APOSTILA_02 GESTÃO DE PROJETOS ORGANIZACIONAIS

Prévia do material em texto

Projeto de Mudança 
Organizacional
Danielle Stelzer
Projeto de Mudança Organizacional 2
Sumário
Introdução ....................................................................................................... 03
Objetivos ......................................................................................................... 04
Estrutura do Conteúdo .................................................................................. 04
Projeto de Mudança Organizacional
Tópico 1: Mudança Organizacional .................................................................. 05
Tópico 2: Proposta de Projeto de Mudança Organizacional ............................. 06
Tópico 3: Apresentação da Proposta ................................................................ 09
Tópico 4: Projeto de Mudança Organizacional ................................................ 10
Tópico 5: Fases do Projeto de Mudança Organizacional ................................. 12
5.1 Workshop: Início do Projeto ........................................................ 12
5.2 Preparação dos Instrumentos de Coleta de Dados .................... 13
5.3 Seleção de Conceitos ................................................................. 14
5.4 Coleta de Dados ......................................................................... 14
5.5 Segundo Workshop: Validação dos Dados ................................. 14
5.6 Diagnóstico ................................................................................. 14
5.7 Propostas de Mudanças ............................................................. 14
5.8 Plano de Ação (PA) ..................................................................... 15
5.9 Retorno do Investimento ............................................................. 15
5.10 Detalhamento das Propostas de Mudança Aprovadas ............. 15
5.11 Implantação das Propostas de Mudança ................................. 16
5.12 Acompanhamento dos Resultados .......................................... 16
5.13 Terceiro Workshop: Apresentação dos Resultados .................. 16
Resumo ........................................................................................................... 17
Leitura Complementar ................................................................................... 18
Referências Bibliográficas ............................................................................ 19
Projeto de Mudança Organizacional 3
Seja bem-vindo(a) ao conteúdo “Projeto de Mudança Organizacional”.
Promover uma mudança em uma organização não é algo tão simples como possa 
parecer. Para mudar, é preciso constituir um minucioso planejamento, que irá nortear todo 
o processo de condução da mudança. Ademais, diversos fatores precisam ser levados 
em consideração, dentre eles a criação de uma cultura organizacional favorável a esse 
processo de mudança.
Carreira (2009) ressalta que é por intermédio de um projeto de mudança organizacional 
(PMO) que os processos são racionalizados, os cargos são criados, os perfis profissional 
e psicológico são desenhados, as bases de dados são criadas e relacionadas, o layout 
administrativo planejado, a estrutura organizacional é construída e os manuais de 
procedimentos são escritos.
Bons estudos!
Projeto de Mudança Organizacional 4
Estrutura do Conteúdo
Objetivo
sAo final deste conteúdo, esperamos que você seja 
capaz de:
1. Desenvolver um projeto de mudança na or-
ganização;
2. Identificar os pontos fortes e fracos e defici-
ências de um sistema;
3. Tornar os processos organizacionais mais 
ágeis e flexíveis.
Para melhor compreensão do conteúdo estuda-
do, este material está dividido nos seguintes tópicos: 
1. Mudança Organizacional
2. Proposta de Projeto de Mudança Organiza-
cional
3. Apresentação da Proposta
4. Projeto de Mudança Organizacional
5. Fases do Projeto de Mudança Organizacional
Projeto de Mudança Organizacional 5
1. Mudança Organizacional
A mudança é consequência natural da evolução, porém causa temor devido aos 
impactos causados e à resistência gerada. As forças que surgem em consequência dessa 
resistência, se não neutralizadas, provocam oposições à mudança do status quo.
Mudança
Organizacional
Processos Estratégia
Melhorias Motivação
Redução 
de Custos
Trabalho 
em equipe
Considerando o enredamento do mercado no que diz respeito à competitividade, as 
organizações, visando à manutenção da sua competitividade, devem buscar continuamente 
a excelência dos seus processos através da eficiência e eficácia. Porém, nem sempre é 
tão simples alcançar esse objetivo, por isso é preciso, inicialmente, corrigir as disfunções 
organizacionais para que a empresa possa ser organizada ou reorganizada.
