curso 55903 aula 02 v1

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Livro Eletrônico
Aula 02
Arquivologia p/ Polícia Federal - 2018 (Escrivão) Com videoaulas
Professor: Ronaldo Fonseca
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Noções de Arquivologia p/ PF ʹ Aula 02 - Escrivão 
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1.Panorama da Aula .......................................................................................................... 2 
2. Dica de Coach ʹ Como marcar seu material de forma eficiente ...................................... 2 
3.Métodos de Arquivamento ............................................................................................. 2 
3.1 Métodos Básicos de Arquivamento .............................................................................. 4 
3.1.1 Método Alfabético .................................................................................................................... 4 
3.1.2 Método Geográfico ................................................................................................................ 10 
3.1.3 Métodos Numéricos ............................................................................................................... 13 
3.1.4 Método Ideográfico ou Por Assunto ...................................................................................... 16 
3.6 Métodos Padronizados .............................................................................................................. 20 
4. Arquivamento e ordenação de documentos de arquivo ʹ Operações de Arquivamento
 ........................................................................................................................................ 24 
5. Modelos de Arquivos e Tipos de Pastas ....................................................................... 25 
5.1 Material de Consumo ................................................................................................................ 25 
6. Questões Comentadas ................................................................................................. 30 
7.Questões sem Comentários .......................................................................................... 61 
8. Gabarito....................................................................................................................... 77 
9. Resumão Arquivístico .................................................................................................. 78 
10. Considerações Finais .................................................................................................. 80 
11. Bibliografia ................................................................................................................ 81 
 
 
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1.PANORAMA DA AULA 
Nessa aula trabalharemos os métodos de arquivamento, que nada mais são do que maneiras de 
dispor os documentos para que eles possam ser acessados com facilidade. Você vai observar que 
essa aula será mais prática do que teórica. Isso quer dizer que você vai aplicar os conhecimentos à 
medida que for estudando a teoria. 
Não se assuste com o tema metódico! Tentei detalhar exaustivamente algumas etapas de resolução 
de cada exercício, para evitar que você tenha muitas dúvidas nessa parte da disciplina. Você vai 
perceber que nem vai demorar tanto para estudar todo o conteúdo quando pegar o jeito. Vamos 
para nossa Dica de Coach e prepare-se para colocar a mão na massa! 
2. DICA DE COACH ʹ COMO MARCAR SEU MATERIAL DE FORMA EFICIENTE 
Dica1: Tente não estudar por mais de duas horas seguidas a mesma matéria. E mais do que isso: 
nunca estude por matéria. Ou seja: não estude toda a disciplina A e depois migre para a B. Construa 
ciclos de estudos que façam com que haja uma alternância entre elas. Isso fará com que você sinta 
menos cansaço e consiga estudar mais horas líquidas (horas reais de estudos). 
Dica 2: Se estiver com dificuldade em algum termo ou conceito, anote-o na capa de seu material e 
releia-o sempre que for começar uma aula nova. Mesmo que esteja estudando a aula 4, volte e releia 
esses termos que você dificuldade nas aulas anteriores. Você verá que, ao usar os ciclos e sempre 
revisar os temas em que sentiu mais dificuldade em memorizar, eles naturalmente passarão a fazer 
parte da sua memória de longo prazo. O segredo é insistir e manter a constância. 
Dica 3: Se precisar saber como fazer marcação de texto diretamente no computador, usando 
rabiscos, círculos, setas e etc, veja os dois vídeos abaixo. 
https://www.youtube.com/watch?v=rp641jK1kR4 
https://www.youtube.com/watch?v=_yI-t-waIP8 
3.MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO 
Já vamos começar nossa matéria com um conceito novo para o nosso Minidicionário Arquivístico 
(MDA). 
Métodos de Arquivamento: é a sequência de operações que determina a 
disposição dos documentos de um arquivo. 
 
Há dois grandes sistemas: 
 ? Sistema de Arquivamento Direto 
 ? Sistema de Arquivamento Indireto 
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Vamos à doutrina de Marilena Leite Paes para não haver chance de erro na prova e, de quebra, 
anotar mais dois conceitos no nosso MDA! 
Sistema Direto: a busca do documento é feita diretamente no local onde está 
guardado. 
Sistema indireto: para se localizar o documento, é preciso, antes, consultar um 
índice ou código. 
 
 
Temos ainda o Sistema Semi-indireto: o método alfanumérico (combinação de 
letras e números) não se inclui nas classes de métodos básicos e padronizados. 
 
Agora que você já conhece quais são os dois sistemas de arquivamento e quais deles devem ser 
acompanhados de instrumentos de busca ou não, vamos ver a fundo os principais métodos de 
arquivamento, de forma esquematizada. 
Você vai observar que além da classificação por sistema, a arquivologia divide os métodos de 
arquivamento em duas classes: métodos básicos e padronizados. 
Saiba que os mais importantes em termos de prova são os métodos básicos, mais especificamente, 
alfabéticos, numéricos, geográficos e ideográficos (assunto). 
Exemplos
Definição
Direto/Indireto
Sistemas de
Arquivamento
Sistemas de 
Arquivamento
Direto
Busca feita 
diretamente 
no local
Alfabético/ 
Geográfico 
(sistemas 
básicos)
Indireto
É necessário um 
instrumento para 
localizar o 
documento
Numérico (sistema 
básico) Ideográfico 
(sistema 
padronizado)
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3.1 MÉTODOS BÁSICOS DE ARQUIVAMENTO 
3.1.1 MÉTODO ALFABÉTICO 
É o mais simples, desde que o elemento principal seja o nome. Não se assuste. É mais fácil do que 
parece. É um método direto, pois a pesquisa é feita diretamente, sem necessidade de consulta a um 
índice auxiliar para localizar qualquer documento. As fichas ou pastas são colocadas em ordem 
alfabética. 
x Vantagens: rápido, direto, fácil e barato. 
x Desvantagens: se houver grande volume de documentos, aumenta a chance de erros. 
Básicos
Alfabético
Geográfico
Numérico
Simples
Cronológico
Dígito-
Terminal
Ideográfico
(ASSUNTO)
Alfabéticos
Enciclopédico
Dicionário
Numéricos
Duplex
Decimal
Unitermo ou 
indexação 
coordenada
Padronizados
Variadex
Automático
Soundex
Mnemônico
Rôneo
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Marilena Leite Paes elenca as 13 regras de alfabetação 
1. Nos nomes de pessoas físicas, considera-seo último sobrenome e depois, o prenome. 
Exemplo: 
João Barbosa 
Pedro Álvares Cabral 
Maria Luísa Vasconcelos 
Arquivam-se: 
Barbosa, João 
Cabral, Pedro Álvares 
Vasconcelos, Maria Luísa 
 
Obs.: Quando houver sobrenomes iguais, prevalece a ordem alfabética do prenome. 
Exemplo: 
Aníbal Teixeira 
Marilda Teixeira 
Paulo Teixeira 
Vitor Teixeira 
Arquivam-se: 
Teixeira, Aníbal 
Teixeira, Marilda 
Teixeira, Paulo 
Teixeira, Vítor 
 
2. Sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo ou ligados por hífen não se separam. 
Exemplo: 
Camilo Castelo Branco 
Paulo Monte Verde 
Heitor Villa-Lobos 
 
Arquivam-se: 
Castelo Branco, Camilo 
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Monte Verde, Paulo 
Villa-Lobos, Heitor 
 
3. Os sobrenomes formados com as palavras Santa, Santo ou São seguem a regra dos sobrenomes 
compostos por um adjetivo e um substantivo. 
Exemplo: 
Waldemar Santa Rita 
Luciano Santo Cristo 
Carlos São Paulo 
Arquivam-se: 
Santa Rita, Waldemar 
Santo Cristo, Luciano 
São Paulo, Carlos 
4. As iniciais abreviativas de prenomes têm precedência na classificação de sobrenomes iguais. 
Exemplo: 
J. Vieira 
Jonas Vieira 
José Vieira 
Arquivam-se: 
Vieira, J. 
Vieira, Jonas 
Vieira, José 
5. Os artigos e preposições, tais como o, de, da, do, e, um, uma não são considerados! (ver também 
a regra 9) 
 Exemplo: 
Pedro de Almeida 
ZŝĐĂƌĚŽ�Ě ?�Andrade 
Lúcia da Câmara 
Arnaldo do Couto 
Arquivam-se: 
Almeida, Pedro de 
Andrade, Ricardo Ě ? 
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Câmara, Lúcia da 
Couto, Arnaldo do 
 
6. Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco como Filho, Júnior, Neto, Sobrinho são 
considerados parte integrante do último sobrenome, mas não são considerados na ordenação 
alfabética! 
Exemplo: 
Antônio Almeida Filho 
Paulo Ribeiro Júnior 
Joaquim Vasconcelos Sobrinho 
Henrique Viana Neto 
Arquivam-se: 
Almeida Filho, Antônio 
Ribeiro Júnior, Paulo 
Vasconcelos Sobrinho, Joaquim 
Viana Neto, Henrique 
Obs.: Os graus de parentesco só são considerados na alfabetação quando servirem de elemento de 
distinção. No exemplo abaixo, você nota que seria necessário criar uma diferenciação, já que todos 
os prenomes eram iguais a Jorge de Abreu. Note que houve uma ordem de posição no 
arquivamento! 
 Exemplo: 
Jorge de Abreu Sobrinho 
Jorge de Abreu Neto 
Jorge de Abreu Filho 
Arquivam-se: 
Abreu Filho, Jorge de 
Abreu Neto, Jorge de 
Abreu Sobrinho, Jorge de 
7. Os títulos não são considerados na alfabetação. São colocados após o nome completo, entre 
parênteses. 
 Exemplo: 
Ministro Milton Campos 
Professor André Ferreira 
General Paulo Pereira 
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Dr. Pedro Teixeira 
Arquivam-se: 
Campos, Milton (Ministro) 
Ferreira, André (Professor) 
Pereira, Paulo (General) 
Teixeira, Pedro (Dr.) 
 
