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1 Administração de Recursos Patrimoniais e Logísticos Aluno: Local de Realização: Faculdade Objetivo Professor: Queiginaldo S. Pires Goiânia/GO. 2 OBJETIVOS DA DISCIPLINA 1. Proporcionar ao aluno uma visão integral do processo de gestão dos recursos patrimoniais e logísticos. 2. Possibilitar a capacidade de conceituar, analisar e interpretar as funções da administração de materiais e recursos logísticos. 3. Distinguir e escolher entre os diferentes sistemas de controle de estoques, compreendendo sua utilização, bem com suas particularidades. METODOLOGIA: 1. Aulas expositivas com a utilização de recursos materiais tais como: Quadro/giz, Data Show, computador, calculadora, livros e materiais complementares (Artigos, Textos, Exercícios etc.). 2. Debates e discussões em grupo, apresentação de trabalhos essenciais para o processo de ensino/aprendizagem. CRITÉRIO DE AVALIAÇÃO: 1. Duas avaliações teóricas bimestrais individuais e sem consulta (P1 e P2) 2. Uma avaliação teórica final (PF) 3. Média Parcial = P1+P2 Média Final = MP + PF = MF> 5 2 2 CALENDÁRIO DAS PROVAS: P1: ___/___/____ P2: ___/___/____ PF: ___/___/____. PRAZO PARA REQUERIMENTO DA PROVA 2ª CHAMADA: P1: __/__ a __/__ P2: __/__ a __/__ PF: __/__ a __/__ REALIZAÇÃO DA PROVA 2ª CHAMADA P1: __/__ a __/__ P2: __/__ a __/__ PF: __/__ a __/__ OBS: Prova 2ª chamada é oral e individual e serão aplicadas pelo professor no horário das aulas mediante requerimento solicitado via internet pelo aluno ou procurar a secretaria para maiores informações. 3 DA FREQUÊNCIA E HORÁRIO: 1. Horário: 18:45 às 22h 2. Limite de Faltas: 5 Faltas (Dias) 3. O aluno não poderá assistir à aula ou prova sem que o nome esteja na lista de presença. CONSIDERAÇÕES GERAIS 1. Não serão aceitos trabalhos fora do prazo 2. Faltas sem justificativas 3. As reservas de equipamentos serão de responsabilidade do professor desde que comunicado com antecedência pelos alunos 4. Constitui-se nula, a nota referente a cópia total de trabalhos já realizados. 5. Desligar ou manter o celular no modo silencioso. 6. Evitar conversas paralelas 7. No caso de dúvidas: levantar a mão BIBLIOGRAFIA SUGERIDA: 1. Logística empresarial: o processo de integração da cadeia de suprimento BOWERSOX, D. J; CLOSS, D. J. - São Paulo Atlas 2001. 2. Administração de Materiais e Recursos Patrimoniais, Martins Petrônio G, Campos, Paulo Renato – São Paulo: Saraiva, 2009. 3. Administração de Materiais e do Patrimônio FRANCISCHINI, Paulino G; GURGEL, Floriano do Amaral - São Paulo Pioneira Thompson 2004. BIBLIOGRAFIA COMPLEMENTAR 1. Administração de Materiais: uma abordagem Logística DIAS, Marco Aurélio P. 4ª. São Paulo Atlas 1996. 2. Just in time, MRP II e OPI GIANESI, I. G.; CORRÊA, H. L. - São Paulo Atlas 1996. 3. Kanban: resultado de uma implantação bem-sucedida RIBEIRO, P. D. 2ª. Rio de Janeiro COP Editores 1989 Com a sua ajuda teremos um excelente semestre!!! 4 RECURSOS MATERIAIS PATRIMONIAIS CAPITAL HUMANOS TECNOLOGICOS 1. ADMINISTRAÇÃO DE RECURSOS Administrar recursos escassos tem sido a preocupação de gerentes, engenheiros, administradores e praticamente todas as pessoas direta ou indiretamente ligadas às atividades produtivas, tanto na produção de bens tangíveis quanto na prestação de serviços. O aspecto dos recursos administráveis é bem amplo, podendo desdobrar-se em uma infinidade de disciplinas, cada uma delas com características peculiares, necessitando profissionais especialmente formados e treinados para tal. As empresas precisam e têm à sua disposição cinco tipos de recursos: Materiais Patrimoniais De capital Humanos Tecnológicos Alguns constituem objeto de outras disciplinas. Por exemplo, os recursos humanos são estudados pela disciplina de administração de recursos humanos; os recursos financeiros, na disciplina de administração de financeira; os recursos tecnológicos, em disciplinas como sistema de informações gerenciais, informática ou administração da tecnologia. Figura 1.1 A administração de recursos materiais engloba a seqüência de operações que seu início na identificação do fornecedor, na compra do bem, em seu recebimento, transporte interno e acondicionamento, em seu transporte durante o processo produtivo, em sua armazenagem como produto acabado e, finalmente, em sua distribuição ao consumidor final. 5 1.2. GESTÃO DOS RECURSOS PATRIMONIAIS Os recursos patrimoniais de uma organização compreendem instalações, máquinas, equipamentos e veículos que fazem possível sua existência, ou seja, sua operação. Os bens patrimoniais não são adquiridos todos de uma só vez, mas durante sua existência. Podem ser classificados em: Equipamentos e máquinas: são as ferramentas, máquinas operatrizes, caldeiras, guindastes, pontes rolantes, compressores, dispositivos, veículos, computadores, móveis, etc; Prédios: são os galpões, escritórios, almoxarifados, garagens, etc; Terrenos: compreendem o local onde estão as instalações, suas áreas livres e terrenos vazios que pertençam à empresa; Jazidas: são as localizações onde a empresa tem direitos, poder ou autorização de extração de produtos minerais; Intangíveis: são os recursos que não podemos tocar, não tem corpo ou forma física; são as patentes, projetos, direitos autorais e marcas. A obtenção dos recursos patrimoniais pode ocorrer em duas etapas. A primeira, no projeto inicial do negócio, quando se está iniciando a empresa. A segunda etapa, quando se está ampliando ou trocando os recursos. A etapa que se refere à ampliação ou substituição sempre deverá ser subordinada a um planejamento estratégico e fundamentada em uma projeção de retorno de investimento para sua aprovação e garantia de sucesso. Os recursos patrimoniais, também, são divididos em móveis e imóveis. Móveis são aqueles que podem ser movimentados, deslocados de posição sem que percam sua constituição física (máquinas, veículos, móveis, etc). Imóveis são aqueles que, se forem movidos ou deslocados do local, perdem sua forma física, ou não podem ser deslocados – prédios, pontes, terrenos e jazidas. Os recursos patrimoniais, na análise contábil da empresa, fazem parte dos ativos imobilizados. 6 1.3. CLASSIFICAÇÃO E CODIFICAÇÃO Uma das atividades mais importantes na administração dos recursos patrimoniais é registrar e controlar todos os bens patrimoniais da empresa. Para que essa ação possa desenvolver-se com melhor controle, torna-se necessário classificar e codificar todos os bens pertencentes à empresa. O objetivo da classificação e codificação de materiais e bens é simplificar, especificar e padronizar com uma numeração todos os bens da empresa, tanto os materiais como os patrimoniais. Com a codificação do bem, passamos a ter um registro que nos irá informar todo o seuhistórico, tais como: Data de aquisição, preço inicial, localização, vida útil esperada, valor depreciado, valor residual, manutenção realizada e previsão de sua substituição. Após o bem estar codificado, recebe uma plaqueta com sua numeração e controle. Exemplo de codificação: XX.XX.XX.XXX Número seqüencial Subgrupo do bem Grupo do bem Item do plano de contas – ativo imobilizado Com advento do computador, hoje acessível a praticamente toda empresa, a chapa com o número do imobilizado traz um código de barras, que facilita a leitura e o controle do patrimônio imobilizado. Nas empresas públicas e órgãos da administração indireta existem normas e resoluções fixando critérios para codificação de materiais. 1.4. DEPRECIAÇÃO Depreciação de um bem do recurso patrimonial é a perda que ele tem decorrente de seu uso no tempo, obsolescência ou deterioração. Essa depreciação é controlada e regulada pela Receita Federal, mediante instruções normativas em função do bem e de seu uso diário. O sistema de depreciação que é aceito pela Receita Federal é o método linear, ou seja, aquele em que o bem é depreciado em partes iguais durante sua vida útil. 7 A depreciação do bem poderá mudar no transcorrer de operação de uma empresa caso mude a quantidade de uso diário do equipamento mediante laudo pericial de órgão competente. Tabela: Vida útil de alguns grupos de Bens Espécie do bem Vida útil (anos) Taxa Anual Bibliotecas 10 10% Britadores 5 20% Caminhão fora de estrada 4 25% Correias de transmissão 2 50% Edifícios 25 4% Escavadeiras 4 25% Instalações elétricas 5 20% Móveis e utensílios em geral 10 10% Veículos em geral 5 20% A depreciação linear é feita por meio da seguinte fórmula: u ri P VV D Onde: D = Depreciação Vi = Valor inicial do bem Vr = Valor residual do bem Pu = Período útil de vida do bem Para melhor podermos entender esse procedimento de depreciação, examinaremos o exemplo abaixo: Qual será a depreciação anual de uma retífica centerless que foi adquirida por R$ 220.000,00 que, de acordo com sua utilização, terá uma vida útil de cinco anos cujo valor residual no final deste período será zero, considerando-se que não haverá registro de inflação no período. Vi = 220.000,00 Vr = 0 Pu = 5 anos anoRD /00,000.44$ 5 000,000.220 O bem terá uma depreciação anual de R$ 44.000,00 por ano. 8 Com base nesse exemplo, podemos, agora, construir a tabela de depreciação anual da retífica com seu valor residual ano a ano, conforme mostrada abaixo: Ano Depreciação anual R$ Depreciação acumulada R$ Valor contábil R$ 0 - - 220.000,00 1 44.000,00 44.000,00 176.000,00 2 44.000,00 88.000,00 132.000,00 3 44.000,00 132.000,00 88.000,00 4 44.000,00 176.000,00 44.000,00 5 44.000,00 220.000,00 0,00 Decorridos cinco anos, a retífica terá valor contábil zero; porém, isso não significa que não poderemos vender a máquina. Podemos vender qualquer de nossos recursos patrimoniais a qualquer momento. O que irá definir seu preço de negociação não é o valor contábil, mas o valor de mercado. 