curso 55903 aula 01 v1

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Livro Eletrônico
Aula 01
Arquivologia p/ Polícia Federal - 2018 (Escrivão) Com videoaulas
Professor: Ronaldo Fonseca
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1.Seja bem-vindo ................................................................................................... 2 
2. Dica de Coach ʹ Como marcar seu material de forma eficiente .......................... 2 
3.Panorama da Aula ............................................................................................... 4 
4. Sobre a Terminologia ......................................................................................... 4 
4.1. Minidicionário de Arquivologia (MDA) .......................................................................... 4 
5. Teoria das 3 idades (Ciclo Vital dos Documentos) ............................................... 5 
6. Gestão de Documentos .................................................................................... 22 
7.Classificação dos Arquivos e dos Documentos ................................................... 27 
7.1 Entidades Mantenedoras ..............................................................................................28 
7.2 Abrangência (Extensão de sua atuação) ......................................................................28 
7.3 Natureza dos Documentos ...........................................................................................28 
7.4 Classificação dos Documentos ......................................................................................30 
7.5 Elementos dos Documentos ..........................................................................................34 
7.6 Classificação dos Documentos Públicos - Schellenberg ................................................37 
8.Protocolo .......................................................................................................... 44 
8.1. Setor de Protocolo .......................................................................................................45 
9. Avaliação e Destinação de Documentos ........................................................... 50 
9.1. Análise, Avaliação, Seleção e Eliminação ....................................................................50 
9.2 Instrumentos de Destinação (Tabela de Temporalidade e Lista de Eliminação) .........51 
9.3 Código de Classificação ................................................................................................55 
10. Questões Comentadas.................................................................................... 57 
11. Questões sem Comentários .......................................................................... 176 
12. Gabarito ....................................................................................................... 229 
13. Resumão Arquivístico ................................................................................... 232 
14. Considerações Finais .................................................................................... 237 
15. Bibliografia ................................................................................................... 238 
 
 
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1.SEJA BEM-VINDO 
Olá, amigo(a) do Estratégia Concursos, que bom que você se matriculou em nosso curso para 
a PF! 
Agora vamos começar a entrar na matéria e colocar você dentro da prova. Já vai se 
imaginando na Sede, fazendo o seu treinamento! 
Agradeço sua confiança em nosso trabalho e lembre-se de utilizar o Fórum de Dúvidas como 
mais uma ferramenta para engrandecer os seus estudos. A Serenna está disponível para 
ajudá-los nesse processo. - 
2. DICA DE COACH ʹ COMO MARCAR SEU MATERIAL DE FORMA 
EFICIENTE 
Um dos erros mais comuns quando se estuda para concursos é sobre marcações do material. 
É normal que o aluno leia o material pela primeira vez e já comece a querer fazer resumos, 
ĂŶŽƚĂĕƁĞƐà?�ŵĂƉĂƐ�ŵĞŶƚĂŝƐ�ŽƵ�à“ƉŝŶƚĂƌà?�Ž�ŵĂƚĞƌŝĂů�ƚŽĚŽ�ĐŽŵ�Ă�ĐĂŶĞƚĂ�ŵĂƌĐĂ�texto. 
Porém, esse não é o melhor momento para fazer nada disso. Em uma primeira leitura você 
ainda não tem a real noção do que é mais importante (o que mais cai na prova) ou dos 
tópicos em que terá mais dificuldades para estudar. 
Note que nessa aula eu falarei sobre a Teoria das 3 idades. Pode ser que em uma primeira 
leitura você já aprenda bem sobre os principais pontos. E a sua marcação deverá refletir isso. 
Mas será uma marcação temporária, usando um lápis. Com ele você pode sublinhar, fazer 
setas, desenhos ou o que achar que chama mais sua atenção. E a razão de não usar o marca-
texto, ainda, é simples. 
Vou usar um exemplo: imagine uma disciplina que você já tenha estudado. Eu costumo usar 
um exemplo de Direito Administrativo. Se você já estudou os princípios da Administração 
Pública, talvez hoje não tenha dificuldade em saber o que é o LIMPE (Legalidade, 
Impessoalidade, Moralidade, Publicidade e Eficiência). Mas da primeira vez que você leu a 
aula sobre esse tema (ou outro) já deve ter sentido uma vontade maluca de sair passando 
aquela caneta verde em tudo. Porém, se você analisar mais friamente, hoje já estaria 
dominando o LIMPE e nem precisaria revisá-lo com tanta frequência. E a função primordial 
das marcações é justamente facilitar suas revisões, poupando o seu tempo. 
Ou seja, se você esperar a hora certa para usar sua caneta marca texto ou fazer um resumo, 
terá muito menos assuntos para revisar e só vai reestudar o que realmente é importante 
para VOCÊ! 
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�ŽŵŽ�ĂƐƐŝŵ�Ž�ƋƵĞ�Ġ�ŝŵƉŽƌƚĂŶƚĞ�à“ƉĂƌĂ�ŵŝŵà?à?�ZŽŶĂůĚŽà?��Žŵà?�ĞƵ�ƉŽƐƐŽ�ƚer dificuldades em 
decorar o Princípio da Proveniência e você não. Talvez você já o conhecesse, logo, por que 
deveria marcá-lo ou fazer um resumo de algo que já foi para sua memória de longo prazo? 
- Opa, como vou saber se algo foi para minha memória de longo prazo? Bom, quando você 
ĐŽŵĞĕĂ�Ă�ĂĐŚĂƌ�Ƶŵ�ƚĞŵĂ�ŵƵŝƚŽ�ƐŝŵƉůĞƐà?�ŽƵ�ŵĞůŚŽƌà?�à“ƌŝĚşĐƵůŽà?�Ğ�ũĄ�ĐŽŶƐĞŐƵĞ�ĂĐĞƌƚĂƌ�ŵƵŝƚĂƐ�
questões do assunto, é porque provavelmente o tema já foi para sua memória de longo 
prazo. Mas para isso acontecer, é necessário que você tenha um bom intervalo de revisões. 
E isso explicarei na próxima aula ;). 
x Bom, para fecharmos, lembre-se de: 
x Não usar marca textos durante a primeira leitura do material. 
x Não fazer resumos ou mapas mentais no primeiro contato com o tema. 
x Usar lápis para sinalizar os pontos mais importantes e que merecem revisão. 
x Fazer a revisão APENAS desses pontos que você marcou 24 horas depois do estudo 
inicial. 
x Reler o mesmo trecho marcado 7 dias depois. 
x Usar uma agenda para marcar os trechos estudados da aula. 
Antes de começarmos, um aviso importante: 
Este curso é protegido por direitos autorais (copyright), nos termos da Lei 
9.610/98, que altera, atualiza e consolida a legislação sobre direitos autorais e dá 
outras providências. Grupos de rateio e pirataria são clandestinos, violam a lei e 
prejudicam os professores que elaboram os cursos. Valorize o trabalho de nossa 
equipe adquirindo os cursos honestamente através do site Estratégia Concursos 
;-) 
 
 
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3.PANORAMA DA AULA 
Nessa aula vou elencar diversos conceitos que darão início ao nosso 
MDA, ou seja, nosso Minidicionário de Arquivologia. Lembre-se: 
sempre que ver essa corujinha ao lado é porque temos um novo 
conceito importante para os nossos estudos. 
Nós estamoscriando esse MDA juntos, portanto, caso surja alguma palavra que você julgue 
importante para seu aprendizado, inclua no seu MDA (seu miniresumo). E se quiser, pode 
me enviar para o Fórum. Talvez eu inclua sua sugestão no MDA da aula ૃ. 
Além de inserir termos no nosso MDA durante a aula, vamos estudar temas importantes: 
x Gestão da Informação e de Documentos 
x Protocolo 
x Classificação de documentos de arquivo 
x Tabela de Temporalidade de documentos de arquivo 
x Avaliação 
4. SOBRE A TERMINOLOGIA 
Bom, se você nunca estudou a disciplina, pode estranhar alguns termos que parecem 
similares, mas que têm conceitos bem diferentes, como documentos e arquivos, dossiês e 
acervos, dentre outros. Além de montarmos nosso MDA, eu poderia passar uma dica: que 
tal estudar o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística (DBTA)? Ele tem mais de 230 
páginas! Bem grandinho, não é? Eu não vou reproduzi-lo aqui, mas trarei os termos mais 
importantes (no nosso MDA), para a compreensão das aulas e para a resolução das questões 
mais recorrentes. Se você tiver muito tempo sobrando, pode ler o dicionário de forma leve 
e descompromissada. Isso vai aumentar o seu conhecimento na matéria, mas, repito, 
sejamos objetivos, Arquivologia é uma das matérias a ser estudada, logo, ainda não é hora 
de se tornar um especialista. Sejamos cirúrgicos e vamos ao que interessa e naquilo que as 
bancas adoram. E é para isso que estou aqui -. 
Se você tiver interesse no DBTA, clique aqui. 
4.1. MINIDICIONÁRIO DE ARQUIVOLOGIA (MDA) 
 
