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Aula 03
Administração de Recursos Materiais p/ Câmara dos Deputados - Técnico Legislativo -
Com Videoaulas
Professor: Felipe Petrachini
Administração de Recursos Materiais para a Câmara dos Deputados 
Teoria e exercícios comentados 
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AULA 03 - Compras, Compras Públicas e 
Administração Patrimonial 
 
 
SUMÁRIO PÁGINA 
Sumário 
Diplomas Normativos Pertinentes ................................................................... 2 
7. Gestão Patrimonial ...................................................................................... 3 
7.1 As Diversas Classificações de Bens Patrimoniais ................................. 3 
7.2 Sistema Patrimonial: O Controle de Materiais e Patrimônio .................. 9 
7.2.1 Tombamento dos Bens ................................................................... 9 
7.2.2 Inventário de Material .................................................................... 11 
7.2.3 Alienação de Bens, Alteração e Baixa de Bens ............................ 17 
7.2.4 Codificação de Materiais ............................................................... 21 
8. As Compras nas Organizações ................................................................. 25 
8.1 Organização do setor de compras ....................................................... 28 
8.2 Etapas do Processo de Compras ........................................................ 29 
8.3 Negociação .......................................................................................... 32 
8.4 Centralização e Descentralização de Compras ................................... 36 
8.5 Modalidades de Compras .................................................................... 37 
8.6 Acompanhamento de Pedidos ............................................................. 39 
8.7 Cadastro de Fornecedores .................................................................. 40 
8.8 Perfil do Comprador ............................................................................. 48 
8.9 Incoterms ............................................................................................. 51 
9.Compras no Setor Público .......................................................................... 56 
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Links Úteis ................................................................................................. 56 
9.1 Modalidades, Dispensa e Inexigibilidade de Licitação e Objeto de 
Licitação ............................................................................................................... 60 
9.2 Edital de Licitação ................................................................................ 73 
9.3 Pregão ................................................................................................. 78 
9.4 Disposições específicas sobre Compras Públicas ............................... 81 
10. Principais Sistemas e Cadastros da Administração Pública Federal ....... 88 
10.1 CADIN ± Cadastro Informativo de créditos não quitados do setor 
público federal ...................................................................................................... 88 
10.2 SICAF - Sistema de Cadastramento Unificado de Fornecedores ...... 98 
10.3 SICON ± Sistema de Gestão de Contratos ...................................... 106 
Despedida ................................................................................................... 110 
Questões Comentadas ................................................................................ 111 
Questões Propostas .................................................................................... 148 
 
E vamos para nossa última aula do curso. Para variar, não tem muito 
segredo. 
Diplomas Normativos Pertinentes 
Recomendo a leitura dos seguintes diplomas normativos, como forma de 
complementação do conteúdo da aula: 
http://www.comprasnet.gov.br/legislacao/in/in205_88.htm 
http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/decreto/Antigos/D99658.htm 
Farei menção a eles nesta aula, ressaltando o que costuma cair em prova, 
mas sempre tem alguma pergunta perdida tirada de um artigo nunca antes utilizado, 
então, vale a pena perder quinze minutos para ler os links. 
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7. Gestão Patrimonial 
7.1 As Diversas Classificações de Bens Patrimoniais 
A grande sacada deste tema é que ele não se encontra dentro da 
Administração de Recursos Materiais, mas sim da Administração Patrimonial. 
Lembra-se do quadro da Aula 00? 
 
Até agora nós falamos apenas de Materiais. Os materiais são encontrados no 
processo produtivo, e até vez da ação da empresa, tornam-se produtos que serão 
vendidos aos consumidores finais. 
Agora, estamos falando de outra categoria de bens aqui. São bens que, a 
princípio, a instituição não deseja colocar a venda, mas, pelo contrário, busca 
incorporá-los à sua estrutura, de tal forma que dificilmente serão vendidos pela 
entidade. 
Outro aspecto interessante é que as provas gostam de abordar tópicos 
referentes à gestão patrimonial na administração pública. Desta forma, eu que 
sempre puxei o assunto para as empresas, hoje vou falar de órgãos, instituições e 
entidades. 
Pois bem, vamos relembrar alguns conceitos de aulas passadas. 
Patrimônio é o conjunto de bens, direitos e obrigações de uma instituição que 
podem ser avaliados monetariamente. Tudo, tudo, tudo que a empresa possui que 
possa ser avaliado em dinheiro é patrimônio, inclusive suas dívidas (obrigações). 
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E já que tais bens não serão alienados tão cedo pela entidade, existe um 
raciocínio diferente no seu estudo. A máquina que prega botões na camisa serve 
para que a empresa continue a produzir camisas. Sem ela, a empresa não 
consegue produzir, logo, não consegue vender . Por esta razão, a empresa não 
venderá esta máquina tão cedo, a não ser que seja para comprar outra máquina 
que pregue botões mais rápido. 
Assim, os bens que compõem o patrimônio da instituição ali estão para que 
esta possa perseguir seus objetivos. Eles asseguram a continuidade das atividades 
da instituição. 
O que costuma cair em prova? Classificações! Embora todos estes bens 
sejam patrimoniais, são bastante diferentes entre si. 
Comecemos por uma diferenciação clássica, tanto na Administração como 
em Direito: a diferenciação entre o patrimônio mobiliário e imobiliário. É bastante 
simples na verdade, e se baseia na diferença entre bens móveis e bens imóveis: 
- Bens Móveis: são os bens que podem ser removidos de sua posição sem 
que sua substância seja destruída. Ou, de maneira bem mais simples, todo bem 
que possa ser movimentado sem ser destruído. Imaginando uma caneta, se 
você pegá-la de cima da mesa e colocá-la dentro de seu estojo, ela continuará 
sendo uma caneta. Ela foi movimentada sem ser destruída. 
- Bens Imóveis:Bensque perdem sua substância quando desprendidos 
do solo. Encontram-se firmemente preso ao mesmo, e serão destruídos ou 
descaracterizados caso sejam movimentados. 
Imagine um prédio. Caso estejamos insatisfeitos com a posição dele na rua 
(bate muito Sol na janela de manhã cedo ), ainda assim, não será possível 
movimentá-lo para a esquina ao lado sem reduzi-lo a escombros. Ou ainda que o 
removamos sem grandes danos, ele já não terá mais a finalidade que tinha 
anteriormente. 
Esta distinção tem origem no Código Civil, nos seguintes dispositivos: 
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LIVRO II 
DOS BENS 
TÍTULO ÚNICO 
Das Diferentes Classes de Bens 
CAPÍTULO I 
Dos Bens Considerados em Si Mesmos 
Seção I 
Dos Bens Imóveis 
Art. 79. São bens imóveis o solo e tudo quanto se lhe 
incorporar natural ou artificialmente. 
Art. 80. Consideram-se imóveis para os efeitos legais: 
I - os direitos reais sobre imóveis e as ações que os 
asseguram; 
II - o direito à sucessão aberta. 
Art. 81. Não perdem o caráter de imóveis: 
I - as edificações que, separadas do solo, mas conservando a 
sua unidade, forem removidas para outro local; 
II - os materiais provisoriamente separados de um prédio, para 
nele se reempregarem. 
Seção II 
Dos Bens Móveis 
Art. 82. São móveis os bens suscetíveis de movimento 
próprio, ou de remoção por força alheia, sem alteração da 
substância ou da destinação econômico-social. 
Art. 83. Consideram-se móveis para os efeitos legais: 
I - as energias que tenham valor econômico; 
II - os direitos reais sobre objetos móveis e as ações 
correspondentes; 
III - os direitos pessoais de caráter patrimonial e respectivas 
ações. 
Art. 84. Os materiais destinados a alguma construção, 
enquanto não forem empregados, conservam sua qualidade de 
móveis; readquirem essa qualidade os provenientes da 
demolição de algum prédio. 
 