1.5. ATIVOS IMOBILIZADOS O ativo imobilizado é o total dos bens e direitos necessários às atividades empresariais. Tais ativos podem ser de forma tangível: como prédios, máquinas, automóveis, etc. 9 1.6. RESPONSABILIDADE E ATRIBUIÇÕES DA ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS a) suprir, através de Compras, a empresa, de todos os materiais necessários ao seu funcionamento; b) avaliar outras empresas como possíveis fornecedores; c) supervisionar os almoxarifados da empresa; d) controlar os estoques; e) aplicar um sistema de estoque adequado, fixando Estoques Mínimos, Lotes Econômicos e outros índices necessários ao gerenciamento dos estoques, segundo critérios aprovados pela direção da empresa; f) manter contato com as Gerências de Produção, Controle de Qualidade, Comercial, Engenharia de Produto, Financeira etc. g) estabelecer sistema de estocagem adequado; h) coordenar os inventários rotativos. Figura 1.6.1 Ciclo da Administração de Materiais Sinal de demanda Fornecedor Comprar materiais Clientes Transporte Expedição Armazenagem Movimentação Transportar Recebimento A administração de materiais tem uma preocupação constante em procurar medidas de seu desempenho. Neste estudo tentaremos apontar as tendências futuras mais importantes, pois, com a globalização crescente, estamos buscando 10 mudança de paradigmas, já que o modelo de produção do século XX deverá ser muito diferente do modelo do século XXI, em relação às estruturas empresariais, ao relacionamento de emprego, à gestão de informações, à gestão de produção e à organização do trabalho. O Brasil está diante de um grande desafio – passar para um modelo baseado na inovação mesmo antes de termos dominado o modelo baseado no custo, qualidade, flexibilidade e confiabilidade. 2. PLANEJAMENTO E CONTROLE DE ESTOQUES O estudo do papel dos estoques nas empresas é tão antigo quanto o estudo da própria administração. Atua como elemento regulador do fluxo de produção, no processo manufatureiro, no fluxo de vendas, no processo comercial, os estoques sempre foram alvos dos gerentes. Visto como um recurso produtivo que no final da cadeia de suprimentos criará valor para o consumidor final, os estoques assumem papel ainda mais importante. Hoje todas as empresas procuram de uma forma ou de outra, obter vantagem competitiva em relação aos seus concorrentes, e a oportunidade de atendê-los prontamente, no momento e na quantidade desejada, isso ocorre por meio da administração eficaz dos estoques. Assim estudaremos como tirar vantagens dos estoques, obtendo o máximo de retorno e benefícios em relação ao capital e aos recursos investidos. A gestão do fluxo de materiais, serviços e informações, desde o fornecedor inicial até o consumidor final, constitui a essência da logística. Esse fluxo será analisado sob o aspecto da cadeia de suprimentos. Do ponto de vista da logística, decisões que envolvem estoques são de alto risco e de alto impacto. O comprometimento com determinado nível de estoque e a subseqüente expedição de produtos para os mercados, a antecipação de vendas futuras, acarretam várias atividades logísticas. Sem um estoque adequado, a atividade de marketing, poderá detectar perdas de vendas e declínio na satisfação dos clientes. Por outro lado, o planejamento de estoque tem papel crítico para a produção. Falta de matéria-prima podem parar uma linha de produção ou alterar programações de produção, o que por sua vez, aumenta os custos e a possibilidade de falta do produto acabado. O estoque excessivo também gera problemas: aumenta os custos e reduz a lucratividade, em razão de armazenagem mais longa, imobilização do capital de giro, deterioração, custos de seguro e obsolescência. 11 Os recursos investidos em estoque variam grandemente dependendo do porte da empresa. Quando administram os estoques as empresas estão cuidando substancialmente de seus ativos. Daí a justificativa de que a maioria das empresas tenha a preocupação com o gerenciamento dos estoques, quer sejam matéria-prima quer sejam produtos em processo de fabricação ou mesmo dos produtos acabados. 3. TIPOS DE ESTOQUE Como os estoques constituem parcela considerável dos ativos das empresas, eles recebem um tratamento contábil minucioso. São classificados,principalmente para efeitos contábeis, em cinco grandes categorias: Estoques de matérias-primas: são todos os itens utilizados nos processos de transformação em produtos acabados. Todos os materiais armazenados que a empresa compra para utilizar no processo produtivo fazem parte de estoque de matéria-prima, independente de serem materiais diretos, que se incorporam aos produtos finais, ou indiretos, que não se incorporam ao produto final. Assim matéria-prima pode ser um componente de alta tecnologia, como por exemplo, um computador de bordo para aviões, ou mesmo um pedaço de madeira a ser utilizado na embalagem de um produto ou uma graxa para certa máquina ou equipamento. Aqui se incluem também os materiais auxiliares, ou seja, itens utilizados pela empresa, mas que pouco ou nada se relacionam com o processo produtivo, como materiais de escritório e limpeza. Estoque de produtos em processo: correspondem a todos os itens que já entraram no processo produtivo, mas que ainda não são produtos acabados. São materiais que começaram a sofrer alterações, sem, contudo, estar finalizados. Muitos utilizam a expressão “produtos que estão no meio da fábrica” para designá-los. Estoque de produtos acabados: são todos os itens que já estão prontos para serem entregues aos consumidores finais. São produtos finais da empresa. Os produtos acabados são bem conhecidos por nós em nosso dia-a-dia, e itens como os de revenda enquadram nessa categoria. Estoque em trânsito: correspondem a todos os itens que já foram despachados de uma unidade fabril ou comercial para outra, 12 Dados Descritivos do material Nome Padronizado Descrição Técnica Descrição Auxiliar Nomenclatura Complementar Nome Modificador Nome Básico Características Físicas Aplicação Embalagem Acondicionada Unid. Estocagem Referência. Comercial Código do Fornecedor Papel Para correspondência Apergaminhado branco Formato A4 medindo 210x297mm, gramatura de 75g/m2 Geral Pacote com 500 folhas Unidade 500 folhas Chamex 500 normalmente da mesma empresa, e que ainda não chegaram ao destino final. Estoque em consignação: são materiais que continuam sendo propriedade do fornecedor até que sejam vendidos. Em caso contrário, são devolvidos sem ônus. 4. CLASSIFICAÇÃO DOS MATERIAIS Um sistema de classificação de materiais visa estruturar, consolidar e divulgar, de forma padronizada, as informações sobre os materiais. A classificação dos materiais envolve a identificação, codificação e catalogação dos materiais. O sistema de classificação é primordial para qualquer área de material, pois, sem ele, não pode existir um planejamento eficiente de estoques. A classificação não deve gerar confusões, ou seja, um produto não pode ser classificado de modo que seja confundido com outro, mesmo sendo semelhante. Identificação: é a análise e o registro padronizado dos dados descritivos de cada material, incluindo suas características técnicas. Codificação: é a representação dos dados descritivos de um material, por meio de um símbolo ou código de composição alfabética, numérica ou alfanumérica (letras e números). Catalogação: é a consolidação e ordenação lógica dos dados de identificação e codificação de forma o obter informações claras de cada material. Exemplo: Identificação de material 13 Exemplo: Sistema numérico 00 – Ferragens 00 – Pregos 000 – Tamanho 10x10 001 – Tamanho 12x15 002 – Tamanho 18x20 01 – Parafusos 001 – Cab/red 13x21 002 – Cab/ red 20x30 EAN é um código de barras no padrão adaptado para a identificação dos itens, principalmente nos pontos de venda a varejo. 