8. Os nomes estrangeiros são considerados pelo último sobrenome, exceto nos casos de espanhóis 
e orientais (ver também regras 10 e 11 para entender melhor ;) 
Exemplo: 
Georges Aubert 
Winston Churchill 
Paul Muller 
Jorge Schmidt 
Arquivam-se: 
Aubert, Georges 
Churchill, Winston 
Muller, Paul 
Schmidt, Jorge 
 
9. As partículas dos nomes estrangeiros podem ou não ser consideradas. O mais comum é 
considerá-las como parte integrante do nome quando escritas com letra maiúscula. 
Exemplo: 
Giulio di Capri 
Esteban De Penedo 
John Mac Adam 
Gordon O`Brien 
Arquivam-se: 
Capri, Giulio di 
De Penedo, Esteban 
Mac Adam, John 
O`Brien, Gordon 
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10. Os nomes espanhóis são registrados pelo penúltimo sobrenome, que corresponde ao 
sobrenome de família do pai. (atenção, pois foge à regra a qual estamos acostumados) 
Exemplo: 
Arquivam-se: 
José de Oviedo y Baños 
Francisco de Pina de Mello 
Angel del Arco y Molinero 
Antonio de los Ríos 
Arquivam-se: 
Arco y Molinero, Angel del 
Oviedo y Baños, José de 
Pina de Mello, Francisco de 
Ríos, Antonio de los 
 
11. Os nomes orientais ? japoneses, chineses e árabes ? são registrados como se apresentam, ou 
seja, da mesma forma. É o mais fácil ;) 
Exemplo: 
Chun Li 
Al Ben-Hur 
Ryu Akuma 
Edomondo Honda 
Arquivam-se: 
Al Ben-Hur 
Chun Li 
Edomondo Honda 
Ryu Akuma 
 
12. Os nomes de firmas, empresas, instituições e órgãos governamentais devem ser transcritos 
como se apresentam, não se considerando, porém, para fins de ordenação, os artigos e 
preposições que os constituem. Admite-se, para facilitar a ordenação, que os artigos iniciais 
sejam colocados entre parênteses após o nome. 
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Exemplo: 
Estratégia Concursos 
Trump Towers 
The Library of Congress 
A Colegial 
Barbosa Santos Ltda. 
Arquivam-se: 
Barbosa Santos Ltda. 
Colegial (A) 
Estratégia Concursos 
Library of Congress (The) 
Trump Towers 
13. Nos títulos de congressos, conferências, reuniões, assembleias e assemelhados: os números 
arábicos, romanos, ou escritos por extenso deverão aparecer no fim, entre parênteses. 
Exemplo: 
II Conferência de Pintura Moderna 
Quinto Congresso de Geografia 
3 Congresso de Geologia 
Arquivam-se: 
Conferência de Pintura Moderna (II) 
Congresso de Geografia (Quinto) 
Congresso de Geologia (3) 
3.1.2 MÉTODO GEOGRÁFICO 
O método Geográfico é do sistema direto (assim como o alfabético). E, relembrando, é considerado 
direto porque a busca é feita diretamente ao documento. Esse método é o mais usado quando o 
principal elemento a ser considerado em um documento é a procedência ou local. 
As melhores ordenações geográficas são: 
 ? Nome do estado, cidade e correspondente 
 ? Nome da cidade, estado e correspondente 
ZĞĐĞďĞŵŽƐ� ŵƵŝƚĂƐ� ĚƷǀŝĚĂƐ� ŶŽ� ĨſƌƵŵ� ĚĞ� ĚƷǀŝĚĂƐ� ƐŽďƌĞ� ĞƐƐĂ� ƉĂůĂǀƌĂ� “ĐŽƌƌĞƐƉŽŶĚĞŶƚĞ ? ?� K�
correspondente pode ser qualquer coisa, vai depender do que você está tentando organizar. Pode 
ser um nome, um objeto, um termo, um termo ou qualquer outra referência, ok? 
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Não esqueça de levar suas dúvidas para o fórum. Sempre que achamos pertinente, colocamos nas 
aulas. Dessa forma, teremos um material cada vez melhor, feito por mim e por vocês! ჉ 
1) Nome do estado, cidade e correspondente ? quando o arquivo é organizado por estados, as 
capitais devem ser alfabetas em primeiro lugar, por estado, independentemente da ordem 
alfabética em relação às demais cidades, que deverão estar dispostas após as capitais. 
Imagine uma pasta que usa o método geográfico (sistema direto) e ordenada por Nome do estado, 
cidade e correspondente. 
Ex. Organização de pasta por estado do Rio de Janeiro: 
(1) Rio de Janeiro (capital) 
(2) Campos 
(3) Nova Iguaçu 
(4) Petrópolis 
(5) Teresópolis 
(6) Xerém 
Viu como, excetuando a capital (Rio de Janeiro), todas as cidades estão em ordem alfabética? Não, 
então olhe de novo.2) Nome da cidade, estado e correspondente ? quando o arquivo é organizado por cidade e não o 
ĞƐƚĂĚŽ ?�ƐĞƌĞŵŽƐ� “ƚƌĂĚŝĐŝŽŶĂŝƐ ? ?�ŽƵ�ƐĞũĂ ?�ƵƐĂƌ�Ă�ŽƌĚĞŵ�Ălfabética por cidades, sem privilégio para 
capitais. 
Ex. Organização de pasta por cidades: 
(1) Campos (Rio de Janeiro) 
(2) Nova Iguaçu (Rio de Janeiro) 
(3) Petrópolis (Rio de Janeiro) 
(4)Rio de Janeiro (Rio de Janeiro) 
(5) Teresópolis (Rio de Janeiro) 
(6) Xerém (Rio de Janeiro) 
Veja que nesse modelo, o Rio de Janeiro, capital, ficou na quarta posição, pois foi considerada, 
apenas, a ordem alfabética na ordenação por cidades. 
Nesse exemplo, é fundamental que as pastas tragam os nomes dos estados, pois há cidades com 
nomes idênticos, mas em estados diferentes. 
Curiosidade: Segundo o IBGE, há 504 cidades com nomes repetidos no Brasil. 
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Olha aí outro exemplo: esse é o nome 
de cidade que mais se repete. 
Isso aí é só para você não esquecer que 
deve sempre haver, nas pastas com o 
nome dos estados, depois dos nomes 
das cidades. 
Imagina fazer a utilização do método 
geográfico para a cidade de Bom Jesus 
sem dizer a que estado se refere. 
&ƌĂĐĂƐƐŽ�ƚŽƚĂů ?�sĂŝ�ƚĞƌ�ƋƵĞ� “ƌŽĚĂƌ ?�ĐŝŶĐŽ�
estados para tentar encontrar a cidade 
correta. 
 
 
 
Exemplo: 
Brasília (Distrito Federal) 
Brasília (Minas Gerais) 
Bom Jesus (Paraíba) 
Bom Jesus (Santa Catarina) 
3) Correspondência com outros países ? Nesse caso, primeiro nessa ordem: 
1. País 
2. Capital do País 
3. Correspondente 
4. As demais cidades serão alfabetadas em ordem alfabética 
Esquema para o método geográfico: 
 
 
Vantagens
Direto
Fácil de usar
Desvantagens
Exige duas 
classificações:
local e nome do 
correspondente
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O método geográfico não está apenas restrito ao tipo de utilização que vimos. 
Uma empresa, por exemplo, pode guardar seus documentos em uma 
localização de acordo com a unidade que a produziu. Por exemplo: os 
documentos da área comercial vão para São Paulo e os da área Operacional, 
para Mato Grosso. Esse é um exemplo, também, de método geográfico por usar 
a procedência dos arquivos para determinar seu arquivamento. 
 
3.1.3 MÉTODOS NUMÉRICOS 
Você sabe que o método é numérico porque o principal elemento a ser considerado em um 
documento é o número. Ele é um método indireto. 
Essa classificação possui três subdivisões, como você pôde observar no nosso esquema: 
 ? Numérico simples 
 ? Numérico Cronológico 
 ? Numérico Dígito-terminal 
Vamos conhecer cada um deles? 
a) Métodos Numérico Simples 
Nesse método, existe a atribuição de um número para cada documento. E a partir daí é que eles são 
organizados. Não há preocupação com a ordem alfabética e sim com a ordem de entrada ou de 
registro e um correspondente ou cliente, seja pessoa física ou jurídica. E não há preocupação com a 
ordem alfabética porque existe um índice remissivo (por exigir a consulta ao índice remissivo é que 
chamamos o método de indireto). 
É bom salientar que o índice remissivo também pode aparecer com o nome 
 “ŽŶŽŵĄƐƚŝĐŽ ? ? 
Esse método tem aplicação em arquivos especiais (discos, fotografias, fitas sonoras) e especializados 
(projetos de engenharia, projetos de financiamento, prontuários médicos, cadastros de 
funcionários). 
b) Métodos Numérico Cronológico 
 
Nesse método, é importante a ordem numérica e a data. O nome já ajuda, concorda? As repartições 
públicas costumam adotar esse modelo. Numera-se o documento e não a pasta. O documento 
depois de autuado ? colocado em capa de cartolina, onde além do número de protocolo são 
transcritas outras informações, em geral passa a ser chamado de processo. Como trabalho na área 
Fiscal, ainda há muitas empresas usando notas em papel. E a metodologia que usam é essa aqui. 
Elas são arquivadas pelo dia, mês e ano da emissão. Assim, quando o fiscal pedir alguma nota, ficará 
mais fácil encontrar. 
Esquema para o método Numérico-Cronológico 
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c) Método Numérico Dígito-Terminal 
Necessário em locais com grande volume de informações, como o INSS, bancos e hospitais, por 
exemplo. 
Os documentos são numerados sequencialmente, mas sua leitura apresenta um detalhe bem 
particular: os números são apresentados em três grupos de dois dígitos (cada um) e são lidos da 
direita para a esquerda, formando pares. Repare: são lidos os pares de números, mas de trás para 
frente. É estranho, o que facilitará sua memorização ;). 
Vamos pegar um exemplo: o número 231.209 terá os seguintes grupos: 
A leitura é sempre feita da direita para a esquerda e por isso que o último par será o grupo primário, 
o segundo par, secundário e o terceiro par, terciário. 
23 - 12 - 09 
 
 
 
 
 
 
 
Grupo Primário 
Grupo Secundário 
Grupo Terciário 
 
 
 
 
 
 
Vantagens
+ sigiloso
Menor 
chance de 
erros por ser 
mais fácil lidar 
com números
do que com 
letras
Desvantagens
Método
INDIRETO, 
exigindo 
duplicidade de 
pesquisa
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Ah, professor, mas e se houver apenas 5 números? Exemplo: (89.090) 
Se houver apenas 5 números, devemos completar com quantos zeros forem necessários do lado 
esquerdo. Aí teríamos o 08-90-90 
 
