Organização

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MODULO 2
ORGANIZAÇÃO
 ORGANIZAÇÃO, SISTEMAS E MÉTODOS
Profª. Cleusa Mª Souza Ronsani
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Representação gráfica ou descritiva das áreas que compõem a organização, distribuídas em níveis hierárquicos.
Forma pela qual as atividades de uma organização são divididas, organizadas e coordenadas (STONER, 1992).
A estrutura organizacional é um instrumento essencial para o desenvolvimento e a
implementação do desenho organizacional nas
empresas. 
 
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CONTRIBUIÇÕES ESTRUTURA ORGANIZACIONAL
Identificação de tarefas necessárias ao alcance dos objetivos estabelecidos;
Organização das responsabilidades e níveis de autoridade;
Estruturação do processo decisório ideal, incluindo o estabelecimento dos relatórios gerenciais;
Contribuição direta para a otimização das comunicações internas e externas da empresa;
Estabelecimento de indicadores de desempenho;
Contribuição para incremento motivacional.
 
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TIPOS DE ESTRUTURAS
Formal e informal.
 Estrutura formal: é planejada e representada em alguns aspectos pelo organograma da empresa, ênfase a posições em termos de autoridade e responsabilidades.
 
 
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 Estrutura informal: Surge da interação social das pessoas, o que significa que se desenvolve espontaneamente quando as pessoas se reúnem.
Representa relações que usualmente não aparecem no organograma.
São relacionamentos não-documentados e não-reconhecidos oficialmente entre os membros de uma organização que surgem inevitavelmente em decorrência das necessidades pessoais e grupais dos empregados.
 
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Fatores que condicionam o aparecimento da estrutura informal
 Interesses comuns;
 Interação provocada pela própria estrutura formal;
 Defeitos na estrutura formal;
 Flutuação do pessoal dentro da empresa;
 Períodos de lazer;
 Disputa do poder.
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COMPONENTES ESTRUTURA 
ORGANIZACIONAL
 Sistema de responsabilidade
 Sistema de autoridade: Hierárquica
 Funcional
 Sistema de comunicação
 Sistema de decisões
 
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Sistema de responsabilidade:
Refere-se à obrigação que uma pessoa tem de fazer alguma coisa.
Está relacionado a prestação de contas a quem atribuiu responsabilidade.
Portanto, quando um subordinado assume determinada obrigação, deve prestar contas à pessoa que lhe atribuiu a responsabilidade.
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Sistema autoridade: distribuição de poder, delegação.
É o direito para fazer alguma coisa. Pode ser o direito de tomar decisões, de dar ordens e requerer obediência, ou simplesmente o direito de desempenhar um trabalho que foi designado.
A autoridade formal representa a delegada pelo superior hierárquico.
A Informal é uma espécie de “autoridade adquirida” desenvolvida por meio das relações informais entre as pessoas da empresa.
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São de dois tipos:
Hierárquica: segue as linhas de comando estabelecidas pela estrutura hierárquica.
Presidência
Administração
Almoxarifado
Compras
Contabilidade
Pessoal
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Funcional: corresponde a autoridade estabelecida pela função exercida pelas unidades organizacionais. 
Presidência
Diretoria MKT
Setor Vendas
Setor Caixa
Diretoria Financeira
Diretoria Regionais
Regional Sul
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Sistema comunicação: interação entre todas as unidades da empresa, constituído por: o que, como, quando, de quem e para quem comunicar.
Comunicar é assegurar que outras pessoas entendam exatamente o que você deseja dizer.
Deve ser considerado:
O que deve ser comunicado.
Como deve ser comunicado.
Quando.
De quem deve vir a comunicação.
Para quem deve ir a comunicação.
Por que deve ser comunicado.
Quando deve ser comunicado.
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De maneira genérica existem dois tipos de formação de esquemas de comunicação nas empresas.
Formal: é conscientemente planejado, facilitado e controlado.
Informal: surge espontaneamente na empresa, em reação às necessidades de seus membros.
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 Falhas mais comuns:
A pessoa que deve comunicar, acha que a outra tem a obrigação de saber, ou imagina que a outra já sabe.
Dificuldade para falar ou escrever.
Afobação, falta de reflexão.
Prolixidade (falar demais) ou laconismo(falar de menos).
Emotividade, nervosismo.
Dificuldade de ouvir, ver ou ler.
Presunção ou vaidade.
Afobação, falta de atenção ou raciocínio.
Mensagens incompletas, confusas ou complexas.
Forma comunicação inadequada.
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Problemas mais comuns decorrentes da má comunicação:
Serviços não são feitos. Não se sabia o que fazer, como fazer ou quando fazer;
Serviços realizados de maneira diferente do que deveriam;
Serviços desnecessários (perda tempo, material, pessoal e dinheiro);
Atritos e desentendimentos....
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Como melhorar a comunicação:
Simplicidade e clareza: o óbvio precisa ser constantemente repetido, para jamais ser esquecido (treinamento);
Eliminação das causas (falta ou falhas), eliminando os defeitos nas redes de comunicação;
 Treinar as pessoas em comunicação (relações humanas, redação, leitura...;
Dar mais atenção e reconhecer a importância da comunicação.
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Sistema de decisão: resultado da ação sobre as informações, constituído por dado, informação, decisão e ação.
Decisão pode ser conceituada como escolha entre vários caminhos alternativos que levam a determinado resultado.
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FUNÇÕES BASICAS DO ADMINISTRADOR
O executivo tem a função de organizar toda a empresa para o seu perfeito funcionamento, além disso, outras três funções básicas fazem parte da sua vida. São elas:
 Planejamento da empresa: que representa o estabelecimento objetivos e resultados e meios adequados para alcançar as metas.
 Direção da empresa: orientação e/ou coordenação e/ou motivação e/ou liderança das atividades e recursos visando alcançar os objetivos e resultados esperados.
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 Controle da empresa: controle e avaliação dos resultados obtidos em relação aos objetivos esperados.
Planejamento
Controle
 Organização
Planejamento
Controle
 Organização
 Direção
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NÍVEIS DE INFLUÊNCIA ESTRUTURA ORGANIZACIONAL
Nível estratégico, tático e operacional
 