�ŶƚĞƐ�ĚĞ�ŝŶŝĐŝĂƌŵŽƐà?�ŐŽƐƚĂƌŝĂ�ĚĞ�ĂĚŝĐŝŽŶĂƌ�ƚĞƌŵŽƐ�ĂŽ�ŶŽƐƐŽ�à“D��à?à?�
Portanto, esse tópico inteiro é uma corujinha (risos). 
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ACESSO: Possibilidades de consulta aos documentos de arquivos, as quais poderão variar 
em função de cláusulas restritivas. Nem sempre todos poderão ter acesso aos documentos. 
DEPÓSITO: Local de guarda dos documentos. 
DOCUMENTO DE ARQUIVO: Aquele que, produzido e/ou recebido por uma instituição 
pública ou privada, no exercício de suas atividades, constitua elemento de prova ou de 
informação. Também pode ser classificado como documento de arquivo, aquele que for 
produzido e/ou recebido por pessoa física no decurso de sua existência. 
ITEM DOCUMENTAL: A menor unidade arquivística materialmente indivisível. É tipo um 
átomo da arquivologia -. 
UNIDADE DE ARQUIVAMENTO: O menor conjunto de documentos reunido de acordo com 
um critério de arranjo preestabelecido. Tais conjuntos, em geral, são denominados pastas, 
maços ou pacotilhas. 
JUNTADA: Junção de documentos a um processo. Ou seja, é quando um processo é juntado 
a outro ou quando documentos são incluídos em um processo. Essa junção pode ocorrer de 
modo temporário (apensação) ou definitivo (anexação). 
APENSAÇÃO: Juntada, em caráter provisório, com o objetivo de elucidar ou subsidiar a 
matéria tratada, conservando cada processo a sua identidade e independência. 
ANEXAÇÃO: Juntada, em caráter definitivo, de documento ou processo a outro processo, 
na qual prevalece, para referência, o número do processo mais antigo. Trata ainda do 
mesmo assunto e da mesma pessoa. 
Note alguns termos importantes para facilitar a resolução de questões. 
Cuidado: a banca CESPE, por exemplo, usa essas definições para Apensação e Anexação. São 
definições do DBTA (Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística). Por mais que haja 
outras definições e, no dia a dia elas não correspondam tanto à realidade, use esses 
conceitos. 
Observe que esses termos deverão ser compreendidos e decorados por você. Vou encadeá-
los de forma que o seu estudo seja facilitado, equalizando quem já conhece a matéria e vai 
revisar com aqueles que estão entrando nesse mundo agora. 
Note que sempre aparecer uma terminologia nova, irei destacá-la no texto com a coruja e 
explicar em seguida. 
Vamos para a matéria propriamente dita! 
5. TEORIA DAS 3 IDADES (CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS) 
Está distraído(a)? Concentre-se. É agora que a brincadeira vai 
começar! Esse é o assunto mais importante da sua aula. E sabe por 
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==b700b==
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que é mais importante? Porque as bancas adoram, amam, são apaixonadas pelo tema. 
Portanto, apaixone-se também ;). 
As atividades clássicas da administração não se efetivam sem documentos que embasem as 
decisões. Quanto mais informados os administradores estiverem sobre determinado 
assunto, melhores poderão ser suas escolhas e decisões. 
Bom, nossa disciplina trata de arquivos. E as empresas/órgãos/instituições produzem muitos 
documentos. Todos os dias. Tanto faz se é uma empresa privada ou pública. O volume de 
informações é cada vez maior. Independente do suporte (papel, DVD, CD, HD...). E de que 
adiantam tantos dados ou informações sem que gerem conhecimento efetivo? Sem que os 
usuários e interessados consigam acesso a esses documentos? Não serviria de nada, certo? 
Mas, como tudo na vida, há fases na vida e cada uma delas tem sua importância. 
Quando uma menina acha que encontrou seu príncipe encantado, liga para ele todo dia, 
grava seu telefone e está sempre correndo para estar com ele. É a fase do conhecimento 
entre os dois, de um primeiro momento em que a menina quer o príncipe sempre por perto. 
Se ela pudesse, o amarraria em uma corrente para que o lindão nunca mais saísse do palácio. 
Essa é a primeira fase do relacionamento. Você quer estar sempre perto! Ou na mesma casa, 
ou o mais perto possível. Essa é a primeira fase do relacionamento. 
Na segunda fase, o príncipe já começa a arrotar depois do almoço, falar alto e liberar gases 
mortais. É a hora em que o desejo de ficar perto ainda existe, mas não é mais daquele 
mesmo jeito. Às vezes cria-se um vínculo para toda a vida, como um pequeno sapo, fruto do 
amor dos dois pombinhos. É uma fase intermediária da relação. 
Na terceira fase, o príncipe já não engana mais ninguém (a sogra sempre desconfiou), mas 
em função do pequeno Sapinho, fruto do amor, esse vínculo existirá para toda a vida, será 
permanenteà?�ŵĞƐŵŽ�ƋƵĞ�Ă�ƌĞůĂĕĆŽ�ƚĞŶŚĂ�ƚĞƌŵŝŶĂĚŽ�Ğ�ǀŝƌĂĚŽ�à“ŚŝƐƚſƌŝĂ͘͟ 
Veja que são fases complementares e da mesma forma funciona com nossos Arquivos. As 3 
idades dos arquivos foram definidas em 1973 por Jean-Jacques Valette. E são essas aqui: 
Corrente (ou arquivo de primeira idade) 
Intermediária (ou arquivo de segunda idade) 
Permanente (ou arquivo de terceira idade) 
Em breve ficará fácil o entendimento, mas talvez no início você confunda as etapas, 
portanto, guarde a sigla C I P. Ela já está na ordem das fases. 
Depois do macete e da história, triste, da princesa, vamos às definições! Lembre-se das fases 
de um relacionamento (fracassado) e faça associações com nossa matéria ;). 
Para explicar as 3 idades, usarei um exemplo: o de uma pequena empresa que precisa 
guardar alguns documentos fiscais (relacionados à tributação que a empresa deve pagar). 
Você só precisa saber, no meu exemplo, que a empresa precisa ter os documentos à 
disposição do Fisco (Receita Federal, por exemplo) por 20 anos. Tomemos como exemplo a 
empresa SÓ NEGAÇÃO LTDA. 
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Note que os prazos citados são fictícios e visam seu aprendizado em Arquivologia. Nesse 
momento, estou fechando os olhos ao Direito Tributário e a Tabela de Temporalidade, que 
estudaremos em outro momento -. 
Arquivos Correntes ou de Primeira Idade: 
São aqueles consultados frequentementee que são conservados nos escritórios ou nas 
repartições que os receberam ou os produziram ou em locais próximos e de fácil acesso. São 
necessários ao dia a dia. Em regra, sua utilização está ligada às razões pelas quais foram 
criados. Um escritório de advocacia que está defendendo uma empresa produz muitos 
documentos que precisam estar acessíveis rapidamente. O tempo inteiro e de forma 
organizada. Uma empresa de advocacia existe para defender clientes, a grosso modo, e 
dizemos que esses documentos produzidos para a defesa deles, tem valor primário, pois 
são fundamentais para atingir seu objetivo: salvar a pele do cliente. Note que estou me 
referindo aqui aos documentos produzidos ou recebidos pelo escritório. A lei 8159/91 (Lei 
ĚŽƐ��ƌƋƵŝǀŽƐà?à?�ĚĞĨŝŶĞ�ƋƵĞ�ŽƐ�ĚŽĐƵŵĞŶƚŽƐ�ĐŽƌƌĞŶƚĞƐ�ƐĆŽ�à“ĂƋƵĞůĞƐ�Ğŵ�ĐƵƌƐŽ�ŽƵ�ƋƵĞà?�mesmo 
sem movimentaçãoà?�ĐŽŶƐƚŝƚƵĂŵ�ŽďũĞƚŽ�ĚĞ�ĐŽŶƐƵůƚĂƐ�ĨƌĞƋƵĞŶƚĞƐà?à?� 
A empresa SÓ NEGAÇÃO LTDA emite muitas (não todas /) as notas fiscais de vendas e 
precisa ter alguns livros sempre em dia para mostrar ao Fiscal, caso ele apareça. Veja que 
são documentos importantíssimos e precisam de fácil acesso. Nesse caso, a empresa pode 
optar por deixar todos os documentos dos últimos meses no próprio estabelecimento. 
Imagina deixar o fiscal esperando por horas enquanto ele vasculha tudo :). E além disso, a 
empresa precisará desses comprovantes e notas para fazer sua declaração de imposto de 
renda, por exemplo. Ou para fazer seu recolhimento/declaração mensal de tributos. 
Sempre imagine que nessa idade, os arquivos correntes estão bem próximos do órgão que 
os recebeu ou produziu. Para facilitar, imagine que o arquivo corrente são os documentos 
que se encontram nas mesas ou nos armários de uso frequente das pessoas que trabalham 
nessa empresa, ok? Isso vai facilitar e muito! 
Arquivos Intermediários ou de Segunda Idade: 
Esse tipo de arquivo é formado por documentos que deixaram de ser úteis no dia a dia. Não 
ƉƌĞĐŝƐĂŵ� à“ĞƐƚĂƌ� Ă� ŵĆŽà?à?�mas continuam necessários e eventualmente podem ser 
acessados. Os órgãos que os produziram ou receberam podem solicitá-los e eles não 
precisam estar próximos dos escritórios. Marilena Leite Paes ressalta que a permanência 
dos documentos nesses arquivos é transitória. O termo transitório vai ficar mais claro ao 
estudarmos a Terceira Idade (Permanente). Repare que os documentos Intermediários (ou 
de segunda idade) ainda precisam estar disponíveis para consulta. Por essa razão, também 
se diz que possuem valor Primário (igual aos arquivos correntes). 
Voltando à empresa malvadona, a SÓ NEGAÇÃO LTDA, imagine que ela guarde os 
documentos dos últimos 4 anos. Lembre-se que ela é obrigada pelo Fisco a ter tudo bem 
organizado. Mas como os dados são de 4 anos atrás, a empresa não precisa mostrar na 
mesma hora ao Fiscal. Certamente, bonzinho que é, vai dar um prazo de alguns dias para 
que os documentos sejam apresentados. Assim, o responsável pela empresa poderá pedir 
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todos os documentos à área responsável ou até mesmo a uma empresa que guarda todos 
os seus comprovantes e livros fiscais. Veja, apesar de importantes, esses documentos estão 
em uma fase em que não há tanta recorrência para usá-los. O Fiscal pode pedir alguma 
explicação ou pode nunca nem passar na porta da empresa. Esses são os arquivos 
Intermediários. 
O grande truque aqui é perceber que os documentos já não são mais responsabilidade das 
pessoas nos arquivos correntes, mas o acesso a eles será disponibilizado para elas quando 
for necessário. 
Veja a interessante observação de Paes: 
O arquivo intermediário deverá ser subordinado técnica e administrativamente ao arquivo 
permanente, a fim de evitar a proliferação de depósitos e manter uniforme a política 
arquivística. Para isso deve ser dirigido por profissionais de arquivo de alto nível, 
conhecedores dos métodos tradicionais de classificação e elaboração de instrumentos de 
pesquisa. 
Imagine um escritório de advocacia instalada em um dos metros quadrados mais caros de 
SP. Digamos que na Vila Olímpia. Esse escritório produz e recebe (acumulação, lembra?) 
muitos documentos. Imagine se ela decidisse armazenar todos os arquivos intermediários 
nesse local? Seria um custo enorme e desnecessário. Há uma questão econômica envolvida 
nessa escolha, percebe? Isso quer dizer que os arquivos intermediários foram pensados para 
manter os documentos em locais onde o custo de armazenamento é menor do que se 
fossem armazenados nas unidades operacionais da instituição (geralmente as empresas 
ficam em locais caros e com pouco espaço à? como na Vila Olímpia). O que você tem que ter 
em mente é que eles podem e devem ficar longe da instituição produtora, porque não são 
frequentemente usados e porque o custo é menor. 
Voltando para a teoria, nossa Lei 8.159/91 à? recomendo a leitura à? informa que os 
à“ĚŽĐƵŵĞŶƚŽƐ�intermediários são aqueles que, não sendo de uso corrente nos órgãos 
produtores, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação ou 
recolhimento para guarda permanente. 
Vamos precisar incrementar nosso MDA (Minidicionário de Arquivologia). 
Recolhimento: Operação pela qual um conjunto de documentos passa 
do arquivo intermediário para o arquivo permanente. 
à“EŽ�ƉŽƉƵůĂƌà?àP�ŽƐ�ĂƌƋƵŝǀŽƐ�ŝŶƚĞƌŵĞĚŝĄƌŝŽƐ�ĂŝŶĚĂ�ŶĆŽ�ƐĂďĞŵ�Ž�ƋƵĞ�ƋƵĞrem da vida... (risos). 
Dependendo de seu valor, podem ser eliminados, ou podem ser recolhidos para o arquivo 
permanente. Simples assim. 
Arquivos Permanentes ou de Terceira Idade: 
Os arquivos permanentes já perderam o valor de natureza administrativa (valor 
primário). São conservados por fatores históricos ou documentais e acabam sendo 
utilizados para o conhecimento do passado e sua evolução. 
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-i�RXYLX�D�PDUFKLQKD�GH�FDUQDYDO��´$�SLSD�GR�YRY{�QmR�VREH�PDLVµ" 
(QWmR��D�´SLSDµ�GR�YRY{�HVWi� Oi��WHP�YDORU�GRFXPHQWDO��PDV�SDUD�R�´GLD�D�GLDµ��
não serve para mais nada. Ele pode até contar suas histórias e tudo o que já fez 
FRP�VXD�´SLSDµ��0DV�DJRUD�HOD�HVWi�LPyYHO��permanentemente inerte. 
Note que o arquivo surge e fica ali perto de quem o recebeu ou o produziu (arquivo 
corrente). Em seguida, ele é transferido para um arquivo intermediário que é 
considerado transitório, pois é um estágio que fica entre o primeiro (corrente) e o 
último (permanente). Aos poucos vai ficar mais claro, mas já vá pensando nessas 
etapas. 
E para exemplificar com a SÓ NEGAÇÃO LTDA, imagine que o prazo de 5 anos se 
passou e que a o Fiscal tenha dormido no ponto e não tenha pedido as 
informações fiscais à empresa dentro do prazo de 5 anos. Nesse caso, todos os 
documentos da SÓ NEGAÇÃO LTDA perderam o valor legal. Agora ela não precisa 
mais se preocupar com o fisco ou em acessar os dados com frequência. Mas como 
ela sabe que é importante aprender com seu passado e as informações podem 
ter valor no futuro, ela decide guardar tudo em um arquivo permanente. O arquivo 
permanente (ou de terceira idade) é o conjunto de documentos preservados em 
caráter definitivo em função de seu valor. 
A nossa Lei dos Arquivos (8.159/91) ressalta que os documentos de valor 
permanente são inalienáveis e imprescritíveis. 
(P� SURYDV� YRFr� SRGH� YHU� R� WHUPR� ´DUTXLYR� PRUWRµ�� e� R� PHVPR� TXH� DUTXLYR�
permanente. Os autores já determinaram a morte do termo, mas se a banca gosta, 
quem somos nós para questionar! Queremos A vaga, certo ;)? 
Portanto arquivo morto = arquivo permanente = terceira idade 
 
