A organização cotidiana e funcional dos documentos escolares

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A organização cotidiana e funcional dos documentos escolares 
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Apresentação 
A secretaria de uma escola representa um setor de apoio primordial para o alcance dos objetivos educacionais que ali são perseguidos, uma vez que atende, por meio de suas atribuições, a todos os demais setores e membros da comunidade escolar, local e autoridades públicas e educacionais. Para que possa cumprir plenamente suas inúmeras atribuições, a secretaria precisa ter uma organização eficiente de sua estrutura e processos documentais, principalmente no que envolve ações de recebimento, produção, arquivo e despacho dos documentos que ali circulam.
Nesta Unidade de Aprendizagem, você vai saber como se organiza uma secretaria escolar e vai conhecer os tipos, as finalidades e os procedimentos de arquivamento e envio dos documentos escolares.
Bons estudos.
Ao final desta Unidade de Aprendizagem, você deve apresentar os seguintes aprendizados:
· Descrever os procedimentos de arquivamento e envio de documentos.
· Definir os tipos de documentos, suas finalidades e seus destinos.
· Organizar uma secretaria escolar.
Desafio 
Gerenciar a rotina diária de uma secretaria de escola é uma tarefa complexa, pois exige planejamento sobre as tarefas a realizar, habilidade de coordenação de pessoas da equipe de trabalho, conhecimento sólido da legislação e dos processos internos ali realizados e atributos voltados ao atendimento ao público.
Pedro, tão logo formou-se em Pedagogia, prestou um concurso público para secretário de escola em seu município, tendo sido aprovado e nomeado em seguida. Ao assumir a secretaria, ciente de suas atribuições de gestor, tratou logo de reunir o grupo procurando conhecê-los e verificando suas aptidões e conhecimentos. Percebeu que todos se mostravam preparados para suas funções, o que o deixou tranquilo e motivado. Resolveu, então, antes de propor qualquer tipo de alteração na rotina da secretaria, observar como sua equipe atuava nos dias de demandas maiores e menores.
Assuma a função de Pedro e aponte para a sua equipe os procedimentos que estão realizando de forma inadequada e indique soluções para essas falhas.
Padrão de resposta esperado 
Pedro precisa treinar sua equipe quanto aos procedimentos de manuseio cotidiano dos documentos da escola, estabelecendo uma padronização. Ações simples como retirar as pastas e recolocar prontamente em seus lugares, deixar armários fechados, cuidar das caixas organizadoras e das pastas funcionais e não deixar documentos sobre armários ou mesas contribuem para o funcionamento eficiente da secretaria. Deve-se também estabelecer que, durante os procedimentos documentais, os itens retirados para consulta já sejam devolvidos em seus locais de destino. Caso isso não seja possível, ao final do dia todos os documentos deverão estar em seus devidos locais de arquivo, evitando extravios e rasuras. 
Infográfico 
Os procedimentos documentais realizados na secretaria da escola atendem a normas formais existentes na legislação educacional para garantir o padrão de qualidade e a padronização de documentos no seu respectivo sistema de ensino.
Neste Infográfico, você vai conhecer os principais procedimentos adotados na secretaria que envolvem a organização dos documentos produzidos para o seu envio.
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Conteúdo do Livro 
A secretaria de uma instituição de ensino tem muitos processos diferenciados. Eles envolvem o atendimento aos públicos interno e externo e a gestão dos documentos escolares, que tem modelos e finalidades diversas. Assim, cabe ao secretário escolar, ao exercer a gestão desse espaço e de seu grupo de trabalho, propor meios de organizar o seu funcionamento para que esse setor de apoio tenha a eficiência necessária. A organização da secretaria também envolve o conhecimento de técnicas de arquivamento e despacho dos documentos e correspondências que por ali circulam e são produzidos.
No capítulo A organização cotidiana e funcional dos documentos escolares, da obra Gestão de documentos e registro escolar, você vai conhecer alguns dos procedimentos que podem ser adotados para organizar o funcionamento cotidiano da secretaria da escola. Também vai conhecer os tipos, as finalidades e os destinos dos documentos produzidos na secretaria e, ainda, como são arquivados e despachados.
Boa leitura.
Dica do Professor 
Existem muitas espécies de documentos que são produzidos na secretaria da escola e que precisam ser devidamente organizados pelo secretário e sua equipe. Uma dessas modalidades de documentos é a ata, que se aplica aos registros de reuniões realizadas na escola, sejam elas administrativas, pedagógicas ou dos órgãos colegiados existentes na instituição de ensino.
Nesta Dica do Professor, você vai aprender alguns cuidados na produção das atas que compõem os livros documentais na escola.​​​​​​​​​​​​​​
Exercícios 
1.  Segundo Marilena Paes (1997, p. 16), o arquivo pode ser definido como a “acumulação ordenada de documentos, em sua maioria textuais, criados por uma instituição ou pessoa, no curso de suas atividades e preservados para consecução de seus objetivos, visando a utilidade que poderão oferecer no futuro”.
A partir da citação da autora e de seus estudos sobre os arquivos escolares, pode-se afirmar que:​​​​​​​
Você acertou! 
A.  os arquivos existem para que as informações presentes nos documentos possam ser localizadas e utilizadas no futuro.
O arquivo serve para que os documentos e suas informações sejam devidamente acondicionados e permitam sua rápida localização, contribuindo para os objetivos que a escola almeja alcançar, uma vez que boa parte destes são dos estudantes. Todos os documentos são arquivados. É feita uma análise do documento e, caso haja problemas, estes são resolvidos antes da entrega definitiva. A ordem contribui diretamente para a celeridade. Os membros da secretaria perseguem também os critérios de finalidade/utilidade ao propor técnicas de arquivamento e colocá-los em ordem.
