TCC Gestão de Projetos

Prévia do material em texto

UNIVERSIDADE ESTÁCIO DE SÁ
CURSO mba em GEstão DE PROJETOS
GEORGE DE ALMEIDA MENEZES
COMO A PREVENÇÃO DO SCOPE CREEP MELHORA A QUALIDADE DO PROJETO
SALVADOR
2017
GEORGE DE ALMEIDA MENEZES
COMO A PREVENÇÃO DO scope creep MELHORA A QUALIDADE DO PROJETO
Trabalho de conclusão de curso apresentado ao Curso de MBA em Gestão de Projetos da Universidade Estácio de Sá, como requisito parcial para obtenção do grau de MBA em Gestão de Projetos.
SALVADOR
2017
COMO A PREVENÇÃO DO scope creep MELHORA A QUALIDADE DO PROJETO
George de Almeida Menezes
RESUMO
Este estudo objetivou analisar as práticas de scope creep como forma errônea de agilizar as mudanças do projeto por parte do cliente e ou patrocinador do projeto, acarretando em sérios danos para o projeto, segundo os processos de gerenciamento de mudanças e gerenciamento de escopo do projeto. Cabe refletirmos sobre a importância dos padrões e boas práticas de gerenciamento de projetos para eliminar tais práticas que põe em risco o sucesso do projeto, bem como identificar quais processos são fundamentais para abolir o scope creep, o monitoramento e controle do projeto é fundamental para identificar impactos negativos e explorar oportunidades. Para tanto, foi utilizado como método de coleta de dados a pesquisa bibliográfica, através do estudo levantado no referencial teórico sobre a importância do gerenciamento de projetos nas organizações governamentais e privadas. A partir do material referencial foi possível perceber a importância em fazer uso dos processos de gerenciamento de mudanças do projeto e de realizar as devidas comunicações com todas as partes envolvidas, impondo regras fundamentais para que projetos finalizem dentro do prazo estimado, com os custos e o escopo dentro do previsto, seguindo a linha de base do produto. Enfim, por meio de todo o estudo realizado e das sugestões apresentadas, a taxa de sucesso dos projetos deve aumentar para as equipes e organizações que tiverem plena convicção que a realização de scope creep não é uma prática benéfica para o sucesso do projeto, inclusive ponto em risco a própria imagem da empresa.
PALAVRAS-CHAVE: Gestão de Mudanças; Escopo do projeto; Scope Creeping
INTRODUÇÃO
O gerenciamento de mudanças é um processo estratégico voltada para assegurar a qualidade do projeto e minimizar os riscos de fracasso do mesmo, inclusive na atribuição de ações corretivas para que o produto final tenha um alinhamento adequado entre o que se está sendo desenvolvido e o plano esperado. Atribuir solicitações de mudanças diretamente do escopo do projeto sem a devida avaliação e autorização, caracteriza em scope creep, uma prática não recomendada pelo PMI, visto que o impacto de tal ação estará ligado com possíveis problemas de tempo, custo e qualidade de um determinado produto ou serviço. Tanto que, o gerenciamento de mudanças além de atribuir valor, exerce a função de satisfazer necessidades do projeto.
De forma geral, o gerenciamento de mudanças busca atrelar controle durante toda a execução, monitoramento e controle do projeto. Com isso, o PMI apresenta uma estrutura de áreas de conhecimento que gera valor para o negócio, indo além dos elementos tangíveis e intangíveis. O gerenciamento eficaz do projeto pode beneficiar as empresas que são orientadas para os negócios.
O objetivo do gerenciamento de mudanças visa alcançar o controle do projeto e identificar oportunidades de melhorias no produto a ser desenvolvido pelo projeto. Isso, porque à medida que as partes interessadas passam a solicitar mudanças de forma descontrolada, o projeto sem o devido monitoramento e controle, começa a gerar um desvio de padrão entre o que foi solicitado e o que está sendo realizado, acarretando problemas que podem causar o fracasso de um projeto. Uma das estratégias para identificar esses desvios e manter o escopo do projeto alinhado com o plano do projeto é não aceitar que a prática do scope creep ocorra durante todo o ciclo de vida do projeto.
Diante de tais práticas altamente malévolas que causam prejuízos competitivos todos os anos as organizações nos mais diversos ramos de negócios, inclusive impactos intangíveis as imagens das corporações, muitos gestores de projetos tem se posicionado contra tais práticas de scope creep e tem tentado conscientizar os empresários da importância de um padrão de boas práticas de gerenciamento de projetos, por meio da credibilidade e confiabilidade que o PMBOK traz, as empresas tem se mostrado abertas para o controle adequado do gerenciamento de mudanças. Um dos meios de diferenciação está na atribuição de valor (qualidade) que a empresa alcança em seus produtos, através de um consistente investimento em gestão de projetos.
Para o desenvolvimento do presente trabalho foram utilizadas pesquisas bibliográficas. A pesquisa bibliográfica baseou-se em publicações científicas da área de gestão de projetos. A pesquisa foi desenvolvida, em sua totalidade, através de literatura que tem escritores como autoridades no assunto, envolvendo os processos segundo o instituto PMI que é responsável por manter um guia de conhecimento em gerenciamento de projetos, aqui chamado exclusivamente de guia PMBOK, também a visão e interpretação de cada autor em relação ao guia PMBOK. Boa parte do trabalho utilizou também o material desenvolvido pela Universidade Estácio de SÁ, com foco específico para as disciplinas de gerenciamento de mudanças do projeto e gerenciamento do escopo do projeto.
O trabalho de conclusão de curso estrutura-se em um capítulo, apresentando-se definições acerca do scope creep baseado em vários autores, além da importância do gerenciamento de mudanças.
A PREVENÇÃO DO SCOPE CREEP MELHORA A QUALIDADE DO PROJETO
Pode-se dizer que o gerenciamento de projetos lida com mudanças inevitáveis no escopo do projeto, todavia, mudanças não refletidas diretamente nos demais processos afetará diretamente a qualidade do projeto. Algumas mudanças no escopo do projeto, não precisam passar pelo processo de controle de mudanças, enquanto que outras mudanças críticas são obrigatórias, mudanças críticas que não passam pelo processo de gerenciamento de mudanças, são chamadas de scope creep, significa que o cliente solicita uma mudança rápida e quer eliminar certa burocracia. Neste contexto, fica claro que para o PMI (2013) o controle do escopo do projeto deve ser uma premissa, apenas mudanças autorizadas e que tenham cunho corretivo ou preventivo devem ser atendidas. O mais preocupante, contudo, é constatar que projetos não monitorados e controlados, causam impactos negativos quanto ao tempo, custo e qualidade, fica evidente que o gerenciamento de projetos é importante para o sucesso dos projetos, mas de nada adianta realizar o gerenciamento do projeto e negligenciar o gerenciamento do escopo do projeto e o gerenciamento de mudanças do projeto, realizando mudanças desordenadas vindo como solicitações bem intencionadas por parte do cliente ou patrocinador que terminarão impactando negativamente no produto final.
Como bem nos assegura Heldman (2016), pode-se dizer que scope creep acontece principalmente nos projetos que não tem um escopo definido ou até mesmo a falta de gerenciabilidade do escopo original. Neste contexto, fica claro que um projeto tem a tríade tempo, custo e qualidade afetada devido ao aumento do escopo. O mais preocupante, contudo, é constatar que empresas mesmo sabendo o quanto o gerenciamento de mudanças no escopo é crítico para o sucesso do projeto, ainda continuam negligenciando tal premissa. Não é exagero afirmar que uma parcela da responsabilidade de tais mudanças se dar também em virtude da falta de profissionais qualificados para lidar com tais projetos através do gerenciamento eficaz das comunicações.
Conforme explicado acima é interessante, aliás, afirmar que o aumento desordenado do escopo de um projeto é um dos principais motivos para insucesso de um projeto, mas há alguns fatores que se sobrepõecomo, projetos que não atingem seus objetivos esperados e entrega um produto final com defeitos, custos elevados ou até mesmo fora do prazo ideal para explorar uma oportunidade de mercado. Mesmo assim parece haver razão para que patrocinadores do projeto insistam em realizar a prática do scope creep, justamente por essa razão é que o autor da importância de se manter o monitoramento e controle do projeto para detectar todas as mudanças que possam afetar o projeto negativamente.
Conforme Xavier (2014), mudanças solicitadas podem ocorrer de diferentes formas, orais ou escritas, diretas ou indiretas, de fonte interna ou externa, judicialmente imposta ou opcionais, trata-se inegavelmente que esses mecanismos são utilizados para garantir que de haja pelo menos um registro sobre a solicitação e que a mesma seja tratada como definido no plano de gerenciamento de mudanças. O autor deixa claro e; seria um erro, porém, não registrar uma solicitação seguindo umas das diferentes formas exposta acima, assim reveste-se de particular importância lembrar que é necessário um alinhamento entre todas as partes interessadas de como se dará todos os pedidos de mudanças segundo as boas práticas em gerenciamento do projeto.
