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1 CURSO ADMINISTRAÇÃO 2013/2 DISCIPLINA: ADMINISTRAÇÃO DE ESTOQUES E COMPRAS Prof Nestor Rancich 1. ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS A administração de materiais assume vital importância na administração de qualquer empresa. Uma boa administração de materiais pode reduzir os custos de compra, os custos de investimentos em estoque e os custos de estocagem. Os materiais de qualquer empresa nada mais são do que valores econômicos – dinheiro – transformados em mercadorias. Portanto, seu gerenciamento deve ser o melhor possível visando seu melhor desempenho em relação com sua maior ou menor importância nas funções de finanças, produção e vendas da empresa. O maior desafio da administração de materiais é encontrar o ponto de equilíbrio que exija o menor investimento versus a disponibilidade para que não interrompa o fluxo da demanda em qualquer agente da cadeia de suprimento. A administração de materiais pode trazer conflitos de interesses em função do enfoque dado por cada área operacional da empresa. Por exemplo, a área financeira da empresa deseja que a empresa tenha o menor valor econômico aplicado em materiais, pois seus profissionais desejam e preferem ter mais ativos financeiros que ativos materiais. A área comercial e de vendas da empresa, já tem opinião contrária a essa, ou seja, preferem ter maior quantidade de material disponível para que não corram risco de perder venda por falta de disponibilidade do material no momento que o cliente o desejar. A área de produção pensa de forma semelhante a vendas, no sentido de que quanto mais material for comprado e mais também tiver em processo de produção, menores serão seus custos de aquisição e dos processos produtivos de transformação. Estas visões, aparentemente corretas dentro de uma lógica deixam de existir nesse momento de grande desafio no qual as empresas estão inseridas na atualidade, que é o momento da busca constante pela competitividade e pelos seus melhores resultados financeiros. A administração de materiais tem um impacto nos custos de qualquer empresa. Segundo Gonçalvesi no caso de empresa industrial pode-se verificar que mais de 50% dos custos são representados pelos investimentos em materiais e serviços destinados ao andamento das operações. No varejo, tais valores tendem a ser mais elevados, pela necessidade da disponibilidade dos materiais e produtos para serem vendidos. Informações obtidas junto aos órgãos de classe do varejo no Brasil revelam ordem de grandeza econômica dos estoques necessários em lojas de varejo, como sendo em média correspondente a três meses dos valores das vendas. Portanto, se uma loja vende R$ 100.000,00 por mês, deverá ter em média um estoque de aproximadamente R$ 300.000,00. A administração de materiais pode ser estudada sobre três áreas importantes na cadeia logística ou de suprimento de qualquer produto.ii São elas: 2 Gestão de Estoque (GE) ─ seu principal objetivo é dimensionar os estoques de tal forma que garanta atender a demanda, evitando perdas e paralisações, com o menor investimento financeiro possível; Gestão do Centro de Distribuição (CD) ─ seu objetivo é receber estocar, conservar, preservar e expedir os materiais comprados pela(s) empresa(s), e fazer o melhor uso do aproveitamento dos espaços, e das movimentações dos materiais; Gestão de Compras (GC) ─ envolve todas as atividades de compras de materiais que atendam as demandas e necessidades de produção e das vendas, visando a melhor relação custo /beneficio. Suas principais funções são: procura e seleção dos fornecedores, processos de licitações, negociações e compras dos materiais, emissão e acompanhamento dos contratos ou das ordens de compra e toda a gestão de acompanhamento do desempenho dos fornecedores quanto a prazos de entrega, preços e qualidade dos materiais e produtos. A administração de materiais engloba as seguintes funções, segundo Gonçalves (2007): Dimensionar adequadamente as quantidades dos estoques ou dos CDs de forma que exijam o menor valor investido e ao mesmo tempo não haja a falta do material à produção ou no momento em que o cliente deseja adquiri-lo; Manter todas as informações dos registros de suas movimentações entradas e saídas do estoque com todos os dados de procedência e destino, com quantidades e valores econômicos; Realizar toda a gestão das compras dos materiais de tal forma que assegure o suprimento dos materiais necessários à produção e/ou revenda, incluindo a seleção e escolha dos fornecedores e os processos de licitações, negociações e compras, além de manter atualizado o registro de todos os fornecedores contendo o histórico das compras e fornecimentos realizados. 