GESTAO SETORIAL

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11Gestão Setorial – Compras e Recebimento
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GESTÃO é um conjunto de conhecimentos codificados cujo
foco é a obtenção de resultados ( do inglês, “management” ).
Esses resultados serão tanto mais significativos, caso o ato
de gerir ou praticar a gestão não seja uma exclusividade da
alta direção. Se bem entendido, todos os envolvidos em
processos operacionais serão considerados gestores.
Também devem conhecer interagir nos processos.
(Mario da Silva Oliveira)
Gestão Setorial – Compras e Recebimento22
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Introdução - Visão Gerencial do Processo de Alimentos & Bebidas
GESTÃO – de acordo com o dicionário Michaellis, tem o significado de:
1. Ato de gerir.
2. A Direção, a Administração
Considera-se que:
GESTÃO é um conjunto de conhecimentos codificados cujo foco é a obtenção de resultados
(do inglês, “management”). Esses resultados serão tanto mais significativos, caso o ato de
gerir ou praticar a gestão não seja uma exclusividade da alta direção. Se bem entendido,
todos os envolvidos em processos operacionais serão considerados gestores. Também
devem conhecer interagir nos processos.
Por sua vez, PROCESSOS ou SISTEMAS são as maneiras de operar ou de agir.
Portanto, gerenciar processos ou sistemas em um estabelecimento de A&B significa
conhecer detalhadamente as etapas do processo operacional concebido e, bem conduzir
as atividades a fim de obter resultados eficientes e eficazes.
Para tal, deve-se administrar os recursos disponíveis adequando–os para que atendam e
satisfaçam as necessidades e interesses dos clientes e ao objetivo de lucratividade.
O conhecimento dos processos operacionais inerentes ao negócio, possibilita o sucesso
do empreendimento evitando que se cometam erros básicos.
Os setores que compõem todo estabelecimento de A&B são:
• Compras;
• Recebimento;
• Estocagem;
• Produção;
• Vendas;
• Administração (contabilidade / controladoria).
O fluxo a seguir mostra a seqüência de operações (processos), que serão abordadas
individualmente e que se desenvolvem em toda estrutura, independentemente de tamanho
ou tipologia. O que pode diferenciar os processos de uma empresa para outra é: o lay-out,
o tamanho da equipe e a necessidade ou não do acúmulo de funções no caso de empresas
menores.
33Gestão Setorial – Compras e Recebimento
Diagrama da Estrutura Setorial de A&B
Compras
Recebimento
Estoque
Adm / Controle
Vendas Produção
1. Compras
A função “Compras” abrange dois aspectos importantíssimos: a política de estabelecer
fornecedores e a administração de estoque (mínimo e máximo), pois os produtos não
podem faltar.
O conceito do empreendimento gastronômico irá direcionar o grau de importância de
determinados produtos, a necessidade de sua aquisição e reposição.
No setor de compras objetiva-se adquirir o produto com qualidade:
• no preço correto (melhor custo benefício)
• no tempo certo (deve ser entregue na data e horários combinados)
• do fornecedor mais adequado (o que presta o melhor serviço com o melhor
preço possível)
Por exemplo: um restaurante dedicado a pratos elaborados com frutos do mar, precisa ter
especial atenção com a pesca sazonal dos camarões e de outros frutos do mar. Muitas
vezes, o espaço para estoque de mercadorias não é o suficiente nestes estabelecimentos,
impossibilita a armazenagem de grande quantidade de camarão, capaz de suprir as
necessidades dos meses de dezembro a maio quando a pesca é proibida.
Caso não haja um acordo com um fornecedor, eleito como parceiro da organização, o
estabelecimento ficará à mercê das variações de preço deste produto durante esta época
e até mesmo correndo o risco de não ter o produto por falta de abastecimento do mercado.
Portanto, é fundamental ao estabelecimento gastronômico, uma política de compras
alinhada ao conceito e às necessidades dele decorrentes.
Por outro lado, para efeito de controle, é necessário que o gestor acompanhe e aprove os
processos de compra, exigindo sempre que possível, cotações que determinem o menor
preço do mercado, mantida a qualidade do produto. Um instrumento gerencial é o mapa de
compras, emitido pelo sistema de informática, ou elaborado em planilha eletrônica pelo
gestor.
Gestão Setorial – Compras e Recebimento44
Elaborar indicadores sobre as informações coletadas será uma maneira de se obter
informações necessárias à boa gestão de compras e aumento de eficiência nesse
processo.
Estabelecer médias de compras por tipo de produtos, dias da semana, quantidades e
freqüência proporcionarão uma maior visibilidade sobre o processo como um todo e sua
conseqüente maximização.
O Processo de Compra
Normalmente, o processo de compras das empresas de A&B, obedece ao seguinte fluxo:
O chefe de cozinha irá anotar na “Ficha de Pedido de Compra” o que deve ser comprado, de
acordo com as necessidades de produção e por ausência no estoque:
FICHA DE PEDIDO DE COMPRA 
 
