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AS ETAPAS PARA A CONSTRUÇÃO DO PLANO DE CARGOS E SALÁRIOS (PCS)
Para termos uma estrutura de cargos e salários adequada e bem-estruturada, como em todos os outros projetos, e importante que haja um planejamento apropriado, no qual as etapas são definidas, os prazos são ajustados e o andamento e estabelecido em um cronograma. Afinal, esse e um projeto que possivelmente mudara algumas coisas na organização e, portanto, deve ser bem-organizado para que não haja problemas no meio do caminho e os objetivos sejam cumpridos.
Cargo e função
Parece que não, mas frequentemente usamos tanto a palavra cargo como a palavra função indiscriminadamente. Em uma estrutura de cargos e salários, existe uma grande diferença entre esses dois termos. Conforme formos construindo o modelo, essas diferenças ficarão mais evidentes e passarão a ser automaticamente utilizadas.
“Cargo: e o conjunto de funções substancialmente idênticas quanto a natureza das tarefas executadas e as especificações exigidas dos ocupantes. ”
“Função: e o agregado de tarefas atribuídas a cada indivíduo na organização. ”
“Tarefa: e a atividade executada por um indivíduo na organização. ” (PONTES, 2000, p. 41-42.)
Para cada uma dessas etapas, temos um produto específico de saída que alimentara as demais etapas a serem construídas sucessivamente. Vamos falar de cada uma delas separadamente a fim de aprofundarmos os conhecimentos sobre elas. Antes, no entanto, e conveniente que façamos uma reflexão sobre um dos objetivos do plano de cargos e salários: a manutenção das carreiras na organização.
No entanto, a pergunta que nós fazemos e: será que com uma boa estrutura de cargos e salários e também com uma política de carreira definida conseguiremos bons resultados por meio das pessoas?
Existem várias respostas para essa pergunta: sim, não, talvez. Entretanto, provavelmente ficaremos com a última, pois a implantação de uma política de cargos e salários e somente o começo. Outros programas também devem ser implantados, como o plano de desenvolvimento, o plano de gestão do desempenho, o plano de participação nos resultados (PLR), e assim sucessivamente. No entanto, a estruturação de cargos e salários já e um bom começo para a mudança.
A empresa precisa manter os salários competitivos para atrair pessoas capacitadas no mercado de trabalho e conservar essas pessoas no seu quadro de empregados. Ao mesmo tempo, sendo o salário um grande componente dos custos das empresas, e necessário tentar manter na empresa pessoas altamente capacitadas para que não haja a necessidade de manter no quadro de pessoal excesso de contingente para garantir maior produção, ou maior qualidade. Em outras palavras, e importante remunerar bem para atrair e reter pessoas bem capacitadas e, com isso, não contratar mais que o necessário para que a produtividade e a qualidade sejam fatores-chave do sucesso da empresa.
E por isso que apenas a implantação de um plano de cargos e salários, muitas vezes, não é suficiente para atingir esse objetivo e, então, outros programas são implantados em complemento a esse. E o caso dos planos de carreira e sucessão e também os planos de participação nos lucros e resultados (PLR). Esses, além de complementar o outro, estabelecem uma participação mais efetiva do empregado no resultado da empresa que ele ajudou a construir.
AS PRINCIPAIS ETAPAS (BÁSICAS) PARA A MONTAGEM DA ESTRUTURA DE CARGOS E SALÁRIOS
É de suma importância que todo o projeto de implantação da estrutura de cargos e salários seja bem planejado para que seus resultados sejam positivos. Assim, nessa etapa de planejamento, e importante que se faça uma divisão dos trabalhos, que terminarão com o projeto final de implantação.
DIVULGAÇÃO DO PROJETO E INTRODUÇÃO À DESCRIÇÃO DE CARGOS
Ao iniciarmos um projeto de descrição de cargos, existem duas questões que não podem ser esquecidas: a divulgação do projeto e a descrição de cargos. Em ambos os casos, um componente fundamental do projeto está presente: as pessoas. Não podemos iniciar um projeto que envolva pessoas sem ao menos informa-las por que estamos fazendo isso, ou por que estamos perguntando algo sobre o cargo dele na empresa.
E essencial saber como devemos divulgar o projeto. Em um processo de divulgação interna na empresa sobre algo que vamos desenvolver, e preciso decidir qual é o melhor canal para ser utilizado nesse contexto. Ao divulgar um plano, a linguagem a ser utilizada e um fator relevante, pois nem todos estão preparados ou detém conhecimento suficiente para entender o que está sendo dito. Muitos dos envolvidos podem não ter suficiente instrução para entender uma mensagem escrita, por exemplo. Ter um leque de opções e o caminho mais seguro para que possamos divulgar adequadamente o que vai ser feito.
