COMUNICAÇÃO ELETRÔNICA

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TÉCNICO EM ADMINISTRAÇÃO
COMUNICAÇÃO ELETRÔNICA
EMAIL
Todos os dias, circulam pelas organizações, independentemente de seu porte,
um grande número de e-mails que tanto podem ter conteúdo formal, vinculado à
rotina de trabalho, quanto podem compreender conteúdo informal, não relacionado a
nenhum interesse da empresa.
Este é o caso, por exemplo, de convites para almoço, de piadas e de outras
mensagens com conteúdos dos mais variados. Essa situação exige uma reflexão
sobre dois aspectos:
De que forma administrar diariamente essa avalanche de mensagens
na caixa de entrada?
Qual a linguagem e formatação adequadas para um e-mail formal?
LINGUAGEM E FORMATAÇÃO
A comunicação por e-mail deve seguir os mesmos critérios do bom senso das
situações de comunicação face a face ou escrita. Nos ambientes profissionais,
exige-se maior formalidade. Evite abreviaturas e ícones próprios dos editores de
mensagens instantâneas. Inicie a mensagem com uma saudação que respeite a
posição hierárquica do destinatário. Não escreva utilizando letras maiúsculas e
escolha uma fonte de fácil leitura, como Arial, Times ou Verdana. Revise a escrita e
faça os ajustes necessários.
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Nunca envie um e-mail antes de revisa-lo!
OUTRAS DICAS IMPORTANTES
E-mail para empresas exigem formalidade.
Ser formal não significa falar como se estivesse no século XIX, mas
escrever de forma correta e clara, sem fazer uso de gírias ou de
linguagem coloquial, como o “internetês”.
Sempre comece um e-mail por um tratamento ao destinatário, seguido por uma
qualificação que identifique e individualize a pessoa:
Caro Rodrigo, diretor de vendas;
Prezado João, gerente de compras;
Estimado Silva, profissional de marketing;
Prezado(a) Senhor(a) (caso não saiba a qualificação do destinatário.)
Não utilize frases e orações em caixa alta, pois isso pode significar que
você está sendo indelicado;
Nunca use emoticons em um e-mail profissional;
Leia o texto novamente;
Confira a lista de destinatários.
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EXEMPLOS DE E-MAILS
TELEGRAMA
São mensagens urgentes e confidenciais transmitidas pela internet, ou por
outro meio eletrônico, para o local em que a mensagem será impressa e auto-
envelopada para entrega no endereço do destinatário.
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A ADMINISTRAÇÃO DA CAIXA DE ENTRADA
A primeira regra para uma boa administração da caixa de entrada é evitar o
acúmulo de mensagens não respondidas. Então, é importante que se estabeleça
uma rotina diária, a partir da definição de um horário para ler as mensagens e
respondê-las. Priorize aquelas que têm caráter urgente e apague diretamente
spams, correntes e e-mails publicitários.
Construa textos com respostas objetivas, claras e que contenham todas as
informações solicitadas. As mensagens já respondidas e com assuntos resolvidos
devem ser apagadas ou arquivadas fora da caixa de entrada.
DICAS PARA A ESCRITA DE E-MAILS
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1. Escreva e-mails curtos: duas situações podem acontecer com e-mails
longos: a) Não recebimento de resposta, pois
b) o e-mail não foi e não será lido.
2. Limite o e-mail em um assunto apenas: se você quer uma resposta, deve
fazer com que essa tarefa seja fácil para a outra pessoa. A melhor forma de fazer
isso é não sobrecarregá-la com um monte de informações.
3. Escreva e-mails claros: evite abreviações, cuide da gramática e tenha
atenção com a linguagem utilizada. Ainda que seja para um colega de trabalho, não
se esqueça de que o e-mail é uma ferramenta de trabalho, portanto ficar atento com
a linguagem é fundamental.
4. Informe exatamente o que você quer: se deseja que algo seja feito, peça
educadamente. Mantenha o foco no objetivo e o comunique de forma direta.
5. Preencha o campo “assunto” depois que terminar o e-mail: escreva a
mensagem, para saber do que se trata. Em seguida, escreva o assunto do e-mail.
6. O(s) destinatário(s) é a última informação que você deve escrever: ao
esperar até o último momento para escrever o destinatário, você previne o embaraço
de enviar um e-mail pela metade ou de falar coisas que não deve para um
destinatário incorreto.
ABERTURA, DESENVOLVIMENTO E FECHO DE E-
MAILS FORMAIS
Abertura
Prezado (a) Senhor (a);
Caro(a) Senhor (a);
Prezado(a) (Nome da pessoa);
Caro(a) (nome da pessoa)
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Corpo do texto
Escrevo a respeito de...
Com referência à....
Escrevo para saber se / sobre / de...
Fecho
Caso necessite de alguma assistência extra, entre em contato...
Estou à disposição para esclarecimentos...
Desde já agradeço a atenção...
Aguardo retorno...
Atenciosamente ou ATT...
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FAX
É o envio de um documento ou imagem através de uma linha telefônica. O
dispositivo utilizado para esse processo recebe o mesmo nome e consiste em um
telefone e uma espécie de copiadora.
Observe o exemplo a seguir:
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