1.1 A Importância da Administração dos Materiais e sua evolução A importância da administração dos materiais está diretamente relacionada com os valores dos materiais necessários ou do número de fornecedores envolvidos em qualquer negócio. Vejamos alguns exemplos para evidenciar esses aspectos e ressaltar o nível de importância da administração de materiais. Vejamos o caso de uma empresa de varejo que utiliza um sistema de franquia1, em que todos os seus produtos são fornecidos pelo franqueador2. Neste caso, a administração de materiais se torna relativamente simples para o comprador, já que há um único canal de compra e suprimento como um único fornecedor. Por outro lado a administração de materiais do franqueador é extremamente mais complexa pela necessidade de ter que atender as demandas dos vários pontos de venda ao mesmo tempo com diferentes 1 Franquia ─ é um acordo legal que permite a uma organização com um produto, uma idéia, um nome ou uma marca registrada determinar direitos e informações da concessão sobre operar um negócio a um proprietário independente do negócio. 2 Franqueador ─ é uma empresa que possui um formato do produto, do serviço, da marca registrada ou do negócio e fornece esta a um terceiro, na espera do retorno de uma taxa e possivelmente outras considerações. Ele estabelece frequentemente as circunstâncias sob que um franqueado venha a operar, mas não se controla o negócio nem se tem a posse financeira. McDonald, Boticário são exemplos de franqueador. 3 comportamentos de demandas e sazonalidades em função das diferentes localizações geográficas das lojas dos franqueados3. Vejamos agora como exemplo a indústria automobilística. Henry Ford no começo do século XX iniciou a produção seriada do Ford modelo T, e na época sua fábrica produzia praticamente todos os componentes necessários para a produção de um automóvel. A Ford, na época, tentou montar uma fábrica de pneus no estado do Amazonas no Brasil, junto a sua principal fonte de matéria prima, a seringueira. É possível imaginar o nível de complexidade que deveria ser a administração de materiais da Ford naquela época, lembrando que o computador não existia e as comunicações ainda eram extremamente precárias. Com a evolução dos tempos, e o desenvolvimento ocorrido na tecnologia das comunicações, da informática, da robótica e dos materiais plásticos temos hoje as modernas indústrias automobilísticas dentro de uma concepção de apenas montadoras “rodeadas” de empresas sistemistas4, sendo estas não mais do que 30 empresas, que fornecem os mais diversos sistemas que compõem o automóvel final em uma “sincronia combinada” de todos seus integrantes da cadeia em função da demanda e do plano de montagem final de automóveis. Neste caso a administração de materiais da montadora de automóveis passa a ser tão somente a administraçãodo fornecimento dos materiais dos seus sistemistas, sem a necessidade de administrar todas as matérias primas, peças e componentes do automóvel, mas somente dos macros sistemas que compõem o veículo. A Embraer, empresa fabricante de aviões no Brasil é outro exemplo dentro da mesma concepção de montadora em parceria com seus fornecedores localizados nos mais diferentes países do mundo, cuja atividade de administração de materiais e logística se tornam extremamente complexos, dinâmicos e primordiais nas operações de produção e montagem de suas aeronaves. Vejamos agora a importância da administração de materiais em uma rede de supermercado, onde existem milhares de produtos com demandas diárias das mais variadas. A administração de materiais neste caso deve ser centrada em um processo de solicitações de produtos aos centros de distribuição e fornecedores em função da demanda ou venda de cada produto do supermercado no dia anterior. Os produtos devem ser tratados por sua categoria ou família em função da sua demanda, forma de compra, transporte e de abastecimento. Os exemplos anteriormente citados mostram a abrangência da administração de materiais em três tipos de negócios, cada uma com suas peculiaridades e especificidades, mas em todas se percebe a importância da mesma para os resultados operacionais das empresas e ao mesmo tempo poder criar diferenciais e vantagens competitivas na cadeia de suprimentos através da redução de custos, dos investimentos em estoque, das melhorias nas reduções das compras, dos cuidados e dos meios adequados nas movimentações e armazenagens dos materiais, tudo para atender o cliente da forma mais competitiva possível. 