TRABALHO CONTROLE DE ESTOQUE

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Sistema de controle de estoque: entenda por que você precisa de um.
Fazer um controle de estoque eficaz vai muito além do que comprar, saber quais mercadorias estão estocadas e organizar a saída delas. Esse controle eficaz é de extrema importância, uma vez que todo o seu estoque representa dinheiro da empresa que foi empregado e que pode resultar em grandes prejuízos, afetando consideravelmente a gestão financeira do seu negócio.
Nesse aspecto, um sistema que ajude a realizar esse controle pode ser a melhor saída, pois reduz o risco de erros, permite maior controle e fornece informações importantes. Ainda não está convencido? Então veja mais sobre os benefícios a seguir:
Automatização dos processos: A adoção de um sistema de controle de estoque reduz a necessidade de controles manuais, o que faz com que o fluxo de informação seja contínuo, além de aumentar a produtividade de sua equipe. Além disso, o controle manual requer mais atenção, está mais suscetível a erros e é bem mais trabalhoso.
Controle de estoque por itens: Além de permitir o controle dos níveis de estoque de cada item e saber o momento adequado para a reposição de cada um deles, através da utilização do sistema, é possível obter relatórios que informam quais itens possuem maior representatividade no volume total de vendas. Através disso é possível tomar decisões importantes, como: a quantidade de produtos a ser comprada, a realização de promoções de determinados itens e até mesmo identificar os itens que estão obsoletos.
Facilidade no acesso da informação: Como todas as informações passam a constar no sistema, caso você precise verificar algum dado, não precisa perder tempo procurando em um caderno ou em planilhas, a informação é arquivada no próprio sistema e fica disponível para que você acesse sempre que precisar. Dessa forma, além de ganhar agilidade para encontrar as informações, você não corre o risco de perdê-las por um arquivamento inadequado.
Atualizações online: Com a implantação de um software de controle de estoque, todas as atualizações referentes ao estoque são feitas instantaneamente, tanto para as compras quanto para as vendas. Quando o controle é manual, existe o risco de essa informação receber uma atualização tardia, o que pode provocar furos no estoque.
Inventários: Sabemos a importância que um inventário possui para o controle de estoque e, com a utilização de um software, esse controle se torna mais rigoroso, uma vez que o sistema possui todas as informações atualizadas em tempo real — como entradas e saídas — e o inventário é comparado com essas informações atualizadas. O risco de erros e não conformidade reduz consideravelmente. Quando você deseja controlar seu estoque de forma eficaz, reduzindo os riscos de erros e aumentando a produtividade, um software de controle de estoque se faz essencial. Essa necessidade aumenta ainda mais caso você precise controlar suas filiais.
Muito se ouve falar sobre gestão e controle de estoque, mas muitos gestores ainda não sabem exatamente como ele é feito e quais benefícios eles trazem para as empresas, principalmente se tratando de PME. Fazer com que o controle de estoque seja otimizado é uma tarefa que todos os empresários e gerentes devem ter em foco, pois as vantagens vão bem além de manter os itens bem organizados em um espaço separado. 
Afinal, o que é o controle de estoque? O controle – ou gestão – de estoque é a área responsável por controlar o fluxo de materiais dentro de uma empresa e apontar informações importantes sobre vendas, bem como analisar e prever quais serão as necessidades de compras futuras. 
O controle de estoque otimizado permite que o setor de compras tenha informações precisas sobre o volume de compras de cada item e sua frequência, além de permitir que o gestor tenha conhecimento sobre a sazonalidade de itens, quais deles estão obsoletos e quais representam boas oportunidades de vendas.
Quais são as vantagens do controle de estoque? Além dos benefícios que já citamos acima, podemos dizer que o controle de estoque otimizado permite que o espaço seja bem aproveitado, os itens estejam bem organizados no estoque – o que facilita sua identificação, aumentando a produtividade – e também influencia diretamente na saúde financeira da empresa, uma vez que com todas as informações disponíveis, é possível evitar a compra em excesso de produtos (o que pode acarretar em perdas), deixar de gastar capital na aquisição de itens que já estão obsoletos ou têm baixo giro e ainda tentar obter descontos com fornecedores para a compra de maior volume dos itens que possuem muita saída.