 
Voltemos ao exemplo 23-12-09. 
Para localizar a pasta 231.209 (23-12-09), temos que fazer a leitura da direita para a esquerda. Assim, 
o arquivista deverá verificar, primeiramente, onde estão as pastas terminadas por 09, em seguida, 
as localizar as pastas do grupo secundário, no caso, de número 12 e, por fim, o grupo terciário, com 
o número 23. Ou seja, de trás para frente! Mas cuidado! Você só lê de trás para frente depois que 
separar as dezenas. Muita atenção. Ou seja, nesse nosso exemplo (23-12-09), você não vai procurar 
a pasta 90 e sim a pasta 09! 
Um exemplo bem curto e simples para ajudar na memorização. Simulemos 4 documentos do INSS 
que devam ser arquivados: 
001.349 Ben Dez 
993.017 Luke Skywalker 
876.017 John Snow 
002.643 Michael Jordan 
 
Primeiro, devemos separar em dezenas, para depois, lermos da direita para a esquerda. 
00-13-49 Ben Dez 
99-30-17 Luke Skywalker 
87-60-17 John Snow 
00-26-43 Michael Jordan 
Agora, vamos ordenar, começando pela última dezena, em ordem crescente. Veja que o menor 
número é 17. Empatou no grupo primário? Passemos para o secundário. Veja que 30 é menor que 
60, logo, Luke Skywalker venceu John Snow! Depois, temos as dezenas 43 e 49. A 43 virá na frente, 
por ser menor. 
Vamos ordenar: 
99-30-17 Luke Skywalker 
87-60-17 John Snow 
00-26-43 Michael Jordan 
00-13-49 Ben Dez 
 
 
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Pronto, você aprendeu mais um método indireto. 
 
3.1.4 MÉTODO IDEOGRÁFICO OU POR ASSUNTO 
O método Ideográfico também pode aparecer como Métodos por Assunto. E é dessa forma, por 
assunto, que os documentos deverão ser arquivados. 
Não é um método fácil de ser posto em prática, pois depende de uma profunda base de 
conhecimento da instituição por parte do arquivista. Pense que, ele precisará conhecer bem diversas 
ĄƌĞĂƐ�ĚĂ�ĞŵƉƌĞƐĂ�Ğ�ƐĞƵƐ�“ĂƐƐƵŶƚŽƐ ?�ƉĂƌĂ�ŶĆŽ�ĨĂnjĞƌ�ŶĞŶŚƵŵĂ�ĐůĂƐƐŝĨŝĐĂĕĆŽ�ĞƌƌĂĚĂ ?� 
O método é subdividido em duas categorias: Alfabético ou Numérico. E cada um deles sofre mais 
uma divisão. O Alfabético se desmembra em Dicionário e Enciclopédico e o Numérico, em Decimal, 
Duplex e Unitermo. Veja o esquema para facilitar. 
 
Vamos montar um exemplo para clarear o método ideográfico. 
Vantagens
do método numérico
dígito-terminal
Redução de erros de arquivamento
Rapidez na localização e arquivamento
Expansão equilibrada do arquivo distribuído em 3 
grandes grupos
Possibilidade de divisão equitativa do trabalho entre os 
arquivistas.
Desvantagens
do método numérico dígito-
terminal
Leitura não convencional dos números
Disposição física dos documentos de acordo com o 
sistema utilizado na leitura
IDEOGRÁFICO
ALFABÉTI
CO
DICIONÁRIO ENCICLOPÉDICO
NUMÉRICO
DECIMAL DUPLEX UNITERMO
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Imagine uma instituição com alguns assuntos que justifiquem a organização dos documentos por 
esse método. 
Pagamento de bônus 
Desligamento de pessoal 
Investimentos em treinamento 
Anúncios 
Pagamento de impostos 
Manutenção Predial 
Investimento em Ações 
Conserto de elevadores 
Propaganda 
Acima, já percebemos que há uma organização por assunto, ou seja, a empresa está usando o 
método Ideográfico (ou por assunto). 
Vamos para a próxima etapa: 
Método Ideográfico Alfabético Dicionário 
Nesse formato, a classificação ficará similar a um dicionário, por isso ele tem esse nome. Assim, 
vamos reorganizar a lista acima usando a ordem alfabética. Perceba! 
Anúncios 
Conserto de Elevadores 
Desligamento de pessoal 
Investimento em Ações 
Investimentos em treinamento 
Manutenção Predial 
Pagamento de bônus 
Pagamento de impostos 
Propaganda 
Ideográfico Alfabético Enciclopédico 
Nesse formato, a classificação será feita por grandes grupos, na forma de títulos. E esses títulos 
serão organizados alfabeticamente. 
FINANCEIRO 
Investimento em Ações 
Pagamento de impostos 
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MANUTENÇÃO 
Conserto de Elevadores 
Manutenção Predial 
MARKETING 
Anúncios 
Propaganda 
RECURSOS HUMANOS 
Desligamento de pessoal 
Investimentos em treinamento 
Pagamento de bônus 
Está ficando mais claro agora? Espero que sim . Vou repetir o esqueminha, pois agora veremos o 
lado Numérico e suas divisões (Decimal, Duplex e Unitermo). Olhe e memorize. 
Método Ideográfico Numérico 
 
 
Vamos usar os mesmos exemplos para o arquivamento pelo método Ideográfico Numérico. 
Comecemos pelo Duplex. 
Duplex 
Vejamos como o DTBA (Dicionário de Arquivologia) define o Duplex: 
MĠtodo de ordenaĕĆo que tem por eixo a distribuiĕĆo dos documentos em 
grandes classes por assunto, numeradas consecutivamente, que podem ser 
subdivididas em classes subordinadas mediante o uso de nƷmeros justapostos 
com traĕos de uniĆo. 
Depois que você aprende o anterior, esse, o Duplex, é fácil. Basta numerar, como demonstro abaixo: 
1-FINANCEIRO 
IDEOGRÁFIC
O
ALFABÉTICO
DICIONÁRIO ENCICLOPÉDICO
NUMÉRICO
DECIMAL DUPLEX UNITERMO
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1-1 Investimento em Ações 
1-2 Pagamento de impostos 
2 - MANUTENÇÃO 
2-1 Conserto de elevadores 
2-2 Manutenção Predial 
3- MARKETING 
3-1 Anúncios 
3-2 Propaganda 
4 - RECURSOS HUMANOS 
4-1Desligamento de pessoal 
4-2 Investimentos em treinamento 
4-3 Pagamento de bônus 
 
KďƐ ?�ZĞƉĂƌĞ�ƋƵĞ�Ž�DĠƚŽĚŽ��ƵƉůĞdž ?�ƵƐĂ� “ƚƌĂĕŽƐ�ĚĞ�ƵŶŝĆŽ ? ?�ŽƵ�ƐĞũĂ ?�Ƶŵ�ŚşĨĞŶ�ƉĂƌĂ�ƐĞƉĂƌĂƌ�ŽƐ�ŶƷŵĞƌŽƐ ?�
Outra característica relevante é que ele possui classes ilimitadas. 
Método Ideográfico Numérico Decimal 
Para fechar o método Ideográfico (ou por assunto)! Falemos do decimal. Esse é bem diferente dos 
outros. Não é tão simples, mas basta você saber sua definição. Foi um método criado por Dewey em 
1876. Ele separa cada assunto em 10 classes, depois mais 10 subclasses e, a seguir, divisões, grupos, 
subgrupos, subseções, etc. Apesar de tantas divisões, a expansão das classes é finita, ao contrário 
do Duplex, que pode ser eternamente aumentado. 
Vejamos a definição do DBTA: 
MĠtodo de ordenaĕĆo que tem por eixo um plano prĠvio de distribuiĕĆo dos 
documentos em dez grandes classes, cada uma podendo ser subdividida em 
dez subclasses e assim por diante. 
KďƐ ?�ZĞƉĂƌĞ�ƋƵĞ�Ž�DĠƚŽĚŽ�ĚĞĐŝŵĂů ?�ƵƐĂ�ƉŽŶƚŽƐ� ? “ ? ? ?�ƉĂƌĂ�ƐĞƉĂƌĂƌ�ŽƐ�ŶƷŵĞƌŽƐ ? 
1.1/ 1.2/1.3... 
Outra característica relevante é que ele possui classes LIMITADAS, mas usa a base decimal (base dez. 
Método Ideográfico Numérico Unitermo ou Indexação Coordenada 
Nada mais é do que a indexação por termos simples extraídos do documento. Também é conhecida 
como método unitermo. 
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3.6 MÉTODOS PADRONIZADOS 
São métodos pouco cobrados em provas de nível médio e em provas que não são específicas para 
formação em arquivologia. O importante é apenas saber que existem e suas características básicas. 
Não invista muito tempo em seu estudo, pois o custo benefício, atualmente, é muito baixo. 
a) Variadex 
Método de ordenação que tem por eixo as letras do alfabeto representadas por cores diferentes. 
b) Automático 
É utilizado para arquivamento de nomes. Combina letras, cores e números. Um detalhe importante: 
é usado para arquivar nomes, mas deve-se evitar acumular pastas de sobrenomes iguais. Não é 
utilizado nos arquivos brasileiros. 
c) Soundex 
Usa-se para arquivar nomes (também), sendo que a forma de classificação não é pela grafia e sim 
pela semelhança da pronúncia. Ou seja, a grafia pode ser diferente, o que vale é o som. Não é 
utilizado nos arquivos brasileiros. 
Fácil de lembrar na prova por causa do nome (soundex). 
d) Mnemônico 
Método obsoleto, mas vamos conhecer. No lugar dos números, usa-se a combinação de letras. As 
letras assumiriam o papel de símbolos. A ideia do método era facilitar a localização dos arquivos, 
por, em tese, auxiliar na memorização por parte do arquivista. 
 
