Segunda aula - Fundamentos da administração

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5 Cotidiano das Empresas no Brasil: Conhecendo Funções, Procedimentos, Técnicas e Ambiente Organizacional 5.1 Preliminares objetivo deste capítulo é o de orientar você (futuro: empresário(a), executivo(a), consultor(a) ou empreendedor(a)) durante seus primeiros passos dentro de sua própria ou de uma empresa. Seja você ainda um estudante ou, eventualmente, já esteja realizando algum trabalho. Na verdade, ao ingressar num estágio, num emprego, ou na construção de uma nova organização, é na- tural que existam algumas dificuldades com relação a: saber como você deve portar-se diante de certas situações, como resolver problemas, como executar certas tarefas, como saber qual seu grau de autonomia, entre outras atitudes a serem tomadas. No entanto, é fato que dificilmente conseguiremos transmitir neste capítulo todas as situações possíveis, já que vivemos num mundo de pou- ca previsibilidade, muitas incertezas e formado por diferentes culturas organi- zacionais. Através desta leitura, você, estudante e futuro profissional, poderá ficar mais bem preparado para entrar no ambiente organizacional. As referên- cias, na eventualidade de você ser o empresário ou empreendedor, ficam para o capítulo sobre empreendedorismo. Nada impede, porém, que façamos referên- cias não específicas para executivos e estagiários. Primeiramente, antes de pensar em entrar num novo ambiente organiza- cional, é importante entender o que significa administrar. É comum que, ao se levantar a questão sobre o que significa administrar, um número considerável de pessoas seja unânime em dizer que é uma forma de guiar pessoas a cumprir suas diferentes tarefas em busca de um único objetivo. Em outras palavras, conseguir adequar pessoas e papéis a um único objetivo. Se- gundo o dicionário Aurélio, administração é um "conjunto de princípios, normas e funções que têm por fim ordenar a estrutura e o funcionamento de uma organi- zação (empresa, órgão público, etc.)". Note, no entanto, que esse conjunto de princípios, normas e funções não pode ser visto sem que se pense no ativo mais importante de qualquer organização: as pessoas.Se, como visto em abordagem contingencial, o ambiente externo guia as organizações, são as pessoas (leia-se "você") as responsáveis por executar mudan- ças na organização. Portanto, é você, futuro profissional, que será, também, res- ponsável pelo dia-a-dia da organização. As organizações são formadas por pes- soas, e por mais tecnologia que se tenha, são as pessoas que ditam as regras for- mais e informais (não escritas em nenhum papel) das empresas, fundamentais para seu progresso e sobrevivência. Imagine ter tanta responsabilidade "em suas cos- tas" e mal saber o que realmente cabe a você? Mas fique calmo, pois a fim de se ultrapassar este obstáculo com mais faci- lidade, de forma que você possa saber exatamente o que lhe cabe, serão citadas, de forma breve e clara, as funções do gestor. Assim, após esta breve leitura, po- der-se-á, então, entrar no ambiente organizacional com boa transparência. 5.2 Funções do gestor uso do termo administrador cedeu lugar ao termo gestor, isto porque no passado as chamadas funções do administrador eram destinadas ao administra- dor, ou seja, aquela posição que cuidava, em nome da organização, do ato de pla- nejar, organizar e assim em diante. Hoje essas funções estão presentes em todas as atribuições de todos os gestores da organização e não como antes, nas mãos apenas do chefe administrativo, portanto, do administrador. Portanto, os gestores de finanças, logística, marketing e os demais devem cumprir essas funções. As funções do gestor foram, num primeiro momento, delimitadas como: planejar, organizar, comandar, coordenar e controlar. No entanto, por ser essa classificação bastante difundida, é comum encontrá-la em diversos livros e até mesmo em jornais de forma. condensada em quatro categorias. São elas: plane- jar, organizar, liderar e controlar, que serão listadas a seguir. planejar: constitui-se em definir o futuro da empresa, principalmente, suas metas, como serão alcançadas e quais são seus propósitos e seus objetivos, ou seja, primeiramente é necessário estabelecer o ponto aon- de a empresa deseja chegar, pois somente com meta(s) claramente definida(s) pode-se trabalhar para a excelência empresarial. Nos dias de hoje, é praticamente impossível trabalhar uma organização sem um planejamento, ainda que seja um planejamento convencional. esta- belecimento de metas será sempre de natureza quantitativa, ou seja, metas são projetadas em números, sempre, pois dá excelente subsídio a todas as áreas estratégicas da empresa, porque é passada de forma que todos entendam. Nesse momento, não há alternativas, possibilidades, acasos, imprecisões, há números; organizar: se fosse possível seqüenciar, diríamos que depois de traçada(s) a(s) meta(s) organizacional(ais) é necessário que as ativi- dades sejam adequadas às pessoas e aos recursos da organização, ou seja, chega a hora de definir o que deve ser feito, por quem deve ser feito, como deve ser feito, a quem a pessoa deve reportar-se, o que é preciso para a realização da tarefa. Enfim, a empresa deve organizar-se de for- ma que responsabilidades e graus de autonomia tornem-se claros a to- dos os integrantes da empresa; liderar: meta(s) traçada(s), responsabilidades definidas, será preciso neste momento uma competência essencial, qual seja, a de influenciar 169pessoas de forma que os objetivos planejados sejam alcançados. E in- fluenciar pessoas abrange motivação, qualidade e tantos outros meios e