Dessa forma, podemos dizer que os custos são reduzidos, a produtividade aumentada, as perdas são evitadas e o capital de giro deixa de ser comprometido apenas com estoque, permitindo que os gestores empreguem esses recursos em outras áreas que necessitem ou até mesmo em outras formas de investimento.
Qual a importância da utilização de um sistema de controle de estoque? Utilizar um software para gestão de estoque faz com que controles manuais sejam evitados, o que reduz consideravelmente o risco de erros e retrabalhos, permite que os gestores analisem relatórios de dados, fornecendo apoio no processo de tomada de decisão, além de fazer com que os processos sejam mais ágeis, mais uma vez contribuindo para o aumento da produtividade.
Além disso, podemos dizer que a automação dos processos da área influencia diretamente na gestão financeira da empresa, que passa a ter maior controle sobre o capital que é empregado nos estoques e quanto é necessário disponibilizar para efetuar novas compras, com base na análise do giro do estoque.
Como podemos ver, o controle de estoque otimizado, além de trazer diversas vantagens para a área, é capaz de causar impactos benéficos tanto para a área de vendas (que passa a enxergar com mais clareza as saídas de cada item em determinados períodos), quanto para a área de compras (que possui dados mais precisos para realizar compras mais certas) e também para a área financeira (que passa a controlar melhor o capital que é empregado no estoque e não compromete o capital de giro com a compra errada dos itens.).
O controle de estoque é uma área muito importante de uma empresa, grande ou pequena, pois é através dele que ela será capaz de prever o quanto que será necessário comprar no próximo pedido ao fornecedor, além de fornecer informações úteis sobre as vendas, já que muitas vezes os relatórios do setor de vendas não são muito claros e não condizem com a realidade, afinal, o setor de vendas quer comissões. O principal objetivo do controle de estoque “é otimizar" o investimento em estoques, aumentando o uso eficiente dos meios internos de uma empresa, e minimizar as necessidades de capital investido em estoque”. Um relatório de grande ajuda referente ao controle de estoque, pode ser encontrado na Curva ABC de produtos, o qual além de informar as entradas e saídas, indica e classifica os principais produtos. O controle de estoque é utilizado tanto para negócios físicos como digitais, e envolve atividades como:
Garantir que o estoque esteja sempre atualizado e correto;
Reduzir perdas de produtos por roubo, deterioração ou obsolescência;
Melhorar o fluxo de caixa da empresa através de compras mais corretas;
Aumentar a satisfação de clientes e vendas tendo sempre estoques disponíveis;
Automatizações gerando economia com funcionários e folha de pagamento;
Preços de venda mais competitivos ao se ter uma estrutura de custos mais enxuta para controlar o estoque.
Como elaborar o controle de estoque de mercadorias.
A organização do estoque evita acúmulo ou falta de produtos, além de ajudar a controlar as finanças e o espaço físico da empresa. O gestor financeiro deverá manter controle do estoque por tipo de mercadorias/produtos existentes na empresa, da seguinte forma:
Registrar no Controle de Estoque a quantidade, o custo unitário e o custo total das mercadorias/produtos vendidos.
Periodicamente, confirmar se o saldo apurado no Controle de Estoque"bate" com o estoque físico existente na empresa.
Calcular no Controle de Estoque o saldo em quantidade, custo unitário e custo total das mercadorias/produtos que ficaram em estoque.
O custo unitário é calculado pelo custo médio ponderado dividindo-se o custo total pela quantidade.
Controle de estoque físico e financeiro. O controle físico e financeiro de estoque tem como objetivo básico informar a quantidade disponível de cada item existente na empresa, seja matéria-prima, seja mercadoria, e quanto essa quantidade significa em valores monetários. 