QUESTÃO PARA FIXAÇÃO 
Utilize as regras de alfabetação e o método de classificação alfabético para ordenar os nomes 
a seguir. 
Assinale a opção que indica, nessa ordenação, o primeiro nome. 
 ?��ďĞůĂƌĚŽ��ĂƌƌĂƌĂ 
 ?��ĚĂůďĞƌƚŽ��ĂďƌĂů 
 ?��ďşůŝŽ��ĂƐƚŝůŚŽ 
 ?��ŶşďĂů��ůŵĂĚĂ�ĚĞ��ĂƐƚƌŽ 
 ?��ĚƌŝĂŶŽ�ĚĞ�KůŝǀĞŝƌĂ��ąŵĂƌĂ 
 a) Abelardo Carrara 
 b) Abílio Castilho 
 c) Aníbal Almada de Castro 
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 d) Adriano de Oliveira Câmara 
 e) Adalberto Cabral 
Comentários: 
Questão bem direta sobre alfabetação. Segue a regra geral, sem exceções. Basta ver qual dos 
sobrenomes está em primeira posição na ordem alfabética. Lembre-se de eliminar as 
preposições, como ocorre no nome Aníbal Almada de Castro ou Adriano de Oliveira Câmara. 
�Žŵ ?�ĚĞŶƚƌĞ�ƚŽĚŽƐ�ĞƐƐĞƐ ?�Ž��ĂďƌĂů ?��ĚĂůďĞƌƚŽ�Ġ�Ă�ƌĞƐƉŽƐƚĂ�ĐĞƌƚĂ ?�ƉŽŝƐ�Ă�ůĞƚƌĂ� “ď ?�ǀĞŵ�ĂŶƚĞƐ�ĚĂƐ�
demais (Carrara, Castilho, Castro, Câmara) 
Gabarito: E 
QUESTÃO PARA FIXAÇÃO 
A respeito de arquivamento e ordenação dos documentos de arquivo, julgue o item 
subsecutivo. 
O método de sistema direto facilita a operação de arquivamento dos documentos.Comentários: 
É isso mesmo, o método direto facilita a operação, pois a busca ocorre diretamente no local 
onde ele está guardado. Vai direto à fonte. 
Veja ainda os outros sistemas, para revisar: 
Sistema indireto: para se localizar o documento, é preciso, antes, consultar um índice ou 
código. 
Sistema Semi-indireto: o método alfanumérico (combinação de letras e números) não se inclui 
nas classes de métodos básicos e padronizados. 
Gabarito: Certa 
QUESTÃO PARA FIXAÇÃO 
No Departamento de Recursos Humanos de uma instituição, há pastas correspondentes aos 
seguintes funcionários: 
a. João Manuel de Souza 
b. Luiz Alberto de Sousa 
c. Maria Regina da Silva 
d. José Dias Silva 
e. Doroti Silveira 
f. Sérgio Sampaio 
g. Carlos Souza Silva 
Se tais pastas forem submetidas a ordenação alfabética, sua disposição correta será 
 a) f, g, d, c, e, b, a. 
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 b) f, c, b, d, a, c, g. 
 c) b, d, a, c, f, e, g. 
 d) g, e, f, c, a, d, b. 
 e) g, b, a, d, c, e, f. 
Vamos começar a ordenar: 
a. João Manuel de Souza Souza, João Manuel de 
b. Luiz Alberto de Sousa Sousa, Luiz Alberto de 
c. Maria Regina da Silva Silva, Maria Regina da 
d. José Dias Silva Silva, José Dias 
e. Doroti Silveira Silveira, Doroti 
f. Sérgio Sampaio Sampaio, Sérgio 
g. Carlos Souza Silva Silva, Carlos Souza 
Agora vamos colocar na ordem correta: 
1- f) Sampaio, Sérgio 
2- g) Silva, Carlos Souza 
3- d) Silva, José Dias 
4- c) Silva, Maria Regina da 
5- e) Silveira, Doroti 
6- b) Sousa, Luiz Alberto de 
7- a) Souza, João manuel de 
ObseƌǀĞ�ƋƵĞ�ĐŽŵŽ�ŚĄ� ?� “^ŝůǀĂ ? ?�ĐůĂƐƐŝĨŝĐĂŵŽƐ�Ž�ŶŽŵĞ�ƐĞŐƵŝŶƚĞ ? 
A ordem final é: f, g, d, c, e, b, a 
Gabarito: A 
QUESTÃO PARA FIXAÇÃO 
Em um departamento de uma empresa são recebidos, diariamente, muitos documentos de 
várias partes do Brasil. 
O funcionário encarregado de organizar esses documentos deve, de forma inequívoca, optar 
pelo método de arquivamento denominado 
 a) ideográfico 
 b) tipográfico 
 c) enciclopédico 
 d) geográfico 
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 e) unitermo 
Comentários: 
O método geográfico traz como vantagens ser direto e de fácil manuseio. Como desvantagem, 
traz a exigência de ter que carregar o local e nome do correspondente. Como os documentos 
veem de vários locais do Brasil, certamente o melhor método de arquivamento é o geográfico. 
Gabarito: D 
QUESTÃO PARA FIXAÇÃO 
Acerca da gestão de documentos, julgue os itens que se seguem. 
O método de arquivamento alfanumérico, que consiste na combinação de letras e números, 
pertence ao sistema indireto. 
Comentários: 
O método de arquivamento alfanumérico (combinação de letras e números) é considerado 
Semi-indireto e não ao sistema indireto. Erro sutil. Cuidado. 
No sistema indireto para se localizar o documento, é preciso, antes, consultar um índice ou 
código. 
Gabarito: Errada 
QUESTÃO PARA FIXAÇÃO 
Uma das vantagens apresentadas pelo método duplex de arquivamento é a possibilidade 
ilimitada de classes de documentos. 
Comentários: 
Relembre que o Método Ideográfico possui algumas divisões. Uma delas é o Ideográfico 
Numérico, que se subdivide em Numérico Decimal, Duplex ou Unitermo. 
Enquanto o método Duplex tem a possibilidade ilimitada de classes de documentos, o método 
Decimal é limitado. 
Veja um modelo de método Duplex, para relembrar: 
1-FINANCEIRO 
1-1 Investimento em Ações 
1-2 Pagamento de impostos 
2 - MANUTENÇÃO 
2-1 Conserto de elevadores 
2-2 Manutenção Predial 
Gabarito: Certa 
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4. ARQUIVAMENTO E ORDENAÇÃO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO ʹ 
OPERAÇÕES DE ARQUIVAMENTO 
Vamos relembrar que a principal função dos arquivos é disponibilizar as informações contidas nos 
documentos para a tomada de decisão e comprovação de direitos e obrigações. Mas isso só é 
possível se esses documentos estiverem corretamente classificados, bem guardados (arquivados) e 
com fácil acesso. 
Guardar (arquivar) é importante? Certamente! Mas de que adianta guardar aquelas suas fotos 
históricas do carnaval de 2009, se você não consegue achá-las quando precisa? Ah, acho que não foi 
um bom exemplo... você deve ter vontade de eliminar essas fotos... rs. Mas o importante é que o 
acesso aos documentos seja fácil, permitindo a recuperação das informações na hora em que elas 
forem necessárias. 
Porém, antes de guardar os documentos, ou seja, arquivar em pastas, dossiês ou móveis, o arquivista 
deve seguir uma sequência de etapas, de acordo com as operações descritas abaixo 
 
 ? INSPEÇÃO: consiste no exame do documento para verificar se ele realmente se destina ao 
arquivamento, se possui anexo e se a classificação atribuída será alterada ou mantida. Nem sempre 
os documentos são encaminhados ao arquivo para serem arquivados. Pode acontecer de serem 
enviados ao Arquivo para serem anexados ou apensados a outros ou, simplesmente, de fornecerem 
uma informação. 
 ? ESTUDO: É a leitura atenta de cada documento para verificar a entrada que deverá ser 
atribuída a ele, assim como verificar a existência de antecedentes e a necessidade de referências 
cruzadas. 
 ? CLASSIFICAÇÃO: Depois que o estudo do documento é concluído, o arquivista passa para essa 
etapa. Nela ocorre a determinação da entrada e das referências cruzadas que serão atribuídas a ela. 
A classificação é responsável pela interpretação dos documentos. Logo, não é qualquer um que pode 
fazer isso. O profissional precisa conhecer bem o funcionamento e estrutura da instituição. Como 
reforça Paes, o todos os documentos de, para, ou sobre uma pessoa, assunto ou acontecimento, 
devem estar classificados sob o mesmo título e arquivados juntos, formando uma unidade de 
arquivamento, ou seja, um dossiê. A classificação é uma atividade intelectual (grave isso). 
 ? CODIFICAÇÃO: Ela reduz o tempo de ordenação e facilita o arquivamento e localização. 
Funciona assim: o arquivista apõe, ou seja, inclui, nos documentos, os símbolos correspondentes ao 
método de arquivamento adotado, usando: letras, números, letras e números e cores. 
 ? ORDENAÇÃO: é a disposição dos documentos de acordo com a classificação e a codificação 
recebidas. Na ordenação os documentos podem ser organizados em escaninhos, pilhas ou 
classificadores, enquanto as fichas devem ser separadas por guias. A ordenação serve para agilizar 
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o arquivamento, minimizando a possibilidade de erros. Além disso, estando ordenados 
adequadamente, será possível manter reunidos todos os documentos referentes a um mesmo 
assunto, organizando-os previamente para o arquivamento. OU seja, a organização traz duas 
grandes vantagens: agiliza e racionaliza o trabalho de arquivamento. A ordenação é uma atividade 
intelectual (grave isso). 
 ? GUARDA DE DOCUMENTOS: É o arquivamento! É a guarda do documento no local devido 
(pasta suspensa, prateleira, caixa), de acordo com a classificação dada. Nesta fase deve-se ter muita 
atenção, pois um documento arquivado erroneamente poderá ficar perdido, sem possibilidades de 
recuperação caso venha a ser requisitado no futuro. O arquivamento é uma operação física, ou seja, 
não é uma atividade ŝŶƚĞůĞĐƚƵĂů ?���Ɛſ�ƉĞŶƐĂƌ�ƋƵĞ�Ġ�ƵŵĂ�ĂƚŝǀŝĚĂĚĞ�ŵĂŝƐ� “ďƌĂĕĂů ? ? 
5. MODELOSDE ARQUIVOS E TIPOS DE PASTAS 
O que diferencia os tipos de arquivamento é a posição em que as fichas e documentos estão 
dispostos e não a forma dos móveis, portanto, são dois tipos de arquivamento: horizontal e vertical. 
No tipo vertical, os documentos ou fichas são dispostos uns atrás dos outros, permitindo uma 
consulta rápida, sem necessidade de manipular ou remover outras fichas ou documentos. 
No tipo horizontal, os documentos ou fichas são colocados uns sobre os outros e arquivados em 
caixas, escaninhos ou estantes. Esse tipo de arquivamento é muito usado para desenhos, mapas, 
plantas, assim como nos arquivos permanentes. 
5.1 MATERIAL DE CONSUMO 
Material de consumo é o que sofre desgaste a curto ou médio prazo. São as fichas, guias, pastas, 
tiras de inserção e outros. Vamos aprender algumas definições, extraídas da maior referência na 
disciplina, Marilena Leite Paes. 
FICHA ? é um retângulo de cartolina, grande ou pequeno, liso ou pautado, usado para o registro das 
informações. 
GUIA DIVISÓRIA ? É um retângulo de cartão resistente que é usado para separar as partes ou seções 
dos arquivos ou fichários, reunindo em grupos as respectivas fichas ou pastas. Sua finalidade é 
facilitar a busca dos documentos e seu rearquivamento. 
Ao estudar Guias Divisórias, precisamos aprender os elementos relacionados com sua finalidade e 
funções. Veja abaixo: 
PROJEÇÃO ? é a parte superior, em destaque, da guia. Certamente você já viu uma ao usar uma 
pasta suspensa. Você também pode ver a projeção sendo chamada de visor. Pode ser recortada no 
próprio cartão ou pode ser aplicada nele, sendo de celulóide ou de metal. A abertura na projeção 
que recebe a tira de inserção chama-se janela. 
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Figura 1 Extraído de Paes (1997) 
NOTAÇÃO ? é o que está escrito na PROJEÇÃO. A Notação pode ser alfabética, numérica ou 
alfanumérica. 
 
