PIM I TI COMUNICACAO EM PROJETOS DE TI

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I – INTRODUÇÃO
De acordo com o Guia do Conhecimento em Gerenciamento de Projetos (PMBOK), um projeto é “um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado exclusivo”. A natureza temporária indica o início e término definidos onde o término só é alcançado quando os objetivos são atingidos.
Segundo artigo publicado no site do Instituto Gartner, cinqüenta e sete por cento dos projetos de Tecnologia da informação são entregues dentro do prazo e sessenta e sete por cento conseguem finalizar dentro do orçamento. Em outro momento também cita que ou projeto é entregue na data alvo ou entregue dentro do orçamento.
A publicação destaca que muitas organizações de TI atribuem o fato de suas inabilidades em atender tanto ao orçamento quanto a data alvo, ao escopo inadequado e a falta de recursos. 
O setor de TI apresenta uma grande desvantagem em relação a outros segmentos da economia brasileira. Por exemplo, um dos setores que há mais tempo trabalha de maneira formal e organizada com gerência de projetos é o da construção civil, onde é comum que empreendimentos aconteçam dentro do prazo previsto, dentro do orçamento e que não desmoronem após sua conclusão. 
Uma das razões do sucesso de projetos na área da construção civil, dá-se ao tempo gasto com detalhes do desenho do empreendimento antes de sua construção, que é maior, e a flexibilidade para mudanças, que apesar de existir, é menor durante seu desenvolvimento. 
II – DIFICULDADES DE PROJETOS NA ÁREA DE TI NO BRASIL
De acordo com estudo de Benchmarking em Gerenciamento de Projetos realizado pelo PMI Brasil em 2008 (Project Management Institute – Chapters Brasileiros, 2008), os problemas mais agravantes encontrados nos projetos de Tecnologia da Informação no mercado brasileiro, também estão relacionados ao escopo mal definido e recursos disponibilizados para o projeto de maneira incorreta. Estes problemas afetam, em geral, mais de 50% das organizações que realizaram a pesquisa.
Considerando que problemas de escopo são freqüentemente encontrados, é importante verificar que uma má comunicação realizada entre o gerente de projetos e os stakeholders (envolvidos no processo), com certeza afetará o levantamento de requisitos podendo trazer sérios agravantes para o projeto.
Verificando a pesquisa realizada, observamos que dentre todos os problemas enfrentados, os três principais correspondiam ao não cumprimento de prazo, mudança do escopo e falha na comunicação entre os envolvidos no projeto. 
	A figura 1 ilustra esses principais problemas:
Figura 1: Os problemas que ocorrem com mais freqüência nos projetos em organizações.
Fonte: PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE – Chapters Brasileiros (2008).
De acordo com a postagem de Silvio Bogasan, no site TI Especialistas em 14 de março, parte da responsabilidade pelos problemas enfrentados na elaboração de projetos, é da própria área de Tecnologia das empresas. Muitas vezes, a área não se preocupa em gerenciar seus projetos. 
No que diz respeito aos recursos, a atuação dos patrocinadores é de suma importância. 
Os patrocinadores não podem assumir o papel de gerente, mas devem acompanhar o andamento do processo e direcionar o gerente sempre que necessário.
Gerentes de projeto normalmente enfrentam o problema de ter a responsabilidade por determinada iniciativa, mas não necessariamente a autoridade sobre os recursos necessários a essa iniciativa. 
2.1 Gerenciamento de Custos
Controlar os custos é processo de monitoramento do progresso do projeto para atualização do seu orçamento e gerenciamento das mudanças feitas na linha de base de custos.
De acordo com o Guia PMBOK, para se controlar os custos faz-se necessário:
Influenciar os fatores que criam mudanças na linha de base de custos autorizada;
Assegurar que todas as solicitações de mudança seja feitas de maneira correta;
Gerenciar as mudanças conforme ocorrerem;
Assegurar que os gastos não excedam os recursos financeiros autorizados;
Monitorar o desempenho de custos, entre outros.
O gerenciamento de custos inclui os processos necessários para assegurar que o projeto possa ser executado dentro do orçamento aprovado. Seu objetivo é garantir que o capital disponível será suficiente para obter todos os recursos para a realização dos trabalhos.
Nos projetos de TI, pricipalmente, o controle de custos deve ser preciso, pois a constante mudança no decorrer do desenvolvimento gera incrementos de custo o que faz com que muitas empresas ultrapassem o valor estipulado no orçamento.
2.2 Data alvo 
“Projetos são muito menos suscetíveis à atrasos na entrega, custo final acima do estimado e falhas nas funcionalidades inicialmente requisitadas (ou mesmo inexistência de tais funcionalidades) quando possuem especificações bem detalhadas.”
(Relatório do Caos, publicado em 31 de maio de 2010)
Segundo artigo Relatório do Caos (Chaos Report), as principais causas das superações das estimativas de custo e prazo são os recomeços.