Podemos divulgar o projeto de várias maneiras, dentre elas:
::: utilizando os murais da empresa com informativos;
::: por meio da rede de computadores – pop-ups, banners, e-mails, intranet;
::: distribuindo folhetos ou jornais;
::: por meio de reuniões com lideranças que poderão multiplicar a informação;
::: por meio de reuniões ou palestras com todos os empregados;
O que divulgar?
Ao divulgar o plano de cargos e salários, os empregados devem entender o que a empresa pretende fazer e o que realmente significa um plano de cargos e salários. Essas informações devem ser prioritárias. O objetivo do plano e o que vai acontecer com os colaboradores são as primeiras questões que todos fazem. Se todos forem bem informados e confiarem na informação, o sucesso do plano já estará encaminhado. Caso contrário, se todos tiverem duvidas, ficarem receosos, tiverem a sensação de que essa será uma oportunidade para a empresa fazer corte de pessoal (e essa e uma das primeiras sensações), o plano estará fadado ao fracasso. Mais uma vez, temos que ter em mente que o ingrediente principal para o sucesso do projeto está nas pessoas e na sua colaboração.
O envolvimento das pessoas na descrição de cargos
Sem dúvida, se as pessoas estiverem bem informadas e confiantes no sucesso do plano, certamente irão colaborar. No início da implantação do programa, esse envolvimento será muito grande, pois é a fase em que todos participarão, informando o conteúdo do cargo para os especialistas de Recursos Humanos que farão todo o catalogo de cargos da empresa.
Coleta de dados para a etapa da descrição de cargo
A coleta de dados e uma etapa de importância significativa na montagem do plano de estrutura de cargos e salários. Dependendo da qualidade da coleta de dados nessa fase, os cargos estarão melhor ou pior descritos. O fundamental aqui e entender que a coleta de dados alimenta a descrição da tarefa do cargo de modo que quando houver a avaliação dos cargos e a hierarquização dos mesmos, pelo nível de importância, essa coleta fara a diferença.
Métodos de coleta de dados
Para qualquer método a ser utilizado na coleta de dados para a descrição de cargos, e sempre importante o rapport (quebra-gelo), que tem como finalidade estabelecer um contato franco e cordial, esclarecendo sobre os motivos e os objetivos da entrevista e da análise de cargos. E preciso informar o entrevistado de que suas respostas serão anotadas para que seja possível elaborar a descrição e a especificação do cargo, e que depois de elaborada será devolvida para que ele possa criticar e assinar.
Os métodos de coleta de dados são os seguintes:
::: Observação local
E um método utilizado para buscar informações dos cargos cujas tarefas envolvam operações manuais ou tarefas simples e repetitivas. Exemplo: cargos do grupo ocupacional operacional.
::: Questionário
E um método indicado para todos os cargos. Um questionário padrão e elaborado e distribuído para todos os empregados da empresa preencherem. Os empregados deverão, nesse momento, ser informados sobre os objetivos da análise de cargos, a fim de evitar ansiedade e mal-entendidos. O questionário deve ser elaborado de forma simples e clara acompanhado das instruções e deum modelo já preenchido.
Dependendo do que se pretende, pode-se estabelecer que a coleta de dados por questionário seja feita pelos empregados juntamente com a supervisão do consultor da área de cargos e salários e um membro do comitê representante da área do cargo.
: Entrevista
E o melhor método para a obtenção dos dados e analise dos cargos. O analista de cargos conduz a entrevista, previamente estruturada, com o ocupante do cargo. Ela deve ser realizada no local de trabalho do entrevistado para deixa-lo mais à vontade e para que possa mostrar exemplos dos trabalhos que realiza. A entrevista e uma conversação dirigida a um proposito definido, que consiste em obter dados detalhados e precisos das tarefas desenvolvidas pelo empregado. 
Para tanto, é necessário:
::: compreender que tipo de informações precisamos obter durante a entrevista e quais técnicas devemos utilizar para coleta-las;
::: desenvolver uma postura de empatia, colocando-nos no lugar do colaborador que estamos entrevistando, evitando preconceitos, respeitando o entrevistado e procurando, assim, conquistar sua confiança;
::: criar condições favoráveis para o entrevistado, transmitir naturalmente suas informações, bem como evitar a “transferência” de ideias e sentimentos no entrevistado;
::: adaptar-se as circunstâncias do momento rapidamente, falando sua linguagem da maneira mais clara e simples;
::: manter expressão facial serena e de compreensão, entendendo e apoiando suas reações;
::: não externar, (o consultor – analista de cargos e salários) sentimentos próprios, opiniões e crenças que possam gerar controvérsias e discordâncias;
::: perguntar e entender a descrição de procedimentos, para quem e feito, a fonte de origem e o que o empregado faz.