3 Franqueado ─ é um empreendedor que compra uma franquia de um franqueador e opera um negócio usando o nome, o produto, o formato do negócio e os outros artigos fornecidos pelo franqueador. Por exemplo, vendas de franquias Boticário a um franqueado. Isto permite que o franqueado abra e opere uma loja de cosméticos da Boticário. 4 Sistemistas ─ como são chamados os fornecedores da GM na sua planta de Gravataí, RS. 4 São fatores determinantes para obter vantagens competitivas pela administração dos materiais, conforme Gonçalves (2007): Previsão da demanda – é o primeiro item que deve ser bem estudado e analisado para determinar a demanda mais provável dos produtos à luz da realidade e das condicionantes dos mercados pelas projeções dos cenários. Veremos mais adiante porque a demanda é de suma importância ao dimensionamento dos estoques, e, portanto deve ser dimensionada com metodologia de cálculo em função do comportamento histórico e das projeções futuras do cenário. Entende-se neste caso cenário com sendo todos os fatores que podem interferir no comportamento da demanda, tais como o nível de concorrência, ameaças e oportunidades, condições políticas e econômicas que podem interferir nos negócio da empresa, entre outros. Prazo de entrega – o tempo de reposição do material é outra variável que interfere diretamente na administração dos materiais e nos estoques. Quanto maior for o tempo de reposição dos materiais e/ou produtos, maior será a necessidade de estoque para atender a demanda durante o período da reposição. Caso nossa freqüência de ir a um supermercado for 1 vez por semana, nossas compras serão para atender no mínimo nosso consumo de uma semana. Ora, se formos ao supermercado somente 1 vez por mês, nossas compras e estoque de mercadorias será bem maior. Note-se que o prazo de reposição reflete diretamente nos investimentos em estoque e nos custos de estocagem na medida em que eles se dilatam. Gestão por priorização – técnica utilizada para depurar os valores dos estoques dentro de princípios de priorização e gerenciá-los em todos seus aspectos inclusive suas compras, pela classificação dos valores econômicos envolvidos na demanda. Esta técnica de análise é denominada de Diagrama de Pareto ou Curva ABC dos estoques ou lei dos 20/80, que significa que 20% dos itens representam 80% do valor total dos itens. Gestão das compras – as atividades de procura e seleção de fornecedores sempre proporciona a possibilidade de se encontrar um fornecedor que forneça em melhores condições de preço, prazo e qualidade das existentes. No mundo globalizado e com as facilidades da internet é possível pesquisar fornecedores em todos os cantos do mundo e encontrar a melhor alternativa de suprimento à empresa. Neste contexto, as negociações no processo de compras assumem importância vital. Gestão dos registros e informações – o desenvolvimento da informática nos últimos tempos contribuiu sobremaneira na administração dos materiais, pela agilidade e rapidez nos controles, acompanhamentos e registros de todos os processos envolvidos com a administração de materiais nas organizações. Gestão dos CDs e sua localização – uma empresa agrega valor e se diferencia quando o estoque é corretamente posicionado para facilitar as vendas. Portanto, uma boa gestão dos CDs permite obter vantagens competitivas, iniciando com sua localização geográfica, que em função da mesma resultarão na redução dos custos de transporte, tanto dos materiais recebidos como expedidos aos seus pontos de vendas. Um segundo aspecto vem a ser a organização do CD nos 5 seus mais diversos aspectos, que englobam o melhor aproveitamento do espaço físico, uso adequado dos sistemas de armazenagem e proteção dos materiais, dos meios de movimentação e segurança dos materiais e da utilização adequada das normas de estocagem. Portanto, existem basicamente seis fatores determinantes que promovem vantagem competitiva às empresas através da administração de materiais. O nível de importância de cada um deles dependerá única e exclusivamente das características de cada empresa, tipo de produto, nível de demanda e das exigências competitivas do mercado. 