Figura 2 Extraído de Paes (1997) 
A notação também pode ser aberta (indica apenas o início da seção) ou fechada (indica o início e fim 
da seção). 
 
Figura 3 Extraído de Paes, 1997 
POSIÇÃO ? é o local que a projeção ocupa ao longo da guia. O comprimento pode ser de metade da 
guia, um terço, um quarto ou um quinto. E por isso que a posição é denominada pelos nomes de 
primeira posição, segunda posição, terceira posição, quarta posição ou quinta posição. 
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Figura 4 Extraído de Paes (1997) 
FUNÇÃO DA GUIA 
Em relação à sua função, a guia pode ser: 
 ? primária ? indica a primeira divisão de uma gaveta ou seção de um arquivo. 
 ? secundária ? indica uma subdivisão da primária. 
 ? subsidiária - indica uma subdivisão da secundária. 
 ? especial ? indica a localização de um nome ou assunto de grande frequência. 
Para você saber se uma guia é primária, secundária, subsidiária ou especial deve olhar para sua 
NOTAÇÃO (é o que está escrito na projeção). Mas o ideal é que as guias primárias estivessem sempre 
em primeira posição, as secundárias em segunda posição e assim sucessivamente. 
 
Figura 5 Extraído de Paes (1997) 
GUIA ʹ FORA ? Significa que não há uma pasta de arquivo. Pode ser um indicador colocado no lugar 
de uma unidade de arquivamento ou item documental para assinalar a sua remoção temporária. 
Para identificá-la, é fácil. Vem uma notação com a palavra FORA. 
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Figura 6 Extraído de Paes (1997) 
TIRA DE INSERÇÃO - É uma tira de papel gomado ou de cartolina picotada onde as notações são 
escritas. Essas tiras são inseridas nas projeções das pastas ou guias. 
PASTA ? É uma folha de papelão ou cartolina, dobrada ao meio, com a função de guardar e proteger 
os documentos. Pode ser suspensa, lisa, ou ter projeção. Eles são divididas em: 
 ? individual ou pessoal ? nela é guardado documento sobre determinado assunto ou pessoa, 
em ordem cronológica; 
 ? miscelânea ? onde são guardados documentos referentes a diversos assuntos ou diversas 
pessoas em ordem alfabética e, dentro de cada grupo, pela ordenação cronológica. 
 
Figura 7 Extraído de Paes (1997) 
 
