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GOVERNO DO ESTADO DE MATO GROSSO SECRETARIA DE ESTADO DE CIÊNCIA E TECNOLOGIA UNIVERSIDADE DO ESTADO DE MATO GROSSO CAMPUS UNIVERSITÁRIO DE BARRA DO BUGRES FACULDADE DE ARQUITETURA E ENGENHARIA CURSO DE ENGENHARIA DE PRODUÇÃO AGROINDUSTRIAL COORDENAÇÃO DE MONOGRAFIA KARINE HENRIQUE SILVA LOGÍSTICA DE DISTRIBUIÇÃO: ANÁLISE E PROPOSTAS DE MELHORIAS NA EMPRESA “ALIMENTOS MASSON LTDA.” DA CIDADE DE TANGARÁ DA SERRA – MT Barra do Bugres – MT 2015 KARINE HENRIQUE SILVA LOGÍSTICA DE DISTRIBUIÇÃO: ANÁLISE E PROPOSTAS DE MELHORIAS NA EMPRESA “ALIMENTOS MASSON LTDA.” DA CIDADE DE TANGARÁ DA SERRA – MT Monografia submetida ao Departamento de Engenharia de Produção Agroindustrial, da Universidade do Estado de Mato Grosso, como requisito parcial para obtenção do título de Bacharel em Engenharia de Produção Agroindustrial. Orientadora: Prof. Carla Manoela Weber Taques, Mestre Barra do Bugres – MT 2015 GOVERNO DO ESTADO DE MATO GROSSO SECRETARIA DE ESTADO DE CIÊNCIA E TECNOLOGIA UNIVERSIDADE DO ESTADO DE MATO GROSSO CAMPUS UNIVERSITÁRIO DE BARRA DO BUGRES FACULDADE DE ARQUITETURA E ENGENHARIA CURSO DE ENGENHARIA DE PRODUÇÃO AGROINDUSTRIAL COORDENAÇÃO DE MONOGRAFIA TERMO DE APROVAÇÃO A monografia da acadêmica Karine Henrique Silva foi julgada adequada para a obtenção de título de Bacharel em Engenharia de Produção Agroindustrial pela Universidade do Estado de Mato Grosso, sendo atribuída a nota _____ por este trabalho. Banca Examinadora: __________________________________ Prof. Carla Manoela Weber Taques, Mestre UNEMAT Orientadora __________________________________ Prof. Larissa Diniz Freitas, Mestre UNEMAT Membro __________________________________ Prof. Tatiana da Cunha Villela, Mestre UNEMAT Membro Barra do Bugres, 2 de dezembro de 2015 Dedico esta conquista como gratidão aos meus pais por serem meu maior exemplo de vida, inspiração e por ter dedicado a vida por mim. Se estou aqui hoje, é por vocês. AGRADECIMENTOS Ainda parece um sonho...depois de muito esforço, dedicação, perseverança e fé, enfim, cheguei até aqui. Imprescindível não agradecer primeiramente a Ele, o merecedor de toda honra e toda glória, Deus que está acima de todas as coisas, pois sem Ele eu nada sou. Nunca me deixou desistir, mesmo entre tantas dificuldades, esteve sempre ao meu lado me abençoando. Agradeço aos meus pais Joanira Henrique Dias e Antonio Silva, pela luta diária não só com a minha formação, assim como também a dos meus irmãos. Obrigada por todo esforço, perseverança e por ter acreditado em mim em meio a tantos obstáculos. Aos meus irmãos, Jefferson Henrique Silva e Alessandro Henrique Silva por todo apoio e torcida. Aos meus familiares que estiveram na torcida para que eu chegasse aqui, meu muito obrigada. Para não houver injustiças, agradeço a todos meus amigos pois mesmo não os citando aqui, quem esteve sempre ao meu lado se identificarão. Obrigada pela amizade, convívio, alegrias e pela companhia, principalmente aos que conheci no período da faculdade, pois tenho a certeza que foi Deus quem colocou-os em minha vida para que me fortalecesse e ajudasse a chegar até aqui. E também, a todos os colegas e conhecidos que de alguma forma passaram pela minha vida e contribuíram direta ou indiretamente na minha formação. Agradeço também, ao meu namorado, companheiro e melhor amigo Marcelo Victor Naves Borges, pela paciência, carinho, amor, amparo e motivação que, com certeza me deu forças para continuar nos momentos que pensava em desistir. Apesar de todos choros e muito estresse, obrigada por estar sempre ao meu lado. À minha orientadora Prof. Me. Carla Manoela Weber Taques, agradeço por todo apoio, dedicação, aprendizado e disposição por gentilmente ter aceitado a me orientar e ter dado todo o suporte necessário. Agradeço a empresa Alimentos Masson por ter me concedido a oportunidade em fazer o meu estudo e pela companhia dos colaboradores durante o período em que estive presente. Enfim, meu muito obrigada a todos que me apoiaram nesta jornada! “ Aquele que se empenha a resolver as dificuldades resolve-as antes que elas surjam. Aquele que se ultrapassa a vencer os inimigos triunfa antes que as suas ameaças se concretizem. ” (Sun Tzu) RESUMO A logística de distribuição passou a ser uma grande aliada para aumentar a competitividade das organizações visto que ela é a ligação entre a empresa e o cliente, logo a melhoria deste processo aumenta a qualidade do nível de serviço prestado e evita muitos desperdícios a empresa. Este estudo pretende analisar as atividades que envolvem a logística de distribuição, ou seja, o processamento de pedidos, estocagem e movimentação de uma empresa do setor alimentício da cidade de Tangará da Serra – MT, como forma de identificar ineficiências e propor ações de melhorias, a partir do diagnóstico e auxílio do embasamento teórico apresentado. A apresentação do estudo é de abordagem qualitativa, classificado como um estudo de caso realizado a partir de observação direta. Por meio da análise foi possível encontrar ineficiências que afetam o desempenho das demais atividades. Portanto, as propostas de melhorias foram mais especificamente no sistema de estocagem, em razão de ser diagnosticado como sendo o processo menos eficiente da logística de distribuição, logo, foi proposto além de pequenas sugestões de melhorias, um novo layout para melhorar a organização do arranjo físico e um POP para controlar e manter esta nova organização. Palavras-chave: Logística. Logística de distribuição. Estoque. ABSTRACT Distribution logistics has become a great ally to increase the competitiveness of organizations since it is the link between the company and the customer, as soon as the improvement of this process increases the quality level of service provided and avoids a lot of waste to the company. This study aims to analyze the activities that involve the logistics of distribution, that is, the order processing, storage and handling of a food company in the city of Tangará da Serra – MT, as a way to identify inefficiencies and propose improvement actions, from the diagnosis and the theoretical basis presented. The presentation of the study is qualitative approach, classified as a case study from direct observation. By analyzing, it was possible to find inefficiencies that affect the performance of other activities. Therefore, the proposals for improvements were specifically in the storage system, on the grounds of being diagnosed as being the process less efficient distribution logistics, soon, was proposed in addition to small suggestions for improvements, a new layout to improve the organization of the physical arrangement and a Standard Operating Procedure to control and maintain this new organization. Keywords: Logistics. Distribution logistics. Stock. LISTA DE FIGURASFigura 1: Relacionamento das atividades primárias ................................................................. 18 Figura 2: Cadeia de suprimentos .............................................................................................. 18 Figura 3: Escopo da logística.................................................................................................... 20 Figura 4: Movimentação e estocagem em um armazém de distribuição de alimentos ............ 24 Figura 5: Ciclo do pedido ......................................................................................................... 28 Figura 6: Regiões que a empresa atende em Mato Grosso (a), Pará (b) e Rondônia (c) .......... 32 Figura 7: Processamento de pedidos da empresa ..................................................................... 33 Figura 8: Local de empacotamento e estocagem de arroz ........................................................ 35 Figura 9: Estocagem de arroz sem padronização ..................................................................... 36 Figura 10: Saídas ocupadas por mercadorias ........................................................................... 36 Figura 11: Estocagem de arroz ao lado do processo de expurgo.............................................. 36 Figura 12: Estocagem de feijão e bobinas de embalagens ....................................................... 37 Figura 13: Estocagem de feijão próximo ao empacotamento................................................... 37 Figura 14: Estoque de diferentes produtos ............................................................................... 38 Figura 15: Depósito de produtos variados ................................................................................ 38 Figura 16: Bags junto com mercadorias, embalagens e maquinário ....................................... 38 Figura 17: Bags muito próximos e corredores ocupados ......................................................... 38 Figura 18: Mistura de mercadorias com bobinas de embalagens ............................................. 39 Figura 19: Estocagem de arroz e farináceos ............................................................................. 39 Figura 20: Mistura de farináceos com bobinas de embalagens e feijão em expurgo ............... 39 Figura 21: Local das mercadorias não-conforme ..................................................................... 