1.2 Administração de Materiais voltada ao Consumidor A administração de materiais deve não somente abranger sua gestão na empresa mas também se estender á sua integração na cadeia de suprimentos principalmente quando trata-se de valores elevados envolvidos, as distâncias entre fornecedores, distribuidores e clientes, e o volume de demanda dos produtos. A administração de materiais no varejo de alto consumo e com grandes pressões de concorrência e exigências dos clientes levaram as empresas destes setores desenvolverem nas últimas décadas sistemas estratégicos operacionais integrados de administração e gestão de materiais para melhorarem competitividade e respostas mais rápidas e eficientes aos clientes. A gestão por categoria surgiu deste contexto e segundo Bertagliaiii é um processo cooperativo entre o fabricante e os canais distribuidores com a finalidade de gerenciar categorias de produtos como se estas fossem unidades estratégicas de negócio. A gestão de materiais por categoria pode tornar uma empresa mais competitiva e mais lucrativa. A estrutura organizacional de suprimentos passa a ser pela categoria. Portanto, o gerente de categoria é responsável pelas decisões sobre o grupo de produtos que formam determinada categoria, seus níveis de estoque, alocação de espaços nas lojas, promoções e compras, o que lhe dá a oportunidade de entender e gerenciar todo o fluxo num único processo. Administrar por categoria de materiais permite ter uma visão ampla desde a demanda das vendas, passando pela cadeia de distribuição, do relacionamento entre fornecedores e distribuidores e do que pode ser realizado conjuntamente para obter melhores resultados. A gestão por categoria de produtos ou materiais exige uma visão estratégica abrangendo os aspectosdo quadro demonstrado a seguir: 6 Quadro 1.1 - Opções de Alternativas pelo Foco Estratégico da gestão por categoria de produtos Foco Estratégico Alternativas Consumidor Cliente quem é o consumidor alvo? (região estilo de vida comportamento de consumo). qual o mercado alvo? (área geográfica, idade, sexo, etc.). qual o cliente alvo? (varejo, grandes redes, pequenos negócios, etc.). Produto/Serviço que produtos/serviços devem ser oferecidos? qual seu nível de valor ? (diferenciado ou não). qual seu nível de qualidade? Canal qual o formato ótimo da loja? (eficiência, etc.). Atividades Principais qual a estratégia de obtenção? qual a estratégia de distribuição? qual a estratégia de marketing? qual a estratégia de serviço ao cliente? Atividades de suporte qual a estratégia da tecnologia da informação? qual a estratégia financeira? Recursos Humanos qual a estrutura organizacional necessária? Relacionamento com parceiros qual a estratégia de distribuidores e fornecedores? Fonte: adaptado de Bertaglia, 2003, p. 245. A gestão de materiais vista como um sistema surgiu por volta de 1993 nos EUA com o objetivo de melhorar o atendimento ao cliente final através da construção de uma cadeia de suprimentos mais rápida eficaz e de menor custo entre fabricantes, distribuidores e varejistas. No Brasil, este sistema iniciou a ser aplicado no setor de supermercados, pela grande concorrência do setor e grandes pressões de competitividade pela variedade de produtos, qualidade e preços baixos. O sistema passou a se chamar Efficient Consumer Response (ECR), que significa “Resposta Eficiente ao Consumidor” e se baseia num fluxo consistente de produtos e de informações que caminham bidirecionalmente na cadeia logística de suprimentos, visando a manutenção do abastecimento do ponto de venda a custos baixos e em níveis adequados. O sistema ECR opera com as seguintes filosofias de gestão, segundo Ching (2001, p.71): Gerenciamento de categoria – os varejistas gerenciam os produtos por categoria, e estas divididas pela sua atividade fim, como expostas na rede de supermercados, ou seja corredor de material de limpeza, corredor das bebidas, corredor dos cosméticos, corredor dos lacticínios, etc.; Reposição contínua – metodologia do just-in-time aplicada no supermercado, ou