A distinção entre patrimônio mobiliário e imobiliário tem justamente estes 
dispositivos como premissa. 
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Desta forma, o patrimônio mobiliário das organizações será composto pelos 
bens dotados de mobilidade, quer seja por movimento próprio (nesta categoria 
HVWmR�RV�VHPRYHQWHV��DQLPDLV�TXH�VmR�FDSD]HV�GH�VH�PRYHU�SRU�³LQLFLDWLYD�SUySULD´��
ou por remoção decorrente de força alheia (são os objetos inanimados, sem vida 
própria, a exemplo de uma mesa, cadeira, lápis, computadores, que podem ser 
movimentados por você). 
Existe mais um ponto importante nesta classificação: não pode haver 
alteração na substância ou na destinação econômico social do bem. Que se quer 
dizer com isto? 
Uma cadeira, quando movida de um ponto A para um ponto B ainda é uma 
cadeira. Ela poderá ser utilizada da mesma maneira no ponto B como poderia ter 
sido utilizada no ponto A. Ela não deixará de ser cadeira por conta disto, e as 
pessoas poderão continuar a sentar nela . 
De maneira análoga, o patrimônio imobiliário das organizações é composto 
pelos bens naturalmente ou artificialmente incorporados ao solo. As árvores são 
bens que se encontram fixadas ao solo sem que a força humana tenha concorrido 
para tanto. Entretanto, um grande edifício só encontra suas fundações 
profundamente arraigadas ao solo através do engenho humano (bonito né? ), sendo 
um exemplo de incorporação artificial. 
Os bens que compõem o patrimônio imobiliário, por definição, não podem ser 
removidos de sua posição original sem que com isto sua substância seja destruída, 
ou sua finalidade desvirtuada. Uma casa movida do ponto A para o ponto B 
SURYDYHOPHQWH�VHUi�FRQYHUWLGD�HP� ³SLOKD�GH�HVFRPEURV´�HP�TXHVWmR�GH� LQVWDQWHV��
deixando de ter a finalidade econômico social que possuía anteriormente (pessoas 
morando nela ). 
Mas quem foi que disse que esta era a única classificação possível? . Temos 
várias outras, tão legais quanto, que também podem ser cobradas em prova . Veja 
só: 
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Bens materiais: na contabilidade, estes bens corresponderiam ao ativo 
imobilizado da empresa. 
São bens dotados de existência física, tangíveis, palpáveis. São mais do 
que meras ideias, são coisas, objetos. Um prédio, um carro, um lápis, todos estes 
bens são materiais, pois correspondem a algo que podemos tocar. E claro, além de 
poderem ser tocados, são bens permanentes, ou seja, a instituição tem a intenção 
de mantê-los. É isto que os diferencia das mercadorias em estoque. 
Por exemplo: é possível que uma concessionária possua tanto veículos 
disponíveis para venda (mercadorias) como veículos para deslocamento de seus 
vendedores (bens). 
Embora ambos sejam veículos (talvez até do mesmo modelo, ano e maca), o 
primeiro deles será considerado mercadoria (pois a entidade tem planos de aliená-
lo) enquanto o segundo será considerado um bem material (pois incorporado ao 
ativo permanente da entidade). Por curiosidade tão somente, saiba esta distinção é 
tão importante que o veículo, enquanto mercadoria, não está sujeito ao IPVA, e sim 
ao ICMS (não, não cai tributário na sua prova, mas é importante você perceber a 
LPSRUWkQFLD�GH�XPD�³VLPSOHV´�FODVVLILFDomR��� 
Bens imateriais: corresponderiam aos ativos intangíveis��(VWHV�³EHQV´�QmR�
são exatamente bens, mas estão mais próximos de direitos que a instituição 
possui. Uma patente é um direito que possui uma instituição de fabricar 
determinado produto de maneira exclusiva. 
E este direito, por conceder uma vantagem de mercado, pode ser avaliado 
monetariamente�� HPERUD� QmR� SDVVH� GH� XPD� VLPSOHV� LGHLD�� 7DLV� ³EHQV´� VmR�
intangíveis, não podem ser tocados. 
Ok, você já sabe o que são bens matérias e porque os bens materiais não 
são mercadorias (e, por favor, não existe estoque de bens materiais nem de bens 
do ativo permanente ou imobilizado). 
A gestão patrimonial volta sua atenção principalmente aos bens materiais. 
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Contudo, a simples classificação entre bens materiais e bens imateriais não é 
suficiente para atender aos interesses da Gestão Patrimonial. Devemos ir mais 
fundo. Desta forma, uma subclassificação busca dividir os bens materiais em: 
- Bens de Consumo: É o exemplo típico dos materiais de escritório. 
Por suas características, o uso contínuo acaba por esgotar sua 
substância ao final de um curto período de tempo (menos de dois anos), de tal 
forma que precisam ser repostos com frequência. 
Afinal, nenhuma carga de caneta do mundo vai durar a próxima década, 
razão pela qual sua futura mesa terá um monte delas. 
- Bens Permanentes: o uso corrente destes bens não o destrói. 
Tendem permanecer com as mesmas características da data de sua 
aquisição durante um longo tempo (pelo menos mais de dois anos). 
O prédio não desmorona assim que saímos dele, nem precisa ser 
reconstruídodia após dia. Ele é utilizado por mais de um século e continua lá, do 
jeitinho que era (algumas rachaduras, mas é só isso ). 
Outra classificação vem lá do Direito Civil, e diferencia os bens entre: 
Bens de uso comum do povo: São bens de uso geral, que podem ser 
utilizados livremente por todos os indivíduos. A praça aonde você vai é um bem 
público que pode ser utilizado por qualquer pessoa, sem necessidade de 
autorização. 
Bens de uso especial: São aqueles nos quais são prestados serviços 
públicos, tais como hospitais públicos, escolas e aeroportos. Sua característica 
principal é a que, embora públicos, o acesso às instalações pode ser 
restringido a pessoas autorizadas. 
Por exemplo: a repartição onde você irá trabalhar embora seja um bem 
público, não autoriza a qualquer pessoa a possibilidade de entrar em qualquer sala 
da unidade. 
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Bens dominicais: São bens públicos que não possuem destinação 
definida, e desta forma, são passíveis de alienação. 
Ok, prometo que é só isso que precisa ser tratado quando falamos de bens. 
7.2 Sistema Patrimonial: O Controle de Materiais e Patrimônio 
Eis aqui outro tópico que cheira a Contabilidade Pública . 
Tomando emprestada a definição que aquela disciplina traz a este conceito, 
podemos dizer que o Sistema Patrimonial registra analiticamente todos os bens 
de caráter permanente, com indicação dos elementos necessários para a 
perfeita caracterização de cada um deles e dos agentes responsáveis pela sua 
guarda e administração, bem como mantém registro sintético dos bens 
moveis e imóveis. 
Depois desta definição, viriam 50 páginas a respeito de previsão 
orçamentária, resultado de exercícios, ativos de todas as espécies possíveis e 
imagináveis, e após isso, você teria arranhado a superfície daquilo que se pretende 
que um especialista no assunto conheça . 
Não é assim aqui (ao menos, até hoje nunca foi cobrado algo tão específico). 
O que mais importa neste ponto são duas coisas: o registro preciso daquele 
bem que compõe o patrimônio (porque tudo na Administração Pública é registrado) 
e o controle do bem (afinal, é dinheiro público, e assim, merece toda nossa 
atenção). 
Assim o sendo, os próximos tópicos ajudarão você a entender o 
funcionamento do sistema patrimonial na Administração Pública. 
7.2.1 Tombamento dos Bens 
Vou explicar o processo desde o início. E no início, não há bem algum. Nossa 
instituição, que pretendia adquiri-lo, licitou o objeto há muito tempo atrás. E agora 
ele, o dito bem, chegou, está na porta da repartição. O que fazer? 
Obviamente que você irá recebê-lo. Mas e aí? Mais nada? Errado! 
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Todo bem que adentra a instituição (e principalmente uma instituição pública) 
precisa ser devidamente registrado. 
Lembra-se dos procedimentos de recebimento de materiais das aulas 
passadas? 
Tudo que está lá é importante para o recebimento do bem. Mas o 
tombamento é a etapa que sucede a recepção do dito cujo. 
Vamos relembrar rapidamente a recepção dos materiais, cujo princípio é o 
mesmo aqui: 
O recebimento provisório envolve apenas procedimentos de conferência 
dos materiais, já o recebimento definitivo, momento posterior à conferência, é 
quando se emite o aceite em documento fiscal e se declara que o material está de 
acordo com o especificado no contrato firmado entre o comprador e o fornecedor, 
ou devolve o material ao fornecedor, por estar em desacordo com as 
especificações, para que este regularize os materiais. 
Uma vez dado o recebimento definitivo, está na hora de realizar o 
tombamento do bem. E o que é isso? 
Tombamento é o procedimento administrativo de identificação de um 
bem permanente e seu registro no patrimônio da instituição. 
Essa identificação administrativa consiste em efetuar um cadastro onde são 
dispostas todas as informações referentes ao bem. 
E ao final, gera-se um número de patrimônio, normalmente em uma 
plaqueta a ser afixada no bem, que será seu respectivo número de controle. 
Enquanto este bem for um bem, e enquanto integrar o patrimônio da 
administração, seu número de identificação permanecerá com ele. 
De tempos em tempos a administração efetuará o inventário de todos os 
bens do seu patrimônio, e os números de patrimônio serão úteis nesta missão. 
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Mas concorda que não é todo EHP� TXH� p� VXVFHWtYHO� GH� VHU� ³HPSODFDGR´"�
Alguns deles, por razão de seu valor econômico diminuto, talvez sejam mais baratos 
que a própria plaquinha que seria colocada neles, não é mesmo? 
Eu tinha dito que iria parar de classificar bens. O problema é que esta 
classificação está diretamente relacionada ao tombamento, de forma que eu preciso 
colocá-la nesta parte da aula. Mea culpa... 
Dentro da classificação de bens móveis encontramos dois tipos de bens: 
Bens Controlados: este é o material sujeito a tombamento propriamente 
dito. Seu valor monetário justifica um rigoroso controle sobre sua existência, e 
responsabilidade sobre sua guarda e conservação. 
Bens Relacionados: Material dispensado de tombamento. Não vai ter 
plaquinha . 
Mas isso não quer dizer que ele não será controlado pela instituição. Ele 
sofrerá um controle simplificado. Não é toda caneta que entra na repartição que 
vai ganhar um número de patrimônio, mas haverá algum tipo de controle (variará 
conforme a instituição). 
7.2.2 Inventário de Material 
Ok, o bem já está dentro da instituição e devidamente catalogado. 
Mas nós devemos continuar a prestar atenção nele! 
Os bens da instituição não podem desaparecer de uma hora para outra, pois 
como dissemos, o objetivo é que continuem a servir seus objetivos durante muito 
tempo ainda. Só que isto só poderá ser feito se exercermos controle sobre os bens. 
E a melhor maneira de exercer este controle é através do inventário. 
Dá-se o nome de inventário à verificação ou confirmação da existência de 
bens na instituição. Este inventário pode se dar tanto sobre os materiais em 
estoque como sobre os bens patrimoniais da entidade. 
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O inventário em si consiste no levantamento físico ou contagem dos 
materiais para que os dados obtidos sejam comparados ao registro efetuado pela 
instituição. 
Desta forma, inventariar os bens significa certificar-se de que as 
informações constantes no controle da instituição refletem a realidade. 
Os órgãos da Administração Pública Federal seguem uma definição bastante 
elucidativa, constante da Instrução Normativa SEDAP 205/1998. O que eu gosto 
desta definição é que ela ainda traz vários exemplos da utilidade do inventário. Veja 
só: 
8. INVENTÁRIO FÍSICO É O INSTRUMENTO DE CONTROLE 
PARA A VERIFICAÇÃO DOS SALDOS DE ESTOQUESNOS 
ALMOXARIFADOS E DEPÓSITOS, E DOS EQUIPAMENTOS E 
MATERIAIS PERMANENTES EM USO NO ÓRGÃO OU 
ENTIDADE, QUE IRÁ PERMITIR, DENTRE OUTROS: 
 A) O AJUSTE DOS DADOS ESCRITURAIS DE SALDOS E 
MOVIMENTAÇÕES DOS ESTOQUES COMO SALDO FÍSICO 
REAL NAS INSTALAÇÕES DE ARMAZENAGEM; 
B) A ANÁLISE DO DESEMPENHO DAS ATIVIDADES DO 
ENCARREGADO DO ALMOXARIFADO ATRAVÉS DOS 
RESULTADOS OBTIDOS NO LEVANTAMENTO FÍSICO; 
C) O LEVANTAMENTO DA SITUAÇÃO DOS MATERIAIS 
ESTOCADOS NO TOCANTE AO SANEAMENTO DOS 
ESTOQUES; 
D) O LEVANTAMENTO DA SITUAÇÃO DOS EQUIPAMENTOS E 
MATERIAIS PERMANENTES EM USO E DAS SUAS 
NECESSIDADES DE MANUTENÇÃO E REPAROS; E 
E) A CONSTATAÇÃO DE QUE O BEM MÓVEL NÃO É 
NECESSÁRIO NAQUELA UNIDADE. 
E como proceder ao inventário? Existem duas maneiras principais de se fazer 
isso: 
Inventário Geral ou Periódico: Estes são feitos no final do exercício fiscal 
com a contagem e verificação sendo feitas uma única vez para todos os itens do 
estoque ou patrimônio. 
Como você deve ser capaz de imaginar, isto levará um tempo considerável 
para ser feito, e desta forma, a execução do inventário geral normalmente paralisa 
as atividades da área inventariada. 
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Inventário Rotativo: o Inventário Geral é custoso para a instituição, pois 
paralisará as atividades da entidade. 
Para evitar estes males, existe o Inventário Rotativo. Nestes casos, haverá 
um cronograma periódico a se seguido, fazendo-se a contagem periódica 
(normalmente mês a mês) de cada área pretendida, de maneira que ao final do 
exercício, todas as áreas tenham sido inventariadas. 
A vantagem do método está justamente em não paralisar a atividade da 
instituição. 
O inventário rotativo tem mais uma vantagem. Caso a empresa combine 
algum método de classificação de materiais (por exemplo, a classificação ABC), é 
possível fazer com que alguns grupos de itens sejam verificados mais vezes 
do que outros. E como vimos no capítulo da Curva ABC, alguns poucos itens 
merecem mais atenção que outros muitos itens. 
Os materiais podem ser divididos, por exemplo, em três grupos: 
Grupo 1: itens correspondentes à Classe A, que por sua importância e valor 
significativo, merecem atenção redobrada, e, portanto, serão inventariados, por 
exemplo, três vezes ao ano. 
Grupo 2: itens correspondentes à Classe B, que tem importância 
intermediária, e assim, podem ser inventariados, por exemplo, apenas duas vezes 
ao ano. 
Grupo 3: estes são os demais itens (Classe C), que existem em grande 
quantidade e pequeno valor total. E por representarem um valor menor do estoque 
(além de dar bem mais trabalho inventariá-los), serão contados apenas uma vez por 
ano. 
Por outro lado, levando-se em conta a Instrução Normativa 205/1988, existe 
a classificação feita no âmbito da SEDAP, que é bom que você conheça também: 
8.1. Os tipos de Inventários Físicos são: 
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a) anual- destinado a comprovar a quantidade e o valor dos 
bens patrimoniais do acervo de cada unidade gestora, 
existente em 31 de dezembro de cada exercício - constituído 
do inventário anterior e das variações patrimoniais ocorridas 
durante o exercício. 
b) inicial- realizado quando da criação de uma unidade 
gestora, para identificação e registro dos bens sob sua 
responsabilidade; 
c) de transferência de responsabilidade- realizado quando 
da mudança do dirigente de uma unidade gestora; 
d) de extinção ou transformação- realizado quando da 
extinção ou transformação da unidade gestora; 
e) eventual- realizado em qualquer época, por iniciativa do 
dirigente da unidade gestora ou por iniciativa do órgão 
fiscalizador. 
 
