Guia contabilidade contínua

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Guia da Contabilidade Contínua: Uma 
Abordagem Inteligente Para Tomar 
Decisões Melhores e Mais Rápidas
WHITE PAPER
http://www.netsuite.com/br
Os processos contábeis convencionais empregados 
pela maioria das organizações são baseados 
em práticas desenvolvidas há centenas de anos, 
antes da Revolução Industrial, quando as únicas 
ferramentas existentes para fazer o balanço das 
contas de um comerciante eram uma caneta de 
pena e um livrorazão de papel. E assim como 
naquela época, os profissionais de contabilidade 
de hoje gastam tempo demais realizando tarefas 
manuais repetitivas em vez de buscar maneiras 
de melhorar o desempenho financeiro.
Embora hoje o software possa concluir muitas 
dessas tarefas com mais rapidez e precisão, 
muitos líderes financeiros e contábeis hesitam 
em implementar novas tecnologias, preferindo 
manter os processos e sistemas com os quais já 
estão familiarizados. Isso é lamentável, já que as 
abordagens tradicionais de gestão do ciclo contábil 
não só aumentam os custos e aumentam o risco 
de erros como também atrasam o acesso aos 
dados financeiros críticos.
Em vez de manter o status quo, as organizações 
que desejam insights financeiros melhores e mais 
oportunos devem substituir o processo tradicional 
de relatórios contábeis por uma abordagem de 
contabilidade contínua.
Sente-se e aproveite.
Tempo de leitura: 10 minutos
Guia da Contabilidade Contínua: Uma 
Abordagem Inteligente Para Tomar 
Decisões Melhores e Mais Rápidas
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Sumário
4 
Contabilidade 
Contínua 
Aplicada
Página 8
2 
Migrando para 
a Contabilidade 
Contínua
Página 5
Visão Geral
Página 2
3 
Benefícios da 
Contabilidade 
Contínua
Página 7
1 
Desafios da 
Contabilidade
Página 4
5
Como a NetSuite 
Habilita a 
Contabilidade 
Contínua 
Página 11
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Muitos profissionais de finanças e contabilidade 
temem a tarefa árdua do fechamento de contas. 
Seja mensal ou trimestral, o processo é trabalhoso, 
com muitas tarefas rotineiras e repetitivas, e leva 
dias ou semanas para ser concluído. A quantidade 
significativa de tempo exigido impede que a equipe 
de contabilidade forneça insights que possam 
melhorar o desempenho geral da organização.
As principais informações que a contabilidade 
exige, como níveis de inventário, marcos de projetos 
ou o status dos ativos fixos, normalmente estão 
distribuídas por vários departamentos e sistemas 
da organização. Pode até incluir registros em papel. 
O esforço necessário para reunir e organizar esses 
dados para a preparação do fechamento contábil 
pode ser enlouquecedor. Os desafios geralmente 
surgem em três áreas:
• Colaboração. A dificuldade da equipe de 
contabilidade de colaborar com outras pessoas da 
organização para obter as informações necessárias 
em tempo hábil é uma grande fonte de frustração. 
Esperar que as informações sejam atualizadas 
por outros departamentos, a falta de visibilidade 
sobre o status de pedidos recentes e contratos 
pendentes, além das frequentes mudanças de 
última hora em dados que já foram processados 
são obstáculos para a eficiência e atrasam a 
conclusão de outras tarefas de fechamento.
• Conformidade. Outro desafio é garantir que 
os processos e decisões contábeis estejam 
em conformidade com as normas aplicáveis 
(por exemplo, US GAAP, IFRS), regulamentos 
do setor ou do governo e códigos tributários 
de todas as jurisdições nas quais a organização 
realiza negócios. Isso também inclui a geração 
de todos os relatórios necessários e a cobrança 
e o pagamento de impostos em dia para evitar 
penalidades, multas, reformulações e auditorias 
mais longas e mais caras.
• Tempo. Por fim, o tempo necessário para fazer 
o fechamento contábil pode ser desanimador. 
A equipe de contabilidade passa horas no final 
de um período contábil revisando transações, 
rastreando erros e corrigindo lançamentos 
contábeis para garantir o saldo das contas. 
Outras atividades demoradas incluem o cálculo 
manual de depreciações e provisões contábeis 
e garantir que a receita seja reconhecida 
corretamente. Muito desse trabalho deve ser 
feito fora do sistema contábil, por meio de 
planilhas, o que aumenta o risco de erros.
CAPÍTULO 1 
Desafios da Contabilidade
Um dos maiores desafios que os 
contadores enfrentam é garantir 
que os dados que possuem sejam 
atualizados, precisos e completos.
