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Aula 03 Administração de Recursos Materiais p/ Câmara dos Deputados - Técnico Legislativo - Com Videoaulas Professor: Felipe Petrachini Administração de Recursos Materiais para a Câmara dos Deputados Teoria e exercícios comentados Prof. Felipe Cepkauskas Petrachini Aula 03 Prof. Felipe Cepkauskas Petrachini www.estrategiaconcursos.com.br Página 1 de 159 AULA 03 - Compras, Compras Públicas e Administração Patrimonial SUMÁRIO PÁGINA Sumário Diplomas Normativos Pertinentes ................................................................... 2 7. Gestão Patrimonial ...................................................................................... 3 7.1 As Diversas Classificações de Bens Patrimoniais ................................. 3 7.2 Sistema Patrimonial: O Controle de Materiais e Patrimônio .................. 9 7.2.1 Tombamento dos Bens ................................................................... 9 7.2.2 Inventário de Material .................................................................... 11 7.2.3 Alienação de Bens, Alteração e Baixa de Bens ............................ 17 7.2.4 Codificação de Materiais ............................................................... 21 8. As Compras nas Organizações ................................................................. 25 8.1 Organização do setor de compras ....................................................... 28 8.2 Etapas do Processo de Compras ........................................................ 29 8.3 Negociação .......................................................................................... 32 8.4 Centralização e Descentralização de Compras ................................... 36 8.5 Modalidades de Compras .................................................................... 37 8.6 Acompanhamento de Pedidos ............................................................. 39 8.7 Cadastro de Fornecedores .................................................................. 40 8.8 Perfil do Comprador ............................................................................. 48 8.9 Incoterms ............................................................................................. 51 9.Compras no Setor Público .......................................................................... 56 Administração de Recursos Materiais para a Câmara dos Deputados Teoria e exercícios comentados Prof. Felipe Cepkauskas Petrachini Aula 03 Prof. Felipe Cepkauskas Petrachini www.estrategiaconcursos.com.br Página 2 de 159 Links Úteis ................................................................................................. 56 9.1 Modalidades, Dispensa e Inexigibilidade de Licitação e Objeto de Licitação ............................................................................................................... 60 9.2 Edital de Licitação ................................................................................ 73 9.3 Pregão ................................................................................................. 78 9.4 Disposições específicas sobre Compras Públicas ............................... 81 10. Principais Sistemas e Cadastros da Administração Pública Federal ....... 88 10.1 CADIN ± Cadastro Informativo de créditos não quitados do setor público federal ...................................................................................................... 88 10.2 SICAF - Sistema de Cadastramento Unificado de Fornecedores ...... 98 10.3 SICON ± Sistema de Gestão de Contratos ...................................... 106 Despedida ................................................................................................... 110 Questões Comentadas ................................................................................ 111 Questões Propostas .................................................................................... 148 E vamos para nossa última aula do curso. Para variar, não tem muito segredo. Diplomas Normativos Pertinentes Recomendo a leitura dos seguintes diplomas normativos, como forma de complementação do conteúdo da aula: http://www.comprasnet.gov.br/legislacao/in/in205_88.htm http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/decreto/Antigos/D99658.htm Farei menção a eles nesta aula, ressaltando o que costuma cair em prova, mas sempre tem alguma pergunta perdida tirada de um artigo nunca antes utilizado, então, vale a pena perder quinze minutos para ler os links. Administração de Recursos Materiais para a Câmara dos Deputados Teoria e exercícios comentados Prof. Felipe Cepkauskas Petrachini Aula 03 Prof. Felipe Cepkauskas Petrachini www.estrategiaconcursos.com.br Página 3 de 159 7. Gestão Patrimonial 7.1 As Diversas Classificações de Bens Patrimoniais A grande sacada deste tema é que ele não se encontra dentro da Administração de Recursos Materiais, mas sim da Administração Patrimonial. Lembra-se do quadro da Aula 00? Até agora nós falamos apenas de Materiais. Os materiais são encontrados no processo produtivo, e até vez da ação da empresa, tornam-se produtos que serão vendidos aos consumidores finais. Agora, estamos falando de outra categoria de bens aqui. São bens que, a princípio, a instituição não deseja colocar a venda, mas, pelo contrário, busca incorporá-los à sua estrutura, de tal forma que dificilmente serão vendidos pela entidade. Outro aspecto interessante é que as provas gostam de abordar tópicos referentes à gestão patrimonial na administração pública. Desta forma, eu que sempre puxei o assunto para as empresas, hoje vou falar de órgãos, instituições e entidades. Pois bem, vamos relembrar alguns conceitos de aulas passadas. Patrimônio é o conjunto de bens, direitos e obrigações de uma instituição que podem ser avaliados monetariamente. Tudo, tudo, tudo que a empresa possui que possa ser avaliado em dinheiro é patrimônio, inclusive suas dívidas (obrigações). Administração de Recursos Materiais para a Câmara dos Deputados Teoria e exercícios comentados Prof. Felipe Cepkauskas Petrachini Aula 03 Prof. Felipe Cepkauskas Petrachini www.estrategiaconcursos.com.br Página 4 de 159 E já que tais bens não serão alienados tão cedo pela entidade, existe um raciocínio diferente no seu estudo. A máquina que prega botões na camisa serve para que a empresa continue a produzir camisas. Sem ela, a empresa não consegue produzir, logo, não consegue vender . Por esta razão, a empresa não venderá esta máquina tão cedo, a não ser que seja para comprar outra máquina que pregue botões mais rápido. Assim, os bens que compõem o patrimônio da instituição ali estão para que esta possa perseguir seus objetivos. Eles asseguram a continuidade das atividades da instituição. O que costuma cair em prova? Classificações! Embora todos estes bens sejam patrimoniais, são bastante diferentes entre si. Comecemos por uma diferenciação clássica, tanto na Administração como em Direito: a diferenciação entre o patrimônio mobiliário e imobiliário. É bastante simples na verdade, e se baseia na diferença entre bens móveis e bens imóveis: - Bens Móveis: são os bens que podem ser removidos de sua posição sem que sua substância seja destruída. Ou, de maneira bem mais simples, todo bem que possa ser movimentado sem ser destruído. Imaginando uma caneta, se você pegá-la de cima da mesa e colocá-la dentro de seu estojo, ela continuará sendo uma caneta. Ela foi movimentada sem ser destruída. - Bens Imóveis:Bensque perdem sua substância quando desprendidos do solo. Encontram-se firmemente preso ao mesmo, e serão destruídos ou descaracterizados caso sejam movimentados. Imagine um prédio. Caso estejamos insatisfeitos com a posição dele na rua (bate muito Sol na janela de manhã cedo ), ainda assim, não será possível movimentá-lo para a esquina ao lado sem reduzi-lo a escombros. Ou ainda que o removamos sem grandes danos, ele já não terá mais a finalidade que tinha anteriormente. Esta distinção tem origem no Código Civil, nos seguintes dispositivos: Administração de Recursos Materiais para a Câmara dos Deputados Teoria e exercícios comentados Prof. Felipe Cepkauskas Petrachini Aula 03 Prof. Felipe Cepkauskas Petrachini www.estrategiaconcursos.com.br Página 5 de 159 LIVRO II DOS BENS TÍTULO ÚNICO Das Diferentes Classes de Bens CAPÍTULO I Dos Bens Considerados em Si Mesmos Seção I Dos Bens Imóveis Art. 79. São bens imóveis o solo e tudo quanto se lhe incorporar natural ou artificialmente. Art. 80. Consideram-se imóveis para os efeitos legais: I - os direitos reais sobre imóveis e as ações que os asseguram; II - o direito à sucessão aberta. Art. 81. Não perdem o caráter de imóveis: I - as edificações que, separadas do solo, mas conservando a sua unidade, forem removidas para outro local; II - os materiais provisoriamente separados de um prédio, para nele se reempregarem. Seção II Dos Bens Móveis Art. 82. São móveis os bens suscetíveis de movimento próprio, ou de remoção por força alheia, sem alteração da substância ou da destinação econômico-social. Art. 83. Consideram-se móveis para os efeitos legais: I - as energias que tenham valor econômico; II - os direitos reais