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Análise Empresarial 29A Tomada de Decisão em Administração U N ID A D E 04 Nesta unidade, identificaremos como o processo de escolha pode ser desenvolvido/aprimorado. Também conheceremos os diversos estilos de tomada de decisão. Ao estudar esta unidade de aprendizagem, você poderá: ● Conhecer a importância da tomada de decisão na administração. ● Relacionar decisões programadas e não programadas. ● Compreender as etapas do processo de decisão. ● Conhecer os diferentes estilos de tomada de decisão e identificar técnicas para melhorar a eficácia e a qualidade das decisões organizacionais. No decorrer deste material você conhecerá diferentes temas. Confira abaixo: ● Fundamentos da tomada de decisão. ● O processo decisório. ● Racionalidade e intenção na tomada de decisão. ● Estilos de tomada de decisão e a tomada de decisão organizacional. Introdução Objetivo Tópicos Abordados Análise Empresarial 30A Tomada de Decisão em Administração U N ID A D E 04 Fundamentos da tomada de decisão A tomada de decisão é a parte essencial do trabalho de um administrador. Diariamente, os administradores tomam muitas decisões sobre os mais diversos assuntos, e a qualidade dessas decisões tem impacto muito significativo no desempenho da organização. (SOBRAL, 2008. P.98). O conceito de decisão e sua importância para a administração Uma decisão pode ser descrita, de forma simplista, como uma escolha entre alternativas ou possibilidades com o objetivo de resolver um problema ou aproveitar uma oportunidade. Contudo, a tomada de decisão não é um processo trivial e fácil, pois associada a cada alternativa de decisão está a incerteza de suas consequências e impactos. Essas limitações têm conduzido homens a uma busca de novas ferramentas e modelos para ajudá-lo a decidir. O conceito de tomada de decisão foi introduzindo no campo da administração por Chester Barnard, em seu livro As funções do executivo. A partir desse momento o administrador passou a ser visto como alguém que não só delibera como também põe em prática as soluções para os problemas. O conceito de decisão sugere uma conclusão, um início de ação, e não uma deliberação contínua. (SOBRAL, 2008. P.98-99). O ambiente da tomada de decisão Uma decisão implica a escolha de uma alternativa em detrimento de outras. Por essa razão, os administradores devem avaliar essas alternativas, o que, muitas vezes, envolve a necessidade de estimar suas consequências e seus impactos na organização. Os administradores têm que calcular e gerir os riscos e as probabilidades que acompanham suas decisões. Entretanto, por mais sofisticadas que sejam as ferramentas de apoio à tomada de decisão utilizadas a imprevisibilidade está quase sempre presente no processo decisório. Por esse motivo, cada situação de decisão pode ser organizada em uma escala que vai da completa certeza a completa incerteza de acordo com a disponibilidade de informação sobre cada alternativa e seus resultados. (SOBRAL, 2008. P.100-101). Tipos de decisões Os administradores enfrentam uma variedade de situações diante das quais precisam tomar decisões. Dependendo da natureza da situação, o administrador deve usar tipos de decisões diferentes. O grau de disponibilidade de informação precisa e confiável sobre a situação e o nível organizacional no qual as decisões são tomadas permitem distinguir dois tipo de decisões gerenciais: as decisões programadas e as não programadas. Análise Empresarial 31A Tomada de Decisão em Administração U N ID A D E 04 As decisões programadas são repetitivas e rotineiras e fornecem estabilidade, aumento de eficiência e redução de custos. As decisões não-programadas são novas e desestruturadas, cujas soluções são encontradas à medida que os problemas aparecem, por isso requerem mais atividades de pesquisa dos gerentes para encontrar a solução; elas permitem adaptação a mudanças do ambiente, a encontrar soluções para novos problemas e a lidar com situações imprevisíveis. A criação de uma estratégia organizacional requer dos gerentes decisões não programadas para encontrar a melhor forma de criar valor, usando as melhores habilidades e recursos. Para essas decisões, os gerentes se baseiam em julgamento, intuição e criatividade para resolver os problemas, e não em regras e normas. As organizações devem ter a capacidade para tomar ambas as decisões. (SOBRAL, 2008. P.101-102). O processo decisório O processo de tomada de decisão é constituído pelas seguintes etapas sequenciais: Identificação da situação: todo o processo de tomada de decisão começa com a identificação de uma oportunidade ou de um problema, ou seja, sempre que houver uma disparidade entre o estado atual e o estado desejado para a organização. Análise e diagnóstico da situação: essa etapa do processo decisório consiste na identificação dos objetivos que se pretende alcançar com a decisão e na análise das causas que estão na origem da situação. Os objetivos possibilitam avaliar o que seria uma solução eficaz para responder a situação. Avaliação das alternativas: processo de avaliação começa com a