das atribuições realizadas no CRM. Depois do registro feito pelos vendedores na plataforma sobre quais clientes foram atendidos, a prospectora faz uma seleção com no mínimo 10% dos clientes atendidos e então ela entra em contato com esses clientes para saber se restou alguma dúvida e o quão satisfeito o cliente ficou em relação ao atendimento e com os produtos oferecidos. Feito isso, ela irá atualizar o quadro de metas na plataforma CRM, analisá-lo e preencher uma pesquisa de satisfação interna sobre as respostas 28que ela obteve dos clientes. Finalizada a pesquisa, o sistema irá mostrar na plataforma, com base em indicadores, como está o nível de satisfação do cliente. E então segue se para o gerente de vendas, com a função de gerir os resultados obtidos. Ele deve atualizar o painel de metas do setor de vendas mensalmente e de maneira criteriosa (esta ação reflete o resultado do NPS, que é um indicador para medição de fidelidade do cliente) e então analisar esse painel de metas e também o resultado da pesquisa de atendimento realizada. Com seus resultados prontos deve apresenta-los para a equipe afim de que corrija-se os desvios caso existam para melhorar os resultados (esta ação também reflete no NPS), mostrar as metas que foram alcançadas e pode ocorrer de terem tratativas individuais com cada um dos vendedores. Essa apresentação de resultados acontece através de reunião e também da elaboração de um plano de ação para os próximos passos da empresa. Depois de todas essas etapas, finaliza-se com o processo de apresentação do produto feita pelos vendedores a sua respectiva carteira de clientes, indicando os melhores produtos para cada cliente individualmente. 4.3. Identificação dos processos de suporte/apoio No processo de suporte/apoio da Rodonaves Iveco podemos observar que contém um fluxograma de gestão por processos, e nas atividades apresentadas são desenvolvidas pelo Gerente de Vendas e Marketing e o Vendedor. O processo para definir a agenda é definido da seguinte maneira: Inicia pelo processo de gestão da carteira, após esse processo precisaremos organizar ações/campanhas de marketing em uma agência anual, para organizar as ações precisaremos manter a equipe atualizada sobre os eventos e ações para o desenvolvimento, nesse caso a divulgação é essencial para aproveitar as mídias sociais tais como: WhatsApp e reuniões para promover as coações, e para gerar o conteúdo do marketing eles sempre estarão identificado para alguma oportunidade regional. O outro processo conforme o mencionado logo no início, vamos focar na atividade do vendedor que trabalha com as oportunidades, quando mencionamos no processo acima que (para manter a equipe atualizada das ações de Marketing), estamos envolvendo a parte de prospectar novos clientes utilizando o emplacamento enviado para o gestor, essa atividade a seguir reflete o resultado do NPS (Net Promoter Score, pesquisa de satisfação do 29 cliente, nessa avaliação é avaliado o auxílio da entrega, atendimento do vendedor, atendimento do entregador técnico, manutenções), atuar em clientes com intenção de compra gerados pela Iveco até 24 horas, após isso, a intenção de compra gerado pela equipe de vendas/internos em até 24 horas, nesse caso os clientes em momento de recompra devem acionar o gestor para fomentar negociações, nessa próxima atividade envolve o NPS também que seria o envolvimento nas atividades realizadas do CRM (Customer Relationship Management - Carteira de Prospecção de Clientes, os clientes atendidos são cadastrados nessa plataforma e cada vendedor fica responsável pela região, conforme as visitas realizadas os vendedores alimentam essa plataforma e ficam anexadas para a melhor visualização de clientes e regiões), é a que deve registrar/atualizar a carteira sempre, e com isso após finalizar o processo de vendas, é encaminhado para o setor/processo de atendimento para seguir com os próximos passos e procedimentos da organização. 4.4. Identificação dos processos de gerenciais O processo se inicia com o gerente de vendas analisando o mercado, ele divide a área operacional em regiões por vendedor, logo após ele analisa o emplacamento, sendo necessário no mínimo 3 anos de cada região, depois é estabelecido metas de marketing por região e de acordo com o segmento, assim é calculado o potencial de vendas mensais das regiões separadamente. Agora, o gerente de vendas é responsável por dimensionar a equipe e as metas, para dimensionar a equipe ele destina os vendedores que atuaram em tais regiões, calcula a capacidade das atividades, também o índice de eficiência dos vendedores (esse índice e refeito ao menos uma vez ao ano), para dimensionar as metas é divulgado e estabelecido metas mensais, a equipe e reunida uma vez por mês, nessa reunião e apresentado resultados e estratégias, essa reunião é registrada em ATA, contendo todo um resumos dos assuntos discutidos, identificado alguma melhoria que possa ser realizada, é gerado rapidamente um plano de ação. O vendedor define a expectativa de compra, e a manutenção dos cadastros, é classificado o potencial de compra dos clientes, caso o cliente queira adiantar a data estabelecida, é necessário antecipar a visita no CRM, cada mudança que é identificada nas visitas e as informações coletadas devem ser atualizada no CRM. 30 Na finalização do processo, o gerente de vendas fica responsável por gerir os resultados, ele revisa a expectativa de compra dos clientes, analisa a qualidade do trabalho mensalmente com uma demonstração com no mínimo 10% dos clientes, assim cria-se um plano de ação corretiva caso tenha alguma improcedência ou descontentamento do cliente. 