Aula 4

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(PMO) AULA 4: SOFTWARE PARA GESTÃO DE PORTFÓLIO 
Introdução 
Para gerenciar os portfólios da organização, os executivos necessitam de acesso a informações consistentes e comparáveis de todas as oportunidades de investimento da empresa, sejam elas ideias, projetos, produtos, ou algo que a empresa precise criar, planejar, programar, alocar recursos, analisar, comparar e acompanhar. No entanto, as ideias e os projetos geralmente espalhados por diversos departamentos bem como a falta de um método consistente, mensurável e objetivo para priorização, dificulta a tomada de decisão, principalmente quanto aos investimentos. Consequentemente, as decisões são sempre subjetivas. 
Um software para Gestão de Portfolio deve ser desenhado para ajudar a empresa a identificar, priorizar, equilibrar e gerenciar o mix de iniciativas que ofereça maior contribuição e valor agregado para os interesses estratégicos da organização. Além disso, o software deve auxiliar os executivos a determinar um método de pontuação (score) eficaz para priorização e avaliação dos investimentos concorrentes de forma a otimizar a aplicação de recursos nas oportunidades de maior valor. 
 
Softwares para gestão de portfólio 
Conforme o assunto PPM avança dentro do ambiente corporativo, a demanda por ferramentas informatizadas (sejam elas disponibilizadas na nuvem ou em servidores internos) que centralizem e auxiliam as organizações a gerenciarem seus projetos e portfolios aumenta muito, pois todas essas empresas necessitam ter o controle total dos seus investimentos. 
 
O objetivo principal de todos os softwares de gestão de portfólio é dar o suporte para os gestores de projeto e de portfólio monitorarem o andamento, capturar benefícios, priorizar, reportar e executar os projetos atuais. Além de permitir o monitoramento dos projetos em execução, os sistemas têm capacidade de armazenar resultados de projetos que já não estão mais em execução, sejam porque eles já foram finalizados, sejam porque em algum momento tiveram seus investimentos cancelados devido às restrições de orçamento ou pessoal. 
 
Uma forma muito usual de uso das ferramentas de Gestão de Portfólio hoje é através do uso conjunto com ferramentas específicas de gestão de projeto, como por exemplo MS Project. Nesse caso específico, os gestores de projeto utilizam a ferramenta Gestão de Portfólio apenas como um repositório de informações para reportar para o nível executivo, enquanto mantêm toda a gestão do projeto dentro de ferramentas mais adequadas para este fim. 
 
Com o avanço da maturidade das técnicas Gestão de Portfólio e dos processos de gestão dentro das empresas, cada vez mais é mais é necessária uma forma de gerenciar, otimizar e auxiliar a gestão em diversos fatores. 
Segundo o Gartner, as principais vantagens dos sistemas de Gestão de Portfólio são: 
Possibilitar aos gestores administrar suas oportunidades de investimento por meio de avaliações, priorizações, balanceamento e aprovações, tanto das novas iniciativas, quanto das em andamento. 
Oferecer maior visibilidade aos portfólios da organização: é possível monitorar e comunicar o progresso em termos de valores reais e previstos em critérios-chave, tais como custo, prazo, benefícios e riscos. Com a solução, é possível identificar, por meio de um ranking, os investimentos concorrentes e otimizar a aplicação dos recursos nas oportunidades de maior valor. 
Analisar diferentes cenários, por intermédio de simulações, e assegurar que estarão trabalhando nos projetos de inovação corretos nas áreas estratégicas corretas. 
Integrar a estratégia, as finanças, a operacionalização e a tecnologia maximizando a produtividade e a assertividade. Tabelas financeiras devem demonstrar claramente como os gerentes podem maximizar o ganho e reduzir custos. As tabelas podem ser customizadas para ajustá-las ao portfólio, com base nas necessidades da organização. Checklists podem ser aplicados na avaliação para elevar o nível de confiança e qualidade dos resultados. 
 
O software de Gestão do Portfolio deve organizar todos os portfólios em um único ambiente. Oferecer uma quantidade significativa de informações por meio de relatórios customizados e gráficos, oferecendo dados do desempenho de cada portfólio de forma fácil para toda a organização. A ferramenta de Business Intelligence (BI) permite uma maior capacidade de geração de relatórios mais complexos. 
 