Controlar as entradas e especialmente o consumo de materiais é uma das funções mais básicas de uma empresa. Nem por isso é uma função menos importante, na medida em que os materiais representam cerca de 60% dos custos de um negócio. Contudo, grande parte das pequenas empresas não realiza um controle eficaz dos insumos, apresentando, via de regra, "furos" de estoque (as quantidades físicas não "batem" com o registro em fichas ou sistema). 
Uma das consequências da falta de controle está no fato de não ser possível checar se o consumo efetivo dos materiais está de acordo com a sua real necessidade. Com efeito, não conhecer o consumo médio dos materiais dificulta a compra que vise diminuir a necessidade de capital de giro da empresa. O estoque de alguns itens, por exemplo, pode estar superdimensionado, o que significa um capital desnecessariamente parado. A falta de gestão tem como consequência, também, a parada na produção ou nas vendas pela falta de materiais ou mercadorias, com diminuição da produtividade. A possibilidade de desvios da produção também é uma consequência da falta de um controle efetivo.
Recomendações
O correto controle das entradas e saídas de materiais deve se constituir em uma obrigatoriedade a ser cobrada rigidamente; Todas as entradas e saídas devem ser anotadas em fichas ou em um sistema informatizado; Qualquer saída de estoque (produção, transferência, troca etc.) deve ser acompanhada de requisição de saída; Não permitir que sejam retiradas mercadorias ou materiais sem a devida requisição e com a identificação de quem retirou; Implantar o "Inventário Rotativo". Nesse sistema, diariamente são escolhidos alguns itens para serem contados. As diferenças encontradas deverão ser comunicadas e sua causa, investigada; 
Todo processo de movimentação de estoque deve ser estabelecido por meio das Normas de Entrada e Saída de Estoque. Com informações estatísticas sobre o que está saindo, o gestor pode calcular o giro das mercadorias/materiais, auxiliando na compra para melhor aproveitamento do capital de giro da empresa. Além disso, terá segurança de que estas mercadorias/materiais são utilizadas na empresa, e não desviadas.
Objetivos da ficha de estoque: O principal objetivo da ficha de controle de estoque (que pode ser física ou em um sistema informatizado) é controlar a movimentação individual, as entradas e as saídas dos materiais de estoque, ou seja, produtos acabados, matérias-primas etc. da empresa. Portanto, para cada produto existe uma ficha correspondente. Normalmente, constam dessa ficha de controle as seguintes informações: Para o correto preenchimento dessa ficha, os registros de entrada devem ser feitos quando do recebimento dos materiais, com base na documentação de entrada, que pode ser a própria nota fiscal ou uma nota de recebimento. Os registros de saída devem ser feitos com base nas requisições de materiais emitidas pelos usuários.
Características básicas de controle de estoque Objetivos do estoque e previsão de incertezas.
Balancear os custos de manter e de pedir estoque visando encontrar.
Características básicas de controle de estoque Objetivos do estoque e previsão de incertezas: Balancear os custos de manter e de pedir estoque visando encontrar um plano de suprimento que minimize o custo total. Previsão de vendas futuras, da demanda e estimativa do tempo de ressuprimento (lead time) baseados no histórico de venda. 
Gestão de estoques x Controle de Estoques: Custos mais altos de manutenção de estoques; Intensificação da relação fornecedor-cliente; Rigidez na resposta ao mercado; Flexibilidade na resposta ao mercado; Risco do inventário tornar-se obsoleto; Planejamento do estoque; Enfoques de controle de inventário reativos; Enfoques de controle de inventário proativos.
Just in Time (JIT) Princípios: Qualidade; Velocidade; Confiabilidade; Flexibilidade; Compromisso; Propósitos: Eliminação de perdas e desperdícios; Utilização mínima de insumos; Implementação de sistemas e procedimentos.
Fluxo descontínuo de material: Estoque de modelos T da Ford. Vemos aqui um exemplo de fluxo descontínuo de material, onde o produto era “empurrado” pela empresa aos consumidores, que só podiam comprar o que já estava feito e estocado.