Para obter as informações necessárias, a principal ferramenta de trabalho do entrevistador e a pergunta e, para tanto, deve-se prestar atenção ao que é dito. Também devemos estar atentos aos seguintes aspectos:
::: Análise das tarefas do cargo – nesse momento são obtidos os dados referentes as tarefas executadas e que farão parte da descrição formal do cargo. Solicitar que o empregado liste suas tarefas do dia-a-dia torna mais fácil a compreensão e a organização das ideias no momento da descrição. Por exemplo, se o empregado entrevistado exerce o cargo de auxiliar financeiro, poderá listar tarefas como arquivar documentos, redigir cartas para bancos, agendar pagamentos a serem efetuados, entre outras tarefas.
::: Listar as tarefas inerentes ao cargo – isso facilitara o trabalho no momento da descrição. A vantagem e que o método de entrevista como coleta de dados, de uma certa forma, já traz a descrição de cargos montada e com todas as dúvidas esclarecidas, o que não ocorre nos outros métodos e, por isso, o resultado será mais confiável.
A desvantagem do método de entrevista está relacionada ao tempo e ao custo, uma vez que, para se ter um bom resultado e qualidade no produto final, e necessário que se tenha bons e experientes analistas no momento da entrevista, bem como um tempo maior para a condução da mesma.
Experiência prévia do analista
Esse método consiste na construção da descrição do cargo por meio da experiência que o analista de cargos e salários traz de outros trabalhos já efetuados e que alimentam as informações. O analista, por exemplo, pode saber o que um analista contábil faz e montar preliminarmente uma descrição das tarefas, baseado em sua experiência com o mesmo cargo em outras empresas. No entanto, a descrição preliminar deve ser colocada a disposição do empregado que ocupa o cargo a fim de valida-la, complementando ou excluindo informações.
Cabe também reforçar que esse método e usado para complementar um dos métodos anteriores, já que dificilmente o analista conhecera bem todos os cargos da empresa.
::: Métodos combinados
Os métodos combinados são adequados quando nem todos os métodos anteriormente descritos atenderem aos objetivos. Faz-se, então, uma combinação entre os métodos, ora efetuando a coleta por um método, ora por outro mais adequado a determinado cargo. Os métodos podem ser combinados nas formas descritas a seguir:
::: Questionário e entrevista
::: Com o ocupante do cargo – o empregado responde ao questionário e logo em seguida o analista de cargos e salários efetua a entrevista com base no questionário desenvolvido para se obter certeza sobre as respostas e também esclarecer algumas dúvidas.
::: Com o gerente responsável – o gerente da área responde ao questionário sobre determinado cargo ocupado por um subordinado dele e depois o analista faz a entrevista com o ocupante do cargo para validar o questionário respondido pelo gerente.
::: Com o analista de cargos e salários – o analista conduz uma entrevista com o empregado que ocupa o cargo de posse do questionário e, à medida que vai entrevistando o empregado, vai preenchendo também o questionário.
::: Questionário e observação local
::: Gerente e ocupante do cargo – o gerente preenche o questionário sobre o cargo que o empregado subordinado ocupa e o analista de cargos e salários vai ao local de trabalho observar o empregado trabalhando, validando, assim, o que o gerente preencheu no questionário.
::: Analista de cargos e salários – o analista vai ao local de trabalho do empregado e observa-lo na execução de suas tarefas. Ao mesmo tempo em que observa o empregado, ele vai preenchendo o questionário em seu poder.
::: Observação local e entrevista
::: Ocupante do cargo – o analista de cargos e salários vai ao local de trabalho do empregado e observa-o na execução de suas tarefas. Em seguida, realiza uma rápida entrevista com o ocupante do cargo a fim de validar sua observação.
::: Ocupante do cargo e gerente – nesse caso, o analista de cargos e salários vai ao local de trabalho do empregado e observa-o na execução de suas tarefas. Em seguida, realiza uma rápida entrevista com o gerente ao qual o empregado observado está subordinado.
Os métodos combinados acabam trazendo algumas vantagens para o processo de coleta de dados, pois, dentre outros aspectos, esse método vai diminuir o tempo de entrevista, melhorar a qualidade das informações coletadas pelos questionários e eliminar duvidas que possam surgir na aplicação de um único método utilizado.