sobre objetos móveis e as ações correspondentes; III - os direitos pessoais de caráter patrimonial e respectivas ações. Art. 84. Os materiais destinados a alguma construção, enquanto não forem empregados, conservam sua qualidade de móveis; readquirem essa qualidade os provenientes da demolição de algum prédio. A distinção entre patrimônio mobiliário e imobiliário tem justamente estes dispositivos como premissa. Administração de Recursos Materiais para a Câmara dos Deputados Teoria e exercícios comentados Prof. Felipe Cepkauskas Petrachini Aula 03 Prof. Felipe Cepkauskas Petrachini www.estrategiaconcursos.com.br Página 6 de 159 Desta forma, o patrimônio mobiliário das organizações será composto pelos bens dotados de mobilidade, quer seja por movimento próprio (nesta categoria HVWmR�RV�VHPRYHQWHV��DQLPDLV�TXH�VmR�FDSD]HV�GH�VH�PRYHU�SRU�³LQLFLDWLYD�SUySULD´�� ou por remoção decorrente de força alheia (são os objetos inanimados, sem vida própria, a exemplo de uma mesa, cadeira, lápis, computadores, que podem ser movimentados por você). Existe mais um ponto importante nesta classificação: não pode haver alteração na substância ou na destinação econômico social do bem. Que se quer dizer com isto? Uma cadeira, quando movida de um ponto A para um ponto B ainda é uma cadeira. Ela poderá ser utilizada da mesma maneira no ponto B como poderia ter sido utilizada no ponto A. Ela não deixará de ser cadeira por conta disto, e as pessoas poderão continuar a sentar nela . De maneira análoga, o patrimônio imobiliário das organizações é composto pelos bens naturalmente ou artificialmente incorporados ao solo. As árvores são bens que se encontram fixadas ao solo sem que a força humana tenha concorrido para tanto. Entretanto, um grande edifício só encontra suas fundações profundamente arraigadas ao solo através do engenho humano (bonito né? ), sendo um exemplo de incorporação artificial. Os bens que compõem o patrimônio imobiliário, por definição, não podem ser removidos de sua posição original sem que com isto sua substância seja destruída, ou sua finalidade desvirtuada. Uma casa movida do ponto A para o ponto B SURYDYHOPHQWH�VHUi�FRQYHUWLGD�HP� ³SLOKD�GH�HVFRPEURV´�HP�TXHVWmR�GH� LQVWDQWHV�� deixando de ter a finalidade econômico social que possuía anteriormente (pessoas morando nela ). Mas quem foi que disse que esta era a única classificação possível? . Temos várias outras, tão legais quanto, que também podem ser cobradas em prova . Veja só: Administração de Recursos Materiais para a Câmara dos Deputados Teoria e exercícios comentados Prof. Felipe Cepkauskas Petrachini Aula 03 Prof. Felipe Cepkauskas Petrachini www.estrategiaconcursos.com.br Página 7 de 159 Bens materiais: na contabilidade, estes bens corresponderiam ao ativo imobilizado da empresa. São bens dotados de existência física, tangíveis, palpáveis. São mais do que meras ideias, são coisas, objetos. Um prédio, um carro, um lápis, todos estes bens são materiais, pois correspondem a algo que podemos tocar. E claro, além de poderem ser tocados, são bens permanentes, ou seja, a instituição tem a intenção de mantê-los. É isto que os diferencia das mercadorias em estoque. Por exemplo: é possível que uma concessionária possua tanto veículos disponíveis para venda (mercadorias) como veículos para deslocamento de seus vendedores (bens). Embora ambos sejam veículos (talvez até do mesmo modelo, ano e maca), o primeiro deles será considerado mercadoria (pois a entidade tem planos de aliená- lo) enquanto o segundo será considerado um bem material (pois incorporado ao ativo permanente da entidade). Por curiosidade tão somente, saiba esta distinção é tão importante que o veículo, enquanto mercadoria, não está sujeito ao IPVA, e sim ao ICMS (não, não cai tributário na sua prova, mas é importante você perceber a LPSRUWkQFLD�GH�XPD�³VLPSOHV´�FODVVLILFDomR��� Bens imateriais: corresponderiam aos ativos intangíveis��(VWHV�³EHQV´�QmR� são exatamente bens, mas estão mais próximos de direitos que a instituição possui. Uma patente é um direito que possui uma instituição de fabricar determinado produto de maneira exclusiva. E este direito, por conceder uma vantagem de mercado, pode ser avaliado monetariamente�� HPERUD� QmR� SDVVH� GH� XPD� VLPSOHV� LGHLD�� 7DLV� ³EHQV´� VmR� intangíveis, não podem ser tocados. Ok, você já sabe o que são bens matérias e porque os bens materiais não são mercadorias (e, por favor, não existe estoque de bens materiais nem de bens do ativo permanente ou imobilizado). A gestão patrimonial volta sua atenção principalmente aos bens materiais. Administração de Recursos Materiais para a Câmara dos Deputados Teoria e exercícios comentados Prof. Felipe Cepkauskas Petrachini Aula 03 Prof. Felipe Cepkauskas Petrachini www.estrategiaconcursos.com.br Página 8 de 159 Contudo, a simples classificação entre bens materiais e bens imateriais não é suficiente para atender aos interesses da Gestão Patrimonial. Devemos ir mais fundo. Desta forma, uma subclassificação busca dividir os bens materiais em: - Bens de Consumo: É o exemplo típico dos materiais de escritório. Por suas características, o uso contínuo acaba por esgotar sua substância ao final de um curto período de tempo (menos de dois anos), de tal forma que precisam ser repostos com frequência. Afinal, nenhuma carga de caneta do mundo vai durar a próxima década, razão pela qual sua futura mesa terá um monte delas. - Bens Permanentes: o uso corrente destes bens não o destrói. Tendem permanecer com as mesmas características da data de sua aquisição durante um longo tempo (pelo menos mais de dois anos). O prédio não desmorona assim que saímos dele, nem precisa ser reconstruídodia após dia. Ele é utilizado por mais de um século e continua lá, do jeitinho que era (algumas rachaduras, mas é só isso ). Outra classificação vem lá do Direito Civil, e diferencia os bens entre: Bens de uso comum do povo: São bens de uso geral, que podem ser utilizados livremente por todos os indivíduos. A praça aonde você vai é um bem público que pode ser utilizado por qualquer pessoa, sem necessidade de autorização. Bens de uso especial: São aqueles nos quais são prestados serviços públicos, tais como hospitais públicos, escolas e aeroportos. Sua característica principal é a que, embora públicos, o acesso às instalações pode ser restringido a pessoas autorizadas. Por exemplo: a repartição onde você irá trabalhar embora seja um bem público, não autoriza a qualquer pessoa a possibilidade de entrar em qualquer sala da unidade. Administração de Recursos Materiais para a Câmara dos Deputados Teoria e exercícios comentados Prof. Felipe Cepkauskas Petrachini Aula 03 Prof. Felipe Cepkauskas Petrachini www.estrategiaconcursos.com.br Página 9 de 159 Bens dominicais: São bens públicos que não possuem destinação definida, e desta forma, são passíveis de alienação. Ok, prometo que é só isso que precisa ser tratado quando falamos de bens. 7.2 Sistema Patrimonial: O Controle de Materiais e Patrimônio Eis aqui outro tópico que cheira a Contabilidade Pública . Tomando emprestada a definição que aquela disciplina traz a este conceito, podemos dizer que o Sistema Patrimonial registra analiticamente todos os bens de caráter permanente, com indicação dos elementos necessários para a perfeita caracterização de cada um deles e dos agentes responsáveis pela sua guarda e administração, bem como mantém registro sintético dos bens moveis e imóveis. Depois desta definição, viriam 50 páginas a respeito de previsão orçamentária, resultado de exercícios, ativos de todas as espécies possíveis e imagináveis, e após isso, você teria arranhado a superfície daquilo que se pretende que um especialista no assunto conheça . Não é assim aqui (ao menos, até hoje nunca foi cobrado algo tão específico). O que mais importa neste ponto são duas coisas: o registro preciso daquele bem que compõe o patrimônio (porque tudo na Administração Pública é registrado) e o controle do bem (afinal, é dinheiro público, e assim, merece toda nossa atenção). Assim o sendo, os próximos tópicos ajudarão você a entender o funcionamento do sistema patrimonial na Administração Pública. 