Fluxo contínuo de material: Fábrica da Toyota = Exemplo de fluxo contínuo de material, iniciado com o conceito de J.I.T. introduzido pela Toyota na fabricação dos seus carros. 
Fluxo sincrônico de material: Algumas falhas do fluxo contínuo foram corrigidas por este modelo, onde a produção e a distribuição se tornam integrados por meio da tecnologia de informação.
Quando a empresa mantém estoques que não são necessários, ocorre um desaproveitamento de estoque, o que vai significar uma perda de espaço físico assim como perdas de investimento. Quando existe a consciência que os estoques geram desperdício e quando se identificam as razões que indicam a necessidade de estoques, o propósito é usá-las de uma forma eficiente.
A armazenagem de materiais compreende dois tipos de custos: 
Custos variáveis: custos de operação e manutenção dos equipamentos, manutenção dos estoques, materiais operacionais e instalações, obsolescência e deterioração e custos de perdas; 
Custos fixos: equipamentos de armazenagem e manutenção, seguros, benefícios a funcionários e folha de pagamentos e utilização do imóvel e mobiliário.
Quando a empresa mantém estoques que não são necessários, ocorre um desaproveitamento de estoque, o que vai significar uma perda de espaço físico assim como perdas de investimento. Quando existe a consciência que os estoques geram desperdício e quando se identificam as razões que indicam a necessidade de estoques, o propósito é usá-las de uma forma eficiente.
Em relação aos custos associados à gestão de estoques, estes podem ser separados em três áreas principais: 
Custos de manutenção de estoques: custos proporcionais à quantidade armazenada e ao tempo que esta fica em estoque. Um dos custos mais importante é o custo de oportunidade do capital. Este representa a perda de receitas por ter o capital investido em estoques em vez de tê-lo investido noutra atividade económica. Uma interpretação comum é considerar o custo de manutenção de estoque de um produto como uma pequena parte do seu valor unitário;
Custos de pedido: custos referentes a uma nova encomenda, podendo esses custos ser tanto variáveis como fixos. Os custos fixos associados a um pedido são o envio da encomenda, receber essa mesma encomenda e inspeção. O exemplo principal de custo variável é o preço unitário de compra dos artigos encomendados.
Custos de falta: custos derivados de quando não existe estoque suficiente para satisfazer a procura dos clientes em um dado período de tempo. Como exemplo tem: pagamento de multas contratuais, perdas de venda, deteorização de imagem da empresa, perda de Market share, e utilização de planos de contingência.
Contabilidade: Controle dos Estoques
O controle dos estoques é importante para qualquer tipo de empresa, independentemente do porte e da atividade desenvolvida. O estoque a ser controlado pode ser de produtos acabados, de mercadorias, de produtos em elaboração, de materiais diversos. O estoque deve ser evidenciado contabilmente no Ativo Circulante da empresa. 
Atualmente existe a tendência das empresas em estocar apenas os produtos e materiais que sejam imprescindíveis. Estoque significa investimento financeiro, por isso cabe sempreuma análise de custo-benefício para avaliar a quantidade de estoque necessária ou se é mais interessante deixar os recursos financeiros que seriam aplicados em estoque, no mercado financeiro ou investidos em qualquer outra modalidade de investimento. 
Algumas empresas adotam a filosofia oriunda do Japão, o Just in time, para controlar o seu estoque. A filosofia JIT inclui procedimentos para o gerenciamento de materiais, da qualidade, organização física dos meios produtivos e para organização do trabalho e, além disso, aspectos para a engenharia do produto e para a gestão dos recursos humanos. 
Essa filosofia é conhecida como sistema puxado, em virtude de que só se produz o que a demanda solicita e na quantidade e no momento necessário. Pode utilizar-se dos cartões kanban, que são necessários para autorizar a produção e a movimentação dos materiais. 
As principais metas do JIT são obter um estoque zero e sem defeitos, com um mínimo de tempo de produção, para o caso da indústria. Essa filosofia pode ser aplicada em qualquer tipo de atividade, desde que feitas às adaptações necessárias. O JIT requer que a demanda pelos produtos oferecidos pela empresa seja estável em curto prazo, para que se obtenha um balanceamento adequado dos recursos.