seja lotes de transferência menores atendendo o comportamento da demanda; Benchmark das melhores práticas – maneira das empresas compararem suas performances através de indicadores de resultados; 7 Compras por computador – automação da emissão de pedido por computador e controles de recebimento, movimentação e estocagem de mercadoria por leitura óptica e eletrônica. Conforme Chingiv, o ECR apresenta subsistemas estratégicos, integrados, descritos a seguir: Efficient Product Introduction (EPI) ─ objetiva maximizar a eficiência do desenvolvimento e da introdução de novos produtos por parte dos fornecedores com o envolvimento e parceria dos distribuidores. Seu processo envolve cinco etapas: 1) distribuidor e fornecedor concordam quanto ao produto a ser lançado e testado para a introdução no mercado. Ambos em conjunto realizam pesquisa de necessidades dos consumidores, discutem tendências de consumo, identificam oportunidades e decidem o produto a ser testado; 2) Preparação do teste: distribuidor e fornecedor discutem e definem a metodologia a ser aplicada no teste, tais como escolher uma área ou loja piloto, período e amostragem mais significativa de potenciais clientes; 3) Realização do teste: através de equipe conjunta fornecedor distribuidor; 4) Avaliação dos resultados obtidos e tabulados no teste; 5) Decisão – fornecedor e distribuidor decidem em função da avaliação dos resultados, pelo lançamento ou não do produto comercialmente. Efficient Store Assortment (ESA) ─ sortimento eficiente da loja que aperfeiçoa os estoques, prateleiras e espaços da loja, objetivando definir o mix ideal de mercadorias que atenda as necessidades dos consumidores. Neste processo fornecedor e distribuidor analisam, estudam e determinam o nível de oferta ideal de um produto, dentro de uma categoria, que atinja o objetivo de satisfação do consumidor e obtenha melhores resultados. A idéia desta estratégia é fazer com que se conheça o perfil e comportamento de consumo dos clientes, cruzando informações de produtos em forma de matriz, conforme o quadro 1.2 a seguir: Quadro 1.2 ─ Matriz de Gerenciamento por Categoria Categoria do Produto Perfil do Cliente Horário da Compra Dia da semana da compra Material de Limpeza Alimentos Matinais Carnes Congelados Bebidas Fonte: Ching, 2001, p. 76. Os cartões de crédito e de fidelidade utilizados pelas redes de supermercado podem registrar eletronicamente o perfil de consumo de cada cliente no momento em que os produtos passarem no caixa e o pagamento realizado por meio de cartão de crédito. Efficient Promotion (EP) ─ promoção eficiente, busca obter a eficiência de promoção de venda do fabricante ou atacadista em relação ao cliente. Esta estratégia visa simplificar acordos promocionais entre os elos da cadeia e repartir os ganhos derivados da simplificação e da redução de gestão das promoções dos fornecedores e distribuidores. 8 Efficient Replenishment (ER) ─ reposição eficiente dos produtos na prateleira das lojas. A reposição eficiente significa ter a quantidade de estoque suficiente para atender a demanda no período de reposição do fornecedor ou distribuidor. Quanto menor for esse tempo de reposição Lead Time, melhor será a eficiência da reposição e menores as necessidades de grandes estoques. A reposição eficiente vem a ser a ligação de toda a cadeia de suprimento do ECR em um único fluxo por meio dos seguintes sistemas informatizados: 1) Recebimento eletrônico na loja – a expedição da mercadoria do fornecedor para a loja é registrada em uma plataforma por meio de software, com informações da Nota Fiscal, produto, quantidade, preço, volume, etc. O recebimento da mercadoria na loja é feita eletronicamente e qualquer divergência com o registro da expedição do fornecedor é informada imediatamente a ambos; 2) Sistema de Inventario continuo – a saída da mercadoria pelo caixa com leitoras ópticas nos códigos de barras dos produtos e com os recebimentos também registrados eletronicamente permitem o registro da quantidade da mercadoria na loja em tempo real. A contagem física é realizada constantemente para verificar quantidades alteradas por roubo ou ouros erros; 3) Leitura por código de barras no ponto de venda – para realizar a reposição automática com precisão do fornecedor é importante o registro da venda por código de barras automaticamente no sistema que além da