Gestão do documento

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UNIVERSIDADE FEDERAL DA BAHIA - UFBA
INSTITUTO DE CIÊNCIA DA INFORMAÇÃO - ICI
História dos Arquivos e dos Documentos- ICIA06. 
Docente: Sérgio Franklin
Discente: Ester Brito, Ivanir Bispo e Moisés Santos.
Salvador- Ba, 2013
Gestão de Documento: Avaliação e valor dos documentos.
Sumário
1 Gestão de Documentos
1.1 Conceitos
O valor dos documentos.
2.1 Documento de valor Primário 
2.2 Documento de valor Secundário
3 Avaliação de documentos.
3.1 Definição
3.2 Objetivos da avaliação
3.3 Fases em que ocorrem a avaliação
3.4 Competências
3.5 Metodologia (Tabela de Temporalidade)
4 Considerações finais
 Referências
". Conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, visando sua eliminação ou recolhimento. Também chamado "administração de documentos
Gestão de Documentos
O valor dos documentos
Os valores inerentes aos registros públicos modernos são de dois tipos: valor primário para a gestão de criação e valor secundário para outras instâncias e utilizadores. Os documentos públicos são gerados para realizar as finalidades para as quais um organismo foi criado: administrativo, fiscal, legal e operacional. Os documentos públicos são preservados em uma instituição arquivística definida, porque têm um valor que existirá por longo tempo, mesmo depois que cessam de ser do uso corrente e porque terão valores importantes para outros usuários que não os atuais. (HSCHELLENBERG, 1984, p.58)
De acordo com Cook (1997), considerado como o pai da avaliação arquivística, propõe dois tipos de valores aplicáveis ao contexto dos arquivos: valor primário e valor secundário.
Documento de valor Primário
Valor atribuído aos documentos em função do interesse que possam ter para o gerador do arquivo, levando-se em conta a sua utilidade para fins administrativos, legais e fiscais.
Relaciona-se às razões de sua própria produção, considera seu uso para fins administrativos, legais e fiscais
Administrativo - Valor que um documento possui para a administração produtora do arquivo, na medida em que informa, fundamenta ou aprova seus atos presentes ou futuros.
Legal – Valor processual que um documento possui perante a lei para comprovar um fato ou constituir um direito.
Fiscal - Valor atribuído a documentos ou arquivos para comprovação de operações financeiras ou fiscais.
Documento de Valor Secundário.
Valor atribuído aos documentos em função do interesse que possam ter para o gerador do arquivo, e para outros usuários, tendo em vista a sua utilidade para fins diferentes daqueles para os quais foram originalmente produzidos.
Diz respeito à potencialidade do documento como prova ou fonte de informação.
Histórico - 
Probatório - Valor intrínseco de um documento de arquivo que lhe permite servir de prova legal.
Informativo - Valor que um documento possui pelas informações nele contidas, independente de seu valor probatório.
Avaliação de documentos.
Definição:
Consiste fundamentalmente em identificar valores e definir prazos de guarda para os documentos de arquivo. A avaliação deverá ser realizada no momento da produção, paralelamente ao trabalho de classificação, para evitar a acumulação desordenada, segundo critérios temáticos, numéricos ou cronológicos.
Objetivos da avaliação
Redução da massa documental.
Agilidade na recuperação dos documentos e das informações.
Eficiência administrativa.
 Melhor conservação dos documentos de guarda permanente.
Racionalização da produção e do fluxo de documentos (trâmite).
Liberação de espaço fisíco.
Fase que ocorre a avaliação
A fase em que ocorre a  avaliação é no momento da produção do documento, E a mesma é realizada  paralela ao trabalho de classificação.
Competências
Por ser uma atividade complexa e de grande responsabilidade, cabe eleger uma equipe ou comissão, para analisar os documentos. E identificar os valores primários e  secundários.
Primários: Analisar a razão da produção
Secundário: Analisar o valor do documento como prova ou fonte de pesquisa.
A comissão ou equipe avaliadora pode ser: Central ou Setorial
Segundo Schellenberg,  a análise é a essência da avaliação arquivística.
Metodologia (Tabela de Temporalidade) 
Instrumento aprovado por autoridade competente que regula a destinação final dos documentos (eliminação ou guarda permanente), define prazos para sua guarda temporária.
Considerações finais
A gestão de documentos no que diz respeito ao valor e a avaliação, são procedimentos de suma importância para que haja o controle na produção documental, o bom aproveitamento dos espaços físicos, e a facilidade no acesso à informação relevante.
Os padrões de avaliação devem ser usados com moderação e bom-senso , servirão como guias para orientar. Os arquivistas podem fazer uso de diferentes critérios na avaliação.(Schellenberg).
Referências
T. R. SCHELLENBERG. Arquivos Modernos, pag 180-199/223.
http://www.ciscra.org/mat/termdb/term/3489.
http://pt.wikipedia.org/wiki/Documento#Quanto_ao_valor
(Fonte: http://arquivologia.multiply.com/journal/item/14)
http://www.arquivoestado.sp.gov.br/saesp/texto_pdf_10_Como_Avaliar_Documentos_de_Arquivo.pdf.
OBRIGADO!