Ronaldo, HX�HQWHQGL� WXGR�VREUH�DV� LGDGHVµ��PDV� WHQKR�UHFHLR�GH�HVTXHFHU�TXDO�
deles é relacionadoà primeira idade, por exemplo... 
%RP��VH�YRFr�OHPEUDU�GD�RUGHP�GHOHV�� Mi�UHVROYH��6H�QRWDU��D�RUGHP�´UHVSHLWDµ�R�
alfabeto. Primeiro, o C, depois o I e depois o P. Mas resolvendo exercícios você 
notará que tudo ficará mais claro. 
Corrente (ou arquivo de primeira idade) 
Intermediária (ou arquivo de segunda idade) 
Permanente (ou arquivo de terceira idade) 
Informações importantes sobre a Teoria das 3 Idades 
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Repare que os documentos Intermediários (ou de segunda idade) ainda precisam 
estar disponíveis para consulta. Da mesma forma, naturalmente os arquivos 
Correntes também precisam ser, ainda mais, acessíveis. 
Por essa razão, dizemos que os documentos dos arquivos correntes e intermediários 
possuem valor primário, ou seja, valor: 
Administrativo 
Fiscal 
Legal 
E em ambos os casos os documentos estão diretamente relacionados aos fins da 
organização. Lembra do exemplo da empresa de advocacia? 
Já os arquivos Permanentes (terceira idade) possuem valor secundário, ou seja, 
valor: 
 
Histórico; 
Cultural; 
Probatório; 
Informativo. 
 
 
 
Os arquivos correntes podem ser eliminados nessa mesma fase, podem ser 
transferidos ao arquivo intermediário, mas também podem passar diretamente 
para a última fase, a Permanente. Nesse último caso, os documentos serão 
diretamente recolhidos para o arquivo Permanente, quando não poderão ser 
eliminados. Tudo depende de seu valor para aquela instituição. 
9DPRV� YROWDU� DR� ´0'$µ� FRP� Gefinições importantes! Já vimos o que é o 
recolhimento (passagem dos documentos para o arquivo permanente). Agora 
veremos o que é transferência. 
 
Transferência: Operação pela qual um conjunto de 
documentos passa do arquivo corrente para o arquivo 
intermediário.
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Como você pode ver na figura, a Transferência só acontece quando se está na fase Corrente 
e há migração para a fase Intermediária. 
Já o recolhimento pode acontecer de duas formas: da idade intermediária para a idade 
permanente, ou ainda, da fase corrente diretamente para a fase permanente. 
Não sei se você percebeu, mas o documento já pode nascer com valor secundário, ou seja, 
ele é primário momentaneamente (até cumprir as funções pelas quais foi criado) e o valor 
secundário já é inerente a ele, pois logo após será recolhido ao arquivo permanente. Nesse 
momento, aproveito para falar com você sobre uma dúvida recorrente no fórum. Vou 
explicar melhor! 
YƵĂŶĚŽ�ŽƐ�ĂůƵŶŽƐ�ůĞĞŵ�Ă�ĨƌĂƐĞ�à“Ž�ĚŽĐƵŵĞŶƚŽ�ũĄ�ŶĂƐĐĞ�ĐŽŵ�ǀĂůŽƌ�ƐĞĐƵŶĚĄƌŝŽà?�ĞůĞƐ�ƉĞŶƐĂŵ�
que ele nunca teve um valor primário e isso não é verdade. Vamos pensar em um Estatuto 
ĚĂ�/ŶƐƚŝƚƵŝĕĆŽ�à“�ŽůŝŶŚĂà?à?�hŵ�ĞƐƚĂƚƵƚŽ�Ġ�Ƶŵ�ĚŽĐƵŵĞŶƚŽ�ƋƵĞ�ũĄ�ŶĂƐĐĞ�ĐŽŵ�ǀĂůŽƌ�ƐĞĐƵŶĚĄƌŝŽà?�
pois é um documento que constitui a instituição Bolinha. Quando o dono da Bolinha cria o 
Estatuto, ele precisa registrá-lo em cartório e utilizá-lo para fazer a sua empresa começar a 
funcionar certo? Podemos pensar que esse Estatuto vai ser publicado no site, que pode ser 
instrumento de uma reunião para falar sobre a empresa, que pode servir de comprovação 
para que outras atividades possam ser abertas na empresa (...) e isso tudo é o valor primário 
dele. Quando terminar de ser utilizado para o fim pelo qual foi criado, vai direto para o 
arquivo permanente. Então, não é que o documento que já nasce com valor secundário deve 
Corrente Permanente Intermediário 
 