E como é feito o inventário? Já disse para você que é impossível que alguém 
te diga como fazer algo, mas sempre existem critérios a serem levados em 
consideração. A doutrina costuma estruturar os passos da seguinte maneira: 
- Convocação das equipes de inventariantes: Normalmente, o inventário é 
feito através de duas equipes: a primeira equipe vai fazer a primeira contagem, e 
a segunda equipe vai....adivinha.... contar de novo! 
Este procedimento é feito para fins de revisão, já que seria mais difícil que 
duas equipes contassem errado o mesmo número de itens (seria como se você e 
um colega seu não só acertassem as mesmas questões em uma prova, mas 
também errassem as mesmas questões, na mesma alternativa. No mínimo 
estranho, não? ); 
- Arrumação física: Não dá para contar objetos se eles não estiverem 
organizados. Desta forma, nesta fase, os itens semelhantes são agrupados e, se 
possível, sairão do caminho, para que as equipes possam transitar livremente. No 
caso do inventário patrimonial, rearranjar os objetos pode ser bastante 
difícil(imagine colocar todas as cadeiras do seu andar em um canto da sala), de 
maneira que essa fase não é obrigatória; 
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- Cartão de Inventário: É a ficha na qual os itens são contados. Ali serão 
inseridos os dados do objeto inventariado, e, depois, sua quantidade. Isto, lógico, se 
o processo for feito manualmente. Caso, por exemplo, todos os materiais tenham 
recebido códigos de barra ao chegar à entidade, seria só passar a maquininha . 
- Atualização dos registros de estoque: Se houver algum documento 
parado que altere as informações constantes na entidade antes do inventário, este 
documento precisa ser processado. 
Por exemplo: se no dia anterior foi feita uma retirada de 50 canetas, é claro 
que elas não estarão lá para serem contadas. Mas, se por qualquer razão, esta 
informação ainda não foi computada, chegou a hora de fazer isso. 
- Contagem do estoque (ou dos materiais, ou ainda, dos bens): E finalmente 
chega o momento. Depois de tanta preparação, está na hora de contar os materiais 
ou bens. Cada item será contado duas vezes. 
Da primeira vez, será colocado um cartão, etiqueta ou ficha no bem, para 
mostrar que a primeira equipe o incluiu na contagem. A segunda equipe de 
contagem vai contar tudo de novo, retirando parte da marca identificadora, para 
mostrar que também contou o bem. E o que sobrou da marca será removido ao fim 
do inventário. 
- Reconciliação e ajustes: Fizemos tudo isto para nos certificarmos que não 
há divergência entre a realidade e o registro da entidade. Mas e se houver? 
Cabeças vão rolar . Brincadeira, mas alguém terá de explicar as divergências(e 
se você vier a ser chefe, vai te dar uma baita dor de cabeça). 
Uma vez explicada a variação, é feito o registro da informação real, e 
assim, a contagem fica conciliada. 
Estas etapas, na gestão patrimonial, também comportam outra classificação 
que é cobrada em provas: 
Levantamento: É a coleta de dados sobre todos os elementos do 
patrimônio. 
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Nesta etapa, se determinada o que irá ser contado e procede-se à contagem, 
em três sub etapas: 
- Identificação: Verificação das características dos elementos do 
patrimônio a serem inventariados, para posterior agrupamento por semelhança; 
- Agrupamento: Junção dos elementos identificados conforme sua 
semelhança, para ficar mais fácil de contá-los. 
- Mensuração: É a contagem, o inventário em si. Nesta etapa será 
determinada quantidade de bens existentes na entidade. 
Depois do levantamento, seguem-se as atividades de: 
Arrolamento: Registro das informações levantadas. 
Tombamento. É uma fase que nós já vimos. Também é um registro, mas 
não de informações, mas do próprio bem que compõe o patrimônio da 
entidade. 
E como todo bem patrimonial é suscetível de avaliação monetária, passamos 
à última fase, que é a da: 
Avaliação: compreende a aferição do valor monetário do bem. Sem a 
avaliação, o arrolamento só serve para controlar a existência do bem, mas tal 
registro não poderá ser utilizado na contabilidade da entidade. 
Estes itens correspondem à etapa ou etapas da descrição anterior. São dois 
meios de classificar os passos a serem tomados no processamento do inventário. 
Então, eles podem conter etapas comuns. 
Um último termo a ser aprendido: Cut-off. 
É uma paralisação em toda movimentação de materiais da empresa (é 
recomendável que esta paralisação seja real, mas ela pode ser simplesmente 
teórica, através de um registro apartado), a fim de que o material possa ser 
contado. 
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É recomendável (não obrigatório, como veremos nas questões) que a 
empresa não receba materiais na data do inventário, que as necessidades do 
processo produtivo sejam atendidas previamente, de maneira que, quando realizado 
o Cut-off, nenhum material na empresa esteja sendo movimentado, ou se não for 
possível parar a movimentação, que esta seja feita em separado. 
Isto é perfeitamente justificável: se o material continuasse a entrar e sair 
livremente, o inventário nunca terminaria, já que sempre existiriam novos itens 
para serem contados ou baixados. 
Através do Cut-off, a empresa especifica a data limite que as informações do 
inventário abarcarão. 
Por exemplo: inventário até o dia 31 de dezembro de 2012. Isto significa que 
os itens que entrarem ou saírem da empresa no dia 1º de janeiro não serão 
contados naquele inventário. 
Mas, para traçar este limite com precisão, é necessário algo mais que a 
simples estipulação da data. A empresa precisa apontar quais são as últimas 
operações a serem consideradas no inventário (preferencialmente três) para que 
esta delimitação fique bem clara. 
Desta forma o cut-off pode ser feito através de um mapa que detalhe os três 
últimos documentos considerados antes da contagem, e assim, o inventário pode 
ser feito com tranquilidade, sem o risco de, por exemplo, que alguns itens sejam 
esquecidos ou contados em duplicidade. 
Viram que não tem muito segredo? É porque é só isso mesmo. 
Próximo ponto. 
7.2.3 Alienação de Bens, Alteração e Baixa de Bens 
A alienação é uma das formas pela qual o bem da entidade pode deixar o 
seu patrimônio, e desta forma, não há mais razões para realizar o seu controle. 
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Alienar é transferir a propriedade de um determinado bem a terceiro. No 
Direito Civil, este termo é utilizado especificamente na venda do bem, não se 
aplicando a doações ou permutas. 
Entretanto, o Decreto 99.658/1990 (que inspira a criação de questões sobre o 
assunto) aborda um conceito mais amplo de alienação: operação que transfere o 
direito de propriedade do material mediante, venda, permuta ou doação. 
Veja só: 
Art. 3º Para fins deste decreto, considera-se: 
 