 Estes níveis de influência estão relacionados aos tipos de planejamento, que podem ser visualizados na pirâmide empresarial.
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Nível Estratégico
Nível Tático
Nível Operacional
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Nível estratégico: 
 
É o planejamento mais amplo e abrange toda a organização. Suas características são:
• é projetado no longo prazo e seus efeitos e consequências são estendidos para vários anos (em geral, cinco) pela frente.
• envolve a empresa como uma totalidade, abrange todos os recursos e áreas de atividade, e preocupa-se em atingir os objetivos em nível organizacional.
• é definido pela cúpula da organização (no nível institucional) e corresponde ao plano maior ao qual todos os demais estão subordinados.
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O planejamento estratégico pode ser conceituado como um processo gerencial que possibilita ao executivo estabelecer o rumo a ser seguido pela empresa, com vista em obter um nível de otimização na relação da empresa com o seu ambiente. 
Portanto, o nível estratégico de influência considera a estrutura organizacional de toda a empresa e a melhor interação desta com o ambiente.
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Nível tático:
É o planejamento que abrange cada departamento ou unidade da organização. Suas características são:
• é projetado para o médio prazo, geralmente para o exercício anual.
• envolve cada departamento, abrange seus recursos específicos e preocupa-se em atingir os objetivos departamentais.
• é definido no nível intermediário, em cada departamento da empresa.
O planejamento tático tem por finalidade otimizar determinada área e não a empresa como um todo. 
 
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Nível operacional: 
É o planejamento que abrange cada tarefa ou atividade específica. Suas características são:
• é projetado para o curto prazo, para o imediato.
• envolve cada tarefa ou atividade isoladamente e preocupa-se com o alcance de metas específicas.
• é definido no nível operacional, para cada tarefa ou atividade.
O planejamento
operacional cria condições para a adequada realização dos trabalhos diários da empresa
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Gráfico que representa a estrutura formal da organização num determinado momento.
Os organogramas mostram como estão dispostos os órgãos ou setores, a hierarquia e as relações de comunicação existentes entre eles.
Há um grande número de técnicas de representação
Hierarquico, circular ou radial, funcional, estrutural-funcional, matricial....
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Os órgãos são unidades administrativas com funções bem definidas. Exemplos de órgãos: Tesouraria, Departamento de Compras, Portaria, Biblioteca, Setor de Produção, Gerência Administrativa, Diretoria Técnica, Secretaria, etc. 
Num organograma, os órgãos são dispostos em níveis que representam a hierarquia existente entre eles. Em um organograma vertical, quanto mais alto estiver o órgão, maior a autoridade e a abrangência da atividade.
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Organograma permite a análise organizacional, facilitada por uma boa elaboração do organograma.
O organograma deve possibilitar uma leitura fácil e boa interpretação dos componentes da organização.
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PRINCIPIOS BASICOS
 
 Simplicidade
 O organograma deve apresentar apenas os elementos essenciais à compreensão da estrutura organizacional.
 
