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Gestão de Recursos Humanos Prof. Rinaldo José Barbosa Lima Auditoria e Consultoria em RH – 2º e 3º TA 1 Conceitos e histórico de auditoria e consultoria em RH Resumo Unidade de Ensino: Conceitos e histórico de auditoria e consultoria em RH Competência da Unidade de Ensino: Conhecer os fundamentos e técnicas aplicas em auditoria e consultoria em RH Resumo: Veremos nesta aula conceitos de auditoria, consultoria e ética, bem como sua aplicação na gestão de RH Palavras-chave: Recursos Humanos; auditoria; consultoria; ética; projeto; processo Título da teleaula: Conceitos e histórico de auditoria e consultoria em RH Teleaula nº: 01 É importante refletir sobre os conceitos de auditoria e consultoria através de fundamentos técnicos e teóricos, bem como métodos para e análise de um plano de auditoria e consultoria em Recursos Humanos, atuando nos diversos subsistema que integram a área de RH. Convite ao estudo Para a condução dos processos de auditoria ou consultoria, é necessário um planejamento das atividades, levando em consideração a ética empresarial. A empresa deve, principalmente, contribuir ao máximo com os trabalhos propostos, valorizando suas prioridades e avaliando resultados. Convite ao estudo VA Caminho de Aprendizagem Conhecer os diversos subsistemas de RH, tais como recrutamento e seleção, práticas de contratação e demissão de pessoal, avaliação de desempenho, políticas de comissionamento, remuneração, folha de pagamento, benefícios entre outros. Conhecer os direitos e deveres do empregado e empregador. Conhecimentos prévios A Alpha é uma empresa que há dez anos presta um excelente serviços de TI no mercado, mas que está passando por dificuldades e solicitou ao Diretor de RH a incumbência de: “Reduzir despesas”, pois os custos com a gestão de pessoas chegam a 70% dos custos totais. Pensando a aula: situação geradora de aprendizagem Pois bem, para saber qual serviço contratar, precisamos entender o que cada serviço oferece e como poderá contribuir para diminuir os custos da empresa Alpha. Precisamos estabelecer a meta e o prazo a serem alcançados e a maneira como devemos apresentar a proposta ao presidente. Pensando a aula: situação geradora de aprendizagem Cápsula 1 “Iniciando o estudo” Você assumindo o papel de diretor de RH da empresa Alpha tem como missão reduzir os custos com a gestão de pessoas em um curto espaço de tempo e deve refletir sobre os seguintes questionamentos: Qual é o primeiro aspecto a ser considerado para poder decidir qual tipo de assessoria mais adequada ? Por quais motivos você consideraria contratar um serviço de auditoria ou de consultoria em Recursos Humanos? Situação-Problema 1 Auditoria: “É um processo sistêmico documentado e independente para obter evidências que comprovem sua eficácia” NBR ISO 19011 Exame analítico e pericial realizado em documentos, registros e informações em uma determinada área da empresa para verificar se as práticas adotadas estão corretas ou não. Problematizando a Situação-Problema 1 Objetivos da auditoria: Prevenir irregularidades, identificar oportunidades de melhorias, evitar problemas fiscais e desperdícios financeiros com pagamentos incorretos ou indevidos. Propor ações para correção do problema. Problematizando a Situação-Problema 1 Consultoria: uma atividade que realiza funções de apoio, orientação e supervisão para as demandas organizacionais. Tem por finalidade a realização de um diagnóstico que assinala possíveis erros que poderão comprometer o resultado da empresa. Problematizando a Situação-Problema 1 Objetivos da consultoria: introdução de novos modelos de gestão por meio da transferência de conteúdo e conhecimento de forma rápida e eficaz. Os consultores possuem elevado conhecimento do negócio, capazes de desenvolverem equipes através de transferência de conteúdo. Possuem particular dinamismo para trabalhar de forma horizontal entre os processos de negócio. Problematizando a Situação-Problema 1 Podemos dizer que a auditoria é o mais indicado, pois realiza análise minuciosa dos processos de RH e avalia se estão corretos ou não. Ela é verticalizada, fazendo uma profunda análise da área e subsistemas que envolvam análise jurídica, contábil e despesas com pessoal, evitando problemas fiscais – além de evitar desperdícios financeiros com pagamentos incorretos ou indevidos. Resolvendo a Situação-Problema 1 Somente uma análise minuciosa dos processos de RH poderá identificar onde será possível gerar economias: Folha de pagamento Horas Extras 30% dos funcionários Vale Refeição $30 por funcionário Turnover anual 10% Reembolso da facul. 