I - material - designação genérica de equipamentos, 
componentes, sobressalentes, acessórios, veículos em geral, 
matérias-primas e outros itens empregados ou passíveis de 
emprego nas atividades dos órgãos e entidades públicas 
federais, independente de qualquer fator; 
II - transferência - modalidade de movimentação de material, 
com troca de responsabilidade, de uma unidade organizacional 
para outra, dentro do mesmo órgão ou entidade; 
III - cessão - modalidade de movimentação de material do 
acervo, com transferência gratuita de posse e troca de 
responsabilidade, entre órgãos ou entidades da 
Administração Pública Federal direta, autárquica e 
fundacional do Poder Executivo ou entre estes e outros, 
integrantes de qualquer dos demais Poderes da União; 
IV - alienação - operação de transferência do direito de 
propriedade do material, mediante venda, permuta ou 
doação; 
V - outras formas de desfazimento - renúncia ao direito de 
propriedade do material, mediante inutilização ou 
abandono. 
Neste caso, mesmo que o bem seja doado, estaremos diante das hipóteses 
de alienação do bem. Na verdade, não faz tanta diferença, já que as operações a 
serem adotadas serão as mesmas. 
A alienação no setor público é um fenômeno melhor estudado nas aulas de 
Direito Administrativo, especificamente nos procedimentos licitatórios. Seria 
temeridade de minha parte tentar resumir em algumas linhas o tema de uma aula 
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inteira, de maneira que vou passar rapidamente os requisitos para alienação dos 
bens móveis e imóveis: 
- Alienação de bens móveis: o administrador público não faz nada sem que 
o interesse público o esteja amparando. Assim sendo, é necessário que se 
comprove o interesse por trás da operação (público, por favor). Fora isto, é 
QHFHVViULR� TXH� RFRUUD� D� ³desafetação´� GR� EHP�� TXH� QDGD� PDLV� p� GR� TXH� VXD�
GHVFDUDFWHUL]DomR� HQTXDQWR� ³EHP� GH� XVR� FRPXP� GR� SRYR´� RX� ³EHP� GH� XVR�
HVSHFLDO´��SRLV�HVWDV�PRGDOLGDGHV�GH�EHQV�S~EOLFRV�VmR�LQDOLHQiYHLV��H�FRQVHTXHQWH�
caracterização do bem enquanto bem dominical. E, por fim, deve ocorrer licitação, 
salvo exceções. 
- Alienação de bens imóveis: Deve ocorrer tudo que eu mencionei acima, e 
mais ainda, deve haver autorização legislativa que permita a alienação do bem. 
Ok, mas a alienação não é a única espécie de alteração que o acervo 
patrimonial da entidade pode sofrer, apesar de ser a principal (e única cobrada no 
seu edital diretamente). 
O bem também pode perecer em decorrência de um sinistro (ocorrência de 
um evento imprevisível) ou mesmo por simples extravio (embora o bem perdido 
continue a existir, não integra mais patrimônio da entidade). 
E tem mais uma hipótese, lá do fim da nota de rodapé, que é o comodato. 
Comodato é um contrato de Direito Civil no qual o comodante cede um bem de sua 
propriedade gratuitamente ao comodatário, sob a condição de que este restitua o 
mesmo bem ao final do período fixado. Se qualquer das hipóteses grifadas não 
ocorrer, não estamos falando de comodato, certo? 
Mas, se uma repartição pública, via de regra, não se dedica a atividades 
comerciais e mais ainda, seus bens constituem patrimônio público que, via de regra, 
não pode seralienado. Então, por que raios estaria tentando se desfazer de um 
material, quer seja por alienação, cessão, ou qualquer outra forma de transferência 
prevista em Direito? 
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Porque é possível que alguns materiais sejam inservíveis à Administração, 
por uma infinidade de motivos, dentre os quais aqueles previstos no parágrafo único 
do artigo 3º do Decreto 99.658/1990: 
Parágrafo único. O material considerado genericamente 
inservível, para a repartição, órgão ou entidade que detém 
sua posse ou propriedade, deve ser classificado como: 
a) ocioso - quando, embora em perfeitas condições de uso, 
não estiver sendo aproveitado; 
b) recuperável - quando sua recuperação for possível e 
orçar, no âmbito, a cinqüenta por cento de seu valor de 
mercado; 
c) antieconômico - quando sua manutenção for onerosa, ou 
seu rendimento precário, em virtude de uso prolongado, 
desgaste prematuro ou obsoletismo; 
d) irrecuperável - quando não mais puder ser utilizado para 
o fim a que se destina devido a perda de suas características 
ou em razão da inviabilidade econômica de sua recuperação. 
 
