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1 ORGANIZAÇÕES, SISTEMA E MÉTODOS Metodologia é uma competência necessária para quem se dedica à OS&M. A palavra método tem muitos significados, mas quase todos se referem à maneira de fazer as coisas, executar trabalhos, desempenhar funções ou de fazer acontecer. Conceito de Método Significa o meio pelo qual as coisas são feitas. O método detalha como o trabalho deve ser executado, qual é a melhor maneira possível. A escolha de um método visa à máxima eficiência e eficácia na realização de um trabalho. René Descartes foi o primeiro a introduzir o conceito de método. O método cartesiano pode ser resumido em quatro princípios, a saber: 1. Dúvida sistemática ou evidência: consiste em não aceitar como verdadeira coisa alguma, enquanto não souber com evidência e de maneira clara e distinta aquilo que é realmente verdade. 2. Análise ou decomposição: consiste em dividir e decompor cada dificuldade ou problema em quantas partes forem possíveis e necessárias à sua melhor adequação e solução e em resolver cada uma separadamente. 3. Síntese ou composição: consiste em conduzir ordenadamente os nossos pensamentos e o nosso raciocínio, começando pelos objetivos e assuntos mais fáceis e simples de se conhecer, para passarmos gradualmente aos mais difíceis. 4. Enumeração ou verificação: consiste em fazer em tudo recontagens, verificações e revisões tão gerais que se fique seguro de nada haver omitido ou deixado de lado. 2 Funções Básicas do Método A finalidade principal do método é encontrar a melhor maneira de se trabalhar. O método é essencial para que o trabalho das empresas seja desenvolvido da melhor maneira possível. Para que isso seja alcançado, o método tem as funções básicas a seguir: 1. Eliminar todo desperdício de esforço humano e de tempo na realização de um trabalho; 2. Melhorar a eficiência das pessoas e, consequentemente, o seu desempenho e o seu rendimento em termos de produtividade; 3. Distribuir uniformemente o trabalho, para que não haja períodos de excesso ou falta de trabalho, nem pontos de estrangulamento, gargalos ou restrições; 4. Estabelecer normas detalhadas sobre como executar o trabalho para facilitar o treinamento das pessoas; 5. Eliminar congestionamentos, gargalos e restrições, bem como reduzir custos e agregar valor ao trabalho, à empresa e ao cliente, sem omitir a satisfação da pessoa que o executa. Fases do Processo de Organização e Reorganização O processo de planejar e organizar o trabalho começa com a definição do método para executá-lo. Acontece que as coisas mudam e o trabalho sofre transformações. Com o passar do tempo o trabalho precisa ser novamente planejado e organizado para adequar-se às mudanças ocorridas, ou seja, precisa ser reorganizado. As principais fases do processo de organizar e reorganizar são: O método constitui a maneira mais simples e imediata de conduzir a empresa no caminho da eficiência. 3 1. Identificação do problema: definição da dificuldade encontrada. Essa fase procura determinar as causas e efeitos do problema ou da dificuldade encontrada; 2. Análise da situação: decomposição e descrição de cada um dos componentes da situação e como eles estão agrupados entre si. Desdobrar o problema nas suas equações principais, para analisar cada uma delas separadamente; 3. Alternativas de solução para o problema: verificação das diversas maneiras de resolver o problema ou dificuldade. Essa fase se preocupa em indicar as possíveis soluções de mudar a situação encontrada; 4. Escolha da solução mais adequada para o problema: é a seleção da alternativa mais indicada para a solução do problema; 5. Implantação da solução: essa fase trata da execução da alternativa escolhida, ou seja, introduzi-la no trabalho. 6. Verificação do resultado: após a implantação, essa é a avaliação da nova situação para saber se o problema ou dificuldade foi removido com a implantação da solução. Muitas vezes a solução é adequada, mas a sua implantação não foi bem realizada e o problema ou dificuldade permanece. Essa fase procura acompanhar os resultados para verificar se o processo de organização ou reorganização foi bem feito e bem conduzido e resolveu o problema. Figura: Fases do processo de organização e reorganização. Fonte: Chiavenato, 2010, p.195. 4 Técnicas de Definição do Método As técnicas para definir o método de trabalho são muito variadas. Em geral, utilizam gráficos que facilitam a visualização e localização de possíveis problemas ou disfunções. Entre os gráficos estão o cronograma e o fluxuograma. Cronograma São gráficos de dupla entrada que relacionam as atividades a serem executadas (linhas horizontais) com o tempo disponível para sua execução (colunas verticais). Quadro: Cronograma de lançamento de um novo produto. Fonte: Chiavenato, 2010, p. 196 5 Gráfico de Gantt É um tipo de cronograma bastante simples em que a única diferença em relação ao cronograma tradicional é que cada coluna é dividida em quatro subcolunas para representar cada semana de um mês. Quadro: Esquema básico do gráfico de Gantt. Fonte: Chiavenato, 2010, p. 196. PERT O Program Evaluation Review Technique (PERT) ou técnica de avalição e revisão de programas é um modelo de planejamento operacional utilizado em atividades de produção e projetos de pesquisa e desenvolvimento. O modelo básico de PERT é um sistema lógico baseado em cinco elementos, a saber: 1. A rede básica; 2. Alocação de recursos; 3. Considerações de tempo e de custo; 4. A rede de caminhos; 5. O caminho crítico. 