Nocoes_de_Arquivologia

Prévia do material em texto

NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA
Didatismo e Conhecimento 1
NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA
Prof. Natália Troccoli Marques da Silva
Graduada e licenciada em Administração de Empresas.
Graduada em Ciências Contábeis.
Professora de cursos técnicos no Centro Paula Souza.
Analista Financeiro em empresa privada.
1 CONCEITOS FUNDAMENTAIS DE 
ARQUIVOLOGIA. 
A Arquivologia tem por objetivo o conhecimento das informações registradas e dos princípios e técnicas a serem aplicados nos 
processos de constituição, organização, desenvolvimento e utilização. 
Desde o desenvolvimento da Arquivologia como disciplina, a partir da segunda metade do século XIX, talvez nada tenha sido tão 
revolucionário quanto o desenvolvimento da concepção teórica e dos desdobramentos práticos da gestão.
A gestão de documentos é uma operação arquivística, o processo de reduzir seletivamente a proporções manipuláveis a massa de 
documentos, que é característica da civilização moderna, deforma a conservar permanentemente os que têm um valor cultural futuro, 
sem menosprezar a integridade substantiva da massa documental para efeitos de pesquisa.
Embora sua concepção teórica e prática tenha se desenvolvido após a Segunda Guerra Mundial, a partir dos E.U.A. e do Canadá, 
a gestão de documentos teve suas raízes no final do século XIX, em função dos problemas detectados nas administrações públicas 
destes dois países, referentes ao uso e guarda da documentação. 
Na primeira metade do século XX criaram-se comissões que visavam tornar mais eficiente o uso dos documentos por parte da 
administração pública. 
Vale ressaltar que durante esse período, as instituições arquivísticas (públicas) caracterizavam-se pela função de órgãos estrita-
mente de apoio à pesquisa, comprometidas com a conservação e o acesso aos documentos considerados de valor histórico. 
Paralelamente iniciava-se a era da chamada administração “científica”, que procurava mostrar aos administradores como ra-
cionalizar o processo administrativo, desenvolvendo suas atividades de forma menos dispendiosa, melhor e mais rápida. A palavra-
-chave das administrações dos países desenvolvidos - sobretudo gestão de documentos os E. U. A. - passou a ser eficiência.
A aplicação dos princípios da administração científica para a solução dos problemas documentais gerou o conjunto de princípios 
da gestão de documentos, os quais resultam, sobretudo, na necessidade de se racionalizar e modernizar as administrações. Não se tra-
tava de uma demanda setorizada, produzida a partir das próprias instituições arquivísticas. A gestão de documentos veio a contribuir 
para as funções arquivísticas sob diversos aspectos: • ao garantir que as políticas e atividades dos governos fossem documentadas 
adequadamente; • ao garantir a melhor organização desses documentos, caso tivessem valor permanente; • ao inibir a eliminação de 
documentos de valor permanente; • ao definir criteriosamente a parcela dos documentos que constituiriam o patrimônio arquivística 
do país, ou seja, 5% da massa documental produzida (segundo a UNESCO). • No VIII Congresso Internacional de Arquivos, rea-
lizado em Washington, em 1976, gerou maior consciência em todo o governo, no caso norte-americano, quanto ao significado dos 
documentos, qualquer que fosse o suporte, e as suas necessidades de conservação.
 As instituições arquivísticas públicas, particularmente os Arquivos Nacionais dos Estados Unidos e do Canadá, adquiriram uma 
nova feição, assumindo também a função de órgão de apoio à administração pública, com a competência de orientar programas de 
gestão de documentos nos diversos órgãos governamentais. 
Os arquivos como instituição tiveram origem na antiga civilização grega. Nos séculos V e IV a.c. os atenienses guardavam seus 
documentos de valor no templo da mãe dos deuses (Metroon). O imperador Justiniano ordenou que se reservasse um prédio público 
no qual o magistrado pudesse guardar os documentos, escolhendo alguém que os mantivesse sob custódia. A finalidade era a de impe-
dir a adulteração e propiciar as condições necessárias para que pudessem ser encontrados rapidamente. Entretanto foi a partir da Re-
volução Francesa que se reconheceu definitivamente a importância dos documentos para a sociedade. Desse reconhecimento resultou 
em três importantes realizações no campo arquivístico: a) criação de uma administração nacional e independente dos arquivos; b) 
proclamação do princípio de acesso do público aos arquivos; c) reconhecimento da responsabilidade do Estado pela conservação dos 
documentos de valor, do passado Vário razões levaram os países a instituir arquivos públicos: a) necessidade prática de incrementar 
a eficiência governamental; b) motivos de ordem cultural, visto que os arquivos públicos constituem uma espécie de fonte de cultura, 
ao lado de livros, manuscritos e peças de museus; c) razões de interesse pessoal, especialmente na França, que objetivando a aniqui-
lação de uma sociedade antiga e acreditando que tais documentos eram imprescindíveis à proteção de direitos feudais e privilégios, 
criaram um órgão especial – Agence Temporaire des Titres – cuja atividade principal era separar, para eliminação, todos os documentos 
alusivos a tais direitos e privilégios. 
Didatismo e Conhecimento 2
NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA
Entretanto, até bem pouco tempo os documentos serviam apenas para estabelecer ou reivindicar direitos. Quando não atendiam mais 
a essa exigência, eram transferidos para museus e bibliotecas, surgindo daí a ideia de arquivo administrativo e arquivo histórico. Em 
meados do século XIX começa a desabrocharam crescente interesse pelo valor histórico dos arquivos e os documentos ganham o status 
de testemunhos da história.
Arquivos: Elementos e Definições. 
O primeiro elemento essencial refere-se à razão pela qual os materiais foram produzidos e acumulados. Serão arquivos os docu-
mentos criados e acumulados na consecução de algum objetivo. Em nível governamental, tal objetivo é o cumprimento de sua finali-
dade oficial (valor primário). Assim, filmes cinematográficos, por exemplo, quando produzidos ou recebidos por uma administração no 
cumprimento de funções específicas, podem ser considerados arquivos. Documentos escritos, ainda que classificados como manuscritos 
históricos, se tiverem sido produzidos em decorrência de uma atividade organizada – como, por exemplo, os de uma igreja, uma empre-
sa, ou mesmo de um indivíduo – poderão ser considerados arquivos. 
O segundo elemento essencial diz respeito aos valores pelos quais os arquivos são preservados. Para que os documentos sejam ar-
quivados devem ser preservados por razões outras que não apenas aquelas para as quais foram criados e acumulados. Essas razões tanto 
podem ser oficiais quanto culturais. Serão então preservados para o uso de outros além de seus próprios criadores (valor secundário). 
Devem ainda satisfazer a condição de serem realmente documentos do órgão que os oferece. 
Para que se possa garantir a integridade dos documentos preservados deve-se mantê-los conservados num todo como documen-
tos do órgão que os produziu, deve-se ainda guardá-los na sua totalidade, sem mutilação, modificação ou destruição de parte deles. 
Conquanto não haja uma definição de arquivo que possa ser considerada definitiva, pode-se defini-los como, os documentos de 
qualquer instituição pública ou privada que hajam sido consideradas de valor, merecendo preservação permanente para fins de refe-
rência e de pesquisa e que hajam sido depositados ou selecionados para depósito, num arquivo permanente. 
Arquivo é o conjunto de documentos oficialmente produzidos e recebidos por um governo, organização ou firma, no decorrer de 
suas atividades, arquivados e conservados por si e seus sucessores para efeitos futuros.
 Pode-se dizer que a finalidade de um arquivo é a de servir à Administração; e sua função é a de tornar disponíveis as informaçõescontidas no acervo documental sob sua guarda.
PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS 
O arquivo da instituição funcionará como o guardião das informações ali existentes. Assim, para entendermos o conceito de 
arquivo, devemos antes conhecer três conceitos básicos que integram a área: informação, suporte e documento. 
Informação: pode ser definida como ideia ou conhecimento. 
Suporte: meio no qual a informação é registrada. 
Entende-se por suporte qualquer meio utilizado para gravar a informação. O papel é hoje o suporte mais utilizado, mas não é o 
único. No passado, tivemos o pergaminho e o papiro como suportes bastante utilizados. Com o avanço de novas tecnologias ligadas 
à informática, é cada vez maior o número de instrumentos capazes de servir de suporte para a informação. Dentre os meios mais 
utilizados, podemos destacar: disquete, CD, DVD e fita VHS. 
Documento: é toda informação registrada em um suporte material, suscetível de consulta, estudo, prova e pesquisa, pois compro-
va fatos, fenômenos, formas de vida e pensamentos do homem numa determinada época ou lugar. 
No momento em que o homem registra sua ideia em um suporte, dá origem a um documento. Com o aparecimento da escrita, o 
volume de documentos criados foi se tomando cada vez maior e surgiu a necessidade de se criarem técnicas que permitissem organi-
zar esta massa documental de forma a permitir sua imediata localização quando necessário. A partir de então, surgiram os primeiros 
arquivos. 
Pelo art. 2º da lei 8.159/91 Arquivos são: [...] conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições 
de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer 
que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos. 
É importante destacar: 
• Os documentos de arquivo, além de serem produzidos pela instituição, podem também ser recebidos pela mesma. 
• Os documentos de arquivo podem estar registrados em variados suportes e ser de vários tipos (textual, iconográfico, audiovisual 
etc.), ao contrário da ideia básica de que documentos de arquivo seriam basicamente na forma textual e em suporte papel. Alguns do-
cumentos, inclusive, têm seu suporte alterado pelos arquivos, visando garantir a permanência das informações ali depositadas (processo 
de microfilmagem, mudança de mídia de documentos digitais etc.). 
