Matéria Fluxograma GP_RR

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Matéria: Gestão de Processos
Módulo: FLUXOGRAMA
 
FLUXOGRAMA
É a representação gráfica que apresenta a seqüência de um trabalho, de forma analítica, caracterizando as operações, os responsáveis e/ou as unidades organizacionais envolvidas no processo
.
OBJETIVOS
permitir uma análise detalhada dos procedimentos inerentes à operacionalização do sistema, com o intuito de melhorar o método utilizado, racionalizando recursos humanos e materiais ; 
padronizar a representação dos métodos e procedimentos administrativos; 
maior rapidez na descrição dos métodos administrativos 
facilitar a leitura e o entendimento; 
facilitar a localização e a identificação dos aspectos mais importantes; 
maior flexibilidade; 
melhor grau de análise. 
Para trabalhos de análise administrativa, o fluxograma é, por excelência, o gráfico mais utilizado.
VANTAGENS
apresentação real do funcionamento de todos os componentes de um método administrativo, o que facilita a análise da eficiência de um sistema; 
possibilidade de visualização integrada de um método administrativo,o que facilita o exame dos vários componentes do sistema e de suas possíveis repercussões negativas ou positivas; 
propiciar o levantamento e análise de qualquer método administrativo, do mais simples ao mais complexo; 
propicia a atualização e manutenção do método administrativo de maneira mais adequada, pela melhor clareza das alterações introduzidas, incluindo suas causas e efeitos. 
METODOLOGIA DE ELABORAÇÃO DE FLUXOGRAMAS
A elaboração de um fluxograma deve ser precedida de uma pesquisa minuciosa junto as Unidades Organizacionais em exame, fazendo um levantamento dos passos que envolvem o trabalho, desde o operador inicial até o final, passando, inclusive, pelos formulários envolvidos no processo.
Dessa forma, é importante que a elaboração e análise de um fluxograma siga as seguintes etapas:
OBJETIVO 
Definir o objetivo do sistema, que justifique a elaboração de um fluxo;
LEVANTAMENTO PRELIMINAR 
Planejamento (cronograma);
Levantamento e leitura dos documentos existentes;
Levantamento da legislação, se houver;
Contato com usuário (conversa informal)
LEVANTAMENTO DE DADOS) 
Questionário, entrevista, leitura de manuais, etc.
ELABORAÇÃO DO FLUXO ( Situação atual) 
PROPOSTA 
Fluxograma representativo da situação atual atual;
Descrição das falhas;
Proposta (fluxograma, formulários);
Teste, simulação para verificar distorções;
Apresentação clara e objetiva para a Unidade Organizacional interessada;
APROVAÇÃO 
Formalização (documentação e manuais);
IMPLANTAÇÃO 
Planejamento
Treinamento
ACOMPANHAMENTO 
INFORMAÇÕES BÁSICAS REPRESENTADAS EM UM FLUXOGRAMA
O tipo de operações e trâmites que integram o circuito de informações; 
o sentido de circulação ou fluxo de informação; 
as unidade organizacionais onde se realizam as operações 
ANÁLISE DA ROTINA PELO FLUXOGRAMA
Pontos básicos:
o que é feito. Para que serve; 
necessidade real da fase que está sendo analisada ( influência no resultado final da rotina analisada); 
local onde a fase está sendo realizada e a conveniência de manter ou alterar o local, objetivando maior simplificação da rotina; 
o momento (quando) esta fase é realizada e se a sua seqüência está corretamente fixada; 
quais os responsáveis pela sua execução e se a delegação de competência está correta; 
a forma como a fase está sendo executada. 
SÍMBOLOS
Os símbolos utilizados no fluxograma têm por objetivo evidenciar a origem, processo e destino da informação componente de um sistema administrativo.
SÍMBOLOS MAIS UTILIZADOS
Início/Fim 
Operação 
Documento/Formulário 
Decisão/Escolha de alternativas 
Fora de análise 
Arquivo 
Aguardando ou 
Conector de página 
 
PRINCIPAIS TIPOS DE FLUXOGRAMA
Vertical ou Diagrama de Processo ( é normalmente destinado à representação de rotina simples no seu processamento analítico dentro de uma unidade organizacional. É mais utilizado para se proceder levantamentos); 
parcial ou descritivo( mais utilizado para rotinas que envolvam poucas unidades organizacionais e para levantamentos); 
global ou de coluna. 
Fluxograma global ou de Coluna
Demonstra a circulação de documentos ou informações através de áreas de responsabilidade. Demonstra ainda , através da simbologia adota, que tipos de decisões ou operações se realizam ao longo de um processo, bem como evidencia o funcionamento de um sistema.
Técnicas de Desenho
o papel quadriculado é o mais adequado, pois facilita o traçado de linhas horizontais e verticais; 
ao se definir a localização das áreas de responsabilidade, deve ser levada em conta a proximidade dos setores quanto à troca de informações e documentos, a fim de evitar longas linhas de sentido de direção pois estas dificultam a leitura. Evitar, sempre que possível que as linhas se cruzem ( usar conectores); 
o número de colunas com a indicação de áreas de responsabilidade deve ser reduzido ao máximo para evitar fluxogramas compridos e de difícil manejo. (deve-se observar os limites de 5 a 7 áreas no máximo); 
caso os fluxogramas sejam muito grandes e detalhados , deve-se segmentá-lo em várias folhas ou usar o emprego de sub-rotinas em fluxogramas separados(ex.: o fluxo sobre a rotina de" recepção de materiais" pode ser desmembrado, caso justifique pela complexidade, em sub-rotinas: "controle de aviso de entrada", "contabilização de entrada em estoque e "arranjo de itens entrados estoque". 
logo após as colunas que representam áreas de responsabilidade, reserva-se uma coluna para notas explicativas e comentários adicionais, quando necessário; 
o tamanho dos símbolos iguais deve ser uniforme e o tamanho de todos deve guardar proporção entre si. Para tanto, usam-se os "gabaritos "; 
para maior facilidade de análise de um fluxograma, as situações de deficiência de controle interno e de operação devem ser destacadas mediante o uso de um círculo grande ao redor dos pontos correspondentes. 
BIBLIOGRAFIA
CURY, Antônio - Organização e Métodos - Uma Visão Holística 
OLIVEIRA, Djalma de Pinho Rebouças - Sistemas, Organização e Métodos