Teoria Burocrática da Administração

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Teoria Burocrática da Administração
Quando você ouve a palavra burocracia, o que te vem a mente?
Penso que na maioria das vezes esta palavra nos remete a morosidade, problemas, chatice e amolação tanto no serviço quanto na vida pessoal.
No dicionário Michaelis, a palavra burocracia significa: "bu.ro.cra.ci.a
sf (fr bureaucratie) 1 A classe dos funcionários públicos, principalmente dos das secretarias de Estado. 2 Influência e predominância dos funcionários públicos, especialmente dos das secretarias de Estado, no governo do país. 3 Administração dos negócios públicos por hierarquia de funcionários. 4 Qualquer sistema de administração, em que os assuntos são tratados por escrito e dependem da assinatura de vários funcionários. 5 pej Administração com excesso de formalidades." (1)
Viu? De certa forma nós estamos certos.
Mas hoje quero abordar uma outra cara da burocracia em si, a Abordagem Burocrática da Administração descrita por Max Weber.
Weber (sociólogo alemão) (2) quando propôs a criação desta abordagem queria nos mostrar que a burocracia era uma coisa boa, um método de organização que pudesse vir a facilitar o nosso dia-a-dia.
A ideia por trás disso tudo é que, quando mais organizada for uma equipe, documentando todos os seus passos e decisões tomadas, menos chance de erros esta mesma equipe teria, menos exposição ao imprevisto, já que tudo estava devidamente relatado e de fácil acesso, facilitando o trabalho de outras pessoas na equipe, que teriam com isto, sempre uma visão geral dos processos, das dificuldades dos colegas, dos erros cometidos e do andamento dos mesmos. Com isto, a informação era compartilhada, mesmo que de uma forma, digamos, morosa e complicada demais.
Claro que a abordagem burocrática é mais racional, em comparação as outras teorias da administração até então existentes (como o caso das Teorias Clássica e de RH).
"O reaparecimento da Sociologia da Burocracia, a partir da descoberta dos trabalhos de Max Weber, o seu criador. De acordo com esta linha teórica, um homem poderia ser pago para agir e para se comportar de uma maneira preestabelecida, que deveria ser detalhada e minuciosamente explicada, não permitindo, em hipótese alguma, que suas emoções interferissem em seu desempenho. A proposta organizacional da Sociologia da Burocracia sugeriu a adoção de elementos que possibilitavam o aumento da eficiência e, por isso, os administradores os aplicavam em suas empresas. Foi a partir daí que surgiu a Teoria da Burocracia na Administração". (3)
Max Weber queria implementar nas organizações um método que se caracterizasse como processos regulamentados, pautados em normas, onde tudo deverias estar escrito e documentado. Deste documento surgiria o caminho que a organização traçaria para a obtenção dos resultados alcançados.
Esta fase da abordagem provavelmente seria a mais exaustiva, já que era necessário um trabalho intenso que cobrisse todas as áreas e funções da organização. O objetivo deste trabalho era prever para evitar erros que pudessem ocorrer, que pudessem acarretar prejuízos e atrasos.
Esta abordagem era extremamente formal, já que toda a comunicação interna se dava por escrito, formalizada, onde o "de boca a boca", ou acordo de Cavalheiros, não existia. Talvez seja dai que surgiu o entendimento "pejorativo" da palavra, pois este sistema certamente nos lembra as repartições públicas e seus diversos formulários para obtenção de serviços e informações. A intenção era, mais uma vez, tentar cobrir as áreas onde pudessem ocorrer erros, evitar informação cruzada, equivocada, baseada somente no entendimento do ouvinte. Formalizando as informações, o funcionário evitava maiores problemas, posteriormente.