QUESTÃO PARA FIXAÇÃO 
Entende-se por notação 
 a) a atribuição de código de localização aos documentos do arquivo. 
 b) o conjunto dos documentos produzidos pelos tabeliães de notas. 
 c) a primeira idade dos documentos, de acordo com seu ciclo vital. 
 d) o preenchimento das planilhas referentes à tabela de temporalidade. 
Comentários: 
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Notação é o que está escrito na PROJEÇÃO. A Notação pode ser alfabética, numérica ou 
alfanumérica. Ela também pode ser aberta (indica apenas o início da seção) ou fechada (indica 
o início e fim da seção). 
Gabarito: A 
QUESTÃO PARA FIXAÇÃO 
(2014 ? VUNESP ? SP URBANISMO ? ASSISTENTE EM ADMINISTRAÇÃO) 
Visando facilitar a organização do arquivo, para nomear ou numerar as pastas e auxiliar na 
localização de documentos, as pastas devem ser compostas por: 
 a) projeções ou visores. 
 ď ?� “ŽƌĞůŚĂƐ ?�ƐĂůŝĞŶƚĞƐ ? 
 c) tiras numeradas. 
 d) etiquetas adesivas. 
 e) janelas transparentes. 
Comentários: 
Projeção é a parte superior, em destaque, da guia. Pode ser recortada no próprio cartão ou 
pode ser aplicada nele, sendo de celulóide ou de metal. A abertura na projeção que recebe a 
tira de inserção chama-se janela. 
Gabarito: A 
QUESTÃO PARA FIXAÇÃO 
A saliência das pastas ou guias, onde se registra o assunto, é denominada de notação. 
Comentários: 
PROJEÇÃO ? é a parte superior, em destaque, da guia. Você também pode ver a projeção sendo 
chamada de visor. A abertura na projeção que recebe a tira de inserção chama-se janela. O que 
você escreve na projeção é que é a notação. 
Gabarito: Errada 
QUESTÃO PARA FIXAÇÃO 
Em alguns arquivos convencionais, ainda se utilizam determinados recursos para garantir a 
identificação imediata do documento que não está no arquivo, na gaveta ou na pasta. 
O recurso que indica onde se encontra o respectivo documento é conhecido como guia 
 a) fora 
 b) primária 
 c) especial 
 d) subsidiária 
 e) secundária 
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Comentários: 
Guia-fora pode ser um indicador colocado no lugar de uma unidade de arquivamento ou item 
documental para assinalar a sua remoção temporária. 
Gabarito: A 
6. QUESTÕES COMENTADAS 
1. (CESPE ʹ FUB ʹ 2014 ʹ TECNICO EM ARQUIVO) 
A respeito de arquivamento e ordenação dos documentos de arquivo, julgue o item 
subsecutivo. 
O método de arquivamento por assunto é aplicado exclusivamente aos documentos de arquivo 
acumulados pelas atividades-meio da organização. 
Comentários: 
Segundo Paes, o arquivamento por assunto (ideográfico) é aplicado em documentos referentes à 
administração interna e suas atividades fim, portanto, não é só referente a atividades meio. 
Gabarito 1: ERRADA 
2. (CESPE ʹ FUB ʹ 2014 ʹ TECNICO EM ARQUIVO) 
A respeito de arquivamento e ordenação dos documentos de arquivo, julgue o item 
subsecutivo. 
O método duplex é utilizado na classificação ideográfica dos documentos. 
Comentários: o método Duplex está dentro do Ideográfico (por assunto). Lembre-se do esqueminha.O Método Ideográfico se subdivide em Alfabético e Numérico. 
E o Numérico se subdivide em Decimal, Duplex e Unitermo. Logo, a questão está corretíssima. 
Gabarito 2: CERTA 
3. (CESPE ʹ 2013 ʹ POLICIA FEDERAL ʹ ESCRIVÃO) 
A organização de documentos de arquivo envolve a classificação, a ordenação e o 
arquivamento. A classificação e a ordenação são operações intelectuais e o arquivamento, uma 
operação física. 
Comentários: 
Questão clássica na banca CESPE. Em 2009 foi pedida de forma muito similar na prova do TRT 17° 
para Analista Judiciário 
A organização dos documentos de arquivo envolve três importantes conceitos: classificação, 
ordenação e arquivamento. Os dois primeiros são operações intelectuais, enquanto o arquivamento 
é uma operação física. 
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É isso mesmo: Arquivamento é uma operação física enquanto Classificação e Ordenação são 
operações intelectuais. 
Gabarito 3: CERTA 
4. (CESPE ʹ SERPRO ʹ 2013 ʹ TECNICO SUPORTE ADMINISTRATIVO) 
O método de arquivamento tem influência direta na eficiência do processo de recuperação de 
documentos. 
Comentários: veja algumas vantagens que os diferenciam. 
Lembre-se, por exemplo, que o método numérico tem como vantagem a diminuição dos erros de 
arquivamento, mas é um método indireto, pois depende de uma outra etapa antes. 
O método alfabético já tem como vantagem a agilidade na recuperação dos documentos, mas, como 
desvantagem, há uma maior chance de erros por parte do arquivista. 
Enfim, com esses dois exemplos já demonstramos que o método influencia na eficiência do processo 
de recuperação de documentos. 
Gabarito 4: CERTA 
5. (CESPE ʹ 2013 ʹ TCE-RS ʹ OFICIAL DE CONTROLE EXTERNO) 
Acerca da gestão de documentos, julgue os itens que se seguem. 
O método de arquivamento alfanumérico, que consiste na combinação de letras e números, 
pertence ao sistema indireto. 
Comentários: o método de arquivamento alfanumérico (combinação de letras e números) é 
considerado semi-indireto e não ao sistema indireto. Erro sutil. Cuidado. 
No sistema indireto para se localizar o documento, é preciso, antes, consultar um índice ou código. 
Gabarito 5: ERRADA 
6. (FUNRIO ʹ 2014 ʹ IF-BA ʹ TÉCNICO EM ARQUIVO 
Os métodos de arquivamento enciclopédico e dicionário são exemplos de métodos 
 a) padronizados. 
 b) geográficos. 
 c) numéricos simples. 
 d) por assunto numéricos. 
 e) por assunto alfabéticos. 
Comentários: 
Com essa tabela memorizada, você acertaria essa questão. O método Alfabético que é uma 
subdivisão do Ideográfico (ou por Assunto) se divide em Alfabético Dicionário e Alfabético 
Enciclopédico. 
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Gabarito 6: E 
7. (FGV ʹ 2015 ʹ CODEMIG ʹ ARQUIVISTA) 
Os métodos de arquivamento dicionário e enciclopédico são exemplos de métodos: 
 a) geográficos; 
 b) padronizados; 
 c) numéricos simples; 
 d) por assunto alfabéticos; 
 e) por assunto numéricos. 
Comentários: Veja que uma questão quase idêntica a essa já foi cobrada pela banca FUNRIO, um 
ano antes! O esquema que montei já é o suficiente para você acertar essa questão da FGV, pois no 
método Ideográfico (ou por Assuntos) temos o método Alfabético Dicionário e Alfabético 
Enciclopédico. 
Gabarito 7: D 
8. (IBFC ʹ 2016 ʹ EMDEC ʹ ASSISTENTE ADMINISTRATIVO JR.) 
Você está prestes a adequar alguns documentos na empresa que trabalha e, para tanto, 
necessita saber como eles podem ser armazenados, precisamente quanto à ordenação. Você 
pesquisou o assunto e iniciou a tarefa. Avalie as afirmações que seguem quanto ao tipo de 
ordem: 
I. Ordenar por data. 
II. Ordenar por tema. 
III. Ordenar por local de procedência. 
Dentro das afirmações pesquisadas, estão corretas. 
 a) Apenas I e II. 
 b) Apenas II e III 
 c) Apenas I e III 
 d) I, II e III. 
Comentários: 
I - Ordenar por data = Método Cronológico: está relacionado à ordenação de acordo com a data do 
documento. 
II ? Ordenar por Tema = Método ideográfico ? relacionado à ordenação de acordo com o assunto. 
III - Ordenar por local de procedência = Método Geográfico ? organiza a documentação de acordo 
com lugares e regiões geográficas. Os documentos são arquivados conforme seu local de 
proveniência (procedência) ou produção. 
Gabarito 8: D 
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9. (CESPE ʹ ANTAQ ʹ 2009 ʹ TECNICO ADMINISTRATIVO) 
Uma das vantagens apresentadas pelo método duplex de arquivamento é a possibilidade 
ilimitada de classes de documentos. 
Comentários: relembre que o Método Ideográfico possui algumas divisões. Uma delas é o 
Ideográfico Numérico, que se subdivide em Numérico Decimal ou Numérico Duplex. 
Enquanto o método Duplex tem a possibilidade ilimitada de classes de documentos, o método 
Decimal é limitado. 
Veja um modelo de método Duplex, para relembrar: 
1-FINANCEIRO 
1-1 Investimento em Ações 
1-2 Pagamento de impostos 
2 - MANUTENÇÃO 
2-1 Conserto de elevadores 
2-2 Manutenção Predial 
Gabarito 9: CERTA 
10. Os exemplos de códigos 45.59.20 e 7989/2002 são usados, respectivamente, nos seguintes 
métodos de classificação: 
 a) decimal e duplex; 
 b) duplex e unitermo; 
 c) dígito-terminal e numérico-cronológico; 
 d) numérico simples e numérico cronológico; 
 e) dígito-terminal e indexação coordenada. 
Comentários: 
O método dígito terminal transforma números em dezenas e instrui a leitura das dezenas da direita 
para a esquerda. Veja que o número apresentado na questão 45.59.20 era, na forma tradicional, o 
número 4559.920. Mas agora, pelo método dígito-terminal, a leitura se dará como 20 (primário), 59 
(secundário) e 45 (terciário). Fica fácil de identificar por ter referência a uma data. No caso, ao ano 
de 2002. 
Já o número 7989/2002 refere-se ao modelo numérico cronológico. 
Gabarito 10: C 
11. (FCC ʹ 2011 - TRT 23 REGIÃO ʹ ANALISTA JUD. ARQUIVOLOGIA) 