7.2.1 Tombamento dos Bens Vou explicar o processo desde o início. E no início, não há bem algum. Nossa instituição, que pretendia adquiri-lo, licitou o objeto há muito tempo atrás. E agora ele, o dito bem, chegou, está na porta da repartição. O que fazer? Obviamente que você irá recebê-lo. Mas e aí? Mais nada? Errado! Administração de Recursos Materiais para a Câmara dos Deputados Teoria e exercícios comentados Prof. Felipe Cepkauskas Petrachini Aula 03 Prof. Felipe Cepkauskas Petrachini www.estrategiaconcursos.com.br Página 10 de 159 Todo bem que adentra a instituição (e principalmente uma instituição pública) precisa ser devidamente registrado. Lembra-se dos procedimentos de recebimento de materiais das aulas passadas? Tudo que está lá é importante para o recebimento do bem. Mas o tombamento é a etapa que sucede a recepção do dito cujo. Vamos relembrar rapidamente a recepção dos materiais, cujo princípio é o mesmo aqui: O recebimento provisório envolve apenas procedimentos de conferência dos materiais, já o recebimento definitivo, momento posterior à conferência, é quando se emite o aceite em documento fiscal e se declara que o material está de acordo com o especificado no contrato firmado entre o comprador e o fornecedor, ou devolve o material ao fornecedor, por estar em desacordo com as especificações, para que este regularize os materiais. Uma vez dado o recebimento definitivo, está na hora de realizar o tombamento do bem. E o que é isso? Tombamento é o procedimento administrativo de identificação de um bem permanente e seu registro no patrimônio da instituição. Essa identificação administrativa consiste em efetuar um cadastro onde são dispostas todas as informações referentes ao bem. E ao final, gera-se um número de patrimônio, normalmente em uma plaqueta a ser afixada no bem, que será seu respectivo número de controle. Enquanto este bem for um bem, e enquanto integrar o patrimônio da administração, seu número de identificação permanecerá com ele. De tempos em tempos a administração efetuará o inventário de todos os bens do seu patrimônio, e os números de patrimônio serão úteis nesta missão. Administração de Recursos Materiais para a Câmara dos Deputados Teoria e exercícios comentados Prof. Felipe Cepkauskas Petrachini Aula 03 Prof. Felipe Cepkauskas Petrachini www.estrategiaconcursos.com.br Página 11 de 159 Mas concorda que não é todo EHP� TXH� p� VXVFHWtYHO� GH� VHU� ³HPSODFDGR´"� Alguns deles, por razão de seu valor econômico diminuto, talvez sejam mais baratos que a própria plaquinha que seria colocada neles, não é mesmo? Eu tinha dito que iria parar de classificar bens. O problema é que esta classificação está diretamente relacionada ao tombamento, de forma que eu preciso colocá-la nesta parte da aula. Mea culpa... Dentro da classificação de bens móveis encontramos dois tipos de bens: Bens Controlados: este é o material sujeito a tombamento propriamente dito. Seu valor monetário justifica um rigoroso controle sobre sua existência, e responsabilidade sobre sua guarda e conservação. Bens Relacionados: Material dispensado de tombamento. Não vai ter plaquinha . Mas isso não quer dizer que ele não será controlado pela instituição. Ele sofrerá um controle simplificado. Não é toda caneta que entra na repartição que vai ganhar um número de patrimônio, mas haverá algum tipo de controle (variará conforme a instituição). 7.2.2 Inventário de Material Ok, o bem já está dentro da instituição e devidamente catalogado. Mas nós devemos continuar a prestar atenção nele! Os bens da instituição não podem desaparecer de uma hora para outra, pois como dissemos, o objetivo é que continuem a servir seus objetivos durante muito tempo ainda. Só que isto só poderá ser feito se exercermos controle sobre os bens. E a melhor maneira de exercer este controle é através do inventário. Dá-se o nome de inventário à verificação ou confirmação da existência de bens na instituição. Este inventário pode se dar tanto sobre os materiais em estoque como sobre os bens patrimoniais da entidade. Administração de Recursos Materiais para a Câmara dos Deputados Teoria e exercícios comentados Prof. Felipe Cepkauskas Petrachini Aula 03 Prof. Felipe Cepkauskas Petrachini www.estrategiaconcursos.com.br Página 12 de 159 O inventário em si consiste no levantamento físico ou contagem dos materiais para que os dados obtidos sejam comparados ao registro efetuado pela instituição. Desta forma, inventariar os bens significa certificar-se de que as informações constantes no controle da instituição refletem a realidade. Os órgãos da Administração Pública Federal seguem uma definição bastante elucidativa, constante da Instrução Normativa SEDAP 205/1998. O que eu gosto desta definição é que ela ainda traz vários exemplos da utilidade do inventário. Veja só: 8. INVENTÁRIO FÍSICO É O INSTRUMENTO DE CONTROLE PARA A VERIFICAÇÃO DOS SALDOS DE ESTOQUESNOS ALMOXARIFADOS E DEPÓSITOS, E DOS EQUIPAMENTOS E MATERIAIS PERMANENTES EM USO NO ÓRGÃO OU ENTIDADE, QUE IRÁ PERMITIR, DENTRE OUTROS: A) O AJUSTE DOS DADOS ESCRITURAIS DE SALDOS E MOVIMENTAÇÕES DOS ESTOQUES COMO SALDO FÍSICO REAL NAS INSTALAÇÕES DE ARMAZENAGEM; B) A ANÁLISE DO DESEMPENHO DAS ATIVIDADES DO ENCARREGADO DO ALMOXARIFADO ATRAVÉS DOS RESULTADOS OBTIDOS NO LEVANTAMENTO FÍSICO; C) O LEVANTAMENTO DA SITUAÇÃO DOS MATERIAIS ESTOCADOS NO TOCANTE AO SANEAMENTO DOS ESTOQUES; D) O LEVANTAMENTO DA SITUAÇÃO DOS EQUIPAMENTOS E MATERIAIS PERMANENTES EM USO E DAS SUAS NECESSIDADES DE MANUTENÇÃO E REPAROS; E E) A CONSTATAÇÃO DE QUE O BEM MÓVEL NÃO É NECESSÁRIO NAQUELA UNIDADE. E como proceder ao inventário? Existem duas maneiras principais de se fazer isso: Inventário Geral ou Periódico: Estes são feitos no final do exercício fiscal com a contagem e verificação sendo feitas uma única vez para todos os itens do estoque ou patrimônio. Como você deve ser capaz de imaginar, isto levará um tempo considerável para ser feito, e desta forma, a execução do inventário geral normalmente paralisa as atividades da área inventariada. Administração de Recursos Materiais para a Câmara dos Deputados Teoria e exercícios comentados Prof. Felipe Cepkauskas Petrachini Aula 03 Prof. Felipe Cepkauskas Petrachini www.estrategiaconcursos.com.br Página 13 de 159 Inventário Rotativo: o Inventário Geral é custoso para a instituição, pois paralisará as atividades da entidade. Para evitar estes males, existe o Inventário Rotativo. Nestes casos, haverá um cronograma periódico a se seguido, fazendo-se a contagem periódica (normalmente mês a mês) de cada área pretendida, de maneira que ao final do exercício, todas as áreas tenham sido inventariadas. A vantagem do método está justamente em não paralisar a atividade da instituição. O inventário rotativo tem mais uma vantagem. Caso a empresa combine algum método de classificação de materiais (por exemplo, a classificação ABC), é possível fazer com que alguns grupos de itens sejam verificados mais vezes do que outros. E como vimos no capítulo da Curva ABC, alguns poucos itens merecem mais atenção que outros muitos itens. Os materiais podem ser divididos, por exemplo, em três grupos: Grupo 1: itens correspondentes à Classe A, que por sua importância e valor significativo, merecem atenção redobrada, e, portanto, serão inventariados, por exemplo, três vezes ao ano. Grupo 2: itens correspondentes à Classe B, que tem importância intermediária, e assim, podem ser inventariados, por exemplo, apenas duas vezes ao ano. Grupo 3: estes são os demais itens (Classe C), que existem em grande quantidade e pequeno valor total. E por representarem um valor menor do estoque (além de dar bem mais trabalho inventariá-los), serão contados apenas uma vez por ano. Por outro lado, levando-se em conta a Instrução Normativa 205/1988, existe a classificação feita no âmbito da SEDAP, que é bom que você conheça também: 8.1. Os tipos de Inventários Físicos são: Administração de Recursos Materiais para a Câmara dos Deputados Teoria e exercícios comentados Prof. Felipe Cepkauskas Petrachini Aula 03 Prof. Felipe Cepkauskas Petrachini www.estrategiaconcursos.com.br Página 14 de 159 a) anual- destinado a comprovar a quantidade e o valor dos bens patrimoniais do acervo de cada unidade gestora, existente em 31 de dezembro de cada exercício - constituído do inventário anterior e das variações patrimoniais ocorridas durante o exercício. b) inicial- realizado quando da criação de uma unidade gestora, para identificação e registro dos bens sob sua responsabilidade; c) de transferência de responsabilidade- realizado quando da mudança do dirigente de uma unidade gestora; d) de extinção ou transformação- realizado quando da extinção ou transformação da unidade gestora; e) eventual- realizado em qualquer época, por iniciativa do dirigente da unidade gestora ou por iniciativa do órgão fiscalizador. E como é feito o inventário? Já disse para você que é impossível que alguém te diga como fazer algo, mas sempre existem critérios a serem levados em consideração. A doutrina costuma estruturar os passos da seguinte maneira: - Convocação das equipes de inventariantes: Normalmente, o inventário é feito através de duas equipes: a primeira equipe vai fazer a primeira contagem, e a segunda equipe vai....adivinha.... contar de novo! Este procedimento é feito para fins de revisão, já que seria mais difícil que duas equipes contassem errado o mesmo número de itens (seria como se você e um colega seu não só acertassem as mesmas questões em uma prova, mas também errassem as mesmas questões, na mesma alternativa. No mínimo estranho, não? ); - Arrumação física: Não dá para contar objetos se eles não estiverem organizados. Desta forma, nesta fase, os itens semelhantes são agrupados e, se possível, sairão do caminho, para que as equipes possam transitar livremente. No caso do inventário patrimonial, rearranjar os objetos pode ser bastante difícil(imagine colocar todas as cadeiras do seu andar em um canto da sala), de maneira que essa fase não é obrigatória; Administração de Recursos Materiais para a Câmara dos Deputados Teoria e exercícios comentados Prof. Felipe Cepkauskas Petrachini Aula 03 Prof. Felipe Cepkauskas Petrachini www.estrategiaconcursos.com.br