40 Figura 22: Fluxograma das atividades de carregamento com paletes ...................................... 41 Figura 23: Esteira transportadora móvel – Dalla ...................................................................... 43 Figura 24: Fluxograma do processo de carregamento com esteira transportadora móvel ....... 44 Figura 25: Proposta de novo layout ao depósito de arroz......................................................... 50 Figura 26: Layout proposto ao segundo local de estocagem .................................................... 52 Figura 27: Feijão estocado no novo local ................................................................................. 53 Figura 28: Mercadorias sendo organizadas .............................................................................. 53 LISTA DE QUADROS Quadro 1: Evolução histórica da logística ................................................................................ 16 Quadro 2: Falhas relacionadas ao processamento de pedidos e sugestões de melhorias ......... 46 Quadro 3: Falhas em relação ao controle de estoque e sugestões de melhorias ....................... 47 Quadro 4: Falhas relacionadas a ausência de rotinas e sugestões de melhorias ....................... 47 Quadro 5: Falhas relacionadas ao carregamento e sugestões de melhorias ............................. 48 Quadro 6: Falhas relacionadas a desorganização dos depósitos e sugestões de melhorias ...... 49 SUMÁRIO INTRODUÇÃO .......................................................................................................... 13 OBJETIVOS ............................................................................................................... 14 OBJETIVO GERAL ..................................................................................................... 14 OBJETIVOS ESPECÍFICOS ....................................................................................... 14 JUSTIFICATIVA ....................................................................................................... 15 2 FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA ............................................................................. 16 2.1 EVOLUÇÃO HISTÓRICA E CONCEITUALIZAÇÃO DE LOGÍSTICA ................ 16 2.2 SUPPLY CHAIN MANAGEMENT (SCM) E LOGÍSTICA ......................................... 18 2.3 LOGÍSTICA DE DISTRIBUIÇÃO ............................................................................. 19 2.3.1 Atividades Integradas a Logística de Distribuição .................................................. 21 2.3.1.1 Movimentação .............................................................................................................. 23 2.3.1.2 Estocagem e Manuseio ................................................................................................. 24 2.3.1.3 Processamento de Pedidos ............................................................................................ 28 3 METODOLOGIA ....................................................................................................... 29 3.1 TIPO DE ESTUDO ...................................................................................................... 29 3.2 DELIMITAÇÃO DO CAMPO DE ESTUDO ............................................................. 30 3.3 TÉCNICAS DE COLETA DE DADOS ...................................................................... 30 3.4 PROCESSAMENTO E ANÁLISE DOS DADOS ...................................................... 30 4 ESTUDO DE CASO ................................................................................................... 31 4.1 A EMPRESA ................................................................................................................ 31 4.2 DESCRIÇÃO DAS OPERAÇÕES LOGÍSTICA DE DISTRIBUIÇÃO .................... 32 4.2.1 Processamento de pedidos.......................................................................................... 32 4.2.2 Estocagem e Manuseio ............................................................................................... 35 4.2.2.1 Carregamento dos caminhões ....................................................................................... 41 4.2.3 Transporte e distribuição ........................................................................................... 45 5 RESULTADOS E DISCUSSÕES ............................................................................. 46 CONSIDERAÇÕES FINAIS ..................................................................................... 54 REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS ..................................................................... 55 APÊNDICE A – Termo de Autorização ................................................................... 57 APÊNDICE B – POP: Organização e limpeza dos depósitos ................................. 58 ANEXO A - Relatório de ordem de carregamento para financeiro ...................... 68 ANEXO B - Relatório de ordem de carregamento para conferente...................... 69 ANEXO C - Relatório de romaneio de carga ........................................................... 70 ANEXO D – Formulário de Boas Práticas ............................................................... 71 INTRODUÇÃO A logística tem sido apontada como um fator cada vez mais importante para o aumento da competitividade das organizações, e o gerenciamento integrado e eficiente das atividades é fundamental para obter maior vantagem. Porém, muitas organizações ainda não compreendem a importância deste campo e por muitas vezes acabam menosprezando a logística. As pequenas e médias empresas muitas vezes se enquadram nestas organizações que possuem uma logística deficiente, por acreditarem que ela é importante somente para grandes empresas visto que grande parte da literatura existente especializada possui ferramentas e estratégias de grandes organizações. De acordo com Cordeiro (2004) mesmo que há empresas de pequeno porte com bom desempenho logístico por serem ágeis e competitivas, muitas ainda se incluem na classe nas quais suas atividades logísticas não estão integradas. Todavia, algumas medidas simples podem contribuir significativamente no desempenho tanto em custos quanto no nível de serviço. Desta forma, como a logística se constitui em um conjunto de atividades que influencia diretamente no desempenho como um todo, independente do porte da empresa, todos os processos passam a ter a necessidade de ser estudados profundamente de forma integrada. E como a logística de distribuição é parte da logística integrada e é o elo de interação entre cliente e empresa, torna-se fundamental o estudo minucioso de todas atividades que a envolvem. Uma das atividades de grande importância que compõe a logística de distribuição como também de suprimento é o processo de armazenagem, que por muito tempo foi desprezado e colocado em locais inadequados, pois não se pensava em armazenagem como uma estratégia logística. Porém, hoje verificou-se que locais inapropriados ocasiona um alto custo para as organizações. (MOURA, 1997 apud BRAGA; PIMENTA; VIEIRA, 2008). De acordo com Ballou (2004) o sistema de estocagem é um micro nível do sistema de distribuição e a identificação específica das atividades principais promove o entendimento do sistema como um todo e ajuda a fornecer uma base para gerar outras alternativas. Um armazém de distribuição tem estocagem temporária e são priorizados fatores como a velocidade e a facilidade do fluxo dos produtos. Devido a importância da eficiência do sistema de estocagem nos processos logísticos de distribuição, surge o seguinte problema de pesquisa: como melhorar a eficiência do sistema 14 de distribuição da empresa Alimentos Masson Ltda., considerando como estratégia o sistema de estocagem? Neste sentido, o estudo pretende descrever os processos logísticos de distribuição através de uma análise qualitativa em uma empresa de pequeno porte, para verificar ineficiências que possam influenciar no desempenho geral e posteriormente propor sugestões de melhorias que contribuirão para obter melhor funcionamento, com enfoque no sistema de estocagem e manuseio, que é uma das atividades de grande importância dentro da logística de distribuição. OBJETIVOS Os objetivos deste estudo se classifica em: objetivo geral e objetivos específicos e são a base para o desenvolvimento do mesmo. OBJETIVO GERAL O objetivo deste estudo consiste em identificar ineficiências e propor melhorias nos processos que envolvem a distribuição, a partir de uma análise geral da logística de distribuição, na Indústria Alimentos Masson do município de Tangará da Serra – MT. OBJETIVOS ESPECÍFICOS Identificar as atribuições teóricas da área de logística, particularmente, logística de distribuição; Descrever os processos do sistema de distribuição do caso estudado; Identificar gargalos relacionados ao atual sistema de distribuição; Propor melhorias no sistema de distribuição adequadas as necessidades da empresa. 