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CAPÍTULO 2
Migrando Para a Contabilidade Contínua
A contabilidade contínua é uma abordagem 
orientada por tecnologia que procura equilibrar 
as cargas de trabalho contábeis e fornecer 
informações mais oportunas, substituindo os 
prazos mensais ou trimestrais por uma conclusão 
mais frequente das tarefas relacionadas ao 
fechamento. Ao incorporar tarefas de fechamento 
à rotina diária, a contabilidade contínua distribui o 
trabalho ao longo de todo o mês e, em condições 
ideais, equilibra as cargas de trabalho para que 
cada membro da equipe de contabilidade faça 
o trabalho mais adequado para ele e para que 
ninguém se sobrecarregue ou se torne um gargalo.
Para atingir esse objetivo, as organizações devem 
automatizar as tarefas rotineiras, particularmente as 
recorrentes e repetitivas, e as que exigem cálculos 
complexos. Além disso, as organizações devem 
criar uma cultura de colaboração, tanto dentro 
do departamento financeiro como do financeiro 
com os demais departamentos, para identificar 
maneiras de melhorar os processos e permitir que 
a equipe de contabilidade agregue mais valor. Os 
gerentes devem focar em ajudar cada membro da 
equipe a construir e manter relacionamentos fortes.
Uma maneira de fazer isso é garantir que cada 
pessoa, e o grupo como um todo, veja como as 
tarefas executadas contribuem para a realização 
de objetivos financeiros e contábeis mais amplos. 
Ferramentas de colaboração como Slack e Zoom 
também podem ajudar, tornando mais fácil para as 
pessoas trabalharem juntas, mesmo que estejam 
em locais diferentes. 
Contabilidade Contínua
• Centraliza os dados das contas
• Substitui as atividades orientadas por eventos
• Cria uma cultura de colaboração
O objetivo máximo da contabilidade 
contínua é fornecer relatórios 
financeiros precisos e em tempo 
real com a mesma frequência 
que os tomadores de decisões 
precisam deles, oferecendo insights 
instantâneos sobre os negócios, 
em vez de fornecer relatórios de 
resultados duas ou três semanas 
após o fato.
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Por fim, a contabilidade contínua também requer 
um repositório de dados centralizado, onde as 
informações financeiramente relevantes possam 
ser facilmente acessadas pelo pessoal de 
finanças e de contabilidade. Para organizações 
baseadas em produtos, isso pode incluir dados 
em tempo real sobre os níveis de inventário, 
pedidos em aberto e pendentes e confirmações 
de envio. Para organizações de serviços, pode 
incluir detalhes relacionados a projetos, como 
obrigações de desempenho e informações de 
acompanhamento de projetos. Isso melhora a 
eficiência da contabilidade ao eliminar o tempo 
perdido na busca por informações, além de 
aumentar a precisão, já que os dados podem 
ser inseridos uma vez e instantaneamente 
disponibilizados aos usuários com base em 
sua função e permissões. Dessa forma, não 
é mais necessário relançar manualmente as 
informações de um sistema para outro.
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A migração de um processo de fechamento 
orientado por eventos para a contabilidade contínua 
oferece muitos benefícios:
• Visibilidade. A contabilidade contínua fornece 
visibilidade em temporeal sobre o desempenho 
financeiro diário, dando aos chefes de 
departamento e a outros líderes seniores os 
insights necessários para controlar custos, fazer 
investimentos inteligentes e alcançar as metas de 
lucratividade. Essa é uma vantagem crucial em um 
ambiente de negócios em rápida mudança.
• Automação. Automatizar tarefas repetitivas, como 
criar lançamentos contábeis manuais ou reconciliar 
extratos de conta, e eliminar a necessidade de 
coletar e normalizar dados de outros departamentos 
pode economizar dezenas de horas todos os meses. 
CAPÍTULO 3 
Benefícios da Contabilidade Contínua
Esse tempo extra pode ser melhor aproveitado. Em 
vez de localizar e consolidar informações, a equipe 
de finanças e contabilidade pode se concentrar em 
revisar detalhes de transações, investigar anomalias 
e analisar tendências.
• Precisão. A combinação de processos automatizados 
e a substituição de planilhas por cálculos complexos 
aumenta a precisão, eliminando a entrada de dados 
duplicados e os possíveis erros causados por planilhas 
desatualizadas ou fórmulas incorretas.