Página 15 de 159 - Cartão de Inventário: É a ficha na qual os itens são contados. Ali serão inseridos os dados do objeto inventariado, e, depois, sua quantidade. Isto, lógico, se o processo for feito manualmente. Caso, por exemplo, todos os materiais tenham recebido códigos de barra ao chegar à entidade, seria só passar a maquininha . - Atualização dos registros de estoque: Se houver algum documento parado que altere as informações constantes na entidade antes do inventário, este documento precisa ser processado. Por exemplo: se no dia anterior foi feita uma retirada de 50 canetas, é claro que elas não estarão lá para serem contadas. Mas, se por qualquer razão, esta informação ainda não foi computada, chegou a hora de fazer isso. - Contagem do estoque (ou dos materiais, ou ainda, dos bens): E finalmente chega o momento. Depois de tanta preparação, está na hora de contar os materiais ou bens. Cada item será contado duas vezes. Da primeira vez, será colocado um cartão, etiqueta ou ficha no bem, para mostrar que a primeira equipe o incluiu na contagem. A segunda equipe de contagem vai contar tudo de novo, retirando parte da marca identificadora, para mostrar que também contou o bem. E o que sobrou da marca será removido ao fim do inventário. - Reconciliação e ajustes: Fizemos tudo isto para nos certificarmos que não há divergência entre a realidade e o registro da entidade. Mas e se houver? Cabeças vão rolar . Brincadeira, mas alguém terá de explicar as divergências(e se você vier a ser chefe, vai te dar uma baita dor de cabeça). Uma vez explicada a variação, é feito o registro da informação real, e assim, a contagem fica conciliada. Estas etapas, na gestão patrimonial, também comportam outra classificação que é cobrada em provas: Levantamento: É a coleta de dados sobre todos os elementos do patrimônio. Administração de Recursos Materiais para a Câmara dos Deputados Teoria e exercícios comentados Prof. Felipe Cepkauskas Petrachini Aula 03 Prof. Felipe Cepkauskas Petrachini www.estrategiaconcursos.com.br Página 16 de159 Nesta etapa, se determinada o que irá ser contado e procede-se à contagem, em três sub etapas: - Identificação: Verificação das características dos elementos do patrimônio a serem inventariados, para posterior agrupamento por semelhança; - Agrupamento: Junção dos elementos identificados conforme sua semelhança, para ficar mais fácil de contá-los. - Mensuração: É a contagem, o inventário em si. Nesta etapa será determinada quantidade de bens existentes na entidade. Depois do levantamento, seguem-se as atividades de: Arrolamento: Registro das informações levantadas. Tombamento. É uma fase que nós já vimos. Também é um registro, mas não de informações, mas do próprio bem que compõe o patrimônio da entidade. E como todo bem patrimonial é suscetível de avaliação monetária, passamos à última fase, que é a da: Avaliação: compreende a aferição do valor monetário do bem. Sem a avaliação, o arrolamento só serve para controlar a existência do bem, mas tal registro não poderá ser utilizado na contabilidade da entidade. Estes itens correspondem à etapa ou etapas da descrição anterior. São dois meios de classificar os passos a serem tomados no processamento do inventário. Então, eles podem conter etapas comuns. Um último termo a ser aprendido: Cut-off. É uma paralisação em toda movimentação de materiais da empresa (é recomendável que esta paralisação seja real, mas ela pode ser simplesmente teórica, através de um registro apartado), a fim de que o material possa ser contado. Administração de Recursos Materiais para a Câmara dos Deputados Teoria e exercícios comentados Prof. Felipe Cepkauskas Petrachini Aula 03 Prof. Felipe Cepkauskas Petrachini www.estrategiaconcursos.com.br Página 17 de 159 É recomendável (não obrigatório, como veremos nas questões) que a empresa não receba materiais na data do inventário, que as necessidades do processo produtivo sejam atendidas previamente, de maneira que, quando realizado o Cut-off, nenhum material na empresa esteja sendo movimentado, ou se não for possível parar a movimentação, que esta seja feita em separado. Isto é perfeitamente justificável: se o material continuasse a entrar e sair livremente, o inventário nunca terminaria, já que sempre existiriam novos itens para serem contados ou baixados. Através do Cut-off, a empresa especifica a data limite que as informações do inventário abarcarão. Por exemplo: inventário até o dia 31 de dezembro de 2012. Isto significa que os itens que entrarem ou saírem da empresa no dia 1º de janeiro não serão contados naquele inventário. Mas, para traçar este limite com precisão, é necessário algo mais que a simples estipulação da data. A empresa precisa apontar quais são as últimas operações a serem consideradas no inventário (preferencialmente três) para que esta delimitação fique bem clara. Desta forma o cut-off pode ser feito através de um mapa que detalhe os três últimos documentos considerados antes da contagem, e assim, o inventário pode ser feito com tranquilidade, sem o risco de, por exemplo, que alguns itens sejam esquecidos ou contados em duplicidade. Viram que não tem muito segredo? É porque é só isso mesmo. Próximo ponto. 7.2.3 Alienação de Bens, Alteração e Baixa de Bens A alienação é uma das formas pela qual o bem da entidade pode deixar o seu patrimônio, e desta forma, não há mais razões para realizar o seu controle. Administração de Recursos Materiais para a Câmara dos Deputados Teoria e exercícios comentados Prof. Felipe Cepkauskas Petrachini Aula 03 Prof. Felipe Cepkauskas Petrachini www.estrategiaconcursos.com.br Página 18 de 159 Alienar é transferir a propriedade de um determinado bem a terceiro. No Direito Civil, este termo é utilizado especificamente na venda do bem, não se aplicando a doações ou permutas. Entretanto, o Decreto 99.658/1990 (que inspira a criação de questões sobre o assunto) aborda um conceito mais amplo de alienação: operação que transfere o direito de propriedade do material mediante, venda, permuta ou doação. Veja só: Art. 3º Para fins deste decreto, considera-se: I - material - designação genérica de equipamentos, componentes, sobressalentes, acessórios, veículos em geral, matérias-primas e outros itens empregados ou passíveis de emprego nas atividades dos órgãos e entidades públicas federais, independente de qualquer fator; II - transferência - modalidade de movimentação de material, com troca de responsabilidade, de uma unidade organizacional para outra, dentro do mesmo órgão ou entidade; III - cessão - modalidade de movimentação de material do acervo, com transferência gratuita de posse e troca de responsabilidade, entre órgãos ou entidades da Administração Pública Federal direta, autárquica e fundacional do Poder Executivo ou entre estes e outros, integrantes de qualquer dos demais Poderes da União; IV - alienação - operação de transferência do direito de propriedade do material, mediante venda, permuta ou doação; V - outras formas de desfazimento - renúncia ao direito de propriedade do material, mediante inutilização ou abandono. Neste caso, mesmo que o bem seja doado, estaremos diante das hipóteses de alienação do bem. Na verdade, não faz tanta diferença, já que as operações a serem adotadas serão as mesmas. A alienação no setor público é um fenômeno melhor estudado nas aulas de Direito Administrativo, especificamente nos procedimentos licitatórios. Seria temeridade de minha parte tentar resumir em algumas linhas o tema de uma aula Administração de Recursos Materiais para a Câmara dos Deputados Teoria e exercícios comentados Prof. Felipe Cepkauskas Petrachini Aula 03 Prof. Felipe Cepkauskas Petrachini www.estrategiaconcursos.com.br Página 19 de 159 inteira, de maneira que vou passar rapidamente os requisitos para alienação dos bens móveis e imóveis: - Alienação de bens móveis: o administrador público não faz nada sem que o interesse público o esteja amparando. Assim sendo, é necessário que se comprove o interesse por trás da operação (público, por favor). Fora isto, é QHFHVViULR� TXH� RFRUUD� D� ³desafetação´� GR� EHP�� TXH� QDGD� PDLV� p� GR� TXH� VXD� GHVFDUDFWHUL]DomR� HQTXDQWR� ³EHP� GH� XVR� FRPXP� GR� SRYR´� RX� ³EHP� GH� XVR� HVSHFLDO´��SRLV�HVWDV�PRGDOLGDGHV�GH�EHQV�S~EOLFRV�VmR�LQDOLHQiYHLV��H�FRQVHTXHQWH� caracterização do bem enquanto bem dominical. E, por fim, deve ocorrer licitação, salvo exceções. - Alienação de bens imóveis: Deve ocorrer tudo que eu mencionei acima, e mais ainda, deve haver autorização legislativa que permita a alienação do bem. Ok, mas a alienação não é a única espécie de alteração que o acervo patrimonial da entidade pode sofrer, apesar de ser a principal (e única cobrada no seu edital diretamente). O bem também pode perecer em decorrência de um sinistro (ocorrência de um evento imprevisível) ou mesmo por simples extravio (embora o bem perdido continue a existir, não integra mais patrimônio da entidade). E tem mais uma hipótese, lá do fim da nota de rodapé, que é o comodato. Comodato é um contrato de Direito Civil no qual o comodante cede um bem de sua propriedade gratuitamente ao comodatário, sob a condição de que este restitua o mesmo