Outro ponto era que, para Weber, o trabalho deveria ser dividido em hierarquias, onde cada pessoa/função exerceria somente o que lhe competia, visando a um "único objetivo: a eficiência da organização". (3). Desta forma, se limitava o poder de cada um, criava-se um desenho de cargo bem engessado, onde não se era permitido ultrapassar suas atribuições. Este tipo de método não visava a relação com as pessoas em si, e sim o cargo e a função. Nenhuma tarefa era distribuída levando em conta as habilidades ou limitações dos indivíduos, tudo era somente racionalizado de acordo com o cargo em que o funcionário ocupava e a função que se exercia e ponto final, não havia discussão. O poder e respeito conquistados neste tipo de modelo não vinha da capacidade de ser um bom líder, nas habilidades emocionais do gerente, e sim pelo cargo em que ele ocupava. Quanto maior o cargo, mais respeito teria, mais temido era.
Cada gerente controlava de perto as atribuições de seus subordinados, exercendo de forma rígida a sua autoridade, sempre que necessário. Os funcionários eram avaliados somente pelas suas habilidades técnicas, ou seja, eram os melhores quem detivesse um conhecimento apurado das suas funções e a executasse impecavelmente. As recompensas eram sempre na base da meritocracia, ou seja, baseado somente no conhecimento técnico.
O interessante disto tudo era como as organizações lidavam com o sistema de promoções internas: elas tinham critérios bem definidos, que eram estendidos a todos os departamentos da empresa, onde as regras eram bem claras. O funcionário que se encaixava neste perfil, conseguia a promoção, os que não conseguissem, sabiam exatamente o motivo. Era bem claro e transparente, já que não havia a possibilidade de uma pessoa desqualificada ser promovida em detrimento de outros funcionários mais bem preparados somente por ter um bom relacionamento com a chefia. Não existia a chamada "injustiça", todos tinham chances iguais.
Neste tipo de organização, a influencia pessoal não pesava em nada. Os relacionamentos entro colegas não era fator importante na hora de se escolher um novo gerente. Aqui não se fala em lideres e sim gerentes com plenos poderes de decisão sobre os seus subordinados.
Podemos ver, que apesar da Abordagem Burocrática ser antiga, e apesar de toda a abertura e mudança no perfil das organizações atuais, e principalmente do estilo de lideranças com os seus colaboradores (não mais simplesmente empregados), muitas semelhanças conseguimos enxergar ainda hoje no nosso cotidiano. Por mais aberta que uma organização seja, existe um determinado nível de burocracia, principalmente no que tange a informações e decisões. Elas realmente precisam ser documentadas, escritas e formalizadas entre as equipes e o staff (4). Só assim o nível de confiança nas decisões alcança um nível alto e desejado.
Muitos só tiram os pontos negativos desta abordagem, como o número excessivo de procedimentos e a quantidade de papelada que gerava, mas hoje, podemos ver exatamente isto acontecendo, só que em vez de papeis, guardamos emails.
Poucas são as vezes que confiamos somente nas informações vindas "informalmente". Quase sempre quando fechamos um negócio, trocamos informações profissionais e pessoais, pedimos para que o outro "formalize" por email a conversa.
E para que serve isto? Para, num futuro, caso o acordo não seja cumprido, você tenha como provar que não estava dentro do combinado. E isto não é também burocratização? Não é, na maioria das vezes, somente através de um acordo formal que nós adquirimos um nível de confiança no outro? confiança de que a outra parte irá cumprir o trato, de que o trabalho do outro virá para você bem feito?
Então, da próxima vez que ouvimos a palavra burocracia, devemos enxerga-la muito além dos entraves que a palavra significa, das limitações e chatices do dia a dia, e compreenderemos que, em grande parte, ela é muito necessária.
O que nos, como Administradores, precisamos repensar é em uma forma de lidar com a burocracia mais facilmente, mudando alguns conceitos que hoje são insustentáveis, mais mantendo os princípios que a norteiam, pois ele é muito válido para o sucesso de todo o empreendimento.
(1) - http://michaelis.uol.com.br/moderno/portugues/index.php?lingua=portugues-portugues&palavra=burocracia
(2) - Maiores informaçõessobre: http://pt.wikipedia.org/wiki/Max_Weber
(3) - www.ebah.com.br
(4) - Staff: 1 conjunto de pessoas que compõem os quadros de uma empresa ou instituição; pessoal 2 grupo de pessoa que acompanha e orienta um líder. Fonte: Dicionário da língua Portuguesa - Porto Editora