Com a alienação, transferência ou cessão, passa a haver outra necessidade: 
a de que o bem registrado no patrimônio seja devidamente baixado, uma vez 
que não compõe mais o patrimônio da entidade. 
Na verdade, a baixa do bem é a atividade administrativa correspondente à 
saída dele do patrimônio. Tudo é registrado, e TUDO MESMO é registrado em uma 
repartição pública. 
Pois bem, já sabemos que na baixa o bem deixa de compor o patrimônio da 
entidade. Mas ele será para sempre lembrado. E por qual razão? O número de 
registro patrimonial dele não poderá ser utilizado em nenhum outro bem. 
Aquele número pertence àquele bem, e mesmo que a plaqueta seja removida, não 
poderá ser utilizada em outro bem. 
Caso, um dia, aquele mesmo bem retorne ao patrimônio da entidade, 
somente aí o número voltará a ser utilizado. Até lá, o número fica guardado em 
outro registro, o de bens desincorporados. 
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7.2.4 Codificação de Materiais 
Voltemos um pouco para o contexto empresarial e pensemos em uma fábrica 
de bicicletas. 
O almoxarifado possui quinze tipos de correias dentadas, que se diferenciam 
pelo seu tamanho, material, e marca, e vários pneus de diferentes aros. 
É perfeitamente aceitável que o almoxarifado comece a se confundir quando 
o setor produtivo pedir XPD� ³FRUUHLD´� HP� VXD� UHTXLVLomR� GH� PDWHULDLV� H� DFDEH�
entregando uma correia diferente daquela que o setor produtivo esperava receber. 
Mas embora isso seja aceitável, vai atrasar toda a produção das bicicletas, o que vai 
deixar o dono da empresa bastante frustrado. 
Por conta desta diversidade incontável de itens, fica inviável identificar todos 
eles usando apenas o seu nome. 
0DV�� VH� DR� LQYpV� GLVWR�� QyV� DJUXSiVVHPRV� WRGRV� RV� LWHQV� ³FRUUHLD´� H�
inventássemos, sei lá, um número ou três letras, um código, que representasse todo 
o grupo, e na segunda parte deste código eu distinguisse todas as correias que 
estão no estoque também por outro número, isso tornaria as coisas mais fáceis, não 
acha? 
A cada item específico corresponde um código, mas os códigos são 
montados de maneira que todo item semelhante possua parte do código igual ao 
dos seus pares. 
E o setor produtivo, ao invés de pedir a correia dentada x, vai pedir o item AC 
1275, que corresponde exatamente ao tipo da correia dentada que deseja, em 
tamanho, marca e material. 
É isto que representa a codificação de materiais. 
Mas, o código só será eficiente se for capaz de agrupar itens semelhantes, 
do contrário, ao invés de uma infinidade de nomes, eu terei uma infinidade de 
códigos sem sentido, que não servirão para muita coisa. 
Assim o sendo, conforme Marco Aurélio P. Dias faz questão de deixar claro: 
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"O objetivo da classificação é definir uma catalogação, simplificação, 
especificação, normalização, padronização e codificação GH�WRGRV�RV�PDWHULDLV´ 
Codificação você já sabe o que é.Aqui vai a descrição dos demais termos. 
- Catalogação: a entidade irá arrolar (registrar) todos os itens existentes, 
de maneira a não esquecer nenhum deles. Isto permitirá construir um código que 
seja verdadeiramente útil para o contexto da entidade. 
- Simplificação: consiste em reduzir a grande variedade de itens 
existentes a um único item,quando eles tiverem a mesma finalidade. Por 
exemplo: se a empresa tem dois materiais que fazem exatamente a mesma coisa, 
seria bom escolher a penas um deles. Isso facilitará a normalização. 
- Especificação: Consiste na descrição detalhada de cada item, com todas 
as informações referentes a formato, tamanho, peso, etc. Desta forma, ganha-se 
duas vezes: não haverá dúvida sobre o material que será solicitado, e isto facilitará 
a inspeção de qualidade do material. 
- Normalização: todo material tem um propósito. Nesta etapa, serão 
descritas todas as diversas aplicações de cada material. 
- Padronização: não adianta nada a empresa executar todos os passos 
anteriores se ainda tiver de estocar uma infinidade de itens. Na padronização, se 
estabelece uma especificação para determinado material, que será sempre 
deste ou daquele tipo, evitando que uma infinidade de materiais fique estocada 
desnecessariamente. Acredito que o exemplo do parafuso é ilustrativo: na 
padronização, a empresa específica que só irá utilizar parafusos com este peso e 
diâmetro, e assim, só aquele parafuso é comprado e estocado. 
Ok, feito tudo isto, estamos prontos para utilizar um sistema de codificação. 
Os dois mais cobrados em prova são os seguintes: 
- Sistema alfabético: os materiais são codificados utilizando letras, e cada 
letra especificando um conjunto de características e especificações. Como só 
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possuímos 26 letras no alfabeto, este sistema de codificação é pouco utilizado. 
Exemplo: A- Pedal, B- Correia, C- pneu. 
- Sistema alfanumérico: este sistema utiliza uma combinação de letras e 
números, nas quais as letras representarão a classe do material e o seu grupo 
dentro da classe, enquanto os números representam o código indicador do item. 
Exemplo: 
AD ± 2568 
A ± Grupo 
D- Classe 
2568 ± Código Indicador 
Vou explicar o significado de grupo, classe e código indicador no item do 
sistema decimal, já que o funcionamento é semelhante. 
Sistema Decimal: este é o sistema mais utilizado, inclusive por repartições 
públicas na codificação não só de matérias, mas de quase qualquer coisa que 
precise de uma codificação (por exemplo, contas públicas em direito financeiro). 
Sua popularidade decorre da facilidade de seu uso e da possibilidade de 
classificar milhõesde itens através das combinações dos números. Você já vai ver 
porque. 
Funciona assim: 
Os dois primeiros dígitos especificarão o grupo do item. Esta é classificação 
mais abrangente e constitui o primeiro agrupamento de itens. Exemplo: 
01 ± matéria prima 
02 ± produtos em processamento 
03 ± produtos acabados 
04 ± material de escritório 
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Como você pode ver, estes agrupamentos são bastante gerais, e essa é a 
ideia do Grupo. 
Cada grupo sofrerá uma nova divisão, agora em classes, que nada mais são 
do que detalhamentos da informação do grupo. Exemplo: 
04 ± material de escritório 
 01 ± canetas 
 02 ± lápis 
 03 ± papel 
Estamos cada vez mais especificando o material, mas ainda não é 
suficiente.! 
Canetas existem de diversos tipos também. Mas falta uma definição destes 
diversos tipos de materiais, o que é feito através do código de identificação. 
Vamos brincar com as canetas: 
04 ± material de escritório 
 01 ± canetas 
 01 ± FDQHWD�PDUFD�³TXDOLGDGH´��SRQWD�ILQD��FRU�SUHWD 
 02 ± FDQHWD�PDUFD�³HVWLOR´��SRQWD�JURVVD��FRU�D]XO 
A questão é que quando chegamos neste ponto, podemos ter uma infinidade 
de itens. Assim, é bastante comum utilizarmos quatro, cinco ou seis dígitos ao invés 
de apenas dois. 
E o melhor desta classificação é que ainda poderíamos especificar o código 
em subclasses, subgrupos e o que mais imaginarmos. 
E antes de finalizar, um dos sistemas numéricos mais famosos é o sistema 
DPHULFDQR�³)HGHUDO�Supply Classification´��TXH�VHJXH�R�PHVPR�HVTXHPD�GR�TXH�HX�
já expliquei: 
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XX ± XX ± XXXXXX ± X 
Tem tudo que nós já aprendemos (explico o último digito logo mais). Os dois 
primeiros dígitos são o grupo, os dois seguintes a classe, a terceira sequência o 
código de identificação e o último é o dígito verificador. 
No que diz respeito ao dígito verificador, existe a possibilidade de que o 
encarregado do processo produtivo digite o código errado ao passar as 
informações para o sistema. 
Isto também traria atrasos. Para evitar isto, acrescentamos o último 
algarismo(ou par de algarismos), que é um dígito verificador. 
Ele é gerado através de uma fórmula que leva em conta os dígitos 
anteriores. Pode ser qualquer fórmula. Desta maneira, se o encarregado errar um 
dos dígitos do código, o número verificador não vai bater, gerando uma 
mensagem de erro. Tudo que ele precisará fazer é ver onde errou e reinserir a 
informação. 
É isso meu caro, você sabe o que deve saber sobre a gestão do patrimônio. 
Mesmo assim, dê uma lida no Decreto 99.658/1990 e na Instrução Normativa 
SEDAP 205/1988. Vai salvar sua vida! . 
8. As Compras nas Organizações 
Este tópico, apesar de parecer curto, é tão grande que precisa ser dividido 
em tópicos . Mas nada que a gente não resolva. 
Já pensou em como é que um material chega ao estoque? Qual setor será 
responsável por suprir os estoques? 
Primeiramente observe que a ideia de suprimento está ligada ao 
abastecimento da produção, e este ocorrerá por meio do fornecimento de 
materiais, matérias-primas e insumos, quando necessários à produção. 
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O material chegará ao estoque por intermédio de compras, uma operação 
essencial entre aquelas que compõem o processo de suprimento de uma 
empresa1. É por está razão que as compras assumem um papel tão importante na 
ARM. 
Falamos que os estoques são investimento da empresa. Pois bem, este 
investimento ocorre justamente por meio das compras. 
De acordo com Chiavenato2: ³O órgão de compras é hoje considerado um 
centro de lucro e não simplesmente um centro de custo, uma vez que, quando 
bem administrado, pode trazer consideráveis economias, vantagens e lucros para a 
HPSUHVD�´� 
O processo de compras, como quase todos os processos da ARM, deve 
analisado de forma ampla, pois envolve desde a programação de compras 
(localização de fornecedores, negociações...), passando pelo acompanhamento dos 
pedidos, pelo dispêndio financeiro, até chegar o momento em que os materiais são 
recebidos e verificados na empresa. 
Estão entre os objetivos de um setor de compras de uma empresa: manter a 
produção abastecida com os materiais necessários; obter a quantidade de 
materiais necessários e com baixos preços; prezar pela qualidade do material 
que será adquirido; enfim, buscar as melhores condições possíveis para a 
empresa. 
Mas não para por aí: também é objetivo do setor de compras suprir as 
necessidades do sistema de produção, garantindo as entradas do processo 
produtivo e estabelecendo, por consequência, uma cadeia de suprimentos. 
 