• Ao se produzir documentos no decorrer de suas atividades, podemos destacar que os documentos de arquivo possuem uma carac-
terística chamada organicidade, que significa que o mesmo foi criado em função de uma atividade realizada pela instituição, de forma 
que o mesmo servirá de prova das transações realizadas pela organização. Assim, ao se estudar os documentos de um arquivo, pode-se 
ter uma ideia clara das atividades realizadas por aquele órgão. 
Didatismo e Conhecimento 3
NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA
O termo arquivo pode também ser usado para designar: 
• conjunto de documentos; 
• móvel para guarda de documentos; 
• local onde o acervo documental deverá ser conservado; 
• órgão governamental ou institucional cujo objetivo seja o de guardar e conservar a documentação; 
IMPORTÂNCIA DO ARQUIVO 
A importância do arquivo para a instituição está ligada ao aumento expressivo do volume de documentos que a mesma utiliza no 
exercício de suas atividades e a necessidade de se estabelecerem critérios de guarda e de eliminação de documentos, quando estes já não 
são mais úteis para a organização. A adoção de técnicas arquivísticas adequadas permite não apenas a localização eficiente da informação 
desejada, mas também a economia de recursos para a instituição. 
FINALIDADE DO ARQUIVO 
A principal finalidade dos arquivos é servir à administração constituindo-se, consequentemente, em base do conhecimento da His-
tória. 
Ainda podemos destacar como finalidades do arquivo: 
• Guarda dos documentos que circulam na instituição, utilizando para isso técnicas que permitam um arquivamento ordenado e 
eficiente; 
• Garantir a preservação dos documentos, utilizando formas adequadas de acondicionamento, levando em consideração temperatu-
ra, umidade e demais aspectos que possam danificar os mesmos; 
• Atendimento aos pedidos de consulta e desarquivamento de documentos pelos diversos setores da instituição, de forma a atender 
rapidamente a demanda pelas informações ali depositadas. 
FUNÇÃO 
O arquivo é o instrumento principal para servir de controle à ação administrativa de qualquer empresa pública ou privada. 
Sua função básica é a guarda e a conservação dos documentos, visando a sua utilização futura, presente e passada. 
Para alcançar estes objetivos, é necessário que o arquivo disponha dos seguintes requisitos: 
• contar com pessoal qualificado e em número suficiente; 
• estar instalado em local apropriado; 
• dispor de instalações e materiais adequados; 
• utilizar sistemas racionais de arquivamento, fundamentados na teoria arquivística moderna; 
• contar com normas de funcionamento; 
• contar com dirigente qualificado, preferencial, mas não obrigatoriamente, até pela escassez dos mesmos, formado em Arquivo-
logia. 
A principal finalidade dos arquivos é servir a administração, constituindo-se, com o decorrer do tempo, em base do conhecimento 
da história. 
Destaca ainda que a função básica do arquivo é tornar disponível as informações contidas no acervo documental sob sua guarda. 
Observa-se, portanto, que o arquivamento não consiste apenas em guardar documentos, mas em servir de fonte de pesquisa para toda 
a administração, sendo base para eventuais tomadas de decisões. 
DISTINÇÃO ENTRE ARQUIVO, MUSEU E BIBLIOTECA 
Embora arquivo, museu e biblioteca tenham a mesma finalidade (guardar e permitir o acesso aos documentos), seus objetivos são 
diferentes, tendo em vista os tipos documentais de que cada instituição trata. Poderíamos assim definir cada instituição: 
Arquivo: é o conjunto de documentos, criados ou recebidos por uma instituição ou pessoa, no exercício de sua atividade, preser-
vados para garantir a consecução de seus objetivos. 
Biblioteca: é o conjunto de material, em sua maioria impresso e não produzido pela instituição em que está inserida, de forma 
ordenada para estudo, pesquisa e consulta. Normalmente, é constituída de coleções temáticas e seus documentos são adquiridos 
por meio de compra, doação ou permuta, diferentemente dos arquivos, cujos documentos são produzidos ou recebidos pela própria 
instituição. 
Museu: é uma instituição de interesse público, criada com a finalidade de conservar, estudar e colocar à disposição do público 
conjuntos de peças e objetos de valor cultural. 
Podemos verificar que, enquanto o arquivo tem finalidade funcional, a finalidade das bibliotecas e dos museus é essencialmente 
cultural, embora o arquivo também possa adquirir, com o tempo, caráter cultural, a partir do caráter histórico que alguns de seus 
documentos podem adquirir. 
Destaca-se, ainda, que os documentos de arquivo são produzidos em uma única via ou em limitado número de cópias, enquanto 
os documentos das bibliotecas são produzidos em numerosos exemplares, de forma a atender suas necessidades. 
Didatismo e Conhecimento 4
NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA
CLASSIFICAÇÃO DOS ARQUIVOS 
Dependendo do aspecto sob o qual os arquivos são estudados, eles podem ser classificados segundo: 
• as entidades mantenedoras (públicos ou privados); 
• a natureza dos documentos (especial ou especializado); 
• aos estágios de sua evolução (corrente, intermediário e permanente); 
• a extensão de sua atuação (setorial e central). 
• a natureza do assunto ostensiva e sigilosa. 
Classificação segundo as entidades mantenedoras
Os arquivos podem ser classificados segundo a instituição em que estejam inseridos da seguinte forma: 
Arquivos públicos: são aqueles mantidos por entidades de caráter público, seja na esferafederal, estadual ou municipal. Ex.: 
arquivo do STJ, arquivo da Prefeitura de São Paulo e arquivo do Senado Federal. 
Arquivos privados: são aqueles mantidos por instituições de caráter particular. Ex.: arquivo do Bradesco, arquivo das Lojas 
Americanas e arquivo da Rede Globo. 
Classificação segundo a natureza dos documentos
Arquivos especiais: chama-se arquivo especial aquele que tem sob sua guarda documentos de tipos diversos — iconográficos, 
cartográficos, audiovisuais — ou de suportes específicos — documentos em CD, documentos em DVD, documentos em microfilme 
— e que, por esta razão, merece tratamento especial não apenas no que se refere ao seu armazenamento, como também ao registro, 
acondicionamento, controle, conservação etc. 
Arquivo especializado: é aquele que guarda documentos de determinado assunto específico, independentemente da forma física 
que apresentam, como por exemplo, os arquivos médicos, os arquivos jornalísticos e os arquivos de engenharia. 
Operações e rotinas para a classificação e arquivamento de documentos 
Estudo: consiste na leitura de cada documento, a fim de verificar sob que código deverá ser classificado e quais referências cru-
zadas que lhe corresponderão. 
Referência cruzada: mecanismo adotado quando o conteúdo diz respeito a dois assuntos, neste caso o documento é arquivado na 
pasta relativa ao assunto principal, registrando os dados do documento em folhas de referência a serem arquivadas nas pastas corres-
pondentes aos assuntos secundários. 
Características dos documentos de arquivo 
Por se constituírem em instrumentos das atividades institucionais e pessoais, os documentos de arquivos são fontes primordiais 
de informação e prova para as conclusões relativas a estas atividades, sua criação, manutenção, eliminação e modificação. 
Características 
• Autenticidade: os documentos são produtos de rotinas processuais que visam ao cumprimento de determinada função ou con-
secução de alguma atividade, e são autênticos quando são criados e conservados de acordo com procedimentos regulares que podem 
ser comprovados a partir dessas rotinas estabelecidas. 
• Naturalidade: os registros arquivísticos são acumulados de Forma natural nas administrações, em função dos seus objetivos 
práticos; os registros arquivísticos se acumulam de maneira contínua e progressiva, surge de um instrumento de coesão espontânea, 
embora estruturada. 
• Inter-relacionamento: os documentos estabelecem relações no decorrer do andamento das transações para as quais foram cria-
dos. 
• Unicidade: cada registro documental assume um lugar único na estrutura documental do grupo ao qual pertence. 
• Princípio da Legalidade: os registros arquivísticos são provas confiáveis das ações e que se referem e devem esta confiabilidade 
às circunstâncias de sua criação e as necessidades de se prestar contas.
PRINCÍPIOS:
Os princípios arquivísticos constituem o marco principal da diferença entre a arquivística e as outras “ciências” documentárias. 
São eles:
Princípio da Proveniência: Fixa a identidade do documento, relativamente a seu produtor. Por este princípio, os arquivos devem 
ser organizados em obediência à competência e às atividades da instituição ou pessoa legitimamente responsável pela produção, 
acumulação ou guarda dos documentos. Arquivos originários de uma instituição ou de uma pessoa devem manter a respectiva indi-
vidualidade, dentro de seu contexto orgânico de produção, não devendo ser mesclados a outros de origem distinta.
Didatismo e Conhecimento 5
NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA
Princípio da Organicidade: As relações administrativas orgânicas se refletem nos conjuntos documentais. A organicidade é a 
qualidade segundo a qual os arquivos espelham a estrutura, funções e atividades da entidade produtora/acumuladora em suas relações 
internas e externas.
Princípio da Unicidade: Não obstante, forma, gênero, tipo ou suporte, os documentos de arquivo conservam seu caráter único, 
em função do contexto em que foram produzidos.
Princípio da Indivisibilidade ou integridade: Os fundos de arquivo devem ser preservados sem dispersão, mutilação, alienação, 
destruição não autorizada ou adição indevida.