Recolhimento 
Recolhimento Transferência 
Eliminação 
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ir diretamente para o arquivo permanente. Esse documento pode e deve fazer parte das 
atividades primárias da Bolinha, ainda que não tenha prazo definido no arquivo corrente. 
Veja bem: essa foi uma dúvida que surgiu no fórum. Os alunos me viram fazendo a afirmação 
no vídeo, procuraram o fórum e agora a dúvida deles está sendo compartilhada com você. 
Por isso, utilize o fórum. É importante para a sua preparação! 
 PRAZOS DE GUARDA 
Os documentos de arquivo não cumprem um prazo de guarda único, este período de 
retenção varia de acordo com o documento, de acordo com a função que aquele documento 
representa e de acordo com a respectiva tabela de temporalidade. Por isso, não se pode 
afirmar que todos os documentos de arquivo ficam X anos na fase corrente, ou que se 
tornarão de guarda permanente após Y anos de sua produção. Os prazos vão variar de 
instituição para instituição. É só pensar que cada uma exerce um tipo de atividade, mais ou 
menos importantes e, claro, os prazos de guarda e a destinação final (eliminação ou guarda 
permanente) terão que refletir essas diferenças. 
Entretanto, a doutrina passa algumas referências sobre os prazos (aproximados) para 
guarda dos documentos nos arquivos. Mas não cabe falarmos sobre eles porque não caem 
em prova e o que você tem que ter em mente é que os prazos vão variar de acordo com a 
instituição, com as atividades que desenvolvem, com os documentos que produzem e com 
as diversas peculiaridades que cada instituição possui. Fique tranquilo(a): a banca não 
cobrará os prazos de vigência dos documentos (a menos que o edital fale para você estudar 
a tabela de temporalidade específica do órgão à? o que não costuma acontecer em provas 
para nível médio ou nível superior para áreas que não sejam de arquivistas). 
^ŽďƌĞ�ĞƐƐĞ�ĂƐƐƵŶƚŽà?�ǀŽƵ�ƚƌĂnjĞƌ�ŵĂŝƐ�ƵŵĂ�ĚƷǀŝĚĂ�ĚŽ�ĨſƌƵŵàP�à“ĂŚà?�ƉƌŽĨĞƐƐŽƌà?�ŵĂƐ�ŶŽ�ŵĞƵ�ĞĚŝƚĂů�
ƚĞŵ�Ž�ƚĞŵĂ�à“ƚĂďĞůĂ�ĚĞ�ƚĞŵƉŽƌĂůŝĚĂĚĞ�ĚĞ�ĚŽĐƵŵĞŶƚŽƐà?�Ğ�ǀŽĐġ�ĞƐƚĄ�ĨĂůĂŶĚŽ�ƋƵĞ�ŶĆŽ�ƚĞŶŚŽ�
que estudar esse tema? Não, não estou falando isso. O que estou dizendo é que há diferença 
na cobrança. A banca pode pedir: 
Tabela de temporalidade de documentos: estamos estudando tudo o que é necessário aqui 
e os prazos de vigência não importam. 
Tabela de temporalidade de documentos do órgão x: nesse caso, o aluno terá que saber os 
prazos de vigência da tabela. Mas isso nunca aconteceu, ok? Só para arquivistas! O que já vi 
acontecer em provas de nível médio e em provas de nível superior para áreas diferentes de 
arquivologia é o bom senso. Como assim, professor? A banca pode pedir que você diga, pelo 
senso comum, se um documento deverá ser eliminado ou guardado permanentemente. 
Esse é um tipo de cobrança muito errada, pois como já dissemos, o valor dos documentos 
depende de inúmeras características que variam de instituição para instituição, sendo 
impossível fazer essa mensuração sem os dados. Mas caso venha a acontecer, o seu 
raciocínio deve seguir os seguintes passos: 
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Vamos supor que a banca peça para você apontar qual desses dois documentos à? regimento 
interno e folha de ponto à? possui valor secundário (não podem ser eliminados) e valor 
primário (podem ser eliminados). Nesse caso você deve pensar: 
O Regimento interno é um documento que estrutura a instituição, que rege suas atividades, 
seus procedimentos, expõe direitos e deveres, certo? Um documento desse tipo serve para 
que as atividades primárias sejam cumpridas, mas também serve como valor histórico, pois 
marcou o caminho da instituição em dado momento. Por isso ele é um documento que 
deverá ser guardado permanentemente. 
Já a folha de pontoé um documento que possui o registro de entradas e saídas de 
determinada pessoa em um período de tempo. Esse registro possui valor até um certo 
momento e os prazos que ele ficará no arquivo corrente e intermediário com certeza 
abarcarão todas as possíveis necessidades de acessá-lo. Entretanto, a folha de ponto não 
deve ser guardada permanentemente, pois é um registro transitório. 
É dificílimo cair em prova, mas já caiu e não está correto que caia. Por mais que tenhamos a 
possibilidade de recurso, não custa entender como proceder para evitar o pânico na prova, 
certo? Vamos seguir em frente. 
Note algumas das diferenças mais importantes entre as 3 idades dos arquivos: 
 
Arquivo Corrente 
Arquivo 
Intermediário 
Arquivo 
Permanente 
Valor Primário Primário Secundário 
Acesso 
Restrito a quem 
acumula os 
documentos 
Restrito a quem 
acumula e aos que 
são autorizados 
Aberto 
Localização Física 
Próxima a quem 
acumula os 
documentos 
Geralmente fora do 
setor que gerou a 
acumulação de 
documentos, em 
local 
economicamente 
mais barato 
Instituição 
arquivística 
Vamos aprofundar mais um pouco sobre os arquivos correntes, intermediários e 
permanentes. O ciclo vital dos documentos é o principal tema para entender a 
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sistematização de gestão de documentos, então não podemos deixar passar nenhum ponto 
passível de cair em prova. 
ARQUIVOS CORRENTES (aprofundando) 
�ŽĐƵŵĞŶƚŽƐ� ĐŽƌƌĞŶƚĞƐ� ƐĆŽ� à“ĂƋƵĞůĞƐ� Ğŵ� ĐƵƌƐŽ� ŽƵ� ƋƵĞà?�mesmo sem movimentação, 
ĐŽŶƐƚŝƚƵĂŵ�ŽďũĞƚŽ�ĚĞ�ĐŽŶƐƵůƚĂƐ�ĨƌĞƋƵĞŶƚĞƐà?à?�KƐ�ĂƌƋƵŝǀŽƐ�ĐŽƌƌĞŶƚĞƐ�ƚĂŵďĠŵ�ƐĆŽ�ĐŚĂŵĂĚŽƐ�
de arquivos de primeira idade ou de fase ativa. 
O valor de um documento que acaba de ser criado, será sempre um valor primário, ou seja, 
administrativo, fiscal ou legal (ainda que ele já nasça com valor secundário inerente, como 
já estudamos). O acesso a documentos da fase corrente é restrito ao produtor desses 
documentos! A frequência de uso de um documento da fase corrente é alta e, em regra, o 
arquivo corrente tem a localização no local de trabalho do produtor, nas mesas mesmo, 
geralmente no arquivo setorial. 
Há questões que pedem quais são as atividades dos arquivos correntes. Vejamos essas 
atividades: 
PROTOCOLO 
O protocolo é um conjunto de atividades que envolve o recebimento, registro/autuação, 
classificação, expedição/distribuição e controle/movimentação. Vamos estudar todos 
esses pontos de forma aprofundada mais adiante. O que você precisa saber nesse momento 
é que todas as atividades de protocolo são realizadas no arquivo corrente das instituições. 
Atenção: acabei de dizer que as atividades de protocolo são realizadas nos arquivos 
correntes, mas guarde essa informação adicional para quando estivermos estudando as 
fases de gestão de documentos: as atividades de protocolo são desenvolvidas na fase de 
utilização do programa de gestão de documentos e não na fase de produção, como muita 
gente acha. Mas, calma! Veremos isso mais para frente. É só para você ir digerindo a 
informação. 
EXPEDIÇÃO 
Expedir um documento nada mais é do que fazer a sua movimentação de acordo com o 
destinatário. A expedição é sempre externa. Portanto, se eu trabalho na unidade 
protocolizadora e alguém da minha instituição pede para enviar um documento para um 
ator externo, devo expedi-lo para o destinatário correspondente, que necessariamente não 
faz parte da instituição. 
Grave: expedição = externo 
Marilena Leite Paes cita as rotinas que devem ser adotadas nessa etapa: 
Receber a correspondência (original, envelope e cópias em quantidades a serem 
determinadas*) 
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Verificar se não faltam folhas ou anexos 
Numerar e completar a data, no original e nas cópias 
Separar o original das cópias 
Expedir o original, com os anexos se for o caso, pela ECT**, malotes ou em mãos 
Encaminhar as cópias, acompanhadas dosa antecedentes que lhes deram origem, ao setor 
de arquivamento, isto é, ao Arquivo propriamente dito 
*os órgãos que desejarem manter uma coleção de cópias para consulta imediata deverão 
prepará-las em papel de cor diferente. Estas cópias lhes serão restituídas após a expedição 
**Empresa Brasileira de Correios e Telégrafos 
As rotinas não costumam ser muito cobradas em provas, mas veja só essa questão da banca 
BIO-RIO para o concurso da Prefeitura de Mesquisa, no Rio de Janeiro, para arquivistas, em 
2012. 
 
 
 
Ano: 2012 Banca: BIO-RIO Cargo: Arquivista Prova: Prefeitura de Mesquita - RJ 
O arquivo corrente pode ser definido como constituído de documentos em curso ou 
frequentemente consultados como ponto de partida ou prosseguimento de planos, 
para fins de controle, para a tomada de decisões das administrações etc. Alguns 
autores apresentam cinco setores componentes do arquivo corrente: protocolo, 
expedição, arquivo, empréstimo e consulta e destinação. Uma das rotinas da 
Expedição é: 
 a) classificar documentos sigilosos; 
 b) expedir originais com anexos; 
 c) eliminar as cópias dos documentos; 
 d) juntar cópias e originais; 
 e) abrir a correspondência antes do envio. 
A resposta para essa questão é o item 5 das rotinas de expedição de documentos. 
Bancas como a ESAF, FUNDEP e UFMT já cobraram essas rotinas. Não precisa sair 
decorando, mas se sobrar um tempo, dê uma atenção a elas. 
 
ARQUIVAMENTO 
O arquivamento é o ato de armazenar um documento em um mobiliário quando esse 
documento já não precisa ser mais consultado com tanta frequência. O modo de 
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armazenamento vai depender do método de arquivamento escolhido. Quais são eles? Isso 
é assunto para a nossa aula 2. 
Mas, Professor, para que servem esses métodos? Ora, o objetivo dos documentos é fornecer 
as informações que neles estão contidas, certo? Se essas informações não estiverem 
organizadas, elas não permitirão que o acesso seja feito de maneira rápida e fácil, por isso 
utilizamos métodos para a guarda de documentos. Mas isso é assunto para outra aula. 
EMPRÉSTIMO E CONSULTA 
É importante destacar que estamos falando do empréstimo e consulta nos arquivos 
correntes e não nos permanentes. Os documentos que tratamos aqui só podem ser 
emprestados aos setores que os produziram ou receberam. Existe a possibilidade outros 
setores requisitarem documentos que não são objetos de suas atividades. O que deve ser 
feito nesse momento é pedir autorização para quem produziu ou recebeu esses documentos 
e, posteriormente, fazer o empréstimo. 
Todo esse controle busca evitar lacunas no patrimônio arquivístico da instituição. A 
tramitação dos documentos nas instituições é intensa e controlar esse movimento é a 
melhor forma de manter toda a documentação acessível a quem de fato tenha motivos para 
acessá-la, sem perdas. 
Quando um documento é retirado do local onde está armazenado, utiliza-se a guia-fora para 
indicar que algum documento foi retirado e não foi devolvido. 
Guia-fora: indicador colocado no lugar de uma unidade de 
arquivamento ou item documental para assinalar a sua remoção 
temporária. Também chamado fantasma ou ficha-fantasma. 
A professora Marilena Leite Paes também operacional as rotinas de empréstimo: 
Atender às requisições oriundas dos vários órgãos 
Preencher em duas vias o formulário Recibo de Dossiê 
Colocar a segunda via no lugar da pasta retiradapara empréstimo 
Arquivar a primeira via assinada pelo requisitante no fichário de lembretes à? follow up -, em 
ordem cronológica para efeito de controle de prazos 
Preencher e encaminhar o formulário Cobrança de Dossiê quando a pasta não tiver sido 
restituída no prazo estipulado 
Arquivar a pasta e eliminar a segunda via do recibo 
Apor o carimbo Restituído na primeira via assinada pelo requisitante e devolvê-la. 
 