identificação dos principais impactos de cada alternativa na organização. Depois de avaliar as alternativas disponíveis, deve-se escolher aquela que melhor se adapte aos objetivos e valores da organização e que permita resolver o problema ou aproveitar a oportunidade que estiver na origem da decisão. O desenvolvimento de alternativas: consiste na geração de cursos alternativos de ação que permitam responder às necessidades da situação e solucionar as causas subjacentes. Só depois de avaliarem os méritos de uma variedade de alternativas, os administradores estarão aptos a tomar uma decisão que realmente satisfaça as necessidades da organização. Análise Empresarial 32A Tomada de Decisão em Administração U N ID A D E 04 Monitoração e feedback: o processo de decisão não termina com a implementação da decisão. O tomador de decisão deve monitorar a implementação da decisão e avaliar sua eficácia ao alcance das metas estabelecidas. A monitoração permite a coleta de informação e de feedback sobre decisão, o que possibilitará avaliar se uma nova decisão ou se alguma retificação será necessária. Na maioria das vezes, essa última etapa de avaliação e da monitoração e feedback é apenas o início de um novo processo de tomada de decisão. O processo de tomada de decisão descrito servirá como base para o estudo de caso, questionário e análise dos resultados obtidos. (SOBRAL, 2008. P.103-108). Racionalidade e intuição na tomada de decisão O modelo racional de tomada de decisão refere-se ao processo decisório no qual os administradores tomam decisões ótimas que maximizam o resultado da organização. Dessa forma, o processo levaria uma decisão ideal, independentemente de quem a tomasse. Apesar da pressuposta racionalidade, existem limitações, contextuais e individuais, à capacidade de tomar decisões ideais. Efetivamente, os administradores devem seguir as seis etapas do processo decisório e procurar tomar decisões racionais e lógicas. As heurísticas simplificam o processo de tomada de decisão e tem duas grandes vantagens. Em primeiro lugar, economizam tempo ao tomador de decisão, o que geralmente compensa a perda de qualidade das decisões tomadas. Além disso, apresentam uma formulação consistente e razoável, que conduz, na maioria dos casos, a resultados satisfatórios. Uma decisão tomada por experiência na função, intuição, bom senso ou outra forma que não seja confirmada por um método matemático, trata-se de confirmação heurística. Em um mundo cada vez mais dinâmico e complexo a tecnologia permite o acesso a uma grande quantidadede informações, mas o qual o tempo para decidir é cada vez menor, tomar decisões é um enorme desafio para os administradores. Incapazes de analisar o problema em toda sua complexidade, muitos executivos tomam decisões com base na intuição. Um processo de tomada de decisão inteligente geralmente requer a exploração de diversas alternativas. Isso é difícil quando a intuição dá a resposta correta sem esforço. De fato, quanto mais complexa e diferente for a situação, menos um executivo deverá confiar na intuição e mais na razão e na análise. (SOBRAL, 2008. P.109-115). Análise Empresarial 33A Tomada de Decisão em Administração U N ID A D E 04 Estilos de tomada de decisão Os administradores diferem na forma como tomam decisões. De fato, existem diferenças individuais na maneira como as pessoas percebem os problemas e as oportunidades, processam a informação disponível, geram alternativas e escolhem a solução que consideram mais adequada para alcançar os objetivos da organização. Um modelo que define uma tipologia de estilos de tomada de decisão foi desenvolvido por Alan Rowe em conjunto com outros pesquisadores. O modelo de Rowe assume que os tomadores de decisão diferem em duas dimensões. A primeira mede a orientação para a tarefa foco no desempenho) ou para as pessoas(foco nas relações interpessoais). Alguns tomadores de decisão revelam maior preocupação em alcançar os objetivos organizacionais e obter bom desempenho, enquanto outros priorizam o impacto das decisões nas pessoas envolvidas. A segunda dimensão, a complexidade cognitiva, é usada para descrever o grau de tolerância que as pessoas demonstram com a ambiguidade no processo de tomada de decisão. A combinação das duas dimensões que vimos na tela anterior permite identificar quatro estilos de tomada de decisão: diretivo, comportamental, analítico e conceitual. ● O estilo diretivo é característico de pessoas orientadas para o desempenho e com baixa complexidade cognitiva. Os administradores que adotam esse estilo de tomada de decisão são lógicos, focados no curto prazo e eficientes. Valorizam a rapidez da tomada de decisão e o alcance de resultados satisfatórios. Baseiam a decisão em aspectos técnicos, utilizam pouca informação e consideram poucas alternativas. Não se sentem confortáveis em situações pouco estruturadas, preferindo tomar decisões com base nas regras e nos procedimentos existentes na organização. Sua orientação para a tarefa em detrimento das pessoas faz com que, por vezes, sejam agressivos na busca de soluções para os problemas. O estilo