Solicitado por: XXXXXXX 
Data de entrega: 00 / 00 / 00 
Número da requisição: 00000 
Data da requisição: 00 / 00 / 00 
 
Item Unidade Quantidade Especificação 
 
 
 
 
 
 
 
 
Fonte: FONSECA, Marcelo Traldi. Tecnologias gerenciais de restaurantes. SENAC. São Paulo: 2000 
Por fim, o mapa de compras, relatório com todas as informações dessa atividade, permitirá
ao controle checar a eficiência de todos os recursos envolvidos com compras. Temos
abaixo um exemplo de um mapa de acompanhamento das compras realizadas ao longo
de um período (mês):
55Gestão Setorial – Compras e Recebimento
2. Fornecedores
Quanto melhor o forneciedor, melhor será a compra!
Esta assertiva mostra-se verdadeira e na prática a percebemos como válida, se estiver
claro o raciocínio para o gestor envolvido com esse “processo produtivo”.
Por exemplo, pode-se “contar” com um fornecedor (considerá-lo como parceiro) quando
não ocorrem atrasos na entrega, não há problemas com as notas fiscais (como dados
errados) e a mercadoria negociada é de fato a que se pretende adquirir, com a qualidade e
o rendimento esperados e contratados.
É importante ressaltar se o estabelecimento recebe visitas regulares de um representante
da empresa fornecedora e, principalmente, se o gestor pode ficar tranqüilo quanto aos
produtos adquiridos, não precisando inspecionar, de forma incisiva, cada produto recebido
(o que não dispensa a conferência da compra como um todo).
Gestão Setorial – Compras e Recebimento66
Em relação aos fornecedores é preciso, antes de tudo, selecioná-los com critério e medir
sua performance durante o fornecimento. Estabelecer “parcerias” e “fornecedores parceiros”
significa criar cumplicidade em torno da busca pela qualidade no processo de fornecimento
de mercadorias e serviços.
Quanto aos aspectos higiênico-sanitários em alimentos é necessário visitar as instalações
do fornecedor e verificar as condições de manipulação, sugerir mudanças e verificá-las
numa próxima visita. Isto só ocorre quando o gestor da empresa candidata ao fornecimento,
dá importância ao cliente e propõe-se a assumir a responsabilidade pela melhora contínua
das condições de manipulação dos alimentos.
Como pressuposto básico, o estabelecimento cliente deve exercer sua vigilância durante
as entregas. Verificar no recebimento dos produtos todas as características organolépticas:
a temperatura dos alimentos, condições visuais, odores, peso etc.; até mesmo, o uniforme
e comportamento dos entregadores, o que contribuirá para o estabelecimento de uma
parceria entre cliente e fornecedor.
Isto não elimina o processo de cotação, realizado no ato da compra. Significa apenas que
os fornecedores que participarão desta cotação, serão aqueles previamente qualificados.
Quantomenos perecíveis e manipulados os alimentos, menor será o rigor e a lista de itens
a serem verificados no processo de qualificação.
Uma empresa atacadista não sofrerá a mesma inspeção que um fornecedor de peixe
fresco ou de laticínios.
Os selos de qualidade são também um bom complemento ao processo de qualificação.
Uma empresa com ISO9000 poderá apenas responder um questionário sobre seu sistema
de qualidade e ser visitada para averiguação, o que não se aplicaria a um atacadista.
O processo de qualificação de fornecedores é de fundamental importância ao processo
produtivo em geral. No caso do sistema utilizado pelas montadoras de automóveis, o
fornecedor é responsável por entregas diretas na linha de produção. Na área gastronômica
não é diferente. Ter fornecedores que garantam a toda prova a qualidade dos seus produtos
e as entregas nos prazos estabelecidos, possibilita ao estabelecimento evoluir no
atendimento a seus clientes.
A questão dos custos de aquisição de produtos é controlada pelas cotações.
Comprar do primeiro fornecedor é prática, há muito, abandonada. É preciso verificar o
melhor preço do mercado levando-se sempre em consideração o binômio “qualidade x
preço”. Não adianta comprar um salmão dez por cento mais barato, caso se obtenha um
baixo aproveitamento na sua manipulação, abaixo de oitenta ou setenta por cento do seu
peso.
Daí a necessidade de se padronizar as mercadorias a serem utilizadas e estabelecer o
devido padrão de fornecimento já no processo de qualificação do fornecedor.
A visita pessoal e periódica a um centro de abastecimento como o ceasa/ceagesp, por
exemplo, é útil nesta padronização. A adoção de fichas de especificação de matéria-prima
pode resolver este problema, definindo a qualidade e os parâmetros dos produtos que
podem ou devem ser adquiridos por compras.
77Gestão Setorial – Compras e Recebimento
FICHA DE ESPECIFICAÇÃO DE MATÉRIA-PRIMA 
 
