Arquivo e Protocolo

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TÉCNICAS DE ARQUIVO E PROTOCOLO
https://youtu.be/kDJJUZFy320?t=2142
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Lei 8.159
Arquivos: conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos.
Gestão de documentos: conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento 
Todos têm direito a receber dos órgãos públicos informações de seu interesse particular ou de interesse coletivo ou geral, contidas em documentos de arquivos, que serão prestadas no prazo da lei, sob pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas cujos sigilo seja imprescindível.
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Lei 8.159
Arquivos públicos: conjuntos de documentos produzidos e recebidos, no exercício de atividades dos órgãos públicos; documentos produzidos e recebidos por instituições de caráter público, por entidades privadas encarregadas da gestão de serviços públicos;
Os documentos de valor permanente são inalienáveis e imprescritíveis.
A eliminação de documentos produzidos por instituições públicas e de caráter público será realizada mediante autorização da instituição arquivística pública, na sua específica esfera de competência.
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CONCEITOS INICIAIS
Documento: meio que comprove a existência de um fato, a exatidão ou a verdade de uma afirmação.
Deve possuir conteúdo, contexto e estrutura.
Arquivo: acumulo ordenado de documentos, criados por uma instituição ou pessoa, no curso de suas atividades e preservados para a consecução de seus objetivos, visando à utilidade que poderão oferecer no futuro
Suporte: material físico em que a informação é registrada.
Acondicionamento: embalagens que protegem os documentos.
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PRINCIPAIS FUNÇÕES
ARQUIVO 
ARQUIVISTA 
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TEORIA DAS TRÊS IDADES
1ª Idade(arquivo corrente ou primário): vinculados aos objetivos imediatos, são consultados frequentemente.
2ª Idade(secundário ou intermediário): também chamados de pré-arquivo, são originados do arquivo corrente, mas tem consulta pouco frequente. Os documentos aguardam em local temporário para sua destinação final.
3ª Idade (arquivo permanente): perderam valor administrativo e são conservados por seu valor histórico, podem ser utilizados para pesquisa.
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TEORIA DAS TRÊS IDADES
Arquivo 
corrente
Arquivo 
Intermediário
Arquivo 
Permanente
Transferência
Recolhimento
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CLASSIFICAÇÃO DOS ARQUIVOS
Segundo a entidade criadora:
Pública;
Privada.
Segundo a entidade mantenedora:
Publicas;
Institucionais (escolas\igrejas);
Comerciais;
Familiares ou pessoais.
Segundo a abrangência ou atuação:
Setoriais:
Gerais.
Segundo a natureza:
Especiais: em qualquer meio que não esteja em papel;
Especializados: relacionados com áreas do conhecimento humano.
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CLASSIFICAÇÃO DOS DOCUMENTOS
Forma:
Características físicas de apresentação, das técnicas de registro e da estrutura da informação, conteúdo de um documento. Estágio de PREPARAÇÃO e TRANSMISSÃO de documentos. Ex: Cópia, original, rascunho, minuta.
Formato:
Configuração física de um suporte de acordo com a sua natureza e o modo como foi confeccionado. Ex:
Formulário, ficha, livro, caderno, planta, folha, cartaz, microficha, rolo de filme, tira de microfilme.
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CLASSIFICAÇÃO DOS DOCUMENTOS
GÊNERO
Designação dos documentos segundo aspecto de sua formatação nos diferentes suportes. Segundo a maneira que a informação foi registrada. Texto, audiovisual, cartográfico, iconográfico.
ESPÉCIE
Designação do documento segundo seu aspecto formal e da aplicação a que esse documento se destina. Ex.: Carta, certidão, decreto, edital, ofício, relatório, requerimento, gravura, diapositivo (slide), planta, mapa
TIPO
Soma da espécie documental com atividade fim (finalidade) a que o documento se destina
Atestados médicos, atas de reunião dos empregados, cartas precatórias, cartas régias, cartas-patentes, decretos sem número, decreto-leis, decretos legislativos, fotografias temáticas, retratos, litogravuras, serigrafias e xilogravuras
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VALOR DOS DOCUMENTOS
Primário: administrativo.