Ao ordenar os documentos de acordo com a disposição numérica atribuída aos documentos 
em sua sucessão temporal, adota-se o sistema 
 a) dígito-terminal. 
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 b) dicionário. 
 c) numérico cronológico. 
 d) decimal. 
 e) enciclopédico. 
Comentários: 
Nesse método, é importante a ordem numérica e a data, ou seja, sucessão temporal. O nome já 
ajuda, concorda? As repartições públicas costumam adotar esse modelo. Numera-se o documento 
e não a pasta. 
Gabarito 11: C 
12. (FCC ʹ 2010 - AL SP ʹ AGENTE LEGISLATIVO) 
O método de se arquivar documento pelo arquivamento ideográfico denomina-se 
 a) por assunto. 
 b) ordem alfabética. 
 c) ordem numérica duplex. 
 d) ordem mnemônica. 
 e) ordem geográfica. 
Comentário: 
Venho batendo nessa tecla a todo momento. Método de arquivamento ideográfico refere-se à 
organização por assunto e, esse método, pode, inclusive, levar esse nome (método de arquivamento 
por assunto). 
Gabarito 12: A 
13. (IDECAN ʹ 2015 ʹ PREF. RIO NOVO DO SUL ʹ ES ʹ ALMOXARIFE) 
 “DĠƚŽĚŽ�ĚĞ�ĂƌƋƵŝǀĂŵĞŶƚŽ�ŶŽ�ƋƵĂů ?�ĂůĠŵ�ĚĞ�ƐĞ�ŽďƐĞƌǀĂƌ�Ă�ŽƌĚĞŵ�ŶƵŵĠƌŝĐĂ ?�ĚĞǀĞ ?ƐĞ�ŽďƐĞƌǀar, 
ƚĂŵďĠŵ ?�Ă�ĚĂƚĂ�ĚŽ�ĚŽĐƵŵĞŶƚŽ�Ğŵ�ƋƵĞƐƚĆŽ ? ?�dƌĂƚĂ ?ƐĞ�ĚŽ�ŵĠƚŽĚŽ ? 
 a) duplex. 
 b) alfanumérico. 
 c) numérico simples. 
 d) numérico cronológico. 
Comentários: 
Falou em data do documento? Ligue o alerta para o método cronológico,no caso, o numérico 
cronológico. 
Gabarito 13: D 
14. (CESGRANRIO ʹ 2012 ʹ INNOVA ʹ TEC. ADMINISTRAÇÃO E CONTROLE JUNIOR) 
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Em um departamento de uma empresa são recebidos, diariamente, muitos documentos de 
várias partes do Brasil. 
O funcionário encarregado de organizar esses documentos deve, de forma inequívoca, optar 
pelo método de arquivamento denominado 
 a) ideográfico 
 b) tipográfico 
 c) enciclopédico 
 d) geográfico 
 e) unitermo 
Comentários: 
O método geográfico traz como vantagens ser direto e de fácil manuseio. Como desvantagem, traz 
a exigência de ter que carregar o local e nome do correspondente. Como os documentos veem de 
vários locais do Brasil, certamente o melhor método de arquivamento é o geográfico. 
Gabarito 14: D 
15. (FUNIVERSA ʹ 2010 ʹ Mtur ʹ AGENTE ADMINISTRATIVO) 
O método de arquivamento de documentos que tem como principal elemento a ser 
considerado no documento a procedência ou o local é o 
 a) duplex. 
 b) ideográfico. 
 c) unitermo. 
 d) soundex. 
 e) geográfico. 
Comentários: 
O método Geográfico é do sistema direto (assim como o alfabético). E é considerado direto porque 
a busca é feita diretamente ao documento. Esse método é o mais usado quando o principal elemento 
a ser considerado em um documento é a PROCEDÊNCIA ou LOCAL. 
Traz como vantagens ser direto e de fácil manuseio. Como desvantagem, traz a exigência de ter que 
carregar o local e nome do correspondente 
Gabarito 15: E 
16. (FUNCAB ʹ 2013 ʹ IPEM-RO ʹ AGENTE DE ATIVIDADES ADMINISTRATIVAS) 
O sistema direto de arquivamento consiste na busca direta ao local de guarda do documento, 
sem o auxílio de índice ou quaisquer outros instrumentos de pesquisa. São métodos utilizados 
nesse sistema de arquivamento: 
 a) numérico e cronológico. 
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 b) duplex e decimal. 
 c) ideográfico e numérico. 
 d) cronológico e decimal. 
 e) alfabético e geográfico. 
Comentários: 
Os métodos diretos são aqueles em que não são necessários outras ferramentas ou índices para se 
fazer a pesquisa. E os métodos de arquivamento Geográfico e Alfabético, são diretos. 
Gabarito 16: E 
17. Quando eu preciso de um método de ordenação de documentos simples e direto para a 
pesquisa não depender de um índice auxiliar, posso utilizar o método 
 a) Alfabético. 
 b) Numérico. 
 c) Duplex. 
 d) Decimal. 
 e) Assunto. 
Comentários: 
Um exemplo de método direto e simples, que não precisa de consultas auxiliares é o método 
alfabético. Mas também poderia ser, o Geográfico. 
Gabarito 17: A 
18. (CESPE ʹ FUB ʹ 2014 ʹ TECNICO EM ARQUIVO) 
A respeito de arquivamento e ordenação dos documentos de arquivo, julgue o item 
subsecutivo. 
O método de sistema direto facilita a operação de arquivamento dos documentos. 
Comentários: 
É isso mesmo, o método direto facilita a operação, pois a busca ocorre diretamente no local onde 
ele está guardado. Vai direto à fonte. 
Veja ainda os outros sistemas, para revisar: 
Sistema indireto: para se localizar o documento, é preciso, antes, consultar um índice ou código. 
Sistema Semi-indireto: o método alfanumérico (combinação de letras e números) não se inclui nas 
classes de métodos básicos e padronizados. 
Gabarito 18: A 
19. (FCC ʹ 2015 ʹ TRE-RR ʹ TÉCNICO JUDICIÁRIO ʹ ÁREA ADMINISTRATIVA) 
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No arquivo corrente de uma repartição pública, a correspondência recebida é ordenada pelo 
nome do remetente, de acordo com as regras de alfabetação. Observe a relação de remetentes 
abaixo. 
1. Universidade Federal de Roraima 
2. Universidade Estadual de Roraima 
3. Aeroporto Internacional de Boa Vista 
4. Prefeitura Municipal de Caracaraí 
5. Presidência da República 
6. Ministério de Minas e Energia 
7. Prefeitura Municipal de Mucajaí 
8. Ministério da Ciência e Tecnologia 
9. Ministério das Cidades 
10. Prefeitura Municipal de Boa Vista 
A sequência alfabética de tais correspondentes é 
 a) 5, 6, 8, 9, 1, 2, 4, 7, 10, 3. 
 b) 3, 9, 6, 8, 7, 4, 10, 5, 1, 2. 
 c) 3, 8, 9, 6, 4, 7, 10, 5, 2, 1. 
 d) 3, 6, 8, 9, 5, 4, 10, 7, 1, 2. 
 e) 3, 9, 8, 6, 10, 4, 7, 5, 2, 1. 
Comentários: 
A primeira etapa para essa resolução é ordenar logo o que é mais evidente. Como estamos falando 
de regras de alfabetação, precisamos saber apenas o alfabeto e mais algumas regrinhas. No caso de 
nomes de firmas, empresas, instituições e órgãos governamentais devem ser transcritos como se 
apresentam, não se considerando, porém, para fins de ordenação, os artigos e preposições que os 
constituem. Admite-se, para facilitar a ordenação, que os artigos iniciais sejam colocados entre 
parênteses após o nome. 
Viram? Então vamos lá! Coragem! 
Vejam que os órgãos começam pelas letras: 
A, M, P, U. A partir daí vai ficando mais fácil 
Aeroporto Internacional de Boa Vista (6) 
Vamos para a segunda letra em ordem alfabética (M) 
6. Ministério de Minas e Energia 
8. Ministério da Ciência e Tecnologia 
9. Ministério das Cidades 
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Como vemos, há 3 Ministérios. A primeira etapa é esquecer que as preposições e artigos existem! 
6. Ministério de Minas e Energia 
8. Ministério da Ciência e Tecnologia 
9. Ministério das Cidades 
Agora é só ordenar: 
Ministério Cidades(9) vem antes de Ministério Ciências,(8) que vem antes de Ministério Minas 
Energia(6) 
Agora vamos para a letra P: 
4. Prefeitura Municipal de Caracaraí 
5. Presidência da República 
7. Prefeitura Municipal de Mucajaí 
10. Prefeitura Municipal de Boa Vista 
Como vemos, há 3 Prefeituras e uma Presidência. Como Pref vem antes de Pres, as Prefeituras 
ficarão na frente da Presidência. A primeira etapa é esquecer que as preposições e artigos existem! 
4. Prefeitura Municipal de Caracaraí 
5. Presidência da República 
7. Prefeitura Municipal de Mucajaí 
10. Prefeitura Municipal de Boa Vista 
Agora é só ordenar: 
10.Prefeitura Municipal Boa Vista 
4. Prefeitura Municipal Caracaraí 
7. Prefeitura Municipal Mucajaí 
5. Presidência República 
Agora faltam duas Universidades. Uma é Federal e outrĂ��ƐƚĂĚƵĂů ?��ŽŵŽ�Ă�ůĞƚƌĂ� “� ?�ǀĞŵ�ĂŶƚĞƐ ?�ĨŝĐŽƵ�
fácil. A Estadual ficará na frente. 
2. Universidade Estadual de Roraima 
1. Universidade Federal de Roraima 
Assim, eis a ordem correta pelo método alfabético: 
3, 9, 8, 6, 10, 4, 7, 5, 2, 1. 
P.s. Até dava para você terminar a questão e marcar a letra E depois de identificar as duas primeiras 
classificações (3 e 9), mas deixe para fazer isso na prova ou depois que aprender e treinar bem. Essa 
é a hora do treino! 
Gabarito 19: E 
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20. (CESGRANRIO ʹ 2016 ʹ ANP ʹ TÉCNICO ADMINISTRATIVO) 
Um setor de arquivo precisa organizar os documentos das seguintes pessoas: 
1) Luiz Fernando Duarte Monte Claro; 2) João Marcus Villa-Lobos; 3) Carlos Eduardo Santo 
Amaro; 4) Lucia Maria de Almeida; 5) Arlindo Moreira Filho. 
Considerando-se que são respeitadas, rigorosamente, as regras de alfabetação, como ficam 
organizados tais documentos? 
 a) 5,4,3,1,2b) 5,3,2,4,1 
 c) 5,3,2,1,4 
 d) 4,3,1,5,2 
 e) 4,1,5,3,2 
Comentários: 
Vamos reescrever os nomes para não haver erro: 
1) Luiz Fernando Duarte Monte Claro 
2) João Marcus Villa-Lobos 
3) Carlos Eduardo Santo Amaro 
4) Lucia Maria de Almeida 
5) Arlindo Moreira Filho 
Agora, vamos ver a regra de arquivamento de cada um deles antes de fazer a alfabetação final. 
Luiz Fernando Duarte Monte Claro 
Monte Claro, Luiz Fernando Duarte 
 