1Dias, Marco Aurélio P., Administração de Materiais: princípios, conceitos e 
gestão, ed. Atlas, 6ª ed. 
2 Chiavenato, Idalberto. Administração de Materiais, ed. Campus, pág. 100. 
 
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E não se assuste se, em algum momento, se deparar com uma empresa que 
optou por operar sem fazer quase nenhuma compra. Tudo vai depender da 
estratégia adotada 
Por exemplo, se a empresa adota uma estratégia de verticalização, ela irá 
produzir ou tentar produzir tudo de que precisa. Seria, por exemplo, uma 
montadora de carro que opta por produzir o vidro, a borracha e até mesmo a liga de 
aço que irá compor os seus veículos. 
Tal empresa conseguirá: 
- Independência de terceiros 
- Lucros maiores 
- Maior autonomia 
- Domínio sobre tecnologia própria 
Poxa! Porque comprar de terceiros então? 
Porque tudo vem com um preço nessa vida. Essa mesma empresa perderá 
seu foco. Ao invés de só precisar ser boa em uma coisa, vai precisar ser boa em 
várias. 
Além do fato de que isto demandará um investimento maior, tornando a 
própria estrutura da empresa gigantesca (o que, talvez você não acredite, é ruim). 
Na outra ponta, teremos os amantes da horizontalização. Esta empresa 
comprará de terceiros o máximo possível dos itens que compõem o produto 
final. 
E é aqui que as compras adquirem importância. A horizontalização é a 
estratégia favorita das empresas modernas. A única coisa que não se costuma 
terceirizar são os processos fundamentais (core process), e isto apenas para não 
ter de compartilhar a tecnologia com terceiros e assegurar a qualidade do produto 
final. 
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Agora, o resto, pode apostar que provavelmente vai ser terceirizado . 
8.1 Organização do setor de compras 
 No processo de compras sãofatores que influenciarão na tomada de 
decisão: A quantidade (de acordo com a demanda), a qualidade, o preço e o prazo. 
Segundo Marco Aurélio P Dias: 
³Independentemente do porte da empresa, os princípios básicos de 
organização constituem-se em normas fundamentais, assim consideradas: 
x Autoridade para compras; 
x Registro de compras; 
x Registro de preços; 
x Registro de estoques e consumo; 
x Registro de fornecedores; 
x Arquivos e especificações; 
x Arquivos de catálogos. 
 
Utilizemos o exemplo de uma compra de supermercado. Se você estivesse 
encarregado do setor de compras e a fim de adequar os investimentos realizados à 
capacidade financeira da empresa,qual seria a primeira providência a se tomar? 
Ora, a mesma que você, ser humano racional dotado de recursos limitados 
tomaria: pesquisa de preços! 
Não só a pesquisa de preços (de custos), mas, dentre outros, o estudo do 
mercado, o conhecimento do fornecedor, a possibilidade de se utilizar materiais 
alternativos. 
Passada a pesquisa, temos a aquisição, etapa que se estende desde a 
encomenda, quando necessária, até o recebimento do material. Logo depois de 
recebido o material, passamos à administração, com os procedimentos de 
armazenamento no almoxarifado do material comprado 
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E, por fim, devemos verificar se tudo correu como planejado (controle e 
avaliação). O material entregue não se revelou de baixa qualidade posteriormente? 
O vendedor atrasou na entrega? 
No que diz respeito às compras ela esta assim estruturada: 
 
A administração de compras deve manter um fluxo contínuo de 
suprimentos, mas não deve incorrer em gastos desnecessários. 
8.2 Etapas do Processo de Compras 
De acordo com a estrutura e o porte da empresa, o processo de compras, 
também denominado ciclo de compras, poderá apresentar pequenas variações, no 
entanto, a sequência a baixo seria uma organização básica: 
1. Solicitação de compras (análise das ordens de compras3 ± Ordem de 
Compras, recebidas); 
2. Seleção de fornecedores(em decorrência de pesquisa); 
3. Cotação de preços e determinação do preço certo; 
4. Negociações com o fornecedor; 
5. Pedido de Compra; 
6. Acompanhamento de compras (follow-up); 
 
3 É a comunicação enviada ao setor responsável pelas compras da necessidade de 
aquisição de materiais. 
Pesquisa Aquisição Administração Controle e Avaliação 
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7. Recepção e aceitação das mercadorias (controle e recebimento do 
material comprado); 
8. Aprovação da fatura do fornecedor para pagamento. 
A solicitação de compras é a origem do processo de compra, ocorre por 
meio da ordem de compra (OC), que é o documento que informa a necessidade de 
compra, indicando também, qual o material se deve comprar, a quantidade que se 
deve comprar, o prazo e o local de entrega. (a solicitação de compras pode ser com 
ou sem concorrência) 
A seleção de fornecedores4é etapa que antecede a cotação, na seleção de 
fornecedores, são analisados o preço, a qualidade, a capacidade produtiva do 
fornecedor, o prazo de entrega e as condições de pagamento(falaremos de tudo 
isso na parte de cadastro de fornecedores). 
Assim, devemos analisar uma série de fatores na seleção do fornecedor, de 
tal forma que nem sempre o fornecedor selecionado será obrigatoriamente o que 
apresentar o menor preço. A empresa analisará, de acordo com a suas 
necessidades, qual é o fornecedor mais adequado. 
Chiavenato à página descreve dois tipos de fornecedores em seu livro: o real 
e o potencial. 
³Fornecedor real é aquele que já efetuou vendas de materiais ou insumos à 
empresa, enquanto o fornecedor potencial é aquele que pode se candidatar a 
IXWXURV�IRUQHFLPHQWRV�´��JULIRV�QRVVRV). 
A empresa deve observar se seus fornecedores estão cumprindo suas 
obrigações, e, em não sendo o caso, talvez seja recomendável explorar a lista de 
fornecedores potenciais. 
 
