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GESTÃO DE PROCESSOS
Aula 7: Planejamento do levantamento
A abordagem inicial de qualquer tipo de intervenção dentro das empresas SEMPRE deve incluir seus processos. Por isso, primeiramente, precisamos entendê-los! Somente dessa forma, teremos uma ideia exata da estratégia que devemos escolher para executar o planejamento de ações em prol de mudanças.
Disso resulta a importância do levantamento de processos: as informações sobre a empresa estão segmentadas em todos eles. Essa é uma das fases mais importantes da Gestão por Processos, pois envolve as necessidades, a regra do negócio e o mapeamento de suas atividades.
Trata-se de planejar ações táticas e estratégicas que serão desenvolvidas para formalizar e acompanhar a implementação da etapas de simplificação administrativa.
Além de servir como instrumento de controle gerencial, o plano de trabalho deverá ser validado pela direção da unidade demandante e pelas pessoas-chave, para que as ações de simplificação da equipe tenham legitimidade e possam, de fato, ser implementadas. 
A equipe responsável pelo projeto se encarregará da elaboração desse plano e poderá, ainda, ser acompanhada pelos colaboradores envolvidos, direta ou indiretamente, nos processos de trabalho.
Veja o quadro de simplificação administrativa. 
Checklist 
O sistema proposto pelo Diagrama de Ishikawa permite estruturar:
• As causas potenciais de determinado problema ou oportunidade de melhoria – de maneira hierárquica;
• Os efeitos dessas causas sobre a qualidade dos produtos;
• Qualquer sistema que necessite de resposta de forma gráfica e sintética.
EXECUÇÃO DO LEVANTAMENTO DE PROCESSOS
Como você percebeu, precisamos ter um correto entendimento da funcionalidade dos processos dentro de nossa empresa, tendo como pano de fundo as regras do negócio. 
Aliada ao levantamento dos requisitos e ao mapeamento de tais processos, essa compreensão é fundamental para a melhoria dos resultados obtidos ou pretendidos pela organização.
Muitas vezes, não alcançamos o sucesso em nosso trabalho por negligenciarmos essa fase.
Reconhecemos os detalhes desse conjunto de atividades, verificando seu passo a passo;
Analisamos o ambiente em que ocorrem;
Apresentamos um relatório completo de suas principais deficiências, com as respectivas causas e consequências;
Definimos toda a sua documentação e os possíveis relatórios neles utilizados;
Identificamos seu cliente;
Fazemos nossas considerações finais.
Nessa fase, é necessário ter contato com a pessoa que detém os conhecimentos sobre a empresa – ou o especialista do negócio –, pois suas informações são fundamentais. 
Esse profissional conhece a essência da funcionalidade do processo e está a par de todos os caminhos já percorridos pela organização.
ATIVIDADE –LER O TEXTO MELHORA CONTÍNUA
 
1 
Quadro de simplificação administrativa 
 
 
 
 
 
 
 
 
Fonte 
GESPÚBLICA. Pré-requisitos da simplificação. In: ______. Guia “d” simplificação. Disponível em: 
<http://www.gespublica.gov.br/ferramentas/pasta.2010-04-26.1767784009>. Acesso em: 25 mar. 
2013. 
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Pré-requisitos 
da simplificação 
administrativa 
Elaboração 
do plano 
de trabalho 
Levantamento 
das etapas e 
normas 
Identificação 
dos elementos 
do processo 
Desenho dos 
fluxogramas 
atuais 
Mapeamento 
do processo 
Análise e 
melhoria do 
processo 
Árvore de 
soluções 
Modelagem 
do processo 
Sistema de 
medição de 
desempenho 
Implementação 
das melhorias 
Fim Proposta de 
simplificação 
Implementação 
do novo 
processo