Projeto de Mudança Organizacional 6
Intenso uso de automatização — visando ao aumen-
to da produtividade, redução de custos e aumento 
da eficiência, as empresas buscam racionalizar seus 
processos através do uso de tecnologia de ponta.
Redução do quadro de pessoal — promove a mu-
dança na cultura e clima, por conta da desmotivação.
Terceirização ou outsourcing — a terceirização é uma 
alternativa para muitos empresários, visando à redução 
de custos e de processos burocráticos. Atividade-fim 
não pode ser terceirizada, porém ao terceirizar ativida-
des-meio, acabam substituindo colaboradores internos.
Fusões e alianças estratégicas — essa mudança irá 
alterar toda a estrutura organizacional, já que duas 
ou mais empresas juntam seus patrimônios, forman-
do uma nova sociedade.
Downsizing — visa à eliminação de processos des-
necessários na empresa, envolvendo demissões, 
redução de custos, reestruturação organizacional e 
achatamento da estrutura através da redução dos 
níveis hierárquicos.
No artigo publicado por PERIARD, Gustavo, Downsizing – 
O que é e como funciona, você vai encontrar um pouco sobre a 
técnica da Administração que tem como objetivo principal eliminar a 
burocracia corporativa desnecessária. Disponível na sessão Leitura 
Complementar.
2. Proposta de Projeto de Mudança Organiza-
cional 
Segundo Carreira (2009), para realizar um projeto de mudança organizacional é 
necessário alocar recursos humanos para constituir a equipe de trabalho; recursos 
orçamentários para cobrir despesas; recursos materiais; recursos tecnológicos e espaço 
físico.
Projeto de Mudança Organizacional 7
Para que esses recursos sejam obtidos, o administrador 
deverá preparar uma proposta de PMO e apresentá-la à 
diretoria, e somente após a aprovação poderá dar início 
ao projeto.
Os itens que devem compor a 
proposta estão relacionados nos tópicos 
a seguir.
Objetivo: informar, de forma clara, onde o projeto pre-
tende chegar.
Antecedentes: histórico da situação, apresentando os 
fatos que levaram à necessidade do projeto.
Metodologia: tipo de abordagem adotada e quais se-
rão as ferramentas utilizadas.
Equipe de trabalho: como coordenador do projeto, o 
administrador deverá montar uma equipe de trabalho inter-
na, externa ou mista.
Projeto de Mudança Organizacional 8
Cronograma: calcular em dias úteis o tempo necessário 
para a realização do PMO.
Prazo de entrega: calcular em dias úteis e assegurar 
uma margem de 20% para esse prazo. O prazo deve fazer 
parte do contrato e está sujeito à multa no caso de descum-
primento.
Custo: despesas com equipe, despesas administrativas 
(transporte, alimentação, diárias, material, mobiliário, máqui-
nas etc.), encargos sociais.
Condições de pagamento: variam de acordo com o 
tempo de execução e despesas. Normalmente são efetua-
dos em parcelas.
Produto do trabalho: informar qual o produto final do 
projeto. Detalhar a informação para que possam surgir me-
nos dúvidas quanto à sua composição.
Projeto de Mudança Organizacional 9
3. Apresentação da Proposta
A apresentação da proposta deverá ser feita em um evento devidamente organizado, 
planejando:
Escolha da data e horáriodo evento — usualmente, escolhe-se terças, 
quartas ou quintas, pois as segundas são utilizadas para o planejamento 
da semana e às sextas os colaboradores já estão fatigados.
Local — escolher a 
sala de reunião da 
empresa ou um espa-
ço externo destinado 
às convenções.
Seleção dos 
participantes— o 
presidente decidirá 
quem participará 
do evento, fazendo 
convites nominais.