 Padronização
 Uniformidade e coerência.
 
 Atualização
 Retrata a realidade da organização em determinado momento.
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SIGNIFICADO DOS COMPONENTES
 
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EXEMPLO DE UM ORGANOGRAMA TÍPICO
GERÊNCIA GERAL
Assessoria Jurídica
Auditoria
Gerência de Pessoal
Gerência de Produção
Gerência de Marketing
Gerência de Finanças
Autoridade de linha ou hierárquica
Autoridade funcional (ou normativa, ou técnica)
Autoridade de fiscalização
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REGRAS GERAIS
 
Linhas: representam as vias de comunicação formal.
 a) Linhas de ligação hierárquicas devem ser linhas cheia.
 b) Linhas de ligação funcionais, de assessoria (staff) ou técnicas devem ser linhas tracejadas.
Ex.: gerencia administrativa detém autoridade sobre gerência de RH, que continua subordinada à presidência
 c) Linhas de ligação de cooperação, fiscalização e consultoria devem ser linhas pontilhadas.
Ex.: comissões, comitês, grupos de estudo
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2. Órgãos: representados por retângulos, círculos ou outras figuras geométricas diferentes conforme o nível de hierarquia, sendo a maior destinado a presidência, decrescendo progressivamente.
3. Órgãos especiais: representados por figura geométrica e em linhas tracejadas. Os cargos de mesma importância devem ser situados na mesma altura do organograma.
4. O ideal é usar nos retângulos nomes de cargos: presidente, diretor, supervisor.....
5. Deve conter data e numero revisão.
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EXEMPLO DE TAMANHOS IDEAIS DE RETÂNGULOS NO ORGANOGRAMA
Órgãos mesmo nível hierarquia devem ficar mesma horizontal.
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A POSIÇÃO SUPERIOR DE UM ÓRGÃO DE ASSESSORIA NO PLANO VERTICAL NÃO SIGNIFICA MAIOR IMPORTANCIA HIERÁRQUICA EM RELAÇÃO AOS ÓRGÃOS.
Ex: Secretária do Diretor-Presidente fica graficamente numa horizontal acima dos diretores.
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ESPESSURA DAS LINHAS: em ligações de hierarquia podem ser maiores do que as linhas dos retangulos. 
Mais adequado
Menos adequado
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TIPOS ORGANOGRAMA
 
Clássico ou vertical
 Este tipo é simplificado e procura deixar bem claros os níveis de hierarquia .
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 - Circular ou Radial
 
 Utilizado nas instituições mais modernas e mais flexíveis, em que o trabalho grupal é a marca maior, não havendo intenção de ressaltar-se maior importância deste ou daquele órgão.
 
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- Funcional
 É voltado para as funções dentro da organização.
 
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Diretor
Ger. Comercial
Ger. Adm/Finc.
Ger. Suprimentos
Ger. Produção
Ass. Comercial
Aux. Comercial
Aux. MKT
Coord. RH
Aux. RH
Recepcio-nista
Vigilante
Motorista
Analista Compras
Aux. Compras
Aux. Financeiro
Secretária
Sup. Manutenção
Sup. Produção
Mecanico
Aux. Mecanico
Eletricista
Cortador
Estampador
Montador
Operador
Aux. Eletricista
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FUNCIONOGRAMA
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É um tipo de organograma que demonstra a descrição funcional de cada setor, citando as atividades dos órgãos que compõem a estrutura da organização.
O funcionograma é um gráfico que amplia as partes setoriais de um organograma, respeitando as características estruturais, tornando claras as atividades.
O objetivo detalhar a estrutura organizacional com as principais atividades permitindo observar melhor a distribuição de funções.
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O funcionograma é importante para conhecer melhor a organização, é uma ferramenta para que se verifique:
 Se alguma atribuição não é desempenhada na pratica;
 Se há dois ou mais órgãos com a mesma atribuição;
 Se não consta no quadro de atribuição algo essencial para o órgão;
 Se a desequilíbrio entre os órgãos.
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DIRETORIA
ADMINISTRATIVA
DEPARTAMENTO
DE MATERIAS
DEPARTAMENTO DE
RECURSOS HUMANOS
Realizar as compras de todos os materiais necessários para a empresa;
Administrar os estoques da empresa;
Efetuar o planejamento do estoque. 
Realizar o processo de Recrutamento e Seleção;
Promover o treinamento do pessoal da empresa;
Administrar o pessoal, freqüência, folha de pagamento.
 
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EXEMPLO
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