Fluxograma de Destinação de Documentos

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Fluxograma: Destinação de Documentos
1. Recebimento do Documento
· Entrada: Notas fiscais, boletos, ou outros documentos.
· Ação: Receber documentos fisicamente ou digitalmente.
2. Classificação Inicial
· Entrada: Documento recebido.
· Ação: Classificar documentos de acordo com o tipo (nota fiscal, boleto, contrato, etc.).
3. Registro de Entrada
· Entrada: Documento classificado.
· Ação: Registrar no sistema de controle (manual ou digital) com data de recebimento e tipo de documento.
4. Verificação de Completação
· Entrada: Documento registrado.
· Ação: Verificar se o documento está completo e correto (assinaturas, valores, datas, etc.).
· Decisão: Documento completo?
· Sim: Prosseguir para o próximo passo.
· Não: Solicitar correção, separação do material que está aguardando a correção e aguardar atualização.
5. Digitalização (se aplicável)
· Entrada: Documento verificado.
· Ação: Digitalizar o documento para armazenamento eletrônico.
· Entrada: Documento digitalizado.
· Ação: Armazenar em local seguro e acessível no sistema digital.
6. Destinação
· Entrada: Documento digitalizado ou físico.
· Ação: Encaminhar para o departamento ou área responsável (Financeiro, Contabilidade, etc.).
7. Arquivamento
· Entrada: Documento destinado.
· Ação: Arquivar o documento no local apropriado (arquivo físico ou digital).
· Ação: Atualizar o sistema de controle com informações de arquivamento.
8. Acompanhamento
· Entrada: Documento arquivado.
· Ação: Monitorar o status e a necessidade de futuras ações relacionadas ao documento (pagamento, conferência, etc.).
9. Retenção e Descarte
Entrada: Documento arquivado por período determinado.
Ação: Seguir as políticas de retenção e descarte, garantir o descarte seguro quando não for mais necessário.
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