Secundário: histórico – probatório e informativo.
A avaliação documental deve ocorrer no arquivo PERMANENTE.
Os documentos devem ser classificados em sua PRODUÇÃO.
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TIPOS DE PASTA
Pasta Suspensa: Colocadas em estantes e com etiquetas laterais
Pasta AZ: Possibilita a colocação de guias indicando o nome e o número do documento.
 
Indicadas para tamanho ofício (A4). Muito utilizadas em arquivo corrente.
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TIPOS DE PASTA
Pasta Sanfonada: confeccionada em diversos tamanhos. Possuem divisórias ou guias indicando o assunto.
Pasta Americana: confeccionada em diversos tamanhos. Possuem divisórias ou guias indicando o assunto.
 
Indicadas para trabalho externo por facilitar a mobilidade.
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TIPOS DE PASTA
Pasta Intercalada: destinada a pequenos volumes de papel.
Fichário: utilizado em arquivo permanente. Móvel de aço próprio para fichas.
 
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PRINCÍPIOS ARQUIVISTICOS
Princípio da proveniência (respeito aos fundos): o arquivo produzido por uma entidade não deve ser misturado aos de outras entidades produtoras;
Respeito à ordem original: o arquivo deve conservar o arranjo dado pela entidade produtora;
Organicidade: relações administrativas espelham-se nos conjuntos documentais;
Unicidade: os documentos preservam seu caráter único em função do contexto de sua produção; 
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PRINCÍPIOS ARQUIVISTICOS
Indivisibilidade ou integridade: fundos não devem ser dispersos, mutilados ou alienados, destruídos ou acrescentados sem autorização;
Cumulatividade: o arquivo é uma formação progressiva, natural e orgânica;
Pertinência ou temático: os arquivos deveriam ser reclassificados por assunto, sem considerar a proveniência (contraria o princípio da proveniência).
Reversibilidade: procedimentos ou tratamentos de em arquivos devem ser revertidos, caso necessário.
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PRINCÍPIOS ARQUIVISTICOS
Proveniência territorial: os arquivos devem ser conservados em serviço de arquivo do território no qual foram produzidos (Exceto em representações diplomáticas ou operações militares);
Pertinência funcional: documentos relevantes ou cópias transferidos de lugar quando há mudança de autoridade.
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MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO
Padronizado:
Variadex;
Automático;
Soudex;
Mnemônico;
Rôneo.
Básico
Alfabético;
Geográfico;
Numérico;
Simples
Cronológico;
Digito-terminal.
Ideográfico.
Alfabético;
Enciclopédico.
CLASSES: BÁSICO E PADRONIZADO.
Não utilizados no brasil.
Obsoletos.
5 cores associadas a grupos de letras.
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MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO
Sistemas
Direto: consultas feitas diretamente aos arquivos.
Indireto: utiliza-se índices remissivos ou códigos.
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MÉTODO DE ARQUIVAMENTO
ALFABÉTICO
Vantagens: 
Agilidade;
Sistema direto e de fácil implementação;
Custo baixo.
Desvantagens:
Maior quantidade de erros.
Regras de ordenação:
Letra por letra (mais utilizado);
Palavra por palavra – fica primeiro quem tem menos letras na primeira palavra.
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MÉTODO DE ARQUIVAMENTO
ALFABÉTICO - REGRAS DE ALFABETAÇÃO
Nome de pessoa física: SOBRENOME, Nome;
(Sobrenomes iguais: considera-se o primeiro nome.)
2. Sobrenome que possui substantivo + adjetivo, nome de santo ou ligado por hífen: não separa;
3. Iniciais abreviativas vêm antes;
4. Artigos em nomes do português: não se considera parte do sobrenome;
5. Artigos de nomes estrangeiros são considerados parte do sobrenome.
Nomes hispânicos – pelo penúltimo sobrenome;
Nomes orientais – como se apresentam;
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MÉTODO DE ARQUIVAMENTO
ALFABÉTICO - REGRAS DE ALFABETAÇÃO
6. Nomes de parentesco (Filho, Neto): são parte do sobrenome.
7. Títulos são colocados após o prenome entre ();
8. Nomes de instituições: são colocados como se apresentam com os artigos iniciais no final entre ();
9. Nomes de eventos: colocados como se apresentam e a numeração é colocada no final ().
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MÉTODO DE
ARQUIVAMENTO
GEOGRÁFICO
Vantagens: 
Direto;
Sistema direto e de fácil implementação;
Alfabético.