Caso a demanda seja muito instável, existe a necessidade de manutenção de estoques de produtos ou de mercadorias a um nível tal que permita que a demanda seja efetivamente atendida. Diante disso, a empresa pode utilizar-se dos seguintes sistemas de controle de estoque: o inventário periódico e o inventário permanente.
O JIT requer que a demanda pelos produtos oferecidos pela empresa seja estável em curto prazo, para que se obtenha um balanceamento adequado dos recursos.  Caso a demanda seja muito instável, existe a necessidade de manutenção de estoques de produtos ou de mercadorias a um nível tal que permita que a demanda seja efetivamente atendida. Diante disso, a empresa pode utilizar-se dos seguintes sistemas de controle de estoque: o inventário periódico e o inventário permanente. 
Uma empresa pode adquirir os mesmos tipos de mercadorias em datas diferentes, pagando por elas preços variados. Assim, para determinar o custo dessas mercadorias estocadas e das mercadorias que foram vendidas, precisamos adotar algum critério. Os critérios mais conhecidos para avaliação de estoque são: Preço Específico, PEPS, UEPS e Preço Médio Ponderado. 
Escolhendo o método de avaliação
O método de avaliação escolhido afetará o total do lucro a ser calculado para um determinado período contábil. Considerando que vários fatores podem fazer variar o preço de aquisição dos materiais entre duas ou mais compras (inflação, custo do transporte, etc.), surge o problema de selecionar o método que se deve adotar para avaliar os estoques.
Conheça os principais métodos:
Preço Específico – Quando é possível fazer a determinação do preço especifico de cada unidade em estoque, pode-se dar baixa em cada venda, por .se valor; com isto, no estoque final, seu valor será a soma de todos os custos específicos de cada unidade ainda existente. Tal tipo de apropriação de custo, entretanto, somente é possível em alguns cesos, onde a quantidade, ou o valor, ou a própria característica da mercadoria o permite (comércio de carros usados, imóveis). Na maioria das vezes não é possível ou economicamente conveniente a identificação do custo específico de cada unidade, principalmente no caso onde existe uma movimenta grande no estoque. 
PEPS: Primeiro que Entra, Primeiro que Sai (first in, first out). No método PEPS, usa-se o custo do lote mais antigo quando da venda da mercadoria até que se esgotem as quantidades desse estoque, daí parte-se para o segundo lote mais antigo e assim sucessivamente.
UEPS: Último a Entrar, Primeiro a Sair. É um método de avaliar estoque. O custo do estoque é determinado como se as unidades mais recentes adicionadas ao estoque (últimas a entrar) fossem as primeiras unidades vendidas (saídas) (primeiro a sair). No método UEPS, o custo dos itens vendidos/saídos tende a refletir o custo dos itens mais recentemente comprados (comprados ou produzidos, e assim, os preços mais recentes).
Preço Médio Ponderado: Este método, também chamado de custo médio ou média móvel, baseia-se na aplicação dos custos médios em lugar dos custos efetivos. O método de avaliação do estoque ao custo médio é aceito pelo Fisco e usado amplamente.
No Brasil a legislação do imposto de renda permite apenas o PEPS e a Média Ponderada Móvel para fins de contabilidade de custos.
Dicas Importantes:
O Método aceito pela Receita Federal é o PEPS, veja que este modelo é o que apresenta o maior resultado, quanto maior o resultado mais a receita federal arrecada. 
O método de custo médio, em período inflacionário, sempre será um valor intermediário entre os demais métodos.
Quando for calculado o valor do CMV, não interessa o preço de venda e sim preço de compra (custo de aquisição).
Os métodos somente apresentam resultados diferentes em períodos inflacionários ou deflacionários, pois a base de cálculo é o preço de compra do produto.