bem ao final do período fixado. Se qualquer das hipóteses grifadas não ocorrer, não estamos falando de comodato, certo? Mas, se uma repartição pública, via de regra, não se dedica a atividades comerciais e mais ainda, seus bens constituem patrimônio público que, via de regra, não pode seralienado. Então, por que raios estaria tentando se desfazer de um material, quer seja por alienação, cessão, ou qualquer outra forma de transferência prevista em Direito? Administração de Recursos Materiais para a Câmara dos Deputados Teoria e exercícios comentados Prof. Felipe Cepkauskas Petrachini Aula 03 Prof. Felipe Cepkauskas Petrachini www.estrategiaconcursos.com.br Página 20 de 159 Porque é possível que alguns materiais sejam inservíveis à Administração, por uma infinidade de motivos, dentre os quais aqueles previstos no parágrafo único do artigo 3º do Decreto 99.658/1990: Parágrafo único. O material considerado genericamente inservível, para a repartição, órgão ou entidade que detém sua posse ou propriedade, deve ser classificado como: a) ocioso - quando, embora em perfeitas condições de uso, não estiver sendo aproveitado; b) recuperável - quando sua recuperação for possível e orçar, no âmbito, a cinqüenta por cento de seu valor de mercado; c) antieconômico - quando sua manutenção for onerosa, ou seu rendimento precário, em virtude de uso prolongado, desgaste prematuro ou obsoletismo; d) irrecuperável - quando não mais puder ser utilizado para o fim a que se destina devido a perda de suas características ou em razão da inviabilidade econômica de sua recuperação. Com a alienação, transferência ou cessão, passa a haver outra necessidade: a de que o bem registrado no patrimônio seja devidamente baixado, uma vez que não compõe mais o patrimônio da entidade. Na verdade, a baixa do bem é a atividade administrativa correspondente à saída dele do patrimônio. Tudo é registrado, e TUDO MESMO é registrado em uma repartição pública. Pois bem, já sabemos que na baixa o bem deixa de compor o patrimônio da entidade. Mas ele será para sempre lembrado. E por qual razão? O número de registro patrimonial dele não poderá ser utilizado em nenhum outro bem. Aquele número pertence àquele bem, e mesmo que a plaqueta seja removida, não poderá ser utilizada em outro bem. Caso, um dia, aquele mesmo bem retorne ao patrimônio da entidade, somente aí o número voltará a ser utilizado. Até lá, o número fica guardado em outro registro, o de bens desincorporados. Administração de Recursos Materiais para a Câmara dos Deputados Teoria e exercícios comentados Prof. Felipe Cepkauskas Petrachini Aula 03 Prof. Felipe Cepkauskas Petrachini www.estrategiaconcursos.com.br Página 21 de 159 7.2.4 Codificação de Materiais Voltemos um pouco para o contexto empresarial e pensemos em uma fábrica de bicicletas. O almoxarifado possui quinze tipos de correias dentadas, que se diferenciam pelo seu tamanho, material, e marca, e vários pneus de diferentes aros. É perfeitamente aceitável que o almoxarifado comece a se confundir quando o setor produtivo pedir XPD� ³FRUUHLD´� HP� VXD� UHTXLVLomR� GH� PDWHULDLV� H� DFDEH� entregando uma correia diferente daquela que o setor produtivo esperava receber. Mas embora isso seja aceitável, vai atrasar toda a produção das bicicletas, o que vai deixar o dono da empresa bastante frustrado. Por conta desta diversidade incontável de itens, fica inviável identificar todos eles usando apenas o seu nome. 0DV�� VH� DR� LQYpV� GLVWR�� QyV� DJUXSiVVHPRV� WRGRV� RV� LWHQV� ³FRUUHLD´� H� inventássemos, sei lá, um número ou três letras, um código, que representasse todo o grupo, e na segunda parte deste código eu distinguisse todas as correias que estão no estoque também por outro número, isso tornaria as coisas mais fáceis, não acha? A cada item específico corresponde um código, mas os códigos são montados de maneira que todo item semelhante possua parte do código igual ao dos seus pares. E o setor produtivo, ao invés de pedir a correia dentada x, vai pedir o item AC 1275, que corresponde exatamente ao tipo da correia dentada que deseja, em tamanho, marca e material. É isto que representa a codificação de materiais. Mas, o código só será eficiente se for capaz de agrupar itens semelhantes, do contrário, ao invés de uma infinidade de nomes, eu terei uma infinidade de códigos sem sentido, que não servirão para muita coisa. Assim o sendo, conforme Marco Aurélio P. Dias faz questão de deixar claro: Administração de Recursos Materiais para a Câmara dos Deputados Teoria e exercícios comentados Prof. Felipe Cepkauskas Petrachini Aula 03 Prof. Felipe Cepkauskas Petrachini www.estrategiaconcursos.com.br Página 22 de 159 "O objetivo da classificação é definir uma catalogação, simplificação, especificação, normalização, padronização e codificação GH�WRGRV�RV�PDWHULDLV´ Codificação você já sabe o que é.Aqui vai a descrição dos demais termos. - Catalogação: a entidade irá arrolar (registrar) todos os itens existentes, de maneira a não esquecer nenhum deles. Isto permitirá construir um código que seja verdadeiramente útil para o contexto da entidade. - Simplificação: consiste em reduzir a grande variedade de itens existentes a um único item,quando eles tiverem a mesma finalidade. Por exemplo: se a empresa tem dois materiais que fazem exatamente a mesma coisa, seria bom escolher a penas um deles. Isso facilitará a normalização. - Especificação: Consiste na descrição detalhada de cada item, com todas as informações referentes a formato, tamanho, peso, etc. Desta forma, ganha-se duas vezes: não haverá dúvida sobre o material que será solicitado, e isto facilitará a inspeção de qualidade do material. - Normalização: todo material tem um propósito. Nesta etapa, serão descritas todas as diversas aplicações de cada material. - Padronização: não adianta nada a empresa executar todos os passos anteriores se ainda tiver de estocar uma infinidade de itens. Na padronização, se estabelece uma especificação para determinado material, que será sempre deste ou daquele tipo, evitando que uma infinidade de materiais fique estocada desnecessariamente. Acredito que o exemplo do parafuso é ilustrativo: na padronização, a empresa específica que só irá utilizar parafusos com este peso e diâmetro, e assim, só aquele parafuso é comprado e estocado. Ok, feito tudo isto, estamos prontos para utilizar um sistema de codificação. Os dois mais cobrados em prova são os seguintes: - Sistema alfabético: os materiais são codificados utilizando letras, e cada letra especificando um conjunto de características e especificações. Como só Administração de Recursos Materiais para a Câmara dos Deputados Teoria e exercícios comentados Prof. Felipe Cepkauskas Petrachini Aula 03 Prof. Felipe Cepkauskas Petrachini www.estrategiaconcursos.com.br Página 23 de 159 possuímos 26 letras no alfabeto, este sistema de codificação é pouco utilizado. Exemplo: A- Pedal, B- Correia, C- pneu. - Sistema alfanumérico: este sistema utiliza uma combinação de letras e números, nas quais as letras representarão a classe do material e o seu grupo dentro da classe, enquanto os números representam o código indicador do item. Exemplo: AD ± 2568 A ± Grupo D- Classe 2568 ± Código Indicador Vou explicar o significado de grupo, classe e código indicador no item do sistema decimal, já que o funcionamento é semelhante. Sistema Decimal: este é o sistema mais utilizado, inclusive por repartições públicas na codificação não só de matérias, mas de quase qualquer coisa que precise de uma codificação (por exemplo, contas públicas em direito financeiro). Sua popularidade decorre da facilidade de seu uso e da possibilidade de classificar milhõesde itens através das combinações dos números. Você já vai ver porque. Funciona assim: Os dois primeiros dígitos especificarão o grupo do item. Esta é classificação mais abrangente e constitui o primeiro agrupamento de itens. Exemplo: 01 ± matéria prima 02 ± produtos em processamento 03 ± produtos acabados 04 ± material de escritório Administração de Recursos Materiais para a Câmara dos Deputados Teoria e exercícios comentados Prof. Felipe Cepkauskas Petrachini Aula 03 Prof. Felipe Cepkauskas Petrachini www.estrategiaconcursos.com.br Página 24 de 159 Como você pode ver, estes agrupamentos são bastante gerais, e essa é a ideia do Grupo. Cada grupo sofrerá uma nova divisão, agora em classes, que nada mais são do que detalhamentos da informação do grupo. Exemplo: 04 ± material de escritório 01 ± canetas 02 ± lápis 03 ± papel Estamos cada vez mais especificando o material, mas ainda não é suficiente.! Canetas existem de diversos tipos também. Mas falta uma definição destes diversos tipos de materiais, o que é feito através do código de identificação. Vamos brincar com as canetas: 04 ± material de escritório 01 ± canetas 01 ± FDQHWD�PDUFD�³TXDOLGDGH´��SRQWD�ILQD��FRU�SUHWD 02 ± FDQHWD�PDUFD�³HVWLOR´��SRQWD�JURVVD��FRU�D]XO A questão é que quando chegamos neste ponto, podemos ter uma infinidade de itens. Assim, é bastante comum utilizarmos quatro, cinco ou seis dígitos ao invés de apenas dois. E o melhor desta classificação é que ainda poderíamos especificar o código em subclasses, subgrupos