Quando nos voltamos para projetos de tecnologia da informação, a lógica de menor flexibilidade para mudanças durante o desenvolvimento do projeto não é necessariamente a mesma do setor da construção civil, citada no capítulo I, devido às constantes alterações impostas pelo ambiente de negócios, a realidade das corporações e a velocidade da evolução que a área de TI tem que apresentar para acomodar estas mudanças de uma forma mais flexível.
	Ao contrário dos projetos de engenharia, onde o desenho fica estável em determinado momento para que possa ser construído, a mudança no escopo do projeto de TI ao longo de sua elaboração é constante e origina diversos desafios para o gerente de projetos. 
Uma pesquisa realizada pela Standish Group apontou que muitos projetos fracassam devido a falta de envolvimento do usuário, requisitos e especificações incompletas e constante mudanças.
	Apesar da mudança de escopo ser comum, pode-se elevar a probabilidade de riscos ao projeto que cumulativamente tendem a ser consideráveis.
	Considerando que problemas de escopo são freqüentes, é importante salientar que uma má comunicação realizada entre o gerente de projetos e os stakeholders (partes envolvidas), com certeza afetará o levantamento de requisitos podendo trazer sérios agravantes para o projeto. 
2.2.1 Gerenciamento de tempo do projeto
O Gerenciamento do tempo do projeto inclui os processos necessários para gerenciar o término pontual do projeto. (PMBOK, 2008).
O Gerenciamento do tempo vai desde a definição de atividades, seqüenciamento, definição de recursos por atividade, estimativa de duração e montagem até controle de cronograma.
No gerenciamento de tempo, assim como nas demais áreas do gerenciamento de projetos a base para seu planejamento é o escopo do projeto. A influência do escopo é determinante no gerenciamento de tempo, principalmente no momento da definição das atividades.
	Para a elaboração do cronograma é necessário todo o processo de gerenciamento de tempo.
O cronograma organiza as ações ao longo do tempo e é utilizado para a avaliação e acompanhamento do projeto.
A figura 2 mostra os processos do Gerenciamento de Tempo:
Figura 2: Gerenciamento de tempo do projeto. (PMBOK 2008)
Definir as atividades - processo de identificação das ações específicas a serem realizadas para produzir as entregas do projeto;
Seqüenciar as atividades – processo de identificação e documentação dos relacionamentos entre as atividades do projeto;
Estimar os recursos das atividades – processo de estimativa dos tipos e quantidades de material, pessoas, equipamentos ou suprimentos que serão necessários para realizar cada atividade;
Estimar as durações das atividades – processo de estimativa do número de períodos de trabalho que serão necessários para terminar atividades específicas com os recursos estimados;
Desenvolver o cronograma – processo de análise de seqüências das atividades, suas durações, recursos necessáriose restrições do cronograma, visando criar o cronograma do projeto;
Controlar o cronograma – processo de monitoramento do andamento para atualização do seu progresso e gerenciamento das mudanças feitas na linha de base do cronograma.
Um cronograma bem elaborado pode trazer benefícios tais como:
Identificar data de conclusão do projeto;
Facilitar da comunicação;
Evitar conflitos de datas e alocação de recursos;
Mostrar a interdependência das tarefas;
Identificar tarefas que podem atrasar o projeto;
Identifica tarefas que podem aguardar para melhor alocação dos recursos;
Fornecer uma base para o controle do projeto.
III. COMUNICAÇÃO E PROJETOS
Comunicação pode ser descrita com o processo de transmissão e compreensão de informações, sejam estas idéias, conceitos, dados, instruções, autorizações, recados, histórias ou lições, nos dois sentidos, ida e vinda, e por meio do uso de símbolos cujos significados são comuns aos envolvidos.
O processo de comunicação é composto de elementos básicos: emissor; receptor; propósito; canal; mensagem; protocolo; percepção; barreiras e feedback. 
O emissor é responsável por gerar a mensagem determinando como esta será compreendida pelo receptor. O receptor, por sua vez, é responsável por garantir que a informação foi recebida de forma integral e entendida corretamente.
 
Figura 2: Diagrama de comunicação.
Fonte: REZENDE (2009).
Muitos problemas ocorridos em projetos têm como fator influente a transmissão e fluxo de informações não qualificadas, vivenciadas entre o gerente de projetos e todos seus envolvidos. 
Pode-se afirmar que muitos dos problemas de TU estão relacionados a má comunicação.
A comunicação deve ser clara, concisa e adequada para cada situação, ela pode ocorrer verticalmente, entre o gerente de projeto e seus superiores, horizontalmente, entre os patrocinadores do projeto, dentro da própria organização ou entre a organização e seus fornecedores. Estas características da comunicação precisam ser observadas para empregar os métodos de comunicação apropriados a cada situação.