Princípio da Cumulatividade: O arquivo é uma formação progressiva, natural e orgânica.
2 GERENCIAMENTO DA INFORMAÇÃO 
E A GESTÃO DE DOCUMENTOS. 
2.1. DIAGNÓSTICOS. 2.2. ARQUIVOS 
CORRENTES E INTERMEDIÁRIO. 
2.3. PROTOCOLOS. 2.4. AVALIAÇÃO 
DE DOCUMENTOS. 2.5. ARQUIVOS 
PERMANENTES. 
Ordenação é à disposição dos documentos dentro das pastas e destas dentro do arquivo. A escolha da forma de ordenação depen-
de muito da natureza dos documentos. Vejam os métodos básicos:
Ordenação Alfabética: disposição dos documentos ou pastas de acordo com a sequência das letras do alfabeto. Pode ser classifi-
cada em enciclopédico e dicionário quando se trata de assuntos.
Ordenação Cronológica: disposição dos documentos ou pastas de acordo com a sucessão temporal.
Ordenação Geográfica: disposição de acordo com as unidades territoriais (países, estados, municípios, distritos, bairros e outras).
Ordenação Temática: disposição de acordo com temas ou assuntos.
Ordenação Numérica: disposição de acordo com a sequência numérica atribuída aos documentos. Depende de um índice auxiliar 
para busca de dados.
Ex.: Na pasta MANUTENÇÃO PRÉDIO você poderá arquivar os documentos em ordem cronológica, assim sendo teríamos: 
primeiro o Memorando pedindo o conserto, depois a resposta do ESTEC solicitando a compra de torneira nova, em seguida a Infor-
mação de que já foi adquirida a torneira, e por último a Informação do ESTEC que o serviço foi concluído.
É importante no Arquivo que os documentos de uma mesma função sejam guardados juntos, para que se perceba como começou 
a ação e como terminou, formando assim os dossiês de fácil compreensão para quem pesquisa.
	Arquivamento: guarde os documentos dentro das pastas e das caixas já contidas no setor ou monte-as de acordo com o plano 
de classificação.
Nesse último caso faça as etiquetas indicando o código da atividade correspondente. Não se esqueça de anotar no canto superior 
esquerdo da pasta os códigos da Unidade/Órgão/área respectivos.
	Empréstimo de Documentos: para se controlar melhor os documentos que saem do arquivo e para garantir a integridade do 
mesmo, é interessante que se adote um sistema de controle de empréstimo de documentos.
Você pode criar um formulário de Requisição de Documentos com os seguintes dados:
a) Identificação do documento.
b) Classificação ou pasta a qual ele pertence.
c) O nome do requisitante e o setor.
d) Assinatura e datas de empréstimo e devolução.
Lembre-se: “O arquivamento correto e a localização imediata dos documentos, depende, em grande parte, da precisão e cuidado 
com que são executadas cada uma dessas operações.”.
Classificação Cronológica
A classificação cronológica tem por base a possibilidade em agrupar determinado número de documentos de acordo com as 
divisões naturais do tempo: anos, meses, semanas, dias e horas. Este sistema, como se pode observar, é muito semelhante ao sistema 
numérico simples e utiliza-se, muitas das vezes, em combinação com outros sistemas classificativos, sobretudo, o alfabético.
Didatismo e Conhecimento 6
NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA
A localização de um documento classificado cronologicamente requer um conhecimento perfeito da data exata (ano, mês ou 
dia) sem a qual não será possível localizá-lo. Este tipo de classificação não oferece especiais dificuldades quando se procede a in-
corporação de novos documentos. Quando se pretende localizar e recuperar os documentos é necessário elaborar fichas remissivas 
alfabéticas, por exemplo, de assuntos, que possibilitam a indicação da data do documento.
As conservatórias do Registro Civil, por exemplo, são serviços onde a ordenação e pesquisa de documentos é elaborada me-
diante recurso às datasde nascimento, casamento, morte e de outros assuntos. Este tipo de classificação é aplicado em arquivos de 
documentos de origem contabilística: faturas, pagamentos de contribuições, ordenados e outros assuntos relacionados com esta e em 
Arquivos Históricos e Etnográficos, uma vez que proporciona a ligação do passado ao presente e nos mostrando-nos a evolução das 
instituições ao longo da história.
Classificação Geográfica
Este sistema utiliza um método idêntico ao cronológico com a diferença de que os documentos são classificados e agrupados 
com base nas divisões geográficas/administrativas do globo: países, regiões, províncias, distritos, conselhos, cidades, vilas, aldeias, 
bairros, freguesias, ruas e outros critérios geográficos e de localização.
Este sistema é combinado com outros sistemas classificativos, como por exemplo; o alfabético, o numérico ou o decimal, com 
vista a um melhor acondicionamento e localização dos documentos e a sua informação.
O sistema de classificação geográfica resulta do fato de haver necessidade de localizar fato ou pessoas num espaço geográfico 
determinado, como por exemplo; as coleções ou séries filatélicas que normalmente são agrupadas por localidades, países, regiões e 
outros critérios relacionados com estes. É muito utilizado em museus etnográficos e de arte popular.
Classificação Ideológica
A classificação ideológica, também designada como ideográfica, metódica ou analítica baseia-se, fundamentalmente, na divisão 
de assuntos, ideias, conceitos e outras divisões, sendo os documentos referentes a um mesmo assunto ou objeto de conhecimento, 
ordenados segundo um conceito chave ou ideia de agrupamento, colocando-se a seguir, de forma alfabética.
Este sistema parte da análise de um assunto e divide-o em grupos e subgrupos com características cada vez mais particulares e 
restritas exigindo um certo controle e disciplina devido à grande variedade de palavras com significados análogo.
Para aplicar este sistema é necessário elaborar um instrumento de trabalho que sirva de orientação para a classificação de as-
suntos nos arquivos e que se designa normalmente por classificador ou listagem por assuntos. O classificador deve ser elaborado 
respeitando um determinado número de regras, tais como, evitar as abstrações (por abrangerem matérias demasiado vastas) e afastar 
a utilização de palavras com significados análogos, colocando-se na lista uma remissiva para a palavra-chave que está a ser utilizada.
Para que o nosso trabalho fique completo deve-se submeter à listagem a uma cuidadosa avaliação pelos utentes do arquivo, de 
forma a poder introduzir os melhoramentos necessário que permitam a recuperação dos documentos arquivados Este instrumento 
deve ser periodicamente revisto e atualizado, e deve refletir a estrutura interna do organismo.
As principais vantagens atribuídas a este sistema classificativo resultam do fato de se poder ter uma visão global dos assuntos 
que são abordados na documentação, permitir o agrupamento dos documentos de acordo com o seu conteúdo, ser extensível até ao 
infinito e de ser altamente flexível.
A técnica que se costuma aplicar na divisão dos assuntos é a seguinte:
1. Divisão do assunto em capítulos
2. Divisão de cada capítulo em famílias
3. Divisão de cada família em grupos, representando assuntos especializados
4. Divisão eventual de cada grupo em subgrupos, indicando uma divisão particular
Classificação Decimal
O sistema de classificação decimal pode ser considerado um critério classificativo resultante da combinação da classificação 
numérica com a ideológica.
Este método classificativo foi idealizado pelo bibliotecário norte-americano Mevil Dewey que a definia, na essência, como uma 
classificação de assuntos relacionados a um índice relativo. Não só foi criada para a arrumação dos livros nas prateleiras, mas tam-
bém para indicações nos catálogos, recortes notas, manuscritos e de um modo geral, todo material literário de qualquer espécie. Foi 
aplicado pela primeira vez a partir de 1851, na biblioteca de Amhrest College de Massachussets, nos Estado Unidos da América e 
com bons resultados.
A classificação decimal consiste, essencialmente, na divisão dos assuntos ou matérias em 10 grupos de primeira ordem ou ca-
tegoria (0 a 9) que por sua vez se podem subdividir em grupos de segunda ordem e assim sucessivamente. Assim, por exemplo, ao 
grupo de primeira categoria ou principal é atribuída a seguinte numeração:
0 1 2 3 4 5 6 7 8 9
Didatismo e Conhecimento 7
NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA
Sendo as divisões de segunda categoria e derivadas do grupo 5 as seguintes:
50 51 52 53 54 55 56 57 58 59
Ainda se pode subdividir o grupo de segunda categoria o nº 55 noutro de terceira categoria:
550 551 552 553 554 555 556 557 558 559
Com este sistema pretendia-se abranger a totalidade dos assuntos ou matérias que iriam ser objeto de classificação, baseando-se 
no principio de que a formação dos números decimais é ilimitada e entre dois números decimais, consecutivos da mesma ordem, 
podem intercalar-se outros dez da ordem imediatamente inferior.
Exemplo:
51. Expediente e arquivo
510. Expediente e arquivo em geral
511. Arquivo
512. Seleção documental
513. Reprografia
514. Entrada e saída de correspondência
5140. Entrada de correspondência
5141. Saída de correspondência
515. Serviços auxiliares
5150. Serviços auxiliares em geral
5151. Transportes pelas cantinas
516. Telefone
517. Viaturas
Apesar deste sistema de classificação ter imensos simpatizantes devido à sua aparente simplicidade acontece, porém, que enfer-
ma de alguns inconvenientes, entre os quais, a rigidez que impõe na divisão dos vários ramos do conhecimento humano; é um siste-
ma relativamente moroso, quer na sua construção, quer na sua aplicação à organização espacial do arquivo e posterior localização, 
exigindo pessoal especializado.
