PROCESSO CONTROLE (UNIP)

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Controle preventivo: análise do conceito de “controle preventivo” x “mentalidade de risco” 
A função administrativa de controle associada com a maneira pela qual os objetivos devem ser atingidos através da atividade das pessoas que constitui a organização, afim de que tudo funcione de acordo com o planejado de maneira certa e no tempo certo. Sendo a ultima função da administração a ser analisada, esclarecendo o trecho anterior, o controle é um processo que guia a atividade para um fim previamente determinado, sua essência é verificar se a atividade controlada está ou não atingindo os resultados previstos, oque significa que o conceito de controle não existe sem o conceito de planejamento. E por fim sua finalidade é assegurar que os resultados do que foi planejado, organizado e dirigido se acertem tanto quanto possível aos objetivos previamente definidos. 
O controle detecta problemas nos sistemas operacionais e financeiros de uma organização, sua correção sendo feito rapidamente evita impacto maior no desempenho organizacional de longo prazo.
 Segundo o quadro abaixo os autores Peci e Sobral (2008) explica e exemplifica os tipos de controle. 
     
Fonte: Peci e Sobral (2008)
Outra interpretação referente aos tipos de controle também pode ser:
Controle Preventivo: identifica e previnem os desvios antes de eles ocorrerem. Esse tipo de controle foca na parte interna da empresa, seu propósito é certificar que a qualidade da entrada seja o suficiente para evitar problemas futuros. 
Controle Simultâneo: são feitos durante o desenvolvimento de uma atividade. Monitora as atividades continuas dos funcionários certificando de que os processos estão como os padrões que a empresa estipula. 
Controle Posterior: o controle é realizado depois de o problema ocorrer, 
assim é determinado às causas de qualquer desvio do planejamento.
De acordo com a Norma ABNT NBR 31000, esta norma refere-se ao gerenciamento de riscos que as empresas operam, sendo assim esta norma estabelece um número de princípios que deve ser seguido para tornar a gestão destes riscos mais eficaz. Seu sucesso irá depender da eficácia da estrutura de gestão que fornece os fundamentos e os arranjos que irão incorpora-la através de toda organização, em todos os níveis.
Antes da sua implementação requer que a organização obtenha entendimento do contexto externo e interno da organização, além de outros requisitos como: identificação dos responsáveis pelo desenvolvimento e implantação para gerenciar riscos, a integração da gestão de riscos nos processos, recursos, estabelecimento de mecanismos de comunicação interno e externo. Cada um dos itens possui sua descrição explicativa na norma.
Para a implementação deste, a norma diz que é imprescindível a definição da estratégia e o momento apropriado para sua implementação, o atendimento aos requisitos legais, o estabelecimento de objetivos alinhado com o resultado planejado, assegurar-se das tomadas de decisões, manter constantemente as informações e treinamentos, e a comunicação com as partes interessadas para assegurar que a estrutura da gestão de riscos continue apropriada. Comunica-se através da norma que, convém que exista um plano de gestão de riscos para toda e qualquer organização, podendo ser integrado no plano estratégico da empresa, tal que a gestão dos riscos pode ser incorporada em todos os processos da organização. O contexto do processo de gestão de riscos varia de acordo com as necessidades de cada organização. 
A norma diz que a organização deverá definir os critérios para avaliar a significância do risco, sendo que os critérios deverão ir de acordo com os objetivos, valores e recursos da organização. Para isso acontecer, é necessário a identificação das fontes dos riscos e as áreas de impacto. Logo após a implementação do gerenciamento dos riscos é imprescindível a análise dos mesmos, na qual envolve a apreciação das causas e as fontes de risco, suas consequências positivas e negativas, e as consequências que possam ocorrer.  
Em conformidade com a norma, a análise pode ser realizada com diversos graus de detalhe, dependendo do risco, da finalidade da análise e das informações, dados e recursos disponíveis. Dependendo das circunstâncias, a análise pode ser qualitativa, semi quantitativa ou quantitativa, ou uma combinação destas.
A avaliação de riscos envolve comparar o nível de risco encontrado durante o processo de análise com os critérios de risco estabelecidos quando o contexto foi considerado. Com base nesta comparação, a necessidade do tratamento pode ser considerada.
Ação corretiva ( apresentar uma sistemática de tratamento de ação corretiva)
As ações corretivas são ações tomadas para lidar com problemas decorrente da execução de tarefas ou atividade, servem para eliminar as causas da não conformidade, fazendo com que evite novos erros futuramente fazendo com que seu objetivo seja alcançado. Em muitos casos a ação corretiva não consegue ser prevista, portanto não são pré-estabelecidas e sim tomada às decisões assim que ocorre o desencaminhamento do objetivo previsto, de modo que resolva o problema.