diretivo é eficaz em organizações hierárquicas em que prevalece a manutenção do status quo e nas quais a mudança é previsível. ● O estilo comportamental representa uma forma de tomar decisão na qual a principal preocupação é o bem-estar das pessoas. Os administradores que adotam esse estilo são abertos e comunicativos, procurando entender os impactos que as decisões têm nas pessoas com quem trabalha. Sua principal preocupação na organização está no desenvolvimento das pessoas e em ajudá-las a alcançar suas metas. Procuram aconselhar e persuadir em vez de ordenar e evitam situações de conflito com os outros. Assim como os gerentes que preferem o estilo diretivo, usam pouca informação e são focados no curto prazo. O estilo comportamental é mais colegial que colaborativo, e seu foco no curto prazo limita a eficácia de suas decisões a ambientes previsíveis e estáveis. Análise Empresarial 34A Tomada de Decisão em Administração U N ID A D E 04 ● O estilo analítico é representativo de pessoas orientadas para as tarefas e com elevada complexidade cognitiva. Os administradores que privilegiam esse estilo de tomada de decisão são, normalmente, autocráticos e tomam decisões técnicas e racionais com base em dados objetivos. Requerem muita informação, consideram múltiplas alternativas e buscam situações complexas para os problemas. Dão muita importância à análise detalhada da informação e a maximização dos resultados alcançados com decisão. Necessitam de tempo para processar toda a informação e são inovadores na solução que propõem. O estilo analítico é eficaz em períodos de mudança imprevisível, no entanto, necessita de uma estrutura hierárquica forte e de sistemas de controle eficazes. ● O estilo conceitual é característico de pessoas que tomam decisões socialmente orientadas e para as quais consideram grande quantidade de informação. Os administrados que usam esse estilo são participativos e criativos, e suas decisões são focadas no longo prazo. Tendem a usar dados de múltiplas fontes, sejam elas outras pessoas ou os sistemas de controle gerencial, e a considerar muitas alternativas em sua análise. Dão muito valor a ética no processo de tomada de decisão. Estimulam a confiança e a abertura nas relações e partilham as metas com os subordinados. Valorizam a realização, o reconhecimento e a independência. O estilo conceitual é colaborativo e é particularmente efetivo em ambientes altamente ambíguos e imprevisíveis. (SOBRAL, 2008. P.116-117). A tomada de decisão organizacional Os administradores tomam muitas decisões no decorrer de sua atividade, mas a grande maioria das decisões organizacionais é tomada por grupos de trabalho. De fato, as principais decisões na vida das organizações são tomadas em reuniões de diretoria, comitês, equipes etc. Um processo de tomada de decisão eficaz requer que as pessoas afetadas pela decisão sejam envolvidas. Por isso, os administradores adotam estilos mais participativos à medida que sobem na hierarquia. A tomada de decisão em grupo tem uma dinâmica diferente da individual. As pessoas precisam discutir suas ideias, procurar consensos e fazer alianças e coalizões. A primeira vantagem da tomada de decisão em grupo é a maior probabilidade de se chegar a uma solução de maior qualidade e precisão. Outra vantagem de tomar decisões em grupo é o aumento da aceitação da decisão por parte das pessoas envolvidas. Além da aceitação, a tomada de decisão em grupo aumenta a legitimidade da decisão. Por fim, a decisão em grupo tem a vantagem de permitir maior e melhor controle sobre as ações subsequentes à decisão. No entanto, a tomada de decisão em grupo também apresenta alguns problemas e dificuldades. Em primeiro lugar é um processo mais demorado. Outro problema comum é a possibilidade de existir um impasse prolongado quando não se chega a uma decisão apoiada pela maioria. O processo de tomada de decisões organizacionais em um ambiente cada vez mais complexo e dinâmico é uma das mais importantes funções que um administrador desempenha em sua atividade. (SOBRAL, 2008. P.118). – FAVOR SUBLINHAR! Análise Empresarial 35A Tomada de Decisão em Administração U N ID A D E 04 Síntese Nesta unidade de aprendizagem foram apresentados os conceitos relativos à Tomada de Decisão em contextos organizacionais. Em um processo decisório eficaz, existe o envolvimento de todos os indivíduos pois tem consequências para a organização no sentido de promover o aprendizado individual e organizacional. Básica: ● OLIVEIRA, Djalma de Pinho Rebouças. Teoria geral da administração. Atlas, 2008. ● SOBRAL, Filipe; PECI, Alketa. Administração. Teoria e Prática no contexto brasileiro. São Paulo: Pearson Prentice Hall, 2008. Capítulo 1. Complementar: ● CHIAVENATO, Idalberto. Introdução à Teoria Geral da Administração, 7ª ed. RJ: Elsevier,2003 ● CHIAVENATO, Idalberto. Administração nos novos tempos, 2ª ed. Rio de Janeiro: Elsevier, 2004. ● MAXIMIANO, Antônio Cesar Amaru. Teoria Geral da Administração: da revolução urbana à revolução digital. São Paulo: Atlas, 2004. Bibliografia Recomendada
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