REVISÃO GESTÃO DE PROCESSOS

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REVISÃO GESTÃO DE PROCESSOS 
O QUE É EXTRATIFICAÇÃO?
É realizar o levantamento do desenvolvimento de um processo, onde pega os processos e separa os dados em categorias, a fim de direcionar a ação corretiva para as categorias problemáticas.
EX: Se tem um gargalo no processo encaminha para a categoria problemática para solucionar uma saída.
OBS: TODO PROCESSO TEM QUE INDENTIFICAR UMA AÇÃO CORRETIVA, OU SEJA, UM PLANO B. POIS O ADMINISTRADOR É PROATIVO (PENSA ANTES EM PROBLEMAS E SOLUÇÕES).
IMPORTANTE
Um dos principais benefícios da adoção da gestão de processos consiste na busca da satisfação dos clientes e do aperfeiçoamento contínuo da gestão de qualidade. A insatisfação do cliente se resulta pelo serviço não prestado, que está diretamente ligada ao CAPITAL INTELECTUAL da empresa.
A REPRESENTAÇÃO GRÁFICA DO PROCESSO É O FLUXOGRAMA. 
 
 HIERARQUIA QUE DIFERENCIA OS PROCESSOS
Macroprocesso – Envolve mais de uma função da organização, e sua operação tem impacto significativo nas demais funções da organização. VISÃO, MISSÃO E VALOR.
Processo – Inicia e termina com o cliente externo.
Atividade – Tipicamente executado por um departamento ou uma pessoa. (DEFINIR AÇÃO)
 MODELAGENS DOS PROCESSOS
Fazer uma lista de verificação das atividades realizadas em cada processo e detalhá-los.
Reunir documentos relacionados aos processos.
Definir os objetivos e as metas a serem alcançadas na gestão do processo, pois o mapeamento é um meio e não um fim.
 
 IMPLANTAÇÃO DO PROCESSO E ETAPAS
MapeamentoOBS: NÃO DÁ PARA FAZER MAIS DE UIM PROCESSO AO MESMO TEMPO E OBTER EXITO, POIS UM PROCESSO EXIGE TOTAL DEDICAÇÃO EM SUA EXECUÇÃO.
Modelagem
Implantação
Divulgação
 
 PROCESSOS DE NEGÓCIOS
OBJETIVO:
Obter vantagem competitiva 
Alinhar os processos de negócios com as estratégias de correção.
Melhorar os processos das organizações, por meio do uso de métodos, técnicas e ferramentas. 
Garantir padrão de qualidade.
 IMPORTANTE
O bom processo é aquele que faz tudo que é necessário ser feito e não faz nada que seja desnecessário fazer.
Em um processo só pode ter atividades que agregam valor ao cliente, do contrário eles não são necessários podendo ser eliminados e ainda ter diminuição de custos.
Organização formal – TRADICIONAL.
Enfatiza- Funções e tarefas (ORGANIZAÇÃO POR PROCESSOS)
Enfatiza os processos.
 CATEGORIAS BÁSICAS DE UM PROCESSO
Negócio ou de clientes.
Organizacionais ou interrogação, e gerenciais.
 IMPORTANTE
Para gerir a organização com base na gestão por processos é necessário investigar algum ponto.
Missão da empresa 
Fluxo da informação
Processos Críticas de negócio
Recursos necessários para gerar os produtos que os clientes desejam.
 
 O QUE SÃO PROCESSOS CHAVES? 
São Processos finalísticos, com impactos direto no comprometimento da missão da organização.
São fundamentais para a execução da sua estratégia e suas atividades de rotina.
 SISTEMA DE INDICADORES E MEDIAÇÃOES DE PROCESSOS.
 Estabelecimento de mediações de processos. O CONCEITO DE INDICADORES.
Qual a função dos indicadores? – TRATA-SE DE UMA FORMA DE REPRESENTAÇÃO QUANTIFICADA DAS CARACTERISTICAS DE UM PROCESO E DE UM PRODUTO, ULTILIZADA PARA ACOMPANHAR E MELHORAR OS RESULTADOS AO LONGO DO TEMPO. COMO CONSEQUENCIA, O SISTEMA DE INDICADORES FACILITA A TOMADA DE DECISÃO E O PLANEJAMENTO, O QUE CONTRIBUI PARA A MELHORIA DOS PROCESSOS.
 TIPOS DE INDICADORES
 INDICADOR DE QUALIDADE
INDENTIFICADOR DE DESEMPENHO DO PRODUTO
INDENTIFICADOR DE QUALIDADE (EFICIÊNCIA)
MEDIADOR: QUE INDICA A PROPORÇÃO DOS RECURSOS CONSTRUÍDOS EM RELAÇÃO À SAÍDA DOS PROCESSOS.
INDICADOR ESTRATÉGICO: MEDIADOR QUE ANALISA O QUANTO A ORGANIZAÇÃO ESTÁ DISTANTE DAS SUAS METAS FUTURAS REFLETINDO O SEU DESEMPENHO EM RELAÇÃO AOS FATORES CRÍTICOS DE SUCESSO.
 DIFERENÇAS ENTRE CONCEITOS
INDENTIFICADOR
UNIDADE
RESULTADOS
METAS
*Não estabelecer vários indicadores, apenas os necessários para cada função.
*Indicadores devem ser alinhados à estratégia corporativa (REGRAS) 
* Não limitar os esclarecimentos sobre a empresa de acordo com os parâmetros.
* MOTIVAÇÃO: Sempre deve ser o colaborador para a empresa, nunca o contrário.
* Nunca medir o que já está previsto e realizado.
* Usar o medidor para solucionar o erro.
* Para tomadas de decisão, apenas dados confiáveis.
* O Administrador na carreira e na vida até o fim deve fazer o PDCA.
 RELEMBRANDO 
Missão
   
