ALUNOS 3ª aula Funções da Administração 2016.1

Prévia do material em texto

PROCESSO 
ADMINISTRATIVO 
CENTRO FEDERAL DE EDUCAÇÃO TECNOLÓGICA CELSO SUCKOW DA FONSECA 
Campus Itaguaí – Curso Engenharia Mecânica 
 
 
Disciplina: Administração 
Período: 2º 
Professora: Elizabeth Marino 
INTRODUÇÃO 
O Processo Administrativo é determinado pelas 
funções administrativas: 
 
Planejamento; 
Direção ou Comando; 
Organização; 
Coordenação; 
Controle 
PROCESSO 
ADMINISTRATIVO 
PLANEJAMENTO 
PLANEJAMENTO 
 É a função administrativa que determina 
antecipadamente o que se deve fazer e quais os 
objetivos que devem ser atingidos. 
 Contempla a missão, a visão e os valores da 
organização. (Ver final no final do material) 
 O Planejamento é um processo que começa com a 
determinação de objetivos; define estratégias, políticas, 
e detalha planos para consegui-los; estabelece um 
sistema de decisões e inclui uma revisão dos objetivos 
para alimentar um novo ciclo de planificação. 
 
O planejamento é flexível, nunca estático. 
1. É um processo permanente e contínuo 
2. É sempre voltado para o futuro 
3. Visa a racionalidade da tomada de decisões 
Características do planejamento: 
4. Visa selecionar entre várias alternativas um curso de ação 
5. É sistêmico 
6. É interativo 
7. É uma técnica de alocação de recursos 
8. É uma técnica cíclica 
Características do planejamento (CONT): 
9. É uma função administrativa que interage dinamicamente 
com as demais 
10. É uma técnica de coordenação 
11. É uma técnica de mudança e inovação 
Tipos de Planejamento 
 
PLANOS 
ESTRATÉGICOS 
Definem a missão, o futuro e as formas de 
atuar no ambiente. 
O Planejamento estratégico é um processo 
contínuo de tomada de decisões estratégicas. 
 (produtos e serviços, clientes e mercados, 
vantagens competitivas), bem como os 
objetivos de longo prazo. 
PLANOS 
FUNCIONAIS 
ou 
TÁTICOS 
 Definem os objetivos e cursos de ação das 
áreas funcionais 
 (marketing, finanças, operações, recursos 
humanos) para realizar os planos 
estratégicos. 
 
PLANOS 
OPERACIONAIS 
 Definem atividades, recursos e formas de 
controle necessários para realizar os cursos 
de ação escolhidos. 
O
 R
 G
 A
 N
 I
 Z
 A
 Ç
 Ã
 O
 
Planejamento Estratégico 
Metodologia adotada de forma a se estabelecer 
um plano de ação, permitindo que estratégias 
(caminhos ou projetos) possam ser estabelecidas 
e acompanhadas a fim de serem atingidos 
determinados objetivos. 
Onde estamos? 
Onde 
Queremos 
 Chegar? 
(Objetivos) 
Caminhos 
(Estratégias) 
Estrutura do Ciclo de Planejamento 
Estratégico 
1. Definição de Negócio 
2. Declaração de Visão, Missão e Valores 
 
3. Análise Ambiental e Elaboração de Cenários 
 
3a. Análise do Ambiente Interno: 
Pontos Fortes e Pontos Fracos 
3b. Análise do Ambiente Externo: 
Ameaças e Oportunidades 
4. Formulação de Objetivos e Metas 
5. Definição das Estratégias Empresariais 
Formulação da Estratégia Competitiva 
6. Implantação: Planos de Ação, Projetos e Feedback 
Análise SWOT 
(FOFA) 
ANÁLISE SWOT 
Strenghts (FORÇAS) 
Weaknesses (FRAQUEZAS) 
Opportunities (OPORTUNIDADES) 
Threats (AMEAÇAS) 
A análise SWOT pode servir para se avaliar uma 
empresa, um projeto, uma parte do projeto, um 
produto, uma equipe, etc. 
Matriz SWOT 
AJUDA ATRAPALHA 
 
FORÇA 
(Pontos Fortes) 
S 
 
FRAQUEZA 
(Pontos Fracos) 
W 
O 
OPORTUNIDADE 
 
T 
AMEAÇA 
 
Análise SWOT 
Pontos Fortes: 
 O que você (empresa/equipe/pessoa) faz 
bem? 
 Que recursos especiais você possui e pode 
aproveitar? 
 O que outros (empresas/equipes/pessoas) 
acham que você faz bem? 
 
