O PROCESSO DE COMPRAS

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Compras nas estruturas organizacionais 			
Devido a importância do departamento de compras na garantia de abastecimento contínuo e na redução de custos, a sua localização nas estruturas organizacionais poderá variar, dependendo da visão de cada empresa. Assim, compras poderá estar inserido no departamento de Logística empresarial, sendo fundamental no processo de equilíbrio dos níveis de estoques (garantia de atendimento com baixos estoques), facilitando a interação com os setores envolvidos no processo operacional das empresas, tais como : PCP, Estoques, Produção e minimizando o tempo para tomadas de decisões .De outra forma, Compras por trabalhar com valores e processos Administrativos, poderá estar subordinado ao Departamento Financeiro, Administrativo ou até mesmo, pela sua importância, responder diretamente a diretoria ou presidência da empresa.
Compras centralizadas ou descentralizadas
Nas grandes empresas, com vários locais de produção e grandes volumes de compras, um problema fundamental é a definição de um sistema centralizado ou descentralizado. Ainda é possível um misto dos dois sistemas, havendo central de compras, com determinados itens sendo comprados pelos locais que contam com Departamentos locais de compras.
Compras centralizadas: vantagens
 Negociação de maiores volumes de materiais.
 Homogeneidade da qualidade dos materiais comprados
Compras descentralizadas: vantagens
 Menores distâncias geográficas.
 Menores prazos de aquisição dos materiais.
 Facilidade de diálogo.
 * Pode-se usar o critério onde compras centrais negociam preços e Condições de fornecimento e a administração de estoques quantidade e prazo de entrega.
O processo de compras – Funções
Atividade de apoio fundamental no processo produtivo com as seguintes 
 funções:
 Suprir todas as necessidades de materiais ou serviços garantindo a continuidade de abastecimento e a disponibilidade ao processo produtivo ou para revenda aos clientes, evitando paralisações ou não atendimento. 
 Comprar materiais ou serviços aos menores preços finais, obedecendo a padrões de quantidades e qualidades definidos; através de negociação justa e honrada buscar as melhores condições para a empresa em termos de pagamento e se constituir em excelente e substancial sistema de redução de custos através de negociação de preços, materiais alternativos e incessante desenvolvimento de novos fornecedores..
 Objetivo :
 Manter fluxo contínuo de abastecimento que atenda ao plano de produção ou as vendas; comprar ao menor preço dentro de padrões de qualidade e quantidade desejados e obter as melhores condições de pagamento.
 Atividades de compras
Efetuar negociações relativas a preço, prazo de entrega, condições de pagamento, especificações de fornecimento, embalagens, garantias de qualidade, performance e assistência técnica.
 Atividades de Controle
 Controle e Registros: de compras, preços, fornecedores, especificações, catálogos, econômicos.
Elementos chaves de Compras: Pesquisa e Aquisição
a) Pesquisa: elemento chave na operação de compras: busca da qualidade certa, seleção do fornecedor adequado; acompanhamento de novos desenvolvimentos e tecnologias bem como da estrutura econômica dos fornecedores ativos da empresa.
 Estudo de materiais: melhorias tecnológicas, substitutos, desenvolvimento de padrões e especificações,
 Análise de custos e do preço: estudo comparativo de produtos semelhantes, análise dos custos e margem de lucro do fornecedor,
 Análise econômica: tendências gerais de preços, influência das variações da economia sobre os fornecedores.
 Análise dos fornecedores: qualificações de fornecedores ativos e em potencial, homologação das instalações dos fornecedores, avaliação do seu desempenho, análise da condição financeira.
 Análise das embalagens e transportes: efeito da localização dos fornecedores sobre os custos, métodos alternativos de despachos.
 Desenvolvimento de novos materiais. (Novas fontes e materiais).
b) Aquisição: Processo de negociação
 Análise das requisições (solicitações de compras);
 Coleta e análises das cotações (coleta e análise de preços);
 Decisão de comprar por meio de contratos ou no mercado aberto; 
 Contatar (entrevistar) vendedores;
 Negociar contratos;
 Efetuar as encomendas de compras (pedido de compras);
 Acompanhar o recebimento de materiais (follow-up).
c) Ações diversas:
 Dispor de materiais obsoletos;
 Projeções de custos;
 Manter relações comerciais de confiabilidade.
 Atividades desenvolvidas em conjunto com outros setores:
 Padronização; Normatização, Testes de novos produtos, Especificação de fornecedores, Definição entre comprar ou fabricar, Contatar seguros e sistemas de transportes.
Relações com outros setores.
Engenharia: a cooperação entre compras e engenharia concentra-se nos assuntos relativos ao projeto, planejamento e especificações preliminares das exigências de produção.
 PCP: A relação é tão estreita e fundamental que ambos se encontram combinados em mais da metade das indústrias. O efeito desejado nessa colaboração é estender a responsabilidade pelos materiais, a aquisição até a entrega.
 Controle de qualidade: compras deve adquirir materiais que satisfaçam as as especificações; o controle de qualidade faz testes de aceitação dos materiais comprados ou a ser comprados (homologação) informando a compras, que por sua vez informará aos fornecedores, quais os critérios de testes serão aplicados e quais os critérios adotados para a sua aprovação. 
Vendas: deve manter compras informado sobre a previsão de demanda, que servirá de base para as prováveis quantidades de materiais necessários, Nas empresas industriais, esse relacionamento é transferido ao PCP. 
Contabilidade: cada compra efetuada representa um gasto futuro e põe em ação uma série de operações de contabilidade
DOCUMENTOS
Solicitação de compras (requisição de compras):
 Autoriza a execução da compra;
 Informa o que comprar: produto/serviço, quantidade, qualidade, prazo de entrega, local de entrega, informações complementares.
 Cotação de preços:
 Registro de preços enviados pelos potenciais fornecedores, contém: preço, descrição dos produtos, quantidade cotada e data da pesquisa. Não deve conter rasuras.
 Pedido de Compras:
 Contrato entre a empresa e o fornecedor representando as condições estabelecidas na negociação prévia, como: produto, quantidade, prazo de entrega, local de entrega,. condições de pagamento, etc ..
 Follow up de compras: 
 Relatório de acompanhamento dos prazos de entrega.
 COTAÇÃO E APROVAÇÃO
Sistema a três cotações: estabelece o número mínimo de cotações, buscando a competição entre os concorrentes qualificados.
 Sistema de preço objetivo: conhecimento prévio dos preços, (as tabelas de preços são previamente enviadas pelo fornecedores), permitindo melhor avaliação.
 Outros: leilões eletrônicos, etc..
Aprovações
Duas ou mais aprovações: no mínimo duas pessoas estão envolvidas em cada decisão de escolha do fornecedor, como defesa dos interesses da empresa, protegendo o comprador ao possibilitar revisão de uma decisão individual.
Referência: POZO, Hamilton. Administração de Recursos Materiais e Patrimoniais. Uma Abordagem Logística – 5ª Edição. 2005. Editora Atlas - P 145- 159.