Desvantagens:
Uso de duas classificações: local e nome do correspondente (cliente.)
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MÉTODO DE ARQUIVAMENTO
GEOGRÁFICO
Por estado 
Nome dos estados ordem alfabética;
Nome das cidades começando pela capital;
Nomes das outras cidades em ordem alfabética.
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MÉTODO DE ARQUIVAMENTO
GEOGRÁFICO
Por país
Nome dos países ordem alfabética;
Nome das cidades começando pela capital;
Nomes das outras cidades em ordem alfabética.
Por cidade
Segue a ordem alfabética das cidades (estados entre parênteses). 
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MÉTODO DE ARQUIVAMENTO
NUMÉRICO
Vantagens: 
Erros reduzidos
Desvantagens:
Sistema indireto.
Bpi = busca primária da informação.
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MÉTODO DE ARQUIVAMENTO
NUMÉRICO SIMPLES
Baseia-se em atribuir códigos numéricos aos documentos.
Obedece à ordem de entrada ou registro, sem preocupação com a ordem alfabética;
Exige um índice alfabético remissivo.
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MÉTODO DE ARQUIVAMENTO
NUMÉRICO CRONOLÓGICO
Arquivos organizados por data
Pode-se separar os arquivos por ano ou por mês.
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MÉTODO DE ARQUIVAMENTO
NUMÉRICO DIGITO-TERMINAL
Adota o número como principal elemento de identificação.
A numeração é considerada em grupos de dois dígitos cada um.
A organização é feita pela última dupla. Se forem iguais, utiliza-se a dupla anterior.
45067 = 04 . 50 . 67
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MÉTODO DE ARQUIVAMENTO
IDEOGRÁFICO
ALFABÉTICO
Dicionário – Assuntos relacionados em ordem alfabética sem hierarquia de importância.
Enciclopédico - serão agrupados pelos títulos gerais e os assuntos hierarquizados em cada área.
É um método difícil de ser aplicado, pois exige conhecimento a respeito dos assuntos tratados pelos documentos.
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MÉTODO DE ARQUIVAMENTO
IDEOGRÁFICO
NUMÉRICO
É necessária a criação de um plano de classificação, atribuindo um código para cada assunto tratado pela empresa. 
Duplex – numeração sequencial ilimitada, com dígitos separados por hífen.
Decimal – Limita os assuntos a 10 classes.
	Nnumeração sequencial com dígitos separados por ponto.
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PROTOCOLO
Recebimento – entrada;
Classificação – assunto;
Registro – controle sucinto;
Autuação – abertura de processos;
Distribuição – primeiro destino do documento;
Movimentação – trâmite dos documentos;
Expedição – saída.
Setores do protocolo:
Recebimento e classificação
Registro e movimentação
A tramitação inicial (distribuição) não deve demorar mais de 24 horas para ser realizada.
Se o arquivo for particular ou sigiloso, deve ser registrado e distribuído sem classificação.
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PROTOCOLO
Expedição
Receber a correspondência, verificando a falta de anexos e completando dados;
Separar as cópias, expedindo o original;
Encaminhar as cópias ao Arquivo.
Se o arquivo for particular ou sigiloso, deve ser registrado e distribuído sem classificação.
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TABELA DE TEMPORALIDADE
Determina o tempo de guarda do documento nos arquivos corrente e intermediário, bem como sua destinação final.
É elaborada pela comissão de avaliação de documentos, formada por funcionários que conheçam bem a organização.
É aprovada pela autoridade responsável pela instituição.