Pode-se dizer que que o scope creep é o crescimento desordenado do projeto, geralmente uma consequência da inexistência da declaração do projeto. Neste contexto, fica claro que se o projeto possui uma declaração de escopo de projeto definida e aceito por todas as partes interessadas, tal prática de scope creep não será tolerada. O mais preocupante, contudo, é constatar que "praticamente um em cada quatro projetos falha em sua execução, esse fiasco de 24% dos projetos está relacionado a problemas em executá-los dentro do prazo estipulado, dentro do orçamento previsto ou simplesmente por falta de eficiência na gestão para fazer com que os resultados esperados sejam atingidos" (MELO, 2012, p. 4).
O autor deixa claro que não é exagero afirmar que essas diversas falhas ocorrem por negligência do escopo do projeto e é importante que se mantenha o monitoramento e controle do projeto. Assim, preocupa o fato de que tal ausência de controle acarrete prejuízos, isso porque "o controle do escopo do projeto deve ser uma máxima, apenas mudanças autorizadas e que tenham cunho corretivo ou preventivo devem ser atendidas" (PMI, 2013, p. 137).
Conforme explicado acima, o gerenciamento de projetos é uma prática voltada para controlar um esforço temporário em busca de criar um produto, serviço ou resultado único. Enquanto essa prática pode trazer diversos benefícios para uma organização que faz uso adequado dessas boas práticas de gestão de projetos, também tem um potencial devastador para organizações despreparadas, por exemplo, acarretando em conflitos de interesse, perdas de recursos, danos à imagem da corporação entre outros.
Como resultado das comparações dos resultados planejados com os reais, podem ser emitidas solicitações de mudança para expandir, ajustar ou reduzir o escopo do projeto ou do produto, ou requisitos de qualidade e linhas de base do cronograma ou dos custos. As solicitações de mudança podem exigir a coleta e documentação de novos requisitos. As mudanças podem causar impacto no plano de gerenciamento do projeto e nos documentos do projeto, ou nas entregas de produto. As mudanças que atenderem aos critérios de controle de mudança do projeto devem passar pelo processo de controle integrado de mudanças estabelecido para o projeto. As mudanças podem incluir, mas não estão limitadas, às seguintes: Ação corretiva - uma atividade intencional que realinha o desempenho dos trabalhos do projeto com o plano de gerenciamento do projeto; ação preventiva - uma atividade intencional para garantir que o desempenho futuro do trabalho do projeto esteja alinhado com o plano de gerenciamento do projeto; e reparo de defeito - uma atividade intencional para modificar um produto ou componente do produto (PMI, 2013, p. 93).
O autor deixa claro na citação acima que o um realinhamento do escopo do projeto pode acontecer durante a execução do projeto. Esse é o motivo pelo qual é importante frisar esse ponto, uma vez que, uma pequena falha ou desvio entre o resultado planejado e o real exige certa ação de correção ou melhoria. Conforme citado acima as mudanças tem efeito significativo no plano de gerenciamento do projeto, fazendo assim com que não caiam nessas armadilhas e acabem prejudicando as entregas de produto.
Espera-se, dessa forma, o que hoje é formalmente conhecido como scope creep conceituado por PMI (2013, p. 107), sendo assim "um aumento sem controle do produto ou escopo do projeto, por assim dizer". A desvantagem dessa abordagem é dar liberdade para o cliente solicitar mudanças que afetarão diretamente o andamento do projeto, tornando desnecessário o gerenciamento de mudanças e diminuindo, consequentemente, a qualidade do projeto.
ANÁLISES DOS RESULTADOS
Este estudo teve como propósito compreender os desafios dos gerentes de projetos em empresas com nível de maturidade baixa quanto as boas práticas de gerenciamento de projetos, bem como identificar e descrever os objetivos, as visões, os processos, os riscos e os fatores críticos de sucesso dos processos de gerenciamento de escopo do projeto e gerenciamento de mudanças do projeto. A suposição feita a partir do problema foi que um tema já abordado pelo PMI em 2013 poderia ajudar as organizações a minimizar o impacto negativo para o negócio se utilizassem o processo de gerenciamento de mudanças do projeto, afim de não impactar negativamente no escopo do projeto.
Segundo Melo (2012), na opinião de especialistas, mais do que empregar tempo tentando identificar pontos falhos, é importante que sejam criadas condições para que os projetos sejam bem-sucedidos. O autor deixa claro que segundo essa premissa, vê-se que cabe ao gerente e à equipe do projeto ter o controle sobre os riscos do projeto que podem causar o fracasso do mesmo.