50% Plano de Benefícios Resolvendo a Situação-Problema 1 Todos os processos de RH foram criados pela atual equipe. Apesar de haver um custo, a contratação de uma auditoria externa (de forma independente) dará mais credibilidade ao processo e serão mais assertivos na proposta para redução de custos com pessoal. Resolvendo a Situação-Problema 1 Cápsula 2 “Participando da aula” Para cumprir esse desafio é necessário refletir sobre alguns questionamento: Como um sistema de informações em RH se relaciona com a auditoria em RH? Como os sistemas geram subsídios em cada um dos subsistemas de RH ? Como elaborar um plano de auditoria em diversos subsistemas de RH? Situação-Problema 2 Como um sistema de informações em RH se relaciona com a auditoria em RH? Ela fornece informações relacionadas a: folha de pagamento, relatórios contábeis, relatórios de absenteísmo, relatórios de férias, relatórios de horas extras, relatórios de benefícios, relatórios de comissionamentos, clima organizacional, rotatividade de funcionários etc. Problematizando a Situação-Problema 2 Como os sistemas geram subsídios em cada um dos subsistemas de RH? As informações do subsistema têm origem nos dados, transformados em informações e depois em sistema de informações; Dessa forma, teremos informações para fundamentar o processo de auditoria. Problematizando a Situação-Problema 2 Como elaborar um plano de auditoria em diversos subsistemas de RH? Pesquisar o sistema de Informação (subsistemas); Identificar informações e documentos pertinentes ao processo; Identificar e avaliar possibilidade de erros; Compor relatório final. Problematizando a Situação-Problema 2 Planejamento da auditoria deve levar em consideração: O porte e a complexidade dos processos organizacionais da empresa auditada; Experiência da equipe auditora (independente) no que se refere aos processos de RH, assim como o negócio da organização, suas tendências e visão de futuro. Problematizando a Situação-Problema 2 Plano de auditoria deve conter: Período da auditoria (início e término) Nome do(s) auditor(es) Avaliar política de pessoal, compromissos com sindicatos, níveis salariais e comparações com mercado, tipos de benefícios e os diversos subsistemas de RH. Isso vai auxiliar o auditor a dedicar sua atenção às áreas importantes da auditoria. Problematizando a Situação-Problema 2 Os critérios estabelecidos estão sendo seguidos: Procedimentos e Instruções de trabalho? Políticas de remuneração variada? Plano de Carreira? Plano de desenvolvimento e competência? Identificando erros ou possíveis desvios de interpretação de Normas, Políticas, PQ ou IT: Farão parte do relatório final para possíveis correções e ou melhorias nos processos. Problematizando a Situação-Problema 2 Elaboraro plano de auditoria de acordo com os objetivos propostos; Escolher auditores independentes de acordo com propósito do negócio (conhecedor dos processos); Utilizar o sistema de informações de RH como forma de fundamentar os dados no processo de auditoria; Avaliar os subsistemas de RH; Elaborar o relatório final baseados em fatos e dados. Resolvendo a Situação-Problema 2 Cápsula 3 “Participando da aula” Como diretor de RH da empresa Alpha, você recebeu como missão reduzir custos em sua área. O desafio nessa seção será elaborar uma proposta de consultoria na área de RH. Que motivos levam uma empresa a optar pelo modelo de consultoria interna em RH? Que visão os especialistas em RH têm do modelo de consultoria interna em RH? Como o modelo de consultoria interna contribui para o alinhamento entre as pessoas e a estratégia da empresa? Como iniciar um planejamento e abordagem adequada para uma consultoria interna de RH? Situação-Problema 3 Antes de iniciar a consultoria algumas questões devem ser respondidas pela organização: A empresa está pronta para implantar mudanças? A alta direção está comprometida? A equipe está preparada para lidar com as resistências? A empresa está disposta a redesenhar cargos e responsabilidades? Problematizando a Situação-Problema 3 Consultoria interna de RH: “Prestação de serviços focados na identificação e análise de problemas relacionados à política, organização e métodos na área de RH e recomendação de ações preventivas e corretivas à organização” GIL (2001). É preciso conhecer a empresa, suas estratégicas, seu negócio, seus processos operacionais e suas competências