00 - 00 - 000 Chave aglutinadora Chave individualizadora Chave descritiva 14 5. CONSUMO DEMANDA E PREVISÃO As previsões são projeções de valores ou quantidades que provavelmente serão produzidas, vendidas e expedidas. Podem ser representadas em unidades ou em valores monetários e podem ser elaboradas por item, por cliente ou grupos de itens e de clientes. Uma previsão típica da área de logística é, por exemplo, a previsão de entregas semanais ou mensais, de um produto, a partir de determinado centro de distribuição. As projeções de vários períodos podem ser consolidadas para fins de análise e de relatórios. A matemática envolvida nas previsões é, na verdade, muito simples. A parte difícil é manter os registros detalhados e exatos para fazer esses cálculos. Eis algumas das informações mais importantes para calcular as previsões de vendas: O número de vendas para cada produto / divididos por cada mês do ano; O número de vendas que foram devolvidas ou canceladas; Fatores externos que impactam as vendas, como previsões econômicas, mudanças de preço em matérias-primas, renegociação nos contratos de empregados, aumento da concorrência, entre outros. O método mais simples de se fazer previsões de vendas é através de previsões anuais. Supondo-se que as vendas sejam relativamente estáveis, sem mudanças importantes na concorrência, seus funcionários ou sua base de clientes de ano em ano, só é preciso considerar a inflação. Eis a fórmula: Vendas do ano passado + (vendas do ano passado X índice da inflação) = previsão de vendas do próximo ano. Um exemplo seria: R$ 100,00 em vendas ano passado + (R$ 100,00 X .03 índice de inflação) = R$ 103,00 em vendas para o próximo ano. Podemos seguir o critério quantitativo, baseado em históricos dos anos anteriores considerando uma variável crescente ou decrescente em relação à quantidade produzida ou vendida. Figura 5.1 Método quantitativo baseado em históricos anteriores. Descrição 2010 2011 Percentual Análise Produto A 100 120 20% Crescimento de 20% Produto B 50 55 10% Crescimento de 10% Produto C 80 65 (23%) (Redução de 23%) TOTAL 230 240 4,3% Crescimento de 4,3% 15 Em muitas empresas, as vendas flutuam a cada temporada. Se esse é o caso, é preciso detalhar as previsões mês a mês. A primeira coisa a fazer é analisar os números de vendas dos anos anteriores para calcular que porcentagem das vendas totais ao ano é feita a cada mês. Em janeiro, por exemplo, você pode realizar 5% das vendas totais anuais, mas em junho, são 20%. Com essa informação, você pode usar as vendas mensais atuais para prever o total de vendas para o próximo ano, seja na alta ou baixa temporada. Vamos supor que é fevereiro e você já tem os números de janeiro. Sabendo que as vendas de janeiro representam 5% do total anual de vendas, você pode prever o resto do ano. Eis a fórmula: Vendas mensais / porcentagem do total de vendas expressa em decimais = previsão anual de vendas Vamos supor que você tenha ganho R$100,00 nas vendas de janeiro. Eis a fórmula: R$100,00 em janeiro / .05 = R$2.000,00 para o ano Porém, são raras as vendas de uma empresa permanecer tão estáveis a cada ano, mesmo com as variações de temporadas. Ao se fazer previsões, há vários outros fatores que precisam ser acrescentados ao cálculo: Contratos de venda que não serão renovados; Novos contratos de venda à vista; Previsões dos economistas para crescimento ou diminuição do seu segmento de mercado; Previsões dos economistas para o aumento ou diminuição do poder de compra dos consumidores no seu mercado; Mudanças políticas que podem afetar contratos governamentais. Uma das coisas mais difíceis é fazer previsões para um novo negócio que não tem vendas comprovadas. Nesse estágio, as previsões de vendas são importantes para atrair investidores e conseguir empréstimos. O método padrão para calcular previsões de vendas sem vendas pré-existentes é basear suas previsões no desempenho de empresas que vendem produtos similares. É importante basear suas previsões em empresas que vendam para o mesmo cliente demográfico e tenham as mesmas localizações geográficas. Para o varejo, é preciso saber a média dos volumes de vendas mensais ou anuais por metro 16 quadrado de espaço de varejo. Desse modo, você pode ajustar-se ao tamanho relativo da sua loja. Visite seus concorrentes, converse com a equipe de vendas e clientes, e delineie um perfil para seu consumidor-alvo. Use dados do censo, descubra quantas pessoas na sua área se encaixam no perfil de clientes e use essas informações quando fizer previsões de vendas. 6. ERROS DE PREVISÃO A precisão das previsões depende da diferença entre os valores estimados e os respectivos valores das vendas reais. Seu aperfeiçoamento requer avaliação e análise dos erros. Erro de previsão é definido geralmente como a diferença entre as vendas reais e as vendas previstas; no entanto, é necessária uma definição mais precisa para seu cálculo. Uma forma de mensurar este erro é fazer o somatório dos erros ao longo do tempo. A soma anual dos erros é usada para calcular uma média simples, ficando mais próxima de zero. O problema com este método é que os erros para mais, compensam erros para menos, escondendo desvios significativos das previsões. Para contornar este problema, a solução é ignorar o sinal positivo ou negativo e considerar o erro absoluto. O desvio médio absoluto – DMA, é muito utilizado para avaliar erros de previsões; entretanto, dá o mesmo peso a grandes e a pequenos desvios. Outra alternativa é calcular o quadrado do erro e então usar a média dos quadrados para comparar previsões alternativas. A média dos quadrados pune os grandes erros com maior rigor do que os pequenos. O DMA pune um desvio de valor dois, por exemplo, apenas com o dobro do peso de um desvio de valor um. A abordagem que utiliza o quadrado do erro pune um desvio de quatro vezes maior. A média dos quadrados pune mais um método de previsão com uma pequena quantidade de grandes erros do que outro com uma grande quantidade de pequenos erros. Ambas as avaliações relativas de erros são adequadas para efeito de comparação; contudo, a média dos quadrados facilita a identificação de produtos com problemas. Formulas para cálculo dos erros. Cálculo do erro = Média dos erros / Demanda DMA = ∑somatório de erros / Demanda * 100 Quadrado do erro médio = ∑somatório de erros² / Demanda *100 17 Figura 6.1 – Demanda e previsões mensais de computadores pessoais (1) (2) (3) (4) (5) (6) Mês Demanda Previsão Erro Erro absoluto Quadrado do erro Janeiro 100 110 -10 10 100 Fevereiro 110 90 20 20 400 Março 90 90 0 0 0 Abril 130 120 10 10 100 Maio 70 90 -20 20 400 Junho 110 120 -10 10 100 Julho 120 120 0 0 0 Agosto 90 110 -20 20 400 Setembro 120 70 50 50 2500 Outubro 90 130 -40 40 1600 Novembro 80 90 -10 10 100 Dezembro 90 100 -10 10 100 Soma 1200 1240 -40 200 5800 Média 100 103,3 -3,3 16,7ª 483,3 (%erro/média) 3,3% 16,7% 22% A média de erro tanto pode ser a avaliação absoluta mostrada na coluna 4 da figura 6.1, como a avaliação do quadrado mostrada na coluna 6. A figura 4.2.1 mostra as duas avaliações e suas magnitudes relativas. A avaliação relativa do quadrado (22%) é muito maior do que o erro de previsão médio relativo (3,3%) por que a avaliação do quadrado pune grandes erros bem mais do que pequenos erros. Ambas as avaliações relativas de erros são adequadas para efeito de comparação; contudo, a média dos quadrados facilita a identificação de produtos com problemas. 6.2 DEMANDA VERSUS CONSUMO Na nossa análise dos estoques é importante diferenciarmos os conceitos de demanda e consumo. A demanda representa a “vontade ou desejo” do consumidor em comprar ou requisitar um produto/serviço. A quantidade demandada depende de variáveis que influenciam a escolha do consumidor pela compra ou não de um bem ou serviço: o seu preço, o preço dos outros bens substitutos ou complementares, renda do consumidor e o gosto ou preferência do indivíduo. Essa vontade ou desejo pode ou não ser atendida plenamente. Consumo refere-se à demanda atendida de um determinado produto ou serviço. Exemplo 1: Supondo que a previsão da demanda de um determinado veículo seja de 1.000 unidades e foram vendidas as 1.000 unidades deste mesmo veículo, conclui-se que o consumo foi igual à demanda. 