O Conceito de Inventário e a Administração de Empresas
Definição de Inventário
Inventário basicamente é uma lista de bens e materiais disponíveis em estoque que estão armazenados na empresa ou então armazenados externamente mas pertencentes a empresa. Os materiais disponíveis listados em um inventário podem ser utilizados na fabricação de bens mais complexos ou então eles mesmos podem ser comercializados, dependendo do negócio da empresa.
A origem da palavra inventário, vem da palavra inventarium, que era um termo Romano ( latim ) para designar um grande documento/lista onde se encontravam registrados os produtos dos armazéns.
A principal característica de um bom inventário são os detalhes. Quanto mais minucioso e mais preciso for um inventário, melhor ele cumpre o seu papel. É sempre interessante que o inventário contenha além do nome dos itens e da sua quantidade, também uma boa descrição destes itens.
O Conceito de Inventário nos Negócios e Contabilidade
Cada país tem suas próprias leis, práticas e regras no que diz respeito a produção de um inventário. No Brasil, este conceito é regulamentado pelo Conselho Federal de Contabilidade que determina os padrões para produção de inventários através das Normas Brasileiras de Contabilidade.
Segundo estas normas, no Brasil, as empresas tributadas com base no lucro real, devem produzir trimestralmente ou anualmente o Livro de Registro de Inventário. O Livro de Registro de Inventário é obrigatório para estas empresas e tem como objetivo principal registrar todas as mercadorias presentes no estoque para se puder realizar o balanço da empresa.
A atualização do Livro de Registro do Inventário também é obrigatória, toda vez que for iniciado um processo de incorporação, cisão (a empresa vai se dividir em 2 ou mais empresas ), fusão ( a empresa vai ser unir a outra empresa ) ou falência.
Inventário nas Empresas de Manufatura
Como trabalham com estoques tanto de matérias primas, quanto de produtos finalizados e como este processo é dinâmico (os números dos estoques variam diariamente e constantemente) a produção e atualização dos inventários é uma prática comum nas empresas de manufatura, é o chamado Controle de Estoque.
Quando uma empresa trabalha com manufatura é sempre interessante ter estes dados atualizados e com fácil acesso. Para facilitar esta organização, segundo os conceitos da Gestão Patrimonial o inventário de uma empresa de manufatura pode ser dividido em alguns módulos:
Inventário do Estoque de Matéria Prima: Módulo do inventário atualizado com os dados das quantidades, valores e descrição de todas as matérias primas armazenadas pertencentes a empresa.
Inventário do Material em Processo: Material em processo é toda e qualquer matéria prima que já entrou na linha de produção e que atualmente está sendo convertida em outros produtos mais complexos, para tornar o inventário mais preciso, também é interessante contabilizareste material.
Inventário dos Produtos Finais: Módulo do inventário onde estão registrados todos os dados relativos aos produtos finais que já estão acabados e que estão estocados esperando para serem vendidos.
Quando foi realizado o último inventário de estoques da sua empresa? Você ainda realiza inventários via pranchetas de papel e sempre precisa realizar ajustes contábeis? Tem ideia de quais as disponibilidades em estoque e como estão dispostos? Qual o valor real do seu estoque? Como está o seu processo para o bloco K?
Saber estas respostas é fundamental para um perfeito desempenho da sua organização. Para ter um controle consistente da entrada e saída de produtos, você precisará fazer um inventário do estoque da sua empresa e, mais importante do que isto, deverá mantê-lo sob controle e em conformidade com as orientações do CPC 16.
A ApolloGE possui conhecimento e ferramentas de última geração para realizar inventários, auditorias e implementar soluções de baixo custo e resultados efetivos para correta manutenção de entradas, saídas e monitoramento.	
Finalidades
Informar a quantidade disponível de cada item existente na empresa, seja matéria-prima, seja mercadoria, e quanto essa quantidade significa em valores monetários.
Controlar as entradas e especialmente o consumo na medida em que os materiais representam cerca de 60% dos custos de um negócio.
Reduzir e eliminar possíveis distorções de estoque (as quantidades físicas diferem dos registros em fichas ou sistemas).