5. REPRESENTAÇÃO GRÁFICA DOS PROCESSOS ORGANIZACIONAIS 5.1. Macroprocesso da empresa Figura 4 - Macroprocesso da empresa 31 5.2. Identificação dos processos primários ou do negócio Figura 5 - Identificação dos processos primários ou do negócio 5.3. Identificação dos processos de suporte/apoio Figura 6 - Identificação dos processos de suporte/apoio 32 5.4. Identificação dos processos de gerenciais Figura 7 - Identificação dos processos gerenciais 6. ANÁLISE CRÍTICA DOS PROCESSOS 6.1. Como os processos são mensurados/controlados? Figura 8 - KPI O NPS é o indicador mais utilizado no mundo para medição de fidelidade dos clientes. Em inglês, significa Net Promoter Score, sendo uma ferramenta para ouvir e transmitir a opinião do cliente, para conseguir melhorar e transformar os processos internos e perseguir o caminho de excelência no atendimento. Toda a organização é 33 responsável pelo processo. Ligados diretamente ou indiretamente. A meta a ser alcançada é no mínimo 85%. A métrica é realizada da seguinte forma, onde há três denominações, os promotores, neutros e detratores. Os promotores são, as notas de 9,0 a 10,0 passando que o cliente está satisfeito, os neutros são, as notas 7,0 a 8,0 passando que houve algum problema durante a experiência com cliente no serviço ou atendimento, e os detratores são, as notas de 0,0 a 6,0 nos passa que o cliente está insatisfeito com nossos serviços e atendimento prestado. Figura 9 - Exemplo da pesquisa de satisfação Também há uma fórmula de cálculo para determinar o NPS no momento, sendo: Número de Promotores – Número de Detratores = NPS. 6.2. Análise crítica dos processos: pontos de relevância A situação atual anual está dentro do percentual. Como visto na imagem acima, onde a empresa está com 90,6% com uma boa quantidade de cliente promotores, mesmo tendo alguns neutros. Conforme a imagem, pode perceber que, o indicador mesmo estando dentro, há alguns clientes prejudiciais ao indicador, no caso, os neutros, mas a quantidade de promotores está em uma quantidade de pesquisas boas para balancear e trazer um bom indicador de satisfação de atendimento para organização. 34 6.3. Análise crítica dos processos: pontos de melhoria Uma sugestão de melhoria para manutenção da performance do indicador, para que o indicador NPS continue em forma ascendente, é necessário sempre ter uma ênfase no atendimento ao público, com treinamentos epalestras que ajudem e tragam mais bagagem para os colaboradores que ficam na linha de frente do atendimento, trazendo o melhor para seus clientes, sanando todas as dúvidas e transcendendo o melhor da empresa para que os clientes possam ter uma ótima experiência com a organização. 7. CONSIDERAÇÕES FINAIS Em conclusão, o estudo sobre os Processos Organizacionais revelou a importância de estruturar os principais processos da empresa Rodonaves Iveco buscando soluções que aumentem sua eficiência e competitividade. Em grande parte, a eficiência está relacionado ao gerenciamento dos processos de forma a melhorar sua atuação junto aos clientes e demais partes interessadas e auxiliar na profissionalização de sua gestão. Além disso, o estudo também mostrou que a empresa busca se estruturar de maneira a assegurar o cumprimento dos seus objetivos ao longo dos processos que realiza diariamente. Por fim, demonstrou a importância de como o aprimoramento na área de modernização da gestão deve ser abordado e aprofundado, e a aplicação de novos planejamentos de ações de melhoria é necessário para o alcance da excelência na gestão. 8. REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS IDALBERTO CHIAVENATO. Recursos humanos : o capital humano nas organizações. São Paulo: Elsevier, 2009. ALVES FILHO, BARTOLOMEU F. Processos Organizacionais: simplificação e racionalização. São Paulo: Atlas, 2011. 35 VALLE, Rogério; OLIVEIRA, Saulo B. Análise e Modelagem de Processos de Negócio. São Paulo: Atlas, 2010. PROCESSOS ORGANIZACIONAIS: O FUNCIONAMENTO SINCRÔNICO DE UMA ORGANIZAÇÃO SÃO JOSÉ DOS CAMPOS 2023 PROCESSOS ORGANIZACIONAIS: O FUNCIONAMENTO SINCRÔNICO DE UMA ORGANIZAÇÃO SÃO JOSÉ DOS CAMPOS 2023 AGRADECIMENTOS ABSTRACT LISTA DE FIGURAS/ILUSTRAÇÕES SUMÁRIO 1. INTRODUÇÃO 2. FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA 2.1. Melhoria Contínua dos Processos 2.2. Técnicas de Estudo do Trabalho 2.3. Avaliação de Ritmo 2.4. Indicadores de desempenho 2.5. Novas visões de processos 2.5.1. Mundo VUCA 2.5.2. Indústria 4.0 2.5.3. Indústria 4.0 no Brasil 3. ORGANIZAÇÃO OBJETO DE ESTUDO 3.1. Perfil da organização 3.1.1. Missão 3.1.2. Visão 3.1.3. Valores 3.1.4. Força de trabalho 3.2. Produtos e Clientes 3.2.1. Produtos Principais 3.2.2. Clientes-alvo 3.2.3. Principais insumos 3.3. Principais concorrentes da organização 4. PROCESSOS ORGANIZACIONAIS 4.1. Macroprocesso da empresa 4.2. Identificação dos processos primários ou do negócio 4.3. Identificação dos processos de suporte/apoio 4.4. Identificação dos processos de gerenciais 5. REPRESENTAÇÃO GRÁFICA DOS PROCESSOS ORGANIZACIONAIS 5.1. Macroprocesso da empresa 5.2. Identificação dos processos primários ou do negócio 5.3. Identificação dos processos de suporte/apoio 5.4. Identificação dos processos de gerenciais 6. ANÁLISE CRÍTICA DOS PROCESSOS 6.2. Análise crítica dos processos: pontos de relevância 6.3. Análise crítica dos processos: pontos de melhoria 7. CONSIDERAÇÕES FINAIS 8. REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS