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ADMINISTRAÇÃO P/ O SENADO FEDERAL PROFESSOR: MARCELO CAMACHO 1 www.pontodosconcursos.com.br Aula 6 – Administração Senado Olá Pessoal! Como estão os estudos? Alguma notícia do edital? Acredito sempre em quem sai na frente estudando. Alerto que fiz mais um pequeno ajuste entre a aula 6 e a aula 7. Esta semana abordaremos os seguintes assuntos Aula 06 - 06/04 análise de processos; distribuição do trabalho; fluxogramas; mudança organizaciona Sumário 1. Mudança Organizacional ............................................................................................. 2 1.1 Crescimento e Declínio Organizacional ........................................................................... 4 1.2 Processo de Mudança ....................................................................................................... 6 1.3 Papel dos Agentes de Mudanças....................................................................................... 7 1.4 Resistência à Mudança ..................................................................................................... 9 1.5 Estratégias para superar a resistência.............................................................................. 10 1.6 Tipologia de Mudanças................................................................................................... 12 1.7 Pesquisa-ação como modelo de processo de mudança ................................................... 14 2. Gestão por Processos ........................................................................................................ 15 2.1 Categorias de Processos.................................................................................................. 21 2.2 Hierarquia do Processo ................................................................................................... 23 2.3. Mapeamento de processos ............................................................................................. 26 2.4 Fluxograma ..................................................................................................................... 27 2.5. Análise e melhoria de processos.................................................................................... 30 5. Lista de Questões .............................................................................................................. 33 6. Gabarito ............................................................................................................................ 38 7. Questões Comentadas ....................................................................................................... 39 8. Bibliografia ....................................................................................................................... 48 1. Mud Chia dife fratu peq sign trân tran imp de f dese prov E cotid orga pref prod suas nece dese trab apre V exte com prod O q esta font Mudanç dança é a avenato rente...Re ura.” Tod uenas e nificativos nsito de nsformaçõ actados c filhos. O estrutura voca um e Em espe dianamen anização ferências dutos e m s estratég essidades envolvime balho, ad ender nov Vejam qu ernos, m mo a evolu dução eco quadro ab ar envolv tes de mu Fo ADMI PR w ça Organiz a alteraçã é “a tra epresenta dos nós com po s. Podem veículos ões advin com mud que imp o statu estado de ecial as nte pelas ela é dos cons matérias- gias, etc. s de adap ento as quirir e vos conhe ue não mas tamb ução do s ologicame baixo dem vidos em udanças o onte: Chiaven NISTRAÇÃ ROFESSO www.pont zacional ão de um ansição d a transf passamos uco impa os sofrer s e ped das de cr anças fel orta é qu us quo. E e tensão, organiz s mudan impacta sumidore -primas d Do lado ptação ex empresa modifica ecimentos só a te bém outr sistema s ente aceit monstra uma org organizac nato (2005) ÃO P/ O S R: MARCE todosconc m estado de uma formação s por sit acto e o r com o estres o rises fina izes, com ue toda m Ela romp de desco ações d nças. Do ada pela s, pela a dos forne de entro xterna e à s precisa r equipam s, etc. ecnologia ros fatore social, mu táveis ou o repertó ganização ionais. SENADO F ELO CAMA cursos.co de coisas situação o, pertu uações d utras gra fechamen ou sermo nceiras. T mo o casa mudança pe um es onforto, d e traba lado de s muda lteração cedores, o ou inter às suas p am recon mentos, causa es dissoc uitas veze u aderente ório de m o.Podemo FEDERAL ACHO m.br s para ou para ou rbação, de mudan andes, co nto de u os impac Também mento e traz con stado de de incômo lho são e fora o nças de de caract concorre no, para próprias e nfigurar p as pesso impactos ciados da es exigind es à outr mudanças os conside tro. Segu utra situa interrup nça. Algu om impa ma rua ctados p podemos o nascim seqüênci e equilíbr odo. impacta u extern e hábito terísticas entes mu fazer fac estratégia processos oas preci s interno a tecnolo do forma ros princíp s que po erá-las c 2 undo ação pção, umas actos para pelas s ser ento as e rio e adas no à s e dos dam ce às s de s de isam os e ogia, s de pios. dem omo Fonte: Chiavenato (2005) ADMINISTRAÇÃO P/ O SENADO FEDERAL PROFESSOR: MARCELO CAMACHO 3 www.pontodosconcursos.com.br Mudança não é um fenômeno novo. Ela sempre ocorreu. O que diferencia os tempos atuais de outras épocas é a velocidade da mudança. Antes, o passado representava uma fonte aceitável para se prever o futuro. Uma série histórica de dados era suficiente para planejar o futuro na Era Industrial. Na Era da Informação isto não é mais possível. As constantes crises econômicas e financeiras mundiais, associadas à maior dependência global tornaram impossível prever o futuro com segurança. Este cenário se configurou assim a partir dos anos 70. Veja no quadro abaixo, elaborado por Chiavenato, as forças de mudança que agem sobre as organizações na atualidade. FORÇAS PARA A MUDANÇA EXEMPLOS TECNOLOGIA • Computadores mais rápidos e mais baratos • Redes abrangentes de informação • Softwares de relacionamento com clientes e fornecedores FORÇA DE TRABALHO • Maior diversidade • Necessidade de mais competências pessoais • Mais exigências sobre as pessoas COMPETIÇÃO • Concorrência Globalizada • Crescimento do comércio eletrônico • Fusões e consolidação de empresas CHOQUES ECONÔMICOS • Desvalorização da moeda • Mudanças nos preços do petróleo • Recessão nos Estados Unidos, Europa e Japão POLÍTICA INTERNACIONAL • Colapso da União Soviética • Abertura dos mercados na China • Fim do Apartheid na África do Sul Fonte: Chiavenato (2005) Uma característica essencial às organizações nos tempos modernos é sua agilidade e flexibilidade para agir frente às mudanças que se apresentam e desafiam as organizações. Vejam esta questão da CESPE: ITEM 1. (CESPE/BANCO DA AMAZÔNIA/2009/ PSICOLOGIA DO TRABALHO) O desenvolvimento de tecnologias de trabalho constitui fonte de mudança organizacional. ADMINISTRAÇÃO P/ O SENADO FEDERAL PROFESSOR: MARCELO CAMACHO 4 www.pontodosconcursos.com.br A afirmativa está CERTA! Perfeita a afirmação! Quando são desenvolvidas novas tecnologias de trabalho estamos alimentando o canal de mudança da organização. A tecnologia (incluindo tecnologias duras – equipamentos – e tecnologias leves - novos processos de trabalho) estão incluídos entre as fontes de mudançascitadas na aula. Vejam esta outra questão: ITEM 2.(CESPE/IPEA/2008/ GESTÃO DE RECURSOS HUMANOS) As turbulências do ambiente externo podem ser corretamente consideradas como o principal gatilho para a mudança organizacional, na medida em que as organizações são altamente dependentes do seu ambiente externo. A afirmativa está ERRADA! Não é correto dizer que as turbulências no ambiente externo são o principal motivo para a mudança. Podemos ter causas internas que descompassam a organização em relação ao ambiente. Existem diversas forças que atuam sobre a organização e podem causar mudanças, conforme vimos em aula. Algumas são internas e outras são externas. 1.1 Crescimento e Declínio Organizacional Larry Greiner construiu um modelo para caracterizar as mudanças ns organizações durante o seu crescimento, desde sua criação. São cinco as etapas do modelo, conforme veremos abaixo: meio Crescimento por meio da criatividade: refere-se ao momento da criação da organização. A ênfase está na criação de seus produtos ou saídas para a sociedade. Prevalece a informalidade e o controle é feito pessoalmente pelos fundadores ou donos. Os processos de gerenciamento são deixados de lado e em dado momento, quando a organização começa a cresce e o número de funcionários aumenta, isto gera uma crise de liderança, solucionada por se atrair gerentes profissionais para a organização. Crescimento por meio de direção: o estágio seguinte, após a crise de liderança. Prevalece a formalidade, introduzida pelos gerentes profissionais, e ocorre maior burocratização, com mais departamentos e conseqüente especialização de funções. A maior especialização pode provocar desejo de autonomização e de autodireção. Ocorre uma crise com os gerentes graduados (maior nível hierárquico) ao não delegarem poder de decisão para baixo. Esta crise é solucionada com a delegação de poder de tomada de decisões para os níveis hierarquicamente inferiores. C apó se n dele dep cont coor C cont cria dife cont coor de m ser C buro cola cola pass revi C conf Crescimen s a crise no planej egação da artament trole, qu rdenação Crescimen trole segu dos grup rentes eq tratados rdenação mais tem contorna Crescimen ocrática i aborativos aboração sam por talizá-las Chiavenat forme o q ADMI PR w nto por m de auton jamento ada aos tos agem e é con . nto por ue-se o e pos de p quipes e consulto . Isto pod po e esfo da com a nto por incentiva- s e autoc e o traba períodos s. to, apres quadro ab NISTRAÇÃ ROFESSO www.pont meio de nomia. Ne de longo níveis in m em di tornada meio de estágio on rojetos p melhora ores para de provoc orço no c a simplific meio de -se a sim controláve alho em e s de decl enta o m baixo. ÃO P/ O S R: MARCE todosconc delegaçã este mom o prazo. feriores o reções d pela imp e coorde nde imper para cria r a comu a ajudar car uma c controle d cação de p e colabo mpificação eis. Os g equipe. Ne ínio temp modelo d SENADO F ELO CAMA cursos.co o: é o e mento o a Verificam ocasiona diferentes plantação enação: r ra a coord r vínculo unicação. r na tar crise buro do que na programa ração: P o,e adoçã erentes p este mom porários, e Greine FEDERAL ACHO m.br estágio q lto escalã m, no en que os s. Ocorre o de um resolvida denação. os entre Também refa de ocrática, c a produçã as e sistem Para sup ão de sis passam a mento as quando r em qua ue vem ão concen tanto, qu gerentes e a crise sistema a crise Para isto membros m podem consolida com emp ão. Esta p mas. erar a c temas só a incentiv organiza é necess atro está 5 logo ntra- ue a dos e de a de e de o são s de ser ar a rego pode crise ócias var a ções sário ágios A Adiz 1.2 P K mud reco 1 2 3 E forç o re siste forç Ainda ou zes, que a 1. Cresc meni 2. Matu 3. Envel buroc Processo d Kurt Lewi dança e ongelame 1. Descon desapr aprend de mud 2. Mudan compo execut 3. Recong nova n prática Este é um ças individ esultado d ema é ro ças come ADMI PR w tro mode apresenta cimento: nice, infâ ridade:é lhecimen crática (d de Mudanç n desenv em três ento. ngelamen rendidas didas. Os dança e a ça: Ocor rtamento adas pela gelamento norma. Si a atual. m ciclo c duais que da compe ompido p eçam a NISTRAÇÃ ROFESSO www.pont elo de des a três est envolve ância, ado a fase qu to: é o disfunção ça volveu um s etapa nto: As ve para ser grupos a aceitam re com a os. As no as pessoa o: Um no ignifica q contínuo e atuam p etição ent ela tenta agir ou ÃO P/ O S R: MARCE todosconc senvolvim ágios: todas a olescência ue se alca momento da buroc m modelo as: des elhas idé em subs e as pes . a adoção vas idéia as. ovo padrã ue o que que se pró ou co tre estas ativa de i positivam SENADO F ELO CAMA cursos.co mento das as fase d a e plenitu ança a est o que a racia) e t o em que congelam ias e prá tituídas p soas ent de nova as e práti ão é inco e foi apre desenvo ontra a m forças. Q ntroduzir mente (a FEDERAL ACHO m.br s organiz de uma ude. tabilidade organizaç tende à m define o mento, ticas são por outra endem a as atitude icas são orporado endido fo lve no e udança. Quando o r uma mu apoio e zações é o organiza e ção se to morte. o processo mudança o derretid as que s necessid es, valore aprendid e se torn i integrad embate e A mudan equilíbri udança e suporte) 6 o de ação, orna o de e as e erão dade es e as e na a do à entre ça é o do estas ) ou neg Chia O I O mud A alter orga 1.3 P O orga atua func U gera veze vant hab cotid inte ope da o ativamen avenato o Olhem com TEM 3. (CE O modelo ança da es A afirmati ração das nizacionais Papel dos A Os respo anização am como cionários, Um agent al, os alto es estes tagem d ilidades dianas. P rno. Po racionais organizaç ADMI PR w nte (opo o esquem mo a CES ESPE/BANC clássico de trutura org iva está C práticas s e processo Agentes de onsáveis são cham o catalisa , consulto te de mud os execut s executi a utilizaç especializ Podem ter or outro , compre ção. Emb NISTRAÇÃ ROFESSO www.pont osição e a do cam SPE cobro CO DA AMAZ e mudança ganizaciona CERTA! Pe da organ os. e Mudança pelas a mados ag adores n ores intern dança é a tivos são ivos reco ção de c zadas e r mais inf o lado, endem p ora os ag ÃO P/ O S R: MARCE todosconc resistê mpo de for ou este as ZÔNIA/200 a organiza l como form erfeito! A nização, in as atividade gentes de neste pro nos ou ex a pessoa vistos co orrem à consultor não fica fluência e não co pouco a h gentes te SENADO F ELO CAMA cursos.co ncia). V rças de K ssunto 09/ PSICOL cional de ma de prod etapa de ncluída a s de m e mudanç ocesso. P xternos. que cond omo agen consult res exter m absorv e prestígio onhecem história, a enham pa FEDERAL ACHO m.br Veja no Kurt Lewin LOGIA DO T Kurt Lewi dução da m descongela alteração mudançasças. São Podem s duz este p ntes de m tores ext rnos é q vidos co o do que os p a cultura apel impo quadro n. TRABALHO) n baseia-s udança. amento inc de estru dentro pessoas ser geren processo. mudanças ternos. U ue ofere m ativida um elem rocedime e as pes ortante c 7 de ) se na clui a turas da que ntes, . Em s. Às Uma ecem ades ento entos soas omo ADMINISTRAÇÃO P/ O SENADO FEDERAL PROFESSOR: MARCELO CAMACHO 8 www.pontodosconcursos.com.br instrumento da mudança, são aqueles que realizam as tarefas diárias, do cotidiano os grandes responsáveis pela mudança. Convencê-los da necessidade da mudança e ganhar o apoio para as ações traçadas é fator de sucesso para mudança. Vamos dar uma olhada em uma questão da Esaf ITEM 4. (ESAF/ EPPGG/2009) Ao ser designada(o) como responsável por um processo de mudança organizacional, você saberá ser capaz de fazê-lo desde que não incorra no seguinte erro conceitual: a) no âmbito da administração pública, o marco legal burocrático constitui-se em um forte limitador para a implementação de mudanças que, de regra, na administração privada, dependeriam apenas da visão do agente de mudanças. b) mudanças causam os mais diferentes tipos de reação dos atores organizacionais, desde a adesão imediata à proposta de mudança até à resistência completa a qualquer tipo de mudança, sendo esta a mais frequente. c) a resistência à mudança pode se dar nos âmbitos individual e organizacional. d) embora fundamental em um processo de mudança, o papel da alta gerência não pode ser considerado como fator determinante de sucesso. e) mudanças que implicam em alterações na estrutura organizacional, com reflexo nos níveis de autoridade e responsabilidade, decorrem, quase sempre, da introdução de novas tecnologias. A questão pede a afirmativa incorreta.Muita atenção com os enunciados das questões. Muita gente boa erra questões facílimas em virtude de desatenção ao enunciado.Vamos às alternativas: Alternativa A está CERTA. No âmbito público a lei é um fator restritivo à mudança. Qualquer ação só pode ser tomada se estiver de acordo com a legislação. Em outras palavras na administração pública só podemos fazer aquilo que a lei autoriza. Alternativa B está CERTA. Conforme vimos em aula as reações dos atores à mudança podem ser as mais diversas. Gerenciar a reação à mudança exige inclusive que o patrocinador da mudança tenha a sutileza de diagnosticar a reação e seu grau, para adaptar suas ações. Alternativa C está CERTA. Podemos ter reações de indivíduos e reação da organização,localizadas na cultura daquela organização. Alternativa D está CERTA. A alta gerência exerce papel fundamental como agente de mudança, mas são os que realizam as ações cotidianas que garantirão a mudança plenamente. Alternativa E está ERRADA. É o gabarito da questão! As mudanças em estruturas organizacionais não ocorrem apenas em função da introdução de novas tecnologias. Existem outras variáveis, inclusive mais importantes, que pressionam a mudança de estrutura organizacional, como a necessidade de adequar o processo de tomada de decisão (agilizá-lo) em função de novos produtos e/ou concorrentes, ou também em função de uma revisão da estratégia da empresa, etc. Vejamos também uma questão da CESPE ITEM 5. (CESPE/IPEA/2008/ GESTÃO DE RECURSOS HUMANOS) Um histórico de desilusão e desconfiança gera um ambiente no qual os empregados automaticamente condenam ao fracasso o proponente de mudanças, porque os líderes são os grandes responsáveis pelas mudanças organizacionais. ADMINISTRAÇÃO P/ O SENADO FEDERAL PROFESSOR: MARCELO CAMACHO 9 www.pontodosconcursos.com.br A afirmativa está ERRADA! Vimos isto em aula: embora o alto escalão da organização tenha importância como agentes de mudanças, eles não são os principais responsáveis pela mudança. A mudança é feita pelo corpo de funcionários. Por isto envolvimento e participação são fundamentais. 1.4 Resistência à Mudança Mudar uma realidade organizacional não é uma tarefa simples. Crenças arraigadas podem provocar resistência e impedir a transformação desejada. Lembram do campo de forças de Kurt Lewin? Pois é, mudanças, em alguns casos, provocam sentimentos de insegurança. A resistência à mudança pode ser conseqüência de aspectos lógicos, psicológicos ou sociológicos, conforme o quadro abaixo. TIPOS DE RESISTÊNCIAS CARACTERÍSTICAS ASPECTOS LÓGICOS (Objeções racionais e lógicas) • Interesses pessoais: desejo de não perder posições conquistadas • Tempo requerido para ajustar‐se às mudanças • Esforço extra requerido para reaprender as coisas • Custos econômicos da mudança • Questionamento da viabilidade técnica da mudança ASPECTOS PSICOLÓGICOS (Atitudes emocionais e psicológicas) • Medo do desconhecido • Dificuldade em compreender a mudança • Baixa tolerância pessoal à mudança • Antipatia quanto ao agente de mudança • Falta de confiança nas outras pessoas • Necessidade de segurança íntima • Desejo de manter o status quo ASPECTOS SOCIOLÓGICOS • Coalisões políticas • Valores sociais opostos • Visão estreita e paroquial • Interesses afetados • Desejo de reter os colegas atuais Vamos a outra questão da CESPE ITEM 6. (CESPE/BANCO DA AMAZÔNIA/2009/ PSICOLOGIA DO TRABALHO) A inércia estrutural das organizações é fonte de resistência à mudança organizacional, pois a estrutura de uma organização produz estabilidade organizacional. A afirmativa está CERTA! As organizações podem resistir à mudança em função de suas culturas e de suas estruturas organizacionais. Estruturas arraigadas Há muito tempo oferecem resistência à sua transformação. O sentimento de estabilidade está na manutenção da estrutura. ADMINISTRAÇÃO P/ O SENADO FEDERAL PROFESSOR: MARCELO CAMACHO 10 www.pontodosconcursos.com.br 1.5 Estratégias para superar a resistência No processo de realização de mudança a resistência não deve ser menosprezada. Kotter e Schlensiger aconselham seis estratégias para vencer a resistência à mudança. Estas estratégias estão sintetizadas no quadro abaixo: ABORDAGEM CONTEÚDO QUANDO UTILIZAR Comunicação e Educação Explicação da necessidade e da lógica da mudança às pessoas, aos grupos e à organização • A mudança é eminentemente técnica • As pessoas precisam de informação para compreender a mudança • As informações sobre a mudança são ambíguas e inexatas Participação e Envolvimento Solicitação às pessoas que ajudem a desenhar e implementar a mudança • As pessoas precisam sentir‐se envolvidas na mudança • A mudança requer informação a partir das pessoas Facilitação e Apoio Oferta de treinamento, apoio emocional e de compreensão às pessoas afetadas pela mudança • A mudança envolve vários departamentos • A mudança requer realocação de recursos • As pessoas resistem devido a problemas psicológicos, emocionais e de ajustamento pessoal Negociação e Acordo Negociação e barganha com os resistentes e aceitando sugestões • O grupo tem poder e força sobre a implementação • O grupo pode perder algo com a mudança Manipulação e Cooptação Dando às pessoas‐chave um papel importante no desenho e na implementação da mudança • As pessoas tem poder e força para resistir à mudança • As outras estratégias de mudança não funcionam bem • A s outras estratégias de mudança tem um custo elevado Coerção Ameaça com perda do cargo ou do emprego, ou transferência ou ainda, perda de promoções • Quando a rapidez é essencial para enfrentar a crise • Os iniciadores da mudança têm poder sobre as pessoas • Outras táticas de mudança não deram resultado Fonte: Chiavenato (2005) ADMINISTRAÇÃO P/ O SENADOFEDERAL PROFESSOR: MARCELO CAMACHO 11 www.pontodosconcursos.com.br Vejamos como a CESPE cobrou isto em concurso: ITEM 7. (CESPE/BANCO DA AMAZÔNIA/2009/ PSICOLOGIA DO TRABALHO) Envolver os funcionários de uma organização em uma mudança planejada afeta a efetividade da mudança, ocasionando maior resistência. A afirmativa está ERRADA! Participação e Envolvimento são estratégias para superar a resistência à mudança, conforme vimos em aula. Ajudam a reduzir a resistência e não aumentá-la. Vejam esta outra questão da CESPE: ITEM 8. (CESPE/IPEA/2008/ GESTÃO DE RECURSOS HUMANOS) A persuasão é a ferramenta suprema para a criação de um ambiente receptivo, principalmente no que se refere à atuação da liderança de topo. A afirmativa está ERRADA! A persuasão é uma ferramenta de manipulação. Como vimos em aula esta é uma estratégia que é usada quando o patrocinador da mudança tem muito poder e se tem urgência. Esta estratégia não resulta em ambiente receptivo, por sua própria natureza autoritária. As estratégias listadas podem ser usadas em conjunto. Aplicá-las exige sensibilidade para avaliar a situação e os resultados esperados. A utilização destas estratégias deve ser consideradas em função do tipo e da velocidade da mudanças. Abaixo reproduzo um quadro do professor Chiavenato que apresenta o continuum da mudança. No lado direito está as estratégias que forçam as pessoas a mudarem rapidamente, e isso provoca efeitos colaterais para a organização. A s estratégias do lado esquerdo ajudam a desenvolver a organização. Abaixo estão quatro variáveis situacionais que precisam ser consideradas na escolha das estratégias: 1. Volume e tipo de resistência previsto. Quanto maior a resistência, maior será a dificuldade para superá-la e tanto mais lenta será a mudança. Em relação ao quadro seguinte (continuum da mudança), nesta situação os patrocinadores da mudança precisam se deslocar para o lado esquerdo do continuum para buscar a maneira mais adequada de reduzir a resistência. 2. Posição do iniciador diante dos resistentes . Quanto menor o poder do iniciador ou patrocinador da mudança em relação à outras pessoas, mais ele deverá se deslocar para a direita do continuum. Se for mais forte deverá se deslocar para a esquerda. ADMINISTRAÇÃO P/ O SENADO FEDERAL PROFESSOR: MARCELO CAMACHO 12 www.pontodosconcursos.com.br 3. Posse dos dados para projetar a mudança e da energia para implementá-la. Quanto mais precisar de informações de outras pessoas, tanto mais deverá se deslocar para a esquerda. Do contrário deverá se deslocar para a esquerda. 4. Riscos envolvidos. Quanto maior for o risco de sobrevivência da organização caso a situação não seja mudada, tanto mais o patrocinador deverá se deslocar para a direita. Se os riscos forem pequenos e pressionarem pouco deverá se deslocar para a esquerda. Continuum da Mudança Vamos olhar uma questão da CESPE? ITEM 9. (CESPE/IPEA/2008/ GESTÃO DE RECURSOS HUMANOS) Existem mudanças graduais, de tipo evolutivo, e outras radicais, de tipo revolucionário. Essa caracterização está profundamente relacionada à visão de organização que prepondera na investigação dos processos de mudança. A afirmativa está CERTA! Algumas mudanças podem ser realizadas de forma gradual (lenta) e outras de forma mais imediata (rápidas). Lembram do continuum da mudança visto em aula e das estratégias de superação da resistência? Pois é, dependendo do que a situação requer escolhe-se a estratégia de superação de resistência. 1.6 Tipologia de Mudanças Existem algumas tipologias de mudanças feitas por diversos autores. Lima e Bressan (2003) apresentam uma síntese destas tipologias, que reproduzo abaixo. • Mudança Lenta • As pessoas têm tempo suficiente para mudar • Muito envolvimento das pessoas • Tentativa de reduzir qualquer resistência • Mudança Rápida • As pessoas têm pouco tempo para mudar • Mudança claramente planejada • Pequeno envolvimento das pessoas • Tentativa de superar qualquer resistência Fonte: Chiavenato (2005) ADMINISTRAÇÃO P/ O SENADO FEDERAL PROFESSOR: MARCELO CAMACHO 13 www.pontodosconcursos.com.br Veremos que é importante enfatizarmos as tipologias que dividem as mudanças em primeira ordem e segunda ordem. Vamos enfatizar, neste sentido, a definição de Robbins, que é um autor muito cobrado. Mudança de primeira ordem é uma mudança linear e contínua. Não implica mudanças fundamentais nas pressuposições dos funcionários sobre o ambiente e sobre aspectos que podem causar melhorias nas empresas. Ocorre sem causar quebras nos aspectos- chave da organização. Mudança de segunda ordem é uma mudança multidimensional, multinível, descontínua e radical, que envolve reenquadramento de pressupostos sobre a empresa e o ambiente em que ela se insere. Envolve a quebra de paradigmas organizacionais. Vejam como a CESPE cobrou este assunto: ADMINISTRAÇÃO P/ O SENADO FEDERAL PROFESSOR: MARCELO CAMACHO 14 www.pontodosconcursos.com.br ITEM 10. (CESPE/BANCO DA AMAZÔNIA/2009/ PSICOLOGIA DO TRABALHO) A mudança transformacional, ou de segunda ordem, refere-se ao reenquadramento de pressupostos de uma organização, com alteração de sua missão e objetivo. A afirmativa está CERTA! É a perspectiva teórica de Robbins vista em aula: “Mudança de segunda ordem é uma mudança multidimensional, multinível, descontínua e radical, que envolve reenquadramento de pressupostos sobre a empresa e o ambiente em que ela se insere. Envolve a quebra de paradigmas organizacionais”. Alteração da missão e objetivo são alterações de paradigmas organizacionais. 1.7 Pesquisaação comomodelo de processo de mudança Constitui-se como uma coleta sistemática de dados, seguida da seleção de uma ação de mudança com base no que indicam as análises. São cinco etapas: diagnóstico, análise, retroação, ação e avaliação. 1. Diagnóstico. É a etapa de levantamento de dados, através de entrevistas, exame de documentos e das preocupações de todos na organização, para descobrir o que aflige a organização. 2. Análise. É a fase de síntese e análise das informações para listar problemas e possíveis ações. 3. Retroação. É a fase de compartilhamento das descobertas com as pessoas na organização e de envolvê-las no processo de mudança. 4. Ação. É o momento de colocar em prática as ações planejadas para provocar a mudança e/ou corrigir os problemas identificados. 5. Avaliação. É a fase em que se comparam os dados coletados no diagnóstico com as mudanças realizadas. A principal vantagem deste modelo é o foco no problema e não na solução. Os problemas é que vão determinar o curso de ação da mudança. Para encerrar este tópico, vejamos uma questão da CESPE: ADMINISTRAÇÃO P/ O SENADO FEDERAL PROFESSOR: MARCELO CAMACHO 15 www.pontodosconcursos.com.br ITEM 11. (CESPE/IPEA/2008/ GESTÃO DE RECURSOS HUMANOS) Uma das etapas do processo de mudança está associada à criação de um senso de urgência, uma necessidade que justifique a realização do processo. A afirmativa está CERTA! Mudamos por algum motivo. A mudança é realizada quando se conclui que o modo de se realizar uma tarefa, processo ou como a organização está estruturada não responde aos atuais requisitos do mercado que atende (seja público ou privado) ou quando se conclui que não responderá aos cenários vindouros. 2. Gestão por Processos Processos são seqüências de ações ou eventos que levam a um determinado fim, resultado ou objetivo. Existem processos administrativos, processos civis, processos legislativos etc. Há também processos fisiológicos ou psicológicos. A relação fundamental entre os processos é que há uma entrada de alguma coisa, uma etapa de transformação e uma saída. Vejam o quadro abaixo:Este é o processo “escovar os dentes”. Temos uma entrada de quatro matérias-primas, uma etapa de transformação e uma saída. Neste caso, o objetivo do processo é manter os dentes saudáveis e higienizados. Veja que o processo não existe naturalmente. Em algum momento de nossas vidas, alguém (nossos pais, dentistas, professores) nos ensinou como deveríamos escovar os dentes. Se, em algum momento, estivermos com algum problema (mau hálito, cáries, retração gengival, placas, dor de dente), iremos procurar um dentista. Ele irá fazer um diagnóstico e, além de agir corretivamente, ele irá nos ensinar como melhorar o processo, seja ensinando como é a escovação correta (inclinação da escova, número de vezes que cada ADMINISTRAÇÃO P/ O SENADO FEDERAL PROFESSOR: MARCELO CAMACHO 16 www.pontodosconcursos.com.br dente deve ser escovado etc), seja sugerindo que troquemos de modelo de escova ou de pasta de dente. Pode ser que ele sugira que aumentemos a freqüência com que “rodamos o processo” (ou seja, sugerindo que escovemos os dentes mais vezes). Ou talvez haja a necessidade de acrescentemos outro processo (utilizar fio dental) para alcançar o objetivo almejado. A visão tradicional ou vertical de uma organização apresenta uma estrutura funcional, onde as atividades pertencentes a uma mesma área técnica ou de conhecimento são agrupadas em uma mesma unidade administrativa. Esta estrutura propicia uma visão distorcida da organização. Primeiramente, ela não mostra os clientes (para quem produz); em segundo lugar não são vistos os produtos/serviços fornecidos aos clientes (o que produz) e finalmente não se tem idéia do fluxo de trabalho por meio do qual são desenvolvidos, produzidos e entregues o produto/serviço (como produz). Por esta visão, os executivos tendem a gerenciar a organização de maneira vertical e funcional. Criando os chamados “silos verticais” em torno dos departamentos. Estes silos, geralmente, impedem que assuntos inter- departamentais sejam solucionados entre funcionários de níveis inferiores. Isto exige a presença dos responsáveis dos silos envolvidos para resolver a questão. Num ambiente de negócios turbulento, onde a organização e a tecnologia tornam-se mais complexas, esta visão vertical torna-se altamente arriscada. Isto exige uma maneira diferente de gerenciar a organização, que inclui entre outros o cliente, o produto/serviço e o fluxo do trabalho. A visão processual (horizontal) de uma organização se encontra dentro desta perspectiva. A visualização da organização como um todo permite um maior inter-relacionamento da cadeia de valor, por meio do conceito de processo. “. Assim, em linhas gerais, um processo genérico tem as seguintes Características. ADMINISTRAÇÃO P/ O SENADO FEDERAL PROFESSOR: MARCELO CAMACHO 17 www.pontodosconcursos.com.br Conceitos de Processo de Trabalho Vejamos como alguns autores conceituam processo: • Todo trabalho importante realizado nas empresas faz parte de algum processo. - Graham e LeBaron; • Processo é qualquer atividade ou conjunto de atividades que toma um input, adiciona valor a ele e fornece um output a um cliente específico. Os processos utilizam os recursos da organização para oferecer resultados objetivos aos seus clientes - Harrington; • Um grupo de atividades realizadas numa seqüência lógica com o objetivo de produzir um bem ou serviço que tem valor para um grupo específico de clientes - Hammer e Cgampy. Agora vejamos como algumas organizações e organizadoras de concursos definem processo de trabalho. INSTITUIÇÃO DEFINIÇÃO DE PROCESSO DE TRABALHO ISO 9000 Conjunto de atividades inter-relacionadas que transforma insumos (entradas) em produtos (saídas) Guia de Simplificação de Processos do Gespública Conjunto de recursos e atividades interrelacionadas ou interativas que transformam insumos (entradas) em serviços/ produtos (saídas) Esaf Por processo se entende uma seqüência integrada de atividades, interdependentes, efetuadas para produzir bens ou serviços de valor para o cliente. Cespe Processo é uma ordenação específica das atividades de trabalho no tempo e no espaço, com um começo e um fim identificados, assim como as entradas e as saídas FCC Uma atividade que usa recursos e é gerenciada de forma a possibilitar a transformação de entradas em saídas, pode ser considerada um processo. Organização Departamentos A B C D Processos 1 2 ENTRADAS SAÍDAS Fluxo de Agregação de Valor ADMINISTRAÇÃO P/ O SENADO FEDERAL PROFESSOR: MARCELO CAMACHO 18 www.pontodosconcursos.com.br Vejam que todas as definições são muito parecidas, e falam em atividades, entradas e saídas. Vamos então analisar uma questão da FCC ITEM 12. (FCC/ MPE_SE/2009/ANALISTA/ESPECIALIDADE ADMINISTRAÇÃO) Ao grupo de atividades realizadas em uma sequência lógica com o objetivo de produzir bem ou serviço que tem valor para um grupo específico de clientes atribui- se o nome de (A) kaizen. (B) insumos. (C) processo. (D) just-in-time. (E) qualidade total. Não tem como errar uma questão destas. Kaizen e Just-in-time são conceitos desenvolvidos pelos japoneses para processos de qualidade total. Insumos são parte de um processo incluído na etapa entradas. O gabarito então é a alternativa C. Definição muito parecida com a apresentada no quadro de definições de processo na aula. Agora vejam como é parecida esta outra questão da FCC ITEM 13. (FCC/BAHIAGAS/2010/TECNICO DE PROCESSOS ORGANIZACIONAIS/ ADMINISTRAÇÃO) Um grupo de atividades realizadas numa sequência lógica com o objetivo de produzir um bem ou serviço que tem valor para um grupo específico de clientes é denominado (A) processo. (B) ciclo PDCA. (C) kaizen. (D) fluxograma. (E) just-in-time. Pessoal, definição igual a da questão acima. Trocaram algumas alternativas equivocadas para que a questão não ficasse igual, porque assim alguém poderia pedir a anulação. É a definição de processo. Portanto o gabarito é a alternativa A É importante estudar os processos de trabalho, pois organizações, governamentais ou privadas, têm objetivos, e, para alcançar tais objetivos, elas organizam as atividades de determinadas maneiras, que são os processos. Segundo o Guia de Simplificação do Gespública, existem dois tipos de processos: os processos finalísticos e os processos de apoio. Processos finalísticos são aqueles em função dos quais a organização existe. Os processos finalísticos são produzidos para o cliente externo, que reconhece a organização em função deles. ADMINISTRAÇÃO P/ O SENADO FEDERAL PROFESSOR: MARCELO CAMACHO 19 www.pontodosconcursos.com.br Os processos de apoio, que também podem ser chamados de processos de suporte ou processos-meio, são aqueles que criam as condições necessárias para que os processos finalísticos sejam realizados. Por exemplo, processos de limpeza do prédio, processos de aquisição de computadores, processos de gestão de pessoas/recursos humanos etc. Inclusive, em algumas empresas, alguns dos processos de apoio podem ser terceirizados. Os processos de apoio incluem os processos decisórios, os processos de medição de desempenho etc. Vejam que estes mesmos processos podem receber outras denominações ou fazer parte de outras classificações. Tadeu Cruz, por exemplo, chama os processos finalísticos de processos primários e os processos de apoio de processos secundários. Outra classificação refere-se ao nível em que os elementos são agrupados no processo. Poderíamos, em uma organização, dizer que há um processo de logística. Dentro deste processo, poderia haver um processo de limpeza. Dentro deste processo, poderia haver um processo de limpeza da fachada do prédioX. Poderíamos classificar os processos, assim, de processo nível 1, processo nível 2, processo nível 3... Ou então poderíamos chamar de “macroprocessos” o maior nível, o segundo nível “processos”, o terceiro “atividades”... Outra classificação possível utiliza a idéia de “subprocessos” dentro dos processos. Os processos finalísticos frequentemente são chamados processos de produção. Vejam como a ESAF abordou isto: ITEM 14. (ESAF / ANEEL 2006) Processos operacionais ou de produção se destinam a atender às demandas dos clientes por bens e serviços. Afirmativa correta. São os processos finalísticos que vimos acima. Como vimos,os processos finalísticos são aqueles em função dos quais a organização existe e s ão produzidos para o cliente externo, que reconhece a organização em função deles. Sabemos que as organizações governamentais também têm processos. Isto vale para todas as organizações. A padaria da esquina tem processos de trabalho, mesmo que eles não estejam definidos no papel. Talvez a padaria tenha os processos “produção de pães”, “venda de pães” e “processo de logística”. Em uma organização governamental de grande porte, é necessário que haja uma preocupação em como os processos são executados, ADMINISTRAÇÃO P/ O SENADO FEDERAL PROFESSOR: MARCELO CAMACHO 20 www.pontodosconcursos.com.br como podem ser acompanhados, como podem ser melhorados, como podem ser reproduzidos de uma unidade para outra. É aí que entra a gestão por processos. A gestão de processos é a forma com que se lida com os processos em uma organização, buscando torná-los cada vez mais eficientes. Existe uma diferença conceitual entre “gestão de processos” e “gestão por processos”: - gestão de processos: trata-se da maneira com que os processos existentes são gerenciados (perdoem-nos pela redundância, mas é simples assim); - gestão por processos: refere-se à organização em que toda a gestão é estruturada em função dos processos. A gestão por processos também pode ser chamada de estrutura por processos. Na gestão por processos, as pessoas não são vinculadas a unidades, e sim a processos de trabalho; os indicadores de desempenho não são de projetos, nem de unidades, nem de programas, e sim de processos. Trata-se de uma filosofia diferente de gerenciar uma organização, em que os processos são o foco de organização do trabalho. Em uma organização de ponta, os processos devem ser mapeados e constantemente melhorados, conforme metodologia estabelecida, o que traz inúmeros benefícios, entre os quais podemos citar: - identificação e eliminação do retrabalho; - eliminação de etapas desnecessárias; - padronização dos produtos; - redução de custos e tempo empregado em determinadas tarefas; - aumento do valor agregado dos produtos; - redução do tempo dos processos; - redução do tempo de treinamento de novos servidores para executar as tarefas; - melhoria dos indicadores de desempenho; - aumento da satisfação do cliente. − melhor coordenação e integração do trabalho; − tempos de respostas mais rápidos; − provê uma visão sistêmica das atividades da organização; − maior satisfação com o trabalho por parte dos funcionários. Vejam como a ESAF cobrou isto: ITEM 15. (ESAF/ ANEEL 2006) Selecione a opção que não explicita a finalidade da gestão por processos. a) Integrar as atividades para melhor atender o cliente. ADMINISTRAÇÃO P/ O SENADO FEDERAL PROFESSOR: MARCELO CAMACHO 21 www.pontodosconcursos.com.br b) Possibilitar a racionalização de recursos. c) Alcançar maiores índices de produtividade. d) Reestruturar as unidades organizacionais. e) Promover a rotatividade de pessoal. L As alternativas A, B, C e D estão certas. São objetivos da gestão por processos: integração entre atividades de forma a beneficiar o cliente, racionalização de recursos, aumento de produtividade e reestruturação de unidades, antes fechadas em si mesmas. A gestão por processos não busca promover a rotatividade de pessoal. Rotatividade da empresa não é algo bom, e normalmente os processos podem ser aperfeiçoados e geridos com a mesma equipe A alternativa E está ERRADA. É o gabarito. Vejam esta outra questão da ESAF. ITEM 16. (ESAF/ EPPGG/2009) Sobre o tema “gerenciamento de processos”, é correto afirmar que: a) a partir da estratégia, a organização deve identificar seus processos críticos, gerenciando-os com base em um enfoque de sistema aberto. b) os esforços de mapeamento devem ser abrangentes, de modo a permitir uma completa varredura em todos os processos da organização. c) um bom mapeamento de processos decorre de se saber que a abordagem vertical é mais importante que a abordagem horizontal. d) todos os processos organizacionais devem ser otimizados, mesmo aqueles que não agregam valor. e) considerado um fim em si mesmo, o mapeamento de processos é mais importante que o cumprimento das metas e objetivos estabelecidos. A alternativa B está errada. Somente os processos que agreguem valor devem ser objeto de análise. A alternativa C está errada. O mais importante nos processos são as abordagens horizontais, intra e interdepartamentais e não as abordagens verticais, hierárquicas. A alternativa D está errada. Os processos que não agregam valor deveriam ser descartados e não melhorados. A alternativa E está errada. O processo é meio para atingir um fim, esta finalidade é mais importante. A alternativa A está certa. É o gabarito! Os processos que devem ser gerenciados são aqueles considerados críticos. 2.1 Categorias de Processos Existem três categorias básicas de processos empresariais: 1. os processos de negócio (ou de cliente) são aqueles que caracterizam a atuação da empresa e que são suportados por outros processos internos, resultando no produto ou serviço que é recebido por um cliente externo; 2. os processos organizacionais ou de integração organizacional são centralizados na organização e viabilizam o funcionamento ADMINISTRAÇÃO P/ O SENADO FEDERAL PROFESSOR: MARCELO CAMACHO 22 www.pontodosconcursos.com.br coordenado dos vários subsistemas da organização em busca de seu desempenho geral, garantindo o suporte adequado aos processos de negócio; 3. os processos gerenciais são focalizados nos gerentes e nas suas relações (Garvin) e incluem as ações de medição e ajuste do desempenho da organização. Cada categoria se subdivide em tipos de processos, que se distinguem uns dos outros em função da sua capacidade de gerar valor, do fluxo básico, da atuação e da orientação básica com relação à estrutura organizacional. Os processos de negócio são ligados à essência do funcionamento da organização (Dreyfuss). Eles são típicos da empresa em que operam e são muito diferentes de uma organização para outra. Eles têm o suporte dos sistemas que têm sido desenvolvidos ao longo de décadas de desafios e aperfeiçoamento. Os processos organizacionais geralmente produzem resultados imperceptíveis para os clientes externos, mas são essenciais para a gestão efetiva do negócio. Os processos gerenciais incluem as ações que os gerentes devem realizar para dar suporte aos demais processos de negócio. A avaliação da qualidade do atendimento aos pedidos dos clientes é um processo gerencial típico em diversas organizações. Os processos organizacionais e gerenciais são processos de informação e decisão. Eles podem ser verticais e horizontais. Os processos verticais usualmente se referem ao planejamento e ao orçamento empresarial e se relacionam com a alocação de recursos escassos (fundos e talentos). Os processos horizontais são desenhados tendo como base o fluxo do trabalho.O trabalho nos processos horizontais pode ser realizado de diversas maneiras, gerando três tipos de processos horizontais (laterais)(Galbraith): voluntários (ocorrem por meio do contato voluntário entre os membros do grupo por iniciativa dos envolvidos), formais (definidos previamente por meio de documentos formais) e coordenados (que exigem times de organização mais complexa e formal). Iremos adentrar um pouco mais sobre processos gerenciais e organizacionais na próxima aula, pois há uma indicação em separado no edital. ADMINISTRAÇÃO P/ O SENADO FEDERAL PROFESSOR: MARCELO CAMACHO 23 www.pontodosconcursos.com.br 2.2 Hierarquia do Processo Macroprocesso: é um processo que geralmente envolve mais de uma função da organização, e cuja operação tem impacto significativo nas demais funções da organização. Dependendo da complexidade do processo este é dividido em subprocessos. Subprocesso: divisões do macroprocesso com objetivos específicos, organizado seguindo linhas funcionais. Os subprocessos recebem entradas e geram suas saídas em um único departamento. Finalmente os subprocessos podem ser divididos nas diversas atividades que os compõem, e em um nível mais detalhado em tarefas. Para fins deste estudo os processos são desmembrados apenas até o nível de atividades. A figura abaixo esquematiza a hierarquia do processo. Finalmente, exemplificando o desmembramento da atividade "solicitação de documentos" temos as seguintes tarefas : • Solicitação do RG • Solicitação do CPF • Conferência dos documentos • Registro no cadastro Representação da estrutura hierárquica dos processos Hierarquia do Processo : processo, subprocesso, atividades, tarefas. ATIVIDADES TAREFAS SUBPROCESSOS PROCESSO ADMINISTRAÇÃO P/ O SENADO FEDERAL PROFESSOR: MARCELO CAMACHO 24 www.pontodosconcursos.com.br Uma outra forma de representar a hierarquia do processo é representada na figura abaixo, onde são representados os diversos níveis bem como os clientes e fornecedores. Hierarquia dos processos vinculada aos clientes de cada nível. Vejamos esta questão da FCC Fornecedor: Entrega do Pedido Cliente: Expedição Desenvolvimento do Produto/Serviço Geração do Pedido Processamento do Pedido Atendimen to ao Cliente Recursos Humanos Financeiro Jurídico Manutenção, etc. Cliente: Necessidades Expectativa Cliente: Satisfação Prazer Macroprocessos: Macro‐Processos de Apoio Organização Entrada do Pedido Fabricaç ão Expediç ão Fornecedor: Geração do Pedido Cliente: Atendimento ao Cliente Processos Processamento do Pedido 1° Nível 2° Nível Subprocessos Fabricação Cortar Usinar Soldar Monta r 3° Nível ADMINISTRAÇÃO P/ O SENADO FEDERAL PROFESSOR: MARCELO CAMACHO 25 www.pontodosconcursos.com.br ITEM 17. (FCC/ MPE_SE/2009/ANALISTA/ESPECIALIDADE ADMINISTRAÇÃO) (A) estratégica. (B) sistêmica. (C) tática. (D) operacional. (E) tecnológica Pessoal, na hierarquia do processo, é no macroprocesso que se desenha estrategicamente o processo. Processo tem relevância tática e subprocesso tem relevância operacional. As palavras sistêmica e tecnológica estão aí para confundir os candidatos. Portanto o gabarito é a alternativa A. Analisemos agora a questão abaixo ITEM 18. (FCC/TRE_RS/2010/TECNICO JUDICIÁRIO/ AREA ADMINISTRATIVA) Na gestao por processo, I. a organização otimiza a cadeia de processos e assegura o melhor desempenho do sistema integrado, a partir da mínima utilização de recursos e do máximo índice de acertos. II. identifica-se os processos críticos de negócio; para que a organização existe; quais os recursos necessários para gerar produtos que a organização deseja produzir e ofertar ao mercado. III. identifica-se na organização as categorias básicas: 1) de processos de negócios ou de clientes; 2) organizacionais ou de integração; e 3) gerenciais. IV. a hierarquia dos processos é definida pelo seu grau de relevância estratégica e operacional e são estruturados em macroprocessos, processos, atividades e tarefas. V. é importante a modelagem dos processos organizacionais com base no conhecimento dos processos críticos da concorrência. Está correto o que consta SOMENTE em (A) I, III e IV. (B) I, II e IV. (C) III e V. (D) II e IV. (E) I e III. A afirmativa I está correta! Perfeito, este é o objetivo da gestão por processos: assegurar que o sistema organizacional tenha um desempenho sem sobreposições de atividades e com máxima eficiência. A afirmativa II está errada! O problema do item 2 é a afirmativa “para que a organização existe”, que é a definição de missão, componente do planejamento estratégico e não do modelo de gestão por processos. A afirmativa III está correta! São exatamente as três categorias básicas da gestão por processos que vimos na aula. A afirmativa IV está correta! Também vimos em aula: é a hierarquia do processo. ADMINISTRAÇÃO P/ O SENADO FEDERAL PROFESSOR: MARCELO CAMACHO 26 www.pontodosconcursos.com.br A afirmativa V está errada! A gestão por processos preocupa-se apenas com a análise do desempenho dos processos da própria organização, e não em agir sobre os processos críticos da concorrência. Desta forma o gabarito é a alternativa A. 2.3. Mapeamento de processos Mapeamento de processos é algo simples: é o conhecimento e análise, pela empresa, dos processos existentes. O mapeamento de processos “permite que sejam conhecidas com detalhes e profundidade todas as operações que ocorrem durante a fabricação de um produto ou a produção de um serviço. Ele pode ser entendido também como “o conhecimento e a análise dos processos e seu relacionamento com os dados, estruturados em uma visão top down, até um nível que permita sua perfeita compreensão e obtenção satisfatória dos produtos e serviços, objetivos e resultados dos processos”. As definições apresentadas acima são parecidas. Mapeamento é a fase em que o processo é conhecido, explicitado. Talvez em uma pequena padaria, não seja útil gastar esforços para colocar no papel os processos, mas, em uma organização governamental, mapear processos é fundamental. Afinal, mapear o processo é a primeira etapa para podermos analisá-lo e melhorá-lo. Vale ressaltar que o mapeamento de processos tem como pressuposto a visão sistêmica, segundo a qual a organização deve ser entendida como um todo, com componentes que estabelecem relações complexas entre si, dentro de um contexto. ITEM 19. (FCC/PGE_RJ/2009/TECNICO SUPERIOR/ ADMINISTRADOR) O modelo de gestão orientado para processos é adequado para promover maior efetividade organizacional porque (A) há uma eliminação de barreiras dentro da empresa, possibilitando a visualização da organização como um todo e uma maior interrelação entre os diferentes agentes da cadeia de valor: clientes, fornecedores e gestores do processo. (B) elimina a estrutura vertical de comando, descentralizando o fluxo de decisões, estimulando a participação e o envolvimento dos funcionários com os objetivos estratégicos da empresa. (C) cada atividade pode ser controlada de forma independente, e não como uma série de tarefas sequencialmente interrelacionadas e organizadas com a finalidade de produzir resultados específicos. ADMINISTRAÇÃO P/ O SENADO FEDERAL PROFESSOR: MARCELO CAMACHO 27 www.pontodosconcursos.com.br (D) favorece a formação de equipes de trabalho, é composto por profissionais com diferentes competências, orientados para o desenvolvimento de projetos específicos. (E) permite que os esforços da empresa estejam direcionados para uma integração entre processos e funções, tornando a divisão do trabalho de cada setor mais precisa e estável. A alternativa B está errada. O modelo de gestão por processos não pressupõe a eliminação da estrutura hierárquicavertical em uma empresa. A alternativa C está errada. Está negando a definição de processo. A alternativa D está errada. Esta é a definição do modelo de gestão por projetos. A alternativa E está errada. É importante enfatizar que a gestão pro processos adota uma perspectiva diferente do modelo de gestão mecanicista, típico da administração científica, do modelo clássico e do modelo burocrático. A perspectiva da gestão por processos é orgânica, ou seja, a divisão do trabalho pode ser continuamente alterada para adequar os processos às novas exigências do ambiente. A alternativa A está certa. É o gabarito! Este é o grande objetivo da gestão por processos: aumentar a visibilidade sobre toda a cadeia produtiva e assim eliminar as barreiras que possam interferir em algumas fases do processo. 2.4 Fluxograma O fluxograma é uma representação visual de processos ou atividades, com símbolos pré-determinados para representar ações, responsáveis, direção das interações etc. As principais vantagens da utilização de fluxogramas: • Visão de conjunto e integrada do processo. • Visualização de detalhes críticos do processo. • Identificação do fluxo do processo e das interações entre os subprocessos. • Identificação dos pontos de controle potenciais. • Identificação das inconsistências e pontos frágeis. Para que a compreensão dos fluxogramas organizacionais seja facilitada, é necessário que os símbolos sejam padronizados e sua ADMINISTRAÇÃO P/ O SENADO FEDERAL PROFESSOR: MARCELO CAMACHO 28 www.pontodosconcursos.com.br utilização seja pré-definida. Normalmente cada organização usa um padrão diferente, mas os símbolos utilizados são sempre intuitivos. O livro “O processo nosso de cada dia”, uma das referências mais importantes na área de processos, nos traz os seguintes símbolos para fluxogramas: Vejam abaixo um exemplo de processo mapeado com a ferramenta fluxograma. Agora vejamos esta questão da FCC ADMINISTRAÇÃO P/ O SENADO FEDERAL PROFESSOR: MARCELO CAMACHO 29 www.pontodosconcursos.com.br ITEM 20. (FCC/ TRF_1a REGIÃO/2006/ANALISTA JUDICIÁRIO/ÁREA ADMINISTRATIVA) Quanto às vantagens da utilização dos fluxogramas, é INCORRETO afirmar que (A) permitem compreender ou estabelecer, com clareza e facilidade as relações entre as unidades simples ou complexas de trabalho. (B) possibilitam identificar, no órgão em estudo, as relações que possam ser eliminadas ou devam ser alteradas. (C) facilitam a identificação das fases de execução que ficariam mais bem situadas em outro ponto do fluxo de trabalho. (D) permitem identificar e suprimir os movimentos inúteis de um elemento qualquer, como por exemplo, um documento. (E) possibilitam caracterizar a forma pela qual uma posição se relaciona com as demais dentro do órgão, isto é, seu nível de responsabilidade. A alternativa A está CERTA. É uma ferramenta para visualizar e compreender os processos. A alternativa B está CERTA. Perfeito, podemos verificar quais são os nós críticos do processo e eliminá-los. A alternativa C está CERTA. Sim, através da visualização do processo e análise dos nós críticos podemos alterar a ordem de execução do processo. A alternativa D está CERTA. Exatamente, se algo não traz valor ao processo, podemos eliminar ou suprimir. A alternativa E está ERRADA. É o gabarito. Não, o organograma é responsável pelas relações hierárquicas relativas e níveis de responsabilidade. Vejamos mais uma questão da FCC ITEM 21. (FCC/TRT_PI/2010/TECNICO JUDICIÁRIO/AREA ADMINISTRATIVA) Na gestão da qualidade dos serviços públicos, a representação gráfica que permite a visualização dos passos do processo do serviço ofertado ao cidadão, denomina-se (A) Organograma. (B) Ciclo PDCA. (C) Histograma. (D) Fluxograma. (E) Gráfico de Pareto. Pessoal, conforme vimos a ferramenta que nos ajuda na visualização dos processos, passo a passo, é o fluxograma. O organograma é uma ferramenta para representação da estrutura organizacional e sua hierarquia. O histograma é uma representação gráfica em barras de dados estatísticos. O ciclo de PDCA e o gráfico de Pareto vermos na seção sobre qualidade nesta aula. Desta forma o gabarito é a alternativa D. ADMINISTRAÇÃO P/ O SENADO FEDERAL PROFESSOR: MARCELO CAMACHO 30 www.pontodosconcursos.com.br Podemos ainda citar como ferramentas de análise de processos como o Diagrama de causa e efeito e o Brainstorming, que veremos na seção sobre qualidade. 2.5. Análise e melhoria de processos Um processo precisa ser analisado e aperfeiçoado de forma constante, para que possa agregar cada vez mais valor à organização e consumir menos recursos (menos insumos, ser executado mais rapidamente, exigir menos esforços das pessoas, necessitar de menos pessoas). Um processo pode ficar estável ou pode passar por uma melhoria. A estabilidade também pode ser chamada de rotina, que é o período noi qual “os parâmetros de saída (especificações do produto, produtividade, regularidade etc.) permanecem previsíveis e praticamente constantes”. A melhoria é a “mudança discreta de um processo, no qual os parâmetros de saída (especificações do produto, produtividade, regularidade etc.) apresentam melhorias mensuráveis, de forma estável e consistente, em relação a uma fase anterior”. Outro conceito pertinente é o de modelagem de processos. Modelagem “é o momento de examinar os diversos aspectos do processo de trabalho de maneira que possibilite a implementação de melhorias”. Basicamente, a modelagem é a etapa em que o processo é aperfeiçoado, e são incluídas, nas etapas do processo, as modificações definidas. A gestão de processos é muito associada à gestão da qualidade. O aperfeiçoamento de processos, inclusive, é frequentemente inserido, nas organizações, dentro de programas de qualidade total. São princípios da qualidade: • Quem define qualidade é o cliente; • A qualidade deve ser um compromisso de toda a organização; • O controle deve ser feito de forma descentralizada e por equipes; • A qualidade deve ser buscada continuamente; • Custos menores e eliminação de desperdício. Vejam como a ESAF cobrou isto: ADMINISTRAÇÃO P/ O SENADO FEDERAL PROFESSOR: MARCELO CAMACHO 31 www.pontodosconcursos.com.br ITEM 22. (ESAF/ ANEEL 2006) Os centros práticos das ações de melhoria na gestão pela qualidade são: a) as unidades organizacionais. b) as pessoas. c) os sistemas. d) os processos. e) as normas. Fácil! É a reorganização dos processos que permite a melhoria. Gabarito alternativa D. Vamos à outra questão da ESAF ITEM 23. (ESAF/ ENAP/ADMINISTRADOR/2006) Indique a opção que apresenta um princípio que não está relacionado com programas de qualidade. a) Fazer produtos sem defeitos de fabricação. b) Atender às necessidades específicas do cliente. c) Redesenhar de forma radical os processos. d) Eliminar desperdícios. e) Planejar e manter um processo de aprimoramento contínuo e gradual. As alternativas A, B, D e E são princípios da qualidade. A aúnica alternativa que não se encaixa nos princípios da qualidade é a alternativa C.Eis o gabarito! É antagônico com o princípio da alternativa E. Vejam esta outra questão da ESAF ITEM 24. (ESAF/ ANEEL 2006) As organizações desde os primórdios da administração têm tido como preocupação a busca de eficiência de seus processos produtivos. No entanto, a busca de maior competitividade tem promovido o aperfeiçoamento contínuo de todos os processos. Indique a frase que caracteriza o entendimento de gestão de processo. a) Os processos de apoio à produção são incontroláveis, razão pela qual não passam por melhorias. b) A gestão de processos tem como primícias a identificação do objetivode cada unidade da hierarquia. c) Processos são fluxos superpostos e seqüenciais que tem por objetivo atender as necessidades dos clientes. d) A melhoria contínua de processos prescinde de mecanismos de medição, já que as equipes se autogerenciam. e) A gestão de processos tem como primícias o atendimento do cliente e a identificação do resultado esperado de dado processo. Vamos à análise das alternativas. A alternativa A é claramente errada. Todos os processos, inclusive os de apoio, devem passar por constantes melhorias. ADMINISTRAÇÃO P/ O SENADO FEDERAL PROFESSOR: MARCELO CAMACHO 32 www.pontodosconcursos.com.br A alternativa B também é errada, pois a idéia de processos vai além das unidades organizacionais. A alternativa C é errada, confusa. Processos são sequencias de atividades que transformam entradas e saídas, e podem ser visualmente representados por fluxogramas. A alternativa D também é errada. A gestão de processos exige que os processos sejam continuamente monitorados por meio de indicadores de desempenho. A alternativa E é a correta. Atendimento às necessidades dos clientes e identificação dos produtos do processo são premissas importantes da gestão de processos. Para finalizar vejamos esta questão da FGV: ITEM 25. (FGV/FIOCRUZ/ANALISTA DE GESTÃO EM SAÚDE/2010) Focalizando a Gestão por Processos e suas características específicas, assinale a afirmativa incorreta. (A) Foco no usuário. (B) Ênfase em agregar valor. (C) Visão compartimentada. (D) Utiliza parâmetros de avaliação de desempenho. (E) Elevado nível de integração. Pessoal, o comando da questão solicitava a opção incorreta. Atenção com estas questões. A Gestão por processos tem foco no usuário, quer agregar valor ao produto ou serviço, mede o desempenho para avaliar melhorias e, importante na análise da questão, tem visão integrada do conjunto de processos da organização. Lembram da estratificação em macroprocesso, subprocessos, atividades e tarefas? Pois é a gestão de processos possibilita a visão de toda a cadeia produtiva, e não uma visão compartimentada. Sendo assim, a alternativa C está incorreta e é o gabarito. Bem pessoal esta aula foi mais leve que todas as outras, mas estes assuntos são simples, mas com grande potencial para cobrança em prova. Resolvam os exercícios novamente e releiam se for necessário. Um abraço, espero vocês no fórum e até a próxima aula! ADMINISTRAÇÃO P/ O SENADO FEDERAL PROFESSOR: MARCELO CAMACHO 33 www.pontodosconcursos.com.br 5. Lista de Questões ITEM 1. (CESPE/BANCO DA AMAZÔNIA/2009/ PSICOLOGIA DO TRABALHO) O desenvolvimento de tecnologias de trabalho constitui fonte de mudança organizacional. ITEM 2.(CESPE/IPEA/2008/ GESTÃO DE RECURSOS HUMANOS) As turbulências do ambiente externo podem ser corretamente consideradas como o principal gatilho para a mudança organizacional, na medida em que as organizações são altamente dependentes do seu ambiente externo. ITEM 3. (CESPE/BANCO DA AMAZÔNIA/2009/ PSICOLOGIA DO TRABALHO) O modelo clássico de mudança organizacional de Kurt Lewin baseia-se na mudança da estrutura organizacional como forma de produção da mudança. ITEM 4. (ESAF/ EPPGG/2009) Ao ser designada(o) como responsável por um processo de mudança organizacional, você saberá ser capaz de fazê-lo desde que não incorra no seguinte erro conceitual: a) no âmbito da administração pública, o marco legal burocrático constitui-se em um forte limitador para a implementação de mudanças que, de regra, na administração privada, dependeriam apenas da visão do agente de mudanças. b) mudanças causam os mais diferentes tipos de reação dos atores organizacionais, desde a adesão imediata à proposta de mudança até à resistência completa a qualquer tipo de mudança, sendo esta a mais frequente. c) a resistência à mudança pode se dar nos âmbitos individual e organizacional. d) embora fundamental em um processo de mudança, o papel da alta gerência não pode ser considerado como fator determinante de sucesso. e) mudanças que implicam em alterações na estrutura organizacional, com reflexo nos níveis de autoridade e responsabilidade, decorrem, quase sempre, da introdução de novas tecnologias. ITEM 5. (CESPE/IPEA/2008/ GESTÃO DE RECURSOS HUMANOS) Um histórico de desilusão e desconfiança gera um ambiente no qual os empregados automaticamente condenam ao fracasso o proponente de mudanças, porque os líderes são os grandes responsáveis pelas mudanças organizacionais. ITEM 6. (CESPE/BANCO DA AMAZÔNIA/2009/ PSICOLOGIA DO TRABALHO) A inércia estrutural das organizações é fonte de resistência à mudança organizacional, pois a estrutura de uma organização produz estabilidade organizacional. ITEM 7. (CESPE/BANCO DA AMAZÔNIA/2009/ PSICOLOGIA DO TRABALHO) Envolver os funcionários de uma organização em uma mudança planejada afeta a efetividade da mudança, ocasionando maior resistência. ITEM 8. (CESPE/IPEA/2008/ GESTÃO DE RECURSOS HUMANOS) A persuasão é a ferramenta suprema para a criação de um ambiente receptivo, principalmente no que se refere à atuação da liderança de topo. ADMINISTRAÇÃO P/ O SENADO FEDERAL PROFESSOR: MARCELO CAMACHO 34 www.pontodosconcursos.com.br ITEM 9. (CESPE/IPEA/2008/ GESTÃO DE RECURSOS HUMANOS) Existem mudanças graduais, de tipo evolutivo, e outras radicais, de tipo revolucionário. Essa caracterização está profundamente relacionada à visão de organização que prepondera na investigação dos processos de mudança. ITEM 10. (CESPE/BANCO DA AMAZÔNIA/2009/ PSICOLOGIA DO TRABALHO) A mudança transformacional, ou de segunda ordem, refere-se ao reenquadramento de pressupostos de uma organização, com alteração de sua missão e objetivo. ITEM 11. (CESPE/IPEA/2008/ GESTÃO DE RECURSOS HUMANOS) Uma das etapas do processo de mudança está associada à criação de um senso de urgência, uma necessidade que justifique a realização do processo. ITEM 12. (FCC/ MPE_SE/2009/ANALISTA/ESPECIALIDADE ADMINISTRAÇÃO) Ao grupo de atividades realizadas em uma sequência lógica com o objetivo de produzir bem ou serviço que tem valor para um grupo