5S - 11 Implantação

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ESTUDANDO: PROGRAMA 5S
Os Passos para a Implantação
Os passos para implantar.
Trata­se de uma  trilha que pode e deve ser adaptada de acordo com as características e necessidades de cada
empresa,  tendo  o  cuidado  de  não  entrar  em  choque  com  a  cultura  local.  Cada  passo  tem  que  ser  muito  bem
entendido, e o porquê da sua execução tem de ser sempre levado em conta. Sabendo­se qual a meta a ser atingida
será mais fácil desdobrar, e como alcançar esse objetivo dentro de cada organização.
 
1° Passo – Comprometimento da Alta Direção
Para dar início ao 5S ou a outro projeto qualquer de melhoria na Organização, a participação e o comprometimento
da  Alta  Direção  é  muito  importante  na  liderança  das  atividades,  demonstrando  o  comprometimento  oficial  da
empresa na condução do Programa. Uma vez obtida a aprovação da Alta Direção esta deverá realizar uma ampla
propaganda  para  demonstrar  que  as  atividades  do  5S  terão  apoio  da  empresa.  A  direção  deve  evidenciar  a
importância da prática do 5S para o sucesso de todas as outras atividades.
Entende­se  que  esta  participação  dá  credibilidade  ao  processo;  assim,  todos  os  colaboradores  devem  ter
consciência  de  que  este  é  um  projeto  importante  para  a  empresa,  e  quando  necessário  serão  disponibilizados
recursos; verba para material didático, liberação dos funcionários para assistir a palestras, tempo dos gerentes para
análise dos projetos de melhoria etc.
 
2° Passo – Criação da Equipe/Time do 5S (chamamos de Facilitadores)
A formação de uma equipe de apoio ao projeto o chamado Time do 5S será responsável pela realização de todas
as ações necessárias para a implantação do programa. É interessante que os membros do time pertençam a áreas
diferentes da empresa para refletir melhor as necessidades de cada setor, além de promover a integração entre os
mesmos. Esta equipe deve  ter um Gestor que  tem como função básica  fomentar as atividades do 5S por  toda a
empresa. Os membros  da  equipe  devem  ter  a  qualidade  de  organização,  bom  relacionamento  com  os  colegas,
facilidade de comunicação e, vontade de participar do time, para mostrar como funciona e quais as vantagens do
trabalho em time e operacionalizar as ações para implantação.
 
3° Passo – O Diagnóstico
O  diagnóstico  é  uma  auditoria  informal,  feito  pelo  time  do  5S  que  deve  fazer  registros  de  como  a  empresa  se
encontra  com  relação  ao  acúmulo  de  materiais  desnecessários  para  a  realização  das  tarefas,  organização  e
limpeza  dos  setores  antes  do  início  da  implantação  dos  5S. O  registro  é  feito  por meio  de  fotos  e  filmagem da
situação atual, principalmente dos  locais considerados críticos. Esses  registros poderão ser utilizados na  fase de
divulgação e posteriormente para comparar a situação atual com a alcançada após a implantação do 5S e medir os
resultados obtidos comparando os avanços.
 
4° Passo – Disseminação dos conceitos do 5S
O 5S, é acima de tudo, um processo educacional. Os colaboradores devem ser capacitados nos seus fundamentos
e na sua prática. Esses fundamentos são adquiridos em cursos e literaturas específicas.
Palestras sobre o assunto, que podem ser ministradas pelos próprios membros do  time do 5S, que deverão ser
devidamente  treinados  por  meio  de  cursos  específicos  ou  por  consultores  externos.  O  treinamento  sobre  os
conceitos  do  5S  deve  ser  simples  e  repleto  de  exemplos  práticos  através  de  visitas  às  outras  empresas  que  já
implantaram o 5S.
Elaboração de material didático para a distribuição nas palestras. Muitas empresas criam suas próprias cartilhas,
utilizando  situações  que  acontecem  no  dia­a­dia  da  organização  para  ilustrar  e  facilitar  a  compreensão  dos
conceitos a serem transmitidos.
 