modos de orientar pessoas e seleção dos canais de comunicação mais eficazes; e controlar: estando a organização devidamente planejada, organizada e liderada, é preciso que haja um acompanhamento das atividades, a fim de se garantir a execução do planejado e a correção de possíveis desvios. Note que desenvolvemos uma ordem apenas como demonstra- ção de, preferencialmente, dar esse tratamento quando há turbulências na corre- ta ordem de prosseguir-se nas tentativas de melhor ordenar a empresa, mas em nenhum momento estamos sugerindo que se tenha de seguir, obrigatoriamente, tal É importante que se note, também, que todas as funções aponta- das são vitais e, modernamente, têm de articular-se umas com as outras. Esten- der as funções do gestor é compatibilizar a ação do gestor com as empresas de hoje e, por essa razão, acreditamos que mais três funções devem ser acrescidas às funções convencionais, tradicionais. Estamos na primeira década do século 21, em que a alta e precisa tecnologia fornece verdadeiras armas amplamente utilizadas pelos gestores de forma que as três novas funções devem ter destaque como as demais. São elas: ter visão empresarial e visualizar o ambiente, explicadas a se- E admitimos desde já que ambas são complementares e, em certo sentido, estão presentes nas anteriores, mas definitivamente merecem ter um tratamento diferenciado, específico. visão empresarial: acontece que a agilidade proporcionada pela Tecnologia da Informação (também trabalhada neste livro) fornece dados que, em dado espaço de tempo, são transformados em informa- ção. Esse fato proporciona ao gestor uma idéia mais concreta do que possa vir a acontecer.e do que está acontecendo, ajudando dessa forma sua tomada de decisões. Portanto, a função de dar a saber, a expectati- va (melhor, a quase certeza) do futuro da empresa, até mesmo afirmar o estágio que a empresa estará em certo espaço de tempo, demonstra que o gestor tem uma visão empresarial de longo alcance. Ele precisa trabalhar os dados que a tecnologia fornece de forma a visualizar o fu- turo da empresa. Podemos dizer que essa função está diretamente liga- da com o planejar, porque, para traçar as metas da organização nos dias de hoje, não se pode pensar no curto prazo, ignorando informações que lhe são passadas de possíveis acontecimentos, como calamidades, ou seja, turbulências que afetam não só a empresa, mas todo um país. Ter visão é uma função do gestor, mas estreitamente ligada à sensibilida- de, à emoção e, certamente, à competência. Contudo, insistimos, a sen- sibilidade é fator primordial na composição desta função do gestor: ter visão empresarial; visão ambiental: por mais óbvio que possa parecer, é importante sa- lientar que dificilmente uma empresa consegue sobreviver num mundo de constantes mutações se não for instalado um processo contínuo de acompanhamento. E difícil pensar em se operar uma organização dis- tante das transformações do ambiente. De forma mais clara, como pro- duzir algo que você não sabe se há consumidor para tal? Como ofertar sem que se conheça a demanda? São perguntas simples, mas que são formuladas em empresas brasileiras. Empresários e empreendedores correm riscos ao oferecer ao mercado produtos ou serviços tendo pou- 170ca ou nenhuma informação originada do ambiente. Um exemplo real bem brasileiro: um empreendedor achou que poderia montar um negó- cio que desse agilidade às lojas com presença na maioria dos shopping centers. Fez um estudo especulativo e concluiu que era um empreendi- mento seguro. Fez lançamento com coquetel e tudo o Seu negó- cio não chegou ao final do mês. Outro empreendedor abriu uma lan- chonete e fechou no dia, pois havia colocado um pouco mais de di- nheiro e temia colocar mais algum dinheiro até o final do mês. Quere- mos afirmar que a visão ambiental é essencial qualquer que seja o ta- manho da organização e essa é a melhor razão para os dois exemplos anteriores. visão interativa: para encerrar uma função que engloba todas as ante- riores, inclusive a de coordenação, que foi algum tempo depois embu- tida na função controlar. De qualquer maneira, a coordenação não in- cluía as novas funções. Tratava apenas da coordenação interna. A visão interativa é uma confirmação dos esforços de toda a empresa, que considera o elenco de funções do gestor aqui apresentadas. Em outras palavras, cabe ao gestor manter a organização articulada, atenta às naturais e diárias alte- rações originadas do ambiente interno e externo ou mesmo as do ambiente exter- no, mas provocadas em certa dimensão pela própria empresa. Nada disso signifi- ca que a organização terá pleno conhecimento de todas as influências, de qual- quer origem, sobre a organização, mas significa dizer que ela organização es- tará em condições de atuar eficientemente em busca de sua plena excelência nos negócios. Como dissemos, essas são as funções para o gestor e, nesse momento, rea- firmamos que não importa a trajetória escolhida, seja ela empreendedorismo, consultoria, posição executiva ou mesmo quem está comandando algum negócio. As pessoas que aspiram a posições de destaque devem ter em mente as funções nas quais é esperado um bom domínio ou domínio total para o exercício de seu trabalho. Da mesma forma, não existem diferenciações entre os sexos, ambos os sexos têm de ser sensíveis, com certeza, em relação às visões acima. Provavelmente, o sexo feminino tenha a sensibilidade mais presente, mas, ainda assim, terá de ter sua competência nas demais funções e isso independe do sexo. Quadro 5.1 Funções do gestor. Planejar Organizar Liderar Controlar Ter: visão empresarial visão ambiental visão interativa 171