Tradução 
simultânea— 
caso haja algum 
participante 
estrangeiro, o serviço 
de tradução deverá 
ser contratado.
Tempo de 
apresentação— não 
deve ser superior 
a 45 minutos.
Recursos utiliza-
dos— pôsteres, data 
show, iluminação.
Café da manhã — 
deverá ser preparado 
antes do início do 
evento. É um momento 
de descontração 
e integração dos 
convidados.
Tempo de apresenta-
ção — não deve ser 
superior a 45 minutos.
Metodologia da apre-
sentação — o presi-
dente deverá abrir o 
evento, passando a 
palavra ao coorde-
nador do projeto.
Perguntas e respos-
tas— abrir espaço para 
perguntas e respostas 
ao final do evento.
Registrar o evento — coletar informações 
sobre as expectativas dos participantes com 
relação ao projeto.
Agradecimento 
e avaliação — o 
presidente poderá 
agradecer aos 
participantes 
através de e-mail.
Escolha da data e horário do evento — usualmente, escolhe-se terças, 
quartas ou quintas, pois as segundas são utilizadas para o planejamento 
da semana e às sextas os colaboradores já estão fatigados.
Local — escolher a 
sala de reunião da 
empresa ou um espa-
ço externo destinado 
às convenções.
Seleção dos 
participantes— o 
presidente decidirá 
quem participará 
do evento, fazendo 
convites nominais.
Tradução 
simultânea— 
caso haja algum 
participante 
estrangeiro, o serviço 
de tradução deverá 
ser contratado.
Tempo de 
apresentação— não 
deve ser superior 
a 45 minutos.
Recursos utiliza-
dos— pôsteres, data 
show, iluminação.
Café da manhã — 
deverá ser preparado 
antes do início do 
evento. É um momento 
de descontração 
e integração dos 
convidados.
Tempo de apresenta-
ção — não deve ser 
superior a 45 minutos.
Metodologia da apre-
sentação — o presi-
dente deverá abrir o 
evento, passando a 
palavra ao coorde-
nador do projeto.
Perguntas e respos-
tas— abrir espaço para 
perguntas e respostas 
ao final do evento.
Registrar o evento — coletar informações 
sobre as expectativas dos participantes com 
relação ao projeto.
Agradecimento 
e avaliação — o 
presidente poderá 
agradecer aos 
participantes 
através de e-mail.
Projeto de Mudança Organizacional 10
4. Projeto de Mudança Organizacional
O PMO é um projeto de mudança responsável pelas atividades gerenciais necessárias 
para que os projetos sejam realizados com sucesso, onde todas as atividades são 
planejadas, organizadas, conduzidas e controladas.
Acesse o Recurso Multimídia e veja o vídeo sobre como 
transformar seu PMO em um agente de mudança organizacional.
Conteúdo On-line
Projeto de Mudança Organizacional 11
O PMO somente será iniciado posteriormente à aprovação da proposta de projeto. 
Após, algumas providências precisam ser tomadas para que o trabalho seja iniciado:
O coordenador deverá requerer a prepara-
ção da sala de trabalho, solicitando mesa 
de reunião, estação de trabalho, softwares 
especializados, impressora, arquivos, qua-
dro de avisos e telefone.
Preparação da 
sala de trabalho
O coordenador deverá requerer a prepara-
ção da sala de trabalho, solicitando mesa 
de reunião, estação de trabalho, softwares 
especializados, impressora, arquivos, qua-
dro de avisos e telefone.
Preparação 
da equipe
Deverá ser composta por profissionais de 
diversas formações, padronizando os con-
ceitos e oferecendo treinamento para uso 
das ferramentas e softwares.
Deverá ser composta por profissionais de 
diversas formações, padronizando os con-
ceitos e oferecendo treinamento para uso 
das ferramentas e softwares.
Criação de 
grupos de 
trabalho
É preciso agrupar os membros da equipe, 
que deverá contar com um especialista e 
um par de auxiliares de pesquisa.