1. Nome do produto: 
 Arroz, tipo 1 (e demais especificações) 
 
2. Utilização do produto: 
Dar as possíveis utilizações, como por exemplo, risotos, sopas, ou ainda se utilizado em 
alguma preparação específica. 
 
3. Descrição geral do produto: 
Fornecer uma descrição das principais características do produto, com as precauções que 
devem ser tomadas quanto a possíveis indicações de baixa qualidade. Especificações de
embalagens: pacotes de 1 quilo, embalados a vácuo etc. 
 
4. Descrição detalhada: 
Algumas dicas que ajudem a identificar os produtos, como país de origem, tamanho da 
embalagem, marcas, variedades etc. 
 
5. Procedimentos de testes: 
Realizá-los no recebimento. Devem estar listadas as características que identifiquem o 
produto como sendo de boa qualidade ou estando em boas condições, como temperatura 
de recebimento, características orgânicas etc. 
 
6. Instruções especiais: 
Caso existam algumas informações adicionais como tipos substitutivos, ou procedimentos 
especiais ao transportar ou receber o material, como transporte em carros frigoríficos, ou 
manutenção em caixa de isopor, etc. 
 
7. Fornecedores: 
Indicar quais são os fornecedores deste produto, para sua compra ser rápida. 
 
8. Quantidade de estoques máximos e mínimos: 
Para dar uma referência de volume de compras 
 
 
Fonte: FONSECA, Marcelo Traldi. Tecnologias gerenciais de restaurantes. SENAC. São Paulo: 2000 
Uma caixa de mamão papaya com 12 peças terá sempre mamões maiores que uma
mesma caixa com 15 peças. Assim, quando se verifica o preço do mamão é preciso ter em
mente o padrão desejado.
A padronização excessiva, contudo, dificulta o processo de compras e por vezes, leva o
estabelecimento a praticar custos maiores. A fidelidade a uma marca, pode ser outro fator
prejudicial ao custo; sobretudo quando há resistências dos profissionais em experimentar
outras possíveis marcas para cada item.
O setor de compras deve viabilizar cotações junto a atacadistas e fabricantes, obtendo
vantagens de custo na compra.
Gestão Setorial – Compras e Recebimento88
bibliografia
FONSECA, Marcelo
Traldi. Tecnologias
gerenciais de
restaurantes. SENAC.
São Paulo: 2000
JEOLÁS, R.Sollberger
e Santos, Elias
Gomes. O negócio em
alimentos e bebidas.
Ponto Crítico. São
Paulo: 2000
NINEMEIER, Jack D.
Controles para
alimentos e bebidas.
Instituto de
Hospitalidade.
Salvador: 2000
TEICHMANN, Ione.
Tecnologia culinária.
EDUCS. Caxias do Sul:
2000.
WALKER, John R.,
LUNDBERG, Donald E.
O restaurante: conceito
e operação. Bookman.
3a. Ed. Porto Alegre:
2003.
ZANELLA, Luiz Carlos.
Administração de
custos em hotelaria. 2ª
ed. EDUCS. Caxias do
Sul: 2001
Anotações:
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