Classificação Decimal Universal (CDU)
A classificação Decimal Universal (CDU) é um esquema de classificação uniformizado e normalizado, amplamente usado nacio-
nal e internacionalmente, que visa cobrir e organizar a totalidade do conhecimento humano.
Henri Lafontaine e Paul Otlet publicaram, em 1905, a primeira edição do que viria a ser a Classificação Decimal Universal. Esta 
primeira edição do Manuel Du Repertoire Bibliografique Universal é um desenvolvimento do esquema base utilizado por Dewey 
que distribui a totalidade do conhecimento em dez grandes classes, que por sua vez, são divididas em dez subclasses que se dividem 
em dez grupos. Cada conceito é traduzido por uma notação numérica ou alfanumérica, por exemplo, ao conceito geral de educação 
corresponde a notação numérica 37.
A CDU baseia-se em três princípios fundamentais os quais são:
•	 Classificação: por ser uma classificação no sentido restrito da palavra agrupa ideias nos seus aspectos concordantes.
•	 Universalidade: inclui cada um dos ramos do conhecimento humano, encarando-os sob os vários aspectos.
•	 Decimalidade: a totalidade do conhecimento humano é dividida em dez classes, cada uma das quais, por sua vez, se subdi-
vide de novo decimalmente, pela adição de cifras decimais.
Este sistema é mais utilizado em bibliotecas e serviços de documentação para a elaboração de ficheiros por assuntos ou matérias 
e posterior catalogação e arrumação do material bibliográfico. Em Portugal, o uso deste sistema de classificação é generalizado, tanto 
nas Bibliotecas Universitárias, como nas Bibliotecas Públicas e Escolares.
A CDU tem vindo a ser continuamente ampliada e modificada para fazer face ao surgimento de novos conceitos e conhecimentos 
do saber humano, principalmente, na área da ciência e tecnologia.
A CDU é composta por:
1. Uma tabela principal de matérias, que enumera hierarquicamente o conhecimento, nas referidas 10 classes. As divisões 
principais são:
0 Generalidades
1 Filosofia. Psicologia
2 Religião. Teologia
3 CiênciasSociais
4 Classe atualmente não usada
Didatismo e Conhecimento 8
NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA
5 Ciências Exatas. Ciências naturais
6 Ciências Aplicadas. Medicina. Tecnologia
7 Arte. Arquitetura. Recreação e Desporto
8 Linguística. Língua. Literatura
9 Geografia. Biografia. História
Cada classe principal subdivide-se decimalmente em subclasses que por sua vez também se subdividem em áreas cada vez mais 
especializadas.
1. As tabelas auxiliares, que representam não assuntos, mas formas de os especificar (por lugar, tempo, forma, língua, etc.), flexi-
bilizando muito mais a representação dos conceitos.
2. Um índice, lista alfabética de conceitos. A cada conceito corresponde uma notação que serve de guia na consulta da tabela 
principal, para mais fácil e rapidamente se localizar a notação adequada ao assunto que se pretende pesquisar.
Uma das principais vantagens desta classificação reside na sua dimensão universal e internacional, dada a sua independência face a 
todas as expressões idiomáticas, o que facilita enormemente a pesquisa e a troca de informação ao nível internacional.
No seguimento do exemplo anterior, tal significa que a notação 37 e o conceito que lhe está associado, é igual em todas as bibliotecas 
do mundo que adotem este sistema de classificação.
O seu grande inconveniente resulta da sua aplicação que exige pessoal altamente especializado dado que é um grande risco classifi-
car matérias diferentes com o mesmo número.
Classificação Automática
As operações de classificação podem ser objeto de uma automatização em moldes parciais, já que a inteligência humana continua a 
ser indispensável para selecionar o assunto principal e determinar as informações secundárias. Atualmente a sua aplicação é feita a título 
experimental em algumas bibliotecas.
A classificação automática assenta no seguinte princípio geral: ao caracterizar diversos objetos de uma coleção organizando-os por 
séries de atributos (data, forma, língua, domínio, e outros), é possível comparar, agrupando, de dois em dois e contar para cada par o nú-
mero de atributos comuns. O resultado conduz à colocação em conjunto dos objetos que possuem características frequentes, constituindo 
classes não à priori, mas sim à posteriori.
O interesse que desperta a classificação automática situa-se ao nível da pesquisa documental. Ela permanece sem utilidade em 
organizações que já possuem a classificação física das obras, sendo incapaz de recriar automaticamente um esquema classificatório. A 
concepção e desenvolvimento de uma linguagem classificatória e a sua aplicação a um determinado fundo documental são de compe-
tência exclusiva do domínio do homem.
A Associação Internacional para a Classificação situada na Alemanha publica sob o patrocínio da FID (Federação Internacional de 
Documentação), a revista International Classification onde se apresentam estudos sobre a teoria dos conceitos, a terminologia sistemática 
e a organização do saber. Estas organizações e outras interessam-se pelos métodos matemáticos aplicáveis neste domínio.
Tabela de temporalidade de documentos de arquivo.
A Tabela de Temporalidade de Documentos é o instrumento resultante da avaliação documental, aprovado por autoridade competente, 
que define prazos de guarda e a destinação de cada série documental. 
A efetiva implementação de tais instrumentos objetiva a simplificação e racionalização dos procedimentos de gestão dos documen-
tos e das informações, ou seja, permitirá uma considerável redução da massa documental acumulada, eliminando enormes volumes de 
documentos rotineiros e desprovidos de valor que justifique a sua guarda, com consequente otimização do espaço físico e racionalização 
de custos, e, sobretudo garantirá a preservação dos documentos de guarda permanente, de relevante valor informativo e probatório.
A Tabela de Temporalidade é o registro esquemático do ciclo de vida dos documentos, determinando os prazos de guarda no arquivo 
corrente ou setorial, sua transferência para o arquivo intermediário ou geral, a eliminação ou recolhimento para a Divisão de Documen-
tação Permanente do Arquivo Público do Estado. 
A Tabela é um instrumento da gestão documental e passível de alterações na medida em que a produção de documentos se altera, 
devido a mudanças sociais, administrativas e jurídicas. No entanto, alterações de qualquer natureza devem partir do órgão regulador da 
política de arquivos. 
ASSUNTO/TIPO DOCUMENTAL: Os assuntos/tipos documentais relacionados na Tabela correspondem aos documentos produ-
zidos pelas atividades-meio dos órgãos. São tipos documentais já consagrados pelo uso e alguns identificados na legislação que regula 
as atividades do setor. 
PRAZO DE ARQUIVAMENTO: O tempo de guarda dos documentos está relacionado ao seu ciclo de vida. Aos arquivos setoriais 
interessa ter acesso aos documentos que estão sujeitos a consulta diariamente. O prazo de arquivamento não deve exceder a cinco anos, 
incorrendo no risco de acumular documentos desnecessários ao uso corrente e dificultar o acesso. 
Didatismo e Conhecimento 9
NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA
A documentação que cumpriu sua função imediata, mas contém informações de caráter probatório, deve ser transferida para o ar-
quivo intermediário do órgão. Documentos com longo período de valor probatório poderão ser transferidos à Divisão de Documentação 
Intermediária do Arquivo Público do Estado. O terceiro estágio prevê o recolhimento da documentação produzida pelos órgãos públicos 
que tem informações sobre o desempenho de sua função junto à sociedade. Esta produção documental de valor permanente receberá um 
tratamento arquivístico que contempla sua conservação, arranjo e descrição para estar disponível à pesquisa.
COMO UTILIZAR A TABELA DE TEMPORALIDADE
A Tabela de Temporalidade de Documentos deve ser utilizada no momento de classificação e avaliação da documentação. Proce-
der da seguinte forma:
ƒ verificar se os documentos estão classificados de acordo com os assuntos do Código de Classificação de Documentos; ƒ documentos 
que se referem a dois ou mais assuntos, deverão ser classificados e agrupados ao conjunto documental (dossiê, processo ou pasta) que 
possui maior prazo de arquivamento ou que tenha sido destinado à guarda permanente; ƒ o prazo de arquivamento deve se contar a partir 
do primeiro dia útil do exercício seguinte ao do arquivamento do documento, exceto aqueles que originam despesas, cujo prazo de arqui-
vamento é contado a partir da aprovação das contas pelo Tribunal de Contas; ƒ eliminar as cópias e vias, quando o documento original 
estiver no conjunto documental (dossiê, processo ou pasta); ƒ proceder ao registro dos documentos a serem eliminados; ƒ elaborar lista-
gem dos documentos destinados à transferência para o arquivo intermediário do órgão ou entidade, ou para a Divisão de Documentação 
Intermediária do Arquivo Público do Estado; 
OBS. Quando houver processo judicial os prazos de arquivamento devem ser suspensos até a conclusão do mesmo.
PROTOCOLO:
É conhecimento da grande maioria que os arquivos possuem hoje uma notoriedade muito melhor do que já se viu há algum tempo. 
Contudo, esse reconhecimento ainda não é o desejado. Para que os arquivos alcancem um nível de importância ainda maior, é necessário 
que sejam geridos da forma correta, a fim de evitar o acúmulo de massas documentais desnecessárias, de agilizarem ações dentro de uma 
instituição, enfim, que cumpram a sua função, seja desde o valor probatório até o cultural. 
Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, 
avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para a guarda permanente.
