Gestão e Planejamento de Eventos

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O	mercado	de	eventos	e	a	percepção	de
gestores	quanto	à	utilização	de	eventos	vêm
crescendo significativamente nos últimos anos,
principalmente por que os eventos possibilitam uma maior aproximação e comunicação entre as empresas e o público consumidor.
mercado	de	eventos	busca	a	cada	dia	a
segmentação	do	mercado,	buscando	a
personalização	das	suas	ações	para	que	desta
forma possa atender de maneira mais fidedigna
as necessidades e desejos de seus clientes
A	marca
desenvolveu	o	projeto
Heineken Up On The Roof: uma festa na cobertura do histórico Edifício Martinelli, no centro da capital paulista. A entrada é gratuita, mas o público precisa ficar atento ao Facebook da festa, que libera a lista em determinado momento da semana.
A festa atrai pela boa música e pelo clima. Ela começa no meio da tarde e vai até o começo da madrugada. Tudo com uma bela vista panorâmica da cidade. Não faltam selfies e poses para o Instagram.
Marcelo Lenhard é CEO da Hands, agência de comunicação que idealizou e realizou o projeto para a Heineken explica que:
essa experiência é muito mais efetiva e benéfica para a construção da marca
que comerciais tradicionais da televisão.
o retorno financeiro é alto e o buzz criado é muito maior: muitos comentários nas redes sociais e uma percepção muito positiva do consumidor ao final.
Quem passa pela experiência não bebeu apenas uma cerveja, mas entrou em um ambiente totalmente trabalhado no conceito da marca: a iluminação esverdeada, a boa música, o público "descolado", a situação de inedetismo, o feeling de que foi uma "ocasião especial".
muitas empresas de eventos nasceram de setores de empresas de comunicação, bem como nascem as organizadoras de eventos que visam atuar apenas com a gestão do evento. Prestadoras de serviços são implementadas na intenção de atuar com áreas de especificidade técnica pontuais.
Algumas empresas e instituições entenderam que a área de eventos poderia ser um setor ou departamento, criando desta forma uma ação um pouco mais personalizada.
As ameaças para o setor de eventos são: falta de apoio comercial, concorrência de promoções semelhantes, tendências econômicas e mudanças nas prioridades financeiras.
Já as oportunidades para o setor de eventos são: aumento da divulgação entre o público (mídias espontânea), desenvolvimento de parcerias, retorno financeiro, mudança de atitude e oferta de novas possibilidades de eventos
Não dá para ser mais apenas uma propaganda. Está cada vez mais perceptível para as marcas que anúncios não são a única (e muitas vezes melhor) forma de chegar ao potencial consumidor;
Marcas que patrocinam festas e eventos - e aquelas que desejam se promover com ações fora da mídia - estão percebendo de forma clara que é preciso criar experiências para o público consumidor e estar presente de uma maneira criativa no dia a dia se quiserem ser de fato lembradas.
Fonte: Exame Marketing
dos	clientes	não
Segundo	o	SXSW,	88%
acreditam em publicidade.
O evento, ao mesmo tempo, agrada o público e evitar propagandas chatas e inoportunas.
e	ações	promocionais
Festas,	ativações ajudam		a
construir	marca,	fidelizar
criar	uma
(relacionamento)	público	e
identidade perante seu público.
colocam
o	bloco	do
No	carnaval,	marcas
relacionamento na rua!!!
O carnaval continua sendo encarado como uma boa oportunidade para se investir em relacionamento. Os camarotes, em especial, representam um importante momento para interagir com clientes, funcionários e parceiros.
O Supermercados Guanabara não abre mão de seu espaço de cerca de três mil metros quadrados na Passarela do Samba carioca. O ambiente receberá certa de 1.000 convidados por noite, formados exclusivamente por executivos, parceiros e fornecedores. Eles receberão brindes como acessórios para cabelos, itens de maquiagem e bolsa de neoprene. Já as 16 atrações musicais do espaço incluem Ivete Sangalo, Jorge Benjor, Anitta e Preta Gil, entre outros.
Para	minimizar	as	ameaças	e
potencializar	as	oportunidades
Ferreira	e	Wada	(2010)	afirma
que	é	importante
profissionais	que
procurar
tenham
conhecimento	em	cultura
corporativa; e, essa possibilidade
existe em gestão de eventos
empresariais, visto que eventos têm grande valor em investimentos de recursos e precisam ser compreendidos e trabalhados como um setor estratégico que alavanca negócios.
Foco em relacionamento e construção de marca
Foco em relacionamento com públicos estratégicos
Foco em endomarketing e motivação
O desenvolvimento de um Programa de Gestão Estratégica de Eventos, assim como outro projeto, deve conter a elaboração de um plano estratégico e de implantação.
Etapas	a	cumprir	e	designar	responsáveis	são
bases para se iniciar. Os passos que devem ser
mensurar,	analisar,
(FERREIRA	e	WADA,
seguidos são: definir, construir e implantar. 2010)
O 5W2H, basicamente, é um checklist de determinadas atividades que precisam ser desenvolvidas com o máximo de clareza possível por parte dos colaboradores da empresa.
Ele funciona como um mapeamento destas atividades.
Essa ferramenta é extremamente útil para as empresas, uma vez que elimina por completo qualquer dúvida que possa surgir sobre um processo ou sua atividade
Uma vez que a empresa já esteja familiarizada com os conceitos de um programa de gestão de eventos, algumas fases se tornam importantes para que se possa organizar um planejamento de gestão de eventos.
Registro de eventos
Contratação e aquisição
Planejamento e execução
Relatório de desempenho + Pesquisa de satisfação
(aprendizagem)
Registro de eventos: tem o propósito de conhecer detalhadamente um evento programado, o principal componente dessa etapa é o orçamento detalhado;
Contratação e aquisição: que nada mais é que a contratação de fornecedores necessários. Esse componente prevê 3 etapas: identificação e seleção do fornecedor, negociação, contratação e gestão de risco;
essa
Planejamento
planejamento
e	execução:
deve
estar
presente	em
todo
etapa	de
o
processo. Essa função de planejar pode ser delegada a um gerente ou a uma pessoa que não esteja exclusivamente ligada ao evento;
Pagamento e conciliação: dados precisos e fornecidos de forma automática, com rapidez são vitais para que não aconteçam erros em valores;
Relatórios: a análise de dados e a formação de um histórico depende de relatórios compreensíveis e precisos. Itens importantes que devem conter em relatórios são: os serviços, finanças, volumes e recursos;
Nesta fase é importante listas erros e aprendizados oriundas
de todo processo de gestão do evento. (pré, durante e pós)
Crie grupos de trabalho com as respectivas
atribuições
Defina as atividades pré-evento, durante o evento e pós eventos.
EXEMPLO: Contratar fornecedores, acompanhar montagem, orientar equipe, acompanhar desmontagem.
os eventos possibilitam uma maior aproximação e comunicação entre as empresas e o público consumidor
É preciso buscar a personalização das ações e atender de maneira mais fidedigna as
necessidades e desejos dosclientes.
Um evento bem planejado e com uma atmosfera diferente ajuda na construção da marca, aumento de buzz criado e comentários nas redes sociais, criação de experiência positiva e melhor posicionamento na marca.
eventos têm grande valor em investimentos de recursos e precisam ser compreendidos e trabalhados como um setor estratégico que alavanca negócios.
O desenvolvimento de um Programa de Gestão Estratégica de Eventos, assim como outro projeto, deve conter a elaboração de um plano estratégico e de implantação.Os passos que devem ser seguidos são: definir, mensurar, analisar, construir e implantar.
USAR OS 5W2H
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