A missão é uma declaração concisa do propósito e das responsabilidades da sua empresa perante os seus clientes: Por que a empresa existe? O que a empresa faz? Para quem? A organização deverá seguir uma linha da qual não abre mão, como por exemplo: honestidade, respeito, qualidade, integridade, etc. Você é um empresário de visão, ou trabalha em uma empresa visionária? Como você imagina que será sua empresa nos próximos dez ou vinte anos? Estas perguntas podem ser respondidas se analisarmos o termo visão.
 
Visão
   
A visão é a descrição do futuro desejado para a empresa. Esse enunciado reflete o alvo a ser procurado pelos esforçoes individuais, da equipe e pela alocação de recursos. A visão deve conter tanto a aspiração, como a inspiração. A aspiração de tornar-se "algo", e a inspiração porque esse "algo" deve merecer e valer a pena ser concretizado. Deve ser uma frase prática, realista e visível, pois não passará de uma mera alucinação, se ela sugerir ou propor resultados inatingíveis. Uma simples frase pode sintetizar essa idéia sendo, ao mesmo tempo, ambiciosa e inspiradora. Deve facilitar as respostas para as seguintes perguntas: No que a empresa quer se tornar? Onde nós estaremos? O que a empresa será? Em que direção deve-se apontar os esforços dos dirigentes e colaboradores?
 
Valores
  
Quando falamos em valores, estamos falando sobre princípios, ou crenças, que servem de guia, ou critério, para os comportamentos, atitudes e decisões de todas e quaisquer pessoas, que no exercício das suas responsabilidades, e na busca dos seus objetivos, estejam executando a missão, na direção da visão.   
   
Os valores também podem ser vistos como um conjunto de crenças, ou princípios, que definem e facilitam a participação das pessoas no desenvolvimento da missão, visão e dos próprios valores. Os valores ainda facilitam no comprometimento entre os colaboradores e dos colaboradores com os clientes, comunidade e com a sociedade.
 
Resumidamente, os valores definem as regras básicas que norteiam os comportamentos e atitudes dos colaboradores. São regras para que, executando a missão, se alcance a visão. Os valores dão o suporte, é o foco da moral e ética da empresa.
O Ciclo PDCA ou SDCA, significa Plan, Do, Check, Action (Planejar, Fazer, Verificar e Agir). Esse método tem a função de garantir que a empresa organize seus processos, não importando a sua natureza.
Esse ciclo foi criado por Walter A. Shewart, na década de 20, mas ele se tornou conhecido quando William Edward Deming, um dos gurus da gestão de qualidade, espalhou o conceito pelo mundo. Por esse motivo, o ciclo PDCA ficou conhecido a partir da década de 1950 como ‘Ciclo Deming’. Através dessa teoria, cada processo da empresa passa por quatro fases:
Planejar (Plan)
Nesta fase são definidos os objetivos de cada processo até chegar ao produto/serviço finais requeridospelo cliente, levando em consideração a política da empresa.
Baseado nesta política, o planejamento deve ser composto pelos seguintes passos:
Identificação do Problema
Estabelecimento de Metas
Análise do Fenômeno
Análise do Processo
Plano de Ação
Fazer (Do)
Momento em que o plano será executado, assim os indivíduos que participarem da implantação do ciclo PDCA deverão realizar treinamentos de acordo com o método. Cada processo é realizado, conforme aquilo que foi definido na primeira fase. Assim são coletados dados para uma análise posterior.
Checar (Check)
Com a implantação, os processos são analisados através de ferramentas próprias, para verificar se cada processo cumpre aquilo que foi proposto no planejamento. É nessa fase que poderão ser encontrados erros ou falhas no processo.
Agir (Action)
De acordo com o resultado na etapa ‘checar’, serão observadas as falhas nos processos e se os objetivos foram atingidos, caso contrário, estes devem ser melhorados e as etapas se reiniciam.