Protocolo é a denominação geralmente atribuída a setores encarregados do recebimento, registro, distribuição e movimentação 
dos documentos em curso;denominação atribuída ao próprio número de registro dado ao documento; Livro de registro de documentos 
recebidos e/ou expedidos. 
É de conhecimento comum o grande avanço que a humanidade teve nos últimos anos. Dentre tais avanços, incluem-se as áreas 
que vão desde a política até a tecnológica. Tais avanços contribuíram para o aumento da produção de documentos. Cabe ressaltar que 
tal aumento teve sua importância para a área da arquivística, no sentido de ter despertado nas pessoas a importância dos arquivos. 
Entretanto, seja por descaso ou mesmo por falta de conhecimento, a acumulação de massas documentais desnecessárias foi um problema 
que foi surgindo. Essas massas acabam por inviabilizar que os arquivos cumpram suas funções fundamentais. Para tentar sanar esse e 
outros problemas, que é recomendável o uso de um sistema de protocolo. 
É sabido que durante a sua tramitação, os arquivos correntes podem exercer funções de protocolo (recebimento, registro, distribuição, 
movimentação e expedição de documentos), daí a denominação comum de alguns órgãos como Protocolo e Arquivo. E é neste ponto 
que os problemas têm seu início. Geralmente, as pessoas que lidam com o recebimento de documentos não sabem, ou mesmo não 
foram orientadas sobre como proceder para o documento cumpra a sua função na instituição. Para que este problema inicial seja 
resolvido, a implantação de um sistema de base de dados, de preferência simples e descentralizado, permitindo que, tão logo cheguem 
às instituições, os documentos fossem registrados, pelas devidas pessoas, no seu próprio setor de trabalho seria uma ótima alternativa. 
Tal ação diminuiria o montante de documentos que chegam as instituições, cumprem suas funções, mas sequer tiveram sua tramitação 
ou destinação registrada. 
Algumas rotinas devem ser adotadas no registro documental, afim de que não se perca o controle, bem como surjam problemas que 
facilmente poderiam ser evitados (como o preenchimento do campo Assunto, de muita importância, mas que na maioria das vezes é feito 
de forma errônea). Dentre as recomendações de recebimento e registro, destaca-se: 
	 Receber as correspondências, separando as de caráter oficial da de caráter particular, distribuindo as de caráter particular a seus 
destinatários.
Após essa etapa, os documentos devem seguir seu curso, a fim de cumprirem suas funções. Para que isto ocorra, devem ser distri-
buídos e classificados da forma correta, ou seja, chegar ao seu destinatário Para isto, recomenda-se: 
	 Separar as correspondências de caráter ostensivo das de caráter sigiloso, encaminhado as de caráter sigiloso aos seus respecti-
vos destinatários;
	 Tomar conhecimento das correspondências de caráter ostensivo por meio da leitura, requisitando a existência de antecedentes, 
se existirem;
Didatismo e Conhecimento 10
NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA
	 Classificar o documento de acordo com o método da instituição; carimbando-o em seguida;
	 Elaborar um resumo e encaminhar os documentos ao protocolo.
	 Preparar a ficha de protocolo, em duas vias, anexando a segunda via da ficha ao documento;
	 Rearquivar as fichas de procedência e assunto, agora com os dados das fichas de protocolo; 
	 Arquivar as fichas de protocolo.
A tramitação de um documento dentro de uma instituição depende diretamente se as etapas anteriores foram feitas da forma correta. 
Se feitas, fica mais fácil, com o auxílio do protocolo, saber sua exata localização, seus dados principais, como data de entrada, setores 
por que já passou, enfim, acompanhar o desenrolar de suas funções dentro da instituição. Isso agiliza as ações dentro da instituição, ace-
lerando assim, processos que anteriormente encontravam dificuldades, como a não localização de documentos, não se podendo assim, 
usá-los no sentido de valor probatório, por exemplo. 
Após cumprirem suas respectivas funções, os documentos devem ter seu destino decidido, seja este a sua eliminação ou recolhi-
mento. É nesta etapa que a expedição de documentos torna-se importante, pois por meio dela, fica mais fácil fazer uma avaliação do 
documento, podendo-se assim decidir de uma forma mais confiável, o destino do documento. Dentre as recomendações com relação à 
expedição de documentos, destacam-se:
	 Receber a correspondência, verificando a falta de anexos e completando dados;
	 Separar as cópias, expedindo o original;
	 Encaminhar as cópias ao Arquivo.
É válido ressaltar que as rotinas acima descritas não valem como regras, visto que cada instituição possui suas tipologias documentais, 
seus métodos de classificação, enfim, surgem situações diversas. Servem apenas como exemplos para a elaboração de rotinas em cada 
instituição. 
CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO.
Desde o desenvolvimento da arquivologia como disciplina, a partir da segunda metade do século XIX, talvez nada a tenha revo-
lucionado tanto quanto concepção teórica e os desdobramentos práticos da gestão ou a administração de documentos estabelecidos 
após a Segunda Guerra Mundial. Para alguns, trata-se de um conceito emergente, alvo de controvérsias e ainda restrito, como expe-
riência, a poucos países. 
Segundo o historiador norte americano Lawrence Burnet, a gestão de documentos é uma operação arquivística “o processo de 
reduzir seletivamente a proporções manipuláveis a massa de documentos, que é característica da civilização moderna, de forma a 
conservar permanentemente os que têm um valor cultural futuro sem menosprezar a integridade substantiva da massa documental 
para efeitos de pesquisa”. 
Por outro lado, alguns concebem a gestão de documentos como a aplicação da administração científica com fins de eficiência e 
economia, sendo os benefícios para os futuros pesquisadores considerados apenas meros subprodutos. Situando-se entre esses dois 
extremos, a legislação norte americana estabelece a seguinte definição: 
O planejamento, o controle, a direção, a organização, a capacitação, a promoção e outras atividades gerenciais relacionadas 
com a criação de documentos, sua manutenção, uso e eliminação, incluindo o manejo de correspondência, formulários, diretrizes, 
informes, documentos informáticos, microformas, recuperação de informação, fichários, correios, documentos vitais, equipamentos 
e materiais, máquinas reprográficas, técnicas de automação e elaboração de dados, preservação e centros de arquivamento inter-
mediários ou outras instalações para armazenagem. 
Sob tal perspectiva, a gestão cobre todo o ciclo de existência dos documentos desde sua produção até serem eliminados ou reco-
lhidos para arquivamento permanente, ou seja, trata-se de todas as atividades inerentes às idades corrente e intermediária. 
De acordo com o Dicionário de Terminologia Arquivística, do Conselho Internacional de Arquivos, a gestão de documentos 
diz respeito a uma área da administração geral relacionada com a busca de economia e eficácia na produção, manutenção, uso e 
destinação final dos mesmos. 
Por meio do Ramp/PGI, a Unesco procurou também abordar o tema conforme trabalho de James Rhoads. A função da gestão 
de documentos e arquivos nos sistemas nacionais de informação, segundo o qual um programa geral de gestão de documentos, para 
alcançar economia e eficácia, envolve as seguintes fases: 
•	 Produção: concepção e gestão de formulários, preparação e gestão de correspondência, gestão de informes e diretrizes, 
fomento de sistemas de gestão da informação e aplicação de tecnologias modernas a esses processos; 
•	 Utilização e conservação: criação e melhoramento dos sistemas de arquivos e de recuperação de dados, gestão de correio 
e telecomunicações, seleção e uso de equipamento reprográfico, análise de sistemas, produção e manutenção de programas de docu-
mentos vitais e uso de automação e reprografia nestes processos; 
Didatismo e Conhecimento 11
NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA
•	 Destinação: a identificação e descriçãodas séries documentais, estabelecimento de programas de avaliação e destinação de 
documentos, arquivamento intermediário, eliminação e recolhimento dos documentos de valor permanente às instituições arquivís-
ticas. 
O código de classificação de documentos de arquivo é um instrumento de trabalho utilizado para classificar todo e qualquer do-
cumento produzido ou recebido por um órgão no exercício de suas funções e atividades. A classificação por assuntos é utilizada com 
o objetivo de agrupar os documentos sob um mesmo tema, como forma de agilizar sua recuperação e facilitar as tarefas arquivísticas 
relacionadas com a avaliação, seleção, eliminação, transferência, recolhimento e acesso a esses documentos, uma vez que o trabalho 
arquivísticos é realizado com base no conteúdo do documento, o qual reflete a atividade que o gerou e determina o uso da informação 
nele contida. A classificação define, portanto, a organização física dos documentos arquivados, constituindo-se em referencial básico 
para sua recuperação. 
No código de classificação, as funções, atividades, espécies e tipos documentais genericamente denominados assuntos, encon-
tram-se hierarquicamente distribuídos de acordo com as funções e atividades desempenhadas pelo órgão. Em outras palavras, os as-
suntos recebem códigos numéricos, os quais refletem a hierarquia funcional do órgão, definida através de classes, subclasses, grupos 
e subgrupos, partindo-se sempre do geral para o particular. 
A classificação deve ser realizada por servidores treinados, de acordo com as seguintes operações. 
a) ESTUDO: consiste na leitura de cada documento, a fim de verificar sob que assunto deverá ser classificado e quais as referên-
cias cruzadas que lhe corresponderão. A referência cruzada é um mecanismo adotado quando o conteúdo do documento se refere a 
dois ou mais assuntos. 
b) CODIFICAÇÃO: consiste na atribuição do código correspondente ao assunto de que trata o documento. 