15 JUSTIFICATIVA Em virtude da grande competitividade atual e a globalização dos mercados, as empresas são cobradas por melhores performances e uma constante redução de custos, uma vez que precisam oferecer resultados em quantidade, variedade, qualidade, preços e prazos compatíveis com as necessidades e expectativas dos clientes. Neste cenário, a logística assume um papel fundamental entre as diversas atividades da organização. (CHING, 2010). Dentro da logística, a distribuição física é a atividade mais importante para a maioria das empresas, já que consome em média dois terços dos custos logísticos totais. (BALLOU, 1993). De acordo com Alvarenga e Novaes (2000) ela ocupa hoje em dia, um papel de destaque nos problemas logísticos das empresas, em razão do custo crescente que as obriga reduzir os estoques e acelerar o manuseio, transporte e distribuição de seus produtos. Os autores também ressaltam que um problema que acontece frequentemente ocasionando atrasos nas entregas, está relacionado com as deficiências nas operações do depósito, devido a inadequação ou falta de equipamentos e de pessoal, problemas no fluxo de informações (demora em processar ou transmitir pedidos), estoques mal administrados, etc. Diante disso, o estudo é de fundamental importância, uma vez que a necessidade de administração dos estoques ser eficiente é essencial para a eficácia em toda e qualquer empresa. E, como está diretamente ligado a distribuição em si, é importante que o sistema de estocagem e manuseio do estoque seja competente para que a distribuição tenha um bom desempenho e atinja os níveis de serviço exigidos, visto que a distribuição física é o elo entre toda a cadeia e o consumidor. Este estudo justifica-se também, pela importância desta análise na empresa estudada, para melhorar o rendimento da organização, de forma que venha agregar benefícios com os dados obtidos não somente no sistema de estocagem e sim em todo o processo logístico de distribuição, promovendo maior vantagem competitiva. Por fim, o estudo é oportuno e que apesar de que a logística esteja cada vez mais relevante, é pouco difundido ainda em muitas organizações, pois muitas vezes tem se a imagem de que a logística se trata somente de transporte. 16 2 FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA Esta seção apresenta um breve histórico, evolução e definição de logística, além de conceitos de diversos autores de Supply Chain Management, logística de distribuição e seus aspectos importantes, cuja finalidade é de contribuir para a realização deste estudo. 2.1 EVOLUÇÃO HISTÓRICA E CONCEITUALIZAÇÃO DE LOGÍSTICA A origem do conceito de logística está relacionada às operações militares, quando os generais ao determinar avançar suas tropas, precisavam ter uma equipe que providenciasse o deslocamento no momento certo de munições, alimentos, equipamentos e socorro médico para o campo de batalha. (NOVAES, 2004). O desenvolvimento histórico da logística de acordo com Ballou (1993) se fragmenta em três eras distintas: antes de 1950, 1950 a 1970 e após 1970 e serão expostos no quadro abaixo: Quadro 1: Evolução histórica da logística A n te s d e 1 9 5 0 Anos adormecidos - não havia nenhuma filosofia em relação a logística, o transporte ficava sob o comando gerencial da produção, os estoques sob responsabilidade de marketing, finanças ou produção e o processamento de pedidos era controlado pelo departamento de finanças ou vendas. Foi após a Segunda Guerra Mundial que surgiu alguns conceitoslogísticos. 1 9 5 0 -1 9 7 0 Período de desenvolvimento - Algumas condições-chaves influenciaram o desenvolvimento, nos quais quatro mais importantes são: alterações nos padrões e atitudes da demanda dos consumidores, pressão por custos nas indústrias, avanços na tecnologia de computadores e a experiência militar. Durante os últimos anos da era, universidades começaram a oferecer cursos da área, livros foram escritos, empresas começaram a pôr em prática e o Conselho Nacional de Administração da Distribuição Física foi formado. A p ó s 1 9 7 0 Período de crescimento - Os princípios e conceitos formulados durante a era anterior passaram a ser utilizados com grande sucesso por algumas firmas. O alto grau de interesse acabou levando a logística integrada, hoje a logística é entendida como a integração da administração de materiais à distribuição física. Fonte: Elaborado com base na bibliografia, BALLOU, 1993. De acordo com Novaes (2004) a Logística evoluiu muito desde seus primórdios, ela agrega valor de lugar, de tempo, de qualidade e de informação à cadeia produtiva, além de buscar eliminar do processo tudo que não há valor ao cliente. Entretanto, ela implica a 17 otimização de recursos, pois busca o aumento da eficiência e melhoria do nível de serviço ao cliente no mesmo tempo que a competição no mercado obriga a redução contínua de custos. Para Ballou (1993) a logística não possui o mesmo significado para todas as pessoas, até mesmo para aquelas que são mais engajadas no assunto. O Conselho Nacional de Administração da Distribuição Física norte-americano mostrou que a área é representada por nomes como transportes, distribuição, distribuição física, suprimento e distribuição, administração de materiais, operações e logística. Porém, o título considerado do futuro é “Logística Empresarial”. A definição de Logística Empresarial, para Ballou (1993), é todas as atividades de movimentação e armazenagem, que facilitam o fluxo de produtos desde a matéria-prima até o consumidor final, assim como os fluxos de informações que colocam os produtos em movimento, com a finalidade de fornecer níveis de serviço apropriados ao cliente a um custo aceitável. Enquanto que para Christopher (2011), a logística é o processo de gerenciar estrategicamente a aquisição, transporte e armazenagem de matérias-primas e produtos em processo ou acabados, além dos fluxos de informações, através da organização e seus canais de marketing, de modo que a lucratividade tanto atual e futura sejam maximizadas mediante a entrega das mercadorias com o menor custo. No entanto, Bowersox e Closs (2001) afirma que o real interesse não está relacionado com a contenção ou redução dos custos e sim em compreender como as empresas utilizam sua competência logística a fim de conseguir vantagem competitiva. Ballou (1993) divide as atividades logísticas em primárias e de apoio. As primárias são as atividades-chave, pois elas contribuem com a maior parcela do custo total da logística e são essenciais para a coordenação e cumprimento da tarefa, são elas: transportes, manutenção de estoques e processamento de pedidos. A figura 1 apresenta a relação entre as atividades logísticas primárias, que é chamada de “ciclo crítico”. Enquanto que as atividades de apoios são as que auxiliam as primárias, nas quais: armazenagem, manuseio de matérias, embalagem, obtenção, programação do produto e manutenção de informação. (BALLOU, 1993). Hoje, a logística está em constante expansão, possui grande potencial para a alta administração e representa uma nova visão empresarial, pois o ganho resultante de se rever a administração das atividades logísticas está transformando a disciplina em uma área de importância essencial para muitas empresas. (BALLOU, 1993). 18 Figura 1: Relacionamento das atividades primárias Fonte: Adaptado de BALLOU, 1993. 2.2 SUPPLY CHAIN MANAGEMENT (SCM) E LOGÍSTICA Em termos gerais uma cadeia de suprimentos (Supply Chain) é uma rede de empresas autônomas ou semiautônomas, responsáveis pela aquisição, produção e liberação de um determinado produto para o consumidor final. (PIRES et al., 2001 apud PIRES, 2009). Na figura 2 é ilustrado um modelo típico de cadeia de suprimentos. Figura 2: Cadeia de suprimentos Fonte: Adaptado de NOVAES, 2004. 19 No campo logístico, a junção dos elementos da cadeia de suprimento deve se transformar em um processo “ganha-ganha”, onde todos os envolvidos ganham, porém, para se chegar a essa plena integração, requer eliminação de inúmeras barreiras. Esse tipo de operação logística integrada moderna é denominado Suplly Chain Management ou, em português, Gerenciamento da Cadeia de Suprimentos. (NOVAES, 2004). Supply Chain Management – SCM, segundo Christopher (2011) é a gestão das relações a montante e a jusante com fornecedores e clientes, com intuito de agregar valor ao consumidor final ao menor custo possível para a cadeia de suprimentos como um todo. Para Ballou (2004) gestão da cadeia de suprimentos é o nome popular para gerenciamento da logística empresarial. Desde o surgimento, a SCM é confundida com a Logística, porém, executivos de grandes corporações que têm implementado o estado da arte em SCM perceberam que ela abrange mais funções que a Logística em si. Entretanto, muitos estudiosos estão usando-a como sinônimo de logística, mas não há essa necessidade, na verdade ela causa mais confusão em um campo que ainda está em crescimento. (COOPER; LAMBERT; PAGH, 1997). O Council of Logistics Management – CLM (1986 apud PIRES, 2009) modificou o conceito de Logística para esclarecer esta confusão e esclarecer que ela é um subconjunto da SCM e que os dois termos não são sinônimos, estabelecendo que a Logística é apenas parte dos processos da cadeia de suprimentos. Ou seja, assim como o Transporte é a parte mais visível da Logística, porém não a única, a Logística é a parte mais visível da SCM, mas não também não é a única. 