essenciais e, principalmente, o modelo de gestão adotado. Problematizando a Situação-Problema 3 O modelo de consultoria leva a empresa e seus colaboradores a refletirem sobre a visão estratégica dos negócios da organização. Qual é a estratégia adotada pela empresa? A estratégia é a correta para levar a empresa a alcançar seus objetivos? A estratégia é ideal para colocar a empresa em uma posição competitiva e sólida? Missão, visão, valores... Problematizando a Situação-Problema 3 Planejando a consultoria: Elabore um diagnóstico contendo os pontos fortes e fracos da empresa; Utilize benchmarking como forma de comparar os processos de outras empresas no mercado atuante; Faça um check list contendo informações e perguntas sobre o assunto em questão; Os objetivos da consultoria estão alinhados com a direção. Problematizando a Situação-Problema 3 A consultoria interna é a melhor solução para atender a empresa Alpha. Não gera custos adicionais; Realizados por profissionais internos que possuem perfil consultivo; Possui total conhecimento dos processos de RH; Possui maior acesso a pessoas, sistema de informações e indicadores de RH; Imparcialidade na tomada de decisão; Elaborar um plano de ação para implantação das ações planejadas e aprovadas pela alta direção; Cumprir cronograma. Resolvendo a Situação-Problema 3 Cápsula 4 “Participando da aula” Pela segunda vez consecutiva, a empresa não atingirá as suas metas. Sendo assim, seu desafio é apresentar uma proposta de redução de custos com pessoal, baseando-se na ética e nas competências. Para tanto, é preciso refletir sobre os seguintes questionamento: O corte de pessoal é a melhor forma de cortar custos? A ética deve prevalecer tanto na auditoria como na consultoria? Que tipo de serviço contribui mais para a redução de custos consultoria ou auditoria? Por que consultores e auditores devem ter competências e conhecimentos específicos? Situação-Problema 4 Definição de ética: “ciência que estuda os juízos morais referentes à conduta humana, virtude caracterizada pela orientação dos atos pessoais segundo os valores do bem e da decência pública” SÉRGIO XIMENES (2002, pg. 409). O código de ética irá nortear as atitudes e comportamentos de todos na organização, a fim de prevenir e garantir o cumprimento do código de conduta e ética. Problematizando a Situação-Problema 4 A formações do auditor externo ou independente, deve ser em Ciências Contábeis, um contador legalmente habilitado. Deverá possuir qualificação técnica, seguindo regras das demonstrações contábeis em conformidade com as normas brasileiras e internacionais de auditoria. Princípios: Integridade; objetividade; competência; confidencialidade; conduta profissional. Problematizando a Situação-Problema 4 A demissão de funcionários não é uma boa saída... Serviço de auditoria seria a primeira proposta e posteriormente a consultoria. A associação da ética e das competências, darão ao consultor/auditor a credibilidade e imparcialidade necessária ao processo de auditoria como de consultoria. Problematizando a Situação-Problema 4 A ética é necessária tanto nos serviços de auditoria como na consultoria. Ela irá garantir relatórios e ações de forma fidedignas, com total isenção de interferências e independência na tomada de decisão. Isso trará mais credibilidade ao processo de transformação organizacional. O custo e o tempo para capacitar um profissional são críticos, sem falar na falta de MO especializada no mercado. Nesse sentido, a demissão será em ÚLTIMO CASO. Resolvendo a Situação-Problema 4 No primeiro momento, seria interessante uma contratação de uma auditoria independente... Posteriormente, a consultoria interna seria mais adequada, devido aos custos e à experiência e competência do consultor interno. As competências do auditor e consultor, são exigidos como forma de assegurar a eficácia dos serviços a serem realizados. Isso trará mais segurança na tomada de decisão. Resolvendo a Situação-Problema 4 Cápsula 5 “Participando da aula” Onde você irá utilizar os conceitos de auditoria, consultoria e ética aqui estudados? Eles seriam aplicados? De que forma? Seria capaz de identificar atitudes éticas e não éticas? Identificar as competências, os papeis e as responsabilidades do auditor e do consultor? Links sugeridos: https://goo.gl/PmGNR8. https://goo.gl/RKFCsn. Provocando novas situações Comentando a Aula Atividade... Diálogo do professor com alunos VE Caminho de Aprendizagem
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