DESTINAÇÃO 
Nos arquivos correntes, a destinação pode acontecer de três formas: 
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1) o documento pode ter o seu prazo encerrado e ser transferido para o arquivo 
intermediário para aguardar a sua destinação final (eliminação ou guarda permanente); 
2) o documento pode ser recolhido diretamente ao arquivo permanente; 
3) o documento pode ser eliminado imediatamente (de acordo com o trâmite permitido em 
Lei); 
Essa três formas de destinação dos arquivos correntes vão depender da frequência de uso 
dos documentos e serão estabelecidas a partir da avaliação prévia desses documentos pela 
Comissão Permanente de Avaliação de Documentos. 
ARQUIVOS INTERMEDIÁRIOS (aprofundando) 
Os arquivos intermediários são fruto da transferência dos documentos da fase corrente para 
a intermediária. Também pode aparecer em sua prova como fase intermediária ou semi-
ativa. O valor desse tipo de documento é sempre primário. 
Geralmente, as razões mais relevantes para a criação do arquivo intermediário são o pouco 
espaço nos setores de trabalho e para evitar a movimentação precoce (recolhimento) para 
a fase permanente. Mas, de todas as razões, a mais importante tende a ser a economia que 
decorre desse processo. 
O acesso aos documentos dessa fase é restrito aos produtores, mas outras pessoas 
interessadas podem conseguir autorização para acesso. a frequência de uso é baixa. 
Geralmente a localização não é no mesmo local de quem produziu os documentos, pois 
locais mais afastados costumam ter um custo menor por metro quadrado. Geralmente os 
arquivos intermediários são chamados de Arquivos Centrais. 
Outro ponto importante é que os documentos dos arquivos intermediários possuem valor 
primário decrescente, ou seja, eles nascem com valor primário alto e quando finalmente 
cumprem os objetivos pelos quais foram criados, vão para o arquivo intermediário e o seu 
valor primário diminui até que ele adquira valor permanente ou seja eliminado. 
 ARQUIVOS PERMANENTES (aprofundando) 
Os arquivos permanentes também podem ser chamados de terceira idade ou fase inativa. 
Ao contrário das outras duas idades, o valor de um documento permanente é secundário e 
o acesso é livre. A não ser que o documento seja protegido por sigilo definido na Lei de 
Acesso à Informação. 
Se você tem documentos que já nascem com características específicas, como por exemplo, 
o regimento interno de um Tribunal de Justiça, ele poderá ser classificado como de valor 
secundário, ou seja, ele já nasceu permanente ainda que não esteja fisicamente no arquivo 
permanente e sim no arquivo corrente. É a explicação que dei sobre a instituição Bolinha, 
lembra? Se não lembra, volte um pouco na aula. Os documentos que dizem respeito à 
organização de uma instituição, origem/criação, funcionamento/organização, objetivos e 
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evolução da instituição são de guarda permanente, mas esse julgamento do que possui e do 
que não possui valor secundário cabe a cada instituição analisar, afinal, cada instituição é 
uma instituição e possui características muito específicas para poder utilizar da 
generalização. 
E agora, veja as principais atividades dos arquivos permanentes: 
x Arranjo 
x Descrição/publicação 
x Referência 
x Conservação 
 
QUESTÃO PARA FIXAÇÃO 
Os documentos públicos podem ser identificados como: 
 a) inativos, permanentes e elimináveis. 
 b) correntes, de gestão e ativos. 
 c) intermediários, de pré-arquivo e semi-ativo. 
 d) correntes, intermediários e permanentes. 
 e) inativos, permanente e arquivo. 
 
Comentários 
Como já estudamos, há 3 idades para os documentos públicos: 
Corrente (ou arquivo de primeira idade) 
Intermediária (ou arquivo de segunda idade) 
Permanente (ou arquivo de terceira idade) 
É interessante saber que algumas bancas gostam de dar outros nomes às fases do Ciclo 
Vital dos Documentos. É comum você encontrar os seguintes sinônimos: 
Idade Corrente: arquivos ativos 
Idade Intermediária: arquivos semi-ativos 
Idade Permanente: arquivos inativos 
WŽƌƚĂŶƚŽà?�Ă�ůĞƚƌĂ���ĐŝƚĂ�Ž�ƚĞƌŵŽ�à“ĞůŝŵŝŶĄǀĞŝƐà?à?�/ƐƐŽ�ŶĆŽ�ĞdžŝƐƚĞà?���ƌĞƉĞƚĞ�ƐŝŶƀŶŝŵŽƐ�ĐŽŵŽ�
inativos e permanentes. 
��ůĞƚƌĂ���ĐŝƚĂ�Ž�ƚĞƌŵŽ�à“ŐĞƐƚĆŽà?à?���ǀŝĂŐĞŵà?���ƌĞƉĞƚĞ�ƐŝŶƀŶŝŵŽƐ�ĐŽŵŽ�ĐŽƌƌĞŶƚĞƐ�Ğ�ĂƚŝǀŽƐà? 
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A letra C repete sinônimos como intermediários e semi-ĂƚŝǀŽƐ�Ğ�ĐŝƚĂ�à“ƉƌĠ-ĂƌƋƵŝǀŽà?à?�ƋƵĞ�
não tem nenhuma relação com Teoria das 3 Idades. 
A letra E, fala em arquivo, que não é uma idade documental e mais uma vez usa dois 
sinônimos (inativos e permanente
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Assim, a única alternativa que traz as 3 idades documentais é a letra D. 
Gabarito: D 
 
QUESTÃO PARA FIXAÇÃO 
Os documentos podem passar pelas três idades documentais, mas, obrigatoriamente, 
apenas pelos arquivos correntes. 
Comentários 
As 3 idades (corrente, intermediária e permanente) não são obrigatórias. Não é porque 
existem 3 idades que os documentos terão que passar por todas elas. Você pode 
produzir algum documento hoje e a tabela de temporalidade pode dizer que ele não 
terá serventia no futuro, portanto, não faria sentido transferi-lo da fase corrente para 
a intermediária, concorda? 
Reforçando: o documento pode nascer e no mesmo dia e ser eliminado. Ou seja, foi 
produzido (primeira idade ou corrente), mas foi descartado. Nem foi para a fase 
intermediária (segunda idade). De forma similar, um documento pode migrar da 
ƉƌŝŵĞŝƌĂ� ŝĚĂĚĞ� ĚŝƌĞƚĂŵĞŶƚĞ� ƉĂƌĂ� Ă� ƚĞƌĐĞŝƌĂ� ĨĂƐĞ� à?ƉĞƌŵĂŶĞŶƚĞà?à?� �ƐƐĂ� à“ŵŝŐƌĂĕĆŽà?� Ġ�
chamada de recolhimento. 
O que não muda é que um documento sempre passará pela primeira idade (fase 
corrente), ainda que já tenha nascido com valor secundário (caso da instituição 
Bolinha). 
Gabarito: Certo. 
QUESTÃO PARA FIXAÇÃO 
A ênfase ao valor primário é característica marcante dos documentos de um arquivo 
corrente, condição não verificada nas outras idades documentais. 
Comentários 
Há duas idades em que há primazia do valor primário. A primeira e segunda fases, ou 
seja, os arquivos correntes e intermediários. 
 