2.3 LOGÍSTICA DE DISTRIBUIÇÃO A logística de distribuição envolve as relações entre a empresa e consumidor de acordo com Ching (2010) e é responsável pela distribuição física dos produtos até os pontos de venda ao consumidor garantindo que os pedidos sejam entregues pontualmente, precisos e completos. A distribuição física (Figura 3) é a parte da logística que trata da movimentação, estocagem e processamento de pedidos dos produtos finais da empresa. É considerada a atividade mais importante em relação a custos pois absorve cerca de dois terços dos custos logísticos (BALLOU, 1993). Segundo Dias (2010) a distribuição é apenas mais um aspecto de prestação de serviços do marketing, é o processo pelo qual um produto é distribuído e que o 20 grau de atendimento e confiabilidade apresentado é tão importante quanto o preço, promoção e qualidade do produto. Figura 3: Escopo da logística Fonte: Adaptado de BALLOU, 1993. Dias (2010) afirma que a distribuição é organizada de acordo com a natureza do negócio, as características do produto e do mercado, como também, dentro do menor custo operacional possível, obedecendo um plano de ação. Dada estas circunstâncias, a empresa pode escolher quatro métodos: Sistema de vendas próprio – quando há produção em massa para distribuição em ritmo acelerado de bens de consumo; Sistema de vendas de terceiros – produtos conhecidos de venda nos varejos, ou seja, de consumo popular e acelerado; Através de agentes e representantes comissionados – empresas que se dedicam ao trabalho de distribuição de produtos manufaturados, assumindoa venda de uma infinidade de produtos diferentes; Através de distribuidores especializados – produtos de transformação destinados às indústrias, equipamentos técnicos, maquinários para indústria, etc. Uma empresa encontra vários tipos de clientes dentro de um mercado, em virtude disso, é necessário utilizar diferentes estratégias de distribuição que atendam as diversas necessidades de serviço. Um mesmo tipo de produto pode atender as necessidades de dois segmentos de mercado, no entanto, com métodos de distribuição distintos. (DIAS, 2010). Segundo Ballou (1993) há geralmente dois tipos de mercados: os usuários finais que são os que usam o produto para satisfazer suas necessidades ou os que criam novos produtos (consumidores industriais) e o mercado que é composto por intermediários, ou seja, os que não consomem os produtos, mas que fazem a revenda para outros intermediários ou consumidores finais, como os atacadistas, varejistas, etc. A principal diferença está somente na quantidade de 21 compra, os consumidores finais compram pouca quantidade e com mais frequência, enquanto que os intermediários adquirem grande volume. De acordo com as características de mercado e do produto é definido os canais de distribuição que é um dos pontos mais importantes no sistema de distribuição de uma empresa. (DIAS, 2010). Conforme Novaes (2004) os canais de distribuição são conjuntos de empresas interdependentes envolvidas no processo de tornar o produto disponível para uso/consumo, ou de forma geral, são os elementos da cadeia de suprimentos desde a manufatura ao varejo. Há uma estreita ligação entre as atividades que compõe a distribuição e os canais de distribuição, pois é de acordo com a estratégia competitiva da organização que é escolhido um plano de distribuição e as atividades logísticas relacionadas à distribuição física são definidas a partir da estrutura planejada para os canais de distribuição. (NOVAES, 2004). 2.3.1 Atividades Integradas a Logística de Distribuição A logística de distribuição é responsável diretamente por diversas atividades, como por exemplo, administração do armazém de expedição, coordenação das atividades de movimentação e manuseio de materiais, abastecimento da área de separação de pedidos, unitização de cargas, controle de expedição, escolha das modalidades de transporte de cargas, coordenação dos roteiros, etc. Quanto mais abrangente for a distribuição física, maior é o potencial de crescimento e lucratividade da empresa, todavia, se torna mais complexa para a manutenção de um bom nível de serviço. (VIEIRA, 2009). Ainda para o autor, todos estes processos constituem um sistema de distribuição que devem ser bem administrados e integrado pois devem responder o objetivo central da distribuição que é, segundo Novaes (2004), levar os produtos certos, para os lugares certos, no momento certo e com um nível de serviço desejado, pelo menor custo possível. Novaes (2004) ainda destaca que a distribuição física é realizada com a participação de alguns componentes – físicos ou informacionais, são eles: Instalações Físicas (Armazéns, Centros de Distribuição) – espaços destinados as mercadorias até que sejam transferidas para os intermediários ou consumidores finais. Torna-se mais fácil o processo de descarga dos produtos, transporte interno e carregamento dos veículos (plataformas de carga/descarga, carrinhos, empilhadeiras, transpaleteiras, transelevadores, etc.); 22 Estoque de Produtos – o custo com estocagem de produtos acabados é um encargo elevado para as empresas, em razão disto, hoje há uma busca constante na redução de estoques tanto na manufatura como no varejo; Veículos – para transferir os produtos é imprescindível a utilização de veículos, pois as mercadorias geralmente são comercializadas em pontos distintos. São utilizados veículos grandes, com lotação plena quando as entregas são feitas em centros de distribuição ou depósitos, já no abastecimento de lojas ou quando há uma frequência maior nas entregas são empregados veículos menores; Informações Adversas – para se ter um sistema de distribuição eficiente é necessário ter informações variadas, por exemplo, informações sobre quantidades de produtos a serem entregues a cada cliente, horário de entrega, tipo de acondicionamento, roteiros de distribuição, sequência dos clientes como também cadastro com a razão social endereço, coordenadas geográficas, etc.; Hardware e Software – as atividades de distribuição é planejada, programada e controlada por meio de softwares que auxiliam na preparação de entrega, roteirização de veículos, controle dos pedidos, devoluções, monitoramento da frota etc. Já os hardwares são utilizados computadores, computadores de bordo, coletores de dados de radiofrequência, GPS, etc.; Custos – hoje em dia, tornou-se necessário as empresas adotarem uma estrutura de custos mais eficaz para os serviços logísticos associados à distribuição, há algumas formas de custeio modernas que estão sendo muito utilizados, como por exemplo, o custeio ABC (Activity Based Costing); Pessoal – é imprescindível dispor de um pessoal capacitado e treinado já que as empresas vivem em um mercado competitivo. Este recurso deve ser selecionado em todos os níveis para não fazer, por exemplo, que a falta de capacitação de um funcionário, comprometa a imagem da empresa. Esta seleção deve ser feita constantemente devido as mudanças estratégicas organizacionais. Como já mencionado anteriormente, a distribuição física trata da movimentação do produto acabado, da estocagem e do processamento de pedidos dos produtos finais, logo, estes três processos serão discorridos nas próximas seções. 23 2.3.1.1 Movimentação A movimentação diz respeito ao transporte que para Bowersox e Closs (2001) é um dos elementos mais aparentes nas operações logísticas e seu principal objetivo é movimentar os produtos do local de origem até um determinado destino, minimizando os custos financeiros – gastos com frota própria ou terceirizados, temporais – estoque em transito, e ambientais – consome combustível e causa danos ambientais, assim como, minimizar as despesas com perdas e danos. No Brasil o transporte mais utilizado comparado a outros países de porte equivalente, é o transporte rodoviário, mesmo que o país é carente de boas estradas, pois apenas 11% da malha nacional são pavimentadas e sua qualidade está muito abaixo do razoável. Porém, apesar de que o transporte rodoviário é o mais difundido no país, a distribuição de produtos pode ser realizada por modalidades de transporte diversas, nos quais: ferroviário, aquaviário, dutoviário e aeroviário. Cada modal possui suas particularidades conforme a distância, disponibilidade, agilidade, custo e as características individuais de cada produto. (DIAS, 2012). Independente do modal, há a preocupação em reduzir os custos de transporte e melhorar o nível de serviço ao cliente, procurando os melhores trajetos para o veículo, os quais reduzirão o tempo e/ou distância. Este é um problema de decisão frequente enfrentado pelas organizações. Entretanto, algumas soluções podem ser encontradas aplicando princípios para uma boa roteirização e programação. (BALLOU, 2004). O autor lembra mais um problema que o operador logístico confronta que é a decisão de como transportar a mercadoria, ou seja, com frota própria ou contratação de terceiros, que deve ser avaliado no balanço entre seus custos e seu desempenho. Porém, a escolha não é apenas a alternativa de menor custo, o gerente de transporte deve observar também os efeitos indiretos. Por exemplo, o modal mais baratogeralmente vai ser o aquele que é mais lento e que necessita maior lote de movimentação. Então, a melhor alternativa é balancear os custos de estoque com os custos de transporte de forma que encontre o mínimo custo total. A gestão da função de transporte por frota própria é diferente de contratado de terceiros. Para a movimentação própria, o despacho, o balanceamento de carga e a roteirização são assuntos que devem ser administrados, já para serviços contratados, a negociação de fretes, documentação, auditoria e consolidação de fretes são os assuntos mais relevantes. Uma das principais razões para possuir ou alugar uma frota é obter menores custos e melhor desempenho na entrega, o responsável de tráfego concentra-se nas decisões de utilização da frota, traduzindo em menos caminhões e menores custos operacionais. (BALLOU, 2004). 