João Marcus Villa-Lobos 
Villa-Lobos, João Marcus 
 
Carlos Eduardo Santo Amaro 
Santo Amaro, Carlos Eduardo 
 
Lucia Maria de Almeida 
Almeida, Lucia Maria de 
 
Arlindo Moreira Filho 
Moreira Filho, Arlindo 
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Agora estamos prontos para fazer a classificação final: 
4) Almeida, Lucia Maria de 
1) Monte Claro, Luiz Fernando Duarte 
5) Moreira Filho, Arlindo 
3) Santo Amaro, Carlos Eduardo 
2) Villa-Lobos, João Marcus 
Bom, como vimos, a ordem é 4, 1, 5, 3, 2. No segundo nome já daria para marcar a resposta certa. E 
é assim que você deve fazer em sua prova, mas hoje, no treino, faça todas as classificações. 
Gabarito 20: E 
21. (FGV ʹ 2013 ʹ AL-MT ʹ SECRETÁRIO(A) 
Uma pasta em nome de Clovis Fabiano da Silva Neto deve ser arquivada como 
 a) Fabiano da Silva Neto, Clovis. 
 b) Silva Neto, Clovis Fabiano da. 
 c) Da Silva Neto, Clovis Fabiano. 
 d) Neto, Clovis Fabiano da Silva. 
 e) Da Silva Neto, C. F. 
Comentários: 
Vamos relembrar duas regras para fazermos a correta classificação: 
Os artigos e preposições, tais como o, de, da, do, e, um, uma não são considerados!! (ver também a 
regra 9) 
Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco como Filho, Júnior, Neto, Sobrinho são 
considerados parte integrante do último sobrenome, mas não são considerados na ordenação 
alfabética! 
Logo, o nome Clovis Fabiano da Silva Neto está submetido a essas duas regras. 
�ƐƐŝŵ ?�Ž�ŶŽŵĞ� “EĞƚŽ ?�ŶĆŽ�ƐĞƌĄ�ƵƐĂĚŽ�ĐŽŵŽ�ĨŽƌŵĂ�ĚĞ�ĐůĂƐƐŝĨŝĐĂĕĆŽ ?�^Ğ�ǀŽĐġ�ŶĆŽ�ůĞŵďƌĂƐƐĞ�dessa 
ƌĞŐƌĂ ?�ŵĂƌĐĂƌŝĂ�Ă�ŽƉĕĆŽ� “� ? ?��ůĂ�ĞƐƚĂƌŝĂ�ƐŽƌƌŝŶĚŽ�ƉĂƌĂ�ǀŽĐġ ? 
Outro sorriso forte está na letra C, pois se você não lembrar que artigos e preposições não são 
considerados, vai parar nos braços de Morfeu. Nada a ver, hein? Braços de Morfeu?! Bom, agora 
que já escrevi estou com preguiça de apagar...hehehe. 
Logo, sobra a letra B que está perfeita: Silva Neto, Clovis Fabiano da 
Gabarito 21:B 
22. Ano: 2016 Banca: CESPE Órgão: FUNPRESP-JUD Prova: Assistente - Secretariado Executivo 
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Acerca da gestão de informações e de documentos e dos métodos de arquivamento, julgue o 
item a seguir. 
A correspondência, uma das principais espécies documentais existentes nas instituições 
brasileiras, deve ser arquivada, de acordo com a sua natureza, em ordem alfabética. 
Comentários: o método de arquivamento vai variar de instituição para instituição. Uma pode 
arquivar as correspondências de acordo com o método alfabético e outra pelo método numérico-
cronológico. O erro está na imposição de que seja esse o método adotado para esse tipo de espécie 
documental. 
Gabarito 22: ERRADA 
23. Ano: 2016 Banca: CESPE Órgão: FUNPRESP-JUD Prova: Assistente - Secretariado Executivo 
Acerca da gestão de informações e de documentos e dos métodos de arquivamento, julgue o 
item a seguir. 
O método geográfico de organização dos documentos é o do sistema direto, que deve ser 
utilizado quando a procedência ou o local for o principal elemento a ser considerado na busca 
de um documento. 
Comentários: sempre que penso no método geográfico eu penso em geografia e relaciono com a 
procedência e o local. Não sei se faz sentido para você, mas quem sabe, não é? 
Outro ponto importante dessa questão é relembrar a questão da busca direta e indireta. Na busca 
direta não é necessário nenhum instrumento adicional para se encontrar os documentos e na 
indireta necessita-se desses instrumentos auxiliares para ajudar na busca. Simples, não é? 
Ah, você também não pode esquecer do esqueminha maravilhoso do nosso curso sobre os métodos 
de arquivamento, viu? 
 Gabarito 23: CERTA 
24. Ano: 2016 Banca: CESPE Órgão: FUNPRESP-JUD Prova: Assistente - Secretariado Executivo 
Acerca da gestão de informações e de documentos e dos métodos de arquivamento, julgue o 
item a seguir. 
O método de arquivamento decimal é aplicado quando a documentação é dividida em classes, 
conforme os assuntos, partindo-se do gênero para a espécie e desta para os detalhes da 
documentação. 
Comentários: a definição da questão não é do método de arquivamento decimal e sim do duplex. 
Vou relembrá-lo (a) da definição do método decimal para não restar dúvidas, ok? 
Método de arquivamento decimal: esse método é aplicado quando os assuntos são divididos em 10 
classes, sendo 9 classes principais e 1 de assuntos gerais. Os assuntos são divididos em 10 assuntos 
principais que são subdivididos em outros mais específicos. 
Gabarito 24: ERRADA 
25. Ano: 2014 Banca: CESPE Órgão: ANATEL Prova: Técnico Administrativo 
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Acerca da gestão de documentos, julgue os itens que se seguem. 
O arquivamento de documentos é um ato físico, ao passo que a ordenação é a disposição 
intelectual dos documentos em uma unidade de classificação. 
Comentários: resolvi colocar essa questão para te fazer visualizar processo e nunca mais errar. 
Imagine que um documento teve sua tramitação finalizada e poderá ser arquivado no arquivo 
corrente. Quando você pega esse documento, observa sua classificação e escolhe em qual caixa ele 
deve ficar (de acordo com a sua classificação) você está ordenando esse documento. Quando você 
efetiva a ação de colocar o documento em determinada caixa, você está armazenado. Ficou mais 
claro? Se não, corre no Fórum de Dúvidas. 
Gabarito 25: CERTA 
26. Ano: 2014 Banca: CESPE Órgão: FUB Prova: Técnico em Arquivo 
Acerca da classificação de documentos, julgue o item que se segue. 
A sequência para a organização dos documentos consiste em classificação, ordenação e, 
arquivamento. 
Comentários: Primeiro eu classifico para atribuir uma classe ao documento, depois eu ordeno esse 
documento definindo intelectualmente onde ele deve permanecer e depois eu arquivo fisicamente 
no local escolhido. 
Gabarito 26: CERTA 
27. Ano: 2009 Banca: CESPE Órgão: TRE-MG Prova: Técnico Judiciário ʹ Contabilidade 
Assinale a opção que apresenta exemplo de ordenação de pastas de funcionários de um órgão 
realizada de acordo com as regras de alfabetação. 
 a) Bezerra, Alberto Luiz 
 Moreira, Maria Madalena 
 Santos Cruz, Antônio 
 b) Torres, Alisson 
 Torres, A. 
 Torres, Beatriz 
 c) Barbosa Filho, Élson 
 Vianna Neto, Milton 
 Vianna Sobrinho, Marlene 
 Ě ?�� ?�ůŵĞŝĚĂ ?�WĂƵůŽ 
 � ?�ŶĚƌĂĚĞ ?�ZŽďĞƌƚŽ 
 � ?�ĂƌŵŽ ?��ŶşƐŝŽ 
 e) José, Rogério São 
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 Paulo, Carlos São 
 Rita, Simone Santa 
Comentários: sei que na aula teórica já temos exemplos suficientes dessas ordenações mas resolvi 
colocar essa para você desenferrujar a cachola. Vou apontar os erros das alternativas. 
Cruz, Antônio Santos. Dessa forma teríamos o Alberto em primeiro, Antônio em segundo e a Maria 
em terceiro. 
O Torres, A. deveria ter ficado antesdo Torres, Alisson. 
Correta 
Almeida, Paulo D'; Andrade, Roberto D' Carmo, Anísio D'. Os artigos e preposições não são 
considerados na ordenação. 
Santa Rita, Simone; São José, Rogério; São Paulo, Carlos. Não se separa os sobrenomes formador por 
são, santa, santo. 
Gabarito 27: C 
28. Ano: 2017 Banca: FGV Órgão: IBGE Prova: Agente Censitário Administrativo ʹ ACA 
Um auxiliar administrativo recebeu a incumbência de organizar o arquivo com os dossiês dos 
funcionários da empresa em que trabalha. 
Os dossiês estão numerados como descrito abaixo: 
001.298 Pedrinho Abelha 
033.298 Mariazinha Camacho 
305.118 Joaninha Pereira 
785.654 Joãozinho Cardoso 
O assistente deve ordenar os dossiês pelo método dígito-terminal, obedecendo suas 
numerações. 
A) 00.12.98 Pedrinho Abelha; 03.32.98 Mariazinha Camacho; 30.51.18 Joaninha Pereira; 
78.56.54 Joãozinho Cardoso 
B) 305.118 Joaninha Pereira; 785.654 Joãozinho Cardoso; 001.298 Pedrinho Abelha; 033.298 
Mariazinha Camacho; 
C) 001.298 Pedrinho Abelha; 033.298 Mariazinha Camacho; 305.118 Joaninha Pereira; 
785.654 Joãozinho Cardoso; 
D) 78.56.54 Joãozinho Cardoso; 30.51.18 Joaninha Pereira; 03.32.98 Mariazinha Camacho; 
00.12.98 Pedrinho Abelha; 
E) 30.51.18 Joaninha Pereira; 78.56.54 Joãozinho Cardoso; 00.12.98 Pedrinho Abelha; 
03.32.98 Mariazinha Camacho. 
Comentários: no método dígito-terminal, os documentos são numerados sequencialmente, 
dispostos em três grupos de dois dígitos cada um e lidos da direita para a esquerda. O primeiro passo 
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para resolver essa questão é separar os números de cada pessoa em grupos de dois, da direita para 
a esquerda, formando os grupos primário, secundário e terciário. 
Pedrinho Abelha 
Grupo primário: 98 
Grupo secundário: 12 
Grupo terciário: 00 
 Mariazinha Camacho 
Grupo primário: 98 
Grupo secundário: 32 
Grupo terciário: 03 
 Joaninha Pereira 
Grupo primário: 18 
Grupo secundário: 51 
Grupo terciário: 30 
 Joãozinho Cardoso 
Grupo primário: 54 
Grupo secundário: 56 
Grupo terciário: 78 
Feito isso, você vai observar, no grupo primário, qual seria a sequência do menor para o maior. No 
grupo primário temos: 
Joaninha Pereira 
Grupo primário: 18 
Joãozinho Cardoso 
Grupo primário: 54 
Nesse momento você vai observar que tanto a Mariazinha Camacho quanto o Pedrinho Abelha 
possuem o mesmo número (98) no grupo primário. É nesse momento que você parte para o grupo 
secundário. Dessa forma, temos: 
Mariazinha Camacho 
Grupo secundário: 32 
Pedrinho Abelha 
Grupo secundário: 12 
Portanto, a ordem pelo método dígito-terminal ficou assim: 
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30.51.18 Joaninha Pereira; 78.56.54 Joãozinho Cardoso; 00.12.98 Pedrinho Abelha; 03.32.98 
Mariazinha Camacho 
É claro que na hora da prova você não vai poder fazer todo esse esquema. A prática permite que 
você bata o olho no primeiro grupo e já estabeleça a hierarquia para matar a questão. Gabarito 
correto e não cabe recurso. 
Gabarito 28: E 
29. Ano: 2005 Banca: CESPE Órgão: TRE-MTP Prova: Técnico Judiciário - Área Administrativa 
Considere que o Tribunal Regional Eleitoral de Mato Grosso (TRE/MT) adotará o método de 
arquivamento alfabético e fará uso das regras de alfabetação. Segundo essas regras, assinale a 
opção cujo nome de pessoa física está representado de modo correto para o referido 
arquivamento. 
 a) Neto, Antonio Pereira de Souza 
 b) De Camargo, Luisa Maria Pontes 
 c) Branco, Solange Ribeiro Castelo 
 d) Sato, Akiko Yamamoto 
 e) Müller, Paul 
Comentários: vamos corrigir um por um! 
Souza Neto, Antonio Pereira de. 
Camargo, Luisa Maria Pontes de 
Castelo Branco, Solange Ribeiro 
Akiko Yamamoto Sato 
Gabarito 29: E 
30. Ano: 2005 Banca: CESPE Órgão: TRE-GO Prova: Técnico Judiciário - Área Administrativa 
Julgue os itens abaixo, relativos ao arquivamento de documentos e aos métodos utilizados em 
arquivos. 
I O método de arquivamento variadex adota cores preestabelecidas como diferencial, o que 
facilita o arquivamento e a localização de documentos. 
II O método de arquivamento rôneo é um dos métodos padronizados mais utilizados nos 
arquivos especializados. 
III Segundo as regras de alfabetação, a titulação é um elemento a ser considerado ao se adotar 
o método de arquivamento alfabético. 
IV Uma das vantagens apresentadas pelo método de arquivamento duplex é a possibilidade de 
criação de classes ilimitadas. 
V O arquivamento de documentos constitui uma etapa posterior à classificação atribuída aos 
documentos. 
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A quantidade de itens certos é igual a 
 a) 1 
 b) 2 
 c) 3 
 d) 4 
 e) 5 
Comentários: as erradas são as alternativas II e III. A II está errada porque o método rôneo já está 
obsoleto e a III está incorreta porque se você escolheu a alfabetação como método de arquivamento 
você não vai levar em consideração a titulação, correto? 
Coloquei essa questão muito mais pelas questões corretas do que pelas erradas. Anote esses 
conceitos porque são importantes para os métodos de arquivamento e caem em prova. 
Gabarito 30: C 
31. Ano: 2013 Banca: FGV Órgão: AL-MT Prova: Secretária(o) 
Uma pasta em nome de Clovis Fabiano da Silva Neto deve ser arquivada como 
 a) Fabiano da Silva Neto, Clovis. 
 b) Silva Neto, Clovis Fabiano da. 
 c) Da Silva Neto, Clovis Fabiano. 
 d) Neto, Clovis Fabiano da Silva. 
 e) Da Silva Neto, C. F. 
Comentários: 
Plano: último nome + vírgula + o resto na mesma ordem em que veio. 
Sobrenomes neto/filho/sobrinho são desprezados na ordenação alfabética quando não servirem de 
elemento de diferenciação. 
SILVA NETO, Clovis Fabiano da (letra B) 
Gabarito 31: B 
32. Ano: 2014 Banca: FGV Órgão: AL-BA Prova: Técnico de Nível Médio - Administrativa 
Leia o fragmento a seguir. 
Os sistemas de acesso aos documentos de arquivo podem ser diretos e _____, e se subdividem 
em métodos _____ e _____, estes com suas respectivas subdivisões. 
Assinale a opção que completa corretamente as lacunas do fragmento acima. 
 a) indiretos ? básicos ? padronizados 
 b) padronizados ? diretos ? indiretos 
 c) indiretos ? alfabéticos ? numéricos 
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 d) numéricos ? diretos ? indiretos 
 e) padronizados ? alfabéticos ? numéricos 
Comentários: 
Os sistemas de acesso aos documentos de arquivo podem ser diretos e indiretos, e se subdividem 
em métodos básicos e padronizados, estes com suas respectivas subdivisões. 
Gabarito 32: A 
33. Ano: 2014 Banca: FGV Órgão: SEDUC-AM Prova: Assistente Técnico 
Considerando os métodos de arquivamento, associe a coluna da esquerda com a da direita. 
1.Método Alfanumérico Tem como característica principal a elaboração de 
instrumentos de consulta para localização dos documentos nos arquivos. 
2. Método Variadex Utiliza a variante alfabética, introduzindo cores como elemento 
auxiliar. 
3. Método Numérico Gera erros de arquivamento quando o volume documental é 
grande 
4. Método Alfabético É considerado um método semi-indireto de arquivamento. 
Assinale a opção que indica a sequência correta, de cima para baixo. 
 a) 3 - 1 - 2 - 4 
 b) 3 - 2 - 4 - 1 
 c) 1 - 2