Criação de 
grupos de 
trabalho
É preciso agrupar os membros da equipe, 
que deverá contar com um especialista e 
um par de auxiliares de pesquisa.
Distribuição 
do trabalho
Cabe ao coordenador do projeto, respei-
tando o conhecimento técnico dos grupos 
de trabalho.
Distribuição 
do trabalho
Definição das 
abordagens 
De posse dos dados e informações 
necessários, definir as abordagens de 
gestão e ação, utilizando os dados co-
letados quando da elaboração da pro-
posta.
De posse dos dados e informações 
necessários, definir as abordagens de 
gestão e ação, utilizando os dados co-
letados quando da elaboração da pro-
posta.
SoftwaresO coordenador do projeto deverá definir 
quais os softwares e versões a serem 
utilizados na coleta de dados.
Detalhamento 
do cronograma
Detalhar o cronograma apresentado na 
proposta, especificando as atividades a 
serem realizadas em cada fase, a rela-
ção dos entrevistados etc.
Instrumentos 
de mensuração
 Informar os instrumentos que irão con-
trolar os grupos de trabalho, a fim de as-
segurar que o projeto cumpra o prazo.
 Informar os instrumentos que irão con-
trolar os grupos de trabalho, a fim de as-
segurar que o projeto cumpra o prazo.
Formação 
da equipe 
de apoio 
O coordenador deverá formar uma equipe de apoio para dar 
assistência operacional e técnica aos grupos de trabalho (TI 
e Operacional)
É preciso agrupar os membros da equipe, 
que deverá contar com um especialista e 
um par de auxiliares de pesquisa.
Cabe ao coordenador do projeto, respei-
tando o conhecimento técnico dos grupos 
de trabalho.
O coordenador do projeto deverá definir 
quais os softwares e versões a serem 
utilizados na coleta de dados.
Detalhar o cronograma apresentado na 
proposta, especificando as atividades a 
serem realizadas em cada fase, a rela-
ção dos entrevistados etc.
 Informar os instrumentos que irão con-
trolar os grupos de trabalho, a fim de as-
segurar que o projeto cumpra o prazo.
O coordenador deverá formar uma equipe de apoio para dar 
assistência operacional e técnica aos grupos de trabalho (TI 
e Operacional)
Projeto de Mudança Organizacional 12
5. Fases do Projeto de Mudança Organizacional
Após a preparação do pessoal, da infraestrutura e dos conceitos, é chegado o 
momento de dar o primeiro passo no projeto, adotando as fases delineadas a seguir:
Acesse o Recurso Multimídia e veja o vídeo sobre inovação 
e mudança organizacional.
Conteúdo On-line
5.1 Workshop: Início do Projeto
Workshop é uma reunião de trabalho planejada que tem como objetivo atrair todas as 
pessoas que participarão do projeto. Podem ser utilizados meios de comunicação, como: 
e-mail, quadro de avisos, intranet ou home page. Devem ser trabalhadas a apresentação 
da equipe, da proposta de trabalho e da sala de trabalho.
Projeto de Mudança Organizacional 13
Revisão da literatura: compreende a identificação, coleta e análise dos instrumentos 
escritos (internos ou externos) referentes ao tema que está sendo desenvolvido. Salienta-se 
a legislação e os instrumentos executivos da empresa, como: normas, instruções, rotinas, 
estatutos sociais, organogramas, regulamentos, relatórios e outros documentos análogos, 
assim como bibliografia especializada.
Entrevistas: utilizadas quando se pretende obter informações “arquivadas” na 
memória dos entrevistados. É o meio mais indicado para obter informações qualitativas 
de todos os integrantes da organização, como: quais são suas qualificações, o que 
fazem, até que ponto estão identificados com a política da organização etc, evitando 
termos técnicos e sendo formal e objetivo. As entrevistas podem ser padronizadas, 
quando há um roteiro preestabelecido ou despadronizadas, quando não há um 
direcionamento prévio, além da manifestação espontânea do depoente.
