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GESTÃO DE PROCESSOS
Aula 10: Padrões para gestão de processos
Introdução
Nesta aula, você obterá conhecimentos sobre a implantação da Gestão de Processos nas organizações e os aspectos da hierarquia por processos.
Em seguida, você aprenderá a capacitar os colaboradores a assimilarem o conteúdo dessa importante técnica de trabalho.
Este trecho do filme Ratatouille exemplifica a importância do conhecimento por parte dos funcionários quanto à estrutura hierárquica da empresa.
Importância das pessoas na Gestão de Projetos
Para dar início a esta aula, responda: você conhece os padrões que devem ser seguidos para obter uma Gestão de Processos bem-sucedida?
Se a resposta for negativa, aqui vai uma dica:
Um dos fatores importantes para a implantação da Gestão de Processos nas empresas são as pessoas envolvidas. Sem elas, os processos não são realizados adequadamente!
Para De Sordi, nas organizações que adotam a Administração por Processos, as pessoas são valorizadas e fortalecidas na execução de suas atividades.
Fonte
DE SORDI, J. O. Gestão por processos. 2. ed. rev. São Paulo: Saraiva, 2008. p. 28.
Dúvidas nas organizações estruturadas por processos
Quando as organizações estão estruturadas por processos, surgem algumas dúvidas. Vamos refletir sobre cada uma delas?
Como gerir a carreira do profissional?
Como o desempenho dos funcionários é avaliado?
Como os funcionários desenvolvem suas atividades?
A quem se devem reportar?
Qual a prática de coordenação da equipe?
Sordi defende que a Gestão de Processos deve assegurar que todos os ativos estejam em sincronia, a fim de garantir sua eficiência.
Fonte
DE SORDI, J. O. Gestão por processos. 2. ed. rev. São Paulo: Saraiva, 2008.
Hierarquia dos controles de processos
A identificação de como os processos podem ser organizados e fisicamente estruturados – através de uma hierarquia – contribui para sua melhor compreensão.
Consequentemente, isso facilita a gestão da organização com foco nos processos.
Vamos entender como isso funciona na prática? O esquema ao lado o ajudará!
Cliente <- Empresa
Controles de fim de processo (interno)
Atitude que contempla as necessidades do cliente e da empresa.
Controles de subprocesso
Atitude que comanda as saídas dos subprocessos ou das funções.
Controle das fases críticas
Atitude que dirige as saídas de fases específicas.
Controles das necessidades dos clientes (externo)
Atitude que se relaciona diretamente às necessidades do cliente.
Um dos principais problemas para identificar a estrutura hierárquica dos processos é sua fragmentação dentro da organização, o que torna difícil determinar o início e o fim do macroprocesso.
Por conta dessa fragmentação no momento da seleção dos macroprocessos, devemos estabelecer, claramente, as fronteiras que o delimitam e sua importância relativa.
Essa é uma atividade interativa, já que tal escolha pode ser modificada ou negociada!
O COMITÊ DE ANÁLISE E CONTROLE DOS PROCESSOS
O Comitê de Análise e Controle dos Processos deve-se reunir com frequência e conforme a necessidade da empresa, a fim de assegurar que as propostas de mudança sejam revisadas e organizadas de forma oportuna. 
A equipe de desenvolvimento, por sua vez, deve considerar esse grupo como uma entidade confiável para a resolução de problemas que podem travar o progresso do projeto.
Uma das vantagens dessas reuniões é o envolvimento e o comprometimento das pessoas, mas elas também podem gerar certos prejuízos à organização. São eles:
• A dispersão do grupo;
• O custo de aplicação;
• O fato de estarmos diante de um grupo formado por pessoas com diferentes culturas.
Conseguimos obter melhores resultados quando a reunião é liderada por uma pessoa neutra e as decisões são de consenso.
As reuniões de controle devem convocar a participação dos vários atores dos processos.
O objetivo é obter todos os dados necessários para a construção do sistema desejado ou mesmo das melhorias contínuas.
Essa junção de pessoas precisa-se manter dentro de uma agenda previamente conhecida por todos. 
Além disso, seu resultado final deve ser apresentado em relatório escrito para o conhecimento e a crítica dos participantes.
Podemos realizar vários tipos de reunião, desde que tenham SEMPRE um motivo específico a ser tratado, como, por exemplo: 
• Estratégia;
• Dados e processos;
• Relatórios;
• Comunicação;
• Normas;
• Consultoria;
• Deliberação.
 O facilitador desempenha um papel muito importante, pois suas habilidades de interação e sua preparação são fundamentais ao sucesso da sessão.  
Esse profissional precisa:
• Ser comunicativo;
• Pensar rápido;
• Ser capaz de ouvir e perceber o que as pessoas estão querendo dizer.
Afinal, existe muito trabalho ANTES, DURANTE e DEPOIS da reunião. 
Manutenção do conhecimento
Trata-se de possibilitar, através de ferramentas de suporte, o reforço do conteúdo aprendido após o treinamento.
Avaliação
Trata-se de garantir o nível mínimo exigido de conhecimento quanto ao novo processo e sistema.
Execução prática
Trata-se de simular uma situação real no novo sistema com o suporte de multiplicadores.
Apresentação de conceito
Trata-se de contextualizar a prática do sistema, através da apresentação de novos processos, políticas, procedimentos e conceitos.
Reflexões
Estamos chegando ao fim da disciplina! Antes de encerrá-la, propomos algumas reflexões que o farão pensar um pouco sobre o ambiente organizacional em que atua:
O que você faz na empresa em que trabalha?
Como foi treinado?
Você conhece as entradas de seu processo de trabalho?
Como você sabe que a saída está boa?
Que tipo de feedback você recebe?
Quem são seus clientes?
O que o previne de cometer erros?
O que pode ser feito para tornar seu trabalho mais fácil?
Como você se comunica com seus fornecedores quanto ao material que recebe?
Como suas saídas são utilizadas?
O que aconteceria se você interrompesse seu trabalho?
Você tem revisado a descrição de seu trabalho?
O que aconteceria se cada um de seus fornecedores parassem de fornecer materiais para esse processo?
Se você ocupasse o cargo de gerente, o que mudaria na empresa?
Atenção : Devemos nos conscientizar de que as pessoas e as etapas dos processos precisam estar alinhados, unidos e integrados. Isso demonstra a maturidade da organização em relação à Gestão de Processos!