• Conformidade. A automação também ajuda a 
garantir a conformidade com as normas contábeis, 
regulamentações do governo, leis tributárias e políticas 
internas, aplicando consistentemente as regras e 
cronogramas apropriados para reconhecimento de 
receita, depreciação, despesas antecipadas e diferidas 
e outros processos financeiros.
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Reconhecimento de Receita
Os esforços para aproximar as normas de 
contabilidade dos Estados Unidos e internacionais 
estão em andamento há anos. O reconhecimento de 
receita foi um ponto central inicial, com mudanças de 
regras projetadas para obter maior consistência nos 
relatórios financeiros em todos os setores e países. 
As normas resultantes (ASC 606 e IFRS 15) fornecem 
uma estrutura de cinco etapas para a tomada de 
decisões de reconhecimento de receita:
1. Identificar contratos com clientes.
2. Identificar as obrigações de desempenho 
separadas em cada contrato.
3. Determinar o preço da transação.
4. Alocar o preço da transação às obrigações 
de desempenho do contrato.
5. Reconhecer a receita quando ou enquanto 
uma organização satisfaz uma obrigação 
de desempenho.
Muitas vezes, a equipe financeira não analisa essas 
etapas até perto do final de um período contábil. 
Poucos dias antes do início do processo de 
fechamento, são feitas ligações e enviados emails 
solicitando atualizações de projetos e prazos de 
entrega. E, como geralmente os negócios são 
fechados no final do mês, trimestre ou ano, existe 
uma pressão adicional sobre a contabilidade para 
que os detalhes dos contratos sejam registrados 
e as faturas geradas o mais rápido possível. A 
contabilidade contínua incorpora as cinco etapas 
na gestão de contratos e procedimentos contábeis 
para que se tornem parte da rotina diária, em vez 
de serem acionadas somente perto do prazo final 
de fechamento.
Depreciação de Ativos Fixos
Apesar de sua importância, a gestão da 
depreciação de ativos fixos é uma tarefa em 
grande parte manual em muitas organizações. 
Os registros de ativos, quando existem, são 
geralmente mal conservados, e as informações que 
fornecem estão desatualizadas ou incompletas, 
tornando difícil saber quando os ativos foram 
adquiridos e sua despesa total depreciável. Em 
outros casos, os ativos são monitorados por 
instalação ou departamento. Isso torna a captura 
de aquisições e alienações em tempo hábil uma 
tarefa particularmente desafiadora, já que o pessoal 
das instalações pode não pensar em alertar a 
contabilidade sobre esses eventos.
A falta de dados centralizados faz com que a 
contabilidade tenha que manter sua própria lista, 
normalmente por meio de planilhas. No final do 
mês, a equipe precisa entrar em contato com 
pessoas de outras áreas da organização para ter 
certeza de que a lista está atualizada. Inserir e 
atualizar dados dessa forma não é apenas um 
processo manual e demorado, mas também 
propenso a erros. Se várias pessoas atualizam a 
planilha, há o risco de que as informações sejam 
inseridas no lugar errado, que os métodos de 
depreciação sejam aplicados de forma inconsistente 
ou que as fórmulas sejam aplicadas incorretamente 
ou alteradas.
CAPÍTULO 4
Contabilidade Contínua Aplicada
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Um sistema centralizado pode gerenciar dados de 
ativos fixos e automatizar cálculos de depreciação, 
usando o método de depreciação e o cronograma 
especificado para cada ativo. Isso economiza 
tempo, eliminando a necessidade de coletar 
informações no final do mês, e também melhora a 
precisão, garantindo que as regras de depreciação 
sejam aplicadas de forma consistente.
Contabilidade de Arrendamento
Devido às recentes mudanças nas normas 
contábeis, especificamente na ASC 842 e na IFRS 
16, as organizações agora são obrigadas a incluir 
praticamente todos os arrendamentos com duração 
superior a 12 meses em seu balanço patrimonial. 
À medida que as organizações adotam as novas 
regras, elas enfrentam algumas dos mesmos 
problemas que surgem com a contabilização da 
depreciação, incluindo a dificuldade de manter 
informações precisas e a dependência de planilhas 
para cálculos complexos.
Os novos requisitos criam desafios adicionais, 
exclusivos dos arrendamentos, como: 
• A necessidade de registrar os juros pagos 
sobre os ativos arrendados separadamente 
da despesa de arrendamento usando uma taxa 
de juros implícita ou a taxa de empréstimo 
do arrendatário.
• A exigência de registrar um arrendamento 
operacional no balanço patrimonial como 
um ativo (com valor igual aos pagamentos 
de arrendamento acumulados menos os juros) 
e um passivo (igual ao valor dos pagamentos 
de arrendamento restantes).