Checar se o consumo efetivo dos materiais está de acordo com a sua real necessidade, visando entender o consumo médio dos materiais e diminuir a necessidade de capital de giro da empresa.
Eliminar a parada na produção ou nas vendas pela falta de materiais ou mercadorias, com diminuição da produtividade.
A possibilidade de desvios da produção também é uma consequência da falta de um controle efetivo.
Metodologias
Inventário físico geral, rotativo, por amostragem ou perpétuo.
Definição de tecnologia para controle - Código de barras, QR Code, RFID, etc.
Análise e identificação das alternativas para inventários periódicos e geração de informações simultâneas.
Orientação para escolher melhor sistema MRP para realização de integrações ou sincronizações.
Auditorias periódicas com o intuito de chegar a efetividade do controle e possíveis pontos de melhoria.
O QUE É O INVENTÁRIO?
O inventário nada mais é do que a identificação, classificação e contagem dos produtos que estão no estoque. Com o inventário você pode tomar decisões fundamentais a respeito dos produtos que estão em falta, que estão encalhados, que estão danificados ou vencidos e ainda determinar a importância de cada tipo de produto para o seu estoque.
Fazer o inventário dos produtos não é um tarefa difícil. Siga os passos abaixo e realize o inventário dos seus produtos de forma simples.
1. FAÇA UMA LISTA CONTENDO TODOS OS TIPOS DE PRODUTOS QUE EXISTEM NO ESTOQUE
O primeiro passo é separar, por tipo, as mercadorias que estão no seu estoque. Você pode aproveitar este momento para organizar os seus produtos, colocando-os em prateleiras, armários ou caixas. Usando uma folha de papel ou uma planilha, crie uma lista que contenha cada tipo de produto que você separou.
2. CRIE UM CÓDIGO PARA CADA TIPO DE PRODUTO
Com a lista de produtos pronta, estabeleça um código para cada tipo de produto. Esse código tem como função facilitar a identificação dos produtos tanto na hora da compra como da venda, evitando erros na hora da entrada e saída de produtos do estoque.
O código pode ser numérico (por exemplo, 300) ou um conjunto de letras e números (C300). O importante é que ele seja único para cada produto. Dependendo do que sua empresa vende, você pode aproveitar o próprio código de barras que vem na embalagem como código do produto.
3. CLASSIFIQUE E ESPECIFIQUE AS CARACTERÍSTICAS E VALORES DE CADA TIPO DE PRODUTO
Atribua uma categoria para cada tipo de produto na sua lista de inventário, por exemplo: alimentos, bebidas, camisas, eletrodomésticos, informática etc.
Especifique as principais características desses produtos, como unidade de medida (litros, quilograma, gramas, unidades), tamanho (P, M, G, GG), voltagem (110 ou 220 volts), cor (azul, amarela, vermelho, preto) ou qualquer outra informação que você julgue ser relevante para o seu negócio. Por fim, especifique o valor (preço de custo - o quanto você pagou para o fornecedor) de cada tipo de produto.
4. FAÇA A CONTAGEM DOS PRODUTOS
O próximo passo é contar cada tipo de produto existente no estoque. Para isso, escolha uma data e horário em que não existam entradas e saídas de produtos do estoque e que não prejudique o bom funcionamento do negócio. À medida que os produtos forem contados, atualize a lista de inventário, colocando o total de unidades de cada tipo de produto. Assim, você terá o valor total investido em cada produto e também o valor total investido no seu estoque.
5. ATUALIZE O SEU CONTROLE DE ESTOQUE
O último passo é atualizar o seu sistema de controle de estoque ou sua planilha com os dados que você levantou. Aproveite para identificar diferenças na contagem de produtos, que podem mostrar perdas e roubos no estoque, como também produtos que foram comprados ou devolvidos e que não foram registrados.
Pronto. O inventário do estoque foi feito! Você pode fazer o inventário sempre que for necessário retomar o controle do estoque. Uma boa prática é realizar inventários parciais (apenas dos produtos mais importantes para o negócio) uma vez por mês e um inventário total a cada seis meses (dois inventários de todo o estoque por ano).