Gabarito: Errada 
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QUESTÃO PARA FIXAÇÃO 
O ciclo de vida dos documentos divide-se em duas idades: a primeira delas, 
denominada arquivo de gestão, abrange a fase de produção e uso do documento, até 
o encerramento do fato que motivou a sua criação; a segunda idade, chamada de 
arquivo morto,compreende a fase de guarda dos documentos que contêm 
informações sobre a história da instituição. 
Comentários 
Como já vimos, a Teoria das três idades divide-se em 3 fases. Daí você já poderia cravar 
o gabarito porque a questão fala em somente duas idades. Não se esqueça do CIP. A 
primeira idade é a corrente, a segunda, Intermediária. E arquivo morto poderia estar 
relacionado à terceira idade (permanente) e não à segunda idade. 
Não é aconselhável usar o termo arquivo morto. Mas ainda aparece em provas. Se 
aparecer arquivo morto, associe à terceira idade. 
Gabarito: Errada 
Agora que já aprendemos alguns conceitos e estudamos a Teoria das Três idades estamos 
ƉƌŽŶƚŽƐ�ƉĂƌĂ�ĂǀĂŶĕĂƌà?�à“�Śà?�ƉƌŽĨĞƐƐŽƌà?�ŵĂƐ�ĞƵ�ĞƐƚŽƵ�ĐŽŵ�ƉƌĞŐƵŝĕĂà?à?�EĞƐƐĞ�ŵŽŵĞŶƚŽ�ĞƵ�ĚŝŐŽ�
para você olhar para a sua carteira, abestado! Vamos embora! Força! 
6. GESTÃO DE DOCUMENTOS 
Vamos começar a falar do assunto relembrando a definição de Documento, para então, 
estudarmos a Gestão deles. 
Documento: Registro de uma informação independentemente da natureza do suporte que 
a contém. 
Dessa forma, qualquer informação registrada em um suporte material que possibilite 
consultas, provas, estudos, pesquisa é um documento, pois comprova fatos, fenômenos e 
pensamentos do homem em determinado momento histórico. 
O documento pode ser um livro, um pendrive, um CD, uma planta (não, a samambaia não, 
aquelas plantas de edificações), etc. 
Vamos direto à Lei nº 8.159/91, para não ter chance de erro.
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Art. 3º - Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações 
técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase 
corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda 
permanente. 
Então, de acordo com a Lei nº 8.159/91, as fases de um programa de gestão de documentos 
são: produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento. Vamos estuda-los? 
 Antes, um alerta: não confunda as fases de um programa de 
gestão de documentos com a Teoria das 3 idades. Elas são 
similares, estão diretamente ligadas e o examinador vai 
tentar puxar seu tapete se você não ficar atento(a)! 
De acordo com a Professora Marilena Leite Paes: 
Produção de Documentos (Primeira fase): 
Nome bem intuitivo. Busque sempre associar o nome, quando possível, a sua realidade. A 
produção de documentos trata da elaboração de documentos em função das atividades de 
um órgão ou setor. Nesta fase, o arquivista deve priorizar apenas os documentos 
fundamentais para a atividade e administração da instituição e deve impedir que haja 
duplicação e emissão de vias desnecessárias. O arquivista tem função importante pois deve 
propor criação ou extinção de formulários e modelos; contribuir para a difusão de normas e 
informações necessárias ao bom desempenho organizacional e até propor consolidação de 
atos normativos ou atualizados com certa frequência. Deve ainda, apresentar estudos sobre 
a adequação e o melhor aproveitamento de recursos reprográficos e informáticos, ou seja, 
o objetivo é evitar perda de tempo no futuro com documentos duplicados ou que nem 
deveriam ser arquivados. 
Utilização de Documentos (Segunda fase) 
Aqui partimos para as atividades de Protocolo (recebimento, classificação, registro, 
distribuição, tramitação), de Expedição e de Organização e Arquivamento de documentos 
em fase corrente e intermediária, bem como a elaboração de normas de acesso à 
documentação (empréstimo e consulta) e à recuperação de informações, indispensáveis ao 
desenvolvimento de funções administrativas, técnicas ou cientificas das instituições. 
Ah, professor, mas você não disse que isso tudo aí é feito nos arquivos correntes e agora 
está falando que é nessa fase de utilização também? Como assim? 
Calma, fulaninho(a)! Sim, todas essas atividades ocorrem no arquivo corrente e, 
concomitantemente, são desenvolvidas na fase de utilização do programa de gestão de 
documentos. 
Estudaremos algumas dessas etapas ainda nessa aula ;). 
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Avaliação e Destinação de Documentos (Terceira fase) 
Costuma ser considerada a fase mais complexa, pois depende de capacidade analítica, já 
que é necessária a avaliação e análise dos documentos acumulados nos arquivos, com fins 
de determinar seus prazos de guarda, em razão de seus valores administrativo, fiscal, 
jurídico-legal, técnico, histórico e definindo: 
Quais documentos serão arquivados permanentemente 
Quais documentos devem ser eliminados por terem perdido valor de prova e de informação 
para a instituição. 
Segundo o DBTA (Dicionário), Avaliação é o processo de análise de 
documentos de arquivo, que estabelece os prazos de guarda e a 
destinação, de acordo com os valores que lhes são atribuídos. E por 
isso, está diretamente ligada à Tabela de Temporalidade (a ser estudada). 
Destinação é a decisão, com base na avaliação, quanto ao 
encaminhamento de documentos para guarda permanente, 
descarte ou eliminação. 
Se você vir na prova algo que se refira às fases da Gestão de Documentos ou de um Programa 
de Gestão de Documentos, busque decorar essas etapas. Use o mnemônico PUAD. Nele, 
você vê as 3 fases com facilidade 
Produção 
Utilização 
Avaliação 
Destinação 
Veja as 3 fases e sua sequência, de forma resumida. 
Sobre o PUAD, há dois pontos importantes que você tem que saber. 
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Podemos ter um programa geral de gestão de documentos, que é o PUAD (produção, 
utilização, avaliação e destinação). O PUAD também pode ser encontrado em provas e em 
algumas obras de arquivologia como PUD (produção, utilização e destinação). Você deve 
estar pensando: mas e a avaliação, professor? Eu respondo: a avaliação está intimamente 
ligada à destinação. Não há destinação sem avaliação. O que você tem que entender é: se 
vier somente o PUD não estará errado! 
 
Podemos ter um programa completo de gestão de documentos, que é o PUTAA à? com todo 
o respeito, tá? à? (produção, utilização, tramitação, avaliação e arquivamento). 
Mas professor Ronaldo! PUAD/PUD, PUTAA. Não estou entendendo nada! Calma, 
cabeção/cabeçona! Quando você estiver resolvendo as questões e o examinador perguntar 
para você se a classificação faz parte de um programa de gestão de documentos você vai 
lembrar dessas três palavrinhas, vai tentar encaixar a classificação e não vai conseguir! Ah, 
Ronaldo, por que não vou conseguir? Tá vendo algum C de classificação em PUAD/PUD e 
PUTAA? Não, né? Pois é... bingo! - 
 
QUESTÃO PARA FIXAÇÃO 
Acerca da gestão de documentos, julgue o item que se segue. 
O desenvolvimento do programa de gestão de documentos na ANATEL passa pela 
implantação de três fases: a fase ativa, a fase de desenvolvimento e a fase de 
destinação. 
Comentários 
Uma questão direta e objetiva sobre Gestão de Documentos e que não traz as 3 fases 
corretas da Gestão de Documentos. Lembre-se do PUAD e você será feliz. Lembre-se 
do artigo 3º da Lei 8.159 e você será feliz -. 
As fases são: 
As 3 fases são: Produção, Utilização, Avaliação e Destinação (juntas). A questão só 
ĂĐĞƌƚŽƵ�ŶĂ�à“�ĞƐƚŝŶĂĕĆŽà?à?� 
Se viesse apenas: Produção, Utilização e Destinação, estaria correta. Lembra do PUD? 
Anota aí: PUD/PUAD/PUTAA! 
Releia a lei, é assim que se decorĂà?�EĆŽ�ƉĞŶƐĞ�ĂƐƐŝŵàP�à“ũĄ�ůŝ�ĞƐƐĂ�ůĞŝ�ĂƋƵŝ�ŶĂ�ĂƵůĂà?�ǀŽƵ�
ƉƵůĂƌà?à?�EĆŽ�ƉƵůĞà?�>ĞŝĂ�ĂƚĞŶƚĂŵĞŶƚĞ�ƚŽĚĂƐ�ĂƐ�ǀĞnjĞƐ�ƋƵĞ�ƐĞ�ĚĞƉĂƌĂƌ�ĐŽŵ�ĞůĂà?���ĂƐƐŝŵ�ƋƵĞ�se memoriza ;). 
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Art. 3º - Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações 
técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase 
corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda 
permanente. 
Produção / Utilização / Tramitação/Avaliação/Arquivamento (programa completo de 
gestão de documentos) -> PUTAA 
Gabarito: Errado 
QUESTÃO PARA FIXAÇÃO 
No que diz respeito à gestão de documentos, julgue o próximo item. 
O acesso à informação independe, para sua eficácia, da aplicação do programa de 
gestão de documentos. 
Comentário 
É exatamente o oposto. Imagine que na terceira fase da gestão de documentos, que 
depende de muita sensibilidade do arquivista, ele decida errado. É nessa fase que ele 
ĚĞĨŝŶŝƌĄ�ƐĞ�Ž�ĚŽĐƵŵĞŶƚŽ�ĚĞǀĞ�ƐĞ�ŵĂŶƚĞƌ�à“ǀŝǀŽà?�ŽƵ�ŶĆŽà?�sĂŝ�ƋƵĞ�ĞůĞ�ŝŵĂŐŝŶĂ�ƋƵĞ�ĂůŐŽ�
de elevado valor científico não é importante e o destina à eliminação?! 
Já pensou? Como as pessoas teriam acesso a essa informação se ela fosse eliminada? 
Logo, o acesso à informação depende, para sua eficácia, da aplicação do programa de 
gestão de documentos. 
Gabarito: Errada 
QUESTÃO PARA FIXAÇÃO 
Um campo da gestão responsável pelo controle eficiente e sistemático da produção, 
recepção, manutenção, uso e eliminação de documentos, incluindo os processos de 
captação e manutenção de provas e informações sobre as atividades de negócios e 
transações em forma de documentos, é uma definição apresentada pela norma ISO 
15.489-1 a respeito de qual aspecto da gestão das organizações? 
 a) Gestão da informação. 
 b) Gestão documental. 
 c) Gestão de arquivos. 
 d) Gestão da comunicação. 
 e) Gestão operacional. 
Comentários 
Você nem precisa se preocupar com a norma ISO citada se entendeu bem a Gestão de 
Documentos. Você vê que o enunciado traz suas fases (a PUAD à? Produção, Utilização, 
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Avaliação e Destinação). Em outras palavras, o enunciado trouxe a definição do que já 
estudamos até aqui. Veja: 
à“Ž�ĐĂŵƉŽ�ĚĂ�ŐĞƐƚĆŽ�ƌĞƐƉŽŶƐĄǀĞů�ƉĞůŽ�ĐŽŶƚƌŽůĞ�ĞĨŝĐŝĞŶƚĞ�Ğ�ƐŝƐƚĞŵĄƚŝĐŽ�ĚĂ�ƉƌŽĚƵĕĆŽà?�
recepção, manutenção, uso e eliminação de documentos, incluindo os processos de 
captação e manutenção de provas e informações sobre as atividades de negócios e 
ƚƌĂŶƐĂĕƁĞƐ�Ğŵ�ĨŽƌŵĂ�ĚĞ�ĚŽĐƵŵĞŶƚŽƐà? 
Mas, vamos lá, o que é essa norma ISO? Ah, ISO é uma Organização Internacional de 
Normatização. Quem já trabalhou em indústrias certamente já ouviu falar do termo. 
Mas o que importa é que essa norma ISO citada na questão é mais focada em provas 
para Arquivistas. Não se preocupe. E note que era possível acertar a questão sem ser 
um arquivista ;). 
O que importa é você decorar esse artigo 3º da Lei 8.159. 
Art. 3º - Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações 
técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase 
corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda 
permanente. 
Gabarito: B 
7.CLASSIFICAÇÃO DOS ARQUIVOS E DOS DOCUMENTOS1 
Nesse momento iremos estudar diversos conceitos importantes e que nos farão conhecer 
os documentos arquivísticos em sua essência. Fique atento (a)! 
Podemos classificar os arquivos em função de: 
x Entidades mantenedoras 
x Estágios de sua evolução (são as 3 idades) 
x Extensão de sua atuação (abrangência) 
x Natureza dos documentos 
 
 
Detalhe importante e cobrado em provas: 
De acordo com a entidade produtora (não é entidade mantenedora), os arquivos 
são classificados em: 
 