ROTINAS CORRESPONDENTES ÀS OPERAÇÕES DE CLASSIFICAÇÃO 
1. Receber o documento para classificação; 
2. Ler o documento, identificando o assunto principal e o(s) secundário(s) de. 
Acordo com seu conteúdo; 
3. Localizar o(s) assunto(s) no Código de classificação de documentos de arquivo, utilizando o índice, quando necessário; 
4. Anotar o código na primeira folha do documento; 
5. Preencher a(s) folha(s) de referência, para os assuntos secundários. 
A avaliação constitui-se em atividade essencial do ciclo de vida documental arquivísticos, na medida em que define quais do-
cumentos serão preservados para fins administrativos ou de pesquisa e em que momento poderão ser eliminados ou destinados aos 
arquivos intermediário e permanente, segundo o valor e o potencial de uso que apresentam para a administração que os gerou e para 
a sociedade. 
Os primeiros atos legais destinados a disciplinar a avaliação de documentos no serviço público datam do final do século passado, 
em países da Europa, nos Estados Unidos e no Canadá. No Brasil, a preocupação com a avaliação de documentos públicos não é 
recente, mas o primeiro passo para sua regulamentação ocorreu efetivamente com a lei federal nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que 
em seu artigo 9º dispõe que “a eliminação de documentos produzidos por instituições públicas e de caráter público será realizada 
mediante autorização de instituição arquivística pública, na sua específica esfera de competência”. 
O Arquivo Nacional publicou em 1985 manual técnico sob o título Orientação para avaliação e arquivamento intermediário em 
arquivos públicos, do qual constam diretrizes gerais para a realização da avaliação e para a elaboração de tabelas de temporalidade. 
Em 1986, iniciaram-se as primeiras atividades de avaliação dos acervos de caráter intermediário sob a guarda da então Divisão de 
Pré-Arquivo do Arquivo Nacional, desta vez com a preocupação de estabelecer prazos de guarda com vista à eliminação e, conse-
quentemente, à redução do volume documental e racionalização do espaço físico. 
A metodologia adotada à época envolveu pesquisas na legislação que regula a prescrição de documentos administrativos, e entre-
vistas com historiadores e servidores responsáveis pela execução das atividades nos órgãos públicos, que forneceram as informações 
relativas aos valores primário e secundário dos documentos, isto é, ao seu potencial de uso para fins administrativos e de pesquisa, 
respectivamente. Concluídos os trabalhos, ainda que restrito à documentação já depositada no arquivo intermediário do Arquivo 
Nacional foi constituída, em 1993, uma Comissão Interna de Avaliação que referendou os prazos de guarda e destinação propostos. 
Com o objetivo de elaborar uma tabela de temporalidade para documentos da então Secretaria de Planejamento, Orçamento e 
Coordenação (SEPLAN), foi criado, em 1993, um grupo de trabalho composto por técnicos do Arquivo Nacional e daquela secreta-
ria, cujos resultados, relativos as atividades-meio, serviriam de subsídio ao estabelecimento de prazos de guarda e destinação para os 
documentos da administração pública federal. A tabela, elaborada com base nas experiências já desenvolvidas pelos dois órgãos, foi 
encaminhada, em 1994, à Direção Geral do Arquivo Nacional para aprovação. 
Didatismo e Conhecimento 12
NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA
Com a instalação do Conselho Nacional de Arquivos (Conarq), em novembro de 1994, foi criada, dentre outras, a Câmara Técni-
ca de Avaliação de Documentos (Ctad) para dar suporte às atividades do conselho. Sua primeira tarefa foi analisar e discutir a tabela 
de temporalidade elaborada pelo grupo de trabalho Arquivo Nacional/SEPLAN, com o objetivo de torná-la aplicável também aos 
documentos produzidos pelos órgãos públicos nas esferas estadual e municipal, servindo como orientação a todos os órgãos partici-
pantes do Sistema Nacional de Arquivos (Sinar). 
O modelo ora apresentado constitui-se em instrumento básico para elaboração de tabelas referentes as atividades-meio do serviço 
público, podendo ser adaptado de acordo com os conjuntos documentais produzidos e recebidos. Vale ressaltar que a aplicação da 
tabela deverá estar condicionada à aprovação por instituição arquivística pública na sua específica esfera de competência. 
A tabela de temporalidade deverá contemplar as atividades meio e atividades-fim de cada órgão público. Desta forma, caberá 
aos mesmos definir a temporalidade e destinação dos documentos relativos às suas atividades específicas, complementando a tabela 
básica. Posteriormente, esta deverá ser encaminhada à instituição arquivística pública para aprovação e divulgação, por meio de ato 
legal que lhe confira legitimidade. 
 A tabela de temporalidade é um instrumento arquivístico resultante de avaliação, que tem por objetivos definir prazos de guarda 
e destinação de documentos, com vista a garantir o acesso à informação a quantos dela necessitem. Sua estrutura básica deve ne-
cessariamente contemplar os conjuntos documentais produzidos e recebidos por uma instituição no exercício de suas atividades, os 
prazos de guarda nas fases corrente e intermediária, a destinação final – eliminação ou guarda permanente –, além de um campo para 
observações necessárias à sua compreensão e aplicação. 
Apresentam-se a seguir diretrizes para a correta utilização do instrumento: 
1. Assunto: Neste campo são apresentados os conjuntos documentais produzidos e recebidos, hierarquicamente distribuídos de 
acordo com as funções e atividades desempenhadas pela instituição. Para possibilitar melhor identificação do conteúdo da informa-
ção, foram empregadas funções, atividades, espécies e tipos documentais, genericamente denominados assuntos, agrupados segundo 
um código de classificação, cujos conjuntos constituem o referencial para o arquivamento dos documentos. 
Como instrumento auxiliar, pode ser utilizado o índice, que contém os conjuntos documentais ordenados alfabeticamentepara 
agilizar a sua localização na tabela. 
2. Prazos de guarda: Referem-se ao tempo necessário para arquivamento dos documentos nas fases corrente e intermediária, 
visando atender exclusivamente às necessidades da administração que os gerou, mencionado, preferencialmente, em anos. Excepcio-
nalmente, pode ser expresso a partir de uma ação concreta que deverá necessariamente ocorrer em relação a um determinado conjunto 
documental. Entretanto, deve ser objetivo e direto na definição da ação – exemplos: até aprovação das contas; até homologação da 
aposentadoria; e até quitação da dívida. O prazo estabelecido para a fase corrente relaciona-se ao período em que o documento é fre-
quentemente consultado, exigindo sua permanência junto às unidades organizacionais. A fase intermediária relaciona-se ao período 
em que o documento ainda é necessário à administração, porém com menor frequência de uso, podendo ser transferido para depósito 
em outro local, embora à disposição desta. 
A realidade arquivística no Brasil aponta para variadas formas de concentração dos arquivos, seja ao nível da administração 
(fases corrente e intermediária), seja no âmbito dos arquivos públicos (permanentes ou históricos). Assim, a distribuição dos prazos 
de guarda nas fases corrente e intermediária foi definida a partir das seguintes variáveis: 
I – Órgãos que possuem arquivo central e contam com serviços de arquivamento intermediário: 
Para os órgãos federais, estaduais e municipais que se enquadram nesta variável, há necessidade de redistribuição dos prazos, 
considerando-se as características de cada fase, desde que o prazo total de guarda não seja alterado, de forma a contemplar os seguin-
tes setores arquivísticos: 
- arquivo setorial (fase corrente, que corresponde ao arquivo da unidade organizacional); 
- arquivo central (fase intermediária I, que corresponde ao setor de arquivo geral/central da instituição); 
- arquivo intermediário (fase intermediária II, que corresponde ao depósito de arquivamento intermediário, geralmente subordi-
nado à instituição arquivística pública nas esferas federal, estadual e municipal). 
II – Órgãos que possuem arquivo central e não contam com serviços de arquivamento intermediário: Nos órgãos situados nesta 
variável, as unidades organizacionais são responsáveis pelo arquivamento corrente e o arquivo central funciona como arquivo inter-
mediário, obedecendo aos prazos previstos para esta fase e efetuando o recolhimento ao arquivo permanente. 
III – Órgãos que não possuem arquivo central e contam com serviços de arquivamento intermediário: Nesta variável, as unidades 
organizacionais também funcionam como arquivo corrente, transferindo os documentos – depois de cessado o prazo previsto para esta 
fase – para o arquivo intermediário, que promoverá o recolhimento ao arquivo permanente. 
IV – Órgãos que não possuem arquivo central nem contam com serviços de arquivamento intermediário: 
Quanto aos órgãos situados nesta variável, as unidades organizacionais são igualmente responsáveis pelo arquivamento corrente, 
ficando a guarda intermediária a cargo das mesmas ou do arquivo público, o qual deverá assumir tais funções. 
Didatismo e Conhecimento 13
NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA
3. Destinação final: Neste campo é registrada a destinação estabelecida que possa ser a eliminação, quando o documento não apre-
senta valor secundário (probatório ou informativo) ou a guarda permanente, quando as informações contidas no documento são consi-
deradas importantes para fins de prova, informação e pesquisa. 
A guarda permanente será sempre nas instituições arquivísticas públicas (Arquivo Nacional e arquivos públicos estaduais, do Distri-
to Federal e municipais), responsáveis pela preservação dos documentos e pelo acesso às informações neles contidas. Outras instituições 
poderão manter seus arquivos permanentes, seguindo orientação técnica dos arquivos públicos, garantindo o intercâmbio de informações 
sobre os respectivos acervos. 