Análise SWOT 
Pontos Fracos: 
 No que você pode melhorar? 
 Onde você tem menos recursos que os 
outros? 
 O que outros acham que são suas 
fraquezas? 
 
Ameaças: 
 Que ameaças (leis, regulamentos, 
concorrentes) podem lhe prejudicar ? 
 O que seu concorrente anda fazendo? 
As fontes para esta análise serão tiradas da grande 
imprensa, dos órgãos governamentais, dos 
indicadores financeiros, das organizações correlatas e 
das revistas e associações especializadas no seu 
campo de atuação. 
Análise SWOT 
Oportunidades: 
 Quais são as oportunidades externas que 
você pode identificar? 
 Que tendências e "modas" você pode 
aproveitar em seu favor? 
 
As fontes para esta análise serão tiradas da grande 
imprensa, dos órgãos governamentais, dos indicadores 
financeiros, das organizações correlatas e das revistas e 
associações especializadas no seu campo de atuação. 
Análise SWOT 
Planejamento Funcional (tático) 
 O planejamento tático tem por objetivo otimizar 
determinada área e não a organização como um todo, 
isto é, trabalha com decomposições dos objetivos, 
estratégias e políticas estabelecidos no planejamento 
estratégico. 
 
 
O planejamento tático é desenvolvido em níveis 
organizacionais inferiores, ou seja, é realizado no nível 
gerencial ou departamental, tendo como principal 
finalidade a utilização eficiente dos recursos disponíveis 
para a consecução de objetivos previamente fixados, 
segundo uma estratégia predeterminada, bem como as 
políticas orientadoras para o processo decisório 
organizacional. 
 
Planejamento Operacional 
 Preocupa-se com os métodos 
operacionais e alocação de recursos: 
 
 Detalhamento das etapas do projeto; 
 Métodos, processos e sistemas aplicados; 
 Pessoas: responsabilidade, função, 
atividades/tarefas; 
 Equipamentos necessários; 
 Prazos e cronograma. 
 
Técnica usada no Planejamento 
Operacional 
Cronograma  é um gráfico de dupla entrada. Nas 
linhas são colocados os eventos planejados e nas 
colunas os períodos de tempo considerados como 
padrão. 
 
 Sua função é relacionar duas variáveis: os 
eventos em função do tempo. 
 É um gráfico de planejamento e de controle. 
Demonstra o início e o término de cada evento de 
um processo operacional dentro dos períodos de 
tempo considerados. 
Cronograma – Construção de uma casa 
FASES DA 
CONSTRUÇÃO 
MESES 
JAN FEV MAR ABR MAI JUN JUL AGO SET OUT NOV DEZ 
Preparação 
terreno 
Fundação 
Alvenaria 
Lage 
Telhado 
Hidráulica 
Elétrica 
Acabamento 
Planejamento 
Estratégico 
Planejamento 
Financeiro 
Planejamento 
da Produção 
Planejamento 
de Marketing 
Planejamento 
de RH 
Fluxo de Caixa 
 
Alcance dos 
Objetivos 
 
Planos 
Táticos 
Planos 
Operacionais 
Investimentos 
Aplicações 
Produção 
Manutenção 
Abastecimento 
Vendas 
Propaganda 
Treinamento 
Planejamento – macro visão 
Nível Planejamento Conteúdo Prazo Características 
Institucional 
Intermediário 
Operacional 
Estratégico 
Tático 
Operacional 
Longo 
Médio 
Curto 
Genérico e 
Sintético 
Menos 
genérico e 
mais 
detalhado 
Detalhado e 
analítico 
Macroorientado: aborda 
a empresa como uma 
totalidade 
Aborda cada unidade 
de trabalho ou cada 
unidade de custo 
separadamente 
Microorientado: aborda 
cada tarefa ou operação 
isoladamente 
Resumo características do 
Planejamento 
PROCESSO 
ADMINISTRATIVO 
CENTRO FEDERAL DE EDUCAÇÃO TECNOLÓGICA CELSO SUCKOW DA FONSECA 
Unidade Itaguaí – Curso Engenharia Mecânica 
 
 
DIREÇÃO ou COMANDO 
Direção ou Comando 
 Esta função se preocupa com que as operações sejam 
executadas e os objetivos atingidos. Para dirigir subordinados,o administrador deve motivar, comunicar e liderar. A função de 
direção implica “em dizer a outras pessoas o que fazer e 
conseguir que elas o façam da melhor maneira possível. 
 