5° Passo – Preparativos para o Dia da Limpeza
O Dia da Limpeza deve ser planejado e programado as atividades (infra­estrutura e eventos) com antecedência, e
fazendo  a  divulgação,  principalmente  criando  a  expectativa  para  o Dia  da  Limpeza,  tomando­se  o  cuidado  para
garantir a eficácia deste dia. Agendar o Dia da Limpeza com a Alta Direção, uma vez que neste dia as atividades de
rotina  serão  suspensas,  portanto,  deve­se  escolher  um  dia  que  não  provoque  transtorno  para  a  empresa,
empregados, fornecedores e clientes.
Deve­se elaborar e divulgar os procedimentos para o descarte tais como: confecção de etiquetas que contenham
descrição  e  identificação  do  item:  estado  de  conservação  (em  condições  de  uso,  necessita  de  reparos,  sem
condições de uso); destino (almoxarifado, manutenção, liberado para troca ou venda, lixo, sucata). É aconselhável
que se crie uma ou mais áreas de descarte para a colocação dos itens descartados.
Deve ser  feita uma previsão do volume de material  descartado. Atenção: é comum, principalmente nas  fábricas,
departamentos  de  produção  e manutenção,  ser  insuficiente  o  espaço  físico  destinado  aos  itens  disponibilizados.
Portanto, seja generoso quando estiver delimitando essas áreas.
A área de descarte deve ser subdividida de acordo com os destinos que serão dados aos materiais.
Faixas adesivas  fixadas no chão, cones de borracha como os utilizados para sinalização no  trânsito ou cavaletes
servem  para  delimitar  os  espaços.  Os  dois  últimos  materiais  têm  a  vantagem  de  poder  ser  deslocados  com
facilidade, dando a oportunidade de expandir ou diminuir os espaços quando necessário.
Placas ou cartazes indicativos devem ser confeccionados para a identificação das áreas de descarte.
Nesses indicativos deve constar qual será o destino do material colocado naquele local. Por exemplo: almoxarifado,
manutenção, liberado para troca ou venda, sucata, lixo.
O departamento de manutenção também deve ser avisado e estar preparado para receber itens que necessitem de
reparos. Preparar um “mapa de  trocas” que será preenchido após o descarte. Nele, devem constar as seguintes
informações  sobre  os  itens  colocados  à  disposição  de  outros  departamentos:  descrição,  número  do  patrimônio,
departamento de origem, departamento de destino. Devem ser tomadas providências para que tenham materiais de
limpeza necessários, para que as pessoas possam limpar o ambiente de trabalho, após o descarte.
 
6° Passo – O Dia da Limpeza
Estando tudo planejado com antecedência, o Dia da Limpeza com certeza transcorrerá sem problemas.
O Dia da Limpeza é  considerado o grande marco da  implantação do 5S. É o dia  em que  todos  irão  se dedicar
exclusivamente à limpeza e a organização do local de trabalho, seguindo a metodologia do 5S.
Um  programa  de  atividade  do  dia  deve  ser  elaborado  para  que  as  ações  sejam  coordenadas,  definindo­se  as
atribuições  dos  participantes.  Uma  equipe  de  apoio  do  Dia  da  Limpeza  deve  ser  formada  para  tirar  dúvidas  e
atender  às  solicitações  dos  funcionários.  Nesta  equipe  é  interessante  contar  com  a  pessoa  encarregada  pelos
Serviços Gerais (Limpeza); com o responsável pela Biblioteca ou Centro de Documentação (Arquivo) e com todas
as pessoas que podem ser úteis à  realização do Dia da Limpeza. A Chefia deve participar ativamente do Dia da
Limpeza, procurando motivar seus funcionários através do exemplo e da importância deste evento. Os resultados
do Dia da Limpeza são imediatamente visíveis, causando bem estar em toda a empresa e a sensação de realização
de um grande trabalho de equipe.
Assim  é  primordial  divulgar  resultados  de  venda  de materiais,  reaproveitamento  em  outras  áreas,  economia  na
aquisição de novos materiais etc. Registrar o Dia da Limpeza através de vídeo, facilita ainda mais a visualização dos
resultados, através da técnica: antes e depois.
 
7° Passo – A Arrumação
Depois de ficar na seção com apenas o necessário para a execuçãodas tarefas chegou a hora de arrumar tudo.
Um arranjo simples que facilite e que permita a realização das tarefas com um mínimo de esforço. O time do 5S
deve  incentivar  e  cobrar  de  cada  colaborador  individualmente  sua  participação  na  realização  dos  Sensos  de
Arrumação e Limpeza.
Quando somos os responsáveis pela arrumação das nossas coisas, temos a tendência de conservá­las arrumadas
por mais tempo, para não ter de ficar rearrumando tudo, a toda hora. Isto se repetirá quando fizermos a limpeza do
nosso local de trabalho, evitando sujar para não ter de limpar. A armazenagem de acordo com a frequência de uso
proporciona racionalização e diminuição do esforço físico, além da oportunidade de compartilhar itens de utilização
eventual. Criação da sistemática para avaliação interna das implementações do 5S, incluindo critérios de avaliação
e a formação de auditores internos e o sistema de compilação dos resultados.