ABORDAGEM INICIAL PARA UMA BOA COLETA DE DADOS
A abordagem inicial na fase de coleta de dados, caso essa seja feita por entrevista, deve iniciar-se com um cumprimento receptivo, sorriso sincero, maneiras francas e cordiais, necessárias ao desenvolvimento de um clima de confiança. A esse processo, dá-se o nome de rapport que, em suma, e a relação em que o empregado toma a liberdade de falar livremente. Deve-se evitar exageros, artifícios com maneiras extravagantes, malicias, entre outros. Isso tudo porque a entrevista cria uma expectativa no colaborador e faz com que ele se coloque numa postura defensiva.
Exemplo de abordagem inicial
A organização está procurando descrever e analisar os cargos existentes. Para isso, será preciso conhecer o que faz cada empregado, os conhecimentos que ele precisa ter, a experiência necessária, o esforço que deve fazer e as responsabilidades atribuídas. Por esse motivo, ficaríamos agradecidos pela colaboração, dizendo-nos com detalhes tudo aquilo que faz.
A intenção da empresa e aperfeiçoar as normas futuras de seleção, treinamento e avaliação de cargos. A descrição de cargos e fundamental para isso. Eliminadas as dúvidas, em clima mais ameno, inicia-se a coleta de informações.
Descrevendo cargos gerenciais (FAGUNDES, 2007)
Para elaborar uma boa descrição de um cargo gerencial, temos que inicialmente “entender” o cargo em sua essência através de um levantamento minucioso das atividades diárias, sua relação com as demais áreas da empresa, e sua participação e impacto junto ao negócio. Para tanto, recomendo como metodologia de análise do cargo uma entrevista com o ocupante do cargo para esse entendimento.
A entrevista
A entrevista e uma das formas de coleta dedados com maior potencial para refletir de maneira fidedigna a realidade da empresa. Tanto o entrevistador quanto o entrevistado tem oportunidades de refletir sobre o cargo de uma forma sistemática. A entrevista levanta pontos e questões que normalmente passam despercebidos no dia-a-dia da empresa. Um entrevistador preparado poderá levantar questões importantes, tanto para a descrição do cargo como para o aprimoramento da estrutura organizacional e seu funcionamento, considerando os objetivos e estratégias da empresa.
Inicialmente, e necessário o entendimento dos inter-relacionamentos entre as diversas áreas da empresa, o que permitirá fazer análises dos processos gerenciais e como eles interferem na maneira como cada área está organizada, em termos de estrutura de cargos.
Precisamos manter a mente aberta para assimilar e processar informações que não se conformam com as nossas expectativas. E necessário captar não só o que está explicito, mas também o que esta implícito nas declarações das pessoas que estamos entrevistando para elaborar descrições de cargo.
O entrevistador pode utilizar seu conhecimento prévio sobre determinados cargos para facilitar o processo de análise e descrição de cargo. Essa experiência não elimina a necessidade de validar suas informações junto ao ocupante do cargo ou aos superiores deste.
Você pode pedir, inicialmente, ao entrevistado para lhe dar uma visão geral do cargo, em termos de objetivos e responsabilidades. Em alguns casos, um histórico sucinto de como vem evoluindo o cargo nos últimos anos pode ser esclarecedor. Você pode perguntar, por exemplo, que tipo de modificações importantes ocorreram nas atribuições, nos objetivos, resultados obtidos, nas condições de trabalho, no organograma, nas responsabilidades do cargo?
A descrição de cargo
Proponho, como estrutura básica, dividir a descrição em quatro partes fundamentais para o entendimento completo do cargo. São elas:
1. Identificação.
2. Missão do cargo ou sumário.
3. Principais responsabilidades.
4. Opcionalmente, outros tópicos poderão ser incluídos, por exemplo:
Principais desafios/complexidades;
::: Posição na estrutura organizacional (organograma);
::: Relacionamentos internos e externos;
::: Habilidade e competências.
Procure analisar as responsabilidades do cargo em relação a:
::: estratégias;
::: políticas;
::: atividades diárias;
::: estabelecimento de objetivos;
::: elaboração de planos de ação;
::: responsabilidades por supervisão e controle;
::: responsabilidades por gerencia de pessoas.
Lembramos que o texto da descrição de cargo deve ser sucinto, em estilo claro e fácil de ler.
A escolha das palavras e da forma de elaboração das frases numa descrição de cargo e sumamente importante para facilitar a leitura e compreensão do cargo. Pense que seu objetivo e facilitar o entendimento do cargo por uma pessoa que não conheça o cargo. Cada pessoa devera ler várias descrições de cargo num dia. Portanto, as descrições de cargo deverão ter um texto curto, porem esclarecedor.