18 Exemplo 2: Um técnico trabalhando na montagem de 200 veículos e necessita de 1.000 pneus. Este solicita ao fornecedor e constata que o fornecedor dispõe somente de 500 unidades em estoque. O técnico levará as 500 unidades e as 500 unidades restantes foi à demanda perdida caso a empresa possua mais de um fornecedor com as mesmas condições. Exemplo 3: Suponhamos a seguinte situação: Um operário trabalhando na montagem de um componente necessita de 200 unidades do item X. Dirige-se ao almoxarifado com a requisição devidamente preenchida e a apresenta ao almoxarife. Este consulta o estoque e constata que dispõe somente de 160 unidades em estoque. O operário diz que levará as 160 unidades e as 40 restantes ele irá buscá- las tão logo o almoxarife as receba do fornecedor. Nesse caso a demanda foi de 200 unidades, o consumo foi de 160 unidades, o backlog de 40 unidades e a demanda perdida de 0 (zero) unidade. Tão logo o almoxarife receba nova remessa do iten X faltante, chamará o operário, a quem devia 40 unidades, para fazer a entrega e fechar a requisição. Nessa situação, dizemos que a demanda foi 0 (zero) e o consumo foi de 40 unidades. Com base nesse exemplo, constatamos que poderemos ter demanda maior, igual ou menor que o consumo. O conceito de backlog é muitíssimo usado entre empresas. Pode existir em praticamente todos os ramos de negócio, tanto comerciais quanto industriais. Basta que haja concordância do cliente em receber em data futura o que solicitou (demanda) hoje. Outro caso conhecido como fabricação sobre encomenda é um caso de backlog. 7 NÍVEIS DE ESTOQUES Os níveis de estoque são aqueles que determinam as ações de reposição ou de cautelas a serem tomadas quanto às quantidades armazenadas. Os estoques podem ser classificados em Estoque médio e Cobertura de estoque. Neste contexto, devemos levar em consideração o giro de estoque e o tempo de re-suprimento. Estoque médio: O estoque médio compreende a quantidade de materiais em estoque mais a quantidade de entradas em estoque dividido pelo período analisado. Estoque Médio = Estoque inicial + Estoque Final / 2 Exemplo: Uma empresa tinha em seu estoque no mês de Janeiro 100 unidades do produto X. Saíram 60 unidades do mesmo produto, restando um estoque final de 40 unidades do produto X. 19 7.1 Cálculos do Estoque Médio Mês (EI + EF) / 2 Estoque médio (R$) Janeiro (100+40)/2 70 Torna mais preciso a análise do estoque médio, baseando-se em dados históricos. O exemplo a seguir demonstra dados históricos dos últimos seis meses para cálculo do estoque médio mensal. 7.1.2 Estoque médio no período Mês Estoque Inicial Estoque Final Variável Estoque Médio Janeiro 124.237,35 79.466,05 2 101.851,70 Fevereiro 79.466,05 162.914,28 2 121.190,17Março 162.914,28 73.804,40 2 118.359,34 Abril 73.804,40 81.358,90 2 77.581,65 Maio 81.358,90 45.369,78 2 63.364,34 Junho 45.369,78 143.130,22 2 94.250,00 Total 576.597,20 Estoque médio no período = ∑EM (JAN – JUN) n n = Período EM (JAN – JUN) = 576.597,20 6 EM (JAN – JUN) = R$ 96.099,53 Giro do estoque: mede quantas vezes, por unidade de tempo, o estoque se renovou ou girou. Quanto mais girarmos os estoques, melhor para a empresa, significando que as mercadorias estão ficando pouco tempo nos estoques ou no balcão. Giro de estoque = Valor consumido no período Valor do estoque médio no período Mês Estoque Inicial Entradas Saídas Estoque Final Janeiro 124.237,35 237.985,00 282.756,30 79.466,05 Fevereiro 79.466,05 347.123,56 263.675,33 162.914,28 Março 162.914,28 185.543,90 274.653,78 73.804,40 Abril 73.804,40 303.457,00 295.902,50 81.358,90 Maio 81.358,90 265.856,00 301.845,12 45.369,78 Junho 45.369,78 345.965,00 248.204,56 143.130,22 Total 1.667.037,59 Giro de estoque = 1.667.037,59 = 17,34 vezes 96.099,53 20 Tempo de Ressuprimento: indica o número de unidades de tempo; por exemplo, dias que o estoque médio será suficiente para cobrir a demanda média. Tempo de ressuprimento = Número de dias do período em estudo Giro Solução: 6 meses x 30 dias = 180 dias Giro = 17,34 Tempo de ressuprimento = 180 = 10,38 dias 17,34 Ponto de Ressuprimento: O ponto de ressuprimento determina quando devem ser iniciadas as atividades de reposição do estoque. As condições de certeza implicam o conhecimento da magnitude da demanda futura e dos períodos dos ciclos de atividades. A fórmula básica de pondo de ressuprimento é PR = D x TR + ES. em que: PR = ponto de ressuprimento D = demanda média TR = Tempo de ressuprimento por ciclo das atividades. ES = Estoque de segurança Para ilustrar o cálculo, digamos que a demanda seja de 10 unidades por dia e o ciclo de atividades seja de 20 dias e os estoque de segurança 2 unidades. Neste caso, PR = D X TR + ES = 10 unidades/dia x 20 dias + 2 unidades = 202 unidades Voltando ao exemplo anterior, podemos calcular o ponto de resssuprimento em unidades monetárias do produto. Demanda média diária = Demanda média mensal / 30 Demanda média diária = 96.099,53 = 3.203,32 30 Tempo de ressuprimento = 10,38 dias PR = 3.203,32 x 10,38 PR = 33.240,34 21 8. ANÁLISES DOS ESTOQUES DE SEGURANÇA. Quanto maior a probabilidade de falta de mercadorias em estoque, maior deverá ser o volume dos estoques de segurança. Principalmente em se tratando de produtos importados, onde os prazos de entrega são maiores que os nacionais. Logo, para que não haja falta de itens importantes no estoque é preciso incorporar um fator (k) que corrija qualquer eventualidade, ao que chamamos de “estoque de segurança”. O fator “k” reflete a qualidade de serviço que se pretende prestar, é proporcional ao “GA” (Grau de Atendimento). O fator “k” é arbitrário, mas pode ser calculado de acordo com o as políticas de estoque da empresa. O estoque de segurança é uma quantidade de estoques que se tem, mas que não se deseja usar. É como um seguro do carro: é bom ter um, mas você não quer precisar usá-lo. Isto porque ele é calculado apenas para suprir uma segurança em casos de variações inesperados, algo que você não pode prever ou controlar: problemas no fornecedor, atrasos na entrega, uma demanda que não foi prevista. O cálculo para o Estoque de Segurança é dado pela seguinte fórmula: ES = D x k Onde: ES = Estoque segurança em unidades D = demanda média diária K= fator de segurança Exemplo 1: D = 60 unidades/mês K = 0,9 (GA = 90%) ES = 60 x 0,9 ES = 54 unidades Demanda Média Mensal = 100 22 Grau de Atendimento = 90% ES = 100 x 0,90 = 90 unidades Exemplo 2: No almoxarifado da empresa Vende Tudo, durante um período de 6 meses, foram apresentadas 3.100 requisições de materiais, com um número de 1,45 item por requisição. Foram entregues 4.400 dos itens solicitados. Qual o grau de atendimento do almoxarifado? Grau de atendimento = 3.100 x 1.45 = 4.495 Grau de atendimento = 4.400 4.495 Grau de atendimento = 97,88% Exemplo 3.: Uma empresa necessita definir seu estoque de segurança de um produto, cuja demanda média mensal é de 600 unidades e, para tanto, o gerente definiu um grau de risco de 35%. Nesse caso, qual seria o estoque de segurança? ES = D x K ES = 600 x 0,35 ES = 210 unidades Como as demandas sofrem riscos de variações do consumo enquanto se espera o pedido atendido, (sd) representará o desvio padrão do consumo durante o tempo de atendimento. Assim a expressão que fornece com mais precisão o estoque de segurança. A formula para este calculo é a seguinte: ES = Z X sd X √TA Z = Nível de atendimento Sd = Desvio padrão em unidades TA = Tempo de atendimento Nível de atendimento Nível de atendimento em Z % Valor de Z 90% 1,28 95% 1,64 97,5% 1,96 99% 2,33 23 Exemplo 1: Em 100 solicitações, admite-se o não atendimento de 5 casos. Nesse caso, Z = 1,65, o nível de atendimento ou serviço é de 95%, e o não atendimento é de 5%. Z = 1,65 sd = 5 TA = 1 O valor do coeficiente Z pode ser obtido de uma tabela de distribuição normal ou, diretamente do Excel, por meio da função INV.NORMP. Assim, para um nível de atendimento de 95% faz se: INV.NORMP(0,95) = 1,644853 Para um nível de atendimento de 99% tem-se INV.NORMP (0,99) = 2,326342 Exemplo 2 O consumo médio, durante o tempo de atendimento, de um item de estoque é de 300 unidades, e o desvio padrão é de 25 unidades por tempo de atendimento. Qual deve ser o estoque de segurança e o tempo de pedido, se quiser um nível de atendimento de 95% D = 300 unidades/TA Sd = 25 unidades/TA a) ES = Z X sd X √TA = 1,64 X 25 X √1 = 41 unidades b) PP = D + ES = 300 + 41 = 341 unidades As falhas mais críticas no procedimento de reposição de estoque ocorrem em três pontos principais: Aumento repentino de demanda – motivados por promoções e outras ações de mercado. A figura abaixo mostra o que acontece com o estoque quando isso ocorre: 24 Demora no procedimento do pedido de compra – falhas no sistema de informações do Almoxarifado ou da área de compras podem incorrer em demoras excessivas na expedição do pedido; Atrasos na entrega pelo fornecedor – o fornecedor nem sempre tem condições de cumprir seus prazos de entrega em virtude de problemas no seu sistema de produção, transporte ou dependência de liberação alfandegária. Veja o gráfico para este caso: Portanto, a maneira correta para corrigir essas falhas que ocorrem com freqüência é dimensionar um estoque de segurança que sirva como um “pulmão” do estoque e não cause paradas na produção. Veja no gráfico como isso funciona: 9. Custo de armazenagem É usual ouvirmos “estoque custa dinheiro”. A afirmativa é bem verdadeira. A necessidade de manterestoques acarreta uma série de custos para empresa. 25 Objetivo de custo: tem como objetivo determinar o ponto ótimo dos custos de armazenagem, de pedidos e de falta, para melhor atender à demanda de mercado e aos acionistas. 