4. Observações: Neste campo são registradas informações complementares e justificativas, necessárias à correta aplicação da tabela. 
Incluem-se, ainda, orientações quanto à alteração do suporte da informação e aspectos elucidativos quanto à destinação dos documentos, 
segundo a particularidade dos conjuntos documentais avaliados.
A necessidade de comunicação é tão antiga como a formação da sociedade humana, o homem, talvez na ânsia de se perpetuar, teve 
sempre a preocupação de registrar suas observações, seu pensamento, para legá-los às gerações futuras.
Assim começou a escrita. Na sua essência. Isto nada mais é do que registrar e guardar. Por sua vez, no seu sentido mais simples, 
guardar é arquivar.
Por muito tempo reinou uma completa confusão sobre o verdadeiro sentido da biblioteca, museu e arquivo. Indiscutivelmente, por 
anos e anos, estas instituições tiveram mais ou menos o mesmo objetivo. Eram elas depósitos de tudo o que se produzira a mente huma-
na, isto é, do resultado do trabalho intelectual e espiritual do homem.
O arquivo, quando bem organizado, transmite ordens, evita repetição desnecessárias de experiências, diminui a duplicidade de 
documentos, revela o que está por ser feito, o que já foi feito e os resultados obtidos. Constitui fonte de pesquisa para todos os ramos 
administrativos e auxilia o administrador a tomada de decisões.
Os principais Sistemas ou Tipos de classificação utilizados em arquivos são:
Método alfabético: É o sistema mais simples, fácil, lógico e prático, porque obedecendo à ordem alfabética pode-se logo imaginar 
que não apresentará grandes dificuldades nem para a execução do trabalho de arquivamento, nem para a procura do documento desejado, 
pois a consulta é direta.
Método numérico simples: Consiste em numerar as pastas em ordem da entrada do correspondente ou assunto, sem nenhuma 
consideração à ordem alfabética dos mesmos, dispensando assim qualquer planejamento anterior do arquivo. Para o bom êxito deste mé-
todo, devemos organizar dois índices em fichas; numas fichas serão arquivadas alfabeticamente, para que se saiba que numero recebeu 
o correspondente ou assunto desejado, e no outro são arquivadas numericamente, de acordo com o numero que recebeu o cliente ou o 
assunto, ao entrar para o arquivo. Este último índice pode ser considerado tombo (registro) de pastas ocupadas e, graças a ele, sabemos 
qual é o ultimo numero preenchido e assim destinaremos o numero seguinte a qualquer novo cliente que seja registrado.
Método alfabético numérico: Como se pode deduzir pelo seu nome, é um método que procurou reunir as vantagens dos métodos 
alfabéticos simples e numérico simples, tendo alcançado seu objetivo, pois desta combinação resultou um método que apresenta ao 
mesmo tempo a simplicidade de um e a exatidão e rapidez, no arquivamento, do outro. É conhecido também pelo nome de numeralfa e 
alfanumérico.
Método geográfico: Este método é muito aconselhável quando desejamos ordenar a documentação de acordo com a divisão geográ-
fica, isto é, de acordo com os países, estados, cidades, municípios etc. Nos departamentos de vendas, por exemplo, é de especial utilidade 
para agrupar os correspondentes de acordo com as praças onde operam ou residem.
Método específico ou por assunto: Indiscutivelmente o método especifico, representado por palavras dispostas alfabeticamente, 
é um dos mais difíceis processos de arquivamento, pois, consistindo em agrupar as pastas por assunto, apresenta a dificuldade de se 
escolher o melhor termo ou expressão que defina o assunto. Temos o vocabulário todo da língua à nossa disposição e justamente o fato 
de ser tão amplo o campo da escolha nos dificulta a seleção acertada, além do que entra muito o ponto de vista pessoal do arquivista, 
nesta seleção.
Método decimal: Este método foi inspirado no Sistema Decimal de Melvil Dewey. Dewey organizou um sistema de classificação 
para bibliotecas,muito interessante, o qual conseguiu um grande sucesso; fora publicado em 1876.
Dividiu ele os conhecimentos humanos em dez classes, as quais, por sua vez, se subdividiram em outras dez, e assim por diante, 
sendo infinita essa possibilidade de subdivisão, graças à sua base decimal.
Método simplificado: Este a rigor não deveria ser considerado propriamente um método, pois, na realidade, nada mais é do que a 
utilização de vários métodos ao mesmo tempo, com a finalidade de reunir num só móvel as vantagens de todos eles.
ARQUIVOS CORRENTES E INTERMEDIÁRIOS
ARQUIVO CORRENTE - conjunto de documentos estreitamente vinculados aos objetivos imediatos para os quais foram produzi-
dos ou recebidos no cumprimento de atividades-meio e atividades-fim e que se conservam junto aos órgãos produtores em razão de sua 
vigência e da frequência com que são por eles consultados.
ARQUIVO INTERMEDIÁRIO - conjunto de documentos originários de arquivos correntes, com uso pouco frequente, que aguar-
dam, em depósito de armazenamento temporário, sua destinação final.
Didatismo e Conhecimento 14
NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA
ARQUIVOS PERMANENTES
Os arquivos permanentes constituem-se de materiais selecionados, que são escolhidos de uma grande massa de documentos pro-
duzidos e recebidos por um governo, devido ao seu valor comprobatório e informativo. São escolhidos tomando-se por base não a 
apreciação de certos documentos em particular, mas devido ao seu significado no conjunto da documentação de um determinado assunto 
ou atividade, ou, em termos mais amplos, na documentação de um órgão, de um governo, ou mesmo da sociedade em certo estágio de 
desenvolvimento. O trabalho de recolhimento de documentos a arquivos permanentes tem um duplo objetivo: preservá-los e torná-los 
disponíveis para serem usados.
Os documentos públicos devem ser reconhecidos por lei como propriedade pública. O direito a tais documentos será exclusivamente 
do governo que os criou e serão conservados para a perpetuidade. Qualquer lei que diga respeito à administração de documentos públicos 
deve incluir no seu texto normas para a sua reobtenção no caso de terem sido indevidamente alienados ou retirados da repartição. O prin-
cípio básico é nullum tempus occurrit regi (art. 17, § 4º, Decreto 4.073/2002), que foi traduzido como “contra o rei não há prescrição” 
(vide art. 15 e seguintes do Decreto 4.073/2002).
A legislação sobre os documentos públicos, além disso, deve definir claramente as responsabilidades de custódia do arquivista. O 
conceito de custódia pode ser explicado em relação ao conceito de propriedade pública. Os documentos públicos poderão ser conser-
vados sob a custódia de qualquer órgão da administração, sem, contudo, ser de sua propriedade. Quando os documentos públicos são 
transferidos da custódia de um órgão para a de outro não há transferência de propriedade, pois os documentos eram e continuam a ser 
propriedade do Estado.
Legalmente, então, o arquivista deve ter a custódia dos documentos que estão sob a sua guarda física, no que diz respeito ao seguinte:
Primeiro, deve o arquivista ter sobre os documentos os mesmos direitos e privilégios que tinha a entidade que os criou, relativamente 
à reprodução e à autenticação de cópias.
Segundo, deve ter, em relação aos documentos, certos direitos e privilégios adicionais que não são comumente exercidos pelas en-
tidades criadoras. Referem-se estes ao arranjo, à descrição e à publicação para fins que não aqueles para os quais foram originariamente 
criados – para servir a usos secundários de outras repartições e de particulares. Esses direitos e privilégios são necessários ao arquivista 
para o bom cumprimento de seus deveres.
Deve haver disposições legais regulamentando o problema da destruição de documentos públicos. Essa regulamentação há que 
proibir a destruição de qualquer documento público por qualquer funcionário sem a devida aprovação da autoridade responsável pelos 
arquivos.
Mesmo os documentos históricos de hoje podem tornar-se novamente administrativos amanhã, por diversas circunstâncias, devido 
à sua utilização.
Os princípios que se aplicam ao arranjo de documentos públicos num arquivo de custódia devem ser distintos dos princípios expos-
tos até agora, que se aplicam ao arranjo dos mesmos nas próprias repartições de origem. A administração de arquivos permanentes é bem 
mais complexa que a dos arquivos corrente e intermediário.
Classificam-se em quatro grupos distintos as atividades do arquivo permanente:
• Arranjo: reunião e ordenação adequada dos documentos;
• Descrição e publicação: acesso aos documentos para consulta e divulgação;
• Conservação: medidas de proteção aos documentos, e consequentemente do local de sua guarda, visando a impedir sua destrui-
ção;
• Referência: política de acesso e uso dos documentos.
O Arquivo Permanente, também conhecido por “Arquivo Histórico”, corresponde ao 3º e último ciclo de vida de um documen-
to. É composto por todos os documentos que, tendo perdido a sua utilidade administrativa, pelo seu valor probatório, informativo, 
histórico e de investigação não podem ser destruídos, sendo, pois de conservação permanente ou definitiva.
Um denso arquivo é um universo arqueológico a identificar, descrever e avaliar, de modo a possibilitar a preservação de sua 
organicidade, de sua integridade física, e a disseminação de informações extraídas de seus elementos, colocando-as em condição de 
preocupação e uso plenos.
A arquivística, no âmbito dos arquivos permanentes, na dispõe e nem pretende dispor de códigos e tabelas universais preestabe-
lecidos de acondicionamento e definição, pois não trabalha com documentos diversos e nem com tipologias uniformes, passíveis de 
se submeterem a uma estrita normalização de processamento técnico.