A ação corretiva requer uma analise mais profunda da não conformidade,necessitando da determinação da causa do problema,conforme análise dos problemas encontrados serão adotadas formas diferentes para solucionar, como revisar parâmetros que estão levando ao problema ou corrigi-lo, exemplo “compro com determinado fornecedor devido os matérias serem de boa qualidade e com preço justo, este mesmo fornecedor começa a fornecer materiais de qualidade inferior porem com preço muito mais acessível, materiais esses que ao ser repassados para os clientes começa apresentar constantes reclamações, a medida mais adequada a se tomar é trocar de fornecedor”.
As ações podem ser tomadas de forma básica ou imediata, podendo varias de acordo com a necessidade prevista.
O sistema de controle eficaz deve surgir da medida de ações corretivas, não podendo haver limitação para a identificação do problema encontrado, o sistema deve apontar o eventual problema e a especificar as soluções.
O sistema de controle deve ser tomado de forma inteligente que possua sua atenção voltada nas exceções, o sistema que enfatiza as exceções deve garantir que não irá ter perda de tempo com informações irrelevantes e que receba apenas as informações que seja significativo ao problema que necessita de ação.
3 Instrumentos de controle 
Para buscar seus objetivo a organização se divide em sistemas de recursos, Humanos, Materiais, financeiros, tecnológicos entre outros. 
Assim a organização deve ser avaliada pela eficácia na realização do alcance do objetivo e sua eficiente utilização dos recursos.
Desta forma a organização deverá usar diferentes métodos e instrumentos para o controle e desempenho da organização. Destacando os tradicionais, controle financeiro, sistema de informação gerenciais, auditoria, e o balanced scorecaerd.
Controle financeiro, forma de controle que mede os impactos financeiros das atividades econômicas de uma organização ou de uma unidade organizacional. 
Dentre os instrumentos de controle mais utilizados estão: Liquidez da empresa ou seja a capacidade de conversão de ativos em dinheiro
Situação patrimonial, da organização, isto é, seu equilíbrio financeiro.
Rentabilidade da empresa, sua capacidade de gerar lucros.
Os demonstrativos financeiros não são utilizados apenas pelos gestores e sim acionistas, investidores, clientes, bancos e analista. Com base nesses demonstrativos e comparando com períodos passados é possível avaliar o desempenho da organização. 
Sistema de informação gerencial, sistemas computadorizados que processam os dados organizacionais e disponibilizam informação aos gestores de forma regular e continua. 
Impossível nos dias de hoje uma organização sobreviver sem tecnologia da informação e comunicação. 
O sistema de informação gerencial (SIG) abrange uma coleção organizadade pessoas, procedimentos, software, banco de dados e dispositivos que fornecem informação rotineira aos gerentes e aos tomadores de decisão. O foco de um SIG é, principalmente, a eficiência operacional. Marketing, produção, finanças e outras áreas funcionais recebem suporte dos sistemas de informação gerencial e estão ligados através de um banco de dados comum. 
Auditoria, exame pericial, organizado detalhado e independente que tem como objetivo avaliar a eficiência e a eficácia dos vários sistemas de uma organização. 
As auditorias podem avaliar diversas atividades da área funcional da organização, com por exemplo a eficiência do produção, qualidade dos produtos ou serviço. 
Em termos de operacionalização, a auditoria pode ser realizada pela própria empresa ou uma equipe externa á organização. 
Balanced scorecard 
 É uma ferramenta de controle do desempenho organizacional que procura integrar varias dimensões de controle: financeira, clientes, processos internos e aprendizado. 
Procura alinhar as estratégias e as atividades operacionais de forma a garantir que os objetivos sejam alcançados. 
EXTRA SUPERMERCADOS SANTOS
VISÃO 
No extra, temos prazer em servir os nossos clientes. É por eles e para eles que trabalhamos, todos os dias. Procuramos conhece – los muito bem, antecipando suas necessidades, atendendo aos seus desejos e facilitando sua vida em tudo o que estiver ao nosso alcance.
Sabemos que a satisfação dos nossos clientes é a única maneira de ganhar sua preferência e lealdade. Desempenhamos o nosso papel de maneira incansável para que estejam sempre com a gente.
Indicadores de desempenho 
Indicadores de produtividade: que podem estar relacionados à produtividade hora/colaborador, hora/máquina. Ou seja, estão ligados ao uso dos recursos da empresa com relação às entregas.
Indicadores de qualidade: eles andam juntos com os indicadores de produtividade, pois ajudam a entender qualquer desvio ou não conformidade que ocorreu durante o processo produtivo. Um exemplo de indicador de qualidade pode ser considerado o nível de avarias, onde a quantidade de avarias ocorridas durante um período é comparado com o nível de aceitação estabelecido.
Indicadores de capacidade: eles medem a capacidade de resposta de um processo. Podemos citar como indicadores de capacidade a quantidade de produtos que uma máquina consegue embalar durante um determinado período de tempo.
Indicadores estratégicos: eles auxiliam na orientação de como a empresa se encontra com relação aos objetivos que foram estabelecidos anteriormente. Eles indicam e fornecem um comparativo de como está o cenário atual da empresa com relação ao que deveria ser.
Independentemente de em qual categoria os indicadores se encontram, eles são igualmente importantes, pois são eles quem fornecem a visão que a empresa necessita para enxergar seus processos e conseguir uma base sólida para alinhá-los aos objetivos traçados.
Indicador de lucratividade
Grande parte dos empreendedores se preocupa em acompanhar o faturamento da empresa e, não raro, se depara com situações onde os resultados foram positivos, mas o dinheiro não sobra. Parece estranho? Sim, mas não é.
O cálculo do percentual de lucro sobre o faturamento ajuda a entender melhor qual caminho o negócio tem seguido e quais ações podem ser tomadas para melhorar os resultados. Voltando à questão da falta de dinheiro, ela pode estar diretamente ligada aos custos que a empresa apresenta.
Se o seu faturamento foi positivo, mas o dinheiro não está disponível, é sinal de que seus custos andam elevados e você precisa tentar resolver esse impacto. Uma boa forma de analisar se a lucratividade do seu negócio está em bom estado é compará-la com a lucratividade média apresentada pelo seu setor no mercado.
Valor do ticket médio
Este indicador de desempenho permite entender como funciona a dinâmica de vendas e pode ser acompanhado de três formas: por venda, por cliente e por vendedor. Com esses três parâmetros, é possível identificar a performance do setor de forma mais ampla e identificar ações que podem maximizar os resultados ou pontos que necessitam de melhoria.
Por exemplo: se você consegue medir seu ticket médio por clientes, poderá saber quais deles compram mais e melhor e mudar a forma como se relaciona com esses clientes, oferecendo um atendimento diferenciado e negociações especiais.
Por outro lado, se você acompanha o ticket médio por vendedor, consegue identificar, por exemplo, quais se saem melhor. A partir daí, vale investigar os motivos e implementar soluções, como a de investir mais na capacitação dos vendedores ou de criar programas de incentivos. 
O cálculo padrão de ticket médio se dá: faturamento em X meses / X / nº de clientes – dessa forma, têm-se o ticket médio mensal da empresa.
Nível de serviço de entregas
Esse indicador da área de logística revela os dados de uma das operações mais complicadas e, ao mesmo tempo, mais observadas pelos clientes: a entrega dos produtos. Esse KPI é importante não só para entender como está o desempenho da sua operação de transporte, mas também se a sua cadeia de suprimentos funciona de forma eficiente.
Serve ainda como base para avaliar o desempenho dos seus fornecedores. Isso é importante para avaliar o grau de confiabilidade de cada um deles com relação a suas entregas e o cumprimento de prazos.
Taxa de sucesso em vendas
Esse indicador auxilia os empreendedores a entender qual é o índice de vitórias em cada negociação realizada pela empresa. Ela pode ser medida estabelecendo a relação entre a quantidade de vendas que foram efetivamente fechadas e a quantidade total de oportunidades que foram abertas em determinado período. 
Índice de turnover
Avaliar o grau de rotatividade dos seus funcionários ajuda a entender as questões internas da empresa. Grandes taxas de turnover podem sinalizar problemas de liderança, de clima organizacional e de valorização dos colaboradores. Quando a empresa enfrenta problemas internos, possivelmente eles irão refletir no atendimento ao cliente.
O grau de turnover pode ser calculado com base no tempo médio de permanência de cada funcionário na empresa. A fórmula clássica é  (nº de demissões + nº de admissões)/2, dividido pelo total de funcionários. Essa taxa de rotatividade acaba se tornando importante para que a organização entenda seus problemas e crie ações para solucioná-los e melhorar os resultados da empresa como um todo.
Leitura do mapa estratégico
No extra, Sabemos que um norte bem definido, suportados por valores aderentes ao nosso negócio que é o varejo, é essencial para atingimos a nossa ambição para 2017:
Queremos ser verdadeiramente reconhecidos pelos nossos clientes por sermos a melhor opção para suas compras. Pelos colaboradores, o melhor lugar para se trabalhar, pelos acionistas, o melhor lugar para se investir e pela comunidade, o melhor vizinho da região.
No extra, temos prazer em servir os nossos clientes. É por eles e para eles que trabalhamos, todos os dias. Procuramos conhece – los muito bem, antecipando suas necessidades, atendendo aos seus desejos e facilitando sua vida em tudo o que estiver ao nosso alcance.
Sabemos que a satisfação dos nossos clientes é a única maneira de ganhar sua preferência e lealdade. Desempenhamos o nosso papel de maneira incansável para que estejam sempre com a gente.