24 2.3.1.2 Estocagem e Manuseio Segundo Ballou (2004) o sistema de estocagem pode ser dividido em duas funções importantes: manutenção de estoque (estocagem) e manuseio de materiais. A estocagem é o acúmulo de estoque por um determinado período, já o manuseio são as atividades de carga e descarga, movimentação do produto para e de vários lugares dentro do armazém e separação do pedido. Dentro de um armazém ou depósito, as atividades de movimentar e estocar são repetitivas e análogas as atividades que ocorrem entre os vários níveis dos canais de distribuição. Na figura abaixo é ilustrado um típico depósito de distribuição de alimentos. Figura 4: Movimentação e estocagem em um armazém de distribuição de alimentos Fonte: Adaptado de BALLOU, 2004. Para Dias (2010) quando utilizado um método adequado para a estocar os produtos, pode-se obter vantagens como diminuição dos custos de operação, melhoria da qualidade dos produtos e agilidade no ritmo dos trabalhos, além de proporcionar menores riscos de acidentes, redução no desgaste dos equipamentos de movimentação e menor número de problemas relacionados a administração. 25 Conforme Alvarenga e Novaes (2000) a armazenagem de produtos pode ter funções diversas sob o ponto de vista logístico, as principais são: Armazenagem propriamente dita – quando a mercadoria fica por um tempo relativamente grande, o depósito deve apresentar um layout e equipamentos de movimentação adequados a este tipo de função, já quando é por períodos menores a solução técnica é diferente; Consolidação – é o processo de juntar cargas parciais provenientes de origens diversas, porém, nem todos os depósitos apresentam esta função. Esse processo ocorre porque é mais barato transportar lotações completas e maiores a médias e longas distâncias; Desconsolidação – é o inverso da consolidação, em que os carregamentos maiores são desmembrados em pequenos lotes para envia-los para caminhos diferentes. Já o manuseio de materiais consiste em três funções básicas (BALLOU, 2004): Carregamento e descarregamento – quando os bens chegam em um armazém devem ser descarregados de um veículo e o carregamento que é similar, porém, pode incluir um esforço adicional de prevenir danos, como amarrar e embalar a carga; Movimentação de e para a estocagem – pode ser realizada diversas vezes pelos vários tipos de equipamento de manuseio disponíveis, pois variam de caminhões e carros manuais de impulso a sistemas automatizados e computadorizados de empilhamento e retirada; Preenchimento do pedido – é a seleção do estoque das áreas de armazenagem de acordo com os pedidos das vendas e pode ocorrer diretamente na mesma área de estocagem ou a granel ou das áreas próprias para a separação de pedido, geralmente é a atividade mais crítica do manuseio de matérias em razão do manuseio de pedidos de pequenos volumes requerer mão-de-obra intensiva e relativamente mais cara. Ainda para o autor o manuseio de materiais absorve muitos custos e possui alguns impactos no tempo de ciclo do pedido e no nível de serviço ao cliente, sendo assim, os objetivos para o manuseio estão concentrados em custos e aumento da utilização do espaço. A eficiência pode ser aprimorada através de quatro pontos: unitização da carga, layout do espaço, escolha do equipamento de estocagem e de movimentação. A unitização de cargas pode ser feita com a utilização de pallets que segundo Dias (2010) vem sendo utilizada frequentemente e possui vantagens em economia de espaço, de tempo e mão-de-obra, já que facilita e economiza o tempo de carga e descarga dos caminhões. 26 Outro modo de unir os produtos conforme Ballou (2004) é com a conteinerização, porém, é mais comum para grandes cargas e distribuições internacionais e possui alto custo. A localização do estoque dentro de um depósito afeta diretamente a despesa total do manuseio de materiais de todos os produtos que são deslocados dentro do armazém. Com isto o layout do espaço deve ser bem planejado e organizado. (BALLOU, 2004). O layout é a integração do fluxo típico de materiais, da operação dos equipamentos de movimentação e geralmente sofre alterações periódicas de acordo com a necessidade. (DIAS, 2010). Pode ser separado entre layout de estocagem e layout de separação de pedido, o primeiro possui baias mais largas e profundas e empilhamento mais alto, porém com corredores estreitos, já o segundo as baias tendem a ser menores. (BALLOU, 2004). Conforme Machado (2000), há algumas recomendações importantes de armazenagem de alimentos, nas quais: Os paletes devem manter afastamento de aproximadamente 30cm entre si, estar em bom estado de conservação, limpos e secos; Os produtos a ser reprocessado devem ser estocados em local específico e separado do produto acabado; A disposição dos produtos deve obedecer a data de fabricação, fabricação mais antiga são posicionados, de forma a serem consumidos em primeiro lugar; Paletes, caixas e materiais danificados ou fora de uso devem ser retirados do local de estocagem; Produtos descartáveis devem ser mantidos separados; O empilhamento deve ser bem alinhado, em blocos regulares e menores possíveis; Alimentos jamais devem estar em contato com o chão; Todos produtos devem estar bem identificados e protegidos contra contaminação; Manter os paletes com matéria-prima ou embalagens, com afastamento mínimo de 50cm das paredes para evitar umidade e facilitar a limpeza, amostragem e movimentações, controle de pragas e atos em caso de incêndio; As áreas de armazenagem devem permanecer limpas, livres de resíduos e sujeiras para evitar a presença insetos e roedores. Em relação aos equipamentos de estocagem, o dispositivo mais importante é o rack, que diz respeito às prateleiras de metal ou madeira que mercadorias ficam alocadas, seu empilhamento é do piso ao teto. (BALLOU, 2004). 27 Enquanto que os equipamentos de manuseio para Bowersox e Closs (2001) devem ser mais padronizados possíveis, sempre que possível a força da gravidade deve ser bem aproveitada e serem usados mais intensamente possível. Ballou (2004) classifica em três grandes grupos: equipamentos manuais, mecanizados e automáticos. Os equipamentos manuais, como os carrinhos de mão de duas rodas e de quatro rodas são usados em grande número de produtos e sob uma ampla variedade de circunstâncias. Possui alta flexibilidade e baixo custo, porém o uso é limitado em relação a capacidade do operador de elevar e empurrar. (BALLOU, 2004). Os equipamentos de sistema mecanizado mais comuns são empilhadeiras – movimentam horizontal e verticalmente e há vários tipos; paleteiras – método eficaz e de baixo custo abrange carga e descarga, separação e acumulação de pedidos e transferências de pequenascargas; cabos de reboque – dispositivos de arrasto, tracionados sob o solo ou montados em estruturas aéreas; veículos de reboque – reboca vagonetas baixas de quatro rodas, portanto, várias cargas paletizadas; esteiras transportadoras – largamente utilizadas em operações de recebimento e expedição, classificadas de acordo com o tipo de acionamento e de movimento; e carrosséis – frequentemente usados nas operações de separação de pacotes e em operações de peças de manutenção. (BOWERSOX; CLOSS, 2001). De acordo com Ballou (2004) equipamento controlado por computadores, códigos de barra e tecnologia de leitura óptica que são os equipamentos automáticos chegam perto da automatização completa. São chamados de sistemas automatizados de armazenamento e recuperação (AS/RS). Apesar de sua alta eficiência principalmente na redução de custos operacionais e separação de pedidos mais rápida não é uma boa alternativa para a maioria das operações. Dias (2010) salienta que para se obter uma melhor distribuição e organização dentro de um armazém, além destes fatores, um outro ponto que auxilia e facilita as operações, é a classificação e codificação de mercadoria, pois cataloga, simplifica, especifica, normaliza, padroniza e codifica todos os componentes do estoque da empresa. Este sistema é primordial, pois sua ausência impede o controle de estoque eficiente. Classificar é agrupar segundo sua forma, dimensão, peso, tipo, uso, etc. Deve ser feita para que cada gênero de mercadoria ocupe seu respectivo local. 