identificação do produto deve registrar outras informações de importância logística, tais como embalagem, tamanho, tipo de a carga unitizada ou paletizada, etc.; 4) Pedido emitido por computador é processo vital da estratégia ER e a compra é emitida rapidamente e instantaneamente ao fornecedor via transmissão eletrônica de dados (EDI), sem a necessidade da tradicional burocracia de cotações, emissão do pedido de compra por documento, protocolo de aceitação do pedido entre outras; Efficient Supply (ES) ─ abastecimento eficiente dos fornecedores aos CDs ou as lojas. O tipo de abastecimento dependerá das características operacionais de cada fornecedor e podem ser classificados nas seguintes categorias: 1) Fornecimento automático, este tipo de abastecimento acontece quando as mercadorias têm estoque no Centrode Distribuição. Cada loja da rede de supermercados faz solicitações diárias aos Centros de Distribuição, que são responsáveis pelo atendimento dos pedidos e gerenciando os estoques de tal forma que se mantenham quantidades suficientes para o atendimento diário das lojas. O atendimento das solicitações das lojas é diário, e as programações de entregas obedecem a uma programação de transporte e roteiro que minimize seus custos; 2) Fornecimento Picking By Line - Esta forma de abastecimento acontece quando o Centro de Distribuição não tem o produto em estoque. Neste caso a loja faz solicitações uma vez por semana para o Centro de distribuição, o qual conforme a demanda agenda e emite o pedido de compra para o fornecedor. Muitas vezes é necessário que o CD feche um pedido mínimo entre lojas, para que o fornecedor entregue ao CD ou entregue diretamente em cada loja; 3) Fornecimento direto centralizado, esta forma de abastecimento acontece quando a loja solicita para o CD, o CD repassa o pedido para o fornecedor do material, e este faz a entrega diretamente na loja. Neste tipo de fornecimento, muitos fornecedores exigem uma quantidade mínima de 9 entrega; 4) Fornecimento direto da loja, esta forma de abastecimento, os pedidos dos materiais são feitos diretamente das lojas aos fornecedores e as entregas dos fornecedores são realizadas diretamente nas próprias lojas. A visão do sistema ECR também tem se aplicado na indústria de confecções e vestuário para integrar as diversas estratégias dos canais para obter o balanceamento sincronizado do fluxo dos matérias na cadeia e a demanda dos clientes nos mais diversos pontos geográficos de vendas. Resumo Final Este capítulo teve a finalidade de fazer com que o leitor entenda a função da administração dos materiais nas organizações, suas principais funções, os fatores determinantes que contribuem para as vantagens competitivas das organizações, e de que forma o sistema de informações das mesmas se processa para poder ser integrado em toda a cadeia de suprimentos até chegar ao consumidor final. As empresas que bem gerenciarem sua administração de materiais, em função da demanda do mercado, e integrada na cadeia de suprimento do negócio, sem duvida apresentarão um diferencial competitivo superior ao mercado. Bibliografia BERTAGLIA, P. R. Logística e Gerenciamento da Cadeia de Abastecimento. São Paulo: Saraiva, 2003. Obra que abrange vários aspectos do tema gerenciamento da cadeia de suprimentos, de fácil compreensão e entendimento para o leitor CHING, H. Y. Gestão de Estoques na Cadeia de Logística Integrada. 2. ed. São Paulo: Atlas, 2001. Este autor trabalha muito bem o aspecto conceitual da gestão de estoques e sua integraçao na cadeia de suprimentos até o consumidor final. GONÇALVES, P. S. Administração de Materiais. 2. ed. Rio de Janeiro: Elsevier, 2007. Esta indicação é recomendada para compreender a administração de materiais nas organizações, suas praticas e abrangência competitiva. ATIVIDADES 1) Descreva a importância da administração dos materiais à competência organizacional. 2) Quais são as principais atribuições da administração dos materiais? 3) Cite e comente cinco vantagens competitivas que poderão ser obtidas na administração de materiais das empresas. 4) Quais as atividades mais importantes das funções de compras na administração de matérias? 5) Descreva a origem do sistema ECR e suas principais vantagens. Referências dos capítulos i Gonçalves, 2007, p. 2. ii Gonçalves, 2007, p. 3. iii Bertaglia, 2003, p. 244. iv Ching, 2001, p. 70.