As fases do ciclo de vida de um documento são definidas:
Valor: administrativo e histórico\cultural
Frequência de uso
Determina prazos de transferência, recolhimento, eliminação e mudança de suporte de documentos.
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ARQUIVO PERMANENTE - FUNÇÕES
Sua principal função é servir como fonte de informação.
Reunir os documentos;
Facilitar a consulta - acesso.
Conservar de forma preventiva e corretiva;
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ARQUIVO PERMANENTE - ATIVIDADES
Deve, principalmente, assegurar a integridade dos documentos.
Arranjo - ordenar de forma adequada (obedecer a ordem original);
Descrição e publicação – determinar e divulgar instrumentos de pesquisa;
Conservação;
Referência – definir política de acesso;
Mudar o suporte;
Higienizar.
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ARQUIVO PERMANENTE - ATIVIDADES
Arranjo (arranjo estrutural)
Ordenar os documentos em fundos, as séries dentro dos fundos e, se conveniente, itens documentais dentro das séries;
Fundo
Grupo ou Seção
Série
Subsérie
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ARQUIVO PERMANENTE - ATIVIDADES
Descrição e Publicação
Processo de sintetizar elementos formais e conteúdo textual de unidades de arquivamento, adequando-os ao instrumento de pesquisa que se tem em vista produzir. Formas:
Descrição multinível: permite a recuperação das informações dos documentos que integram em diferentes níveis, do mais genérico ao mais específico, estabelecendo relações verticais e horizontais.
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ARQUIVO PERMANENTE - ATIVIDADES
Descrição e Publicação
INSTRUMENTOS DE PESQUISA:
Básicos
Auxiliares
Guia - genérico
Índice
Inventário
Tabela de equivalência ou concordância
Catálogo
Repertório (Catálogo seletivo)
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ARQUIVO PERMANENTE - ATIVIDADES
Instrumentos de pesquisa
Guia
Orienta-se que seja o primeiro a ser elaborado;
Linguagem simples. 
Orienta o usuário para compreender a respeito dos documentos.
É o mais abrangente dos instrumentos de pesquisa;
Visão geral do conjunto dos serviços arquivísticos;
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ARQUIVO PERMANENTE - ATIVIDADES
Instrumentos de pesquisa
Inventário – Instrumento de pesquisa parcial
Descreve partes do acervo e não sua totalidade.
Sumário: descreve a composição de um fundo sem explicitar o conteúdo.
Possui introdução.
Analítico: unidades descritas de forma minuciosa.
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ARQUIVO PERMANENTE - ATIVIDADES
Instrumentos de pesquisa
Catálogo – Possui critério temático
Reúne documentos com características semelhantes a partir de critérios pré-definidos.
Repertório – Catálogo seletivo
Descreve documentos previamente selecionados dentro de um determinado tema.
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ARQUIVO PERMANENTE - ATIVIDADES
Instrumentos de pesquisa – Auxiliares
Índice
Lista sistemática pormenorizada.
Relaciona termos a respeito dos conteúdos presentes no acervo.
Tabela de equivalência
Expressa a equivalência de antigas notações, remetendo ao termo atual que tenha sido empregado em virtude da alteração do sistema de arranjo.
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ARQUIVO PERMANENTE - ATIVIDADES
Conservação
Envolve procedimento estabilizadores que visam desacelerar a degradação.
Preservação: manter o documento em seu estado original;
Restauração: recuperar e reforçar o documento deteriorado e danificado (por especialista). 
*Um dos maiores causadores de danos é a sujidade (poeira).
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ARQUIVO PERMANENTE - ATIVIDADES
Conservação
Preventiva: 
Controle ambiental; 
Acondicionamento (embalagem) e armazenamento (local) adequados.
Corretiva:
Higienização;
Alisamento (planificação ou umidificação);
Desinfestação (fumigar – produto químico);
Pequenos reparos.
Exemplo de local de armazenamento: tipo de mobília. 
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ARQUIVO PERMANENTE - ATIVIDADES
Referência
Estabelecimento de política de acesso aos documentos.
Pode ser relacionado a sigilo, procedimentos organizacionais ou conservação.
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