28 2.3.1.3 Processamento de Pedidos O processamento dos pedidos compreende em cinco atividades – ciclo do pedido (Figura 3): preparação, transmissão, entrada, preenchimento e relatório sobre o status do pedido. (BALLOU, 2004). É uma atividade fundamental, pois é a partir dela que desencadeia todos os processos de movimentação. A adoção de sistemas eficientes de processamento de pedidos aumenta a produtividade da empresa, melhora significativamente o nível de serviço ao cliente, obtêm redução de custos pela eliminação de falhas e redundâncias e proporciona maior rapidez. (VIEIRA, 2009). Figura 5: Ciclo do pedido Fonte: Adaptado de BALLOU, 2004. A preparação do pedido está relacionada com a obtenção dos dados necessária sobre os produtos desejados. A transmissão abrange a transferência de informações do pedido. Enquanto que a entrada do pedido é a comprovação do que está sendo solicitado, a disponibilidade do produto, a situação do cliente e o faturamento. Já o preenchimento do pedido é estabelecer a prioridade de atendimento, empacotar e preparar a documentação de embarque. E por último, o relatório da situação do pedido que diz respeito ao processo final que certifica um bom serviço ao consumidor, fornece informações sobre qualquer atraso no processamento ou na entrega do pedido. (BALLOU, 2004). 29 3 METODOLOGIA Esta seção apresenta a metodologia adotada no estudo, especificamente: a classificação do estudo, a delimitação do campo, os instrumentos de coleta, tratamento e análise dos dados. 3.1 TIPO DE ESTUDO Para Kauark, Manhães e Medeiros (2010), a importância de saber a classificação de pesquisas está na necessidade de definir os instrumentos e os procedimentos que o pesquisador precisa usar no planejamento de investigação. Há várias formas de classificar a pesquisa, quanto a seu objetivo, natureza, abordagem e procedimentos técnicos para alcançar os dados. Este estudo trata-se, quanto aos seus objetivos, de uma pesquisa descritiva, que para Gil (2002) tem a finalidade de descrever características de uma determinada população ou fenômeno ou o estabelecimento de relações entre variáveis. Conforme Vergara (2004), a pesquisa descritiva não tem o compromisso de explicar os fenômenos que descreve, porém, serve de base para tal explicação. Com isto, este estudo também é explicativo, que ainda para a autora tem o objetivo principal de justificar os motivos e visa esclarecer quais fatores contribuem de alguma forma para a ocorrência de determinado fato. Em relação a natureza da pesquisa, refere-se a uma pesquisa aplicada que segundo Kauark, Manhães e Medeiros (2010) tem o objetivo de gerar conhecimentos para aplicação prática, dirigida a soluções de problemas específicos, onde envolve verdades e interesses locais. Vergara (2004) complementa que a pesquisa aplicada é motivada pela necessidade de resolver problemas concretos, imediatos ou não. Do ponto de vista da abordagem, o estudo é qualitativo, ou seja, de acordo com Kauark, Manhães e Medeiros (2010) não requer uso de métodos e nem técnicas estatísticas, o ambiente natural é a fonte direta para a coleta de dados e o pesquisador é o instrumento-chave, é um estudo descritivo, o pesquisador analisa os dados de forma indutiva, o processo e o seu significado são os principais focos de abordagem. O estudo classifica-se como um estudo de caso, em relação aos seus procedimentos técnicos, que diz respeito a uma investigação empírica que busca um fenômeno contemporâneo 30 dentro de seu contexto da vida real, particularmente quando os limites entre o fenômeno e o contexto não estão claramente definidos. (YIN, 2005). 3.2 DELIMITAÇÃO DO CAMPO DE ESTUDO Realizou-se o estudo em uma indústria do setor alimentício, mais precisamente na Indústria Alimentos Masson localizada na cidade de Tangará da Serra – MT, a empresa liberou a concretização do estudo e o termo de autorização se encontra em apêndices (APÊNDICE A). O enfoque foi no setor logístico, particularmente na distribuição física, que envolve desde o estoque de produtos acabados até a chegada ao consumidor final, realizou a descrição e análise do atual processo de distribuição como processamento dos pedidos, carregamento dos caminhões, rotas, modais de transporte, manuseio e estocagem dos produtos finais, layout de estoque, etc. 3.3 TÉCNICAS DE COLETA DE DADOS São um conjunto de normas ou procedimentos que se serve uma ciência e a habilidade de usar essas normas para a aquisição de seus propósitos. (LAKATOS; MARCONI, 2003). Para a coleta de dados, foi empregado a técnica de observação direta, com visitas periódicas à empresa. Conforme o mesmo autor, a observação direta utiliza os sentidos e não consiste em apenas ver e ouvir, como também em examinar os fatos que se deseja estudar. 3.4 PROCESSAMENTO E ANÁLISE DOS DADOS Após a coleta dos dados, pretendeu-se identificar os gargalos no processo, priorizar os problemas e sua relevância e, desta forma, propor alternativas de melhorias à empresa buscando as melhores opções para aumentar o desempenho geral do processo de distribuição através da relação entre a observação direta feita in loco e o embasamento teórico. 31 4 ESTUDO DE CASO Esta seção compreende na caracterização da empresa, e posteriormente a descrição e funcionamento das atividades logísticas de distribuição. 4.1 A EMPRESA A Alimentos Masson é uma empresa familiar, está instalada na cidade de Tangará da Serra – MT e atua no setor alimentício há mais de 30 anos. Suas atividades foram iniciadas em 1984, entretanto, operava somente com compra e venda de cereais no atacado. A partir de 1989, estas atividades foram encerradas e deu início as atividades de beneficiamento, empacotamento e distribuição de feijão na região médio-norte do estado. Em 2000, sua atuação no mercado se expandiu, seu mix de produtos aumentou, sendo necessário em 2004 uma ampliação da planta industrial. Hoje, há 65 colaboradores e atende mais de 45 municípios do estado de Mato Grosso, alémde outros estados. Atua no ramo de beneficiamento de grãos e possui um amplo leque de produtos, nos quais: o arroz (Masson, Premium, Saturno tipo 2, Saturno tipo 3, Verão, Prato Dourado, Boa Esperança, Real e Casagrande), feijão (Carioca, Carioca Carijó Tipo 1 e Tipo 2, Preto, Rajado, Big Master, Carioca Grão Dourado, Verão, Caupi, Preto Grão Dourado e Boa Esperança), amendoim, milho para pipoca, canjica de milho branca e amarela, farinha de trigo, alho, cuscuz, farinha de mandioca branca e amarela, fubá mimoso, gritz de milho, polvilho azedo e doce, óleo de soja, farelo e quirera. Apesar do seu amplo mix de produtos, a empresa no momento, realiza o beneficiamento somente do arroz, feijão, milho de pipoca e alho. A farinha de trigo e o óleo de soja são comprados de parceiros e apenas comercializados. O polvilho, até pouco tempo atrás, era beneficiado na empresa, mas no momento, é feito por parceiros. Os demais produtos: fubá, milho de canjica, farinha de mandioca, gritz de milho, cuscuz, amendoim, são apenas embalados, enquanto que o farelo e a quirera são ensacados. Dentre todos seus produtos, o carro-chefe no início da empresa era o feijão, mas após a expansão do seu mercado e a inserção do arroz no seu portfólio, o mesmo passou a ser o produto de maior venda. 32 4.2 DESCRIÇÃO DAS OPERAÇÕES LOGÍSTICA DE DISTRIBUIÇÃO A seguir, será apresentado os processos relacionados a logística de distribuição da empresa, que serão segmentados em: processamento de pedidos; estocagem e manuseio; e transporte e distribuição. 4.2.1 Processamento de pedidos A rotina de atividades logística de distribuição inicia-se a partir das vendas de seus produtos para os clientes através dos representantes de vendas ou diretamente entre cliente- empresa. É possível venda a varejo na própria empresa, sendo feita na recepção. Quando são pedidos de médias e grandes quantidades, é realizado no setor de faturamento e efetua-se primeiramente um cadastro. Os produtos são retirados no momento da compra ou solicita-se a entrega. A empresa possui atualmente 12 representantes de vendas, sendo 9 distribuídos pelas regiões do estado e 3 em outros estados nos quais: Pará, Rondônia (figura 5) e Manaus que apesar de ter um representante, as vendas não são frequentes. Figura 6: Regiões que a empresa atende em Mato Grosso (a), Pará (b) e Rondônia (c) (a) (b) (c) Conforme a figura 6, os tons mais escuros representam que o valor de vendas é maior, e consequentemente, quanto mais claro for a cor, menor o valor em vendas. No fluxograma da figura 7, podemos ver simplificadamente as operações que envolvem o processamento dos pedidos realizados pelos representantes, que serão detalhadas posteriormente: 33 Figura 7: Processamento de pedidos da empresa Cliente faz o pedido: os representantes de vendas ao visitarem os clientes, anotam seus pedidos através de aplicativo no celular que é interligado por acesso remoto ao sistema utilizado na empresa; Transmissão do pedido: estes pedidos são transmitidos para o setor de processamento de pedidos; Cadastro do cliente: se o cliente ainda não possui cadastro com a empresa, este cadastro é realizado; Entrada do pedido: seleciona-se os pedidos do representante, de acordo com a região que atendem para realizar a montagem de carga (relatório de ordem), respeitando a capacidade do caminhão. Primeiramente, entra em contato com os representantes para confirmar se está 34 finalizado todos os pedidos. Posteriormente, verifica-se a disponibilidade (saldo) dos produtos no estoque com o departamento responsável por este controle. No entanto, algumas vezes a verificação é realizada diretamente com os conferentes do depósito. Algumas cargas são montadas no decorrer da semana, contudo, a