Pode-se observar que as maiores dificuldades que os gerentes de projetos encontram durante a execução do projeto está relacionado com a falta de controle de mudanças no escopo do projeto, existindo diversas razões para que os projetos tenham alto risco de falhar, no entanto scope creep - crescimento desordenado do escopo, é uma das causas mais frequentes. Conforme citado acima, fica evidente a falta de comprometimento das partes interessadas e dos patrocinadores em seguir a risca as boas práticas do gerenciamento de projetos realizando mudanças desgovernadas em nome do dinamismo e agilidade, quando isso na realidade é somente uma maneira de transferir a responsabilidade do fracasso para outro responsável.
 
Vale destacar, por exemplo, que o processo de aprendizagem ocorre em todos os projetos e que erros sejam registrados para servir de lições aprendidas, trazendo mais chance de sucesso em projetos futuros.
 
o autor deixa claro, conforme explicado acima, Melo (2012) cabe, então, o gerente e à equipe do projeto, atuar para controlar os riscos, mitigando as ameaças e explorando as oportunidades do projeto, sem abrir mão do gerenciamento de mudanças e do gerenciamento do escopo do projeto.
Os resultados desse estudo bibliográfico focado em obter informações sobre scope creep e como a prevenção dessa prática melhora a qualidade projeto mostra que 1 em cada 4 projetos falham ou tem grandes problemas devido as falhas de gerenciabilidade do projeto, sendo que o scope creep é um dos principais responsáveis pelo fracasso em um projeto. o estudo mostra que pequenas ações podem trazer ganhos e perdas, por exemplo, permitindo o scope creep, possíveis atrasos podem acarretar grandes prejuízos financeiros.
o que indica que, "a grande parte dos fracassos podem ser mitigadas, apenas com pequenas ações de comunicações efetivas e o uso do processo de gestão de mudanças durante o monitoramento e controle do projeto" (MELO, 2012, p. 04).
 
Diante disso, é possível afirmar que mesmo após tantos projetos fracassados, um gerente de projetose sua equipe, continuará enfrentando as principais causas de fracasso em projetos se não reverem as lições aprendidas e atuarem para eliminar dos projetos futuros, tais práticas já condenadas ao fracasso. Para tanto, deverá essa equipe, atuar na conscientização das boas práticas do gerenciamento dos projetos, usando dados estatísticos para demonstrar o quanto os desvios realizados nos projetos anteriores, custaram de forma tangível ou intangível para a organização, buscando dos patrocinadores, apoio incondicional para a implementação de melhorias contínuas nas metodologias adotadas pela equipe de gerenciamento do projeto, caso contrário, terá que lidar com os mesmos problemas já conhecidos.
CONCLUSÕES
O desenvolvimento do presente estudo possibilitou uma análise de como o scope creep pode afetar negativamente o sucesso de um projeto, trazendo uma reflexão acerca dos processos de gerenciamento de mudanças e gerenciamento do escopo do projeto, além disso, também permitiu utilizar uma abordagem de melhoria contínua e ganhos na qualidade do projeto ao eliminar pequenas ações amplamente condenadas pelo PMI e os gerentes de projetos, mas que todas as organizações insistem em continuar utilizando tais mecanismos de mudanças descontroladas.
 
De um modo geral, os gerentes e analistas de projetos, demonstram interesse em trabalhar seguindo a risca as boas práticas de gerenciamento de projetos, mas ainda possuem algumas dificuldades, como controlar o scope creep, seguir o plano do projeto, manter a linha de base do produto, realizar o devido monitoramento e controle do projeto. A maioria dos gestores de projetos utiliza recursos didáticos e tecnológicos em seus projetos, mas a falta de apoio dos patrocinadores do projeto e a falta de uma declaração de escopo bem definida faz com que o uso desses recursos ainda fique muito limitado quando a gerenciabilidade eficiente e eficaz do projeto, estando sempre um passo atrás das decisões estratégicas.
Os gerentes, analistas, patrocinadores dos projetos demonstram muito interesse pelo tema e buscam se informar sobre o conteúdo, principalmente por meio de treinamentos e a internet. Diante do exposto, ficou evidente que a melhoria contínua é uma premissa fundamental para elevar o número de projetos finalizados com sucesso.
Dada à importância do tema, torna se necessário o desenvolvimento de projetos que visem à formação continuada dos gestores, analistas e patrocinadores dos projetos, que possam desencadear competências e habilidades para garantir a execução de projetos com nível de qualidade aceitável, que atendam as diferentes necessidades das partes interessadas e, assim, efetivar uma prática de gerenciamento de projetos.
Nesse sentido, a utilização do guia PMBOK pelos times de gerenciamento de projetos nos escritórios de projetos das organizações permitem as partes interessadas medirem os custos, o tempo e qualidade dos projetos de forma mais adequada com o que preconiza o PMI, motivando a todos os envolvidos pela busca do sucesso no projeto.