específico de clientes atribui- se o nome de (A) kaizen. (B) insumos. (C) processo. (D) just-in-time. (E) qualidade total. ITEM 13. (FCC/BAHIAGAS/2010/TECNICO DE PROCESSOS ORGANIZACIONAIS/ ADMINISTRAÇÃO) Um grupo de atividades realizadas numa sequência lógica com o objetivo de produzir um bem ou serviço que tem valor para um grupo específico de clientes é denominado (A) processo. (B) ciclo PDCA. (C) kaizen. (D) fluxograma. (E) just-in-time. ITEM 14. (ESAF / ANEEL 2006) Processos operacionais ou de produção se destinam a atender às demandas dos clientes por bens e serviços. ITEM 15. (ESAF/ ANEEL 2006) Selecione a opção que não explicita a finalidade da gestão por processos. a) Integrar as atividades para melhor atender o cliente. b) Possibilitar a racionalização de recursos. c) Alcançar maiores índices de produtividade. d) Reestruturar as unidades organizacionais. e) Promover a rotatividade de pessoal. ADMINISTRAÇÃO P/ O SENADO FEDERAL PROFESSOR: MARCELO CAMACHO 35 www.pontodosconcursos.com.br L ITEM 16. (ESAF/ EPPGG/2009) Sobre o tema “gerenciamento de processos”, é correto afirmar que: a) a partir da estratégia, a organização deve identificar seus processos críticos, gerenciando-os com base em um enfoque de sistema aberto. b) os esforços de mapeamento devem ser abrangentes, de modo a permitir uma completa varredura em todos os processos da organização. c) um bom mapeamento de processos decorre de se saber que a abordagem vertical é mais importante que a abordagem horizontal. d) todos os processos organizacionais devem ser otimizados, mesmo aqueles que não agregam valor. e) consideradoum fim em si mesmo, o mapeamento de processos é mais importante que o cumprimento das metas e objetivos estabelecidos. ITEM 17. (FCC/ MPE_SE/2009/ANALISTA/ESPECIALIDADE ADMINISTRAÇÃO) (A) estratégica. (B) sistêmica. (C) tática. (D) operacional. (E) tecnológica ITEM 18. (FCC/TRE_RS/2010/TECNICO JUDICIÁRIO/ AREA ADMINISTRATIVA) Na gestao por processo, I. a organização otimiza a cadeia de processos e assegura o melhor desempenho do sistema integrado, a partir da mínima utilização de recursos e do máximo índice de acertos. II. identifica-se os processos críticos de negócio; para que a organização existe; quais os recursos necessários para gerar produtos que a organização deseja produzir e ofertar ao mercado. III. identifica-se na organização as categorias básicas: 1) de processos de negócios ou de clientes; 2) organizacionais ou de integração; e 3) gerenciais. IV. a hierarquia dos processos é definida pelo seu grau de relevância estratégica e operacional e são estruturados em macroprocessos, processos, atividades e tarefas. V. é importante a modelagem dos processos organizacionais com base no conhecimento dos processos críticos da concorrência. Está correto o que consta SOMENTE em (A) I, III e IV. (B) I, II e IV. (C) III e V. (D) II e IV. (E) I e III. ADMINISTRAÇÃO P/ O SENADO FEDERAL PROFESSOR: MARCELO CAMACHO 36 www.pontodosconcursos.com.br ITEM 19. (FCC/PGE_RJ/2009/TECNICO SUPERIOR/ ADMINISTRADOR) O modelo de gestão orientado para processos é adequado para promover maior efetividade organizacional porque (A) há uma eliminação de barreiras dentro da empresa, possibilitando a visualização da organização como um todo e uma maior interrelação entre os diferentes agentes da cadeia de valor: clientes, fornecedores e gestores do processo. (B) elimina a estrutura vertical de comando, descentralizando o fluxo de decisões, estimulando a participação e o envolvimento dos funcionários com os objetivos estratégicos da empresa. (C) cada atividade pode ser controlada de forma independente, e não como uma série de tarefas sequencialmente interrelacionadas e organizadas com a finalidade de produzir resultados específicos. (D) favorece a formação de equipes de trabalho, é composto por profissionais com diferentes competências, orientados para o desenvolvimento de projetos específicos. (E) permite que os esforços da empresa estejam direcionados para uma integração entre processos e funções, tornando a divisão do trabalho de cada setor mais precisa e estável. ITEM 20. (FCC/ TRF_1a REGIÃO/2006/ANALISTA JUDICIÁRIO/ÁREA ADMINISTRATIVA) Quanto às vantagens da utilização dos fluxogramas, é INCORRETO afirmar que (A) permitem compreender ou estabelecer, com clareza e facilidade as relações entre as unidades simples ou complexas de trabalho. (B) possibilitam identificar, no órgão em estudo, as relações que possam ser eliminadas ou devam ser alteradas. (C) facilitam a identificação das fases de execução que ficariam mais bem situadas em outro ponto do fluxo de trabalho. (D) permitem identificar e suprimir os movimentos inúteis de um elemento qualquer, como por exemplo, um documento. (E) possibilitam caracterizar a forma pela qual uma posição se relaciona com as demais dentro do órgão, isto é, seu nível de responsabilidade. ITEM 21. (FCC/TRT_PI/2010/TECNICO JUDICIÁRIO/AREA ADMINISTRATIVA) Na gestão da qualidade dos serviços públicos, a representação gráfica que permite a visualização dos passos do processo do serviço ofertado ao cidadão, denomina-se (A) Organograma. (B) Ciclo PDCA. (C) Histograma. (D) Fluxograma. (E) Gráfico de Pareto. ADMINISTRAÇÃO P/ O SENADO FEDERAL PROFESSOR: MARCELO CAMACHO 37 www.pontodosconcursos.com.br ITEM 22. (ESAF/ ANEEL 2006) Os centros práticos das ações de melhoria na gestão pela qualidade são: a) as unidades organizacionais. b) as pessoas. c) os sistemas. d) os processos. e) as normas. ITEM 23. (ESAF/ ENAP/ADMINISTRADOR/2006) Indique a opção que apresenta um princípio que não está relacionado com programas de qualidade. a) Fazer produtos sem defeitos de fabricação. b) Atender às necessidades específicas do cliente. c) Redesenhar de forma radical os processos. d) Eliminar desperdícios. e) Planejar e manter um processo de aprimoramento contínuo e gradual. ITEM 24. (ESAF/ ANEEL 2006) As organizações desde os primórdios da administração têm tido como preocupação a busca de eficiência de seus processos produtivos. No entanto, a busca de maior competitividade tem promovido o aperfeiçoamento contínuo de todos os processos. Indique a frase que caracteriza o entendimento de gestão de processo. a) Os processos de apoio à produção são incontroláveis, razão pela qual não passam por melhorias. b) A gestão de processos tem como primícias a identificação do objetivo de cada unidade da hierarquia. c) Processos são fluxos superpostos e seqüenciais que tem por objetivo atender as necessidades dos clientes. d) A melhoria contínua de processos prescinde de mecanismos de medição, já que as equipes se autogerenciam. e) A gestão de processos tem como primícias o atendimento do cliente e a identificação do resultado esperado de dado processo. ITEM 25. (FGV/FIOCRUZ/ANALISTA DE GESTÃO EM SAÚDE/2010) Focalizando a Gestão por Processos e suas características específicas, assinale a afirmativa incorreta. (A) Foco no usuário. (B) Ênfase em agregar valor. (C) Visão compartimentada. (D) Utiliza parâmetros de avaliação de desempenho. (E) Elevado nível de integração. ADMINISTRAÇÃO P/ O SENADO FEDERAL PROFESSOR: MARCELO CAMACHO 38 www.pontodosconcursos.com.br 6. Gabarito 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 CERTO ERRADO CERTO E ERRADO CERTO ERRADO ERRADO CERTO CERTO 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 CERTO C A CERTO E A A A A E 21 22 23 24 25 D D C E C ADMINISTRAÇÃO P/ O SENADO FEDERAL PROFESSOR: MARCELO CAMACHO 39 www.pontodosconcursos.com.br 7. Questões Comentadas ITEM 1. (CESPE/BANCO DA AMAZÔNIA/2009/ PSICOLOGIA DO TRABALHO) O desenvolvimento de tecnologias de trabalho constitui fonte de mudança organizacional. A afirmativa está CERTA! Perfeita a afirmação! Quando são desenvolvidas novas tecnologias de trabalho estamos alimentando o canal de mudança da organização. A tecnologia (incluindo tecnologias duras – equipamentos – e tecnologias leves - novos processos de trabalho) estão incluídos entre as fontes de mudanças citadas na aula. ITEM 2.(CESPE/IPEA/2008/ GESTÃO DE RECURSOS HUMANOS) As turbulências do ambiente externo podem ser corretamente consideradas como o principal gatilho para a mudança organizacional, na medida em que as organizações são altamente dependentes do seu ambiente externo. A afirmativa está ERRADA! Não é correto dizer que as turbulências no ambiente externo são o principal motivo para a mudança. Podemos ter causas internas que descompassam a organização em relação ao ambiente. Existem diversas forças que atuam sobre a organização e podem causar mudanças, conforme vimos em aula. Algumas são internas e outras são externas. ITEM 3. (CESPE/BANCO DA AMAZÔNIA/2009/ PSICOLOGIA DO TRABALHO) O modelo clássico de mudança organizacional de Kurt Lewin baseia-se na mudança da estrutura organizacional como forma de produção da mudança. A afirmativa está CERTA! Perfeito! A etapa de descongelamento inclui a alteração das práticas da organização, incluída a alteração de estruturas organizacionais e processos. ITEM 4. (ESAF/ EPPGG/2009) Ao ser designada(o) como responsável por um processo de mudança organizacional, você saberá ser capaz de fazê-lo desde que não incorra no seguinte erro conceitual: a) no âmbito da administração pública, o marco legal burocrático constitui-se em um forte limitador para a implementação
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