programação padrão da empresa é de os representantes terminarem suas visitas e fecharem seus pedidos até as sexta- feira e o faturamento ser realizado até o fim da tarde do mesmo dia. A visita aos clientes é programada para a cada 15 dias ou de acordo com o que ele deseja. O carregamento dos caminhões é realizado aos sábados de manhã, enquanto que as vendas de clientes locais são programadas para entregar no dia posterior. Em seguida, faz a montagem de carga, programando o transporte (terceirizado ou não), verificando qual caminhão está disponível e a capacidade de carga do veículo. E então, gera o relatório de carga e encaminha ao setor financeiro, no qual apresenta apenas os clientes que estão em débito ou com qualquer irregularidade com a empresa (ANEXO A), e decidem sobre sua aprovação. Caso não aprovado, retira-se o pedido do cliente inconforme e gera outro relatório de ordem de carregamento (ANEXO B) que mostra a quantidade de cada produto que deve ser carregado, este relatório é repassado para o conferente. Faturamento: enquanto realiza-se o carregamento, é providenciado as notas fiscais, relatório de romaneio de carga (ANEXO C) e boletos quando necessário. Conferência de pesagem: quando o carregamento é finalizado, verifica-se a pesagem do caminhão, levando em consideração a quantidade e peso dos paletes (madeira e plástico). Em conformidade com o relatório de ordem de carregamento, a carga é liberada para a rota de entrega. Alguns pontos relevantes observados devem ser destacados: a disponibilidade dos produtos e divergências nas entregas. Muitas vezes determinados produtos não há em estoque, logo a produção dele é realizada simultaneamente com o carregamento. Por exemplo, como a empresa trabalha com produtos que são exclusivos de certos estabelecimentos, o setor de faturamento sabendo que não há determinado produto solicita ao encarregado de produção a fabricação da quantidade desejada do produto, e enquanto carrega as outras mercadorias e aguarda a produção para carregar. Ou então, quando não há certo produto requisitado, faz a entrega do restante da carga solicitada e quando houver este produto na empresa entrega-se os produtos faltantes. Quanto a entrega, há casos de locais errados, como também de entregas repetidas. Por exemplo, o cliente faz o pedido na recepção da empresa, gera o relatório de ordem, libera para 35 o carregamento e entrega. O setor de faturamento consta este mesmo pedido no sistema e realiza o mesmo procedimento. 4.2.2 Estocagem e Manuseio A empresa possui dois locais de armazenagem: estoque para todos os tipos de arroz e o estoque destinado para as demais mercadorias. O primeiro é estocado todos os tipos de arroz, onde também se realiza o empacotamento (Figura 8). Toda a mercadoria é unitizada por paletes, empilhados com aproximadamente 3 níveis. Para evitar estragos nos fardos (relacionados ao grande peso causado pelo empilhamento) coloca-se tampões de material resistente entre um bloco e outro. Entretanto, estes tampões nem sempre são colocados por não conter quantidade suficiente. A unitização de cargas além de ser feita por paletes, é envelopada com plástico filme stretch, evitando caimentos de fardos durante o carregamento. Porém, ainda não foi aplicado com todo o estoque. Figura 8: Local de empacotamento e estocagem de arroz Todos os blocos de mercadorias são alocados lado a lado no depósito, sem espaçamento padrão entre os paletes e entre as paredes e corredores. Assim como não há nenhuma ordem de localização de cada tipo de produto (Figura 9). As portas e corredores, frequentemente estão tomados por mercadorias,não permitindo o seu acesso livre (Figura 10). 36 Figura 9: Estocagem de arroz sem padronização Figura 10: Saídas ocupadas por mercadorias Neste mesmo local, é realizado o expurgo, que se trata de um processo de eliminação de insetos em produtos armazenados através de um gás inseticida, coloca-se pastilhas que libera este gás na mercadoria encoberta por uma lona, como pode-se observar na figura 11. Figura 11: Estocagem de arroz ao lado do processo de expurgo 37 O outro estoque é dividido em duas áreas: uma área é reservada para todos os tipos de feijão e bobinas de embalagens de todos os outros produtos (Figura 12 e 13); e a outra é estocado todas as outras mercadorias – farináceos, pipoca, canjica, óleo, etc. Figura 12: Estocagem de feijão e bobinas de embalagens Figura 13: Estocagem de feijão próximo ao empacotamento Assim como todos os locais de estocagem, não há um padrão em relação ao local de cada tipo de produto, espaçamento e corredores (Figuras 14 e 15). Além das mercadorias, está guardado maquinário que não é utilizado, bobinas de embalagens no meio de corredores e bags com grãos que ainda não foram beneficiados (Figuras 16, 17 e 18). Também, há estocado paletes com arroz e outros com pequenas quantidades de todas as outras mercadorias para os clientes que compram no varejo e para a realização de trocas de mercadorias (Figura 19). Além disso, em todos os depósitos não existem nenhuma área dedicada para separação de pedidos – área de picking. 38 Figura 14: Estoque de diferentes produtos Figura 15: Depósito de produtos variados Figura 16: Bags junto com mercadorias, embalagens e maquinário Figura 17: Bags muito próximos e corredores ocupados 39 Figura 18: Mistura de mercadorias com bobinas de embalagens Figura 19: Estocagem de arroz e farináceos Os produtos que passam pelo processo de expurgação, não tem nenhum local dedicado e geralmente ficam ao lado de outras mercadorias, igualmente como no depósito de arroz (Figura 20). Figura 20: Mistura de farináceos com bobinas de embalagens e feijão em expurgo Na observação pontos importantes devem ser ressaltados, com relação a limpeza e organização, funcionários, equipamentos de manuseio, controle de estoque e mercadorias não- conforme. Não há controle de limpeza e organização, assim como, frequência e funcionários definidos para realizá-las. Ocasionalmente efetua-se a organização do estoque e limpeza dos 40 corredores e áreas livres, enquanto que a limpeza geral é feita apenas uma vez ao ano entre os meses de novembro e dezembro. No geral, há na empresa 2 conferentes e aproximadamente 12 movimentadores de mercadorias. Este valor não é exato em razão da maioria dos colaboradores não obter função exclusiva e específica, ou seja, os movimentadores de mercadoria também executam operações no processo de produção. Em relação aos equipamentos de manuseio, há 1 empilhadeira, 7 transpaleteiras manuais e 2 esteiras transportadoras móveis (Dalla) – 1 para cada local de estocagem. No tocante ao controle de estoque, não há um colaborador exclusivo para esta função. Os colaboradores que estão no processo de produção preenchem manualmente um pequeno formulário no final do expediente ou ao terminarem um determinado lote. As informações são relacionadas à quantidade produzida, data de fabricação e validade e número do lote. O departamento de RH é onde realiza o controle de estoque, o responsável recebe as fichas e lança-as no sistema. Porém, este controle não é confiável, pois os colaboradores não as preenchem, precisam ser cobrados frequentemente. Por esta razão, as vezes a verificação do saldo é realizada diretamente com os conferentes. A cada 3 meses é realizado a contagem manual dos estoques. Outra situação que foi observada é o local que armazena as trocas (Figura 21), que são as mercadorias não-conforme que os clientes solicitaram a troca devido a: defeitos na embalagem, no produto, data de validade, etc. Esses produtos que retornam para a empresa são alocados na área externa do depósito de estoque misto – plataforma de carga e descarga, que pode contaminar mercadorias em razão da proximidade – o que já aconteceu inúmeras vezes. Permanecem armazenados um longo período, até atingir grande quantidade para ir ao seu destino. Os farináceos são vendidos para serem utilizados como ração e os grãos passam por reprocessamento e são embalados novamente. Figura 21: Local das mercadorias não-conforme 41 4.2.2.1 Carregamento dos caminhões O processo de carga era realizado apenas com a esteira transportadora móvel, recentemente adotaram o modo de carregamento por paletes com auxílio da transpaleteira manual e empilhadeira para os caminhões baús, e permaneceram com a Dalla nos caminhões graneleiros, em razão da dificuldade causada pela altura dos mesmos. Como dito na seção 3.2.1, após o processamento de pedidos, o conferente recebe o relatório de ordem de carga (2 vias – conferente e motorista) e inicia-se o processo de carregamento. O ponto de partida é, em sua maioria, no depósito de arroz por motivo de ser o produto com maior venda, isto é, equivale sempre a maior quantidade da carga. O fluxograma da figura 22 mostra os processos envolvidos dos carregamentos dos caminhões baú. Figura 22: Fluxograma das atividades de carregamento com paletes 42 Pesagem: Enquanto o conferente convoca os movimentadores para iniciar o carregamento, o caminhão vai para a pesagem e em seguida estaciona-se na plataforma próxima ao depósito. Inspeção: O conferente responsável inspeciona o caminhão preenchendo uma ficha de Boas Práticas de Fabricação (ANEXO D) em relação as condições de limpeza, higiene, hora de início e fim do carregamento, etc. O