e o que mais imaginarmos. E antes de finalizar, um dos sistemas numéricos mais famosos é o sistema DPHULFDQR�³)HGHUDO�Supply Classification´��TXH�VHJXH�R�PHVPR�HVTXHPD�GR�TXH�HX� já expliquei: Administração de Recursos Materiais para a Câmara dos Deputados Teoria e exercícios comentados Prof. Felipe Cepkauskas Petrachini Aula 03 Prof. Felipe Cepkauskas Petrachini www.estrategiaconcursos.com.br Página 25 de 159 XX ± XX ± XXXXXX ± X Tem tudo que nós já aprendemos (explico o último digito logo mais). Os dois primeiros dígitos são o grupo, os dois seguintes a classe, a terceira sequência o código de identificação e o último é o dígito verificador. No que diz respeito ao dígito verificador, existe a possibilidade de que o encarregado do processo produtivo digite o código errado ao passar as informações para o sistema. Isto também traria atrasos. Para evitar isto, acrescentamos o último algarismo(ou par de algarismos), que é um dígito verificador. Ele é gerado através de uma fórmula que leva em conta os dígitos anteriores. Pode ser qualquer fórmula. Desta maneira, se o encarregado errar um dos dígitos do código, o número verificador não vai bater, gerando uma mensagem de erro. Tudo que ele precisará fazer é ver onde errou e reinserir a informação. É isso meu caro, você sabe o que deve saber sobre a gestão do patrimônio. Mesmo assim, dê uma lida no Decreto 99.658/1990 e na Instrução Normativa SEDAP 205/1988. Vai salvar sua vida! . 8. As Compras nas Organizações Este tópico, apesar de parecer curto, é tão grande que precisa ser dividido em tópicos . Mas nada que a gente não resolva. Já pensou em como é que um material chega ao estoque? Qual setor será responsável por suprir os estoques? Primeiramente observe que a ideia de suprimento está ligada ao abastecimento da produção, e este ocorrerá por meio do fornecimento de materiais, matérias-primas e insumos, quando necessários à produção. Administração de Recursos Materiais para a Câmara dos Deputados Teoria e exercícios comentados Prof. Felipe Cepkauskas Petrachini Aula 03 Prof. Felipe Cepkauskas Petrachini www.estrategiaconcursos.com.br Página 26 de 159 O material chegará ao estoque por intermédio de compras, uma operação essencial entre aquelas que compõem o processo de suprimento de uma empresa1. É por está razão que as compras assumem um papel tão importante na ARM. Falamos que os estoques são investimento da empresa. Pois bem, este investimento ocorre justamente por meio das compras. De acordo com Chiavenato2: ³O órgão de compras é hoje considerado um centro de lucro e não simplesmente um centro de custo, uma vez que, quando bem administrado, pode trazer consideráveis economias, vantagens e lucros para a HPSUHVD�´� O processo de compras, como quase todos os processos da ARM, deve analisado de forma ampla, pois envolve desde a programação de compras (localização de fornecedores, negociações...), passando pelo acompanhamento dos pedidos, pelo dispêndio financeiro, até chegar o momento em que os materiais são recebidos e verificados na empresa. Estão entre os objetivos de um setor de compras de uma empresa: manter a produção abastecida com os materiais necessários; obter a quantidade de materiais necessários e com baixos preços; prezar pela qualidade do material que será adquirido; enfim, buscar as melhores condições possíveis para a empresa. Mas não para por aí: também é objetivo do setor de compras suprir as necessidades do sistema de produção, garantindo as entradas do processo produtivo e estabelecendo, por consequência, uma cadeia de suprimentos. 1Dias, Marco Aurélio P., Administração de Materiais: princípios, conceitos e gestão, ed. Atlas, 6ª ed. 2 Chiavenato, Idalberto. Administração de Materiais, ed. Campus, pág. 100. Administração de Recursos Materiais para a Câmara dos Deputados Teoria e exercícios comentados Prof. Felipe Cepkauskas Petrachini Aula 03 Prof. Felipe Cepkauskas Petrachini www.estrategiaconcursos.com.br Página 27 de 159 E não se assuste se, em algum momento, se deparar com uma empresa que optou por operar sem fazer quase nenhuma compra. Tudo vai depender da estratégia adotada Por exemplo, se a empresa adota uma estratégia de verticalização, ela irá produzir ou tentar produzir tudo de que precisa. Seria, por exemplo, uma montadora de carro que opta por produzir o vidro, a borracha e até mesmo a liga de aço que irá compor os seus veículos. Tal empresa conseguirá: - Independência de terceiros - Lucros maiores - Maior autonomia - Domínio sobre tecnologia própria Poxa! Porque comprar de terceiros então? Porque tudo vem com um preço nessa vida. Essa mesma empresa perderá seu foco. Ao invés de só precisar ser boa em uma coisa, vai precisar ser boa em várias. Além do fato de que isto demandará um investimento maior, tornando a própria estrutura da empresa gigantesca (o que, talvez você não acredite, é ruim). Na outra ponta, teremos os amantes da horizontalização. Esta empresa comprará de terceiros o máximo possível dos itens que compõem o produto final. E é aqui que as compras adquirem importância. A horizontalização é a estratégia favorita das empresas modernas. A única coisa que não se costuma terceirizar são os processos fundamentais (core process), e isto apenas para não ter de compartilhar a tecnologia com terceiros e assegurar a qualidade do produto final. Administração de Recursos Materiais para a Câmara dos Deputados Teoria e exercícios comentados Prof. Felipe Cepkauskas Petrachini Aula 03 Prof. Felipe Cepkauskas Petrachini www.estrategiaconcursos.com.br Página 28 de 159 Agora, o resto, pode apostar que provavelmente vai ser terceirizado . 8.1 Organização do setor de compras No processo de compras sãofatores que influenciarão na tomada de decisão: A quantidade (de acordo com a demanda), a qualidade, o preço e o prazo. Segundo Marco Aurélio P Dias: ³Independentemente do porte da empresa, os princípios básicos de organização constituem-se em normas fundamentais, assim consideradas: x Autoridade para compras; x Registro de compras; x Registro de preços; x Registro de estoques e consumo; x Registro de fornecedores; x Arquivos e especificações; x Arquivos de catálogos. Utilizemos o exemplo de uma compra de supermercado. Se você estivesse encarregado do setor de compras e a fim de adequar os investimentos realizados à capacidade financeira da empresa,qual seria a primeira providência a se tomar? Ora, a mesma que você, ser humano racional dotado de recursos limitados tomaria: pesquisa de preços! Não só a pesquisa de preços (de custos), mas, dentre outros, o estudo do mercado, o conhecimento do fornecedor, a possibilidade de se utilizar materiais alternativos. Passada a pesquisa, temos a aquisição, etapa que se estende desde a encomenda, quando necessária, até o recebimento do material. Logo depois de recebido o material, passamos à administração, com os procedimentos de armazenamento no almoxarifado do material comprado Administração de Recursos Materiais para a Câmara dos Deputados Teoria e exercícios comentados Prof. Felipe Cepkauskas Petrachini Aula 03 Prof. Felipe Cepkauskas Petrachini www.estrategiaconcursos.com.br Página 29 de 159 E, por fim, devemos verificar se tudo correu como planejado (controle e avaliação). O material entregue não se revelou de baixa qualidade posteriormente? O vendedor atrasou na entrega? No que diz respeito às compras ela esta assim estruturada: A administração de compras deve manter um fluxo contínuo de suprimentos, mas não deve incorrer em gastos desnecessários. 8.2 Etapas do Processo de Compras De acordo com a estrutura e o porte da empresa, o processo de compras, também denominado ciclo de compras, poderá apresentar pequenas variações, no entanto, a sequência a baixo seria uma organização básica: 1. Solicitação de compras (análise das ordens de compras3 ± Ordem de Compras, recebidas); 2. Seleção de fornecedores(em decorrência de pesquisa); 3. Cotação de preços e determinação do preço certo; 4. Negociações com o fornecedor; 5. Pedido de Compra; 6. Acompanhamento de compras (follow-up); 3 É a comunicação enviada ao setor responsável pelas compras da necessidade de aquisição de materiais. Pesquisa Aquisição Administração Controle e Avaliação Administração de Recursos Materiais para a Câmara dos Deputados Teoria e exercícios comentados Prof. Felipe Cepkauskas Petrachini Aula 03 Prof. Felipe Cepkauskas Petrachini www.estrategiaconcursos.com.br Página 30 de 159 7. Recepção e aceitação das mercadorias (controle e recebimento do material comprado); 8. Aprovação da fatura do fornecedor para pagamento. A solicitação de compras é a origem do processo de compra, ocorre por meio da ordem de compra (OC), que é o documento que informa a necessidade de compra, indicando também, qual o material se deve comprar, a quantidade que se deve comprar, o prazo e o local de entrega. (a solicitação de compras pode ser com ou sem concorrência) A seleção de fornecedores4é etapa que antecede a cotação, na seleção de fornecedores, são analisados o preço, a qualidade, a capacidade produtiva do fornecedor, o prazo de entrega e as condições de pagamento(falaremos de tudo isso na parte de cadastro de fornecedores). Assim, devemos analisar uma série de fatores na seleção do fornecedor, de tal forma que nem sempre o fornecedor selecionado será obrigatoriamente o que apresentar o menor preço. A empresa analisará, de acordo com a suas necessidades, qual é o fornecedor mais adequado. Chiavenato à página descreve dois tipos de fornecedores em seu livro: o real e o potencial. ³Fornecedor real é aquele que já efetuou vendas de materiais ou insumos à empresa, enquanto o fornecedor potencial é aquele que pode se candidatar a IXWXURV�IRUQHFLPHQWRV�´��JULIRV�QRVVRV). A empresa deve observar se seus fornecedores estão cumprindo suas obrigações, e, em não sendo o caso, talvez seja recomendável explorar a lista de fornecedores potenciais. 