 Uma vez que o gerente tem que se utilizar do trabalho alheio, 
sua capacidade de fazer o pessoal produzir os resultados 
necessários determinará seu “sucesso ou fracasso” 
 
 Direção indica e orienta o comportamento dos indivíduos na 
direção dos objetivos a serem alcançados. 
 
 A direção é um processo interpessoal que determina relações 
entre indivíduos. 
 
PROCESSO 
ADMINISTRATIVO 
CENTRO FEDERAL DE EDUCAÇÃO TECNOLÓGICA CELSO SUCKOW DA FONSECA 
Unidade Itaguaí – Curso Engenharia Mecânica 
 
 
ORGANIZAÇÃO 
Organização 
 Para a adequada organização de uma 
empresa, pode-se considerar o 
desenvolvimento de alguns aspectos, 
principalmente a estrutura organizacional , as 
rotinas e os procedimentos administrativos . 
 
 Qualquer empresa possui dois tipos de 
estrutura: a formal e a informal. 
 
 Estrutura formal: 
 É planejada e formalmente representada pelo organograma. Uma das 
características deste tipo de estrutura é ter uma delegação adequadamente 
limitada e possuir uma relativa estabilidade. 
 
 Estrutura Informal: 
 É a rede de relações sociais e pessoais que não é estabelecida ou 
requerida pela estrutura formal. Se desenvolve espontaneamente quando 
as pessoas se reúnem. Portanto, apresenta relações que usualmente não 
aparecem no organograma. 
 
 Há, entretanto, muitas estruturas informais dentro de uma empresa. Elas 
existem em todos os níveis. 
 
 A estrutura informal será bastante desenvolvida e bem utilizada, quando: 
 Existir habilidades das pessoas em lidar com a estrutura informal 
 Pode-se afirmar que o executivo inteligente e esperto é o que sabe 
utilizar a estrutura informal da empresa. 
Estrutura Organizacional 
Componentes da Estrutura 
Organizacional 
1. Responsabilidade 
Refere-se às 
obrigações contratuais. 
 
2. Autoridade 
É o direito para fazer 
alguma coisa (tomar 
decisões, dar ordens e 
requerer obediência, ou 
simplesmente o direito 
de desempenhar um 
trabalho designado). 
 
Amplitude 
de 
Autoridade 
LIMITES DE 
AUTORIDADE 
NÍVEL 
HIERÁRQUICO 
MAIS BAIXO 
MAIS ALTO 
“A responsabilidade 
não pode ser delegada” 
 
3. Comunicação 
 
 É o processo mediante o qual uma mensagem é enviada 
por um emissor, por meio de determinado canal, e 
entendida por um receptor. 
 
 
Componentes da Estrutura 
Organizacional 
Informar é o mesmo 
que comunicar? 
 
4. Decisão 
 
 Implica no conhecimento prévio das condições básicas da 
empresa e de seu ambiente, bem como a avaliação das 
conseqüências futuras advindas das decisões tomadas. 
 
Componentes da Estrutura 
Organizacional 
Segundo alguns autores, a decisão deve: 
 
• Ser tomada sempre no nível mais próximo possível 
da cena de ação 
 
• Ocorrer sempre em nível que assegure a 
consideração plena de todos os objetivos e 
atividades afetados. 
Estrutura Formal 
(Organograma) 
 Organograma é uma técnica relacionada com a 
função de Organização que representa a estrutura 
formal da empresa. Nele aparece claramente: 
 A estrutura hierárquica, definindo os diversos níveis 
da organização 
 Os órgãos componentes da estrutura 
 Os canais de comunicação que ligam os órgãos 
 Os nomes dos ocupantes dos cargos (em alguns 
casos) 
 O Organograma deve permitir a visualização 
da estrutura do organismo de forma simples 
e direta. 
 
Estrutura Formal 
 (Organograma) 
 Ele é estático por definição, sendo uma 
espécie de retrato do esqueleto 
organizacional da empresa. 
 
 Não costuma conter qualquer descrição das 
funções ou atribuições dos ocupantes dos 
cargos. 
No organograma, as relações de autoridade podem ser apresentadas 
através de três maneiras diferentes: 
Estrutura Formal 
 (Organograma) 
1. Autoridade de Linha: 
 Confere ao seu possuidor o direito de dar ordens diretas a seus 
subordinados e de delegar parte de sua autoridade. 
 
O Chefe de Seção tem autoridade de linha sobre seus funcionários A e B 
Chefe de 
Seção 
 
Funcionário A 
 
Funcionário B 
2. Autoridade de Assessoria (ou de “staff” ): 
 Quando uma pessoa recebe poderes para fazer 
pesquisas, levantamentos e trabalhos em áreas 
específicas; 
 
 
Estrutura Formal 
 (Organograma) 
Ou ainda quando tem a atribuição de prestar 
aconselhamentos sobre determinados assuntos. 
 