4 Normalmente a pesquisa e a seleção são feitas entre os fornecedores 
previamente cadastrados pela empresa, que registra também em um banco de dados as 
negociações passadas. 
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A cotação (registro) de preços normalmente é feita entre alguns 
fornecedores pré-selecionados e tem como objetivo encontrar, a preço satisfatório, 
os materiais de qualidade e nas especificações que a produção necessita. 
O pedido de compra é a oficialização do negócio, é o contrato formal que 
se estabelece entre o comprador e o fornecedor logo após a negociação. 
Após o pedido ter sido efetuado passamos a uma nova etapa que é a de 
acompanhamento (follow-up). Esta etapa funciona como um controle do processo 
de compra5, dedicando sua atenção, entre outras coisas, à entrega do material. 
Este acompanhamento deve ocorrer por meio de registros devidamente 
documentados. 
PERA AÍ!!!! Professor: você disse que a atividade de Recebimento de 
Materiais era tarefa do almoxarifado. E eu acabei de ler no item 7 que o setor de 
compras também faz a recepção. Que negócio é esse??!! 
Calma, pois tudo tem uma explicação. 
"Recebimento" é uma palavra com dois significados em nossa disciplina. 
O primeiro deles é aquele previsto na Instrução Normativa SEDAP 205/1988, 
reproduzido a seguir: 
3. Recebimento é o ato pelo qual o material encomendado 
é entregue ao órgão público no local previamente 
designado, não implicando em aceitação. Transfere 
apenas a responsabilidade pela guarda e conservação do 
material, do fornecedor ao órgão recebedor. Ocorrerá nos 
almoxarifados, salvo quando o mesmo não possa ou não 
deva ali ser estocado ou recebido, caso em que a entrega 
se fará nos locais designados. 
 
5 O setor de compras precisa manter uma boa comunicação com o fornecedor 
mesmo após a realização do pedido. O processo não deve ser abandonado até o 
recebimento e conferência da mercadoria. 
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Qualquer que seja o local de recebimento, o registro de entrada do material 
será sempre no Almoxarifado. 
Este recebimento é a entrega física do material na empresa. É caminhão 
sendo descarregado, é caixa sendo posta no almoxarifado, enfim, é uma atividade 
braçal. 
Por outro lado, o recebimento, enquanto atividade intelectual(o que 
corresponderia à ideia de verificação se aquilo que foi entregue corresponde àquilo 
que foi comprado) é atividade atribuída pela doutrina ao setor de compras, 
seguindo a ideia de que aquele que pede é o mais indicado para verificar o que foi 
pedido. 
O trecho que você mais vai encontrar associado a esta conclusão é de 
autoria do DIAS: 
"A função compras tem por finalidadesuprir as necessidades de 
materiais ou serviços, planejá-las quantitativamente e satisfazê-las no 
momento certo com as quantidades corretas, verificar se recebeu 
efetivamente o que foi comprado e providenciar armazenamento". 
Conclusão: você vai ter de ler a questão com calma e ter em mente estes 
dois significados da palavra "recebimento". Bem vindo à selva! 
8.3 Negociação 
A negociação tem um papel significativo no processo de compras, Trata-se 
de uma relação entre o comprador e o fornecedor, na qual serão levados em 
consideração alguns itens, tais como: a quantidade, a qualidade, o preço e o prazo. 
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A empresa deve tratar seus fornecedores como parceiros em seus 
negócios. 
³$� QHJRFLDomR� VHUYH� SDUD� GHILQLU� FRPR� VHUi� IHLWD� D� HPLVVmR� GR� SHGLGR� GH�
FRPSUD�DR�IRUQHFHGRU�´. 
Pois bem, as etapas de uma negociação costumam ser divididas seguindo 
esquemas semelhantes ao abaixo: 
- Preparação para a negociação: 
É o primeiro momento onde podemos pensar em negociação. Aliás, não 
estamos fazendo mais que isso mesmo . 
Nesta etapa, nem sentamos à mesa com a contraparte. Estamos imaginando 
o que ela quer, onde podemos ceder, o que devemos fazer, o que falar, como se 
comportar, enfim, você marcou um encontro com uma garota s 19h, e agora são 
18h . 
Pontos que costumam ser associados a esta fase: 
- Presunção de necessidades e expectativas da contraparte (nós apenas 
fazemos uma ideia do que a nossa contraparte precisa). 
- Planejamento de como nos comportaremos. 
Negociador de 
compras 
Fornecedores 
Devem ter como 
objetivo o equilíbrio do 
negócio, uma situação 
em que ambos possam 
sair ganhadores. 
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- Fixação de parâmetros máximos e mínimos para a negociação, bem 
como de nossos limites de concessão (quanto estamos dispostos a ceder). 
- Abertura 
Deu 19 horas, e Deus, ela é linda . Foco meu filho, você quer agradar . A 
abertura da negociação busca realizar uma aproximação entre as partes, para que 
elas se sintam confortáveis como que se seguirá. Assim, o que buscamos nesta 
etapa é a criação de um clima de receptividade. 
- Exploração 
Ora da boa e velha conversa. Até agora a negociação estava centrada 
naquilo que nós considerávamos bom, justo e correto. Na etapa de exploração, nós 
estamos tentando descobrir a necessidade da contraparte, o que nossa contraparte 
anseia, espera e tem como bom, justo e correto. 
Em outras palavras, como já foi dito em prova da FUB, em 2013: 
Na etapa de (abertura) exploração de um processo de negociação, 
evidenciam-se os objetivos, as expectativas e as necessidades de ambas as partes, 
de forma que se permita ao outro fazer um relacionamento de seus próprios 
objetivos e expectativas iniciais com as necessidades da outra parte. 
 - Apresentação 
Ok, agora que sabemos o que queremos e o que nossa contraparte quer, 
está na hora de dizermos o que queremos efetivamente. Hora de apresentar sua 
proposta, já levando em consideração o que ambos desejam. 
E como não existe almoço grátis, é um bom momento para mostrar porque o 
acordo é bom para ambos os lados. 
- Clarificação 
É possível que você e a contraparte não fechem negócio logo de cara (aliás, 
são raras as oportunidades nas quais uma das partes aceita integralmente os 
termos da outra, sem nem mesmo surgir alguma dúvida sobre o assunto. 
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Que fazermos: clarificamos! 
Tornamos claros os pontos sobre os quais pairam dúvidas, e mantemos 
em mente que, se a contraparte não quisesse fechar negócio, já teria dito há muito 
tempo . 
- Ação final 
É o grande momento, a hora de decidir. Você já fez sua oferta, já discutiu, 
transigiu, expôs, argumentou, enfim, tudo que havia a ser dito, foi dito. Esta é a hora 
na qual se pede uma decisão da contraparte. Ou sim, ou não . 
Ou, se a natureza do negócio recomendar, podemos também fixar um prazo 
para aceitação da proposta (para a contraparte mastigar o assunto ). 
- Controle e avaliação. 
Uma vez fechado o negócio, esta etapa busca certificar-se de que o 
combinado foi ou está sendo cumprido. 
No nosso caso, o resultado final de uma negociação bem sucedida é o 
pedido de compra. 
Em quase todas as oportunidades, este pedido de compras se encontrará 
consubstanciado em um contrato formal que representa fielmente as 
condições estipuladas na negociação. 
Das poucas vezes em que não houver contrato, a própria aceitação do 
pedido de compra pelo fornecedor possui caráter contratual, obrigando-o a 
atender todas as condições estipuladas no pedido, como por exemplo, 
quantidade, qualidade, frequência de entregas, prazos, preços e o local de 
entrega dos materiais. 
Dado este caráter contratual da negociação (fique tranquilo que teoria dos 
contratos é tema de Direito Civil, então, infelizmente, não vou dar aula disso agora ), 
quaisquer alterações nas condições originais devem ser objeto de novas 
discussões e entendimentos, para que não haja dúvidas sobre o que se propõe e 
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deseja que seja fornecido. Do contrário, a empresa corre o risco de que haja 
contestação por parte dos fornecedores, que acreditarão ter cumprido as condições 
contratadas. 
8.4 Centralização e Descentralização de Compras 
Outra característica da organização das compras é aquela relacionada a 
analise quanto a sua centralização(onde um único órgão é responsável pelas 
compras ± o que favorece o controle de estoques) ou descentralização(quando há 
unidades de compras dispersas). 
Acredito que o que realmente importa neste tópico seja a análise comparativa 
sobre as vantagens de cada uma: 
A Centralização das Compras, de acordo com a doutrina, oferece as 
seguintes vantagens: 
- Possibilidade de compras em maior volume, o que pode significar o 
aproveitamento de condições e preços melhores, decorrentes de descontos, por 
exemplo; 
- Redução dos custos de transporte vez que valor do frete poderá ser 
³UDWHDGR´�HQWUH�XP�PDLRU�Q~PHUR�GH�PHUFDGRULDV� 
- Homogeneidade na qualidade dos materiais adquiridos; 
- Possibilidade de acerto de entregas menores e periódicas, que evitam a 
ocorrência de pedidos duplicados; 
- Melhor controle global das transações financeiras relacionadas ao setor 
de compras, uma vez que todas elas serão gerenciadas pelo mesmo departamento; 
- Evita a concorrência danosa entre os compradores regionais e as 
disparidades de preços de aquisição de um mesmo material por vários compradores 
Por outro lado, a Descentralização das Compras é associada às seguintes 
vantagens: 
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- Oferece maior autonomia funcional às unidades regionais; 
- Permite maior flexibilidade e sensibilidade na solução de problemas 
regionais. A unidade descentralizada está mais próxima dos problemas e anseios de 
sua área de controle, além de melhor representar seus interesses, por constituir um 
grupo menor. Desta forma, é de se esperar que possua melhor conhecimento a 
respeito das fontes de suprimento, meios de transporte e armazenamento mais 
próximo da região; 
- Em situações emergenciais, costuma oferecer soluções mais rápidas e 
adequadas àquele momento, pelas mesmas razões do item anterior. 
- Permite melhor controle de suas funções. Lembre-se que estruturas 
menores são sempre mais fáceis de gerenciar. 
8.5 Modalidades de Compras 
Toda classificação tem um propósito (ou ao menos, deveria ter um). Não 
existem classificações boas ou ruins, mas existem classificações úteis e inúteis. 
As modalidades de compras não são mais do que classificações. 
E não, isto aqui não tem absolutamente nada a ver com a matéria de 
licitações, que vocês verão com clareza nas aulas de Direito Administrativo. 
Dito isto, eu não me preocuparia tanto em memorizar as modalidades aqui 
expostas, são auto-explicativas. 
Vamos lá: 
Eu posso dividir as compras conforme o item comprado. Assim temos: 
Compra voltada para o investimento: os bens assim adquiridos não 
integrarão o produto final, mas farão parte do ativo imobilizado da empresa. Toda 
vez que a empresa compra um prédio, máquinas de produção, ou até as cadeiras 
onde os funcionários sentam, está comprando voltando seu foco para o 
investimento, pois não tem intenção de vender esses itens no mercado. 
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Compra voltada para o consumo: falamos aqui daqueles materiais que 
compõem o processo produtivo. Olhe para a seta de novo: 
 