5.2 Preparação dos instrumentos de coleta de dados
Nesta fase, devem ser preparados os roteiros de entrevistas, questionário, observação 
pessoal e pesquisa de documentos.
Questionários: têm grande utilidade,apesar de sua elaboração ser complexa. Sua 
utilização é adequada quando não há tempo suficiente para se entrevistar todas as pessoas ou 
quando o número de pessoas é muito grande. As informações coletadas podem ser utilizadas 
para fins estatísticos e as questões podem ser fechadas, abertas ou mistas. Nas fechadas, 
o indivíduo apenas seleciona a opção (entre as apresentadas), que mais se adéqua à sua 
opinião. Nas abertas é permitido construir a resposta com as suas próprias palavras, tendo a 
liberdade de expressão, e nas mistas o respondente pode desenvolver (completar, relacionar...) 
sua opinião.
Observação direta/pessoal: meio de comparar as informações das entrevistas 
e questionários com a realidade, pois permite o registro do fato no momento em 
que ele ocorre, evidenciando dados não constantes do roteiro de entrevistas ou de 
questionários. 
As técnicas de levantamento de dados servem como base para 
o Diagnóstico Organizacional, que visa identificar os pontos fortes, 
pontos fracos e pontos a melhorar existentes em uma organização.
Importante
Projeto de Mudança Organizacional 14
5.3 Seleção de Conceitos
A seleção de conceitos pode comprometer a coleta de dados, devido à quantidade 
nomeada. É preciso haver um equilíbrio para que não haja poucos conceitos ou conceitos 
em excesso que refletirão na fase de diagnóstico. Essa seleção será responsável por 
avaliar a atual situação da empresa.
5.4 Coleta de Dados
5.5 Segundo Workshop: Validação dos Dados
É a fase mais importante do PMO. Os fatos reais não podem ser modificados. Cada 
membro deverá coletar o que realmente está vendo, e não o que gostaria de ver.
Nesta fase, reúne-se todos que participaram da coleta de dados. O convite deve 
ser feito pelo presidente da empresa, eliminando a hierarquia existente entre os que 
participaram. Somente após a validação dos dados pode-se passar para a fase de 
diagnóstico.
5.6 Diagnóstico
Composto por duas etapas: (i) análise entre o conceito e o dado coletado e (ii) 
desvantagens. É preciso avaliar o resultado do uso dos dados de acordo com os conceitos 
apresentados e demonstrar quais as desvantagens a organização pode apresentar 
se utilizar tais conceitos de maneira errada. Um diagnóstico detalhado cria condições 
favoráveis para a fase de proposta de mudanças. (CARREIRA, 2009).
5.7 Propostas de Mudanças
O coordenador do projeto é responsável pela elaboração das propostas, que irão 
permitir a solução de cada uma das disfunções identificadas na fase de diagnóstico. As 
propostas devem ser sustentadas por vantagens na implantação e visar ao o alcance dos 
objetivos organizacionais.
Projeto de Mudança Organizacional 15
5.8 Plano de Ação (PA)
As propostas devem ser classificadas em curto, médio e longo prazo. Essa definição 
cabe ao coordenador do projeto, porém ele pode solicitar a participação dos demais 
membros da equipe, considerando que todos fazem parte do quadro funcional da 
organização, todos conhecem sua cultura, clima e normas internas e têm sensibilidade 
para opinar sobre as propostas.
5.9 Retorno do Investimento
Um PMO não deve ser considerado uma despesa, mas, sim, um investimento, 
portanto é preciso demonstrar os benefícios que cada um das mudanças irá proporcionar 
à empresa, tanto financeiro quanto em relação à melhoria da qualidade dos produtos ou 
serviços oferecidos.
