OSM - Análise Administrativa

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ANÁLISE ADMINISTRATIVA
AOP – 2016.2
Prof. Marco Aurélio Benevides de Pinho
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ANÁLISE ADMINISTRATIVA
É um processo de trabalho dinâmico e permanente, que tem como objetivo efetuar diagnósticos das causas dos problemas organizacionais e estudar soluções integradas envolvendo, portanto, a responsabilidade básica de planejar as mudanças, aperfeiçoando o clima e a estrutura organizacional, assim como os processos e os métodos de trabalho.
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As etapas fundamentais da Análise Organizacional ou Administrativa se desdobram em dois momentos distintos:
Diagnóstico Situacional das Causas englobando Levantamento e Crítica do Levantamento;
Intervenção Planejada envolvendo o Estudo da Solução dos Problemas e o Planejamento das Mudanças.
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Diagnóstico situacional das causas
Busca identificar não só o clima e a estrutura da organização, mas também seus métodos e processos de trabalho, o que se pode conseguir, em principio, por meio das fases de levantamento de dados.
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Quais são os elementos sinalizadores de disfunções organizacionais?
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São elementos sinalizadores de disfunções organizacionais:
Clientela descontente;
Produtos/serviços com “defeitos”;
Falta de produtos para entrega;
Clientes não atendidos ou com grande tempo de espera;
Logística de distribuição descoordenada;
Insumos para produção insuficientes;
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São elementos sinalizadores de disfunções organizacionais:
Processo de produção lento, desordenado;
Previsão de produção ou de atendimento não alcançada;
Custos elevados;
Problemas com os recursos humanos;
Dificuldades de desempenho operacional e administrativo;
Dificuldades de crescimento e expansão e outros tantos.
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Etapas de uma Análise Administrativa
Definição do objeto de estudo, pois ocorrem muitas vezes incertezas referentes ao órgão em questão e a pergunta recorrente é se estamos indo na direção certa;
Pesquisa preliminar em manuais, relatórios, organograma, leis e decretos regulamentadores, descrição de cargos, estudos anteriores semelhantes e sugestões do pessoal envolvido. Ela serve para aumentar o grau de certeza em relação ao que foi definido.
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Etapas de uma Análise Administrativa
Comunicar e divulgar esclarecendo os envolvidos, mostrando a importância de sua participação, os benefícios que advirão e efetivando o apoio dos superiores;
Planejamento da ação contendo o Plano de Ação com o ordenamento do trabalho, sua cronologia e prazos, a técnica a ser aplicada e os recursos necessários: físicos, materiais, humanos e financeiros.
Execução.
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Cultura 
da 
Organização
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Cultura da Organização
Em toda intervenção, as mudanças só serão permanentes, profundas, bem-sucedidas, se atingirem a cultura da organização.
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Cultura compreende um conjunto de propriedades do ambiente de trabalho, percebidas pelos empregados, constituindo-se numa das forças importantes que influenciam o comportamento.
Compreende, além das normas formais, o conjunto de regras não escritas que condicionam as atitudes tomadas pelas pessoas dentro da organização.
Normas, valores, recompensas e poder.
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NORMAS – são padrões ou regras de conduta nos quais os membros da organização se enquadram.
VALORES – o conjunto daquilo que a força de trabalho julga positivo ou negativo numa organização constitui o sistema de valores da organização.
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RECOMPENSAS – segundo um postulado das ciências do comportamento: “as pessoas se comportam como uma função daquilo que recebem de recompensa ou esforço”.
PODER – quem tem poder na organização? Até que ponto esse poder é distribuído? Qual o grau de centralização ou descentralização da autoridade? Quem determina as recompensas? Quem decide as normas e onde estão na organização?
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PROGRAMA DE TRABALHO PARA UMA ANÁLISE ADMINISTRATIVA
Levantamento:
Questionário
Entrevista
Observação Pessoal
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Estratégia de levantamento
Comece pelas rotinas mais importantes (levante uma de cada vez).
Depois passe para as rotinas subsidiárias.
Esclareça a finalidade da rotina.
Elabore um Fluxograma.
Trabalhe com os relatórios e os formulários da rotina.
Passe por todos os operadores (sempre que possível), em suas mesas, ouvindo cada um, olhando seus arquivos e documentos.
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Estratégia de levantamento
Pergunte: De quem recebe o trabalho?Como recebe?O que faz?Como passa o trabalho?Para quem passa o trabalho?
Mantenha um clima cordial e calmo.
Comente respostas, como: Porque isso é feito neste ponto?
Não anote confidências
ANOTE novas idéias.
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QUESTIONÁRIO
É de grande utilidade quando:
Não dispomos de tempo suficiente para todas as entrevistas por ser um grande número de funcionários;
Há uma distância geográfica e não há possibilidade de deslocamento por falta de tempo ou recursos financeiros;
Há conflito na unidade;
Necessitamos de informações precisas para fins estatísticos.