A perfeita integração do Portfolio com outros componentes deve assegurar que sua iniciativa será comunicada, executada, entregue e acompanhada de forma eficiente. Permite a comunicação aos gerentes de projeto, produto e de estratégia corporativa das melhores decisões de investimento, para que façam o planejamento, a execução, a entrega e a avaliação dos investimentos aprovados. Além disso, é importante: 
 
Auxiliar na seleção de Programas e Projetos, priorizando-os e executando-os no tempo certo. 
Balancear os recursos (sejam eles humanos, dinheiro ou tempo) com a demanda (programas, projetos e trabalhos não planejados). 
Monitorar e reportar o status dos investimentos e os gastos até o momento. 
Aumentar a eficiência na execução dos projetos. 
Proativamente, endereçar as emergências dos projetos. 
Auxiliar na adaptação dos projetos existentes às mudanças motivadas por alterações na direção do negócio. 
 
Em comum, esses softwares fornecem a funcionalidade de gestão de ideias, projetos e portfólios, além de possibilitar todo o controle financeiro e de custo dos projetos a partir da ferramenta. A mudança organizacional dentro da empresa é muito benéfica, visto que a maioria desses processos é gerida em planilhas ou manualmente. Trazer essas atividades para sistemas informatizados faz com que além da empresa cumpra com requisitos legais aumente o nível de maturidade em relação aos negócios. 
 
A avaliação do Gartner de Maio, 2013, apresentada abaixo, classifica as diversas ferramentas de Gestão de Portfólio oferecidas atualmente no mercado em quatro classificações, a saber: muito negativa, atenção, promissora, positiva e muito positiva. 
 
Todos os produtos aqui avaliados têm uma maturidade bem significativa e já existem no mercado há alguns anos, com um nome consolidado entre os grandes fornecedores de softwares PPM. Alguns existem a mais de uma década, o que prova que já existe uma tendência da gestão de portfólio de projetos há alguns anos, mas que agora ela tomou proporções muito grandes devido ao grande interesse do assunto e da sua ligação intrínseca com a governança de TI. 
 
Cerca de metade dos produtos analisados pela Gartner são fornecidos por empresas de renome, como a Microsoft, HP, Computer Associates e Compuware. Apesar de as empresas grandes deterem uma parcela significativa do mercado, as empresas pequenas e médias de TI também possuem uma boa penetração nesse nicho, fornecendo soluções para PPM há alguns anos, que já se consolidaram no mercado como ferramentas estáveis e úteis na hora de priorizar, gerir e aumentar a eficiência dos portfólios de projeto. 
 
De forma geral, os softwares PPM têm evoluído bastante nos últimos anos. Tendo iniciado o desenvolvimento como simples ferramentas de armazenamento de dados e de priorização, os mesmos evoluíram para hoje ter diversos módulos dentro da mesma aplicação, como, por exemplo, módulos financeiros, gestão de tempo, gestão de projetos, gestão de recursos, entre outros. 
 
A maioria dos sistemas oferece também a possibilidade de customização de todas ou quase todas as configurações, para que o sistema fique de acordo com as particularidades dos processos da empresa que está implantando o software. 
 
Frequentemente, esses mesmos softwares PPM fornecem também interfaces para integrações com outros sistemas das empresas para que as informações trafeguem e a consistência seja mantida. 
As integrações mais comuns de softwares PPM com outros sistemas são as seguintes: 
Software PPM integra com base de autenticação (por exemplo: Active Directory): nesse caso, o software PPM consultaa base de autenticação dos usuários para manter a consistência de senha e rastreadas as solicitações de acesso ao sistema (para fins de auditoria). 
 
Software PPM integra com ERP (por exemplo: SAP): esse tipo de integração visa ao registro de todas as transações financeiras dos projetos dentro da base de dados do ERP. O software PPM funciona capturando todos os gastos financeiros dos projetos (notas fiscais, gastos operacionais, etc) e replica as informações para o ERP da companhia. 
 
Software PPM integra com softwares planejadores de projeto (por exemplo: Microsof Project): frequentemente a mudança cultural na empresa que implanta o software PPM é vista como uma barreira. Uma das principais mudanças se dá no modo como os gerentes irão planejar e rastrear as atividades do projeto. Muitos deles já estão acostumados com outros softwares. Por esse motivo, algumas aplicações PPM fornecem integradores entre o sistema e os softwares planejadores, para que os gerentes de projeto não sintam tanto a mudança. 
 
Além das funcionalidades aqui já citadas, nos últimos anos, alguns dos fornecedores vêm dando importância para a inclusão de módulos para gerenciamento ágil de projeto, que é uma tendência nova no mercado de gestão mas que não entra no escopo desse trabalho. Muitas empresas vêm dando valor a esses aspectos dentro dos softwares de Gestão de Portfólio. Como principais fatores de sucesso e visibilidade do mercado para um software PPM, podemos citar a quantidade de clientes, a solidez do sistema no mercado, o número de funcionalidades oferecidas e o preço da licença para os usuários. 
 
 
 
 
 
 	 
 
 
 
 
 
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