5.10 Detalhamento das Propostas de Mudança Aprova-
das
Etapa em que todas as transformações devem ser minuciosamente detalhadas, 
no que diz respeito às variáveis que sofrerão mutações dentro da organização. Neste 
momento, podem ser criados novos modelos de estrutura operacional e organizacional.
Projeto de Mudança Organizacional 16
Carreira (20009) salienta que a fase de implantação deve ser planejada, visto que 
diversas ações poderão acontecer simultaneamente. Nesse caso, é preciso treinar os 
recursos humanos, que deverá ser executado por uma equipe multiprofissional, composta 
por psicólogos, pedagogos e profissionais especializados.
5.11 Implantação das Propostas de Mudança
Fase de acompanhamento e avaliação dos resultados da implantação das mudanças, 
com o objetivo de corrigir as distorções entre o real e o proposto. Podem ser desenvolvidos 
novos cronogramas para avaliar os resultados do projeto, bem como instrumentos de 
mensuração. Os resultados alcançados devem ser apresentados à presidência.
5.12 Acompanhamento dos Resultados 
Semelhante ao primeiro, objetiva informar os resultados alcançados após a 
implantação das mudanças.
5.12 Terceiro workshop: Apresentação dos Resultados 
Segundo Germano e Solheiro (2013), a sigla PMO também 
pode significar Project Management Office, traduzida para portu-
guês como Escritório de Projetos ou Escritório de Gerenciamento 
de Projetos, e representa uma área da empresa responsável pelas 
atividades gerenciais necessárias para que os projetos certos sejam 
realizados com sucesso.
Projeto de Mudança Organizacional 17
A mudança é algo muito complexo para ser entendido. Observamos que através des-
te processo podemos identificar o caminho para a solução de diversos problemas que 
afligem as organizações constantemente.
Vimos como preparar uma proposta de mudança de maneira que contenha todas as 
informações necessárias à sua aprovação, tais como objetivos, antecedentes e produto 
do trabalho, além da importância da apresentação da proposta e aprovação pela diretoria 
da empresa para que se conduza o PMO.
O PMO colabora com a cultura de mudanças na organização, uma vez que, expostos 
os benefícios da mudança, quebra o paradigma de que mudança gera desemprego e, por 
isso, é tão temida por todos na organização, provocando resistência. (CARREIRA, 2009)
Dentre as fases a serem percorridas na elaboração do PMO, a fase que mais se 
destaca é a de coleta de dados, em que, através da utilização das ferramentas: entrevis-
tas, questionários, revisão da literatura e observação pessoal, são salientados os pontos 
fortes, fracos e pontos a melhorar na empresa. Sua relevância se dá por estar livre de 
“achismos” e registrar apenas aquilo que é verdadeiro, concreto na organização.
Projeto de Mudança Organizacional 18
Para obter mais informações sobre o desenvolvimento do conteúdo estudado, sugerimos 
a leitura dos seguintes textos:
BRESSAM, Cyndia L. Mudança Organizacional: uma visão gerencial. 2004. Disponível 
em: <http://www.unifae.br/publicacoes/pdf/art_cie/art_25.pdf>.
PERIARD, Gustavo. Downsizing – O que é e como funciona. 2011. Disponível em: 
<http://www.sobreadministracao.com/downsizing-o-que-e-e-como-funciona>.
Projeto de Mudança Organizacional 19
CARREIRA, D. Organização, Sistemas e Métodos: ferramentas para racionalizar as 
rotinas de trabalho e a estrutura organizacional da empresa. São Paulo: Saraiva, 2009.
CURY, A. Organização e Métodos: uma visão holística (perspectiva comportamental e 
abordagem contingencial). 8. ed. São Paulo: Atlas, 2012.
GERMANO, Cassio, SOLHEIRO, Juliana. Afinal o que é PMO? [s.d.]. Disponível em: 
http://www.portfoliogc.com.br/noticia/afinal-o-que-e-pmo-project-management-office. 
Acesso em 14 abr. 2015.