2.  A secretaria da escola movimenta diariamente uma série de documentos recebidos de seu público interno e externo, o que exige a adoção de procedimentos de arquivamento eficientes. Para isso, costuma dividir seus arquivos em: arquivo digital, arquivo corrente e arquivo permanente. 
Sobre esses arquivos, analise as alternativas abaixo e marque aquela que apresenta a correta descrição:​​​​​​​
Você acertou! 
B.  Uma das características do arquivo corrente é acondicionar os documentos atuais, de fácil acesso e utilização constante.
Entre os tipos de arquivos encontrados nas escolas, temos: arquivo corrente, onde se acondicionam os documentos de uso frequente, dinâmico, tendo como exemplo os documentos dos estudantes (dossiês) ao longo do ano letivo; arquivo permanente, onde ficam guardados os documentos de uso eventual, esporádico; arquivo digital, que são os registros em sistema informatizado, porém nem todos os documentos são digitalizados e alguns deles, ainda que existam registros digitais, precisam de suas cópias físicas também arquivadas, como os prontuários docentes e dos demais profissionais que atuam na escola.
3.  Para que os documentos produzidos na escola sejam enviados aos seus destinos, também são adotados procedimentos específicos visando a manter a qualidade dos processos realizados na secretaria da escola. Analise os procedimentos de envio de documentos a seguir e relacione as colunas corretamente:
I. Produção
II. Revisão
III. Despacho
IV. Protocolo
V. Encaminhamento
( ) Realizada pelo secretário antes de submeter a coleta da assinatura do diretor.
( ) É o ato em si de coletar assinaturas e carimbos nos documentos produzidos.
( ) Realizado em livro próprio em que se anotam os dados do documento despachado.
( ) Processo de escrituração do documentos de acordo com sua finalidade.
​​​​​​​( ) Adoção do formato pelo qual o documento irá chegar até o seu destino.
Você acertou! 
D.  II, III, IV, I, V.
A secretaria da escola adota os seguintes procedimentos para poder realizar o envio da documentação:
1) produção: quandoo documento é produzido, de acordo com as regras de escrituração, modelo e finalidade;
2) revisão: realizada pelo secretário para verificar possíveis inconsistências;
3) despacho: junto ao diretor da escola, coletando assinaturas e carimbos;
4) protocolo: realizado em livro próprio ou sistema informatizado, onde se anotam os detalhes do documento antes do envio;
5) ​​​​​​​encaminhamento: quando parte para o seu destino via correio, entrega pessoal ou outro meio existente.
4.  As atividades cotidianas de uma secretaria de escola, principalmente em relação aos processos que envolvem os documentos, precisam ser sérias e organizadas, o que é atribuição do gestor desse setor, o secretário escolar. Sobre os procedimentos documentais realizados na secretaria escolar, analise as asserções a seguir e marque a alternativa que apresenta uma correta relação entre elas:
I. Os documentos da escola existem para fornecer informações e também como instrumento de comunicação entre os públicos internos e externos da escola. Para isso, adotam procedimentos formais e legais para a sua escrituração.
PORQUE
II. Como o mais importante é a informação ali veiculada, cada secretaria pode criar seus modelos próprios e estabelecer suas regras de escrituração, personalizando seus processos documentais.
Resposta correta. 
C.  A asserção I é uma proposição verdadeira e a asserção II é falsa.
Os processos documentais realizados na secretaria escolar adotam as normas técnicas existentes na legislação dos órgãos educacionais aos quais a escola se vincula. Nessa legislação, são apresentados os critérios formais de escrituração, arquivo, validação e envio dos documentos para que atendam a suas finalidades específicas. A secretaria segue esses protocolos e seus modelos, o que torna a asserção II falsa.
5.  Organizar os procedimentos documentais na secretaria escolar é imprescindível para que esta seja eficiente e, assim, colabore com a gestão e os demais setores no alcance dos resultados educacionais. Sobre essa organização, analise os procedimentos a seguir e classifique-os verdadeiros (V) e falsos (F).
( ) Adotar um cronograma de trabalho ajuda na organização das tarefas documentais.
( ) Quando existir um quadro de tarefas, este deve ficar fora do olhar do público.
( ) Deve-se retirar todas as pastas dos arquivos e reorganizá-las ao fim do dia.
( ) É fundamental pôr em prática um sistema de classificação para o arquivamento dos documentos.
( ) É importante fazer pilhas de documentos utilizados sobre as mesas ou armários.
Você acertou! 
E.  V, F, F, V, F.
Entre os procedimentos que ajudam a organizar a rotina documental da secretaria, podemos citar: ter um cronograma de trabalho, distribuindo as tarefas a realizar e os prazos de realização; ter um quadro de gestão com a divisão dessas tarefas em ponto visível a todos na secretaria; ao retirar as pastas dos arquivos, devolvê-las imediatamente após o uso; ter um sistema de classificação dos documentos eficiente; nunca deixar documentos empilhados em móveis fora de seus lugares próprios de arquivo.
Na prática 
Diariamente, a secretaria escolar lida com uma série de documentos, muitos deles relacionados com os estudantes e suas trajetórias, objetivo principal das instituições de ensino. Assim, para ser eficiente nos procedimentos de guarda desses documentos estudantis, é necessário que o secretário e seus auxiliares adotem procedimentos que organizem também as ações de arquivamento.
Neste Na Prática, você vai conhecer as ações que o secretário João colocou em prática, junto a sua equipe, para que os arquivos estejam sempre atualizados e em bom estado de conservação.
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