9.1 Exemplo de composição dos custos de armazenagem • Custos de Materiais: Valor de todos os materiais que estão estocados na empresa (é importante observar que com o crescente processo de terceirização parte destes estoques pode estar em poder de terceiro e poderá ser contabilizada como consignação ou estoque em trânsito). • Custo de Pessoal: é o custo mensal de toda mão- de- obra envolvida na atividade de estoques (manutenção, controle e gerenciamento, inclusive os encargos trabalhistas). • Custos de Equipamentos e Manutenção: São as despesas mensais para manter estoques, incluindo a depreciação dos equipamentos, máquinas e instalações e despesas a eles associados. • Custos de Edificação: Refere-se ao custo anual do m2 de armazenamento. Fórmula para o cálculo do – Custo de Armazenagem CAm = EM x PMu x T x CAmu Onde: CAm = Custo de Armazenagem de um item EM = Estoque médio de um item no tempo T (qtde) PMu = Preço médio unitário do item no tempo T (valor) T = Tempo em estoque CAmu = Custo de Armazenagem unitário. ( Percentual) CUSTO DE PESSOAL SALÁRIOS ENCARGOS CUSTO DO ARMAZÉM ALUGUEL IMPOSTOS LUZ CONSERVAÇÃO CUSTO DO MANUSEIO DE ESTOQUES EMPILHADEIRA GUINDASTES TRATORES SEPARADORES 26 Taxa de armazenagem: Refere-se ao cálculo da taxa correspondente pelo valor dos estoques. I = Valor do custo Estoque Médio Taxa de retorno de capital Taxa de armazenamento físico Taxa de seguro Taxa de transporte, manuseio e distribuição Taxa de obsolescência Outras taxas Custos típicos de Armazenagem de um Estoque Custo ($/unid. Ano) de armazenagem, sobre o % do investimento. Seguros 0,25% Aluguel do espaço 0,25% Impostos 0,50% Transportes 0,50% Pessoal 2,50% Depreciação 5,0% Juros 6,0% Obsolescência 10,00% Total 25,00% Exemplo: Calcular o custo de armazenagem do item “Sonho de Valsa”. Foram fornecidos os seguintes dados pela empresa: Item “Sonho de Valsa” Lote comprado 1 2 3 Data da compra 01/09/2001 15/11/2001 20/12/2001 Quantidade 500 300 400 Preço 10,80 11,00 10,50 Item “Sonho de Valsa” Mês SET OUT NOV DEZ Estoque médio 350 100 250 200 CUSTOS DA ÁREA DE DESTOQUES NO PERÍODO SET/DEZ Juros Aluguel Seguros Perdas Impostos Movim. Pessoal Despesas 1.200,00 5.000,00 1.750,00 2.500,00 1.000,00 3.500,00 7.000,00 2.000,00 Valor Médio do Estoque no período SET/DEZ = 180.000,00 a b c d e fI I I I I I I 27 Cálculos: PMu = (500 x 10,80) + (300 x 11,00) + (400 x 10,50) = 12.900,00 = 10,75 R$ / peça 500 + 300 + 400 1.200 EM = 350 + 100 + 250 + 200 = 900 = 225 peças / mês 4 4 T = 4 meses CAmu = 1.200 + 5.000 + 1.750 + 2.500 + 1.000 + 3.500 + 7.000 + 2.000 = 23.950 = 0,13 180.000 180.000 CAm = 225 x 10,75 x 4 x 0,13 = R$ 1.257,75 10. Custos de Pedidos É o valor gasto pela empresa para que determinado lote de compra possa ser solicitado ao fornecedor e entregue na empresa compradora. São custos fixos e variáveis referentes ao processo de emissão de um pedido. Os fixos são os salários do pessoal envolvidos na emissão dos pedidos e os variáveis estão nas fichas de pedidos e nos processos de enviar esses pedidos aos fornecedores, bem como, todos os recursos necessários para tal procedimento. Portanto, o custo de pedido está diretamente relacionado com o volume das requisições ou pedidos que ocorrem no período. Fórmula dos custos totais de pedidos: CP = N (CPAu + CPVu) CP = Custo Total do Pedido CPAu = Custo do Pedido Administrativo Unitário CPVu = Custo do Pedido Variável Unitário N =Número de pedidos efetuados/tempo. 28 Exemplo 1: Uma empresa com base nos dados do ano anterior computou todas as despesas todas as despesas do departamento de compras, como custos de mão- de-obra, materiais de escritório, telefone e fax, chegando às seguintes constatações: Mão-de-obra: R$10,00 Telefone: R$ 3,00 Materiais: R$ 2,00 TOTAL: R$ 15,00 por emissão de pedido. Determinar os custos que serão incorridos na obtenção de um item de estoque cujo consumo anual é de 12.000 unidades, para as seguintes políticas: 1. Comprar uma única vez por ano; 2. Comprar duas vezes por ano; 3. Compras 10 vezes por ano. Solução: Custo do pedido = R$ 15,00 Custo de obtenção = número de pedidos por período X custo do pedido por período a) Comprar uma única vez por ano – lote = 12.000 unidades Custo de obtenção = 1 pedido/ano X R$ 15,00 – Total = R$ 15,00 b) Comprar duas vezes por ano – lote = 6.000 unidades Custo de obtenção = 2 pedidos/ano X R$ 15,00 – Total = R$ 30,00 c) Comprar 10 vezes por ano – lote = 1200 unidades Custo de obtenção = 10 pedidos/ano X R$ 15,00 – Total = R$ 150,00 Exemplo 2 : Calcular o custo de pedido nº 055, referente ao item “Ouro Branco”. A empresa solicitou que a quantidade comprada fosse feita em duas entregas e arcará com os custos de frete e desembaraço alfandegário. Dados fornecidos pela empresa: Item “Ouro Branco” – CUSTOS POR LOTE Externos Internos Frete Alfândega Pesagem Inspeção 120,00 50,00 20,00 15,00 nº de lotes entregues = 2 29 CUSTOS DA ÁREA DE COMPRAS NO PERÍODO SET/DEZ Mão-de-obra Aluguel Impostos Equipamentos Despesas 5.000,00 4.000,00 1.000,00 1.500,00 2.000,00 Nº Total de pedidos feitos no período SET/DEZ = 400 Cálculos: CPAu = 5.000 + 4.000 + 1.000 + 1.500 + 2.000 = 13.500 = 33,75 400 400 CPVu = 2 x (120 + 50 + 20 + 15) = 410,00 CTP = 33,75 + 410,00 = 443,75 8 – Custo Total do Produto/Lote Para o cálculo dos custos totais de um produto ou lote de produto, devemos somar o custo de armazenagem ao custo do pedido, ficando da seguinte forma: CT = Cam + Cp Exemplo: Calcular o custo total do produto sendo que o custo de armazenagem é de R$ 3.400,00 e o custo do pedido é de R$ 2.784,00. CT = 3.400,00 + 2.784,00 = 6.184,00 11 – Lote Econômico de Compra O Lote Econômico ( LE ) é o resultado de um procedimento matemático, através do qual a empresa adquire o material necessário às suas atividades pelo seu custo mais baixo. Essa prática torna possível diluir os custos fixos entre muitas unidades e, portanto, reduzir o custo unitário. Isso, porém, não se consegue de graça: - estoques são criados e custa dinheiro. Portanto, não se deve levar tal procedimento muito longe, pois se as ordens de reposição se tornam muito grandes, os estoques resultantes crescem além de certos limites e, os custos tanto de capital como de manuseio, excedem as possíveis economias em custos de transporte, produção e administração. Deve-se procurar um tamanho de lote ideal que minimize o custo total anual. Os elementos que influenciam essa determinação são: 30 Q – Lote econômico I – Taxa de armazenagem ou Cma – Custo de armazenamento Cp – Custo do Pedido D- Demanda ou Em – Estoque médio A fórmula, a seguir, se encontra deduzida em vários livros: LEC = √2*Cp*D I Exemplo 1: O consumo de determinada peça é de 20.000 unidadespor ano. O custo de armazenagem por peça e de $ 1,90 por ano e o custo de pedido é de $ 500,00. √2 x 500,00 x 20,000 = √10,5260315 = 3.245 peças 1,90 Exemplo 2: A demanda mensal dos itens foi retirada do histórico do sistema empresarial, o mesmo utilizado para a elaboração da curva ABC, no caso do exemplo, demanda mensal = 12500 unidades, o custo do pedido R$ 10,75 e o custo de armazenamento foi de R$ 0,0106 Lote econômico de compras: substituindo na fórmula teremos: LEC = √2 * 10,75 * 12500 = 5035 unidades 0,0106 11.1 - RESTRIÇÕES AO LOTE ECONÔMICO 1. Espaço de Armazenagem - uma empresa que passa a adotar o método em seus estoques pode deparar-se com o problema de falta de espaço, pois, às vezes, os lotes de compra recomendados pelo sistema não coincidem coma capacidade de armazenagem do almoxarifado; 2. Variações do Preço de Material - Em economias inflacionarias, calcular e adquirir a quantidade ideal ou econômica de compra, com base nos preços atuais para suprir o dia de amanhã, implicaria, de certa forma, refazer os cálculos tantas vezes quantas fossem as alterações de preços sofridas pelo material ao longo do período, o que não se verifica , com constância, nos países de economia relativamente estável, onde o preço permanece estacionário por períodos mais longos; 31 3. Dificuldade de Aplicação - Esta dificuldade decorre, em grande parte, da falta de registros ou da dificuldade de levantamento dos dados de custos. Entretanto, com referência a este aspecto, erros, por maiores que sejam na apuração destes custos não afetam de forma significativa o resultado ou a solução final. São poucos sensíveis à alterações razoáveis nos fatores de custo considerados. Estes são, portanto, sempre de precisão relativa; 4. Natureza do Material - Pode vir a se constituir em fator de dificuldade. O material poderá tornar-se obsoleto ou deteriorar-se; 5. Natureza de Consumo - A aplicação do lote econômico de compra pressupõe, em regra, um tipo, de demanda regular e constante, com distribuição uniforme. Como isto nem sempre ocorre com relação à boa parte dos itens, é possíveis que não consigamos resultados satisfatórios ou esperados com os materiais cujo consumo seja de ordem aleatória e descontínua. 