Criação de instruções de trabalho a todos os cargos na empresa (2)

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Criação de instruções de trabalho a todos os cargos na empresa
Atualmente, a exigência imposta aos profissionais é cada vez maior, a busca por soluções e a adequação as normas e processos internos é constante. Porém, como estruturar uma cultura interna se não temos mapeados as instruções de trabalho, o que deve ser realizado, como deve ser realizado e que forma deverá ser realizado?
Logo, a materialização em forma de documentos, se faz necessária para que possamos atingir os objetivos propostos, portanto introduzir aos profissionais que realizem as atividades conforme os processos é manter a identidade da empresa. 
Sendo que a melhor forma para que isso ocorra, é a transcrição de todas as rotinas realizadas em todos os níveis hierárquicos da empresa. Pois cada vez mais se faz necessário, termos processos e procedimentos da rotina diária mapeados.
A intenção principal, com a realização desse projeto é o foco em processos e procedimentos, materializando o que até então, ocorre de forma empírica; geralmente de forma intuitiva. No cotidiano, a dependência de pessoas para a resolução de questões simples é notória. Ou seja, isso elucida a necessidade da realização do mapeamento. Uma vez que para a realização dos procedimentos, em momentos futuros; teremos históricos que nos nortearão nas tomadas de decisões. 
Sistema Strategic Adviser (SA)
Após pesquisa, junto ao setor de qualidade e posterior verificação no sistema Strategic Adviser (SA), temos inúmeros materiais voltado as questões envolvendo as certificações, segundo o site da empresa BSBIOS: “a companhia está certificada pela GMP+B2 e GMP+B3, que atesta o atendimento dos requisitos internacionais relacionados à Segurança Alimentar na sua cadeia de produção e comercialização”. Outra certificação que a empresa tem é a NBR ISO 17025, segundo o site da empresa BSBIOS, a NBR ISO 17025 é a: “norma que padroniza internacionalmente as atividades dos laboratórios de ensaio e calibração. Sendo que essa certificação consiste em assegurar a confiabilidade dos resultados das análises realizadas para certificação do biodiesel produzido nas unidades”. Para essas certificações temos materiais e pessoas treinadas para a resolução de problemas, porém nas demais áreas, muitas vezes o foco é nas pessoas.[1: Disponível em: <http://www.bsbios.com/pages/certificacoes/>. Acesso em: 30 Set 2016][2: Disponível em: <http://www.bsbios.com/pages/certificacoes/>. Acesso em: 30 Set 2016]
Outro ponto percebido foi que atualmente, temos políticas e instruções criadas, porém os mesmos atuam; “andam somente em uma via”, ou seja, quando o setor gestão de pessoas busca um novo colaborador no mercado, este já tem na DA-dados a sua estrutura mapeada e em qual centro de custo o mesmo estará alocado. Realizando os demais processos e o mesmo começa a integrar a empresa ele segue para a integração, se necessário assina os documentos no sesmt onde tem descrito suas funções, contudo quando chega ao setor, geralmente é um outro colaborador que tem a responsabilidade de repassar as rotinas, ou seja não temos o mapeamento do que se tem descrito na sua estrutura de cargos está sendo realizado na prática.
Atualmente a empresa tem em torno de 336 colaboradores, todos tem acesso ao sistema Strategic Adviser (SA), onde temos as políticas e instruções de trabalho, porém a maioria nunca fez acesso, desconhece o sistema. Temos que mudar essa cultura fazer com que o colaborador se sinta parte do processo demostrando a sua importância junto a empresa. Na busca da excelência em gestão, são constantes as mudanças necessárias, os cenários são desafiadores, sendo essencial não sermos resistentes aos acontecimentos. 
Desenvolvimento
Cada gestor em suas divisões de área, será o responsável pelo mapeamento e a busca de informações de seus colaboradores, o que é realmente realizado diariamente, como ele está realizando, a quem ele solicita as informações. Em tese, estaríamos correlacionando/transcrevendo a prática para a teoria. 
Ao realizar esse processo o gestor também estará percebendo as rotinas de trabalho desempenhadas pelo seu colaborador demostrando o que realmente se faz necessário realizar no espaço de tempo em que ele está na empresa.
Essa integração norteará o gestor também no momento da realização de novos processos a quem ele deverá delegar essas novas funções. Acreditando no potencial dos seus colaboradores intensificando a praticar a melhoria continua dos processos e inclusive verificar quem tem a aptidão de compartilhar as informações listadas.
Forma e prazo
Os documentos seriam transcritos na forma já desenhada e utilizada pelo setor da qualidade, ou seja, os padrões seguiriam os já utilizados na realização dos processos desenvolvidos até a presente data, pois tendo os registros guardados no sistema Strategic Adviser (SA) poderemos mapear a ocorrência de atualizações realizadas pelos setores.
Após aprovação deste documento pela diretoria, será denominado prazo para que essa dinâmica seja realizada.
Fiscalização
O processo de verificação, se as informações que compõem o relatório estão de acordo com o que está sendo realizado estará a cargo da auditoria interna da empresa.
Organograma empresa