Aquele que recebe autoridade de assessoria 
não pode atuar sobre os níveis hierárquicos 
inferiores, através de ordens diretas; somente 
assessora o seu superior hierárquico. Sua 
representação gráfica é a seguinte: 
Chefe de 
Seção 
 
Funcionário A 
 
Funcionário B 
 
Assessor 
2. Autoridade de Assessoria (ou de “staff” ): 
Estrutura Formal 
 (Organograma) 
3. Autoridade funcional: 
 Permite a um cargo ou a um órgão atuar sobre elementos não 
ligados diretamente a ele, apenas em relação a assuntos 
específicos à sua função na organização. 
 
 
Estrutura Formal 
 (Organograma) 
Exemplos: O órgão que cuida do pessoal (Seção de Pessoal) pode atuar 
sobre qualquer indivíduo da empresa, dentro da área específica de suas 
atribuições. Da mesma forma, um órgão de sistemas e métodos poderá atuar 
“funcionalmente” sobre a linha de produção, quando se tratar de introduzir 
alguma modificação nessa linha. 
 
 As modificações propostas pelo órgão que tem autoridade funcional 
devem ser aprovadas previamente pelo órgão de linha superior hierárquico do 
órgão a ser modificado. 
 O gráfico adiante mostra essas situações: 
Estrutura Formal 
 (Organograma) 
 
 
Gerente 
 
 
Setor de 
Produção 
 
 
Setor de 
Pessoal 
 
Setor de 
Fiananças 
 
 
Seção A 
 
 
Seção B 
Convenção: 
Autoridade de linha : linha cheia 
Autoridade de assessoria : linha pontilhada 
Autoridade funcional: linha tracejada 
Tipos de Organograma 
Organograma 
Clássico 
Contas a 
Pagar 
 
Gerência de 
Tesouraria 
Caixa 
Crédito e 
Cobrança 
Faturamento 
 
Gerência de 
Controladoria 
Orçamento 
Custos 
Contabilidade 
 
Gerência de 
Suprimentos 
 
Gerência Rec. 
Humanos 
Almoxarifado 
Compras 
Administ. 
Pessoal 
Desenv. RH 
 
Presidência 
 
Diretoria 
Financeira 
 
Diretoria 
Administrativa 
 
Gerência de 
Informática 
Proc. de dados 
Desenv. 
Sistemas 
Presidência 
Diretoria Financeira 
Gerência de Tesouraria 
Contas a Pagar 
 Caixa 
 Crédito e Cobrança 
Faturamento 
 Gerência de Controladoria 
Orçamento 
Custos 
Contabilidade 
Diretoria Administrativa 
Gerência de Informática 
Desenvolvimento de Sistemas 
Gerência de Suprimentos 
 Almoxarifado 
 Compras 
Gerência de Recursos Humanos 
Administração de Pessoal 
Desenvolvimento de RH 
 
Processamento de Dados 
Tipos de Organograma (cont.) 
Organograma 
em Barras 
Tipos de Organograma (cont.) 
Listograma 
Presidência 
 Diretoria Financeira 
 Gerência de Tesouraria 
 Contas a Pagar 
 Caixa 
 Crédito e Cobrança 
 Faturamento 
 Gerência de Controladoria 
 Orçamento 
 Custos 
 Contabilidade 
 Diretoria Administrativa 
 Gerência de Informática 
 Processamento de Dados 
 Desenvolvimento de Sistemas 
 Gerência de Suprimentos 
 Almoxarifado 
 ComprasGerência de Recursos Humanos 
 Administração de Pessoal 
 Desenvolvimento de RH 
PROCESSO 
ADMINISTRATIVO 
CENTRO FEDERAL DE EDUCAÇÃO TECNOLÓGICA CELSO SUCKOW DA FONSECA 
Unidade Itaguaí – Curso Engenharia Mecânica 
 
 
COORDENAÇÃO 
Coordenação 
 Coordenar significa “reunir, unificar e 
harmonizar” todas as atividades e esforços. 
 
 A coordenação, é ação globalizada e 
convergente, que harmoniza e capitaliza 
todos os esforços individuais em benefício do 
objetivo comum. 
 