Segundo Ribeiro e Albuquerque (2002), dentre os fatores que geram problemas de comunicação, três merecem destaque:
	O não-envolvimento do usuário em todas as etapas ou fases do projeto;
	A falta de apoio dos altos executivos, e;
	Levantamento de requisitos inconsistentes.
O envolvimento do usuário é considerado fundamental não só porque ele será o consumidor final do produto, mas também para que possam participar ao máximo do planejamento relativo ao sistema que será desenvolvido. 
É muito comum usuários considerarem a área de TI muito cara ou muito lenta para suas necessidades mas, na medida em que participam do projeto desde o início, não só a impressão muda, como novas formas criativas de implantação são descobertas. 
Deve-se, porém observar que apenas os usuários certos e que realmente entendem do problema devem ser envolvidos. 
A comunicação tem grande influência na equipe do projeto, pois, de maneira inadequada pode ocasionar um reflexo negativo na cooperação e produtividade destes. 
IV - SUGESTÕES DE MELHORIA
No gerenciamento de projetos, todas as forças são voltadas para a administração de prazo, escopo e custo. A administração de todas estas áreas requer do gerente de projeto inúmeras habilidades e técnicas para que todos os elementos sejam coordenados. Mas a coordenação somente destas áreas de conhecimento nem sempre garantem o sucesso do projeto. 
Um bom plano de comunicação pode ser decisivo para que a execução e o controle do projeto tenham sucesso. Quando bem elaborado, este inclui importantes fatores tais como: administração de informação, expectativas de stakeholders, conteúdo e precisão da informação.
É importante conhecer o que será gerenciado, e ainda, atentar-se às mudanças do escopo, inevitáveis na área de TI. Quanto menos se recomeça menor a probabilidade de fracasso. 
Visto que os problemas relacionados ao escopo afetam o bom andamento do projeto, abaixo seguem relacionadas algumas soluções que podem ser adotadas para melhoria dos problemas relacionados ao escopo do projeto, tais como:
Fazer um bom gerenciamento de escopo, com processos claros e bem definidos;
Ter uma boa comunicação com os stakeholders do projeto;
Investir tempo em planejamento e
Definir as prioridades adequadamente para orientar o gerente de projetos no caso de uma mudança no escopo. 
Os profissionais de TI, se deparam continuamente com a necessidade de soluções que requerem uma aplicação lógica consistente, para se obter um resultado que garanta eficiência e eficácia.
Ainda para o melhor desenvolvimento do processo sugere-se a utilização de softwares de qualidade para o gerenciamento de projetos com sistema completo e colaborativo para cada tipo de empresa.
CONCLUSÃO
A boa comunicação no ambiente de projetos e na empresa como um todo é de suma importância.
Em qualquer organização sempre haverá opiniões divergentes, desentendimentos e equívocos entre os profissionais durante a exposição de suas idéias.
Entretanto, quando se trata da elaboração de um projeto, seja na área de TI ou em qualquer outro setor, é imprescindível que todos tenham conhecimento dos objetivos e da finalidade para qual o mesmo foi proposto.
Com isso, tenta-se minimizar ao máximo os problemas que ocorrem ao longo do projeto, buscando aprofundar os conhecimentos a este relacionado e tentando sanar todas as plausíveis divergências que poderão ocorrer.
Gerenciar um projeto é atuar de forma a atingir os objetivos propostos dentro de parâmetros de qualidade determinados, obedecendo a um planejamento prévio de prazos (cronograma) e custos (orçamento). Ou seja, dadas as metas e as restrições de recursos e tempo, cabe ao gerente do projeto garantir que ele atinja os objetivos propostos.
REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS
http://www.ietec.com.br/bolttools_techoje/files/arquivos/benchpreliminar.pdf.
Acesso em 28 de mar. 2011.
http://www.gartner.com/technology/metrics/application-development-projects.jsp. Acesso em 28 de mar. 2011.
http://caosdeuso.wordpress.com/page/2/. Acesso em 29 de mar. 2011.
BOGSAN, Silvio. Disponível em: http://www.tiespecialistas.com.br/2011/03/projetos-projetos-e-mais-projetos Acesso em 30 de mar. 2011.
PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE. Um Guia do Conhecimento em Gerenciamento de Projetos (Guia PMBOK). Newtown Square, Pennsylvania. 4ª edição. Project Management Institute Inc., 2008.
RIBEIRO, Bruno de Morais; ALBUQUERQUE, Ricardo. Segurança no desenvolvimento de software: como garantir a segurança do sistema para seu cliente. Rio de Janeiro: Campus, 2002.
REZENDE, Rogério Magno Pires. Por que gerenciar comunicação nos projetos?. Techoje –uma revista de opinião, Belo Horizonte, abr. 2009. Disponível em: <http://www.techoje.com.br/site/techoje/artigos_autor/artigos/647>. Acesso em 31 de mar. 2011.