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Aula 6 : Modelagem do Processo de Negócio _ Parte3 Fluxogramas Disciplina Gestão de Processos – GST 0013 1 Fluxogramas – Apresentação Gestão de Processos O que são ? Representam , graficamente e de forma detalhada , a sequencia lógica dos processos , permitindo a representação de ações e desvios ; Também conhecidos como flowcharts; O fluxograma deve representar o fluxo existente, e não o desejado ou esperado; 2 Fluxogramas – Objetivos Gestão de Processos Facilitar o entendimento do funcionamento interno e o relacionamento entre os processos organizacionais; Documentar um processo para permitir que sejam identificadas áreas e atividades que possam ser melhoradas ; Criar uma disciplina mental. Na medida em que são mapeados os fluxos das atividades, as pessoas sabem o que devem fazer , em que momento , durante quanto tempo, etc.. Extraído de Cury (2005) e Araujo (2001) 3 Fluxogramas – Vantagens Gestão de Processos Vantagens : Padroniza , através de símbolos e convenções, a representação de um processo ; Permite a visualização integrada de um processo ; Facilita a organização do seu raciocínio , das atividades e tarefas ; Possibilita identificar pendências , relacionamentos, pontos de estrangulamento e atividades que não agregam valor ; Possibilita localizar elos e elementos desconexos ou perdidos ; Facilita a identificação dos pontos críticos ; 4 Fluxogramas – Roteiro para Elaboração Gestão de Processos Cuidados ( Cury 2005 ): O fluxograma deve demonstrar fatos e não como os chefes ou outras pessoas querem (ou pensam) que ele seja. Também não devem se prender às descrições em manuais, mas representar o que de fato são. O analista deve realizar um levantamento dos passos que envolvem o trabalho (o processo). 5 Fluxogramas – Roteiro para Elaboração Gestão de Processos Etapas ( Cury 2005 ): Comunicação: a chefia deve comunicar aos empregados que será realizado o mapeamento dos fluxos de trabalho e quais os objetivos. Coleta de dados: informações devem ser fornecidas por aqueles que executam as atividades dentro do processo. Pode-se utilizar de entrevistas programadas, observação direta e análise documental. 6 Fluxogramas – Roteiro para Elaboração Gestão de Processos Etapas ( Cury 2005 ): Coleta de dados: o questionário pode conter o nome do cargo, sua posição hierárquica, relação cliente/fornecedor, em que consiste o trabalho, tempo gasto, importância para o processo, e o que mais for relevante. Escolher o tipo de fluxograma a ser utilizado. Análise do fluxograma partindo do geral para o particular, i.e, dos macroprocessos para os microprocessos. 7 Fluxogramas – Roteiro para Elaboração Gestão de Processos Etapas ( Cury 2005 ): Relatório de Análise: informar o que foi feito, o que foi identificado e descrito, problemas encontrados, ações de correção e de melhoria sugeridas. Apresentação do trabalho. Tudo deverá ser documentado para posterior arquivamento permitindo a geração de histórico facilitando a aprendizagem e inovação. 8 Fluxogramas – Principais símbolos Gestão de Processos Símbolo Significado Inicio ou fim de diagramas ( Atividades e eventos ) Atividade, ação ou procedimento Decisão ou escolha Conectar blocos na mesma página Conectar blocos em páginas diferentes Conectar blocos na mesma página – indica a direção de fluxo ou 9 Fluxogramas – Principais símbolos Gestão de Processos Símbolo Significado Arquivamento ou armazenamento de material , registro ou documento Registro ou documento gerado ou usado na ação ou no processo Idem para um lote Processo pré-definido Armazenamento on-line Armazenamento de dados ou 10 Fluxograma Vertical Gestão de Processos Também conhecido como Fluxograma Padrão ANSI (Instituto Nacional Americano de Padronização); O Diagrama identifica os passos do processo e os seus relacionamentos; É utilizado nos estudos de processos produtivos ( linhas de produção) e nas representações de fluxos de processos computacionais. Pode se dividir em vários processos , mais simples, com poucas inter-relações e restrito a um numero de operações ; 11 Fluxograma Vertical – Exemplo : Fluxo de lanternagem e pintura Gestão de Processos Início Preparar para pintar Preparado? Lanternar s N Conforme ? Enviar para pintura Controle de produtos não-conformes N s Fim 12 Fluxograma Horizontal – Funcional ou Swimlane Gestão de Processos Modelo usado para representar os papéis desempenhados : Funções desempenhadas pelos diferentes atores ( clientes internos ou externos e fornecedores ) ; Interação com os processos que estão sendo representados ; 13 Fluxograma Horizontal – Swimlane Exemplo : Processo de Venda a crédito no cartão Gestão de Processos 14 Fluxograma Horizontal – Swimlane Exemplo : Processo de compra ( Fig 31 - pag 196 ) Gestão de Processos 15 Fluxograma Vertical Exercicio : Rotina diária Gestão de Processos Montar um Fluxograma Vertical a partir do seguinte Script : Acorda e levanta Toma banho, enxuga e se veste. Vai tomar café( escolhe entre ) : 3.1 Café e Pães 3.2 Sucos e frutas 3.3 cereais 3.4 ovos e bacon 4. Escova os dentes 5. Escolhe a condução : 5.1 Carro 5.2 Taxi Vai para o trabalho Volta para casa Encerra Grupos 16 Exemplo : Rotina diária O que está errado neste Fluxograma ? Gestão de Processos Início Vai tomar café N s Acorda e Levanta Toma banho Enxuga-se Veste-se Despertador toca Escolhe Café e pães Sucos e frutas Cereais Ovos e Bacon Condução Taxi Carro Trabalha Volta para casa 17 horas ? A A Escova os dentes 17 Fluxograma Vertical – Exemplo : Rotina diária Gestão de Processos Início Vai tomar café N s Acorda e Levanta Toma banho Enxuga-se Veste-se Despertador toca Escolhe Café e pães Sucos e frutas Cereais Ovos e Bacon Condução Taxi Carro Trabalha Volta para casa A 17 horas ? Fim A Escova os dentes 18
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