4 Normalmente a pesquisa e a seleção são feitas entre os fornecedores previamente cadastrados pela empresa, que registra também em um banco de dados as negociações passadas. Administração de Recursos Materiais para a Câmara dos Deputados Teoria e exercícios comentados Prof. Felipe Cepkauskas Petrachini Aula 03 Prof. Felipe Cepkauskas Petrachini www.estrategiaconcursos.com.br Página 31 de 159 A cotação (registro) de preços normalmente é feita entre alguns fornecedores pré-selecionados e tem como objetivo encontrar, a preço satisfatório, os materiais de qualidade e nas especificações que a produção necessita. O pedido de compra é a oficialização do negócio, é o contrato formal que se estabelece entre o comprador e o fornecedor logo após a negociação. Após o pedido ter sido efetuado passamos a uma nova etapa que é a de acompanhamento (follow-up). Esta etapa funciona como um controle do processo de compra5, dedicando sua atenção, entre outras coisas, à entrega do material. Este acompanhamento deve ocorrer por meio de registros devidamente documentados. PERA AÍ!!!! Professor: você disse que a atividade de Recebimento de Materiais era tarefa do almoxarifado. E eu acabei de ler no item 7 que o setor de compras também faz a recepção. Que negócio é esse??!! Calma, pois tudo tem uma explicação. "Recebimento" é uma palavra com dois significados em nossa disciplina. O primeiro deles é aquele previsto na Instrução Normativa SEDAP 205/1988, reproduzido a seguir: 3. Recebimento é o ato pelo qual o material encomendado é entregue ao órgão público no local previamente designado, não implicando em aceitação. Transfere apenas a responsabilidade pela guarda e conservação do material, do fornecedor ao órgão recebedor. Ocorrerá nos almoxarifados, salvo quando o mesmo não possa ou não deva ali ser estocado ou recebido, caso em que a entrega se fará nos locais designados. 5 O setor de compras precisa manter uma boa comunicação com o fornecedor mesmo após a realização do pedido. O processo não deve ser abandonado até o recebimento e conferência da mercadoria. Administração de Recursos Materiais para a Câmara dos Deputados Teoria e exercícios comentados Prof. Felipe Cepkauskas Petrachini Aula 03 Prof. Felipe Cepkauskas Petrachini www.estrategiaconcursos.com.br Página 32 de 159 Qualquer que seja o local de recebimento, o registro de entrada do material será sempre no Almoxarifado. Este recebimento é a entrega física do material na empresa. É caminhão sendo descarregado, é caixa sendo posta no almoxarifado, enfim, é uma atividade braçal. Por outro lado, o recebimento, enquanto atividade intelectual(o que corresponderia à ideia de verificação se aquilo que foi entregue corresponde àquilo que foi comprado) é atividade atribuída pela doutrina ao setor de compras, seguindo a ideia de que aquele que pede é o mais indicado para verificar o que foi pedido. O trecho que você mais vai encontrar associado a esta conclusão é de autoria do DIAS: "A função compras tem por finalidadesuprir as necessidades de materiais ou serviços, planejá-las quantitativamente e satisfazê-las no momento certo com as quantidades corretas, verificar se recebeu efetivamente o que foi comprado e providenciar armazenamento". Conclusão: você vai ter de ler a questão com calma e ter em mente estes dois significados da palavra "recebimento". Bem vindo à selva! 8.3 Negociação A negociação tem um papel significativo no processo de compras, Trata-se de uma relação entre o comprador e o fornecedor, na qual serão levados em consideração alguns itens, tais como: a quantidade, a qualidade, o preço e o prazo. Administração de Recursos Materiais para a Câmara dos Deputados Teoria e exercícios comentados Prof. Felipe Cepkauskas Petrachini Aula 03 Prof. Felipe Cepkauskas Petrachini www.estrategiaconcursos.com.br Página 33 de 159 A empresa deve tratar seus fornecedores como parceiros em seus negócios. ³$� QHJRFLDomR� VHUYH� SDUD� GHILQLU� FRPR� VHUi� IHLWD� D� HPLVVmR� GR� SHGLGR� GH� FRPSUD�DR�IRUQHFHGRU�´. Pois bem, as etapas de uma negociação costumam ser divididas seguindo esquemas semelhantes ao abaixo: - Preparação para a negociação: É o primeiro momento onde podemos pensar em negociação. Aliás, não estamos fazendo mais que isso mesmo . Nesta etapa, nem sentamos à mesa com a contraparte. Estamos imaginando o que ela quer, onde podemos ceder, o que devemos fazer, o que falar, como se comportar, enfim, você marcou um encontro com uma garota s 19h, e agora são 18h . Pontos que costumam ser associados a esta fase: - Presunção de necessidades e expectativas da contraparte (nós apenas fazemos uma ideia do que a nossa contraparte precisa). - Planejamento de como nos comportaremos. Negociador de compras Fornecedores Devem ter como objetivo o equilíbrio do negócio, uma situação em que ambos possam sair ganhadores. Administração de Recursos Materiais para a Câmara dos Deputados Teoria e exercícios comentados Prof. Felipe Cepkauskas Petrachini Aula 03 Prof. Felipe Cepkauskas Petrachini www.estrategiaconcursos.com.br Página 34 de 159 - Fixação de parâmetros máximos e mínimos para a negociação, bem como de nossos limites de concessão (quanto estamos dispostos a ceder). - Abertura Deu 19 horas, e Deus, ela é linda . Foco meu filho, você quer agradar . A abertura da negociação busca realizar uma aproximação entre as partes, para que elas se sintam confortáveis como que se seguirá. Assim, o que buscamos nesta etapa é a criação de um clima de receptividade. - Exploração Ora da boa e velha conversa. Até agora a negociação estava centrada naquilo que nós considerávamos bom, justo e correto. Na etapa de exploração, nós estamos tentando descobrir a necessidade da contraparte, o que nossa contraparte anseia, espera e tem como bom, justo e correto. Em outras palavras, como já foi dito em prova da FUB, em 2013: Na etapa de (abertura) exploração de um processo de negociação, evidenciam-se os objetivos, as expectativas e as necessidades de ambas as partes, de forma que se permita ao outro fazer um relacionamento de seus próprios objetivos e expectativas iniciais com as necessidades da outra parte. - Apresentação Ok, agora que sabemos o que queremos e o que nossa contraparte quer, está na hora de dizermos o que queremos efetivamente. Hora de apresentar sua proposta, já levando em consideração o que ambos desejam. E como não existe almoço grátis, é um bom momento para mostrar porque o acordo é bom para ambos os lados. - Clarificação É possível que você e a contraparte não fechem negócio logo de cara (aliás, são raras as oportunidades nas quais uma das partes aceita integralmente os termos da outra, sem nem mesmo surgir alguma dúvida sobre o assunto. Administração de Recursos Materiais para a Câmara dos Deputados Teoria e exercícios comentados Prof. Felipe Cepkauskas Petrachini Aula 03 Prof. Felipe Cepkauskas Petrachini www.estrategiaconcursos.com.br Página 35 de 159 Que fazermos: clarificamos! Tornamos claros os pontos sobre os quais pairam dúvidas, e mantemos em mente que, se a contraparte não quisesse fechar negócio, já teria dito há muito tempo . - Ação final É o grande momento, a hora de decidir. Você já fez sua oferta, já discutiu, transigiu, expôs, argumentou, enfim, tudo que havia a ser dito, foi dito. Esta é a hora na qual se pede uma decisão da contraparte. Ou sim, ou não . Ou, se a natureza do negócio recomendar, podemos também fixar um prazo para aceitação da proposta (para a contraparte mastigar o assunto ). - Controle e avaliação. Uma vez fechado o negócio, esta etapa busca certificar-se de que o combinado foi ou está sendo cumprido. No nosso caso, o resultado final de uma negociação bem sucedida é o pedido de compra. Em quase todas as oportunidades, este pedido de compras se encontrará consubstanciado em um contrato formal que representa fielmente as condições estipuladas na negociação. Das poucas vezes em que não houver contrato, a própria aceitação do pedido de compra pelo fornecedor possui caráter contratual, obrigando-o a atender todas as condições estipuladas no pedido, como por exemplo, quantidade, qualidade, frequência de entregas, prazos, preços e o local de entrega dos materiais. Dado este caráter contratual da negociação (fique tranquilo que teoria dos contratos é tema de Direito Civil, então, infelizmente, não vou dar aula disso agora ), quaisquer alterações nas condições originais devem ser objeto de novas discussões e entendimentos, para que não haja dúvidas sobre o que se propõe e Administração de Recursos Materiais para a Câmara dos Deputados Teoria e exercícios comentados Prof. Felipe Cepkauskas Petrachini Aula 03 Prof. Felipe Cepkauskas Petrachini www.estrategiaconcursos.com.br Página 36 de 159 deseja que seja fornecido. Do contrário, a empresa corre o risco de que haja contestação por parte dos fornecedores, que acreditarão ter cumprido as condições contratadas. 