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VANTAGENS DO QUESTIONÁRIO
Ao mesmo tempo podemos realizar outras tarefas;
Podemos obter melhores respostas em função do tempo, consultas em livros ou documentos e outras pessoas.
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DESVANTAGENS
Sempre o existe o medo de ser identificado e de represálias pela perda do anonimato;
Ocorre sempre a resistência em preencher “ mais aquele papel, e eu já estou cheio de serviço!”, etc....
Pode ocorrer interpretação distorcida da pergunta;
O processo para a elaboração de um questionário não é curto, compreendendo: preparação, teste, distribuição, preenchimento, devolução e tabulação.
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Minimiza resistências porque aproxima;
Envolve o entrevistado fazendo-o participar;
É orientada e focada, não é um “papo”.
ENTREVISTA
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OBJETIVOS da ENTREVISTA
Compreender o trabalho do indivíduo, do setor ou mesmo da organização
Obter a opinião sobre determinado trabalho e suas peculiaridades, “pois quem sabe é quem faz”
O entrevistador pode explicar bem os objetivos do trabalho a cada um.
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VANTAGENS da ENTREVISTA
O entrevistado pode fazer críticas e sugestões sobre seu trabalho e sobre a organização com a proteção do ANONIMATO;
O “desabafo” é facilitado pela interação e a associação do raciocínio entre o entrevistado e o entrevistador;
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Quando há dificuldade da pessoa se expor por escrito, então o entrevistador atua como um facilitador;
Possibilidade de conhecimento mais profundo sobre a organização em face da informalidade e do estímulo às respostas;
Pode-se obter e observar: as “reais” atribuições, as atitudes e reações pessoais e as capacidades, habilidades e talentos de chefes, colegas e funcionários.
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DESVANTAGENS
Cuidar ao fazer anotações subjetivas, juízos de valor, observações conflitivas e emocionais;
Estar atento a críticas, palpites e adivinhações, sem embasamento, com observações do tipo ...eu acho que..., no lugar dele eu..., etc
Atentar para envolvimento emocional positivo ou negativo promovendo concordâncias ou discordâncias, a posição é de neutralidade.
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PRECUÇÕES E CUIDADOS
Sempre elaborar roteiro;
Não criticar a organização;
Não interromper o entrevistado quando não estiver de acordo;
Manter informalidade mas sem perder o foco do objetivo da entrevista;
O linguajar técnico deve ser adequado ao nível técnico e hierárquico do entrevistado;
Cuidar questões como; “ minha opinião vai ser levada em conta?”
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OBSERVAÇÃO PESSOAL
Faz uma conexão com dos outros dois instrumentos.
VANTAGENS
Observa-se efetivamente todas as condições ambientais;
É bom “ver e ser visto” em observação.
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DESVANTAGENS
Pode trazer perturbações aos trabalhos normais;
Cuidar com as “impressões”;
Não pode ser demorado demais.
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Importante
Podemos usar qualquer combinação dos três métodos, exceto confiar exclusivamente na observação pessoal
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INTERVENÇÃO PLANEJADA
Envolvendo:
Estudo da solução dos problemas;
Planejamento das mudanças;
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Sensibilização
Além dos passos normalmente existentes num estudo organizacional,devemos considerar uma fase em que tentamos colocar o(s) indivíduo(s) como parte da mudança
Explicando, inclusive, as razões para a transformação
Obter a compreensão e colaboração de todos os envolvidos
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Planejamento da Solução
É realizado o planejamento das modificações para as melhorias que podem ser relacionadas ao clima organizacional, estrutura, métodos e processo de trabalho ou ainda para a implantação de nova técnica gerencial.
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É NECESSÁRIO
A participação dos envolvidos;
Da conscientização das chefias responsáveis pelo setor envolvido;
Da responsabilidade da cúpula na implementação das medidas;
Da institucionalização das medidas através de documentos normativos e divulgadores para ser efetivada a sustentação e legitimidade da mudança.
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Crítica do Planejamento
Avaliar a proposta pesquisando erros e distorções na programação em relação à:
Estrutura organizacional;
Métodos e processos de trabalho;
Tecnologia e sistemas de informação; e
Comportamento da força de trabalho.
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IMPLEMENTAÇÃO DA MUDANÇA
É a execução do plano traçado. Na realidade, torna-se uma fase intermediária entre o antigo e o novo.
Como transição:
Deve ser progressiva;
Acaba havendo aumento da carga de trabalho pela convivência de práticas antigas e novas;
Ocorre superposição de sistemas;
É comum haver tensão pelo novo e conseqüente risco de conflitos.