12. Análise ABC A análise ABC, é uma das formas mais usuais de examinar estoques. Essa análise consiste na verificação, em certo espaço de tempo do consumo, em valor monetário ou quantidade, dos itens de estoque, para que eles possam ser classificados em ordem decrescente de importância. Aos itens mais importantes de todos, segundo a ótica do valor ou da quantidade, dá se a denominação itens de classe A, aos intermediários, itens classe B, e aos menos importantes, itens de classe C. Exemplo: Faturamento 100- 90- 80- 70- 60- 50- CLASSE CLASSE 40- "B" "C" 30- CLASSE 20- "A" 10- 0 200 400 600 800 1000 1200 1400 1600 1800 2000 2200 2400 Nº de itens A = 480 itens B = 720 itens C = 1200 itens 32 A classe "A" são os itens que nesse caso dão a sustentação de vendas, podemos perceber que apenas 20% dos itens correspondem a 80% do faturamento. (alta rotatividade). A classe “B” responde por 30% dos itens em estoque e 15% do faturamento. (rotatividade média). A classe "C" compreende a 50% dos itens em estoque, respondendo por apenas 5% do faturamento. 12.1 MONTAGEM DA CURVA ABC - Relacionar os itens analisados no período que estiver sendo analisado; - Número ou referencia do produto; - Nome do produto; - Preço unitário atualizado; - Valor total do consumo; - Arrume os itens em ordem decrescente de valor; - Some o total do faturamento; - Defina os itens da classe "A" = 80% do faturamento; - Fat. Classe "A" = Fat. Total x 80/100 - Defina os itens da classe "B" = 15% do faturamento; - Defina os itens da classe "C" = 5% do faturamento; - Após conhecidos esses valores define-se os itens de cada classe. 13. MÉTODO DO CUSTEIO CONTÁBIL 13.1 Métodos do Custo Médio Os produtos serão avaliados pela média dos custos de aquisição, sendo estes atualizados a cada compra efetuada. Se considerarmos que uma determinada empresa tenha iniciado o mês com estoque de 3 peças, tenha utilizado 1 peça e comprado mais 1, quantitativamente irá terminar o mês com o mesmo saldo inicial. Mas o valor contábil do seu estoque certamente não será o mesmo. Este método exige que as empresas contabilizem seus estoques mensais pelo método do custo médio, de forma que cada nova compra, com preço diferente, influencie na formação de um novo custo médio do estoque total. 33 A tabela a seguir demonstra esse método: DIA ENTRADA SAÍDA SALDO Qtd. R$ un Total Qtd. R$ un Total Qtd. R$ un Total 01/05 2000 4,00 8.000,00 02/05 3000 4,50 13.500,00 5000 4,30 21.500,00 03/05 1500 4,30 6.450,00 3500 4,30 15.050,00 04/05 2000 3,90 7.800,00 5500 4,15 22.850,00 05/05 3000 4,15 12.463,64 2500 4,15 10.386,36 06/05 1000 4,15 4.154,55 1500 4,15 6.231,82 Pelo exemplo acima, o saldo inicial era de 2.000 un no dia 1º e o estoque estava valorizado a R$ 4,00 por unidade. No segundo dia, chegaram mais 3.000 un a R$ 4,50 cada. O saldo passou para 5.000 un (2.000 + 3.000) e o valor total passou para R$ 21.500,00 (8.000,00 + 13.500,00). Dividindo-se o valor do estoque de R$ 21.500,00 pela quantidade total no dia 02, que era de 5.000 un, obteve-se o preço médio de R$ 4,30 por un. No dia 03, houve uma saída de estoque e esta foi valorizada ao preço médio atual: R$ 4,30 de forma que, saíram 1.500 un a R$ 4,30 resultando em um valor total de R$ 6.450,00. Se o estoque final no dia 02 custava R$ 21.500,00 e houve uma saída no dia 03 de R$ 6.450,00 logo, o saldo final do dia 03 foi de R$ 15.050,00 ou 3.500 un valorizadas a R$ 4,30. 13.1.1 Método PEPS As siglas acima significam que o Primeiro a Entrar é o Primeiro a Sair. Agora, ao invés de se utilizar as entradas para se calcular um preço médio e DIA ENTRADA SAÍDA SALDO Qtd. R$ un Total Qtd. R$ un Total Qtd. R$ un Total 01/05 2000 4,00 8.000,00 02/05 2000 4,00 8.000,00 02/05 3000 4,50 13.500,00 3000 4,50 13.500,00 02/05 5000 21.500,00 03/05 1500 4,00 6.000,00 500 4,00 2.000,00 03/05 3000 4,50 13.500,00 03/05 3500 15.500,00 04/05 2000 3,90 7.800,00 500 4,00 2.000,00 04/05 3000 4,50 13.500,00 04/05 2000 3,90 7.800,00 04/05 5500 23.300,00 05/05 500 4,00 2.000,00 0 4,00 0,00 05/05 2500 4,50 11.250,00 500 4,50 2.250,00 05/05 0 3,90 0,00 2000 3,90 7.800,00 05/05 3000 13.250,00 2500 10.050,00 34 valorizar as saídas (como no caso anterior), controlam-se o estoque em lotes, conforme a data de entrada. 13.1.2 Métodos UEPS Ao contrário do anterior, o método do Último a Entrar é o Primeiro a Sair, pressupõe que o último lote a entrar no estoque é o primeiro a ser considerado para efeito do cálculo de custo. Também nesse caso, cada lote é controlado separadamente, como no exemplo a seguir. MÉTODO UEPS PRODUTO: ALFA DATA ENTRADA SAÍDA SALDO DIA MÊS ANO QTDE. VR.UNIT. QTDE. VR.UNI T. TOTAL QTDE. VR.UNIT. TOTAL 04 12 2000 100 10,00 1.000,00 100 10,00 1.000,00 05 12 2000 200 9,00 1.800,00 100 10,00 1.000,00 200 9,00 1.800,00 300 -------- 2.800,00 06 12 2000 200 9,00 1.800,0050 10,00 500,00 250 -------- 2.300,00 50 10,00 500,00 Se o estoque for avaliado pelo método PEPS, nesta avaliação, aplica-se o custo real do material, sendo que os estoques, por este método, são mantidos com valores aproximados dos preços atuais de mercado. Utilizando o método UEPS, faz com que o saldo do estoque seja avaliado pelo preço das últimas entradas. É o método mais adequado em períodos inflacionários, pois uniformiza o preço dos produtos em estoque para venda no mercado consumidor. Embora a empresa possa efetuar análises gerenciais sobre as duas formas, a forma mais criteriosa se dá pela apuração do custo da mercadoria vendida pelo custo médio. 14. INVENTÁRIO FÍSICO Periodicamente, as organizações efetuam contagem física de seus itens em estoques e em processos, para comparar a quantidade física com os dados contabilizados em seus registros, a fim de eliminar as discrepâncias que possam existir entre os valores contábeis e o que realmente existe em estoque. Serve também, para a apuração do valor total de estoques para efeito de balanço do ano fiscal e seu imposto de renda. O inventário pode ser geral ou rotativo. 35 O inventário geral é elaborado no fim de cada exercício fiscal de cada empresa, abrangendo a contagem física de todos os itens de uma só vez, incluindo- se almoxarifado de recebimento, almoxarifado intermediário, peças em processos e produtos acabados. O inventário rotativo é feito no decorrer do ano fiscal da empresa, sem qualquer tipo de parada no processo operacional, concentrando-se em cada grupo de itens em determinados períodos, que podem ser semanas ou meses. O procedimento da contagem física é feito em duas vezes e por duas equipes diferentes. Quando as contagens das equipes coincidem, o inventário daquele item estará encerrado, porém, quando houver divergência, uma terceira equipe fará nova contagem. Após o término do inventário, é elaborada uma análise de possíveis diferenças entre o controle documentado e a contagem física do processo, e os itens que apresentam divergência de quantidades passarão por processo de análise e posteriormente ajuste e reconciliação de acordo com as políticas da empresa. Exemplo 1 Uma empresa tem em seu estoque aproximadamente 10.000 itens diferentes. No inventário do ano anterior verificou-se que havia em média 15 unidades para cada item. Supondo que uma pessoa possa contar em média 80 itens por minuto, quantas pessoas serão necessárias para contar todos os itens em dois dias de trabalho. 1 dia de trabalho = 8 horas Número de itens a serem contados = 10.000 x 15 = 150.000 itens Tempo necessário para contagem = ( 150.000 itens / 80 itens/minuto) Número de pessoas necessárias = N (2dias) x (8horas/dia) x (60 minutos/hora) N=1875 960N = 1875 N = 1,95 ou 2 pessoas 15. PROCESSO DE COMPRAS A função de compras é um segmento essencial do departamento de materiais ou suprimentos, que tem por finalidade suprir as necessidades de materiais ou serviços, planejá-las quantitativamente e satisfazê-las no momento certo com as quantidades corretas, verificar se recebeu efetivamente o que foi comprado e providenciar armazenamento. 36 A gestão de compras é tida como um fator estratégico nos negócios. Comprar significa procurar, adquirir e receber mercadorias e insumos necessários à manutenção, funcionamento e expansão da empresa. 15.1 OBJETIVO DE COMPRAS De uma maneira bastante ampla, e que demonstra que a função compras não existe somente no momento da compra propriamente dita, mas que a mesma possui uma maior amplitude, envolvendo a tomada de decisões, procedendo a análises e, determinando ações que antecedem ao ato final, podemos dizer que compras têm como objetivo "comprar os materiais certos, com a qualidade exigida pelo produto, nas quantidades necessárias, no tempo requerido, nas melhores condições de preço e na fonte certa". Para que estes objetivos sejam atingidos, deve-se buscar alcançar as seguintes metas fundamentais: 1 - Atender o cronograma de produção, através do fornecimento contínuo de materiais; 2 - Estocar ao mínimo, sem comprometer a segurança da produção desde que represente uma economia para a organização; 3 - Evitar multiplicidade de itens similares, o desperdício, deterioração e obsolescência; 4 - Manter a qualidade dos materiais conforme especificações; 5 - Adquirir os materiais a baixo custo sem perder a qualidade; 6 - Manter atualizado o cadastro de fornecedores. 