Avaliando a empresa

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Universidade Estácio de Sá
GESTÃO DE PROCESSOS E SERVIÇOS 
MODELAGEM DE PROCESSOS DE UMA EMPRESA REAL 
Eduardo Cechinel 
Camila Lapa 
Gabriel Alexandre Kreich
João Manoel de Limpa 
Karolyne B. Chermont Cortes Lopes
Priscila Fantini Pereira
São José
2018
ORGANIZAÇÃO AVALIADA
Organização: Tribunal da Justiça de Santa Catarina.
Diretoria de Saúde / Divisão de Projetos de Ações em Saúde / Seção de SESMT.
Seção entrevistado: SESMT - Serviço Especializado em Engenharia de Segurança e Medicina do Trabalho.
Entrevistado (a): Hellen Martins Geremias – Chefe de Seção de SESMT.
Objetivo: Atendimento a solicitações de EPI’s via e-mail ou Formulário Eletrônico. 
Indicadores recomendados para o processo: No processo de atendimento a solicitação de EPI’s o único indicador seria o de TEMPO, tendo em vista que o processo precisa ser executado dentro de uma semana após a solicitação. 
O que pode ser melhorado no processo: A estrutura dos recursos humanos pode ser melhorada com chamada de novos servidores e/ou abertura de um concurso para suprir as necessidades das demandas; Necessidade de automatização do sistema de expedição; Necessidade de um formulário eletrônico para as solicitações de EPI’s. 
PROCESSO: 
Número de integrantes do processo: 1 pessoa. 
Ao receber o e-mail de solicitação de EPI’s, verificar se consta o nome e matrícula dos servidores que utilizarão os equipamentos, juntamente com a justificativa do uso. Caso não constem os referidos dados, encaminhar e-mail solicitando-os; 
Ao receber os dados dos servidores, preencher o comprovante de entrega de EPI’s, ou comprovante de entrega de EPi Individual, se for o caso. Salvar o documento em PDF e encaminhar anexo via e-mail ao solicitante na mesma data do envio do malote ou da entrega pessoalmente;
Se os EPI’s solicitados forem enviados para as comarcas, deverão ser entregues via malote e constar no caderno de protocolo com as devidas informações. Após colocar os EPI’s nos sacos de malotes, que se encontram no armário, deve-se preencher manualmente os dados: Data, De, Para; 
Levar o malote na Seção de Correspondência, localizada no andar Térreo, Torre I. Se os EPI’s forem entregues pessoalmente, será necessário que alguém se desloque até a sala do destinatário;
Após a entrega, preencher o documento: EPI’s em Estoque Atualizado e dar baixa na quantidade de saída; 
Preencher o documento: Relatório Estatístico EPI’s 2017, com o nome da Comarca ou Divisão para onde foram enviados os EPI’s e a quantidade dos mesmos; 
 Após o recebimento do Comprovante de Entrega de EPI’s devidamente assinado, deve-se arquiva-lo na pasta de acordo com o ano e a cidade para qual os equipamentos foram enviados. 
PROCESSO APÓS A MELHORIA: 
Número de integrantes do processo: 8 pessoa. 
Receber o formulário de solicitações de EPI’s automatizado, este já contando com os dados necessários (tipo de EPI solicitado, nome e matrícula dos servidores que utilizarão e a justificativa do uso);
Ao receber os dados dos servidores, preencher o Comprovante de Entrega de EPI’s, ou Comprovante de Entrega de EPI Individual, se for o caso. Salvar o documento em PDF e encaminhar anexo via e-mail ao solicitante na mesma data do envio do malote ou entrega pessoalmente;
Se os EPI’s solicitados forem enviados para as Comarcas, deverão ser entregues via malote e constar no sistema de Expedição automatizado. Após colocar os EPI’s nos sacos de malote, que se encontram no armário, deve-se preencher os dados: Data, De, Para;
Levar o malote na Seção de Correspondência, localizada no andar Térreo, Torre I. Se os EPI’s forem transportados pessoalmente, será solicitado ao responsável pela entrega que os leve até a sala do destinatário.
Após a entrega, preencher o documento: EPI’s em Estoque atualizado e dar baixa na quantidade de Saída; 
Preencher o documento: Relatório Estatistico EPI’s 2017, com o nome da Comarca ou Divisão para onde foram enviados os EPI’s e a quantidade dos mesmos. 
Após o recebimento do Comprovante de Entrega de EPI’s devidamente assinado, deve-se arquiva-lo na pasta de acordo com o ano e a cidade para qual os equipamentos foram enviados.
DIFICULDADES ENCONTRADAS: 
Perca de tempo ao ter que esperar e depender da resposta do solicitante com as informações necessárias para dar continuidade ao processo;
Dificuldade em controlar estoque e distribuir os equipamentos por conta de pouco recurso humano (Uma pessoa para executar todo o processo);
 Demanda muito tempo tendo que registrar tudo manualmente ao invés de um sistema automatizado - Com a automatização dos processos pode-se garantir mais agilidade, praticidade e eficiência no trabalho.