1 Esse tema pode aparecer com o nome de Tipologia Documental. 
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x Públicos 
x Privados 
É só lembrar que quem produz XP�DUTXLYR��SRGH� VHU� XP� ´produtorµ�S~EOLFR�RX�
privado. 
Um exemplo de arquivo público é o Arquivo Nacional (o mais citado em provas). 
Exemplos de arquivos privados são ainda mais fáceis, pois uma empresa privada 
pode ter um arquivo, pessoas físicas podem possuir arquivos, universidades, entre 
outros. 
7.1 ENTIDADES MANTENEDORAS 
As instituições possuem características próprias. A Petrobras é bem diferente da 
Coca-Cola, por exemplo. E isso se reflete nos arquivos. E em função dessas 
características individuais, seus arquivos gerados podem ser: 
x Públicos (federal, estadual, municipal) 
x Institucionais (igrejas, escolas...) 
x Comerciais (empresas, firmas) 
x Familiares ou pessoais 
7.2 ABRANGÊNCIA (EXTENSÃO DE SUA ATUAÇÃO) 
O mais importante aqui é que saiba que existem arquivos centralizados e 
descentralizados. 
Os arquivos descentralizados realizam suas atividades de forma distribuída nos 
setores de trabalho, ou seja, cada setor é responsável por sua documentação 
corrente. Esses arquivos podem até descartar documentos sem valor administrativo 
ou jurídico. 
Um exemplo é o arquivo setorial. 
Os arquivos Centralizados (centrais ou gerais) centralizam as atividades dos 
arquivos correntes. Eles recebem a produção de várias áreas dentro de uma 
organização. 
Exemplo: arquivo central ou arquivo intermediário. 
7.3 NATUREZA DOS DOCUMENTOS 
A natureza dos documentos divide-se em duas: arquivos especiais e arquivos 
especializados 
É chamado de Arquivo Especial, aquele que tem sob sua guarda documentos de 
formatos físicos diversos. Em um mesmo local você pode ter CD-ROM, disquete, 
discos, fitas, microformas (microfilme), slides e etc. 
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Pense: é ou não especial um arquivo que possui documentos em formatos físicos 
tão diferentes? Certamente que sim. 
Já o Arquivo Especializado QmR�ID]�HVVD�´PLVWXUHEDµ�WRGD��(OH�SRVVXL�GRFXPHQWRV�
GHFRUUHQWHV� ´GD� H[SHULrQFLD� KXPDQD� QXP� FDPSR� HVSHFtILFRµ��
independentemente da forma física que apresentem. São arquivos de engenharia, 
arquivos médicos ou de imprensa, por exemplo. 
Dúvida muito frequente no fórum: Quando falamos que a forma física do 
documento especializado não importa, estamos falando que podemos ter 
documentos especializados e especiais ao mesmo tempo. Por exemplo: um 
conjunto de arquivos especializados em engenharia fixados suportes variados: 
&'·V��GLVTXHWHV��SHQGULYHV�H�SDSHLV� 
 
A Classificação dos documentos é cobrada com relativa frequência e é meramente 
conceitual. 
Se você entender a classificação esquematizada, já mata a maior parte das questões. Vamos 
ao esquema: 
Atenção! Há uma diferença entre a natureza dos documentos e a 
natureza do assunto dos documentos. A natureza dos documentos 
pode ser dividida em arquivos especiais e especializados, como já 
falamos. Agora, a natureza do assunto dos documentos é dividida 
em documentos ostensivos ou sigilosos. Essa distinção cai muito em prova e é importante 
que esteja bem clara na sua cabeça, ok? Vamos falar mais a fundo da questão dos 
documentos ostensivos e sigilosos mais à frente, mas coloquei aqui para que vocês façam a 
comparação entre os dois e saibam distinguir porque é isso que cai em prova. 
Vamos continuar! 
N
at
u
re
za
 
do
s 
D
oc
u
m
en
to
s
Arquivos Especiais Formas físicas diversas (fotos, discos, fitas, CD-ROM...)
Arquivos 
EspecializadosDocumentos de uma área de 
conhecimento específica (arquivos 
médicos, de imprensa...)
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7.4 CLASSIFICAÇÃO DOS DOCUMENTOS 
 
 
Vejamos as definições: 
Quanto ao Gênero 
Escritos ou textuais: documentos, manuscritos, impressos ou datilografados, como 
contratos, certidões, tabelas, correspondência, folhas de pagamento, atas (e não atos!), 
dentre outros. 
Cartográficos: documentos em formatos e dimensões variáveis, contendo representações 
geográficas, arquitetônicas ou de engenharia (mapas, plantas, perfis); 
Iconográficos: Fotografias, gravuras, diapositivos*, desenhos. São documentos em suportes 
sintéticos, em papel emulsionado ou não, com imagens fixas. 
�ƋƵŝ�ǀŽĐġ�ǀġ�Ž�ĚŝĂƉŽƐŝƚŝǀŽà?�hŵĂ�ĞƐƉĠĐŝĞ�ĚĞ�à“^ůŝĚĞ�ĚŽ�
ƉŽǁĞƌƉŽŝŶƚà?�ĚŽ�ƉĂƐƐĂĚŽà?�EĆŽ� ƐĞ�ƉƌĞŽĐƵƉĞ� ĐŽŵ�ƐƵĂ�
história ou funcionamento. As bancas, quando o 
citam, não entram em detalhes, mas querem saber se 
você identifica que o diapositivo está classificado 
quanto ao gênero (sim) e se é um exemplo de 
documento iconográfico (sim). Bingo! Mais um ponto 
na prova. Lembre-se: estamos estudando a 
classificação quanto ao gênero dos documentos. Não perca isso de vista. 
Filmográficos: Filmes e fitas videomagnéticas à? são documentos em películas 
cinematográficas e fitas magnéticas de imagem (tapes), conjugados ou não a trilhas sonoras, 
Classificação dos 
documentos
Quanto ao 
Gênero
Escrito(textual), cartográfico, 
iconográfico,sonoro, filmográfico, 
informático e micrográfico
Quanto à 
Espécie
Atos normativos, enunciativos, de 
assentamento, comprobatório, de 
correspondência e de ajuste.
Quanto à 
Natureza do 
Assunto
Ostensivos ou Sigilosos
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com bitolas e dimensões variáveis, contendo imagens em movimento. Esse é bem fácil de 
visualizar. 
Sonoros: discos e fitas áudio magnéticas à? são documentos com dimensões e rotações 
variáveis, contendo registros fonográficos. Observe que fono está relacionado a som e você 
não terá problemas. 
Micrográficos: Rolo, microficha, jaqueta, cartão-janela à? são documentos em suporte 
fílmico resultantes da microrreprodução de imagens, mediante utilização de técnicas 
ĞƐƉĞĐşĨŝĐĂƐà?�ZŽŶĂůĚŽà?�à“ƉĞƌĂşà?à?�:ĂƋƵĞƚĂà?�:ĂƋƵĞƚĂ�ŶĂĚĂ�ŵĂŝƐ�Ġ�ĚŽ�ƋƵĞ�Ƶŵ�ŵĂƚĞƌŝĂů�ĚĞ�ƉůĄƐƚŝĐŽ�
ou similar que envolve as microformas. Não se preocupe tanto com o aprofundamento 
desses termos. Veja as questões, note como o tema é cobrado e você saberá exatamente o 
que deve priorizar. É assim que devemos estudar ;). 
Informáticos: esse aqui é o que você mais conhece! São documentos produzidos, tratados 
ou armazenados em computador: disquete, disco rígido, memória flash ou disco ótico (CD, 
DVD), por exemplo. 
Quanto à Espécie 
Vamos listar os documentos classificados quanto à espécie para que isso não fique solto, 
sem que você entenda. De novo: não decore! Procure ter uma visão geral sobre cada uma 
das classificações e tudo ficará mais fácil na hora da prova. Vamos lá: 
Atos Normativos: documentos relacionados à normatização das atividades. Exemplos: leis, 
decretos, estatutos, portarias. 
Atos de Correspondência: diretamente ligados aos atos normativos, pois os atos de 
correspondência é que viabilizam a execução deles. Imagine que no seu futuro trabalho 
como servidor, você veja que uma nova lei foi editada. Se você é o responsável por divulgar 
essa informação, poderá fazer essa comunicação por meio de um ato de correspondência, 
usando uma circular, por exemplo, para divulgar essa lei para toda a equipe. Outros 
exemplos: carta, ofício, memorando, notificação, alvará, telegrama, edital. 
Atos Enunciativos/opinativos: são os que esclarecem os assuntos visando fundamentar 
uma solução. Ex.: parecer, relatório, voto. 
Atos de assentamento (registro de fatos): trata-se do registro de fatos e ocorrências, 
usando-se: atas, termo, auto de infração, apostila. Então quando o Fiscal Ronaldo vê que 
ĞdžŝƐƚĞ�ƵŵĂ� ĨƌĂƵĚĞ�Ğŵ�ƵŵĂ�ĞŵƉƌĞƐĂà?� Ă� ŐƌŽƐƐŽ�ŵŽĚŽà?�ĞůĞ� à“ĂƐƐĞŶƚĂà?�ƵŵĂ�ŵƵůƚĂ� à?ĂƵƚŽ�ĚĞ�
ŝŶĨƌĂĕĆŽà?à?� ŽƵ� ƐĞũĂà?� ĞůĞ� ƌĞŐŝƐƚƌĂ� Ƶŵ� ĨĂƚŽà?� �� ĞƐƐĞ� ƚĞƌŵŽ� à“ĂƉŽƐƚŝůĂà?à?� �� Ƶŵ� ƚĞƌŵŽ� ŵĂŝƐ�
administrativo, ligado a uma informação que é acrescentada a um documento para alterá-
lo oficialmente. 
Atos comprobatórios: são os atos que comprovam os assentamentos, como as certidões, 
atestados e traslados, por exemplo. 
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Atos de Ajuste: representados por acordo de vontade em que a Administração federal, 
estadual ou municipal é uma das partes. Exemplo: tratado, convênio, contrato. 
Quanto à Natureza do Assunto 
Lembra dessa classificação quando estudamos a diferença entre a natureza do documento 
e a natureza do assunto do documento? Agora que vocês já sabem que devem fazer esse 
cŽŵƉĂƌĂƚŝǀŽà?�ǀĂŵŽƐ�ƐĂďĞƌ�Ž�ƋƵĞ�ƐŝŐŶŝĨŝĐĂ�ŽƐ�ƚĞƌŵŽƐ�à“ŽƐƚĞŶƐŝǀŽƐà?�Ğ�à“ƐŝŐŝůŽƐŽƐà?à? 
Quanto à natureza do assunto, temos como referência a Lei de Acesso a Informação (Lei 
12.527/2011) que entrou em vigor em 16/05/2012. Essa lei é um marco em termos de 
acesso à informação no Brasil, mas o que você precisa aprender agora é isso aqui: 
Ostensivos: são documentos cuja divulgação não prejudica a administração. Não há 
restrição de acesso aos documentos. 
Sigilosos: como o nome indica, são documentos que possuem informações sensíveis e que 
não podem ser divulgadas antes de respeitados os prazos máximos de restrição de acesso. 
Só para você já ficar sabendo, são três os graus de sigilo: Reservado (até 5 anos), Secreto 
(até 15 anos) e Ultrassecreto (até 25 anos). Muito cuidado com a palavra Confidencial! Essa 
classificação não existe mais! 
 