No universo da administração e da história reside o próprio motivo de ser dos arquivos públicos na sua característica ativa. A 
função primordial dos arquivos permanentes é de recolher e tratar os documentos públicos depois de cumprirem as razões para qual 
ele foi criado.
Os arquivos administrativos guardam os documentos produzidos ou recebidos pelas organizações durante o exercício governa-
mental.
Didatismo e Conhecimento 15
NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA
Os ciclos vitais dos documentos compreendem três idades, a primeira é dos arquivos correntes, onde se abriga os documentos 
durante seu uso funcional, administrativo e jurídico, a segunda fase é dos arquivos intermediários onde os papéis já ultrapassaram o 
seu prazo de validade jurídico-administrativa, porém ainda podem ser utilizados pelo seu produtor.
De acordo com a legislação no país, estado ou município abre-se a terceira idade dos 25 aos 30 anos contando a partir da data de 
produção do documento ou do fim de sua tramitação, o recolhimento desses papéis a um local de preservação definitiva é chamado 
de arquivo permanente.
3 TIPOLOGIAS DOCUMENTAIS E 
SUPORTES FÍSICOS. 
3.1. MICROFILMAGEM.
 3.2. AUTOMAÇÃO.
 3.3. PRESERVAÇÃO, CONSERVAÇÃO 
E RESTAURAÇÃO DE DOCUMENTOS.
Tipologia documental é a denominação que se dá quando reunimos determinada espécie à função ou atividade que o documento 
irá exercer. Ex.: Declaração de Imposto de Renda, Certidão de nascimento. 
Exemplo: Espécie e Tipologia documental
Espécie Tipologia 
Contrato Contrato de locação
Alvará Alvará de funcionamento
Certidão Certidão de nascimento
A fase de identificação pressupõe o reconhecimento de elementos que caracterizam os documentos, seja em fase de produção ou de 
acumulação nos arquivos, em instrumentos de coleta de dados. É uma fase que busca o conhecimento dos procedimentos e rotinas de 
produção de documentos no órgão, cujo resultado final é a definição das séries documentais. 
O estudo do contexto de produção das tipologias identificadas pressupõe o levantamento de elementos, que versem a sua criação, 
estrutura e desenvolvimentodo órgão, sendo esta a primeira tarefa da identificação. A segunda é a identificação do tipo documental, a 
qual está baseada no método diplomático, que é utilizado para extrair e registrar os elementos constitutivos do documento, visando en-
tender e conhecer o seu processo de criação. O registro desses elementos nessa fase é imprescindível para a análise realizada na fase da 
avaliação, função arquivística, que tem por finalidade atribuir valores para os documentos, definindo prazos para sua guarda, objetivando 
e racionalização dos arquivos como meio de proporcionar a eficiência administrativa. 
Neste sentido, a fase de identificação assume um papel relevante no processo de continuidade do fazer arquivísticos, fornecendo 
dados, que serão utilizados no processo da avaliação. 
O histórico da identificação inicia-se nas primeiras Jornadas de Identificação e Avaliação de Fundos Documentais das Adminis-
trações Públicas, realizadas em 1991, em Madrid na Espanha, na qual a identificação foi reconhecida como uma fase da metodologia 
arquivística.
Este reconhecimento definiu qual é o momento arquivístico para o desenvolvimento desta fase e como aplicar esta metodologia. A 
identificação passa a ser considerada como a primeira fase do trabalho arquivístico, e o seu corpo metodológico se divide em três etapas: 
“identificação do órgão produtor, identificação do elemento funcional e a identificação do tipo documental”. 
No Brasil, o Arquivo Nacional a partir de 1981, implantou o Programa de Modernização Institucional-Administrativa, o qual era 
constituído de vários projetos, sendo que um deles previa a identificação e controle dos conjuntos documentais recolhidos. A atividade 
da identificação adquiriu uma importância maior e foi definida como uma das metas no tratamento dos conjuntos
Com o término desses trabalhos, foi publicado o manual de procedimentos para a identificação de documentos em arquivos públicos 
e o manual de levantamento da produção documental em 1985 e 1986, respectivamente. 
Naquele momento, a metodologia da identificação apresentava um enfoque para o tratamento de massas documentais acumuladas 
nos arquivos, e a discussão proposta pelo Arquivo Nacional não chegou ao nível da identificação da tipologia documental, ou seja, pas-
sou longe da discussão sobre as características do documento, focando apenas o nível do fundo.
Didatismo e Conhecimento 16
NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA
Atualmente, a metodologia de identificação tipológica é realizada no tratamento documental, porém, é parcialmente reconhecida 
na área. Mesmo estando presente na literatura, há uma variação na designação do termo, este é encontrado como: tarefa, levantamento 
de dados, diagnóstico de problemas documentais, análise de produção, análise dos documentos, análise do fluxo documental; do órgão 
produtor ou da instituição produtora; estudo da estrutura organizacional, entre outros. 
A fase do tratamento arquivístico consiste na investigação e sistematização das categorias administrativas em que se sustenta à 
estrutura de um fundo. É considerada a primeira fase da metodologia arquivística, por apresentar um caráter intelectual e investigativo, 
o qual visa o reconhecimento do órgão produtor e das tipologias documentais existentes, cujo objetivo final é a definição das séries que 
se configuram como conjuntos de tipos documentais que tem produção seriada. São nas séries que encontramos a identidade do órgão 
produtor, as funções, as competências e a definição do tipo documental. 
Vale ressaltar que o Dicionário de Terminologia Arquivística publicado pela Associação de Arquivistas Brasileiros em 1996, não 
apresenta o termo. Entretanto, o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística publicado pelo Arquivo Nacional, em 2005, faz 
referência e define a identificação como um “processo de reconhecimento, sistematização e registro de informações sobre arquivos, com 
vistas ao seu controle físico e/ou intelectual”. 
Definição esta voltada para os arquivos enquanto fundos, mas que pelo menos registra o conceito, sendo uma abertura para o conhe-
cimento da identificação como parte da metodologia, primeira referência à história do conceito da identificação no Brasil. 
Com base na proposta metodológica da fase que contemplam a identificação do órgão produtor, enquanto fundo e o tipo documental 
em seu menor nível, são definidos três momentos para a realização deste procedimento metodológico:
1) Identificação do órgão produtor;
2) Identificação do elemento funcional e
3) Identificação do tipo documental
A fase de identificação, deve se iniciar pela identificação do órgão produtor, sendo seguida pela identificação do elemento funcional. 
Entretanto, serão associadas em uma mesma etapa e/ou procedimento, pois são tarefas afins, as quais se complementam em um mesmo 
estudo, e são realizadas a partir de entrevistas e/ou aplicação de questionário, pelo estudo da legislação, com especial atenção aos itens 
que tratam das funções e competências, razão pela qual não há necessidade de separá-las neste estudo. Nesta perspectiva, podemos afir-
mar que a fase da identificação se constitui de dois momentos, e não três: a identificação do órgão produtor, considerando os elementos 
funcionais que o caracterizam internamente, e a identificação do tipo documental. 
Na fase de identificação, a primeira etapa será o levantamento do contexto de produção, que versa sobre o elemento orgânico e o 
órgão produtor da documentação gerada como consequência do exercício de suas funções. Dessa forma, compreende-se como órgão 
produtor toda instituição, empresa e/ou organização de pequeno, médio ou grande porte que exerce atividades e tem como reflexo des-
sas, a produção de documentos, com o fim de atingir seus objetivos sociais, comerciais e/ou governamentais. Portanto, é quem cria o 
conjunto documental. 
Identificar o contexto de produção é conhecer toda vida do órgão, significa investigar a história administrativa, sua origem, seu fun-
cionamento, a hierarquia de competências e funções desempenhadas. Isso possibilita encontrar as falhas do órgão, que serão analisadas 
para se chegar a possíveis soluções e para gerar eficiência no desenvolvimento das metodologias arquivísticas a serem aplicadas. 
No repertório de organograma, o arquivista deverá partir dos dados coletados, que propiciem análises, principalmente, das diversas 
estruturas que o órgão apresenta. Já no índice legislativo serão produzidas fichas, com informações sobre a legislação que afeta o órgão, 
definindo sua data de aprovação e publicação resumo da norma.
A Tipologia também cuida da reunião de documentos de forma automatizada. Também cabe ao seu âmbito a preservação, con-
servação e restauração de documentos.
MICROFILMAGEM: é um processo realizado mediante captação da imagem por meio fotográfico ou eletrônico, tendo como 
objetivos principais reduzir o tamanho do acervo e preservar os documentos originais (estima-se que um microfilme preservado em 
condições ambientais adequadas tenha a durabilidade média de 500 anos).
A partir da microfilmagem – salvo raras exceções – o documento estará disponível para consulta apenas através do rolo de mi-
crofilme, preservando-se, dessa forma, o original. Para que possua valor legal, a microfilmagem só pode ser realizada por cartórios 
ou empresas devidamente registradas e autorizadas pelo Ministério da Justiça.
Devido ao valor legal do microfilme, existe uma legislação específica que deve ser seguida pelas instituições envolvidas em sua 
produção. Nesse sentido, a Lei nº 5.433/68, regulamentada pelo Decreto nº 1799/66, que disciplina toda produção de microfilme, 
estabelece que:
§ 1º Os microfilmes de que trata esta Lei, assim como as certidões, os traslados e as cópias fotográficas obtidas diretamente dos 
filmes produzirão os mesmos efeitos legais dos documentos originais em juízo ou fora dele.
É importante destacar que não