 A coordenação deve partir do conhecimento 
dos objetivos para que realmente possa ser 
executada em função deles. 
PROCESSO 
ADMINISTRATIVO 
CENTRO FEDERAL DE EDUCAÇÃO TECNOLÓGICA CELSO SUCKOW DA FONSECA 
Unidade Itaguaí – Curso Engenharia Mecânica 
 
 
CONTROLE 
É o processo de garantia que as 
atividades realizadas se igualem 
às atividades planejadas. 
É a função administrativa usada para: 
 Regular ou restringir vários fatores, de modo que as 
tarefas sejam completadas dentro dos parâmetros definidos no 
planejamento, usando o volume de recursos alocados na 
organização administrativa e conduzida dentro das expectativas 
determinadas pela liderança. 
Controle 
Objetivos 
• Determinar parâmetros e padrões de mensuração; 
• Manter as atividades dentro desses padrões; 
• Fazer ações corretivas, quando necessário. 
Ou seja, é uma ferramenta que ajuda os administradores a 
monitorar a eficácia de seu planejamento, de sua 
organização e de sua liderança, e que ajuda a tomar 
atitudes corretivas quando necessário. 
Controle 
O processo de controle 
As principais etapas de um controle gerencial estão 
descritas na figura abaixo: 
 
Padrões 
e 
Métodos 
para medir o 
desempenho 
 
 
Medir 
o 
Desempenho 
 
 
Desempenho 
de acordo com 
os padrões? 
 
 
Continuar medindo 
 
Sim 
Não 
 
 
Iniciar 
ações 
corretivas 
 
Controle 
O processo de controle (cont.) 
 a) Definir Padrões e Métodos 
No Planejamento, defini-se os objetivos e metas. As Metas devem ser 
mensuráveis, ter prazo de execução e definir a forma como será feito. 
Controle 
Exemplo na área de Produção: 
Objetivo - Melhorar a produção das costureiras da linha 2. 
Meta - Aumentar em 20% o volume produzido, através de 1 hora de 
treinamento diário, no final de 15 dias de treinamento. 
Exemplo na área de Serviço: 
Objetivo - Diminuir a fila de espera. 
Meta - Colocar mais um caixa de atendimento, fixando uma fila de no 
máximo 5 pessoas, em até 20 dias da data da implantação. 
 
O processo de controle (cont.) 
b) Medir o Desempenho 
 
É uma tarefa permanente e repetitiva, onde a freqüência das medições 
depende da atividade a ser medida. 
Controle 
c) Determinar se o desempenho está de acordo com o padrão 
 
Se o desempenho for igual ao padrão, o administrador pode presumir 
que "tudo está sob controle”. 
 d) Iniciar ações corretivas 
 
Se o desempenho for diferente dos padrões estabelecidos, deve-se aplicar 
ações corretivas: 
 * Mudança de uma ou mais atividades operacionais. 
 * Mudança nos padrões originalmente estabelecidos. 
Consiste em 
uma 
sequencia de 
passos 
utilizada para 
controlar 
qualquer 
processo 
definido. 
PDCA 
Missão Organizacional 
É a finalidade da existência de uma 
organização. É aquilo que dá direção e 
significado a essa existência. A missão 
da organização está ligada diretamente 
aos seus objetivos institucionais, 
motivos pelos quais foi criada, a medida 
que representa a sua razão se ser. 
 
 
Exemplo: 
Atuar na indústria do aço de forma sustentável 
Visão Organizacional 
 É o sonho da organização. É aquilo que se espera 
ser num determinado tempo e espaço. A visão é um 
plano, uma idéia mental que descreve o que a 
organização quer realizar objetivamente nos 
próximos anos de sua existência. Normalmente é um 
prazo longo (pelo menos, 5 anos). Jamais confundir 
Missão e Visão: a Missão é algo perene, sustentável 
enquanto a Visão é mutável por natureza, algo 
concreto a ser alcançado. A Visão deve ser 
inspiradora, clara e concisa, de modo que todos a 
sintam. 
 
 
 
Exemplo: 
Ser global e referência nos negócios em que atua. 
Valores Organizacionais 
 Representam os princípios éticos que norteiam 
todas as suas ações. Normalmente, os valores 
compõem-se de regras morais que simbolizam 
os atos de seus fundadores, administradores e 
colaboradores em geral. 
Exemplo: 
Ter a preferência do CLIENTE; SEGURANÇA das pessoas acima de tudo; 
PESSOAS respeitadas, comprometidas e realizadas; 
EXCELÊNCIA com SIMPLICIDADE; Foco em RESULTADOS; 
INTEGRIDADE com todos os públicos; SUSTENTABILIDADE econômica, 
social e ambiental