 
Em relação à Lei de Acesso à Informação, vamos nos ater aos seguintes pontos: 
Principais Aspectos da LAI, extraídas da CGU2: 
 
2 Controladoria Geral da União. 
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ͻ Acesso é a regra, o sigilo, a exceção (divulgação máxima); 
ͻ Requerente não precisa dizer por que e para que deseja a informação (não exigência de 
motivação); 
ͻ Hipóteses de sigilo são limitadas e legalmente estabelecidas (limitação de exceções); 
ͻ Fornecimento gratuito de informação, salvo custo de reprodução (gratuidade da 
informação); 
ͻ Divulgação proativa de informações de interesse coletivo e geral (transparência ativa); 
ͻ Criação de procedimentos e prazos que facilitam o acesso à informação (transparência 
passiva). 
A informação em poder dos órgãos e entidades públicas poderá ser classificada como 
ultrassecreta, secreta e reservada, com os seguintes prazos máximos de restrição abaixo: 
ͻhůƚƌĂƐƐĞĐƌĞƚĂ͗ prazo de segredo - 25 anos (renovável uma única vez) 
à?Secreta: prazo de segredo - 15 anos 
à? Reservada: prazo de segredo - 5 anos 
Note que apenas os documentos classificados no grau ultrassecreto podem ser prorrogados. 
E apenas uma única vez (25 anos + 25 anos, logo, prazo máximo de 50 anos) 
Os prazos determinados pelo artigo 24 § 1º da LAI (12.527/2011) 
podem ser menores do que os estabelecidos. Cuidado com esse 
detalhe. 
Base legal: 
Art. 24. A informação em poder dos órgãos e entidades públicas, observado o seu teor e em 
razão de sua imprescindibilidade à segurança da sociedade ou do Estado, poderá ser 
classificada como ultrassecreta, secretaou reservada. 
§ 1º Os prazos máximos de restrição de acesso à informação, conforme a classificação 
prevista no caput, vigoram a partir da data de sua produção e são os seguintes: 
I - ultrassecreta: 25 (vinte e cinco) anos; 
II - secreta: 15 (quinze) anos; e 
III - reservada: 5 (cinco) anos. 
(...) 
§ 3º Alternativamente aos prazos previstos no § 1º, poderá ser estabelecida como termo 
final de restrição de acesso à ocorrência de determinado evento, desde que este ocorra 
antes do transcurso do prazo máximo de classificação. 
Por ora, é o que você precisa saber sobre Documentos Ostensivos e Sigilosos e sobre a LAI. 
O tema ainda ficou um pouco enrolado e está pensando em 
como memorizar as diferenças principais da Classificação dos 
Documentos? Então toma um macetinho! 
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Se você lembrar de dois ou três exemplos de cada uma das classificações, as outras virão a 
sua memória por associação. 
Vamos a um exemplo fictício de Classificação de Documentos? A meta aqui é só clarear as 
informações. 
Esse humilde PDF é a soma de Suporte + Informações. Lembra disso? Essa soma gera um 
documento. E esse documento é classificado, certo? Pode ser classificado quanto ao 
Gênero, quanto à espécie ou quanto à natureza do assunto e quanto à natureza do 
documento. Mas, Ronaldo, como ficaria aplicado no exemplo da nossa aula? Assim: 
Gênero: textual 
Espécie: Aula 
Natureza do assunto do documento: ostensivo 
Natureza do documento: especializado 
Está vendo como é tranquilo? O ideal é que você tente aplicar, para que aprenda ao invés 
de decorar. Vamos seguir! 
7.5 ELEMENTOS DOS DOCUMENTOS 
Agora veremos os Elementos dos Documentos. Muito cuidado com alguns termos, pois você 
vai ver que alguns aparecem em mais de um momento do estudo de Arquivologia, mas em 
contextos e definições diferentes, portanto cuidado para não se confundir. Veja que alguns 
deles já estudamos, como Suporte, Gênero e Espécie. E por que estamos vendo de novo? 
Porque se uma questão pedir quais são os elementos dos documentos você saberá se 
à“ůŽĐĂůŝnjĂƌà?à? 
CARACTERÍSTICAS DEFINIÇÃO TÉCNICA EXEMPLOS 
 
SUPORTE 
Material sobre o qual as 
informações são 
registradas. 
Papel, Fita magnética, 
filme de nitrato. 
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FORMA 
Estágio de preparação e 
tramitação de 
documentos. 
Original, cópia, minuta, 
rascunho. 
 
 
FORMATO 
Configuração física de 
um suporte, de acordo 
com a sua natureza e 
com o modo como foi 
confeccionado. 
Folha, caderno, cartaz, 
livro, mapa, planta, rolo 
de filme, códice (=livro 
de registro), diapositivo 
(=imagem translúcida) 
 
 
 
GÊNERO 
Como é configurado um 
documento de acordo 
com o sistema de signos 
(sinais) utilizado na 
comunicação de seu 
conteúdo. 
Documentação 
audiovisual, 
documentação 
fonográfica, 
documentação 
icnográfica, 
documentação textual. 
 
 
ESPÉCIE 
Como é configurado um 
documento de acordo 
com a disposição e a 
natureza das 
informações nele 
contidas. 
Boletim, certidão, 
declaração, relatório. 
 
 
 
TIPO 
É a configuração 
relacionada à espécie 
documental, de acordo 
com a atividade que A 
gerou. 
Boletim de ocorrência, 
boletim de frequência e 
rendimento escolar, 
certidão de óbito, 
declaração de imposto 
de renda, relatório de 
atividades, relatório de 
fiscalização, declaração 
de bens. 
 Fonte: Gonçalves, 1998 
 
ZŽŶĂůĚŽà?� ŽƐ� à“�ůĞŵĞŶƚŽƐ� ĚŽƐ� �ŽĐƵŵĞŶƚŽƐà?� ƐĆŽ� ŵƵŝƚŽ� ĐŽďƌĂĚŽƐ� Ğŵ� ƉƌŽǀĂƐ� ĚĞ� ŶĆŽ-
arquivistas?
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Sim. Esses elementos são muito cobrados e, geralmente, as bancas procuram cobrá-los 
trocando os conceitos de um com o outro para confundir vocês. O que recomendo? Entenda 
os conceitos ao invés de decorá-los. Tente aplicar em exemplos reais, como os da terceira 
coluna. Garanto que com o tempo isso vai ser mamão com açúcar para você. 
Destaco, da tabela acima, os elementos espécie e tipo. É muito importante você saber que 
o tipo, ou tipologia, é um detalhamento da espécie! Isso é muito cobrado em prova. Observe 
os exemplos de Espécie e Tipo e vai perceber facilmente: 
Espécie Tipo 
Boletim Boletim de Ocorrência, 
Boletim Escolar 
Certidão Certidão de nascimento, 
certidão de óbito 
 Ah, Ronaldo! Isso é fácil, já peguei esse esquema na internet! Se tiver uma palavra é espécie 
e se forem duas, tipo, certo? NÃO. 
Cuidado com isso! Você vai ver logo abaixo que existe uma 
Classificação dos Documentos quanto à Espécie 
(continuação do que começamos a ver). Pois bem, 
existem os atos de assentamento (registro de fatos). E um 
dos exemplos de ato de assentamento é o auto de infração. Se você fosse usar esse esquema 
furado na prova, iria errar. Auto de infração, apesar de ter duas palavras é exemplo de 
Espécie e não de Tipo! 
Sabendo que o esquema é marmelada e para que você realmente entenda essa questão do 
tipo documental e da espécie, vamos ao golpe de misericórdia: 
O tipo documental é a união da espécie + função do documento. Vamos fazer igual ao Bart 
Simpson? 
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Se você não entendeu a piada, tem que assistir Os Simpsons urgentemente. Mas só depois 
de terminar de estudar, ok? - 
Vamos aplicar a lição do Bart em alguns exemplos para que fique bem 
consolidado: 
Ata de abertura 
Ata (espécie) de abertura (função) = tipo documental 
Termo de posse 
Termo (espécie) de posse (função) = tipo documental 
Edital de abertura 
Edital (espécie) de abertura (função) = tipo documental 
E olha como o esquema não funciona: ofício recebido é uma espécie documental 
e possui duas palavras! Cadê a função para que possamos chamar de tipo? Não 
está aí, correto? Então não é tipo documental porque tipo é espécie + função. 
Certinho? Vamos seguindo! 
7.6 CLASSIFICAÇÃO DOS DOCUMENTOS PÚBLICOS - SCHELLENBERG 
De acordo com Schellenberg, os documentos públicos podem ser classificados em três tipos: 
Funcional: classificação segundo as atividades desenvolvidas na instituição. 
Organizacional: classificação segundo a estrutura da instituição. 
Por assuntos: classificação segundo assuntos que se originam de determinado campo do 
conhecimento. 
 
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Prof. Ronaldo Fonseca 
Aula 01 
 
 
Arquivologia p/ PF (Escrivão) ʹ 2018 ʹ Com 
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 QUESTÕES DE FIXAÇÃO 
QUESTÃO PARA FIXAÇÃO 
A anexação e a apensação dizem respeito à juntada de documento ou processo a outro 
processo. Aquela se dá em caráter definitivo e esta, em caráter temporário. 
Comentários 
Vamos relembrar esses conceitos, pois como você vê, caem em prova! 
Direto ao assunto? Anexação tem caráter definitivo e Apensação, caráter temporário. 
Agora sim, os conceitos para fixação: 
APENSAÇÃO: Juntada, em caráter temporário/provisório, com o objetivo de elucidar 
ou subsidiar a matéria tratada, conservando cada processo a sua identidade e 
independência. 
ANEXAÇÃO: Juntada, em caráter definitivo, de documento ou processo a outro 
processo, na qual prevalece, para referência, o número do processo mais antigo.