15.2 FUNÇÃO DE COMPRA A Função Compras é uma das engrenagens do grande conjunto denominado Sistema Empresa ou Organização e deve ser devidamente considerado no contexto, para que deficiências não venham a ocorrer, provocando demoras onerosas, produção ineficiente, produtos inferiores, o não cumprimento de promessas de entregas e clientes insatisfeitos. A competitividade no mercado, quanto a vendas, e em grande parte, assim como a obtenção de lucros satisfatórios, devida a realização de boas compras, e para que isto ocorra é necessário que se adquira materiais ao mais baixo custo, desde que satisfaçam as exigências de qualidade. 37 O custo de aquisição e o custo de manutenção dos estoques de material devem, também, ser mantidos em um nível econômico. Essas considerações elementares são à base de toda a função e ciência de Compras. A função Compras compreende: - Cadastramento de Fornecedores; - Coleta de Preços; - Definição quanto ao transporte do material; - Julgamento de Propostas; - Avaliação do preço, do prazo e da qualidade do material; - Autorização de compra - Recebimento e Colocação da Compra. 15.2.1 FLUXO SINTÉTICO DE COMPRAS 1 Recebimento da Requisição de Compras 2 Escolha dos Fornecedores 3 Consulta aos Fornecedores 4 Recebimento das Propostas 5 Montagem do Mapa Comparativo de Preços 6 Análise das propostas e escolha 7 Emissão do documento contratual 9 Recebimento 15.2.2 – Procedimentos de compra Toda empresa tem seus procedimentos internos de compras. A figura abaixo apresenta um fluxograma típico de um processo de compras. Primeiramente, a unidade organizacional que necessita o material envia ao setor ou departamento de compras um documento interno solicitando a compra. Como já vimos, esse documento recebe o nome de solicitação de compras. O setor de compras analisa a solicitação de compras quanto aos limites da autoridade solicitante. Normalmente as empresas estabelecem limites para o valor das compras. Esta solicitação deverá ter com clareza a descrição do material a ser comprado, bem como as descrições técnicas, para que não ocorram as freqüentes dúvidas quanto aos critérios de compra definidos pela empresa. 38 Solicitação de Compras Solicitação de Compras Emite solicitação de Cotação Cotação ou proposta Solicitação de cotação Quadro comparativo Quadro comparativo Pedido de compra Quadro comparativo Cotação ou proposta Pedido de compra * Emite solicitação de Compras * Obtém aprovações * Emite (ou efetua) solicitação por * Fax * Carta * e-mail * Telefone * Etc. * Emite quadro comparativo * Analisa * Diretoria aprova proposta Pedido de compra *Analisa e agrupa solicitações 15.2.2.1 – Modelo de fluxograma de um processo de compras Outro aspecto a ser ressaltado no assunto abordado é a questão da disponibilidade dos materiais e serviços no prazo adequado, ouseja, quanto mais eficiente for o lead time de compra – lapso temporal entre a decisão de compra de um item e sua efetiva liberação para o estoque, ou fornecimento à produção – mais otimizada será a aplicação e a oferta dos produtos e serviços. As novas formas de comprar vêm se destacando ao longo dos anos e tem trazido grandes impactos na forma em que as compras estão sendo efetuadas. Hoje se fala em mercado global e, conseqüentemente, em compras globalizadas. Uma das formas de compras que mais cresceu atualmente é o EDI – consiste em uma tecnologia de transmissão de dados eletronicamente. Por meio de um computador acoplado a um molden e uma linha telefônica e com um software específico para comunicação e tradução dos documentos eletrônicos, o computador do cliente é ligado diretamente ao computador do fornecedor, independente dos 39 SATÉLITE (Rede de comunicação) Converte as informações do pedido de compra Sistema de compras do cliente Sistema de entrada de ordens de compra (Fornecedor) Hardwares e softwares em utilização. As ordens ou pedidos de compra, como também outros documentos padronizados, são enviados sem a utilização do papel. Os dados são criptografados, compactados e acessados somente por uma senha especial. Na Gessy Lever, por exemplo, 20% da comunicação com fornecedores é feita eletronicamente. No pão de açúcar, graças às estas novas formas de compra, em dois anos o índice de falta de produtos caiu de 25% para 4%, o tempo médio de armazenamento reduziu-se em um mês (passou de 40 para 10 dias). A Internet como veículo de comércio ganha a cada dia mais adeptos, pois apresenta uma série de vantagens em relação ao EDI, entre as quais: Investimento inicial em tecnologia é bem mais baixo, pois a Internet custa bem menos que um sistema EDI. Atinge praticamente todos da cadeia de suprimento Pode ser operada praticamente em tempo real Permite tanto a transação máquina-máquina como também homem-máquina. (o EDI só permite a transação máquina-máquina) Maior flexibilidade nos tipos de transações. 16. PLANEJAMENTO DAS NECESSIDADES DE MATERIAIS O planejamento das necessidades de materiais (materials requirement planning) ou (MRP), é uma técnica que permite determinas as necessidades de compras dos materiais que serão utilizados na fabricação de certo produto. Um computador calcula as necessidades de materiais que serão utilizados e verifica se há estoques disponíveis para o atendimento. Se não há material em estoque na 40 quantidade necessária, ele emite uma solicitação de compra – para itens comprados e uma ordem de fabricação – para itens fabricados internamente. Figura 16.1 – Esquema de um MRP Consulta de Estoques Libera a fabricação Libera a fabricação do item Libera compra Fornecedor Lista de necessidades de materiais Software MRP Plano de Produção Projeção da demanda Há disponibilidade Fábrica Item fabricado ou comprado Lista de Materiais O MRP I ainda é usado nos dias de hoje por bastantes empresas mas, este tem vindo a ser desenvolvido, adaptado e expandido de forma a incluir elementos de compras, financeiros, e marketing. Esta nova versão é chamada MRP II (manufacturing resource planning ou planejamento dos recursos de produção) incluí um conjunto completo de actividades envolvendo o planeamento e controle de operações de produção Natureza da demanda para o MRP Independente Quando não está relacionada com nenhum outro item. Neste caso deve ser 41 prevista e projetada através de técnicas específicas de previsões (vide figura abaixo). Dependente Quando está relacionada ou depende de outro item. Esta demanda deve ser calculada. (vide figura abaixo) Estrutura analítica do produto A. Produto A B (2) C (1) D (3) E (1) F (2) F (2) G (3) E (1) G(2) Na figura a simbologia é a seguinte: B(2), significa que necessitamos de 2 submontagens B, para compor uma unidade A. O componente G, por exemplo, é usado tanto na montagem do C como do D. Assim G(3) significa que necessitamos de 3 unidades do componente para montar a unidade de C e G(2) significa que necessitamos de 2 unidades do componente G para montar uma unidade de D. A tabela abaixo mostra a posição dos estoques dos componentes e seus respectivos lead times – tempo de atendimento no caso de itens comprados e tempo de fabricação/montagem no caso de itens produzidos internamente. 