Para uma organização com mais de algumas 
dezenas de arrendamentos, gerenciar essas tarefas 
por meio de planilhas é bastante trabalhoso. 
Com a contabilidade contínua, no entanto, 
um sistema realiza os cálculos complexos 
automaticamente, sem a necessidade de 
intervenção humana, economizando tempo 
e fornecendo resultados mais consistentes.
Cobrança de Assinaturas
À medida que as organizações migram das 
vendas transacionais para modelos de receita 
recorrente, elas encontram várias dificuldades 
com a cobrança, como:
• Acompanhar vários planos de assinatura, 
cronogramas de preços e promoções.
• Cobrar o valor correto para planos baseados 
no uso com taxas variáveis.
• Gerenciar cenários de cobrança complexos 
que combinam pagamentos únicos com 
taxas recorrentes.
• Fazer alterações em planos de assinatura 
individuais, como upgrades, downgrades 
ou suspensões.
A gestão de dados em planilhas é uma 
preocupação de segurança, prejudica a qualidade 
dos dados e elimina a visibilidade em tempo 
real. Os processos manuais não são apenas 
demorados: também aumentam o risco de erros 
e não podem ser escalonados de acordo com a 
expansão dos negócios.
A contabilidade contínua pode levar a uma maior 
eficiência e a um maior equilíbrio das cargas 
de trabalho, automatizando os processos de 
cobrança e reunindo os dados de assinaturas 
e cobrança em um único lugar. Isso melhora 
a qualidade dos dados e ajuda a garantir uma 
cobrança precisa.
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Consolidação Financeira de 
Várias Entidades
Para organizações com várias subsidiárias 
ou unidades de negócios independentes, o 
fechamento contábil é particularmente desafiador. 
Vários sistemas de contabilidade e/ou de ERP 
e a falta de um plano de contas comum fazem 
com que o pessoal de contabilidade passe horas 
analisando transações antes de atualizar o registro 
geral. Além disso, se a organização faz negóciosglobalmente, tem que realizar conversões de 
moeda e resolver diferenças na depreciação, 
reconhecimento de receita e outras regras que 
variam de um país para outro.
Essas tarefas são ideais para automação, já que 
se baseiam em regras e podem ser executadas 
continuamente sem desvios, desde que as regras 
sejam configuradas corretamente e, no caso da 
conversão de moedas, as taxas de câmbio sejam 
atualizadas regularmente.
No entanto, em última análise, as vantagens da 
contabilidade contínua diminuem se os dados 
financeiros são armazenados em vários sistemas. 
Para obter todos os benefícios da contabilidade 
contínua, as organizações com várias entidades 
empresariais devem ter uma solução contábil 
compartilhada que permita às subsidiárias manter 
registros financeiros separados, mas um registro 
geral comum.
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A NetSuite oferece uma solução completa de 
gestão financeira para organizações prontas para 
começar a migrar de um processo de fechamento 
convencional, orientado por eventos, para uma 
abordagem de contabilidade contínua.
• A automação de tarefas repetitivas, como criar 
lançamentos contábeis, gerenciar amortizações 
e depreciações e eliminar transações entre 
empresas, economiza tempo.
• Um banco de dados centralizado fornece uma 
única fonte de dados transacionais, financeiros e 
operacionais em tempo real, reduzindo o risco de 
erros ao eliminar a entrada de dados duplicados.
• Os recursos de colaboração tornam mais fácil 
compartilhar informações, iniciar conversas 
ou trabalhar com equipes multifuncionais para 
resolver problemas.
CAPÍTULO 5
Como a NetSuite Habilita 
a Contabilidade Contínua
• A análise incorporada ajuda as finanças e a 
contabilidade a agregar mais valor aos negócios, 
identificando possíveis oportunidades de 
desenvolvimento ou revelando ineficiências que 
afetam a lucratividade.
Com a arquitetura em nuvem da NetSuite, a equipe 
de contabilidade tem acesso às informações 
necessárias para realizar seu trabalho em qualquer 
lugar com conexão com a internet.
No ambiente de negócios em constante mudança 
de hoje, as organizações precisam de informações e 
métricas em tempo real para informar as decisões e 
avaliar rapidamente os resultados. Isso só é possível 
com a contabilidade contínua. As organizações que 
deixarem de adotar essa abordagem, apegando-se 
aos processos contábeis tradicionais, contarão com 
informações desatualizadas e correrão o risco de ter 
um desempenho inferior ao de seus pares.
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