conferente estabelece para um movimentador começar a separação de pedidos no outro depósito. Porém, esse processo é raro acontecer, pois o relatório de ordem de carregamento é emitido somente no momento que se inicia a carga, não tem alguém disponível para realizar esta atividade, visto que sempre estão em outra função e também não há local reservado para alocação destes produtos, logo a separação frequentemente é realizada simultaneamente com o carregamento. Empilhadeira/Transpaleteira conduz palete do depósito: retira-se o palete do depósito com a transpaleteira manual e conduz diretamente ao caminhão. Esporadicamente, quando a empilhadeira não está em uso, o palete é transferido por ela, principalmente quando há a necessidade de retirar blocos empilhados. Inserção do palete no caminhão: quando o palete foi retirado com a empilhadeira, o movimentador com a transpaleteira apanha o palete e deposita dentro do caminhão, com a ajuda de outro movimentador para fazer o manuseio. Não é realizado com a empilhadeira, em razão do peso. Enquanto isso, outro movimentador faz o mesmo processo com outra transpaleteira. Em regra, o carregamento neste tipo de carga é realizado geralmente por 3 movimentadores e 1 conferente. Quando concluído a carga de arroz, o caminhão e os movimentadores dirigem-se a plataforma do depósito de mercadorias mistas. E então reinicia as atividades, seguindo o mesmo procedimento. Ocasionalmente, algumas mercadorias já foram separadas e colocadas na plataforma, porém, habitualmente a separação é simultânea. Conferência: A medida que o processo de carga é realizado, o conferente e o motorista tem a responsabilidade de verificar a carga, para evitar possíveis divergências. Além de conferir, o conferentetem a incumbência de repassar a ordem e quantidade de cada mercadoria para os movimentadores. Como no relatório de ordem de carga a unidade é em fardos, caixas (óleo e alho) ou cartelas (alho) e frequentemente a quantidade que consta no relatório não são valores exatos, o conferente possui uma tabela que mostra a equivalência destes valores não inteiros em produtos. Por exemplo, uma carga com 350,5 fardos de arroz equivale a 350 fardos e 3 pacotes, já que é meio fardo (0,50) e cada um possui 6 pacotes, logo 0,5 equivale a 3. 43 Assim que o carregamento conclui, o conferente verifica a carga e entra em contato com o setor de faturamento para saber se há trocas de mercadorias não-conforme que voltaram dos clientes ou aumento de carga imprevista, pois acontece constantemente o representante de vendas acrescentar pedidos na carga, mesmo que estivesse sido finalizado o lançamento. Se há, o conferente traz estes relatórios de trocas ou acréscimo da carga e os movimentadores realizam a separação e alocação no caminhão. Pesagem: por fim, o caminhão faz novamente a pesagem e o conferente comparece ao setor de faturamento com o relatório de ordem de carga e o formulário de boas práticas preenchido, para o responsável verificar a pesagem – conforme seção 3.2.1. Se estiver conforme, é entregue ao motorista as notas fiscais, o relatório de romaneio e os boletos. Se houver alguma divergência, o conferente realiza uma nova conferência de toda a carga. Além do processo de carga nos caminhões tipo baú, há nos caminhões delivery, que são os destinados para as distribuições locais. O procedimento é análogo, a diferença está na impossibilidade de inserção do palete no caminhão, em virtude da diferença da altura em relação a plataforma, uma vez que são menores e mais baixos. Logo, quando o palete é conduzido ao caminhão, os movimentadores depositam fardo por fardo. Nos caminhões graneleiros, a Dalla é anexada ao caminhão (Figura 23) enquanto que o movimentador conduz o palete a ela, 2 movimentadores retira os fardos, coloca-os na esteira e outros 2 colaboradores posicionados dentro do caminhão remove-os e depositam no veículo. Logo, é necessário 5 movimentadores e 1 conferente. Contudo, quando não há essa quantidade de pessoas disponíveis, é feito com menos o que afeta o desempenho da atividade. Figura 23: Esteira transportadora móvel – Dalla 44 Este modo de carga segue a mesma ordem dos outros, ou seja, começa no depósito de arroz e continua no próximo depósito. Todos os demais procedimentos são análogos. No fluxograma da figura 24 é possível ver esta sequência de atividades. Figura 24: Fluxograma do processo de carregamento com esteira transportadora móvel A empresa recentemente adquiriu uma paleteira elétrica, mas ainda não se encontra na empresa, para facilitar o processo de carga e tentar abolir o procedimento por Dalla em razão de ser um processo mais lento comparado ao outro e exigir muito mais mão-de-obra. Todavia, para utilizar este equipamento em substituição da Dalla deve-se obter ainda uma rampa móvel para alcançar a altura dos caminhões. 45 4.2.3 Transporte e distribuição Para a entrega, existem 3 categorias de veículos, são eles: 4 caminhões baús bi-truck, 2 caminhões truck (1 baú e 1 caçamba) e 1 caminhão baú delivery. O delivery é usado para entregas locais, enquanto que os demais são usados para entregas dentro e fora do estado. Além disso, a empresa utiliza a terceirização de transporte para a distribuição. Não há uma rota específica e exclusiva somente para os terceirizados e outra só para a frota da empresa, a programação é definida no processamento de pedidos. A empresa possui um programa que demonstra a rota de viagem dos pedidos de uma determinada carga. Coloca-se o número da carga e o sistema mostra no mapa as localizações dos pontos de entrega e a ordem que se deve fazê-la. Porém, este recurso não é muito utilizado, pois ele ainda sofre muitas falhas – apresenta incorretamente os pontos e em ordem irregular. Quanto a rotina de entrega, o motorista terceirizado ou não, recebe a sua documentação com o setor de faturamento e financeiro e segue viagem conforme a rota estabelecida e realiza a entrega dos produtos a cada cliente acompanhado as notas fiscais e boletos. Se o cliente possui mercadorias não-conforme que deve ser recolhida, o motorista coleta-as e segue até finalizar a rota. Quando o veículo retorna a empresa, a mercadoria não-conforme é recolhida e enviada para o seu local reservado e se caso contenha alguma mercadoria restante no caminhão é devolvida ao depósito. Isto é um fato que ocorre frequentemente conforme visto na observação, excesso de mercadorias após ter feito todas as entregas, assim como, ausência de produtos no momento da entrega. Por esta razão, no caminhão é colocado fardos a mais de produtos. Sempre que acontece faltas de mercadorias, que constantemente são grandes quantidades, a empresa entra em acordo com o cliente para pagar estes produtos que não foi recebido já que eles constam na nota fiscal ou então entregá-los na próxima viagem. 46 5 RESULTADOS E DISCUSSÕES Através da observação direta foi possível perceber falhas relevantes que serão levantadas a seguir, subdivididas de acordo com sua relação. Sucessivamente, será proposto pequenas sugestões de melhorias que poderão trazer grandes benefícios. Sendo elas: Processamento de pedidos Falhas no fluxo de informações relacionadas aos pedidos podem gerar transtornos, impactando no desempenho e na produtividade, consequentemente influencia diretamente no negócio da empresa, como no caso de entregas repetidas causadas pela falta de comunicação interna entre os setores, assim como as entregas nos locais errados. Sugere-se as seguintes ações: Quadro 2: Falhas relacionadas ao processamento de pedidos e sugestões de melhorias Problema Sugestões de melhorias Benefícios Falha no fluxo de informações - Estabelecer que apenas o setor de faturamento realize todos os pedidos - Reparar o sistema e adotar a utilização de mapas de rota de entrega; - Mais eficiência; - Maior qualidade no nível de serviço; - Menos falhas de incoerência de informações entre setores; - Menos erros relacionados a entrega; Controle de estoque A empresa não trabalha de modo totalmente informatizado em relação ao controle de estoque, o que acarreta em falhas e incoerências de comunicação, prejudicando o desempenho das atividades. A falta de um colaborador específico e especializado para exercer essa função, assim como a falta de comprometimento dos colaboradores de não preencherem o formulário, resulta em falhas, nas quais: no controle de entradas e saídas, na verificação de saldo eficiente, níveis e reposição de estoque, como também na programação de produção (saber quanto, quando e qual produto produzir). Estas falhas atrasa o processamento de pedidos e consequentemente, os processos posteriores. As sugestões de melhorias e seus benefícios é apresentado no quadro 3. 47 Quadro 3: Falhas em relação ao controle de estoque e sugestões de melhorias Problemas Sugestões de melhorias Benefícios Inexistência de um colaborador exclusivo para controle de estoque - Estabelecer um colaborador especializado para executar exclusivamente esta função - Controle eficiente de entradas e saídas; - Níveis de estoque controlado; - Saldo do sistema confiável, não necessitando verificar saldo com os conferentes; - Com o tempo integral para exercer a função, obtém-se melhor monitoramento do estoque.
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