42 POSIÇÃO DOS ESTOQUES ITEM TEMPO ATENDIMENTO SEMANAS ESTOQUE EM MAOS A 1 300 B 1 1200 C 2 0 D 2 800 E 1 6000 F 2 3500 G 3 4500 Com base nos dados apresentados, vamos determinar as quantidades a serem compradas de cada item e quando os pedidos devem ser emitidos, para que não haja interrupção na fabricação. Cálculo das Necessidades de Materiais Componente/peça Demanda Estoque Necessidade A 1500 300 1.500 - 300 = 1.200 B 2 x 1.200 = 2.400 1200 2.400 - 1.200 = 1.200 C 1 x 1.200 = 1.200 0 1.200 - 0 = 1.200 D 3 x 1.200 = 3.600 800 3.600 - 800 = 2.800 E 1 x 1.200 + 1 x 2.800 = 4.000 6000 0 F 2 x 1.200 + 2 x 1.200 = 4.800 3500 4.800 - 3.500 = 1.300 G 3 x 1.200 + 2 x 2.800 = 9.200 4500 9.200 - 4.500 = 4.700 Assim, para atender o pedido, são necessárias as seguintes quantidades de componentes / peças: A – 1.200 unidades B – 1.200 unidades C – 1.200 unidades D – 2.800 unidades E – 0 F – 1.300 unidades G – 4.700 unidades 17 – SISTEMA JUST-IN-TIME O Just-in-time é um método de produção com objetivo de disponibilizar os materiais requeridos pela manufatura apenas quando forem necessários para que o custo de estoque seja menor. O JIT, que é baseado na qualidade e flexibilidade do processo de compras, também pode disparar o processo. Dependendo de como o sistema é idealizado, um cartão ou conjunto de cartões Kanban pode dar início ao processo de compras. Algumas expressões são geralmente usadas para traduzir aspectos da filosofia JIT. 43 Produção sem estoques; Eliminação de desperdícios; Esforço contínuo na resolução de problemas; Melhoria contínua dos processos. Ao contrário da abordagem tradicional dos sistemas de produção que “empurram” os estoques, o JIT caracteriza-se como um sistema de “puxar” a produção ao longo do processo, de acordo com a demanda. Genericamente falando, um sistema de “puxar” estoque significa que qualquer movimento de produção somente é liberado na medida da necessidade sinalizada pelo usuário da peça ou componente em fabricação, ou seja, os centros de trabalho não estão autorizados a produzir e “empurrar” os lotes apenas para manter ocupados operários e equipamentos. OBJETIVOS O sistema JIT tem como objetivo fundamental a melhoria contínua do processo produtivo. A perseguição destes dá-se, através de um mecanismo de redução dos estoques, os quais tendem a camuflar problemas, embora saibamos alterações no perfil da demanda ou falhas nos processos de fabricação ou compra normalmente justificam a presença de estoques. Vantagens do JIT: Flexibilidade – a manutenção de estoques baixo favorece as variações no mix de produtos sem provocar alto grau de obsolescência. Velocidade – rapidez no ciclo de produção permite entregas em prazos mais curtos, propiciando maior nível de serviços ao cliente. Confiabilidade – A manutenção preventiva e o ambiente favorável à identificação e resolução de problemas contribuem para aumentara confiabilidade nos produtos. Custos – reduções dos tempos de preparação de máquinas e movimentação interna; minimização dos estoques (matéria prima e produto acabado); redução dos tamanhos dos lotes e “lead-times”; redução dos custos de aquisição (confiabilidade). 44 Comparação com a abordagem tradicional. Tradicional Just In Time Sistema de Produção: “Empurram” a produção, desde a compra de MP e componentes até os estoques de PA. Uma vez completada a primeira operação, o lote é “empurrado” para a operação seguinte. Sistema de Produção: “Puxar” a produção ao longo do processo, de acordo com a demanda. O material somente é processado em uma operação se ele é requerido pela operação subseqüente do processo. Sistema: Passivo – assumem como dada uma série de característica do processo produtivo (nível de refugo, quebras, faltas, etc.) Sistema: Ativo – incentiva o questionamento e a melhoria. Estoques: São considerados úteis por proteger o sistema produtivo de problemas que possam causar interrupção (falta de peças e/ou atraso de fornecedores. Estoques: São considerados nocivos por ocuparem espaços e representarem altos investimentos em capital. E por esconderem problemas da produção. Tamanho dos lotes de compras e produção O tamanho do lote de compra e produção é definido através do balanço entre os custos com a manutenção dos estoques e o custo de processar pedidos (LEC) Tamanho dos lotes de compras e produção Lotes de fornecimento reduzidos Recebimentos freqüentes e confiáveis. Alto nível de qualidade Lead Time de fornecimento reduzido. Fornecedores: Adversários Vários Considera arriscado trabalhar com único fornecedor (falta de confiança e barganha de preço). Fornecedores: Parceiro Único Contrato de longo prazo com um único ou poucos fornecedores oferecem, em retorno, altos níveis de qualidade e entrega confiável. 18 – A ABORDAGEM LOGÍSTICA A logística empresarial inclui todas as atividades de movimentação de produtos e a transferência de informações, porém para a que seja gerenciada de forma integrada, a logística deve ser trabalhada como um sistema, ou seja, um conjunto de componentes interligados, trabalhando de forma coordenada, com o objetivo de atingir um objetivo comum. A tentativa de otimização de cada um dos componentes, isoladamente, não leva a otimização de todo o sistema. 45 A logística teve sua interpretação inicial ligada à estratégia militar, quase equivalente a filosofia de guerra, quando estava relacionada à movimentação e coordenação de tropas, armamentos e munições para os locais necessários. Segundo Ballou (1998), a logística empresarial estuda como a administração pode prover melhor nível de rentabilidade nos serviços de distribuição aos clientes e consumidores, através de planejamento, organização e controle efetivo para as atividades de movimentação e armazenagem que visam facilitar o fluxo de produtos. A Logística empresarial nasceu da importância da redução de custos nas empresas e na maior importância que se dá hoje em atendimento das necessidades dos clientes. Quando todos os produtos se tornam iguais, a empresa mais competitiva será aquela que conseguir ser mais eficiente e eficaz, se antecipando a prováveis problemas que possa vir a enfrentar. Some-se a isso, que o mundo está se tornando cada vez mais um mercado global, as fronteiras geográficas estão desaparecendo e a expectativa é que as empresas estejam preparadas para enfrentar as realidades desse novo desafio. Conforme Bowersox (2001) é de competência da logística a coordenação de áreas funcionais da empresa, desde a avaliação de um projeto de rede, englobando localização das instalações (inclusive estrutura interna, quantidade), sistema de informação, transporte, estoque, armazenagem, manuseio de materiais até se atingir um processo de criação de valor para o cliente. . Hoje as empresas brasileiras já deram conta do imenso potencial implícito nas atividades integradas de um sistema logístico, e, dentro de estruturas organizacionais ainda não tem bem definidas estas integrações e começam a utilizá- las em grande escala. Os sistemas mais bem estruturados e implantados são ligados a setores como indústrias automobilísticas e grandes varejistas, tais como redes de supermercados. 46 Pesquisa de transações pessoais Pesquisa de Mercado Plano de entregas aos clientes Plano de produção MRP Plano de Suprimentos Planejamento de Inventários Planejamento de estoques Armazenagem de materiais e planejamento de transportes Armazenagem de produtos finais e planejamento de transportes Fornecedores Estoque de recebimento Produção Armazenagem Entrega ao cliente Estoque do cliente Participação no mercado Tamanho do mercao Dados para entrega, Faturas FLUXO FÍSICO E OPERACIONAL Ordens e especificações de uso Faturas e dados dos fornecedores Figura 18.1 – Fluxos na Logística Integrada 18.2 – Gerenciamento da Cadeia de Suprimentos ( Supply Chain Management) O gerenciamento da cadeia de suprimentos ou supply chain management, como ele é mais conhecido, revolucionou completamente não somente a forma de comprar como também a produção e a distribuição de bens e serviços. Entretanto, em virtude dos sistemas cada vez mais complexos e do crescimento incessante da tecnologia de informação e de gerenciamento, a cadeia de suprimentos continuará revolucionando áreas como a administração de materiais, marketing, vendas e produção, sendo responsável, por exemplo, pela redução do tempo de estocagem e do número de fornecedores e pelo aumento da satisfação dos clientes. 47 O gerenciamento integrado da cadeia de suprimentos tem como escopo amplo, incluindo fornecedores, operações internas de transformação, estocagem e distribuição, atacadistas, varejistas e consumidores finais. 18.2.1 – Recebimento e Armazenagem O recebimento de uma empresa é mais bem compreendido com uma combinação de cinco elementos principais: espaço físico, recursos de informática, equipamento de carga e descarga, pessoas e procedimentos normatizados. O correto dimensionamento do espaço físico envolve espaço para fila de veículos, plataformas compensadoras de altura, espaço para separação e conferência, acesso livre para o estoque inicial e para fábrica. Para carga e descarga, podem ser usados equipamentos apropriados como paletes, empilhadeiras e esteiras de distribuição. Nas empresas de maior porte usam geralmente armazéns automatizados onde o material entrante é identificado por código de barras. Depois o material vai, por meio de esteiras e elevadores automáticos, para o local designado pelo computador – que determina quais áreas disponíveis para estoque. Na maioria das empresas é preferível optar por equipamentos que absorvam grandes variações de produtos. O projeto de layout dos almoxarifados deve ser considerado tão ou mais importante que o projeto da própria empresa ou fábrica. Objetivos da Armazenagem: • Maximizar o uso dos espaços; • Facilitar o acesso aos itens do Depósito; • Proteger e abrigar os materiais; • Facilitar a movimentação interna do Depósito; • Maximizar a utilização de mão - de - obra e equipamentos. Tipos de instalações: Armazém: edificação com piso, cobertura, paredes frontais e laterais; Galpão: Edificação com
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