6 O PERT é um modelo operacional que permite um esquema de controle e avaliação de projetos. Com ele pode-se avaliar o progresso feito em comparação com padrões de tempo predeterminados. Embora o PERT não possa impedir erros, atrasos, mudanças ou eventos imprevistos, ele proporciona indicações quanto à ações corretivas imediatas. Figura: Gráfico de PERT sobre construção de uma casa. Fonte: Chiavenato, 2010, p. 197. Fluxogramas São gráficos que representam o fluxo ou a sequência de atividades ou de rotinas. Tem a vantagem de representar a sequência do processo envolvido, as unidades envolvidas e os responsáveis pela execução. Assim, permite a visualização das atividades centrais e das atividades desnecessárias e verificar se a distribuição do trabalho está balanceada. Existem três tipos de fluxogramas: vertical, horizontal e de blocos. 7 Fluxograma Vertical Recebe também o nome de análise do processo. É impresso em formulário padronizado e pode ser preenchido com facilidade e rapidez. Baseia-se nos símbolos ou convenções universais. Quadro: Símbolos do fluxograma vertical utilizando a convenção universal. Fonte: Chiavenato, 2010, p. 199-200. É formado por um gráfico onde existem colunas verticais e linhas horizontais. Nas colunas verticais estão os símbolos ou convenções, os funcionários envolvidos na rotina, o espaço percorrido para a execução e o tempo despendido. 8 Quadro: Exemplo de fluxograma vertical. Fonte: Chiavenato, 2010, p. 200. O fluxograma vertical enfatiza a sequência da rotina e é extremamente útil para a montagem de uma rotina ou procedimento, para ajudar no treinamento do pessoal e para racionalizar o trabalho. Fluxograma Horizontal Neste fluxograma ao invés da sequência se deslocar verticalmente, ela o fazhorizontalmente. Ele utiliza os mesmos símbolos e convenções do fluxograma vertical. 9 Quadro: Fluxograma horizontal de uma rotina de compra e recebimento de material. Fonte: Chiavenato, 2010, p. 201. O fluxograma horizontal enfatiza as pessoas ou órgãos que participam de uma determinada rotina ou procedimento. Fluxograma de Blocos É um fluxograma que representa a rotina por meio de uma sequência de blocos, cada qual com um significado e encadeados entre si. Utiliza um simbologia muito mais rica e variada que os fluxogramas horizontal e vertical e não se restringe à linhas e colunas preestabelecidas no gráfico. 10 Figura: Fluxograma de blocos. Fonte: Chiavenato, 2010, p. 203. Elaboração de Fluxos e Rotinas de Trabalho Consiste em organizar e metodizar o trabalho. Rotina de trabalho é uma sequência de atividades ou tarefas desenvolvidas de maneira reiterada para a realização de um trabalho. Você sabe quais são os passos para lidar com a rotina? 11 O primeiro passo para lidar com as rotinas é a análise do trabalho ou a tradicional descrição e análise de cargos que se traduz em: 1. Descrever e analisar o que a pessoa (ocupante do cargo) faz diariamente, semanalmente, mensalmente e anualmente; 2. Descrever e analisar como a pessoa executa tais atividades, o fluxo ou sequência do seu trabalho; 3. Descrever e analisar os meios a partir dos quais a pessoa executa suas atividades (máquinas, equipamentos, terminais de computador, ferramentas etc.); 4. Descrever e analisar as habilidades, conhecimentos e competências necessárias para a pessoa executar suas atividades; 5. Identificar os requisitos mentais, físicos, as responsabilidades envolvidas e o ambiente físico imediato que circunda o trabalho. O segundo passo consiste em localizar meios para simplificar e racionalizar o trabalho, eliminar duplicações e gargalos, juntar atividades dispersas, melhorar o fluxo, reduzir custos e esforços desnecessários. E o terceiro passo consiste em implantar e implementar atividades devidamente racionalizadas por meio de treinamento e adequação das pessoas envolvidas. A elaboração ou reelaboração de rotinas de trabalho pode ser feita por meio de simulação, em um fluxograma, sendo que a simulação trata de uma representação hipotética de alguma coisa real, permitindo visualizar várias alternativas possíveis de solução e de melhoria dos fluxos de trabalho na empresa. Referências: CHIAVENATO, Idalberto. Iniciação a sistemas, organização e métodos: SO&M. São Paulo: Manole, 2010.
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