8.4 Centralização e Descentralização de Compras Outra característica da organização das compras é aquela relacionada a analise quanto a sua centralização(onde um único órgão é responsável pelas compras ± o que favorece o controle de estoques) ou descentralização(quando há unidades de compras dispersas). Acredito que o que realmente importa neste tópico seja a análise comparativa sobre as vantagens de cada uma: A Centralização das Compras, de acordo com a doutrina, oferece as seguintes vantagens: - Possibilidade de compras em maior volume, o que pode significar o aproveitamento de condições e preços melhores, decorrentes de descontos, por exemplo; - Redução dos custos de transporte vez que valor do frete poderá ser ³UDWHDGR´�HQWUH�XP�PDLRU�Q~PHUR�GH�PHUFDGRULDV� - Homogeneidade na qualidade dos materiais adquiridos; - Possibilidade de acerto de entregas menores e periódicas, que evitam a ocorrência de pedidos duplicados; - Melhor controle global das transações financeiras relacionadas ao setor de compras, uma vez que todas elas serão gerenciadas pelo mesmo departamento; - Evita a concorrência danosa entre os compradores regionais e as disparidades de preços de aquisição de um mesmo material por vários compradores Por outro lado, a Descentralização das Compras é associada às seguintes vantagens: Administração de Recursos Materiais para a Câmara dos Deputados Teoria e exercícios comentados Prof. Felipe CepkauskasPetrachini Aula 03 Prof. Felipe Cepkauskas Petrachini www.estrategiaconcursos.com.br Página 37 de 159 - Oferece maior autonomia funcional às unidades regionais; - Permite maior flexibilidade e sensibilidade na solução de problemas regionais. A unidade descentralizada está mais próxima dos problemas e anseios de sua área de controle, além de melhor representar seus interesses, por constituir um grupo menor. Desta forma, é de se esperar que possua melhor conhecimento a respeito das fontes de suprimento, meios de transporte e armazenamento mais próximo da região; - Em situações emergenciais, costuma oferecer soluções mais rápidas e adequadas àquele momento, pelas mesmas razões do item anterior. - Permite melhor controle de suas funções. Lembre-se que estruturas menores são sempre mais fáceis de gerenciar. 8.5 Modalidades de Compras Toda classificação tem um propósito (ou ao menos, deveria ter um). Não existem classificações boas ou ruins, mas existem classificações úteis e inúteis. As modalidades de compras não são mais do que classificações. E não, isto aqui não tem absolutamente nada a ver com a matéria de licitações, que vocês verão com clareza nas aulas de Direito Administrativo. Dito isto, eu não me preocuparia tanto em memorizar as modalidades aqui expostas, são auto-explicativas. Vamos lá: Eu posso dividir as compras conforme o item comprado. Assim temos: Compra voltada para o investimento: os bens assim adquiridos não integrarão o produto final, mas farão parte do ativo imobilizado da empresa. Toda vez que a empresa compra um prédio, máquinas de produção, ou até as cadeiras onde os funcionários sentam, está comprando voltando seu foco para o investimento, pois não tem intenção de vender esses itens no mercado. Administração de Recursos Materiais para a Câmara dos Deputados Teoria e exercícios comentados Prof. Felipe Cepkauskas Petrachini Aula 03 Prof. Felipe Cepkauskas Petrachini www.estrategiaconcursos.com.br Página 38 de 159 Compra voltada para o consumo: falamos aqui daqueles materiais que compõem o processo produtivo. Olhe para a seta de novo: Todos os itens comprados para integrar esse processo são feitos por compras voltadas para o consumo. Posso dividir também levando em conta onde está o fornecedor. Compra local:Sem complicações: são as compras feitas no mesmo país da empresa compradora. Compra importada:O fornecedor dos produtos encontra-se em outro país que não o do comprador. Também posso classificar as compras de acordo com seu nível de formalização: Compra formal: Essas aqui são mais comuns no setor público, face à exigência de licitação e outras exigências burocráticas atinentes ao Direito Financeiro. São compras que exigem comprovação de, se não todas grandes parte dos processos que as justificaram. Compra informal: Por sua vez, são compras que não necessitam seguir um ritual tão detalhado e rígido. Pense na feira: é tudo feito e combinado de boca, você e o feirante acertam o preço na hora e você sai com a verdura, sem nenhum "papel" que comprove a operação. Materias- primas Materiais em processamento Materiais semiacabados Materiais acabados ou componentes Produtos acabados Administração de Recursos Materiais para a Câmara dos Deputados Teoria e exercícios comentados Prof. Felipe Cepkauskas Petrachini Aula 03 Prof. Felipe Cepkauskas Petrachini www.estrategiaconcursos.com.br Página 39 de 159 Outra classificação que pode ser cobrada (e essa sim eu considero muito útil) é a da urgência na entrega do item: Compras antecipadas: São compras feitas com planejamento. A empresa compra o item antes mesmo de vir a precisar dele. Compras contratadas: Neste caso,a figura do contrato de fornecimento ganha uma importância maior. Nele ficará discriminado a época em que o material deve ser entregue (não sendo recomendado nem que a entrega seja feita antes, nem depois), ou em quantas vezes a entrega será feita (um lote, dois, três, e assim por diante). A compra é feita com tamanha antecedência que é possível inclusive fixar entregas periódicas do material. Compras emergenciais: Compras realizadas quando deu o popular "xabú" (que desconfio não ser com "x"). A necessidade da compra não foi prevista com antecedência, seja pela imprevisibilidade do evento que a provocou ou pela própria falta de planejamento do gestor. Esse tipo de compra merece atenção especial, pois é prejudicial à empresa. A pressa coloca o fornecedor em posição de vantagem, pois a empresa não tem tempo de procurar muitos fornecedores para avaliar o preço. Devem ser evitadas. 8.6 Acompanhamento de Pedidos 1yV�Mi�IDODPRV�SRU�FLPD�GHVVH�DVVXQWR��(VWH�p�R�³Follow-up´ que mencionei no ciclo de compras. A fim de que a nossa empresa não entre em falência pela ausência de materiais para dar seguimento a sua produção, é necessário que o órgão de compras certifique-se que o material será entregue dentro dos prazos estipulados, como não poderia deixar de ser, na quantidade e qualidade contratadas. Para que se tenha absoluta certeza de que isto irá ocorrer, o setor de compras não deve abandonar o fornecedor logo após o encaminhamento do pedido de compras. Administração de Recursos Materiais para a Câmara dos Deputados Teoria e exercícios comentados Prof. Felipe Cepkauskas Petrachini Aula 03 Prof. Felipe Cepkauskas Petrachini www.estrategiaconcursos.com.br Página 40 de 159 Muito pelo contrário: deve entrar em contato com o fornecedor de maneira constante, assegurando-se de que a produção do material solicitado está em andamento. Ao realizar este monitoramento constante do fornecedor, cobrando de maneira permanente resultados (que, no caso, são os fornecimentos de bens demandados), ao invés de simplesmente abandonar completamente o controle do pedido, é como se o setor de compras desse prosseguimento no desempenho de sua atividade, razão pela qual o correspondente em inglês desta descrição é o nosso Follow-up (acompanhar, seguir, agendar). E é só isso. Próximo ponto. 8.7 Cadastro de Fornecedores O que, em verdade, seu examinador quer neste tópico é o conhecimento teórico por trás da construção do cadastro de fornecedores. E é o que eu vou ensinar a você. Antes de qualquer coisa, você poderia imaginar que o cadastro de fornecedores é algo inútil e ultrapassado. Afinal, eu sempre posso procurar na internet por determinado produto e comprá-lo, sem ter de incorrer nos custos de manter um cadastro próprio. Além do que, o cadastro do Google sempre será maior e mais completo que o de qualquer corporação do mundo . Bobagens à parte, só tem um problema neste raciocínio: não estamos mais comprando um quilo de carne no açougue. O ato de compra em uma empresa é uma tarefa bastante complexa, envolvendo conhecimentos que vão desde o próprio objeto da compra (especificação do material, normas aplicáveis, critérios de inspeção) até a busca de fontes de suprimento que sejam capazes de abastecer a empresa com o produto desejado, na hora certa, local certo e na quantidade certa. Lembra-se da tríade? Olha ela de novo: Administração de Recursos Materiais para a Câmara dos Deputados Teoria e exercícios comentados Prof. Felipe Cepkauskas Petrachini Aula 03 Prof. Felipe Cepkauskas Petrachini www.estrategiaconcursos.com.br Página 41 de 159 Já ficou mais complicado né? Para isso serve o cadastro de
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