Todos os itens comprados para integrar esse processo são feitos por 
compras voltadas para o consumo. 
Posso dividir também levando em conta onde está o fornecedor. 
Compra local:Sem complicações: são as compras feitas no mesmo país 
da empresa compradora. 
Compra importada:O fornecedor dos produtos encontra-se em outro país 
que não o do comprador. 
Também posso classificar as compras de acordo com seu nível de 
formalização: 
Compra formal: Essas aqui são mais comuns no setor público, face à 
exigência de licitação e outras exigências burocráticas atinentes ao Direito 
Financeiro. São compras que exigem comprovação de, se não todas grandes parte 
dos processos que as justificaram. 
Compra informal: Por sua vez, são compras que não necessitam seguir um 
ritual tão detalhado e rígido. Pense na feira: é tudo feito e combinado de boca, você 
e o feirante acertam o preço na hora e você sai com a verdura, sem nenhum "papel" 
que comprove a operação. 
Materias- 
primas 
Materiais em 
processamento 
Materiais 
semiacabados 
Materiais 
acabados ou 
componentes 
Produtos 
acabados 
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Outra classificação que pode ser cobrada (e essa sim eu considero muito útil) 
é a da urgência na entrega do item: 
Compras antecipadas: São compras feitas com planejamento. A empresa 
compra o item antes mesmo de vir a precisar dele. 
Compras contratadas: Neste caso,a figura do contrato de fornecimento 
ganha uma importância maior. Nele ficará discriminado a época em que o material 
deve ser entregue (não sendo recomendado nem que a entrega seja feita antes, 
nem depois), ou em quantas vezes a entrega será feita (um lote, dois, três, e assim 
por diante). A compra é feita com tamanha antecedência que é possível inclusive 
fixar entregas periódicas do material. 
Compras emergenciais: Compras realizadas quando deu o popular "xabú" 
(que desconfio não ser com "x"). A necessidade da compra não foi prevista com 
antecedência, seja pela imprevisibilidade do evento que a provocou ou pela própria 
falta de planejamento do gestor. Esse tipo de compra merece atenção especial, pois 
é prejudicial à empresa. A pressa coloca o fornecedor em posição de vantagem, 
pois a empresa não tem tempo de procurar muitos fornecedores para avaliar o 
preço. Devem ser evitadas. 
8.6 Acompanhamento de Pedidos 
1yV�Mi�IDODPRV�SRU�FLPD�GHVVH�DVVXQWR��(VWH�p�R�³Follow-up´ que mencionei 
no ciclo de compras. 
A fim de que a nossa empresa não entre em falência pela ausência de 
materiais para dar seguimento a sua produção, é necessário que o órgão de 
compras certifique-se que o material será entregue dentro dos prazos estipulados, 
como não poderia deixar de ser, na quantidade e qualidade contratadas. 
Para que se tenha absoluta certeza de que isto irá ocorrer, o setor de 
compras não deve abandonar o fornecedor logo após o encaminhamento do 
pedido de compras. 
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Muito pelo contrário: deve entrar em contato com o fornecedor de 
maneira constante, assegurando-se de que a produção do material solicitado 
está em andamento. 
Ao realizar este monitoramento constante do fornecedor, cobrando de 
maneira permanente resultados (que, no caso, são os fornecimentos de bens 
demandados), ao invés de simplesmente abandonar completamente o controle do 
pedido, é como se o setor de compras desse prosseguimento no desempenho de 
sua atividade, razão pela qual o correspondente em inglês desta descrição é o 
nosso Follow-up (acompanhar, seguir, agendar). 
E é só isso. Próximo ponto. 
8.7 Cadastro de Fornecedores 
O que, em verdade, seu examinador quer neste tópico é o conhecimento 
teórico por trás da construção do cadastro de fornecedores. E é o que eu vou 
ensinar a você. 
Antes de qualquer coisa, você poderia imaginar que o cadastro de 
fornecedores é algo inútil e ultrapassado. 
Afinal, eu sempre posso procurar na internet por determinado produto e 
comprá-lo, sem ter de incorrer nos custos de manter um cadastro próprio. Além do 
que, o cadastro do Google sempre será maior e mais completo que o de qualquer 
corporação do mundo . 
Bobagens à parte, só tem um problema neste raciocínio: não estamos mais 
comprando um quilo de carne no açougue. 
O ato de compra em uma empresa é uma tarefa bastante complexa, 
envolvendo conhecimentos que vão desde o próprio objeto da compra 
(especificação do material, normas aplicáveis, critérios de inspeção) até a busca de 
fontes de suprimento que sejam capazes de abastecer a empresa com o 
produto desejado, na hora certa, local certo e na quantidade certa. Lembra-se da 
tríade? Olha ela de novo: 
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Já ficou mais complicado né? Para isso serve o cadastro de